Anda di halaman 1dari 17

SAP Basics 

SAP Basics

© Newcastle University  1 
SAP Basics 

Contents 
Logging on to SAP ................................................................................................ 3 
Logging off SAP.................................................................................................... 4 
Parts of the SAP screen........................................................................................ 5 
Commonly used buttons........................................................................................ 6 
Changing system message display ....................................................................... 7 
Finding the transaction code for a task .................................................................. 8 
Background .............................................................................................. 8 
Displaying transaction codes in the SAP menu ......................................... 8 
Finding the transaction code when starting a task/transaction ................... 8 
Using transaction codes........................................................................................ 9 
Working with favorites ......................................................................................... 10 
Background ............................................................................................ 10 
Creating a favorite .................................................................................. 10 
Changing a favorite................................................................................. 10 
Deleting a favorite................................................................................... 10 
Organising favorites................................................................................ 10 
Saving a web address (URL) as a favorite........................................................... 11 
Searching in SAP................................................................................................ 12 
Recommended searches .................................................................................... 13 
Searching tips and tricks ..................................................................................... 13 
Using personal lists when searching.................................................................... 14 
Background ............................................................................................ 14 
Saving items in your personal list............................................................ 14 
Using your personal list........................................................................... 14 
Deleting items from your personal list...................................................... 14 
Glossary of SAP terms........................................................................................ 15

© Newcastle University  2 
SAP Basics 

Logging on to SAP 
Before you begin
· You need a user ID and password supplied by ISS after you complete your training. 
Note: If you do not have a user ID or password, contact the SAP Help Desk on x5999.
· Do not let anyone else log on to SAP using your user ID. SAP tracks each user ID and records what 
they did and when they did it. 

Procedure 
Log on to PSE Management (SECUDE) 

1.  In Microsoft Windows, click Start and choose All Programs ® Administrative Software ® SECUDE ®

PSE Management or click  PSE Management on your desktop. 

2.  The PSE Management Log on dialog box appears. 
–  Enter your SECUDE password in the Password field. 
Note: For security reasons, your password will not be displayed as you enter it. 
–  Click OK.
· If you receive an error message (e.g. Invalid password), enter your SECUDE Password again.
· After three incorrect attempts PSE Management will close. Contact the SAP Helpdesk (x5999) 
to reset your password. 

3.  The PSE Management – user.pse dialog box appears. 
–  Click  Minimize. 

–  The PSE Management icon  appears on the right of your Windows taskbar. 
Note: PSE Management must not be closed while using SAP R/3. 

Log on to SAP 

4.  In Microsoft Windows, click Start and choose All Programs ® SAP Front End ® SAP Logon or click 

on your desktop. 

5.  The SAP Logon 710 dialog box appears. 
–  In the Systems tab, ensure 010 NUP [Newcastle (SECUDE)] is selected. 
–  Click Log on. 

6.  The SAP Easy Access screen appears. 

–  If the User menu appears, click  SAP menu to display the standard SAP menu.

© Newcastle University  3 
SAP Basics 

Logging off SAP 
Before you begin 
When you log off SAP, all unsaved work will be lost. 

Procedure 
Log off SAP 

1.  In any SAP R/3 screen: 
–  Choose System ® Log off 
OR 
–  Click  Close. 

2.  The Log Off dialog box appears. 
–  Click Yes to log off. 

Log off PSE Management (SECUDE) 

3.  In the PSE Management – user.pse dialog box (if minimised on the taskbar, click to open): 
–  Choose File ® Quit 
OR 
–  Click  Close.

© Newcastle University  4 
SAP Basics 

Parts of the SAP screen 
Command Field: Enter a  Menu bar: Contains menus for the 
transaction code (see pg 9) to  current screen. Menus drop down when 
go to the required task directly.  selected, submenus have an arrow. 

Title bar: shows the 
current screen title. 

Application toolbar:  Command toolbar: 
contains function  contains generic 
keys/icons specific to  function keys/icons. 
the current screen. 

SAP menu and 
Favorites: Contains 
folders, subfolders and 
transactions.

Status bar: Shows the 
server, current session 
and client. 

© Newcastle University  5 
SAP Basics 

Commonly used buttons 
These buttons are used regularly to navigate SAP screens. Most of the buttons are found on the 
Command toolbar. 

Button image  Button name  Function key (keyboard) 

Enter  Enter 

Save  Ctrl+S 

Back  F3 

Exit  Shift+F3 

Cancel  F12 

Print  Ctrl+P 

Find  Ctrl+F 

Find next  Ctrl+G 

First page  Ctrl+Page up 

Previous page  Page up 

Next page  Page down 

Last page  Ctrl+Page down 

Create a new session  None 

Help  F1 

SAP menu – to view the 
standard menu.  Ctrl+F11
Note: button only appears on the 
SAP Easy Access screen 

© Newcastle University  6 
SAP Basics 

Changing system message display 
Background 
System messages can be displayed in the status bar at the bottom of the screen or in a dialog box in the 
middle of the screen. 

Procedure 

1.  In any SAP R/3, click  Customizing of Local Layout and choose Options. 

2.  The Options dialog box appears. 
In the Options tab: 
To display system messages in a dialog box (middle of the screen) 
–  Select the Dialog Box at Success Message, Dialog Box at Warning Message and Dialog Box at 
Error Message check boxes. 
–  Click OK. 
To display system messages in the status bar (bottom of the screen) 
–  Ensure that the Dialog Box at Success Message, Dialog Box at Warning Message and Dialog Box 
at Error Message check boxes are not selected. 
–  Click OK.

© Newcastle University  7 
SAP Basics 

Finding the transaction code for a task 
Background 
A transaction code is a task in SAP. ME21N is the transaction code for creating a purchase order. 
Transaction codes access a task directly without using the menus and are entered in the Command field 


There are two ways of finding a transaction code for a task.
· Display transactions codes for all tasks in the SAP Menu.
· Start the task and find the transaction code from the initial screen. 

Displaying transaction codes in the SAP menu 

1.  In the SAP Easy Access screen, choose Extras ® Settings 

2.  The Settings dialog box appears. 
–  Select the Display technical names check box. 

–  Click  Continue. 

3.  The SAP Easy Access screen reappears. 
–  Expand the SAP menu items to the lowest level to view the transaction codes. 
Example: PIQST00 – Student File 

Finding the transaction code when starting a task/transaction 

1.  In the initial screen of any task, choose System ® Status. 

2.  The System: Status dialog box appears. 
–  In the SAP Data section, the transaction code appears in the Transaction field. 
Example: ME23N 

–  Click  Continue. 

3.  The initial screen reappears.

© Newcastle University  8 
SAP Basics 

Using transaction codes 
Background 
A transaction code is a task in SAP. ME21N is the transaction code for creating a purchase order. 
Transaction codes access a task directly without using the menus and are entered in the Command field 

Procedure 
In the SAP Easy Access screen 

1.  In the SAP Easy Access screen, enter the transaction code in the Command field. 
Example: ME23N (Display purchase order). 

–  Click  Enter. 

2.  The first screen of the selected transaction appears, e.g. Display Purchase Order 

From within a task 
1.  If you are not in the SAP Easy Access screen, enter /N followed by the transaction code in the 
Command field. Example: /NVA01 (Create sales order) 

–  Click  Enter. 

2.  The first screen of the selected transaction appears, e.g. Create sales order 

Opening a transaction in a new session (window) 

1.  In any SAP screen, enter /O followed by the transaction code in the Command field. 
Example: /OPIQST00 (Student file) 

–  Click  Enter. 

2.  The first screen of the selected transaction appears in a new session (window), e.g. Student File

© Newcastle University  9 
SAP Basics 

Working with favorites 
Background 
Favorites are frequently used SAP tasks and are saved in your Favorites menu. 

Creating a favorite 
1.  In the SAP Easy Access screen, expand the SAP menu and select (highlight) the transaction or task to 
be added to Favorites. 

–  Click  Add to Favorites. 
–  The transaction appears in the Favorites menu. 

Changing a favorite 
1.  In the Favorites menu, select (highlight) the favorite to be changed. 

–  Click  Change Favorites. 

2.  The Change a favorite dialog box appears. 
–  Change the Text. 

–  Click  Continue. 
–  The changed favorite appears in the Favorites menu. 

Deleting a favorite 
1.  In the Favorites menu, select (highlight) the favorite to be deleted. 

–  Click  Delete Favorites. 
–  The selected favorite no longer appears in the Favorites menu. 

Organising favorites 
Creating a folder in the Favorites menu 

1.  Select (highlight) the Favorites menu. 
–  Choose Favorites ® Insert folder. 

2.  The Creating a Folder in the Favorite List dialog box appears. 
–  Enter the new folder name in the Folder name field. 

–  Click  Continue. 
–  The new folder appears in the Favorites menu. 
–  Drag and drop favorites into the new folder. 

Moving favorites up and down in the Favorites menu 

1.  Select (highlight) the favorite to be moved. 

–  Click  Move favorites up or  Move favorites down.

© Newcastle University  10 
SAP Basics 

Saving a web address (URL) as a favorite 
Background 
Useful web addresses can be saved as favorites. For example, you can save a link to the SAP Training 
web site (http://www.ncl.ac.uk/iss/sap/training/) containing all the training guides and useful SAP 
information. 

Procedure 
1.  Open your web browser (e.g. Internet Explorer). 
–  Go to the web site to be saved as a favorite. 
Example: http://www.ncl.ac.uk/iss/sap/training/ 
–  Select (highlight) the URL in the Address field. 
–  Choose Edit ® Copy (or keyboard shortcut Ctrl+C) to copy the address. 
–  Close your web browser. 

2.  Open SAP at the SAP Easy Access screen. 
–  Choose Favorites ® Add other objects. 

3.  The Add additional objects dialog box appears. 
–  Ensure Web address or file is selected. 

–  Click  Continue. 

4.  The Add a Web address or file path dialog box appears. 
–  Enter an appropriate name for the favorite in the Text field. 
Example: SAP Training web site 
–  Paste the copied address (using keyboard shortcut Ctrl+V) in the Web address or file field. 

–  Click  Continue. 

5.  The address appears as a URL in your Favorites menu. 
–  Double­click the favorite to open the web site.

© Newcastle University  11 
SAP Basics 

Searching in SAP R/3 
Background 
Some fields in SAP require you to search for or choose an appropriate entry. 
Examples: Vendor field, Purchasing group field, Material field, Student number field. 

Procedure 

1.  Click in the field requiring the entry. 

–  Click the search button  to the right of the field you clicked in. 

2.  If a list appears (example: list of purchasing groups): 
–  Select the appropriate entry from the list. 

–  Click  Copy. 
–  The selected entry appears in the field. 

3.  If a search dialog box appears: 

–  If the recommended search does not default, select it by clicking  . 
See: Recommended searches pg 13. 
–  Enter your search criteria. You can use wildcard characters (*) when searching. 
Example: *smith* will look for the word smith with anything before or after it. 

–  Click  Start search. 
–  The search results appear in a list. Select the appropriate entry from the search result list. 

–  Click  Copy. 
–  The selected entry appears in the field.

© Newcastle University  12 
SAP Basics 

Recommended searches 
Area  When searching for..  Use search.. 

Vendors  Vendors (General) 
Purchasing 
Materials  Materials by vendor’s material number 

Sold­to Party  Customer per sales group 
Sales 
Materials  Sales material by description 

Searching tips and tricks 
Task  Procedure 

Search for a specific entry 
within your search results  1.  Click  Find and enter the search term. 

2.  The first instance of the search term is located. 

3.  Click  Search again repeatedly to find every 


other instance of the search term. 
To sort a column in ascending order, click the column 
Sorting search results 
header. 

Widening a search  The standard number of search results is 500. 

If you need to widen your search, change the number 
in the Maximum no. of hits field when entering your 
search criteria.

© Newcastle University  13 
SAP Basics 

Using personal lists when searching 
Background 
You can save entries that you regularly search for (examples: vendor numbers, material numbers, cost 
centres) in a personal list. Once you have saved an entry in your personal list you will be presented with 
your saved personal list every time you search in that field. 

Saving items in your personal list 
1.  In any search results list (see: Searching in SAP pg 12): 
–  Select the entry to add to your personal list. 

–  Click  Insert in personal list. 
–  Repeat the steps above to add further entries to your personal list. 
–  When you are finished adding entries to your personal list:

· Either select an entry to use and click  Copy.
· Or close the search results list by clicking  Close. 

Using your personal list 

1.  Click in a field containing a saved personal list (e.g. Vendor field). 

–  Click the search button  . 

2.  The Personal value list dialog box appears displaying the items saved in your personal list. 
–  Select an entry from the list. 

–  Click  Copy. 
–  The selected entry appears in the field. 

Note: If you want to see (or search for) entries that are not saved in your personal list, click 
Display All Values. Go to Step 2 or 3 in Searching in SAP pg 12. 

Deleting items from your personal list 
1.  Click in a field containing a saved personal list (example: Vendor field). 

–  Click the search button  . 

2.  The Personal value list dialog box appears displaying the items saved in your personal list. 
–  Select the entry to be deleted from your personal list. 

–  Click  Delete from pers. value list. 
–  The entry no longer appears in your personal list.

© Newcastle University  14 
SAP Basics 

Glossary of SAP terms 
ABAP  Advanced Business Application Programming. Programming language developed by SAP for 
application development purposes. All SAP R/3 applications are written in ABAP 
account  Specification of which account(s) to post a transaction against. 
assignment 
account  Specification of the type of account a transaction should be posted against 
assignment 
category 
actual  Costs actually incurred, i.e. no longer pending or committed.  An actual is created in purchasing 
once items have been goods receipted. 
billing block  Block which prevents the release of billing documents (sales invoices). Billing documents can be 
blocked for a variety of technical reasons, but also if a user wishes to set up a bill, but not release 
it until services are provided at some time in the future. 
billing document  Generic term for all sales documents (sales invoices) created by the system in the areas of Billing 
and Settlement. 
billing due list  A listing of sales items not yet released (invoiced). 
billing plan  A billing plan is a schedule with individual billing data for a specific item in a sales document. 
bill­to party  Person or company that receives the invoice for a delivery or service.  The bill­to party is not 
necessarily the payer who settles the bill. 
blocking reason  Factor which leads to further processing of documents being blocked 
budget  Approved cost structure in a particular period of time.  Budgeting differs from planning in that it is 
binding. While you must estimate costs as accurately as possible during the planning phase, it is in 
the approval phase that you prescribe your funds in the form of a budget. 
clearing  Procedure by which the open items belonging to one or more account are indicated as cleared 
(paid). 
clearing date  The date on which an open amount is paid to a supplier account 
CO  Abbreviation for the Controlling module in SAP. It is a means of supporting the decision­making 
processes. The various phases of controlling, such as planning, monitoring, reporting, consulting, 
informing, are carried out here. 
commitment  Contractual or scheduled commitment that is not yet reflected in Financial Accounting but that will 
lead to actual expenditures in the future.  Commitment management allows you an early recording 
and analysis of such commitments for their cost and financial effects. 
controlling area  Organisational unit within a company, used to represent a closed system for cost accounting 
purposes. 
Cost centre  Organisational unit within a controlling area that represents a defined location of cost incurrence. 
Typically this will be used to collect costs for one aspect of the work of a Department 
cost element  A cost element corresponds to a cost­relevant item in the chart of accounts.  It categorises 
different types of cost, such as photocopying, fees etc. 
customer  Business partner, with whom a business relationship exists, involving the issue of goods and/or 
services by the University. 
customer master  Data record containing all of the information necessary for any contact with a customer, in 
record  particular for carrying out business transactions.   This information includes, for example, address 
and bank data. 
drilldown  The mechanism whereby a user viewing a report can disaggregate grouped costs in order to 
interrogate information down to the lowest level of the data (e.g. a line item on a purchase order). 
dynamic selections  Dynamic selections allow the user to make additional selections in to the selection criteria in the 
current report. 
favourites  Shortcuts users can create allowing direct access to folders used most often, avoiding the need to 
remember menu paths or to repeat searches in lists. 
filter  Similar to dynamic selections, users can use filters to 'filter out' certain types of data

© Newcastle University  15 
SAP Basics 

fiscal year  A period of 12 months for which the University produces financial statements (August­ July) 
FM  The Funds Management module in SAP. The task of Funds Management is to budget all relevant 
revenues and expenditures for individual areas of responsibility and to control future funds 
movements according to the distributed budget, as well as preventing the budget from being 
exceeded. 
funds centre  Organisational unit within a financial management (FM) area to which budget can be assigned. 
g/l code  A structure that records value movements in a company code and represents the G/L account 
items in a chart of accounts. 
header  The data area used to hold information relating to an entire transaction rather than its component 
parts, e.g. in a Sales or Purchase order, it holds information for the vendor/customer relating to the 
entire order rather than the items within it. 
header text  Text stored in the header of a document 
HR  The Human Resources module within SAP 
info record  Information which links a purchasing material to a supplier.  Typically it will hold information on 
cost of an item. 
intrastat  The name for a report the University must make to HM Customs and Excise relating to the import 
of goods and services from other EU member states.  Additional information is gathered in 
purchase order creation in SAP when the vendor is based in an EU member state. 
inventory  The management (recording and tracking) of stocks of materials on both a quantity and a value 
management  basis. Planning, entering and documenting all stock movements (goods receipts, goods issues, 
physical stock transfers, transfer postings) 
invoice verification  Term for the entry and checking of incoming (vendor) invoices (also known as "invoice matching", 
"invoice validation", and "invoice clearance"). In invoice verification, vendor invoices are compared 
with the purchase order and the goods receipt and once complete the process of payment to the 
vendor is initiated according to the existing payment terms. 
item text  Additional text used to explain an item in a document. 
line item  The part of a document containing information on a single item.   It always includes an amount, an 
account assignment and some explanatory text. 
logistics  The area within SAP concerned with buying and selling activities, plant maintenance and customer 
service 
materials  Goods or services which are the subject of business activity.  The material can be traded, used in 
manufacture, consumed, or produced. 
material group  Grouping of materials and services according to their characteristics 
material record  Where materials are traded regularly, SAP can store a record of the material which includes a 
standard description of the item, the material group, the order unit and price etc. 
materials  The area within Logistics concerned with purchasing and reservations (central stores requisitions) 
management 
one­off customer  Term for a collective customer master record used for the processing of transactions involving 
miscellaneous customers who are not included among a vendor's regular customers.   When you 
enter a transaction for a one­time customer, you must complete the customer data manually. 
partner  An individual within or outside of your own organisation who is of commercial interest. A partner 
can be a natural person or a legal entity. Examples of partners within an organisation are sales 
personnel. Examples of partners outside of the organisation are Customers, Sales Prospects or 
Contact persons 
payment terms  The terms laid down by a vendor regarding payment of their invoices. The University’s standard 
payment terms are ’30 days following receipt of invoice’ 
period  Unit that subdivides a fiscal year.  Usually one calendar month 
plan  A plan is a financial prediction of how budget may be spent in future. 
plant  Organisational unit within Logistics, serving to subdivide an enterprise according to production, 
procurement, maintenance, and materials planning.  In practice most users will use only one 'plant 
­ UON1.  Also collective name for the green things in the pot in the corner.

© Newcastle University  16 
SAP Basics 

posting date  The date a transaction is done on SAP ­ either manually or automatically. 
profit centre  Organisational unit in Accounting that reflects a management­oriented structure of the organisation 
for the purpose of internal control. 
PS  Project system. The SAP module used to monitor transactions on research projects. 
purchase order  Request or instruction from a purchasing organisation to a vendor (external supplier) to deliver a 
certain quantity of material or to perform certain services at a certain point in time 
purchase order  Details of deliveries effected or invoices received in respect of a purchase order item. 
history 
purchase order  An invoice from a supplier in respect of goods or services ordered by the University. 
invoice 
purchasing group  SAP term for a buyer or group of buyers responsible for purchasing activities.  The purchasing 
group is responsible for the procurement activities of an administrative group within the University. 
reservation  Request to central stores to reserve goods. 
RFQ  Request to a vendor to submit a quotation regarding the supply of materials or performance of 
services.  Three quotations are required for all items purchased over the value of £5000.  These 
should be recorded on SAP. 
sales division  An organisational unit based on responsibility for sales. It may or may not correspond to a 
purchasing group 
sales invoice  An invoice raised by the University to a named customer, requesting payment for goods or 
services under the University's terms and conditions 
sales order  A customer request to the company for the delivery of goods or services at a certain time. The 
request is received by a sales area, which is then responsible for fulfilling the contract. 
SAP GUI  The 'graphical user interface' that users use to interact with SAP.   This is installed as an icon on 
each SAP­enabled PC on campus 
Secude  The security program which verifies the identity of SAP users before allowing access to the 
system. 
separation of duties  In order to provide additional security for University finances, it is necessary to have more than 
one individual complete purchasing transaction on SAP.  An individual should only complete two of 
the three purchasing steps, and this is subject to checking by Finance.  This is termed separation 
of duties. 
sold­to party  The customer, the person or company that places an order for goods or services 
tracking number  An additional field on the purchasing screen which when used allows the easy tracking of 
purchases to the originator, research group or final destination. 
variant  The term given to a variation on a standard report.  These can be created by users and saved for 
future use. 
vendor  A company selling goods or services to the University 
vendor master  Data record containing all the information necessary for any contact with a certain vendor, in 
record  particular for carrying out business transactions.  This information includes, for example, address 
and bank data. 
wage type  A classification in Payroll and Personnel Administration in which the user or the system stores 
amounts and time units that are used, for example, for calculating pay or for determining statistics. 
Wage types separate amounts and time units for various business purposes. This also enables the 
system to process amounts and time units in different ways during the payroll run. 
WBS  Abbreviation for work breakdown structure.  At the University it is a reporting structure used to 
bring together the elements of a project, either Research (RES) or other services rendered (OSR). 
WBS element  Subdivision of a WBS representing the hierarchical organisation of a project. Typically, a research 
WBS will be broken down into WBS elements for each of salaries, equipment, consumables and 
travel. 
workflow  A workflow consists of a sequence of steps, which are processed either by people or automatically 
by the system.

© Newcastle University  17