Penelitian Skirpsi Abk Bagian Perisalah Rapat DPR Ri PDF

1
ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA KARYAWAN

BAGIAN RISALAH SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
Oleh
DIAN SARI LANOVA
H24087044
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
4
ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA KARYAWAN

BAGIAN RISALAH SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen
Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
DIAN SARI LANOVA
H24087044
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2014
5
2
RINGKASAN
DIAN SARI LANOVA. H24087044. Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja

Karyawan Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI. Dibawah bimbingan
ANGGRAINI SUKMAWATI
Penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan baik (clean and good

governance) yang diselenggarakan oleh setiap penyelenggara negara dan
pemerintahan menuntut suatu sistem pertanggungjawaban (accountability) yang
tepat, jelas, dan nyata dalam menjamin berlangsungnya tugas-tugas pemerintahan
secara ekonomis, efisien, efektif, equity atau berkeadilan, dan excellent atau prima
(5E). Serta meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang proaktif
terhadap setiap perubahan. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur
penunjang DPR yang berkedudukan sebagai kesekretariat Lembaga Negara
Penelitian ini bertujuan (1) Menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan bagian risalah, (2) Menganalisis beban kerja karyawan bagian risalah,
(3) Menganalisis efektivitas pekerjaan. Dalam penelitian ini penulis menggunakan
jenis penelitian deskripsi kualitatif, yaitu penelitian yang memiliki tujuan dengan
menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai
populasi atau mengenai bidang tertentu.
Metode yang digunakan adalah deskripsi kualitatif. Yaitu penelitian yang
memiliki tujuan menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan
karakteristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian ini
menggambarkan situasi atau kejadian dengan mencari kejelasan, menguji
hipotesis, membuat prediksi maupun mempelajari implikasi (Azwar, 2010).
Teknik pengambilan sample yang digunakan adalah berdasarkan non probability
sampling. Teknik non probality sampling dilakukan secara purposive sampling
dan snowball sampling. Purposive sampling merupakan pengambilan sampel
yang disesuaikan oleh tujuan atau maksud penelitian dengan mempertimbangkan
kriteria tertentu. Snowball sampling dilakukan dengan mencari referensi
responden kepada Snowball sampling dilakukan dengan mencari referensi
responden kepada Sekretariat Jenderal DPR RI bagian Risalah, Arsip dan
Dokumen (ARDOK). Pada penelitian ini, peneliti melibatkan Kepala Bagian
Risalah, Kepala Sub Bagian Risalah, karyawan Transkriptor serta karyawan
Sekretariat bagian Risalah.
Hasil penelitian analisis pekerjaan pada bagian risalah yaitu Deskripsi
pekerjaan berisi uraian rangkuman jabatan, fungsi jabatan, deskripsi tugas,
wewenang, peralatan dan dokumen kerja, hasil kerja, hubungan kerja, kondisi
kerja, variansi masalah. Spesifikasi pekerjaan berisi uraian faktor kompetensi:
pengetahuan, motivasi, ketrampilan, kemampuan, karakteriktik personal.
Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan pada karyawan bagian risalah sudah
terinci secara mendetail.
Berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, didapat hasil beban kerja
per jam/tahun masing-masing menunjukkan variasi, beban kerja paling besar yaitu
transkriptor. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa efisiensi dan
efektifitas Kepala Bagian Risalah A (Sangat Baik), efesiensi dan efektifitas
Kepala Sub Bagian A (Sangat Baik), efisiensi dan Efektifitas Transkriptor A
(sangat Baik). Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya memperhatikan
3
tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang
ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating
Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan
efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas.
Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat
untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokok yang
efisiensi dan efektif yang baik. Sebagaimana ditetapkan dalam Permenpan Nomor
15 tahun 2008, bahwa visi reformasi birokrasi adalah: Terciptanya tata kelola
kepemerintahan yang baik tahun 2025.
Kata kunci: analisis, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, beban kerja,
risalah.
6
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Pandeglang pada tanggal 12 November 1984 sebagai

anak pertama dari pasangan Bambang Gunarjo dan Nunung Suhartini. Penulis
lulus Sekolah Dasar di SD Negeri 2 Sukoharjo pada Tahun 1997, lulus pendidikan
Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama di SLTP Negeri 2 Sukoharjo pada Tahun 2000,
menyelesaikan pendidikan Sekolah Menengah Umum di SMU Negeri 8 Bogor
pada Tahun 2003 dan lulus dari Institut Pertanian Bogor, Fakultas Kedokteran
Hewan dengan jurusan Higiena Makanan pada Tahun 2006. Penulis melanjutkan
pendidikan ke jenjang S1 di Institut Pertanian Bogor pada Program Sarjana Alih
Jenis Manajemen, Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen
pada Tahun 2008.
Setelah berhasil mendapatkan gelar Ahli Madya kemudian bekerja di DPR
RI bagian Pengamanan Dalam (PAMDAL) terhitung mulai 1 Agustus 2007-
sampai sekarang.
v
7
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan karunia Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Penelitian ini merupakan salah satu kewajiban akademik yang harus
dipenuhi dan penyusunan skripsi ini merupakan suatu persyaratan bagi penulis
untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih Jenis
Manajemen, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut
Pertanian Bogor. Penelitian ini dilakukan pada Sekretariat Jenderal DPR RI
dengan judul “Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja Karyawan Bagian Risalah
Sekretariat Jenderal DPR RI”.
Penulis menyadari bahwa isi dari penelitian ini masih jauh dari sempurna,
namun semoga adanya penelitian ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya,
terutama pihak-pihak yang terkait.
Bogor, Oktober 2014
Penulis
vi
8
UCAPAN TERIMA KASIH
Penyusunan skripsi di dalam pelaksanaannya dibantu oleh pihak-pihak yang

terkait, karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Dr. Dr. Mukhamad Najib, STP. MM sebagai Ketua Departemen
Manajemen.
2. Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM selaku dosen pembimbing yang telah
banyak memberikan arahan dan ilmunya kepada penulis.
3. Bapak Iwan (Kabag) dan Ibu Erna (kasubag) bagian Risalah terima kasih
atas bimbingan, saran serta arahan kepada penulis.
4. Komandan Sukimin dan Komandan Misranto yang telah memberikan
semangat dalam penyusunan laporan skripsi ini.
5. Kedua orang tua penulis yang telah memberikan semangat dalam
penyusunan laporan skripsi.
6. Armiko yudo padmanto (suami), Fiorenza Rafa Tabina (putri) serta keluarga
Cibubur, Keluarga Bogor yang telah memberikan semangat dalam
pembuatan skripsi ini.
7. Seluruh karyawan PAMDAL DPR RI, atas kerjasama, bantuan, dan
dorongan semangatnya.
8. Terima kasih untuk sahabat-sahabat Program Sarjana Alih Jenis Manajemen
angkatan V, Aprilia Nurhadiah, Muharani, Ratih, terutama kepada teman-
teman satu bimbingan atas kebersamaannya dalam duka maupun suka,
Semoga hasil penelitian yang penulis susun dapat dijadikan sebagai bahan
acuan dan bahan pertimbangan bagi pihak-pihak yang terkait. Penulis
mengharapkan saran dan kritik yang membangun dalam penyempurnaan laporan
ini.
vii
9
DAFTAR ISI
Halaman
RINGKASAN
RIWAYAT HIDUP. ............................................................................................ v
KATA PENGANTAR ......................................................................................... vi
UCAPAN TERIMAKASIH................................................................................ vii
DAFTAR ISI ..................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xi
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xii
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah................................................................................... 2
1.3 Tujuan Penelitian....................................................................................... 3
1.4 Manfaat Penelitian..................................................................................... 3
1.5 Ruang Lingkup .......................................................................................... 4
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sumber Daya Manusia .............................................................................. 5
2.2 Analisis Pekerjaan ..................................................................................... 5
2.3 Deskripsi Pekerjaan ................................................................................... 7
2.4 Spesifikasi Pekerjaan ................................................................................ 7
2.5 Analisis Beban Kerja................................................................................. 8
2.6 Penelitian Terdahulu ................................................................................. 9
III. METODE PENELITIAN
3.1 Kerangka Pemikiran .................................................................................. 11
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................... 13
3.3 Jenis dan Sumber Data .............................................................................. 13
3.4 Metode Pengambilan Sampel.................................................................... 14
3.5 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 14
3.6 Metode Pengolahan Data dan Analisi Data .............................................. 15
3.6.1 Analisis Pekerjaan ............................................................................ 15
3.6.2 Analisis Beban Kerja........................................................................ 17
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan ................................................................... 19
4.1.1 Sejarah Perusahaan........................................................................... 19
4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan organisasi ..................................................... 21
4.2 Struktur Organisasi ................................................................................... 21
4.3 Bagian Risalah .......................................................................................... 24
4.4.1 Kedudukan Bagian Risalah .............................................................. 24
4.4.2 Sumber Daya Manusia ..................................................................... 25
viii
10
4.4.3 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Risalah ......................................... 36

4.4 Prosedur Kerja Pengelolaan Risalah ......................................................... 27
4.5 Analisis Pekerjaan ..................................................................................... 30
4.6 Analisis Beban Kerja................................................................................. 39
4.7 Perhitungan Jumlah Karyawam ................................................................ 48
4.8 Implementasi Manajerial ........................................................................... 51
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan ..................................................................................................... 53
Saran ................................................................................................................ 54
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 55
LAMPIRAN ......................................................................................................... 57
ix
11
DAFTAR TABEL
No. Tek s Halaman

1. Jumlah karyawan bagian risalah. ................................................................... 24
2. Analisis pekerjaan kepala bagian risalah ....................................................... 30
3. Analisis pekerjaan kepala sub bagian risalah ................................................ 33
4. Analisis pekerjaan transkriptor ...................................................................... 36
5. Beban kerja kepala bagian risalah ................................................................. 41
6. Beban kerja kepala sub bagian distribusi ...................................................... 44
7. Beban kerja kepala sub bagian transkrip ....................................................... 45
8. Beban kerja transkriptor sub transkrip........................................................... 46
9. Beban kerja transkriptor sub distribusi .......................................................... 47
10. Perhitungan jumlah perhitungan kebutuhan karyawan ................................. 48
x
12
DAFTAR GAMBAR
No. teks Halaman

1. Alur kerangka pemikiran analisis pekerjaan ............................................... 11
2. Struktur organisasi bagian risalah................................................................ 23
3. Bagan alur kerja pengelolaan risalah rapat .................................................. 26
xi
13
DAFTAR LAMPIRAN
No. teks Halaman

1. Struktur organisasi sekretariat jenderal DPR RI.......................................... 57
xii
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan baik (clean and good

governance) yang diselenggarakan oleh setiap penyelenggara negara dan
pemerintahan menuntut suatu sistem pertanggungjawaban (accountability) yang
tepat, jelas, dan nyata dalam menjamin berlangsungnya tugas-tugas pemerintahan
secara ekonomis, efisien, efektif, equity atau berkeadilan, dan excellent atau prima
(5E).Serta meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang proaktif
terhadap setiap perubahan.
Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR yang
berkedudukan sebagai sekretariat Lembaga Negara, yang dipimpin oleh seorang
Sekretaris Jenderal dan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab kepada
pimpinan DPR RI yang mempunyai visi dan misi memberikan bantuan optimal
kepada DPR RI sesuai dengan tuntutan dan perkembangan lingkungan strategis
dengan pembagiankerja harus dilakukan sesuai secara optimal untuk
meningkatkan kualitas, produktivitas, dan kinerja pelaksanaan fungsi DPR RI.
Dalam memberikan bantuan yang optimal kepada DPR RI diperlukan
keefektifandan keunggulan organisasi yang sangat tergantung pada kualitas SDM
yang ada. Kualitas SDM dalam suatu organisasi yang tinggi diharapkan mampu
meningkatkan kinerja organisasi. Hal ini akan dapat tercipta dalam suatu
lingkungan kerja yang kondusif. Salah satu kegiatan penting yang dilakukan
dalam manajemen SDM khususnya dalam fungsi perencanaan yaitu analisis
pekerjaan.Dengan menganalisis suatu pekerjaan, akan diketahui tugas-tugas apa
yang akan dilakukan dalam pekerjaan itu, apa kompetensi-kompetensi yang harus
dikuasai oleh SDM yang akan menduduki posisi itu.Analisis pekerjaan
dibutuhkan agar semua pekerjaan dalam suatu organisasi didistribusikan secara
efektif.
Analisis beban kerja menjadi hal penting untuk diketahui karena merupakan
yang mendasar untuk identifikasi seberapa baik seorang karyawan melakukan
pekerjaan. Jumlah karyawan yang tepat akan membantu untuk lebih
meningkatkan efektifitasnya. Beban kerja yang dibebankan karyawan dapat
2
dikategorikan kedalam tiga kondisi, yaitu beban kerja yang sesuai standar, beban
kerja yang terlalu tinggi dan beban kerja yang terlalu rendah. Beban kerja
tergantung dari deskripsi pekerjaan dan analisis pekerjaan.
Bagian risalah merupakan bagian dari struktur Organisasi Sekretariat Jenderal
DPR RI untuk mendukung pelaksanakan risalah rapat sebagaimana yang diatur
dalam Pasal Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 01/PER-
SEKJEN/2011. Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa “Bagian Risalah
mempunyai tugas melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi
rapat-rapat DPR RI”. Adapun tugas pokok dan fungsi Bagian Risalah ditentukan
pada Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia Nomor: 514/SEKJEN/2006 tentang Rumusan dan Rincian Tugas
Jabatan Non Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI. Dalam rangka
mendukung pelaksanaan tugas Sekretariat Jenderal Alat Kelengkapan Dewan
(AKD) menugaskan beberapa karyawan bagian risalah. Jumlah karyawan bagian
risalah 46 orang, dipimpin 1 orang Kepala Bagian, 2 orang Kepala Sub Bagian, 6
orang staf administrasi, 37 orang staf transkriptor. Jumlah AKD yaitu15, setiap
AKD ada 2 orang transkriptor. Setiap AKD untuk rapat tidak menentu dan lama
rapat tergantung dari pembahasan rapat.
Adanya rapat tidak menentu dan penambahan beban kerja di luar jam kerja.
Setiap karyawan harus menyelesaikan tugas tersebut dengan baik. Dengan
demikian, perhitungan beban kerja karyawan perlu dilakukan untuk menganalisis
adanya kemungkinan kelebihan atau kekurangan beban kerja, serta untuk
mengetahui jumlah karyawan yang efektif pada 3 jabatan yaitu Kepala Bagian
risalah, Kepala Sub Bagian risalah, dan transkriptor.
Berdasarkan uraian diatas maka penelitian ini dilakukan untuk menganalisis
pekerjaan dan analisis beban kerja karyawan bagian risalah Sekretariat Jenderal
DPR RI. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah dapat mencapai
efektifitas tenaga kerja.
1.2. Perumusan Masalah
Adanya perbaikan pembagian pekerjaan yang jelas serta beberapa indikator
yang dilakukan untuk pengukuran sistematik serta mengidentifikasi beberapa
perbaikan yang harus dilakukan, khususnya terhadap pengukuran indikator kinerja
3
yang ada. Serta banyaknya tugas dan beban kerja pada bagian risalah.
Berdasarkan penjelasan tersebut, masalah yang diteliti dapat dirumuskan yaitu:
1. Bagaimana uraian deskripsi pekerjaan dan spesifikasi bagian risalah yang ada
pada saat ini?
2. Berapakah jumlah beban kerja bagian risalah?
3. Bagaimana implikasi manajerial yang perlu dilakukan agar tercapai
efektivitas kerja?
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan bagian risalah.

2. Menganalisis beban kerja karyawan bagian risalah.
3. Menganalisis efektivitas pekerjaan.
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan memiliki upaya meningkatkan pemahaman terhadap

analisis pekerjaan terhadap deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan oleh Setjen
DPR RI bagian Risalah sebagai sebuah lembaga Negara. Serta diharapkan pula
dapat mengetahui beban kerja untuk menentukan alokasi jumlah karyawan yang
efektif. Sehingga membantu dalam meningkatkan kinerja menuju kondisi yang
lebih baik sesuai dengan tujuan yang dicapai.Dan pada akhirnya diharapkan dapat
mendorong semangat berkinerja yang lebih baik. Sertamembawa manfaatyang
berarti bagi dunia ilmu pengetahuan pada umumnya dan pihak-pihak yang terkait
agar dapat memberikan informasiyang mereka butuhkan.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini adalah melakukan analisis pekerjaan yang
menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta perhitungan
beban kerja dan jumlah karyawan efektif. Analisis beban kerja yang dilakukan
dengan menggunakan asumsi bahwa keadaan analisis pekerjaan dan analisis
beban kerja yang dilakukan dalam penelitian ini khususnya pada karyawan bagian
Risalah Sekretriat Jenderal DPR RI.
4
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia dapat diartikan sebagai pendayagunaan

sumber daya manusia didalam organisasi, yang dilakukan melalui fungsi-fungsi
perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi, pengembangan sumber
daya manusia, perencanaan, dan pengembangan karir, pemberian kompensasi dan
kesejahteraan, keselamatan, dan kesehatan kerja, serta hubungan industrial
(Marwansyah, 2003)
Manajemen sumber daya manusia seiring disebut juga dengan manajemen
personalia. Manajemen personalia merupakan proses manajemen yang diterapkan
terhadap personalia yang ada di organisasi. Menurut Flippo (1994) manajemen
personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian
atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integritasi,
pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk
mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.
Sastrohadiwiryo (2002) menggunakan istilah manajemen tenaga kerja sebagai
pengganti manajemen sumber daya manusia. Manajemen tenaga kerja merupakan
pendayagunaan, pembinaan, pengaturan, pengurusan, pengembangan, unsur
tenaga kerja, baik yang berstatus sebagai buruh, karyawan, maupun pegawai
dengan segala kegiatannya dalam usaha pencapaian hasil guna dan daya guna
yang sebesar-besarnya, sesuai dengan harapan usaha perorangan, badan usaha,
perusahaan, lembaga maupun instansi.
2.2. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan terdiri atas dua kata analisis dan pekerjaan. Analisis
merupakan aktivitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian,
komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan
pekerjaan adalah sekumpulan atau sekelompok tugas dan tanggungjawab yang
akan, sedang, dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu.
Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk
mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan mengnalisis ruang lingkup
suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002).
5
Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia.

Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan
mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggungjawab
suatu pekerjaan tertentu”. Flippo (1994) mengatakan bahwasannya ada dua
kegiatan utama dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang
operasi dan tanggungjawab suatu pekerjaan dan mempelajari lebih dalam.
Menurut Dessler (2004) analisis pekerjaan merupakan prosedur yang dilalui
untuk menentukan tanggungjawab posisi-posisi yang harus dibuatkan stafnya dan
karakteristik orang-orang yang bekerja untuk posisi tersebut. Analisis pekerjaan
memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan
(daftar tentang pekerjan tersebut), dan spesifikasi pekerjaan (jenis orang yang
harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut). Oleh sebab itu, menurut Dessler
(2004) penyelia atau spesialis dalam sumber daya manusia biasanya
mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan, (1) aktifitas
pekerjaan, (2) perilaku manusia, (3) mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan
pekerjaan, (4) standar prestasi, (5) konteks pekerjaan, dan (6) persyaratan
manusia.
Hasil spesifikasi pekerjaan akan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan
sebagai berikut, (1) pengabsahan atas prosedur-prosedur pengangkatan, (2)
pelatihan, (3) evaluasi pekerjaan, (4) penilaian prestasi, (5) pengembangan karir,
(6) organisasi, (7) perkenalan, (8) penyuluhan, (9) hubungan perburuhan dan (10)
penataan kembali pekerjaan. Teknik analisis pekerjaan ada enam langkah dalam
analisis pekerjaan. Adapun keenam langkahtersebut adalah sebagai berikut: (1)
Menentukan bagaimana untuk menggunakan informasi yang didapat. Mengetahui
cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana
untuk mengumpulkan data tersebut. Apakah dengan menggunakan
wawancaraatau kuisioner, (2) Meninjau informasi dasar yang relevan, seperti
bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan, (3) Memilih posisi yang
dapat mewakili.Ada banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehinggaperlu
mengambil sample pekerjaan tersebut untuk dianalisis, (4) Menganalisis
pekerjaan.Mengumpulkan data aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang
dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang
6
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu, (5) Memverifikasi informasi analisis

pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dilakukan oleh
atasan langsung. Hal ini akan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi itu
benar dan lengkap, (6) Membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan
tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta bahaya dan keamanan
dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu, kualitas dan
keterampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan tersebut.
2.3. Deskripsi Pekerjaan

Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus
dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang tersebut melakukan dan bagaimana
kondisi kerjanya (Dessler, 2004). Deskripsi atau uraian pekerjaan merupakan
informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan,
hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan dalam
organisasi. Deskripsi atau uraian pekerja menjelas hal-hal sebagai berikut
Identifikasi pekerjaan, menjawab pekerjaan apa yang harus dilakukan (Arep dan
tanjung, 2003).
1. Hubungan tugas dan tanggungjawab. Jika melakukan tugas ini kepada siapa
harus bertanggung jawab.
2. Standar wewenang dan pekerjaan. Apa wewenang suatu jabatan tertentu dan
apakah wewenang tersebut dapat didelegasikan.
3. Hal-hal seperti alat, mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan. Apakah
menggunakan alat-alat yang sederhana atau alat-alat yang canggih.
4. Ringkasan pekerjaan, merupakan resume dari pekerjaan tersebut.
5. Penjelasan tentang jabatan dibawah dan atasnya.
2.4. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti

pengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan untuk
melaksanakan pekerjaan (Mangkuprawira, 2004). Spesifikasi pekerja memberikan
uraian informasi mengenai hal-hal berikut (Hasibuan,2005):
7
1. Tingkat pendidikan pekerja

2. Jenis kelamin pekerja
3. Keadaan fisik pekerja
4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja
5. Batas umur pekerja
6. Nikah atau belum
7. Minat pekerja
8. Emosi dan tempramen pekerja
9. Pengalaman pekerjaan
2.5.Analisis Beban Kerja
Beban kerja adalah besaran yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit
organisasi dan merupakan hal kaliantara volume kerja dan norma waktu. Norma
waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif
dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan
pekerjaan. Jam kerja efektifadalah jam kerja yang harus dipergunakan untuk
berproduksi atau menjalankan tugas (Depdagri, 2008).
Analisis beban kerja termasuk ke dalam salah satu metode ilmiah dalam
penetapan jumlah karyawan. Analisis beban kerja (workload Analysis) adalah
penentuan jumlah kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu. Analisis beban kerja hanya dapat diterapkan pada
volume pekerjaan atau unit pekerjaan yang mempunyai standar fisik, seperti
perpotong, per waktu, per meter, per kilo dan per liter (Hasibuan, 2005).
Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara
sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi
kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Volume kerja adalah sekumpulan
tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu 1 tahun. Efektivitas
kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dengan jam kerja efektif
dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi (Depdagri, 2008).
2.6. Hasil Penelitian Terdahulu

Gunawan (2014) dalam skripsi yang berjudul Analisa Pekerjaan dan Desain
Pekerjaan pada PT CHANDRA ELC di Sidoarjo, mengemukakan bahwa
8
perusahaan sudah menerapkan dekripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang

dibutuhkan. Penerapan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan PT Chandra
Elc di Sidoarjo dapat dikatakan sudah baik, namun perlu di perjelas lagi di
karenakan setiap pekerjaan yang ada di masing-masing jabatan memiliki
perbedaan spesifikasi pekerjaan dan deskripsi pekerjaan. Sehingga setiap
karyawan tidak bisa di pindah-pindahkan jabatannya ataupun ditempatkan secara
acak. Penerima jabatan harus memiliki kualifikasi spesifikasi pekerjaan dan
deskripsi pekerjaan yang sesuai dengan jabatan yang akan diterima.
Saraswati (2014) dalam skripsi yang berjudul Rancangan Aktivitas Rantai
Pasok Komoditi Kentang (studi kasus: Kabupaten Karo), identifikasi tugas dan
kewajiban pekerja terkait aktivitas rantai pasok komoditi sayuran dan dataran
tinggi. Menyusun analisis pekerjaan yang efektif yang dapat diterapkan oleh para
stakeholder. Hasil menunjukan bahwa petani, pengumpul, dan eksportir sudah
bekerja cukup baik. Namun demikian, masih harus diperbaiki. Desain pekerjaan
yang perlu diperbaiki adalah (1) menambahkan mengenai hak dan kewajiban
petani, pengumpul, dan eksportir. Hal ini diperlukan untuk membantu
keberlangsungan rantai pasok, (2) peran pemerintah harus lebih ditingkatkan
untuk mengurangi penyelenggarakan yang mungkin akan terjadi.
Yulantami (2010) dalam skripsi analisis pekerjaan dan beban kerja karyawan
PT. Ekanindya Karsa. Mengukapkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi karyawan
divisi keuangan, divisi personalia dan umum, serta divisi pemasaran PT.
Ekanindya Karsa belum rinci secara mendetail dan belum formal. Berdasarkan
hasil perhitungan beban kerja didapatkan hasil beban kerja pertahun dengan
jumlah karyawan yang efektif dan efisien berdasarkan analisis beban kerja dan
perhitungan jumlah karyawan yng efektif tersebut dilakukan dengan asumsi
bahwa faktor-faktor yang mempengaruhinya, yaitu kondisi bisnis perusahaan,
sistem manajemen produksi dan sistem manajemen sumber daya manusia dalam
perusahaan dianggap tetap.
Penelitian ini bertujuan untuk (1) Mengidentifikasi uraian pekerjaan dibagian
risalah, (2) Menganalisis efektifitas pekerjaan, kondisi kerja serta faktor
kompetensi-kompetensi yang harus suatu pekerjaan, (3) Menyusun perbaikan
ulasan pekerja. Penelitian dilakukan dengan metode penggunaan waktu
9
penyelesaian rata-rata dan waktu produktif untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Kelebihan penelitian ini dibandingkan dengan penelitian sebelumnya adalah
dilakukannya analisis pekerjaan yang menghasilkan deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan karyawan yang selanjutnya digunakan untuk melakukan
analisis beban.
10
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran

Setiap organisasi memiliki visi, misi, dan tujuan, semuanya akan tercapai
dengan adanya sumberdaya manusia yang berkualitas dalam perusahaan.
Sumberdaya manusia yang berkualitas sangat menentukan maju mundurnya suatu
perusahaan dan memiliki daya saing yang tinggi. Sumberdaya manusia yang
berkualitas akan tercapai dengan memberikan perhatian kepada karyawan dengan
cara meningkatkan kepuasan kerja karyawan, karena karyawan yang merasa puas
dengan pekerjaannya akan menampilkan pribadi dan kinerja yang baik,
memberikan lebih dari apa yang diharapkan dan akan terus berusaha memperbaiki
kinerjanya dalam bekerja di organisasi.
Penelitian ini dilaksanakan di Sekretariat Jenderal DPR RI bagian risalah.
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) merupakan salah satu
lembaga Negara yang mempunyai tugas dan wewenang yang strategis dalam
peningkatan dan pengembangan demokratisasi di Indonesia. Salah satu tolak ukur
tingkat perkembangan demokrasi dapat dilihat sejauh mana DPR telah dapat
menjalankan tugas dan wewenang. Masalah yang sering kali munculyaitu
tumpang tindih tanggung jawab antara karyawan dan kurangnya tenaga karyawan
bagian risalah. Maka peneliti ingin meneliti tentang analisis pekerjaan dan analisis
beban pekerjaan dalam upaya meningkatkan produktivitas kerja karyawan dimana
harapan peneliti bahwa dengan adanya penerapan analisis pekerjaan dan desain
pekerjaan maka produktivitas kerja karyawan dapat ditingkatkan. Batasan dalam
penelitian ini adalah analisis pekerjaan dan analisis beban kerja pada karyawan
risalah.
Penelitian ini membahas tentang analisis pekerjaan dan beban kerja guna
menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, serta beban kerja.
Analisis pekerjaan merupakan deskripsi mengenai bagaimana satu pekerjaan
berbeda dari yang lainnya dalam hal kebutuhan, aktivitas, dan keterampilan yang
diperlukan.Informasi yang didapat melalui analisa jabatan, yaitu
menginformasikan tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
11
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat yang digunakan. Alur
kerangka pemikiran dapat dilihat pada Gambar 1.
Visi misi sekretariat DPR RI
Bagian Risalah
Tugas dan Fungsi
Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi Pekerjaan

- Identifikasi pekerjaan atau jabatan Faktor Kompetensi
- Hubungan tugas dan tanggung jawab - Pengetahuan
- Standar wewenang pekerjaan - Motivasi
- Ketrampilan
- Syarat kerja harus jelas
- Kemampuan
- Ringkasan Pekerjaan atau jabatan
- Karakteristik Personal
- Penjelasan jabatan dibawah dan
diatasnya
Analisis Beban Kerja
Gambar 1. Kerangka pemikiran analisis pekerjaan
Deskripsi pekerjaan merupakan uraian pekerjaan yang menggambarkan

tugas-tugas, tanggung jawab, syarat-syarat kerja dan kegiatan pekerjaan utama.
Informasi yang didapat dari deskripsi pekerjaan yaitu identifikasi pekerjaan atau
jabatan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang pekerjaan, syarat
kerja diuraikan dengan jelas, ringkasan pekerjaan atau jabatan, dengan
menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-
fungsi dan aktifitas utamanya, penjelasan jabatan dibawah dan diatasnya.
Spesifikasi pekerjaan adalah suatu penjelasan tertulis terhadap pengetahuan,
keterampilan, kemampuan, perilaku, dan karakteristik lainnya untuk efektivitas
kinerja terhadap pekerjaan yang dilakukan. Adapun informasi yang didapat dalam
spesifikasi pekerjaan mencakup pada faktor Kompetensi: Pengetahuan, motivasi,
ketrampilan, kemampuan, Karakteristik Personal.
12
Beban kerja yang ditetapkan harus cukup atau sesuai dengan standar jam
kerja optimal. Keadaan ideal adalah keadaan dimana beban kerja yang ditetapkan
sesuaijumlah tenaga kerja yang tersedia.
3.2. Lokasi dan Waktu

Kegiatan Penelitian dilaksanakan di Sekretariat Jenderal DPR RI bagian
Risalah yang berlokasi di Komplek Perkantoran MPR/DPR/DPD RIJalan Gatot
Subroto Jakarta Pusat. Kegiatan penelitian dilaksanakan bulan Maret-Mei 2014.
3.3. Jenis sumber Data
Dalam penelitian ini penulis menggunakan jenis penelitian deskripsi
kualitatif, yaitu penelitian yang memiliki tujuan dengan menggambarkan secara
sistematik dan akurat fakta dan karakteristik mengenai populasi atau mengenai
bidang tertentu. Penelitian ini berusaha menggambarkan situasi atau kejadian
dengan mencari penjelasan, menguji hipotesis, membuat prediksi maupun
mempelajari implikasi (Azwar, 2010). Sumber data pada penelitian ini
menggunakan data primer dan data sekunder. Menurut Purhantara (2010) data
primer adalah data yang diperoleh langsung dari subjek penelitian, dalam hal ini
peneliti memperoleh data atau informasi langsung dengan menggunakan
instrumen-instrumen yang telah ditetapkan. Seperti data hasil wawancara dan
observasi. Sedangkan data sekunder adalah data atau informasi yang diperoleh
secara tidak langsung dari objek penelitian yang bersifat publik, yang terdiri atas
struktur organisasi, dokumen, laporan-laporan serta buku yang berkenaan dengan
penelitian ini. Seperti struktur organisasi dan sejarah organisasi.
Observasi berguna untuk mengamati segala kegiatan yang diteliti lebih dalam
lagi dengan langsung turun ke subyek. Untuk menguji keabsahan data dalam
penelitian ini penulis menggunakan teknik triangulasi sumber. Teknik triangulasi
sumber menurut Purhantara (2010) memiliki pengertian cara menguji data dan
informasi dengan cara mencari data dan informasi kepada subjek lain. Data
sekunder adalah data yang tidak langsung diperoleh melalui sumber pertama, dan
telah tersusun dalam bentuk dokumen-dokumen tertulis.
13
3.4. Metode Pengambilan Sampel
Teknik pengambilan sample yang digunakan adalahnon probability sampling.

Teknik non probalitysampling dilakukan secaraPurposivesampling dan snowball
sampling. Purposive sampling merupakan pengambilan sampel yang disesuaikan
oleh tujuan atau maksud penelitian dengan mempertimbangkan kriteria tertentu.
Snowball sampling dilakukan dengan mencari referensi responden kepada
Sekretariat Jenderal DPR RI bagian Risalah, Arsip dan Dokumen (ARDOK). Pada
penelitian ini, peneliti melibatkan Kepala Bagian Risalah, Kepala Sub Bagian
Risalah, karyawan Transkriptor serta karyawan Sekretariat bagian Risalah.
3.5. Metode Pengumpulan Data

Ada beberapa cara untuk mengumpulkan data primer mengenai analisis
pekerjaan dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
1. Pengamatan langsung (observasi)
Jenis observasi yang dilakukan dalam penelitian ini adalah pengumpulan
data untuk menggali data berupa hal-hal yang tampak seperti peralatan dan
perlengkapan kerja yang digunakan serta kondisi kerja yang dibutuhkan.
Observasi dalam dalam pengumpulan data analisis juga dimaksudkan
untuk:
a. Melengkapi hasil wawancara.
b. Menambah informasi yang tidak mungkin dilakukan dengan kuesioner
atau wawancara.
c. Pengecekan terhadap hasil pengumpulan data yang lain.
2. Wawancara
Jenis wawancara yang digunakan adalah wawancara tidak struktur, dimana
pewawancara tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah
tersusun secara sistematis akan tetapi menggunakan garis-garis besar
permasalahan sebagai pedoman wawancara.
Data sekunder diperoleh dari studi literatur dari buku-buku, jurnal, dan
informasi lain yang berasal dari internet.
14
3.6. Metode Pengolahan dan Analisis Data

3.6.1. Analisis pekerjaan
Pengolahan data pada penelitian ini terdiri dari dua yaitu (1) pemeriksaan
data yang diperoleh (2) memasukan data terdiri dari lima tahap yaitu, (1)
Editing,(2) Classifying, (3) Verifying, (4) Analyzing, (5) Concluding(Moleong,
2006).
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu
pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work
sampling yang telah dilakukan. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau
jika ada kesalahan maupun ketidak konsistenan data pengamatan.
Langkah kedua yaitu memasukan data mengenai deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan. Deskripsi pekerjaan meliputi aktivitas pekerjaan, perilaku manusia,
mesin perangkat peralatan, standar prestasi, konteks pekerjaan dan persyaratan
manusia. Sedangkan spesifikasi pekerjaan meringkas kualitas, ketrampilan dan
latar belakang pribadi yang dibutuhkan.
Analisis data dalam penelitian merupakan proses mengolah, menyusun,
dan menganalisis data atau informasi yang ditemui dilapangan agar mudah
dipahami sesuai fakta yang ada. Analisis data deskriptif kualitatif yang bertujuan
menggambarkan keadaan atau fenomena yang ada di lapangan yaitu hasil
penelitian dengan dipilah-pilah secara sistematis menurut katagori dengan
memakai bahas yang mudah dipahami. Analisa data penelitian ini dilakukan
dengan beberapa tahap yaitu:
a. Editing
Tahap pertama dilakukan dengan cara memisahkan, memilih, dan
mengambil data-data yang penting dan benar-benar dibutuhkan. Hal ini
dilakukan untuk memperoleh data yang baik. Dalam proses ini,
penelitimencermati bahan-bahan yang telah dikumpulkan dengan
membuang hal-hal yang tidak berhubungan dengan penelitian.
b. Classifying
Reduksi data yang ada dapat dilakukan dengan cara menyusun dan
mengklarifikasi data yang diperoleh ke dalam pola tertentu atau
permasalahan tertentu untuk mempermudah pembahasannya. Dalam
15
proses ini, peneliti memisahkan data yang telah di edit sesuai dengan
pembagian-pembagian yang dibutuhkan dalam pemaparan data.
c. Verifying
Setelah data-data terkumpul maka dilakukan pengecekan ulang
terhadap data tersebut untuk menjamin validitas data. Dalam proses ini,
peneliti melakukan cara yaitu dengan menemui subjek peneliti kembali
apakah hasil wawancara tersebut sudah benar dengan apa yang
diinformasikannya atau tidak.
d. Analyzing
Selanjutnya peneliti menganalisa data-data tersebut dengan cara
membandingkan atau menambahkan dengan teori-teori yang berhubungan
dengan penelitian, baik data yang diperoleh dari wawancara, observasi
atau kuisioner. Analisa ini bertujuan agar data mentah yang telah diperoleh
tersebut bisa lebih mudah untuk dipahami.
e. Concluding
Yaitu mengambil kesimpulan dari data-data yang telah diolah untuk
mendapatkan suatu jawaban. Peneliti pada tahap ini membuat kesimpulan
untuk menjawab permasalahan dalam perumusan masalah, yang kemudian
menghasilkan gambaran secara ringkas, jelas, dan mudah dipahami tentang
formulasi bentuk usulan analisis.
3.6.2. Analisis beban kerja
Analisis pekerjaan penelitian ini dilakukan dengan mengamati dan
pelaksanaan deskripsi pekerjaan dan jumlah beban kerja berdasarkan waktu rata-
rata karyawan menyelesaikan pekerjaannya. Perhitungan yang dilakukan pada
penelitian ini menggunakan asumsi bahwa faktor-faktor yang mempengaruhinya
dianggap tetap (ceteris paribus).
Ada beberapa aspek dalam analisis beban kerja, yaitu norma waktu
(variabel tetap), volume kerja (variabel tidak tetap) dan jam kerja efektif. Jam
kerja efektif harus diisi dengan konkret (benda) atau abstrak (jasa). Perhitungan
yang dilakukan pada analisis beban kerja adalah sebagai berikut (Depdagri, 2008):
a. Menghitung hari kerja efektif (Y), yaitu jumlah hari dalam kalender
dikurangi hari libur dan cuti.
16
Y = X1 – (X2 + X3 + X4 + X5)..................................................................(1)
Keterangan:
Y = Hari kerja efektif pertahun
X1 = Jumlah hari dalam setahun (menurut Kalender)
X2 = Jumlah hari satu dan minggu
X3 = Jumlah hari libur
X4 = Jumlah hari cuti
X5 = lain-lain (sakit,izin, dan sebagainya)
b. Menghitung jam kerja efektif (JKE), dimana JKE adalah jumlah jam kerja
normal dikurangi dengan waktu istirahat dan waktu yang hilang karena
tidak bekerja atau toleransi seperti buang air, melepas lelah, dan
sebagainya. Toleransi rata-rata sekitar 25% dari jumlah jam kerja formal.
(Depdagri, 2008)
JKE = 80% x (JKE – 1) ...........................................................................(2)
Keterangan :
JKE = Jam Kerja karyawan dalam sehari
I = waktu istirahat dalam sehari
c. Menghitung jam kerja produktif dalam setahun (JP), yaitu hasil kali antara
jumlah hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
JP = Y x JKE ...........................................................................................(3)
d. Beban kerja karyawan pertahun (BK), yaitu hasil antarafrekuensi
pekerjaan pertahun dan waktu rata-rata penyelesaian setiap pekerjaan
BK = FP x t
Keterangan:
FP = Frekuensi pekerjaan per tahun
t = waktu rata-rata penyelesaian setiap pekerjaan.
e. Perhitungan untuk menghitung jumlah karyawan efektif, yaitu beban kerja
dalam setahun dibagi dengan jam kerja produktif dalam stahun.
Jumlah Karyawan Efektif = x 1 orang ............................................(4)
Keterangan:
BK = Beban Kerja Karyawan dalam satu tahun
17
JP = Jam kerja produktif setahun.

f. Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan
karyawan = ..........................................(5)
Perhitungan +/- = Selisih antara jumlah kebutuhan karyawan dengan

jumlah karyawan yang ada
Beban Kerja Jabatan
EJ/EU = .....................(6)
Jumlah Pemangku Jabatan Jam Efektif Pertahun
PJ/PU = Prestasi Kerja dengan Pedoman
Keterangan
a. EJ di atas 1,00 = A (Sangat Baik)
b. EJ diantara 0,90-1,00 = B (Baik)
c. EJ diantara 0,70-0.89 = C (Cukup)
d. EJ diantara 0,50-0,69 = D (Sedang)
e. EJ dibawah 0,50 = E (Kurang)
18
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Organisasi
4.1.1. Sejarah
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia atau sering disebut Dewan
Perwakilan Rakyat (DPR) adalah salah satu lembaga tinggi Negara dalam sistem
ketatanegaraan Indonesia yang merupakan lembaga perwakilan rakyat. DPR
terdiri atas anggota partai politik peserta pemilihan umum yang dipilih melalui
pemilihan umum. DPR mempunyai fungsi; legislasi, anggaran, dan pengawasan
yang dijalankan dalam kerangka representasi rakyat. Fungsi pengawasan
dilaksanakan melalui pengawasan atas pelaksanaan undang-undang dan APBN.
DPR mempunyai beberapa hak, yaitu; hak interpelasi, hak angket, hak imunitas,
dan hak menyatakan pendapat. Hak menyatakan pendapat adalah hak DPR untuk
menyatakan pendapat atas: (1) Kebijakan Pemerintah atau mengenai kejadian
luar biasa yang terjadi di tanah air atau di dunia internasional, (2) Tindak lanjut
pelaksanaan hak interpelasi dan hak angket, (3) Dugaan bahwa Presiden dan
atau Wakil Presiden melakukan pelanggaran hukum baik berupa pengkhianatan
terhadap negara, korupsi, penyuapan, tindak pidana berat lainnya, maupun
perbuatan tercela, dan atau Presiden dan atau Wakil Presiden tidak lagi
memenuhi syarat sebagai Presiden dan atau Wakil Presiden.
Hak anggota Anggota DPR mempunyai hak: (1) mengajukan usul
rancangan undang-undang, (2) mengajukan pertanyaan, (3) menyampaikan usul
dan pendapat, (4) memilih dan dipilih, (5) membela diri, (6) imunitas, (7)
protokoler, (8) keuangan dan administratif. Untuk mengoptimalkan pelaksanaan
fungsi, tugas dan wewenang DPR, serta hak dan kewajiban anggota DPR,
dibentuk fraksi sebagai wadah berhimpun anggota DPR. Dalam mengoptimalkan
pelaksanaan fungsi, tugas dan wewenang DPR, serta hak dan kewajiban anggota
DPR, fraksi melakukan evaluasi terhadap kinerja anggota fraksinya dan
melaporkan kepada publik. Setiap anggota DPR harus menjadi anggota salah satu
fraksi.
Fraksi dapat dibentuk oleh partai politik yang memenuhi ambang batas
perolehan suara dalam penentuan perolehan kursi DPR. Fraksi mempunyai
19
sekretariat. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR, yang

berkedududukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara yang dipimpin oleh
seorang Sekretaris Jenderal dan dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab
kepada Pimpinan DPR. Sekretaris Jenderal diangkat dan diberhentikan dengan
Keputusan Presiden atas usul Pimpinan DPR. Sekretariat Jenderal DPR RI
personelnya terdiri atas Pegawai Negeri Sipil. Susunan organisasi dan tata kerja
Sekretaris Jenderal ditetapkan dengan keputusan Presiden. Sekretaris Jenderal
dibantu oleh seorang Wakil Sekretaris Jenderal dan beberapa Deputi Sekretaris
Jenderal yang diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Pimpinan DPR.
Kedudukan Sekretariat Jenderal DPR RI sebgai unsur penunjang DPR yang
berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara. Tugas Sekretariat
Jenderal adalah memberikan bantuan teknis kepada DPR, memberikan bantuan
administrasi kepada DPR, memberikan bantuan keahlian kepada DPR. Visi
Sekretariat Jenderal menjadikan Sekretariat Jenderal yang profesional dan
akuntabel. Misi Sekretariat Jenderal adalah mewujudkan penyelenggaraan fungsi
legislatif yang efiesien dan efektif, mewujudkan penyelenggaraan fungsi
penganggaran negara yang akuntabel dan transparan, mewujudkan kelembagaan
DPR RI yang kuat, aspiratif, responsif, dan akomodatif. Sekretariat mempunyai
Alat kelengkapan DPR(AKD) terdiri atas: Pimpinan, Badan Musyawarah,
Komisi, Badan Legislasi, Badan Anggaran, Badan Akuntabilitas Keuangan
Negara, Badan Kehormatan, Badan Kerjasama Antar-Parlemen, Badan Urusan
Rumah Tangga, Panitia Khusus dan alat kelengkapan lain yang diperlukan dan
dibentuk oleh rapat paripurna. Dalam menjalankan tugasnya, alat kelengkapan
dibantu oleh unit pendukung yang tugasnya diatur dalam peraturan DPR tentang
tata tertib. Sekretariat Jenderal DPR menyediakan sarana, anggaran, dan tenaga
ahli guna kelancaran pelaksanaan tugas fraksi. DPR dapat mengangkat sejumlah
pakar atau ahli sesuai dengan kebutuhan dan dalam melaksanakan tugasnya
Sekretariat Jenderal dapat membentuk Tim Asistensi.
4.1.2. Visi, Misi dan Tujuan

Visi Sekretariat Jenderal DPR RI adalah memberikan bantuan optimal
kepada DPR RI sesuai dengan tuntunan dan perkembangan lingkungan strategis.
20
Misi Sekretariat Jenderal DPR RI adalah meningkatkan kualitas bantuan

teknis dan administrasi kepada DPR RI, meningkatkan kualitas bantuan keahlian
dalam bidang informasi, kajian dan analisis kepada DPR RI, meningkatkan
kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang
fungsi dan tugas DPR RI.
Tugas dan fungsi utama Sekretaris Jenderal adalah memimpin Sekretariat
Jenderal DPR RI sesuai dengan tugas pokoknya, membina seluruh satuan
organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI agar berdaya guna dan
berhasil guna, menentukan kebijakan pelaksanaan kegiatan Sekretariat Jenderal
DPR RI, membina dan melaksanakan hubungan kerjasama dengan instansi atau
lembaga lain diluar Sekretariat Jenderal DPR RI.
4.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi dibuat untuk menggambarkan pembagian kerja
berdasarkan spesialisasi pekerjaan yang dimiliki oleh setiap karyawannya.
Struktur organisasi Sekretariat Jenderal DPR RIdapat dilihat pada lampiran 1.
Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR, yang
berkedududukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara yang dipimpin oleh
seorang Sekretaris Jenderal dan dalam melaksanakan tugasnyabertanggung jawab
kepada Pimpinan DPR.Sekretaris Jenderal dibantu oleh seorang Wakil Sekretaris
Jenderal dan beberapa Deputi Sekretaris Jenderal yang diangkat dan diberhentikan
oleh Presiden atas usul Pimpinan DPR.
DPR dapat mengangkat sejumlah pakar atau ahli sesuai dengan kebutuhan,
dan dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat Jenderal dapat membentuk Tim
Asistensi.Susunan organisasi dan tata kerja Sekretaris Jenderal ditetapkan dengan
keputusan Presiden.Kedudukan Sekretariat Jenderal DPRRISebagai unsur
penunjang DPR yang berkedudukan sebagai Kesekretariatan Lembaga Negara.
Tugas Sekretariat Jenderal DPRRI adalah Memberikan Bantuan teknis
kepada DPRRI, Memberikan Bantuan Administratif kepada DPR-RI,
Memberikan Bantuan Keahlian kepada DPRRI, Visi danmisi SETJEN DPRRI.
Visi memberikan bantuan optimal kepada DPR RI sesuai dengan tuntutan dan
perkembangan lingkungan strategis.Misi meningkatkan kualitas bantuan teknis
dan administrasi kepada DPR RI.Meningkatkan kualitas bantuan keahlian dalam
21
bidang informasi, kajian dan analisis kepada DPR RI.Meningkatkan kualitas dan
kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang fungsi dan
tugas DPR RI.
Tugasdanfungsi utama SEKJEN DPRRImemimpin Setjen DPR RI sesuai
dengan tugas pokoknya;Membina seluruh satuan organisasi di Lingkungan Setjen
DPR RI agar berdaya guna dan berhasil guna.Menentukan kebijaksanaan
pelaksanaan kegiatan Setjen DPR RI.Membina dan melaksanakan hubungan
kerjasama dengan instansi atau lembaga lain diluar Setjen DPR RI.
Tugas dan fungsi utama wakil Setjen DPRRI. Membantu Sekretaris Jenderal
dalam mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Sekretaris Jenderal serta kegiatan
lain yang ditugaskan Sekretaris Jenderal.Tugas dan fungsi utama Deputi Bidang
Perundang-undangan yaitu memberikan dukungan teknis,administratif dan
keahlian dibidang perundang-undangan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan
fungsi DPR di bidang legislasi. Tugas dan fungsi utama Deputi Bidang Anggran
dan Pengawasan yaitu memberikan dukungan teknis,administrasi, dan keahlian di
bidang anggaran dan pengawasan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan
fungsi DPR RI di Bidang anggaran dan pengawasan. Tugas dan fungsi utama
Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen yaitu membina dan
melaksanakan dukungan teknis dan administrasi dibidang persidangan dan
kerjasama antar Parlemen. Tugas dan fungsi utama Deputi bidang Administrasi
yaitu membina dan melaksanakan perencanaan serta
pengawasan,kepegawaian,keuangan,perlengkapan, dan kerumahtanggaan di
lingkungan DPR RI.
Tugas dan fungsi utama Sekretaris Jenderal adalah memimpin Sekretariat
Jenderal DPR RI sesuai dengan tugas pokoknya, membina seluruh satuan
organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI agar berdaya guna dan
berhasil guna, menentukan kebijakan pelaksanaan kegiatan Sekretariat Jenderal
DPR RI, membina dan melaksanaan hubungan kerjasama dengan instansi atau
lembaga lain diluar Sekretariat Jenderal DPR RI.
Tugas dan fungsi utama deputi bidang perundang-undangan adalah
memberikan dukungan teknis administrasi dan keahlian dibidang perundang-
22
undangan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI di bidang

legislasi.
Tugas dan fungsi utama deputi bidang anggaran dan pengawasan adalah
memberikan dukungan teknis, administrasi, dan keahlian di bidang anggaran dan
pengawasan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI dibidang
anggaran dan pengawasan.Tugas dan fungsi utama deputi bidang persidangan dan
kerjasama antar parlemen adalah membina dan melaksanakan dukungan teknis
dan administrasi dibidang persidangan dan kerjasama antar perlemen.
Tugas dan fungsi utama deputi bidang administrasi adalah membina dan
melaksanaan perencanaan serta pengawasan, kepegawaian, keuangan,
perlengkapan, dan kerumah tanggaan di lingkungan DPR RI.
Deputi bidang administrasi terdiri dari
a. Biro perencanaan dan pengawasan
b. Biro keanggotaan dan kepegawaian
c. Biro keuangan
d. Biro pemeliharaan bangunan dan instalasi
e. Biro umum
Biro umum terdiri dari
a. Bagian perlengkapan
b. Bagian tata persuratan
c. Bagian kendaraan
d. Bagian pengamanan dalam
Bagian perlengkapan mempunyai tugas melaksanaan pengadaan,
penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian perlengkapan, dan peralatan serta
barang inventaris kantor.
4.3. Bagian Risalah

4.3.1. Kedudukan Bagian Risalah
Struktur organisasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk

menggambarkan pembagian kerja berdasarkan spesialisasi pekerjaan yang
dimiliki oleh setiap karyawannya. Struktur organisasi pada bagian risalah juga
berfungsi sebagai alur perintah, tugas dan tanggung jawab pekerjaan. Struktur
organisasi pada bagian risalah terbagi atas dua struktur yang terdiri dari struktur
23
organisasi manajemendan strtuktur organisasi operasional yang saling berkaitan

dalam hal keputusan, tugas dan tanggung jawab. Struktur organisasi dapat dilihat
pada Gambar 2.
SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI
DEPUTI PERSIDANGAN DAN KSAP
KEPALA BIRO PERSIDANGAN
KEPALA BAGIAN RISALAH
KASUBAG DISTRIBUSI KASUBAG TRANSKRIP
Staf (Pengadministrasi Umum) Staf (Transkriptor)

Gambar 2. Struktur bagian risalah
Berdasarkan Struktur Organisasi bagian risalah maka tugas dan tanggung
jawab secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Kepala Bagian Risalah
Memimpin kegiatan Bagian Risalah dalam melaksanakan penyusunan
risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI sesuai dengan peraturan
yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
2. Kepala Subbagian Distribusi

MemimpinkegiatanSubbagian Distribusi dalam melakukan
pendistribusian hasil transkrip sesuai dengan peraturan yang berlaku agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar.
3. Ke pala Subbagian Transkip

Memimpin kegiatan Subbagian Transkrip dalam melakukan transkripsi
rapat-rapat DPR RI sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan
tugas berjalan lancar.
4. Staf (Pengadministrasi Umum)
24
Staf (pengadministrasi Umum) memiliki tanggungjawab untuk

menangani kegiatan administrasi ketatausahaan sesuai dengan penugasan
atasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
5. Staf Transkriptor
Staf transkriptor memiliki tugas untuk menyusun risalah rapat-rapat DPR
RI sesuai dengan penugasanatasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
4.3.2. Sumber Daya manusia
Karyawan di bagian Risalah berjumlah 46 orang, dengan rincian sebagai

berikut serta dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1.Jumlah karyawan bagian risalah
JUMLAH JABATAN PANGKAT PENDIDIKAN
1 Kepala Bagian IV S2
2 Kepala Sub Bagian IIId S1
6 Staf Pengadministrasian Umum IIIa – IIId SMA-S2
37 Staf Transkriptor IId D3-S1
Sumber: Bagian Risalah DPR RI (2012)
Jumlah keseluruhan karyawan bagian Risalah ada 46orang, yang terdiri dari
satu orang atasan kepala bagian, dan dua orang sub kepala bagian, yaitu satu
orang kepala sub bagian transkip yang memiliki tugas untuk melakukan transkip
atau membuat risalah rapat khususnya rapat paripurna, dan satu orang kepala sub
bagian distributor yang memiliki tugas melakukan distribusi risalahhasil rapat
kepada anggota dewan dan kepada bagian arsip dan dokumentasi, 6 orang yang
memiliki tanggungjawab untuk menangani kegiatan administrasi ketatausahaan
umum,37orang staf transkriptor.
4.3.3. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Risalah
Tugas pokok dan fungsi Bagian Risalah melaksanakan kegiatan pembuatan
transkip hasil rekaman rapat-rapat DPR RI untuk menyusun risalah sementara.
Bagian risalah merupakan bagian yang bertanggungjawab pada biro
persidangan,Tugas risalah persidangan adalah merencanakan operasioanal,
mengendalikan dan mengevaluasi kegiatan administrasi persidangan dan risalah,
komisi, fraksi serta perundang-undangan berdasarkan ketentuan dan prosedur
yang berlaku untuk meningkatkan layanan administrasi dengan uraian tugas:
25
1. Menyusun rencana langkah-langkah operasional bagian persidangan dan

risalah berdasarkan rencana kerja Sekretariat Jenderal DPR RI dan
kegiatan tahun sebelumnya serta sumber data yang ada sebagai bahan
untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
2. Membagi tugas, memberi petunjuk dan memeriksa hasil kerja bawahan
agar tercapai efektifitas pelaksanaan tugas.
3. Merumuskan program pelaksanaan persidangan dan risalah berdasarkan
ketentuan yang berlaku untuk bahan kebijaksanaan Ketua DPR.
4. Melakukan koordinasi penyelenggaraan dengar pendapat dan tugas lainnya
antara DPR dengan instansi terkait sesuai permasalahan yang dibahas agar
terciptanya kerjasama yang baik dalam rangka kelancaran pelaksanaan
tugas.
5. Mengoreksi dan menyempurnakan konsep rancangan keputusan hasil
persidangan, rapat komisi, dan fraksi, hasil dengar pendapat serta
menelaah hasil analisis terhadap materi rancangan peraturan daerah untuk
bahan pembahasan dalam rangka penetapan.
6. Mengendalikan pelaksanaan tugas layanan administrasi persidangan,
pengaturan tata tertib rapat DPR,pembuatan risalah rapat, rancangan
keputusan, pernyataan DPR dan peraturan Undang Undang atas usul
inisiatif DPR untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
7. Mendampingi Ketua DPR dan Komisi dalam rapat/persidangan atau
peninjauan ke kabupaten atau kota, lembaga atau swasta untuk
memberikan layanan informasi dalam rangka perumusan kebijaksanaan
Ketua DPR dan Komisi.
8. Menelaah dan mengoreksi konsep risalah sebagai bahan produk DPR
berdasarkan hasil rapat atau sidang untuk menghindari dari kesalahan.
9. Mengkaji kebenaran pelaksanaan kebijakan Pemerintah maupun Daerah
serta merumuskan alternatif pemecahan masalah terhadap kasus yang
menyangkut masalah hukum untuk bahan masukan atau kajian anggota
DPR dari segi hukum.
10. Memantau penerapan kebijakan anggota DPR dilapangan untuk bahan
masukan kepada Anggota DPR.
26
11. Melaksanakan pembinaan disiplin terhadap bawahan sesuai peraturan

perundang-undangan yang berlaku agar terciptanya PNS yang handal,
profesional dan bermoral.
12. Melakukan koordinasi tugas dengan instansi dan pihak terkait agar terjalin
kerjasama yang baik.
13. Menyampaikan laporan bulanan dan tahunan serta hasil pelaksanaan tugas
kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data yang ada dan berdasarkan
kegiatan yang telah dilakukan agar dipergunakan sebagai bahan masukan
atasan.
14. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan baik secara
lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.
4.4. Prosedur Kerja Pengelolaan Risalah Rapat
Prosedur kerja risalah meliputi prosedur teknis, administrasi, dan keahlian
terhadap pengelolaan risalah rapat-rapat DPR RI sebagaimana diatur dalam
peraturan DPR RI Nomor 1 Tahun 2009 tentang tata tertib.Pengelolaan risalah
rapat DPR RI dalam prosedurnya adalah rangkaian kegiatan pengelolaan risalah
rapat DPR RI yang dimulai dari dilakukannya perekaman jalannya rapat dengan
menggunakan media rekam, pentranskripan hasil rekaman, penggandaan,
pendistribusian sampai denagn penyimpanan dokumen dan uploading data disitus
DPR RI. Alur kerja risalah bisa dilihat pada gambar 3.
AKD atau PANSUS
- Melaksanakan Rapat Bagian Riasalah
- menyerahkan kaset
rekaman dan daftar transkrip diserahkan
hadir anggota ke ke editor untuk
bagian risalah Transkriptor menjadi satu risalah
Melaksanakan transkrip perkaset
- Pimpinan AKD atau

PANSUS perbaikan Editor
Menandatangani risalah Melakukan edit risalah per rapat
- Memperbanyak,
Korektor
mendistribusikan, dan
Melakukan koreksi per rapat
menyimpan risalah dan editor menyerahkan
kaset hasil rapat ke korektor
- Meng-upload dalam untuk dikoreksi
website RISALAH SEMENTARA
www.dpr.go.id
Risalah sementara diserahkan ke AKD atau PANSUS beserta kaset, daftar hadir, softcopy, dan hard copy
Sumber: Bagian Risalah DPR RI
Gambar 3. Bagan alur kerja pengelolaan risalah rapat
27
1. Tahap Persiapan
a. Kepala bagian AKD menginformasikan jadwal rapat-rapat kepada bagian
risalah.
b. Kepala bagian AKD menugaskan operator alat rekam untuk melakukan
perekaman terhadap rapat yang berjalan.
c. Kepala bagian risalah menunjuk editor untuk melakukan editing hasil
transkrip.
d. Kepala bagian subag distribusi bagian risalah menyusun konsep matrik
penugasan transkriptor.
e. Pengadministrasi umum bagian risalah menyiapkan surat tugas transkriptor
yang ditandatangani oleh kepala bagian risalah.
2. Tahap Pelaksanaan
a. Perekaman
- Operator alat rekam melakukan persiapan perekaman.
- Operator alat rekam melakukan perekaman sesuai dengan tata cara dan
petunjuk teknis pelaksanaan perekaman.
- Operator alat rekam menyerahkan kaset yang berisi rekaman dengan
durasi sesuai dengan petunjuk teknis perekaman untuk diproses menjadi
risalah, kepada bagian risalah.
- Penyerahan kaset hasil rekaman tersebut dituangkan dalam berita acara
penyerahan kaset.
- Pengadministrasian umum menyiapan form berita acara serah terima
kaset dari operator alat rekam.
b. Penyusunan risalah rapat
- Transkriptor melakukan persiapan pentranskripan
- Transkriptor melakukan pentranskripan sesuai dengan tata cara dan
petunjuk teknis pelaksanaan pentranskripan.
- Transkriptor mengirim soft copy hasil transkrip kepada editor untuk
dilakukan editing.
- Editor mengedit transkrip yang disampaikan oleh transkriptor dan
mengumpulkan seluruh hasil transkrip menjadi konsep risalah rapat
28
dengan menyempurnakan sesuai dengan pedoman umum tata naskah

resmi dan surat dinas DPR RI dan Setjen DPR RI .
- Editing konsep risalah dilakukan dengan memperhatikan tata bahasa
sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.
- Kabag risalah, kasubag transkrip, dan kasubag distribusi melakukan
pengawasan atau supervisi terhadap pelaksanaan tugas transkriptor
- Editor menyerahkan konsep risalah kepada kasubag transkrip untuk
dilakukan koreksi
- Pelaksanan koreksi kasubag transkrip dibantu oleh kasubag distribusi dan
staf pengumpul dan pengolah data.
3. Tahap Penyelesaian
a. Penggandaan dan pendistribusian
- Sekretariat AKD memperbanyak risalah yang telah ditandatangani
sebanyak jumlah anggota AKD dan mitra kerja
- Sekretariat AKD mendistribusikan risalah kepada mitra kerja atau
undangan.
b. Penyimpanan
b1. Penyimpanan kaset atau CD
- Operator alat rekam melakukan penyimpanan terhadap kaset-kaset yang
telah ditranskip, dan master rekaman dalam bentuk kaset maupun CD
pada tempat khusus, diklarifikasikan berdasarkan periode tertentu
maupun suatu proses pembahasan, dan menggunakan aplikasi sistem
penyimpanan (sistem data based), agar memudahkan untuk melakukan
pencarian ulang bilamana diperlukan
- Bagian AKD yang bersangkutan, bagian dokumen dan unit perpustakaan
menyimpan kaset hasil rekaman menurut ketentuan yang berlaku.
b2. Penyimpanan risalah master
- Bagian risalah melakukan penyimpanan risalah berupa naskah tersendiri
dan dalam bentuk terjilid dari suatu periode tertentu maupun dalam suatu
proses pembahasan dan menggunakan aplikasi sistem penyimpanan
(sistema data based),agar memudahkan untuk dilakukan pencarian ulang
bilamana diperlukan
29
- Bagian risalah, bagian AKD yang bersangkutan, bagian dokumen dan

unit perpustakaan menyimpan risalah hasil rapat menurut ketentuan yang
berlaku.
b3. Penyimpanan risalah soft copy
Operator komputer mengumpulkan data-data soft copy risalah rapat yang
diklasifikasikan sesuai AKD, dan sifat rapat, men-scan data risalah, mengubah
dalam bentuk PDF (read Only). Penyimpanan risalah dalam bentuk soft copy
dilakukan berdasarkan sistemdata based dan memudahkan untuk dilakukan
pencarian ulang bilamana diperlukan.
4.5. Analisis Pekerjaan

Mengacu pada penjelasan Sastrohadiwiryo (2002), analisis pekerjaan dapat
diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan,
mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan
sistemik. Sedangkan menurut Mondy (2008), analisis pekerjaan memberikan
ringkasan mengenai kewajiban dan tanggung jawab suatu pekerjaan, hubungannya
dengan pekerjaan lainnya, pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan, dan
lingkungan kerja dimana pekerjaan tersebut dijalankan. Fakta-fakta pekerjaan
dikumpulkan, dianalisis dan dicatat sesuai dengan apa adanya pekerjaan tersebut
dan bukan bagaimana seharusnya pekerjaan tersebut.
Beberapa informasi yang biasanya dikumpulkan oleh penyelia dan spesialis
dalam sumber daya manusia melalui analisis pekerjaan mengenai uraian jabatan
yang meliputi (1) rangkuman jabatan, (2) fungsi jabatan, (3) deskripsi tugas, (4)
wewenang, (5) peralatan dan dokumen kerja, (6) hasil kerja, (7) hubungan kerja,
(8) kondisi kerja, (9) variansi masalah, sedangkan spesifikasi pekerjaan meliputi
faktor kompetensi.
Adapun manfaat dari dilakukannya analisis pekerjaan menurut
Sedarmayanti (2009), antara lain;
1. Penarikan seleksi dan penempatan pegawai
2. Sebagai petunjuk dasar dalam penyusunan program latihan dan
pengembangan.
3. Menilai kinerja atau pelaksanaan kerja
4. Memperbaiki cara bekerja pegawai
30
5. Merencanakan organisasi agar memenuhi syarat atau memperbaiki struktur

organisasi sesuai beban dan fungsi jabatan
6. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawai
7. Merencanakan fasilitas dan perlengkapan kerja bagi karyawan
8. Bimbingan dan penyuluhan pegawai.
Uraian jabatan menurut Dessler (2004) adalah pernyataan tertulis tentang apa
yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya dan
bagaimana kondisi kerjanya. Sedangkan menurut Hasibuan (2005) spesifikasi
pekerjaan adalah uraian persyaratan minimum orang yang bisa diterima agar dapat
menjalankan jabatan dengan baik dan kompeten. Spesifikasi pekerjaan disusun
berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri,
karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan
melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.Berdasarkan hasil observasi, berikut
merupakan analisis pekerjaan kondisi saat ini karyawan bagian risalah DPR RI.
Tabel 2.Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah
NAMA JABATAN: KEPALA BAGIAN RISALAH
A. Deskripsi Pekerjaan
1. Rangkuman Jabatan: Memimpin kegiatan Bagian Risalah dalam
melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR
RI sesuai dengan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas
berjalan lancar.
2. Fungsi Jabatan: kepala bagian memiliki fungsi jabatan yaitu
bertanggung jawab dalam pelaksanaan penyusunan risalah sementara
atau resmi rapat-rapat DPR RI dengan peraturan yang berlaku agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar
3. Deskripsi Tugas:
a. Merencanakan operasional kegiatan Bagian Risalah berdasarkan
sasaran kerja Biro Persidangan.
b. Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis.
c. Memberi arahan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan
baik.
31
Lanjutan Tabel 2. Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah

3.Deskripsi Tugas:
d. Menyusun rencana kegiatan dan anggaran Bagian sebagai bahan
informasi bagi atasan dalam menyusun rencana anggaran.
e. Mengatur kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling
mendukung.
f. Menyelia pelaksanaan tugas bawahan.
g. Mengadakan hubungan kerja dengan unit kerja di lingkungan
Sekretariat Jenderal DPR RI.
h. Mengoreksi konsep-konsep yang disusun oleh bawahan, sebelum
disampaikan kepada atasan atau yang akan ditandatangani.
i. Melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat
DPR RI.
j. Melaksanakan pendistribusian hasil transkrip kepada seluruh anggota
Tabel 2 dewan dan pihak-pihak terkait.
k. Melaksanakan pertanggungjawaban penggunaan keuangan.
l. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan
m. Mengevaluasi hasil kegiatan bawahan sebagai masukan untuk
penyempurnaan rencana operasional kegiatan.
n. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan/kinerja kepada atasan
secara berkala atau setiap waktu diperlukan.
4. Wewenang
Beberapa hasil penelitian, kepala bagian risalah memiliki beberapa
wewenang yaitu pertama membagi tugas kepada bawahan agar tugas
terbagi habis. Kedua, mengatur dan menyelia kegiatan bawahan agar
terjalin kerjasama yang saling mendukung. Ketiga, mengoreksi konsep-
konsep yang disusun oleh bawahan, sebelum disampaikan kepada atasan
atau yang akan ditandatangani.
5. Peralatan dan Dokumen Kerja
Peralatan dan dokumen yang digunakan adalah Personal komputer,
Laptop, Hard Disk Eksternal, Tape Recorder, jaringan internet, Wifi.
.
32
Lanjutan Tabel 2. Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah

6. Hasil Kerja
Hasil kerja Kepala bagian risalah meneliti kembali dan melengkapi
dengan halaman pertama yang memuat daftar nama anggota yang hadir
menjadi risalah sementara selanjutnya membuat naskah risalah resmi.
Mengumpulkan master risalah rapat setiap periode masa persidangan.
Mendistribusikan risalah rapat ke pimpinan DPR, Pimpinan Fraksi,
Pimpinan komisi, pejabat setjen, Arsip Nasional, Arsiparis,
Dokumentasi, File Risalah
7. Hubungan Kerja
Pihak Deskripsi
Transkriptor Pengawasan atau supervisi terhadap pelaksanaan
tugas transkriptor
AKD Penugasan operator alat rekam untuk melakukan
perekaman sesuai dgn suratpemberitahuan dari
kepala bagian AKD, menyerahkan konsep risalah
kabag AKD
8. Kondisi Kerja
Setiap hari kepala bagian bekerja dengan waktu kerja ± 8 jam per hari
mulai pukul delapan pagi hingga pukul empat sore. Apabila masih ada
rapat malam terkadang ikut pula rapat sampai selesai. Kondisi ruangan
mempunyai ruang sendiri dan tertutup untuk bekerja.
9. Variansi Masalah
Pihak Deskripsi
Sesama Kepala Bagian adanya koreksi pengembalian konsep risalah
dari kepala bagian AKD.
Selain Kepala Bagian adanya kesalahan pada perekaman oleh
operator, adanya konflik karena ada kesalahan
yang dilakukan oleh kasubag, transkriptor
dalam penyusunan dan laporan risalah.
33
Lanjutan Tabel 2.Analisis pekerjaan Kepala Bagian Risalah

B. SPESIFIKASI PEKERJAAN (JOB SPECIFICATION)
Lanjutan Tabel 2.
Faktor Kompetensi
Kompetensi menurut spencer dan spencer (1993) adalah karakteristik dasar
seseorang yang terkait dengan kinerja efektif tertentu atau kinerja
superiornya dalam sebuah pekerjaan atau situasi. Karakteristik yang
membentuk sebuah kompetensi adalah:
Faktor Deskripsi
Pengetahuan dituntut memiliki kematangan dalam
(knowledge) pekerjaan dan kematangan melakukan sesuatu
yang berdasarkan pengetahuan dan
ketrampilan.
Motivasi menumbuhkan kepercayaan,
(Motives) partisipasi, loyalitas, dan internal motivasi
para bawahan dan cara persuasif. Hal ini
semua akan diperolah peranan
kecakapan,kemampuan dan perilaku.
Ketrampilan Memiliki ketrampilan dalam Stenografi,
(Skill) teknik penyusunan risalah, digitalisasi risalah,
ISQ.
Kemampuan Memiliki kemampuan tugas, memanfaat
(Selft Concept) fungsi, dan kemampuan tanggung jawab.
Karakteristik Personal Wibawa, tegas, rajin, bekerja keras,
(Traits) bertanggung jawab.
Tabel 3. AnalisisPekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah

NAMA JABATAN : KEPALA SUBBAGIAN RISALAH
1. Rangkuman Jabatan : Memimpin kegiatan Subbagian Transkrip
dalam melakukan transkripsi rapat-rapat DPR RI sesuai dengan
peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar
34
LanjutanTabel 3. Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah

NAMA JABATAN: KEPALA SUBBAGIAN RISALAH
2. Fungsi Jabatan: kepala subbagian memiliki fungsi jabatan yaitu
bertanggung jawab dalam pelaksanaan merencanakan kegiatanTranskrip
berdasarkan rencana operasional kegiatan Bagian serta penyusunan
risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR RI dengan peraturan yang
berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar
3. Deskripsi Tugas:
a. Merencanakan kegiatan Subbagian Transkrip berdasarkan rencana
operasional kegiatan Bagian.
b. Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis.
c.Mengatur kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling
mendukung.
d. Memberi arahan kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan
baik.
e. Membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas.
f. Melakukan penyusunan konsep transkrip rapat-rapat DPR RI.
g. Memeriksa hasil kegiatan bawahan agar diperolah hasil yang benar.
h. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada
atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan.
i. Melakukam tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan.
4. Wewenang
Membagi tugas kepada bawahan agar tugas terbagi habis.Mengatur
kegiatan bawahan agar terjalin kerjasama yang saling
mendukung.Membimbing bawahan dalam melaksanakan
tugas.Melakukan penyusunan konsep transkrip rapat-rapat DPR
RI.Memeriksa hasil kegiatan bawahan agar diperolah hasil yang
benar.Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada
atasan secara berkala atau setiap waktu diperlukan.
35
Lanjutan Tabel 3.Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah

A. Deskripsi Pekerjaan.
6. Hasil Kerja
Kepala Sub Bagian menyusun konsep matriks penugasan transkriptor,
kasubag mengirimkan risalah resmi ke bagian tata persuratan (kasubag
Penggandaan) dengan surat permintaan untuk di gandaan.
7. Hubungan Kerja
Pihak Deskripsi
Sesama kasubag hubungan kerja tata persuratan
Transkriptor hubungan kerja untuk proses penugasan
transkriptor
8. Kondisi Kerja
mempunyai ruang sendiri dan ruangan bersama kasubag lain bagian
risalah
9. Variansi Masalah
Adanya kesalahan penyusunan konsep matrik penugasan
transkriptor,adanya tumpang tindih penugasan kepada transkriptor
dengan pelaksanaan dan hasil kegiatan atau kinerja kepada atasan
secara berkala atau setiap waktu diperlukan
Faktor Kompetensi
Faktor Deskripsi
yang berdasarkan pengetahuan dan ketrampilan.
36
Lanjutan Tabel 3.Analisis Pekerjaan Kepala Sub Bagian Risalah

Faktor Kompetensi
Faktor Deskripsi
Motivasi meningkatkan kedesiplinan dan menurunkan
(Motives) tingkat absensi karyawan, mempertahankan
loyalitas dan kestabilan karyawan. Hal ini semua
akan diperolah peranan kecakapan, kemampuan
dan perilaku.
Karakteristik Personal Wibawa, tegas, rajin, bekerja keras,
(Traits) bertanggung jawab
Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor

NAMA JABATAN: TRANSKRIPTOR
1. Rangkuman Jabatan: menyusun risalah rapat-rapat DPR RI sesuai
dengan penugasanatasan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
2. Fungsi Jabatan:
Kepala bagian memiliki fungsi jabatan yaitu bertanggung jawab dalam
pelaksanaan penyusunan risalah sementara atau resmi rapat-rapat DPR
Bagian transkriptor memiliki tugas untuk menyusun risalah rapat-rapat
DPR RI sesuai dengan penugasanatasan agar pelaksanaan tugas berjalan
lancar.
3. Deskripsi Tugas:
a. Menerima hasil rekaman rapat
b. Melakukan transkip hasil rekam rapat
c. Mencetak hasil transkip sebagaia konsep risalah rapat
37
Lanjutan Tabel 4.Analisis Pekerjaan Transkriptor

3. Deskripsi Tugas:
d. Menyampaikan konsep risalah rapat DPR RI kepada atasan
e. Membuat back up file konsep risalah rapat
f. Melakukan editing risalah dan hasil kegiatan kepada atasan.
g. Melaporkan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan
h. Melakukan tugas kedinasan lain sesuai dengan penugasan atasan
4. Wewenang
Melakukan transkip hasil rekam rapat, mencetak hasil transkip sebagian
konsep risalah rapat, menyampaikan konsep risalah rapat DPR RI
kepada atasan, membuat back up file konsep risalah rapat, melakukan
editing risalah dan hasil kegiatan kepada atasan, melaporkan
pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan.
6. Hasil Kerja
Kaset hasil rapat yang berisi rekaman kegiatan rapat dengan durasi
tertentu yang digunakan sebagai media transkip suara yang perlu diubah
menjadi tulisan menjadi naskah risalah resmi. Membuat back up file
risalah rapat.
7. Hubungan Kerja
Pihak Deskripsi
Sesama transkriptor hubungan kerja sama untuk proses
penugasan sebagai transkriptor
Operator alat rekam AKD hubungan dengan operator perekam
berupa penyerahan file dta softcopy,
men-scan data serta file risalah.
komunikasi transkriptor, sehingga harus
Bertambah tugas kerjanya.
kesalahan atau trouble
38

8. Kondisi Kerja
mempunyai ruang sendiri khusus transkriptor yang disekat.
9. Variansi Masalah
Pihak Deskripsi
Sesama transkriptor terjadi konflik kesalah pahaman Sesama
transkriptor karena adanya rapat terlalu banyak,
kurangnyaKomunikasi transkriptor,sehingga
harus bertambah tugas kerja.
Selain transkriptor - terjadi konflik dengan kasubag, sehingga
penambahan tugas menjadi transkriptor hingga
kasubag menjaditranskriptor.
- Operator perekam terjadi konflik apabila kaset
yang direkam ada
Faktor Kompetensi
Faktor Deskripsi
yang berdasarkan pengetahuan dan
ketrampilan
Motivasi menumbuhkan kepercayaan,
(Motives) partisipasi, loyalitas, dan internal motivasi
para bawahan dan cara persuasif. Hal ini
semua akan diperolah peranan kecakapan,
kemampuan dan perilaku.
39

Faktor Kompetensi
Faktor Deskripsi
ISQ, teknik perekaman, bahasa Inggris,
Karakteristik Personal ketelitian, rajin, bekerja keras, fokus,
(Traits) bertanggung jawab.
4.6. Analisis Beban Kerja
Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi

karyawan dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah karyawan yang efektif
pekerjaan akan selesai dengan baik dan tepat pada waktunya jika setiap hari
karyawan dapat bekerja secara efektif. Waktu produktif Per Tahun untuk
menghitung beban kerja, terlebih dahulu harus mengetahui waktu produktif dalam
satu tahun melalui hari dan jam kerja efektif sebagai dasar perhitungan dalam
penelitian, digunakan tahun 2013 untuk menghitung waktu kerja efektif.
Berdasarkan informasi dari pihak bagian Risalah, jumlah rata-rata absen, izin, cuti
pribadi, dinas ke luar kota dan lain-lain adalah sebesar 10% dari jumlah hari
dalam satu tahun. Dengan demikian jumlah hari absen, izin dan lain-lain tahun
2013 adalah:
10% X 365 hari = 36,5 hari,dibulatkan menjadi 37

40
Selanjutnya adalah menghitung jumlah hari efektif selama tahun 2013.

Perhitungannya adalah sebagai berikut:
Jumlah hari menurut kalender dalam satu tahun 365 hari

Jumlah hari sabtu dan minggu 102 hari
Jumlah hari libur nasional 14 hari
Jumlah hari cuti bersama 5 hari
Jumlah absen (sakit, izin, cuti pribadi,dll) 37 hari
158 hari
Hari kerja efektif dalam satu tahun 207 hari
Dari hasil perhitungan, diketahui bahwa jumlah hari efektifdalam satu tahun
adalah 207 hari
Setelah mengetahui jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun,
perhitungan dilanjut dengan menghitung jam kerja efektif dalam satu hari. Dengan
memperhitungkan jam kerja per hari di bagian risalah. Dalam keputusan Presiden
Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja Instansi pemerintah 37 jam 30
menit perminggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja maupun 6 (enam ) hari kerja
sesuai dengan yang ditetap kepala daerah masing-masing.
Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan
digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja. Maka
perhitungan jam kerja efektif adalah sebagai berikut:
- Jam kerja PNS perminggu = 37,5 jam (37 jam 30 menit)
- Jam kerja PNS perhari = 37,5 jam : 5 = 7,5 jam (7 jam 30 menit)
- Jam efektif perhari = 75% x 7,5 jam = 5 jam 37 menit = 337
menit dibulatkan 330 menit (5 jam 30 menit)
- Jam kerja efektif perminggu = 5 hari x 330 menit = 1.650 menit
- Jam kerja efektif perbulan = 20 hari x 330 menit = 6.600 menit
- Jam kerja efektif per tahun = 12 bulan x 6.600 menit = 79.200 menit
1320 jam = 1300 jam
Hasil perhitungan menunjukan waktu produktif dalam satu tahun adalah
1300 jam. Perhiungan jumlah karyawan yang efektif perlu dilakukan untuk
mencapai efisiensi waktu dan biaya. Dengan demikian, selain waktu produktif,
41
beban kerja berdasarkan deskripsi pekerjaan juga penting untuk diketahui agar
dapat melakukan perhitungan jumlah karyawan yang efektif.
Tabel 5. Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah
No. Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Waktu Beban WP x Jam Pegawai yg Ket.
Hasil Penyelesaian Kerja BK Kerja Dibutuhkan
Efektif
1 Merencanakan Menerima penugasan dari Kepala keg 2 4 8 72000 0,00011 Per
operasional Kegiatan Biro Persidangan tahun
Bagian Risalah Menugaskan kepada masing- keg 5 4 20 72000 0,00028 Per
berdasarkan sasaran masing Kasubbag untuk tahun
kerja Biro mengumpulkan bahan dan data
Persidangan yang diperlukan untuk membuat
pedoman dan rencana kerja untuk
1 tahun, untuk setiap satu masa
sidang dan setiap reses
Menyusun konsep pedoman kerja keg 20 4 80 72000 0,00111 Per

Bagian bersama-sama Kepala tahun
Sub Bagian
Menyampaikan konsep pedoman keg 5 4 20 72000 0,00028 Per
kerja Bagian kepada Kepala Biro tahun
untuk dikoreksi
2 Menyusun rencana Melaksanakan penyiapan bahan keg 30 4 120 72000 0,00167 Per
kegiatan dan rencana kegiatan dan anggaran tahun
anggaran Bagian bagian
sebagai bahan
informasi bagi atasan Memimpin dan mengarahkan keg 10 4 40 72000 0,00056 Per
dalam menyusun Kepala Subbagian daam tahun
rencana anggaran menyusun konsep rencana
agar kegiatan Setjen kegiatan dan anggaran subbagian
DPR RI dapat
berjalan dengan
lancar Menugaskan Kepala Subbagian keg 5 4 20 72000 0,00028 Per
untuk membuat rencana kegiatan tahun
dan anggaran sub bagian
berdasarkan rencana operasional
bagian yang telah ditetapkan
Memimpin koordinasi dengan keg 10 4 40 72000 0,00056 Per

Kepala Sub Bagian mengenai tahun
hasil penugasan pembuatan
rencana kegiatan dan anggaran
sub bagian
Mengkoordinir penyiapan konsep keg 15 4 60 72000 0,00083 Per
rencana kegiatan dan anggaran tahun
bagian
Menyiapkan bahan rapat keg 5 1 5 72000 0,00007 Per

koordinasi dengan Kepala Biro tahun
mengenai rencana kegiatan dan
anggaran bagian
3 Melaksanakan Menugaskan Kepala Sub Bagian keg 5 1 5 72000 0,00007 Per

pertanggung untuk menyusun berkas (kuitansi tahun
jawaban penggunaan dan lampiran kelengkapan)
keuangan Bagian pertanggung jawaban
penggunaan keuangan masing-
masing sub bagian
42
Lanjutan Tabel 5. Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah

No Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Waktu Beban WP x Jam Pegawai yg Ket.
Efektif
Menugaskan Kasubbag agar keg 5 1 5 72000 0,00007 Per

melakukan penagihan keuangan tahun
kepada bendahara pengeluaran
Sekretariat Jenderal DPR RI

melakukan pembukuan tahun
(akuntansi) penggunaan
keuangan bagian
menyusun laporan pertanggung tahun
jawaban penggunaan keuangan
bagian perbulan dan triwulan
Mengoreksi laporan penggunaan keg 20 6 120 72000 0,00167 Per

keuangan Bagian tahun
Menyetujui laporan penggunaan keg 5 6 30 72000 0,00042 Per
keuangan Bagian tahun
Menyampaikan laporan keg 15 6 90 72000 0,00125 Per
pertanggung jawaban tahun
penggunaan keuangan Bagian
kepada Kepala Biro
4 Melakukan Mengkoordinir masuknya surat di keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari
Pengadministrasian Bagian
Surat Masuk Menugaskan Kepala Sub bagian keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari
melakukan klasifikasi surat yang
masuk (kilat, segera dan biasa)
berdasarkan analisis
permasalahan surat dan membuat
disposisi
Membaca dan meneliti isi surat keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari
yang disampaikan kepada Sekjen
DPR RI
Menyerahkan Surat masuk dan keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari

lembar disposisi kepada Sekjen
DPR
Menugaskan Kasubbag untuk keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari
menindaklanjuti disposisi kepada
Sekjen DPR
5 Mengkoordinasikan Menugaskan Kasubag untuk keg 10 15 150 1500 0,10000 Per
pelaksanaan mendata kaset transkrip yang minggu
transkrip risalah diterima
Menugaskan Kasubag untuk keg 10 15 150 1500 0,10000 Per

membuat risalah atas transkrip minggu
yang telah diterima
Menerima hasil konsep risalah keg 10 15 150 1500 0,10000 Per

minggu
Memeriksa dan mengoreksi keg 10 15 150 1500 0,10000 Per
risalah minggu
Menyerahkan hasil koreksian keg 10 15 150 1500 0,10000 Per
kepada Kasubag minggu
6 Mengkoodinasikan Menugaskan Kasubag untuk keg 10 15 150 1500 0,10000 Per
pelaksanaan mendata risalah yang telah selesai minggu
distribusi risalah disusun
mendistribusikan risalah minggu
merekap risalah yang telah minggu
didistribusikan
43
Lanjutan Tabel 5.Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah

Efektif
7 Menyiapkan Data Menyiapkan kajian / telaah keg 75 2 150 6000 0,02500 Per
dan Informasi yang hukum dari suatu masalah/kasus bulan
diperlukan untuk tertentu yang sedang hangat
mendukung kinerja dibicarakan publik
Setjen DPR RI
dalam menanggapi Melakukan koordinasi dengan keg 15 2 30 6000 0,00500 Per
masalah yang sedang unit terkait yang telah ditugaskan bulan
hangat diungkap dengan Sekjen DPR
publik, khususnya
apabila Menyiapkan undang-undang / keg 20 2 40 6000 0,00667 Per
dipertanyakan oleh peraturan yang diperlukan setiap bulan
pers atau apabila saat dibutuhkan sebagai
memang perlu kelengkapan dari masalah / kasus
disampaikan kepada tertentu yang akan dibahas
pers
Menyiapkan kliping harian / keg 30 2 60 6000 0,01000 Per

berita inernet berkaitan dengan bulan
masalah / kasus yang sedang
hangat
mengumpulkan data-data yang bulan
diperlukan terkait masalah / kasus
yang sedang hangat
8 Menyusun Laporan Memimpin koordinasi dengan keg 15 5 75 72000 0,00104 Per

Kegiatan Bagian Kepala Subbagian berkaitan tahun
secara periodik agar dengan bahan pelaporan masing-
segala kegiatan masing subbagian
bagian tercatat dan
dilaporkan kepada Menugaskan Kepala Subbagian keg 5 5 25 72000 0,00035 Per
atasan untuk menyusun laporan kegiatan tahun
sesuai dengan sub unit bagiannya
masing-masing
Mengkoordinir Kepala Subbagian keg 15 5 75 72000 0,00104 Per

untuk menyusun laporan kegiatan tahun
bagian berdasarkan laporan
masing-masing subbagian

menyiapkan bahan laporan tahun
kegiatan bagain untuk
disampaikan kepala Biro
9 Mengatur perjalanan Menugaskan Kasubbag agar keg 5 5 25 6000 0,00417 Per

Dinas Bagian, baik melakukan koordinasi dengan bulan
Dalam Negeri unit terkait berkenaan dengan
maupun Luar Negeri perjalnan dinas Komisi

menyiapkan data-data yang bulan
diperlukan untuk berjalnan dinas
mengecek paspor, bagasi, dan bulan
lain-lain saat kedatangan dan
kepulangan dari perjalanan dinas
10 Mengurus Menugaskan Kasubbag agar keg 5 1 5 300 0,01667 Per hari

Kerumahtanggan mengecek kelengkapan rumah
Bagian dinas
Menugaskan Kasubbag agar keg 5 1 5 300 0,01667 Per hari
mengecek kelengkapan ruang
kerja
44
Lanjutan Tabel 5.Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah

Efektif
mengecek kebersihan ruangan
(ruang kerja, ruang tamu, ruang
makan, ruang istirahat, dan toilet)
mengecek makanan dan minuman
yang akan dihidangkan
Menyampaikan surat-surat, keg 2 2 4 300 0,01333 Per hari
undangan-undangan, koran
harian, majalah ke meja kerja
Jumlah 2.552
Kebutuhan personil 1,15
Pembulatan 1
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Bagian Risalah

memiliki beban kerja sebesar 2552 jam dalam setahun, dengan kebutuhan personil
1 orang.
Tabel 6. Analisis beban kerja Kepala Sub Bagian Distribusi
No. Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Waktu Beban WP x BK Jam Pegawai yg Ket.
Hasil Penyelesaian Kerja Kerja Dibutuhkan
Efektif
1. Merencanakan Menyusun rencana kerja keg 90 2 180 72.000 0,00250 per

kegiatan Sub Bagian subbagian berdasar rencana tahun
Transkripberdasarka kerja bagian
n rencana Menyampaikan kepada keg 10 4 40 72.000 0,00056 per
operasional kegiatan bawahan rencana kerja dan tahun
Bagian pembagian kerja
Menyampaikan konsep kepada keg 5 4 20 72.000 0,00028 per
atasan untuk mendapat koreksi tahun
dan arahan
Menyempurnakan rencana keg 30 2 60 72.000 0,00083 per
kegiatan subbagian tahun
2 Mendistribusikan Menerima penugasan untuk keg 10 15 150 1.500 0,10000 Per
risalah mendata kaset transkrip yang minggu
diterima
Mendata risalah yang telah keg 30 15 450 1.500 0,30000 Per
selesai dibuat minggu
Mendistribusikan risalah keg 60 15 900 1.500 0,60000 Per
minggu
Mendata dan Mengarsip risalah keg 30 15 450 1.500 0,30000 Per
minggu
Melaporkan kepada pimpinan keg 10 15 150 1.500 0,10000 Per
minggu
3 Mengurus tata surat Mencatat dalam agenda setiap keg 3 200 600 72.000 0,00833 per
dan kearsipan surat yang masuk dan keluar tahun
Bagian. Menganalisa isi surat masuk keg 10 200 2.000 72.000 0,02778 per
tahun
Mengarsip surat yang telah keg 5 200 1.000 72.000 0,01389 per
didisposisi tahun
Mengarsip surat keluar. keg 5 200 1.000 72.000 0,01389 per
tahun
Mengarsip surat keluar yang keg 5 200 1.000 72.000 0,01389 per
telah dikirim tahun
4 Melaporkan Melaporkan perkembangan keg 5 50 250 72.000 0,00347 per
pelaksanaan dan pelaksanaan tugas secara lisan tahun
hasil dan tulisan.
kegiatan/kinerja Meminta arahan dan keg 10 25 250 72.000 0,00347 per
kepada atasan secara bimbingan terhadap masalah tahun
berkala atau setiap yang dihadapi
waktu diperlukan
Jumlah 8.500
Pembulatan 1
45
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Sub Bagian distribusi

1 orang.
Tabel 7.Analisis beban kerja Kepala Sub Bagian Transkrip
Jam Pegawai
Satuan Waktu Beban
No. Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas
Hasil Penyelesaian Kerja
WP x BK Kerja yang Ket.
Efektif Dibutuhkan
1. Merencanakan Menyusun rencana kerja

kegiatan Sub subbagian berdasar rencana Keg 90 2 180 72000 0,00250 per tahun
Bagian kerja bagian
Transkripberda
Menyampaikan kepada
sarkan rencana
bawahan rencana kerja dan Keg 10 4 40 72000 0,00056 per tahun
operasional
pembagian kerja
kegiatan
Bagian Menyampaikan konsep kepada
atasan untuk mendapat koreksi Keg 5 4 20 72000 0,00028 per tahun
dan arahan
Menyempurnakan rencana
kegiatan subbagian
Keg 30 2 60 72000 0,00083 per tahun
2 Mentranskrip Menerima penugasan untuk
risalah mendata kaset transkrip yang Per
Keg 5 15 75 1500 0,05000
diterima minggu
Mendata transkrip hasil Per
rekaman yang diterima Keg 45 15 675 1500 0,45000
minggu
Membuat konsep risalah atas Per
transkrip yang telah diterima Keg 45 15 675 1500 0,45000
minggu
Menyerahkan hasil konsep Per
risalah kepada Kabag Keg 5 15 75 1500 0,05000
minggu
Menerima hasil koreksian Per
kepada Kasubag Keg 5 15 75 1500 0,05000
minggu
Mengoreksi/mengedit ketikan Per
risalah Keg 15 15 225 1500 0,15000
minggu
3 Mengurus tata Mencatat dalam agenda setiap
surat dan surat yang masuk dan keluar Keg 3 200 600 72000 0,00833 per tahun
kearsipan Menganalisa isi surat masuk
Bagian. Keg 10 200 2000 72000 0,02778 per tahun
Mengarsip surat yang telah
didisposisi
Keg 5 200 1000 72000 0,01389 per tahun
Mengarsip surat keluar. Keg 5 200 1000 72000 0,01389 per tahun
Mengarsip surat keluar yang
telah dikirim
Keg 5 200 1000 72000 0,01389 per tahun
4 Melaporkan Melaporkan perkembangan
pelaksanaan pelaksanaan tugas secara lisan Keg 5 50 250 72000 0,00347 per tahun
dan hasil dan tulisan.
kegiatan/kinerj
Meminta arahan dan
a kepada atasan
bimbingan terhadap masalah
secara berkala
yang dihadapi keg 10 25 250 72000 0,00347 per tahun
atau setiap
waktu
diperlukan
Jumlah
8.200
Kebutuhan personil
1,29
Pembulatan
1
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Sub Bagian Transkrip

1 orang.
46
Tabel 8.Analisis beban kerja Transkriptor Sub Transkrip
Jam Pegawai
Tahapan Pelaksanaan Satuan Waktu Beban
No. Rincian Tugas WP x BK Kerja yang Ket.
Tugas Hasil Penyelesaian Kerja
Efektif Dibutuhkan
1 Menerima hasil Menerima arahan tentang

rekaman rapat-rapat pelaksanaan tugas dari Per
Keg 10 50 500 1500 0,33333
DPR RI untuk Kasubag Rapat. Minggu
dilakukan transkrip.
Menerima hasil rekaman Per
Keg 30 50 1500 1500 1,00000
rapat-rapat DPR RI. Minggu
Mengecek kaset sesuai Per
Keg 150 50 7500 1500 5,00000
jumlahnya. Minggu
Melaporkan hasil Per
Keg 30 50 1500 1500 1,00000
pelaksanaan kepada atasan. Minggu
2 Membuat transkrip Menerima arahan tentang
Per
hasil rekaman rapat- pelaksanaan tugas dari Keg 10 15 150 1500 0,10000
Minggu
rapat DPR RI untuk Kasubag Rapat.
menyusun risalah Mentranskrip kaset dalam
Per
sementara. bentuk laporan risalah Keg 180 15 2700 1500 1,80000
Minggu
sementara.
Mengetik konsep risalah Per
Keg 120 15 1800 1500 1,20000
sementara. Minggu
Mengoreksi hasil ketikan
Per
konsep risalah sementara Keg 60 15 900 1500 0,60000
Minggu
sebelum dicetak.
Mencetak konsep risalah
sementara dan menyerahkan Per
Keg 60 15 900 1500 0,60000
kepada atasan untuk Minggu
dikoreksi.
Melakukan editing konsep
risalah sementara setelah Per
Keg 60 15 900 1500 0,60000
mendapat koreksi. Minggu
Mencetak ulang konsep Per
Keg 60 15 900 1500 0,60000
risalah sementara. Minggu
Membuat back up file Per
Keg 20 15 300 1500 0,20000
konsep risalah sementara. Minggu
3 Mencatat seluruh Menerima arahan tentang
Per
hasil pekerjaan ke pelaksanaan tugas dari Keg 10 15 150 1500 0,10000
Minggu
dalam atasan.
buku/lembaran kerja. Mencatat data-data kaset
yang dikerjakan ke dalam Per
Keg 60 15 900 1500 0,60000
buku laporan kerja. Minggu
Menyerahkan kepada atasan

Per
hasil laporan pengerjaan Keg 10 15 150 1500 0,10000
Minggu
kaset risalah rapat.
Membuat rekap hasil seluruh
pekerjaan yang telah Per
Keg 60 15 900 1500 0,60000
dilakukan kepada atasan. Minggu
Jumlah 21.650
Pembulatan 14
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Transkriptor Sub Transkrip

memiliki beban kerja sebesar 21.650 jam dalam setahun, dengan kebutuhan
personil 14 orang.
47
Tabel 9.Analisis beban kerja Transkriptor Sub Distribusi

Pegawai
Jam
Tahapan Pelaksanaan Satuan Waktu Beban yang
No Rincian Tugas WP x BK Kerja Ket.
Tugas Hasil Penyelesaian Kerja Dibutuhk
Efektif
an
1. Menerima hasil Menerima arahan tentang
Per
rekaman rapat- pelaksanaan tugas dari Keg 10 50 500 1.500 0,33333
Minggu
rapat DPR RI Kasubag Rapat.
untuk dilakukan Menerima hasil rekaman Per
Keg 30 50 1.500 1.500 1,00000
transkrip. rapat-rapat DPR RI. Minggu
Mengecek kaset sesuai Per
Keg 150 50 7.500 1.500 5,00000
jumlahnya. Minggu
Melaporkan hasil Per
Keg 30 50 1.500 1.500 1,00000
pelaksanaan kepada atasan. Minggu
2. Membuat Menerima arahan tentang
Per
transkrip hasil pelaksanaan tugas dari Keg 10 20 200 1.500 0,13333
Minggu
rekaman rapat- Kasubag Rapat.
rapat DPR RI Mentranskrip kaset dalam
Per
untuk bentuk laporan risalah Keg 180 20 3.600 1.500 2,40000
Minggu
menyusun sementara.
risalah Mengetik konsep risalah Per
Keg 120 20 2.400 1.500 1,60000
sementara. sementara. Minggu
Mengoreksi hasil ketikan
Per
konsep risalah sementara Keg 60 20 1.200 1.500 0,80000
Minggu
sebelum dicetak.
Mencetak konsep risalah
sementara dan menyerahkan Per
Keg 60 20 1.200 1.500 0,80000
kepada atasan untuk Minggu
dikoreksi.
Melakukan editing konsep
Per
risalah sementara setelah Keg 60 20 1.200 1.500 0,80000
Minggu
mendapat koreksi.
Mencetak ulang konsep Per
Keg 60 20 1.200 1.500 0,80000
risalah sementara. Minggu
Membuat back up file Per
Keg 20 20 400 1.500 0,26667
konsep risalah sementara. Minggu
3. Mencatat Menerima arahan tentang
Per
seluruh hasil pelaksanaan tugas dari Keg 10 15 150 1.500 0,10000
Minggu
pekerjaan ke atasan.
dalam Mencatat data-data kaset
Per
buku/lembaran yang dikerjakan ke dalam Keg 60 15 900 1.500 0,60000
Minggu
kerja. buku laporan kerja.
Menyerahkan kepada atasan
Per
hasil laporan pengerjaan Keg 10 15 150 1.500 0,10000
Minggu
kaset risalah rapat.
Membuat rekap hasil
Per
seluruh pekerjaan yang telah Keg 60 15 900 1.500 0,60000
Minggu
dilakukan kepada atasan.
4 Mendistribusika Menerima arahan tentang
Per
n transkrip pelaksanaan tugas dari Keg 10 15 150 1.500 0,10000
bulan
risalah atasan.
Mencatat data-data transkrip
berupa risalah yang telah Per
Keg 90 15 1.350 1.500 0,90000
selesai dikerjakan ke dalam bulan
buku laporan kerja.
Menggandakan transkrip Per
Keg 120 15 1.800 1.500 1,20000
risalah sesuai kebutuhan bulan
Mendistribusikan transkrip Per
Keg 120 15 1.800 1.500 1,20000
risalah bulan
Membuat rekap hasil
Per
bulan
5 Mengarsip Menerima arahan tentang
Per
transkrip risalah pelaksanaan tugas dari Keg 10 15 150 1.500 0,10000
bulan
atasan.
Memilah jenis risalah Per
Keg 120 15 1.800 1.500 1,20000
bulan
mengarsip risalah sesuai Per
Keg 120 15 1.800 1.500 1,20000
pengelompokan bulan
Membuat rekap hasil
Per
bulan
Jumlah 24.500
Pembulatan 23
48
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Transkriptorsub Distribusi

memiliki beban kerja sebesar 24.500 jam dalam setahun, dengan kebutuhan
personil 23 orang.
Berdasarkan perhitungan beban kerja pada Kepala Bagian, Kepala Sub
Bagian, Transkriptor. Bagian transkriptor memiliki beban kerja tertinggi. Hal ini
dikarenakan pekerjaan yang dilakukan membutuhkan waktu yang lama dan
dilakukan setiap hari, dimana pelaksanaannya membutuhkan ketelitian dan
keakuratan yang tepat.
4.7. Perhitungan Jumlah Karyawan
Perhitungan jumlah karyawan dilakukan dengan membagi jumlah beban kerja

dengan waktu produktif selama satu tahun. Perhitungan yang dilakukan Kepala
Bagian Risalah, Kepala Sub Bagian Risalah, serta Transkriptor bisa dilihat pada
Tabel 10.
Tabel 10.Perhitungan kebutuhan karyawan
Jumlah Jumlah
PJ/
No Nama Jabatan Beban Pemangku Hasil ABK +/- EJ/EU
PU
Kerja Jabatan
1 Kepala Bagian Risalah 2.552 1 1 0 1.15 A
2 Kepala Sub Bagian Transkrip 8.200 1 1 0 1,29 A
3 Transkriptor 21.650 14 14 0 1,03 A
4 Kepala Sub Bagian Distribusi 8.500 1 1 0 1,49 A
5 Transkriptor 24.500 23 23 0 1,02 A
Perhitungan jumlah kebutuhan karyawan =
Perhitungan +/- = Selisih antara jumlah kebutuhan karyawan dengan jumlah

karyawan yang ada
Beban Kerja Jabatan
EJ/EU =
Jumlah Pemangku Jabatan Jam Efektif Pertahun
PJ/PU = Prestasi Kerja dengan Pedoman
Keterangan
a. EJ di atas 1,00 = A (Sangat Baik)
b. EJ diantara 0,90-1,00 = B (Baik)
c. EJ diantara 0,70-0.89 = C (Cukup)
d. EJ diantara 0,50-0,69 = D (Sedang)
e. EJ dibawah 0.50 = E (Kurang)
49
Dapat dilihat pada Tabel 10 bahwa jumlah kebutuhan karyawan efektif

untuk kepala bagian risalah sebanyak 1 orang, Kepala Sub Bagian Transkrip 1
orang, Kepala Sub Bagian Distribusi 1 orang, Transkriptor dibawah Kepala Sub
Bagian Transkrip 14 orang, Transkriptor dibawah kepala Sub Bagian Distribusi
23 orang. Hasil pengukuran beban kerjauntuk Kepala Bagian Risalah 2552
jam/tahun,Kepala Sub Bagian Transkrip8200 jam/tahun, Kepala Sub Bagian
Distribusi 8500 jam/tahun, Transkriptor dibawah kepala Sub Bagian Transkrip
21.650 jam/tahun, Transkroptor dibawah Kepala Sub Bagian Distribusi 24.500
jam/tahun, menunjukkan perbedaan beban kerja masing-masing jabatan. Beban
kerja transkriptor lebih tinggi dibanding Kepala Bagian risalah dan Kepala
Subbagian Risalah. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa efisiensi dan
efektifitas Kepala Bagian Risalah A (Sangat Baik), efesiensi dan efektifitas
Kepala Sub Bagian A (Sangat Baik), efisiensi dan Efektifitas Transkriptor A
(Sangat Baik).
Beban Kepala Bagian, Kepala sub Bagian dan Transkriptor di Sekretariat
Jenderal DPR RI tidak sesuai dengan standar beban kerja Kementrian Dalam
Negeri, dikarenakan untuk kegiatan anggota dewan seperti rapat tidak bisa di
prediksikan seperti halnya adanya rapat mendadak dan lamanya rapat. Sejumlah
target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu
tertentu. Dalam konteks yang lebih riil beban kerja sesungguhnya merupakan
uraian tugasmasing-masing pegawai sebagai manifestasi dari pelaksanaan visi-
misi organisasi. Besar kecilnya beban kerja pegawai sangat tergantung pada besar
kecilnya beban kerja organisasi. Ada korelasi positif antara beban kerja organisasi
dengan beban individu. Namun beban kerja organisasi yang besar tidak bisa
menjasi acuan bagi tinggi rendahnya kinerja organisasi begitu juga individu,
banyak pegawai yang memiliki beban kerja yang besar tetapi kinerjanya belum
tentu tinggi. Terkait bagaimana kapasitas dan kemampuan pegawai tesebut dalam
melaksanakan tugasnya maka diperlukan analisa beban kerja sebagai metode
untuk mengetahui kapasitas pegawai dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi
organisasi. Banyak pekerjaan yang tidak secara eksplisit tercantum dalam
dokumen uraian tugas tapi merupakan tugas yanng harus dikerjakan oleh pegawai.
Dalam proses pengukuran beban kerja, uraian tugas merupakan salah satu elemen
50
pokok dalam mekanisme pengukurannya. Penting dalam arti bagaimana pegawai

mengalokasikan waktu dan mengefektifkan tugas dan pekerjaan yang di
embannya sehingga pekerjaan tersebut selesai secara cepat, lambat atau biasa-
biasa saja yanh dikonversikan dalam waktu yang digunakan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan.
Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya memperhatikan tingkat
kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada,
teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating
Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan
efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas. Hasil pengolahan data mengenai jumlah
kebutuhan karyawan dapat memperhatikan deskripsi sebelumnya yaitu uraian
tugas dan beban kerja. Kebutuhan jumlah karyawan muncul sebagai akibat dari
jumlah beban kerja yang berlebih dibandingkan dengan jumlah karyawan yang
ada. Dalam perhitungannya kebutuhan jumlah karyawan formula yang
dipergunakan adalah bahwa standar beban kerja satu orang karyawan yaitu
sebanyak 1300 jam/tahun, sementara jumlah beban kerja selain dipengaruhi oleh
jumlah volume kerja juga dipengaruhi norma waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan tugas, artinya semakin banyak jumlah volume kerja semakin
banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Selanjutanya apabila
waktu yang dibutuhkan karyawan semakin banyak maka bisa jadi semakin banyak
pula jumlah karyawan yang dibutuhkan tanpa membedakan kualifikasi masing-
masing karyawan, yang penting untuk diperhatikan berkaitan dengan kebutuhan
jumlah karyawan adalah kapasitas atau kompetensi karyawan yang melaksanakan
tugas pekerjaannya oleh karenanya peningkatan kapasitas merupakan faktor yang
harus diperhatikan. Rumusan tugas merupakan sangat krusial yang menjadi
penting agar beban kerja dapat ditetapkan secara lebih tepat dan kuantitas serta
kualitas dapat ditetapkan secara tepat.
Pelaksanaananalisa beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar
terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efiensi serta
profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi
serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan
51
secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat, bangsa

dan negara.
4.8. Implikasi Manajerial
Analisis pekerjaan dan analisis beban kerja merupakan faktor penting

dalam sebuah organisasi, analisis pekerjaan dilakukan untuk menghasilkan
deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sebagai identitas suatu jabatan yang
berguna untuk berbagai kepentingan dalam pengelolaan sumber daya manusia.
Sementara itu analisis beban kerja perlu dilakukan untuk mengetahui besar beban
kerja pada suatu pekerjaan dan kesesuaian antara beban kerja dengan jumlah
karyawan.
Pada bagian risalah analisis pekerjaan, sudah ada deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan,harusdisempurnakan melalui visi, misi, pendekatan, strategi, dan
kegiatan operasional agar dapat terciptanya kerjasama tim yang prima, hubungan
kerja berdasarkan pendekatan pertisipasi dan kelompok kerja (team work) guna
dapat mencapai misi organisasi yang efisien, efektif, dan berkeadilan kearah yang
lebih baik.
Untuk beban kerja menunjukkan perbedaan beban kerja masing-masing
jabatan. Beban kerja transkriptor secara umum lebih tinggi dibanding kepala
bagian dan kepala subbagian.Penentuan norma waktu yang ideal selayaknya
memperhatikan tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan
kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan
ketersediaan (Standard Operating Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah
diperlukan untuk meningkatkan efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas.
Hasil pengolahan data mengenai jumlah kebutuhan karyawan dapat
memperhatikan deskripsi sebelumnya yaitu uraian tugas dan beban kerja. penting
untuk diperhatikan berkaitan dengan kebutuhan jumlah karyawan adalah kapasitas
atau kompetensi karyawan yang melaksanakan tugas pekerjaannya oleh karenanya
peningkatan kapasitas merupakan faktor yang harus diperhatikan. Rumusan tugas
merupakan sangat krusial yang menjadi penting agar beban kerja dapat ditetapkan
secara lebih tepat dan kuantitas serta kualitas dapat ditetapkan secara tepat.
Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat
untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokokyang efisiensi
52
dan efektif yang baik. Menurut Hasibuan (2005) bahwa SDM memiliki empat
fungsi pokok majerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian, secara umum, setiap karyawan baik Kepala Bagian risalah, Kepala
Sub Bagian Risalah, transkriptor harus mengamalkan empat fungsi tersebut.
Perencanaan setiap pekerjaan dapat membuat program-program dalam bentuk
kerja. Pada fungsi pengorganisasian dan pengarahan, setiap pekerjaan diberi
pemahaman mengenai hak dan kewajiban mereka dalam tiap pekerjaan masing-
masing. Sehingga masalah-masalah yang mungkin terjadi dapat dihindari.
Selain penerapan empat fungsi diatas, perlu ada peningkatan pengetahuan
dan ketrampilan untuk meningkatan kualitas dan kinerja. Karyawan bagian risalah
diharapkan dapat semakin meningkatkan kinerjanya dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, serta kesesuaian antara beban kerja
dengan jumlah karyawannya, khususnya transkriptor dengan melaksanakan
berbagai langkah tersebut. Kesesuaian beban kerja dengan jumlah karyawan
diharapkan dapat meningkatkan motivasi dan kinerja pegawai, yang selanjutnya
akan meningkatkan kinerja dan prestasi sesuai visi, misi, dan tugas pokok
Sekretariat Jenderal DPR RI.
53
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
Berdasarkan tujuan penelitian yang ingin diperoleh dan hasil analisis pada
pembahasan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
a. Deskripsi pekerjaan dengan uraian rangkuman jabatan, fungsi jabatan,
deskripsi tugas, wewenang, peralatan dan dokumen kerja, hasil kerja,
hubungan kerja, kondisi kerja, variansi masalah. Spesifikasi pekerjaan
dengan uraian faktor kompetensi: pengetahuan, motivasi, ketrampilan,
kemampuan, karakteriktik personal. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan pada karyawan bagian risalah sudah terinci secara mendetail.
b. Berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, didapat hasil beban
kerja per jam/tahunmasing-masing menunjukkan variasi, beban kerja paling
besar yaitu transkriptor. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa
efisiensi dan efektifitas Kepala Bagian Risalah A (Sangat Baik), efesiensi
dan efektifitas Kepala Sub Bagian A (Sangat Baik), efisiensi dan Efektifitas
Transkriptor A (sangat Baik). Penentuan norma waktu yang ideal
selayaknya memperhatikan tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja,
jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang
digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating Procedures) SOP.
Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan efiensi dan
efektivitas pelaksanaan tugas.
c. Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat
untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokok yang
efisiensi dan efektif yang baik. Sebagaimana ditetapkan dalam Permenpan
Nomor 15 tahun 2008, bahwa visi reformasi birokrasi adalah: Terciptanya
tata kelola kepemerintahan yang baik tahun 2025.
54
2. Saran
Dalam rangka meningkatkan kualitas hasil penelitian selanjutnya, berikut
beberapa saran yang dapat diberikan yaitu, diterapkan Reformasi Birokrasi
pada bagian risalah untuk bertujuan mengemban dan menggapai visi, misi,
tugas dan fungsi serta peranan masing-masing dalam rangka meningkatkan
pelayanan publik yang lebih baik, terutama dalam hal sumber daya manusia.
55
DAFTAR PUSTAKA
Arep, I. dan H. Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta [ID]:
Penerbit Universitas Trisakti.
Azwar. 2010.Metode Penelitian. Yogyakarta [ID]: Pustaka Pelajar.
Departemen Dalam Negeri. 2008. Peraturan Menteri Dalam Negeri No 12 Tahun

2008 Tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Dalam Negeri
dan Pemerintah Daerah.
Dessler G. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi kesembilan. Jakarta

[ID]: PT. Indeks Kelompok Gramedia.
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2005. Peraturan Sekretariat

Jenderal NO.400/SEKJEN/2005Tentang Sekretariat Jenderal DPR RI.
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2005. Peraturan Pemerintah

NO.23 Tahun 2005 Tentang Sekretariat Jenderal DPR RI.
Dewan Pewrakilan Rakyat Republik Indonesia. Peraturan Sekretariat Jenderal No.

514/SEKJEN/2006 tentang Rumusan dan Rincian Tugas Jabatan Non
Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI.
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2011. Peraturan Sekretariat

Jenderal Nomor 01/PER-SEKJEN/2011 tentang Sekretariat Jenderal DPR
RI.
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia. 2009. Peraturan DPR RI No 1

Tahun 2009 Tentang Tata Tertib.
FlippoE B.1994. Manajemen Personalia: edisi keenam, jilid 1. Jakarta [ID]:

Erlangga.
Gunawan, IJ L. 2014. Analisa Pekerjaan dan Desain Pekerjaan Pada PT.

CHANDRA ELC. Skripsi pada Fakultas Manajemen Bisnis, Program Studi
Manajemen, Universitas Kristen Petra. Sidoarjo
Hasibuan M. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi revisi. Jakarta [ID]:
PT. Bumi Aksara.
MangkuprawiraS, VitayalaA. 2007. Manajemen Mutu Sumber Daya Manusia.

Bogor [ID]: Ghalia Indonesia.
Marwansyah, 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi kedua, Bandung

[ID]: Alfabeta.
56
MoleongJL. 2006. Metedologi Penelitian Kualitatif. Bandung [ID]: PT. Remaja

Rosda Karya.
Mondy. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1. Jakarta [ID]: Penerbit
Erlangga.
Purhantara W.(2010).Metode Penelitian Kualitatif Untuk Bisnis. Yogyakarta [ID]:

Graha Ilmu.
Saraswati H. 2014. Rancangan Desain Pekerjaan Aktivitas Rantai Pasok

Komoditas Kentang (Studi Kasus: Kebupaten Karo). Skripsi pada Fakultas
Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
Sastrohadiwiryo.2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia: Pendekatan

Administratif dan operasional. Jakarta [ID]: PT. Bumi Aksara.
Sedarmayanti. 2009. Sumber Daya Manusia dan Produktivitas. Bandung [ID]:

CV. Mandar Maju.
Spence LM, Spencer SM. 1993. Competence at Work. New York [US]: John
Wiley & sons.
Yulantami Y. 2010. Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja Karyawan PT.
Ekanindya Karsa. Skripsi Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut
Pertanian Bogor, Bogor.
57
Lampiran 1. Struktur Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI

Penelitian Skirpsi Abk Bagian Perisalah Rapat DPR Ri PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penelitian Skirpsi Abk Bagian Perisalah Rapat DPR Ri PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA KARYAWAN

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

ANALISIS PEKERJAAN DAN BEBAN KERJA KARYAWAN

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DIAN SARI LANOVA. H24087044. Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja

Penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan baik (clean and good

Penulis dilahirkan di Pandeglang pada tanggal 12 November 1984 sebagai

Bogor, Oktober 2014

UCAPAN TERIMA KASIH

Penyusunan skripsi di dalam pelaksanaannya dibantu oleh pihak-pihak yang

4.4.3 Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Risalah ......................................... 36

No. Tek s Halaman

No. teks Halaman

No. teks Halaman

1.1. Latar Belakang

Penyelenggaraan pemerintah yang bersih dan baik (clean and good

1.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Menganalisis deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan bagian risalah.

Penelitian ini diharapkan memiliki upaya meningkatkan pemahaman terhadap

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sumber Daya Manusia

Manajemen sumber daya manusia dapat diartikan sebagai pendayagunaan

2.2. Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia.

dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu, (5) Memverifikasi informasi analisis

2.3. Deskripsi Pekerjaan

2.4. Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan, seperti

1. Tingkat pendidikan pekerja

2.5.Analisis Beban Kerja

2.6. Hasil Penelitian Terdahulu

perusahaan sudah menerapkan dekripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang

penyelesaian rata-rata dan waktu produktif untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran

Visi misi sekretariat DPR RI

Tugas dan Fungsi

Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi Pekerjaan

Analisis Beban Kerja

Gambar 1. Kerangka pemikiran analisis pekerjaan

Deskripsi pekerjaan merupakan uraian pekerjaan yang menggambarkan

3.2. Lokasi dan Waktu

3.4. Metode Pengambilan Sampel

Teknik pengambilan sample yang digunakan adalahnon probability sampling.

3.5. Metode Pengumpulan Data

3.6. Metode Pengolahan dan Analisis Data

Jumlah Karyawan Efektif = x 1 orang ............................................(4)

JP = Jam kerja produktif setahun.

Perhitungan +/- = Selisih antara jumlah kebutuhan karyawan dengan

IV.HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Organisasi

sekretariat. Sekretariat Jenderal DPR RI merupakan unsur penunjang DPR, yang

4.1.2. Visi, Misi dan Tujuan

Misi Sekretariat Jenderal DPR RI adalah meningkatkan kualitas bantuan

undangan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan fungsi DPR RI di bidang

4.3. Bagian Risalah

Struktur organisasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk

organisasi manajemendan strtuktur organisasi operasional yang saling berkaitan

SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI

DEPUTI PERSIDANGAN DAN KSAP