MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA

DENGAN MICROSOFT ACCES

Pendahuluan
Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….?
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah
aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan
aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk
toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda
bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri
anda bahwa anda dapat menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…?

a. Table digunakan untuk menyimpan data

b. Query digunakan untuk memanipulasi data
c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,
menambah data dll.
d. Report digunakan untuk membuat laporan
e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama

Bagaimana memulai microsoft Access…?

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access

2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file
yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian data
Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :

Gambar 1.1

Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum dapat
digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila
perlu.

1. Table

Apa sih Table itu ?

Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table
barang
Kenapa kita harus buat table ?
Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data
yang disimpan data tidak dapat diproses.
Kasih tau dong caranya buat table.
Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta
field-fieldnya

Modul Ms. Access 1

Analis Poltekkes-BANDUNG
1.1 Table Mahasiswa

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

Nim Text 10 Primary Key
Nama Text 35
Tempatlahir Text 20
TglLahir Text Date/Time Medium Date
Agama Text 15
JnsKelamin Text 15
Alamat Text 50
Telepon Text 15
KdJurusan Text 5

Ket :
1. Fields KdJurusan menggunakan lookup wizard yang datanya diambil dari table
Jurusan
2. Berikan Primary Key pada fields NIM

Langkah membuat Table

1. Pada jendela database klik Table.

2. klik dua kali create table in design view
3. pada jendela table ketikan field-field table MHS beserta tipe datanya, jangan lupa
tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

Gambar 1.2
4. Pilih File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Identitas
Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”.
5. Table MHS sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.
6. Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya.

1.2 Table Jurusan

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

KdJurusan Text 5 Primary Key
Jurusan Text 35
Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key

1.3 Table Nilai

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

Nim Text 5 Lookup Wizard
KdMatakuliah Text 5
Absen Number Integer
Tugas Number Integer
Formatif Number Integer
Uts Number Integer
Uas Number Integer
Rata_Rata Number Decimal
Modul Ms. Access 2
Analis Poltekkes-BANDUNG
 Mutu Text 2

Ket :
1) Pada table ini tidak menggunakan Primary Key, Karena Pada field Nim
dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada table Lain. Setelah anda
simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini.
Apabila anda pilih Yes maka microsoft acces akan secara otomatis
memberikan ID sendiri pada Filename. Anda pilih No untuk tidak
memberikan primari key.
2) Fields NIM menggunakan lookup wizard yand datanya di ambil dari table
Mahasiswa

Gambar 1.3
1.4 Table Matakuliah

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

KdMatakuliah Text 5 Primary Key
Matakuliah Text 5
SKS Text 2

Ket : Pada fields KdMatakuliah Anda kasih Primary Key

2. Relationship Table

Relationship ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas

sehingga menjadi bentuk one-to-many.
Cara membuat Relationship :
1. Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship maka akan muncul kotak dialog
Show Table seperti gambar di bawah ini :

Gambar 1.4
2. Masukan ke empat table tersebut dengan menekan tombol Add, setelah anda yakin
keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship, lalu Anda tekan
tombol Close untuk keluar dari Show table
3. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut, pada table Mahasiswa field NIM
Anda Drag lalu geser ke Fields NIM yang ada pada table Nilai. Lihat pada Gambar
1.5. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan antara table Jurusan dengan table

Modul Ms. Access 3

Analis Poltekkes-BANDUNG
 Mahasiswa pada field KdJurusan, Kemudian Antara table Nilai dengan table
Matakuliah Pada Field KdMatakuliah

Gambar 1.5

4. Anda Check List Enfoce Referential Intergrity, Cascade Update Related Fields,
Cascade Delete Related Record Kemudian klik tombol Create. Sehingga tapil
seperti gambar berikut :

Gambar 1.5

2. Query

Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam
tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan
sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu
tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Query, Apasih Manfaatnya Query ?

Dengan Query kita dapat :
a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat
data pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001”
b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field
yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa
pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai,
Sebagai penghubungnya adalah field NIM.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query.

Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Modul Ms. Access 4

Analis Poltekkes-BANDUNG
Bagaimanasih cara membuat query.
Langkah-langkah membuat Query
1) Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.
Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah ini :

Gambar 2.1

2) Masukan table Matakuliah, table mhs, dan table Nilai dengan menekan tombol Add.
Tekan tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table.
3) Masukan Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim, KdMatakuliah, Matakuliah,
Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu
4) Untuk mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut :
RATA_RATA:([Absen]*0.1)+([formatif]*0.1)+([Tugas]*0.1)+([Perilaku]*0.1)+([uts
]*0.25)+([uas]*0.35)
5) Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut :
MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84.5,"A",IIf([RATA_RATA]>=69.5,"B",IIf([RATA_R
ATA]>=59.5,"C",IIf([RATA_RATA]>=49.5,"D",0))))
6) Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai

Gambar 2.2

Tekan tombol (Run) untuk melihat hasilnya seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 2.3

Modul Ms. Access 5

Analis Poltekkes-BANDUNG
7) Lakukan hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat
QueryTranskip dengan Field Sbb: Nim, NamaMahasiswa, TempatLahir, TglLahir,
KdJurusan, Jurusan, Kdmatakuliah, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas,
Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Simpan Query tersebut dengan nama
QueryTranskip.
8) Lakukan langkah No.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip. Seperti pada gambar
di bawah ini :

Gambar 2.4
3. Form

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user
data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol
windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub
form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Membuat Form Jurusan untuk maintenance data Jurusan.

1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Desing wizard, klik
New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber datanya,
caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Table Jurusan klik OK.

Gambar 3.1
2. Masukan fields Kdjurusan, Jurusan, yang ada pada Field List, Lalu drag geser dan
letakan kedalam Form.
3. Gunakan Comment Buttom untuk membuat tombol-tombol operasi yang Anda
inginkan. Contoh anda akan membuat tombol Add, anda klik comment Buttom yang
ada pada tool box maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini :

Gambar 3.2

Modul Ms. Access 6

Analis Poltekkes-BANDUNG
4. Setelah Anda pilih Categories Record Operations dan Actions Add New Record,
Anda tekan tombol Next untuk melanjutkan perintah berikutnya.

Gambar 3.2

5. Anda pilih options Text apabila tombol yang akan Anda buat berbentuk tulisan,
Options Picture untuk bentuk gambar, dan tombol Browse untuk menceri file data
gambar yang Anda punya. Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan perintah
berikutnya. Seperti tampil pada gambar di bawah in :

Gambar 3.3
6. Sekarang Anda diminta untuk membuat Name pada tombol yang akan anda buat, cara
pembuatan name ini tidak boleh menggunakan spasi. Karena kita akan membuat
tombol add maka namenya kita ketikan dengan nama CmdAdd. Kemudian anda klik
Finish
7. Untuk tombol Save anda pilih Save Record, Untuk Tombol Delete Anda pilih Delete
Record
8. Untuk membuat tombol Navigation anda pilih Record Navigation, Go to First
Record untuk data paling awan, Go to Previous Record untuk mundul, Go to Next
Record untuk Maju, dan Go to Last Recor Untuk data record yang paling akhir.
9. Untuk membuat tombol Close anda pilih yang Form Operastion, Kemudian pilih
Close form
10. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data Jurusan, Scroll
Bar = Neither, Record Selectors = No, Navigation Buttons = No, Dividing Lines =
No seperti gambar di bawah ini :

Gambar 3.4

Modul Ms. Access 7

Analis Poltekkes-BANDUNG
11. Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan nama
form data jurusan. Tekan tombol View untuk menjalan kan form data jurusan.

Gambar 3.5
12. Lakukan hal yang sama seperti langkah- langkah pembuatan form di atas untuk
membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah seperti
tampak tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.6
4. Membuat Sub Form

Yang dimaksud dengan sub form ini adalah kita akam membuat form di dalam
form yang datanya diambil dari beberapa table. Sehingga menjadi bentuk form traksaksi
atau form entry data traskip nilai. Seperti tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.1

Modul Ms. Access 8

Analis Poltekkes-BANDUNG
 Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form

1) Klik form pilih New, pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari Qnilai,
Klik OK Seperti tampil pada kotak dialog new form di bawah ini

Gambar 4.2
2) Selanjutnya anda diminta untuk memasukan field-fieldnya caranya dengan klik
tombol sehingga fieldnya pindah ke kotak sebelah kana. Contoh: Anda
masukan field Kdmatakulia, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif,
Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Kemudian klik tombol Next Lihat Pada gambar di
bawah ini :

Gambar 4.3

3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya, bentuk Layout

kita pilih yang Options Tabular kemudian klik tombol Next

Gambar 4.4

Modul Ms. Access 9

Analis Poltekkes-BANDUNG
 4) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Style Pada Form yang akan
kita buat, sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar, kemudian klik tombol
Next

Gambar 4.5
5) Terakhir anda diminta untuk memberikan nama pada form, sebaga contoh kita
ketik dengan Nama Sub Form, dan klik tombol Finish.
6) Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak tampil pada gambar
di bawah ini :

Gambar 4.5

5. Pembuatan Form Entry Data Transkip

Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip

1) Klik form pada windows DatabaseMahasiswa, kemudian pilih New, pilih

Design View, sumber datanya di ambil dari table Mhs, kemudian Klik OK.

Gambar 5.1
Modul Ms. Access 10
Analis Poltekkes-BANDUNG
 2) Susun field-fieldnya sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini

Gambar 5.2
3) Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup, Caranya : Klik kanan
pada field Agama, cari Change to, Combo Box, Kemudian klik kanan
lagi cari Properties, di lembar Data, cari “Control source = Agama, Row
Source Type = Value List, Row Source =
"ISLAM";"KATOLIK";"KRISTEN";"HINDU";"BUDHA", klik close
untuk keluar dari kotak dialog Properties.

Gambar 5.3
4) Pada field JenisKelamin Anda gunakan Options Group pada toolbox,
klik option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak dialog
sbb :

Gambar 5.4
Modul Ms. Access 11
Analis Poltekkes-BANDUNG
 Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names, kemudian klik
Next untuk melanjutkan Options Group wizard

Gambar 5.5

Pilih yes, the default choice is : Pria Klik tombol Next

Gambar 5.6

Pada Label names Pria berarti mengandung nilai 1, dan Wanita

mengandung nila 2, klik tombol Next

Gambar 5.7
Pada pilihan Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields, cari
fielsd yang akan kita tampung misal JnsKelamin, Klik Next

Modul Ms. Access 12

Analis Poltekkes-BANDUNG
 Gambar 5.8
Disini anda diminta untuk menentukan style options buttons yang akan
kita buat, Klik Next

Gambar 5.8
Anda diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda
buat, misal anda ketikan JENISKELAMIN, Kemudian klik Finish

5) Klik kanan pada KdJurusan, Pilih Properties, pada lembar Data, control
source = KdJurusan, Row Source Type = Table/Query, Row Source =
SELECT [TABLE JURUSAN].KDJURUSAN, [TABLE
JURUSAN].JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN];

Gambar 5.9

Modul Ms. Access 13

Analis Poltekkes-BANDUNG
 6) Klik TextBox Pada toolbox, Untuk membuat fields Jurusan, kemudian
klik kanan pilih properties, pada lembar Data, Control
Source=Form!KDJURUSAN.COLUMN(1)

7) Langkah selanjutnya kita masukan sub form yang telah kita buat kedalam
form entry data traskip.
a. Cari sub form yang ada pada toolsbox, kemudian anda klik lalu
letaknakan kedalam form entry data transkip.
b. Karena kita menggunakan wizard maka akan muncul kotak dialog sbb
:

Gambar 5.10
c. Pada Option anda pilih Use an existing form, maka akan muncul
beberapa form yang pernah kita buat. Kemudian pilih nama form
yang akan kita masukan kedalam form utama. Kemudian klik
tombol Next untuk menjakankan perintah selanjutnya.
d. Anda diminta untuk memberikan namenya pada sub form, Klik
tombol finish

Modul Ms. Access 14

Analis Poltekkes-BANDUNG