Oleh
DIAN SARI LANOVA
H24087044
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen
Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
DIAN SARI LANOVA
H24087044
RINGKASAN
tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja, jumlah dan kualifikasi pegawai yang
ada, teknologi pendukung yang digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating
Procedures) SOP. Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan
efiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas.
Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat
untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokok yang
efisiensi dan efektif yang baik. Sebagaimana ditetapkan dalam Permenpan Nomor
15 tahun 2008, bahwa visi reformasi birokrasi adalah: Terciptanya tata kelola
kepemerintahan yang baik tahun 2025.
Kata kunci: analisis, deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, beban kerja,
risalah.
6
RIWAYAT HIDUP
v
7
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan
rahmat dan karunia Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
Penelitian ini merupakan salah satu kewajiban akademik yang harus
dipenuhi dan penyusunan skripsi ini merupakan suatu persyaratan bagi penulis
untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih Jenis
Manajemen, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut
Pertanian Bogor. Penelitian ini dilakukan pada Sekretariat Jenderal DPR RI
dengan judul “Analisis Pekerjaan dan Beban Kerja Karyawan Bagian Risalah
Sekretariat Jenderal DPR RI”.
Penulis menyadari bahwa isi dari penelitian ini masih jauh dari sempurna,
namun semoga adanya penelitian ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya,
terutama pihak-pihak yang terkait.
Penulis
vi
8
vii
9
DAFTAR ISI
Halaman
RINGKASAN
RIWAYAT HIDUP. ............................................................................................ v
KATA PENGANTAR ......................................................................................... vi
UCAPAN TERIMAKASIH................................................................................ vii
DAFTAR ISI ..................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xi
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xii
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .......................................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah................................................................................... 2
1.3 Tujuan Penelitian....................................................................................... 3
1.4 Manfaat Penelitian..................................................................................... 3
1.5 Ruang Lingkup .......................................................................................... 4
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sumber Daya Manusia .............................................................................. 5
2.2 Analisis Pekerjaan ..................................................................................... 5
2.3 Deskripsi Pekerjaan ................................................................................... 7
2.4 Spesifikasi Pekerjaan ................................................................................ 7
2.5 Analisis Beban Kerja................................................................................. 8
2.6 Penelitian Terdahulu ................................................................................. 9
III. METODE PENELITIAN
3.1 Kerangka Pemikiran .................................................................................. 11
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................... 13
3.3 Jenis dan Sumber Data .............................................................................. 13
3.4 Metode Pengambilan Sampel.................................................................... 14
3.5 Metode Pengumpulan Data ....................................................................... 14
3.6 Metode Pengolahan Data dan Analisi Data .............................................. 15
3.6.1 Analisis Pekerjaan ............................................................................ 15
3.6.2 Analisis Beban Kerja........................................................................ 17
IV.HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan ................................................................... 19
4.1.1 Sejarah Perusahaan........................................................................... 19
4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan organisasi ..................................................... 21
4.2 Struktur Organisasi ................................................................................... 21
4.3 Bagian Risalah .......................................................................................... 24
4.4.1 Kedudukan Bagian Risalah .............................................................. 24
4.4.2 Sumber Daya Manusia ..................................................................... 25
viii
10
ix
11
DAFTAR TABEL
x
12
DAFTAR GAMBAR
xi
13
DAFTAR LAMPIRAN
xii
1
I. PENDAHULUAN
dikategorikan kedalam tiga kondisi, yaitu beban kerja yang sesuai standar, beban
kerja yang terlalu tinggi dan beban kerja yang terlalu rendah. Beban kerja
tergantung dari deskripsi pekerjaan dan analisis pekerjaan.
Bagian risalah merupakan bagian dari struktur Organisasi Sekretariat Jenderal
DPR RI untuk mendukung pelaksanakan risalah rapat sebagaimana yang diatur
dalam Pasal Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 01/PER-
SEKJEN/2011. Dalam peraturan tersebut disebutkan bahwa “Bagian Risalah
mempunyai tugas melaksanakan penyusunan risalah sementara atau resmi
rapat-rapat DPR RI”. Adapun tugas pokok dan fungsi Bagian Risalah ditentukan
pada Keputusan Sekretaris Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik
Indonesia Nomor: 514/SEKJEN/2006 tentang Rumusan dan Rincian Tugas
Jabatan Non Struktural Organisasi Sekretariat Jenderal DPR RI. Dalam rangka
mendukung pelaksanaan tugas Sekretariat Jenderal Alat Kelengkapan Dewan
(AKD) menugaskan beberapa karyawan bagian risalah. Jumlah karyawan bagian
risalah 46 orang, dipimpin 1 orang Kepala Bagian, 2 orang Kepala Sub Bagian, 6
orang staf administrasi, 37 orang staf transkriptor. Jumlah AKD yaitu15, setiap
AKD ada 2 orang transkriptor. Setiap AKD untuk rapat tidak menentu dan lama
rapat tergantung dari pembahasan rapat.
Adanya rapat tidak menentu dan penambahan beban kerja di luar jam kerja.
Setiap karyawan harus menyelesaikan tugas tersebut dengan baik. Dengan
demikian, perhitungan beban kerja karyawan perlu dilakukan untuk menganalisis
adanya kemungkinan kelebihan atau kekurangan beban kerja, serta untuk
mengetahui jumlah karyawan yang efektif pada 3 jabatan yaitu Kepala Bagian
risalah, Kepala Sub Bagian risalah, dan transkriptor.
Berdasarkan uraian diatas maka penelitian ini dilakukan untuk menganalisis
pekerjaan dan analisis beban kerja karyawan bagian risalah Sekretariat Jenderal
DPR RI. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini adalah dapat mencapai
efektifitas tenaga kerja.
1.2. Perumusan Masalah
Adanya perbaikan pembagian pekerjaan yang jelas serta beberapa indikator
yang dilakukan untuk pengukuran sistematik serta mengidentifikasi beberapa
perbaikan yang harus dilakukan, khususnya terhadap pengukuran indikator kinerja
3
yang ada. Serta banyaknya tugas dan beban kerja pada bagian risalah.
Berdasarkan penjelasan tersebut, masalah yang diteliti dapat dirumuskan yaitu:
1. Bagaimana uraian deskripsi pekerjaan dan spesifikasi bagian risalah yang ada
pada saat ini?
2. Berapakah jumlah beban kerja bagian risalah?
3. Bagaimana implikasi manajerial yang perlu dilakukan agar tercapai
efektivitas kerja?
Beban kerja adalah besaran yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit
organisasi dan merupakan hal kaliantara volume kerja dan norma waktu. Norma
waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif
dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan
pekerjaan. Jam kerja efektifadalah jam kerja yang harus dipergunakan untuk
berproduksi atau menjalankan tugas (Depdagri, 2008).
Analisis beban kerja termasuk ke dalam salah satu metode ilmiah dalam
penetapan jumlah karyawan. Analisis beban kerja (workload Analysis) adalah
penentuan jumlah kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu. Analisis beban kerja hanya dapat diterapkan pada
volume pekerjaan atau unit pekerjaan yang mempunyai standar fisik, seperti
perpotong, per waktu, per meter, per kilo dan per liter (Hasibuan, 2005).
Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara
sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi
kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Volume kerja adalah sekumpulan
tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu 1 tahun. Efektivitas
kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dengan jam kerja efektif
dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi (Depdagri, 2008).
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat yang digunakan. Alur
kerangka pemikiran dapat dilihat pada Gambar 1.
Bagian Risalah
Beban kerja yang ditetapkan harus cukup atau sesuai dengan standar jam
kerja optimal. Keadaan ideal adalah keadaan dimana beban kerja yang ditetapkan
sesuaijumlah tenaga kerja yang tersedia.
Data sekunder diperoleh dari studi literatur dari buku-buku, jurnal, dan
informasi lain yang berasal dari internet.
14
Pengolahan data pada penelitian ini terdiri dari dua yaitu (1) pemeriksaan
data yang diperoleh (2) memasukan data terdiri dari lima tahap yaitu, (1)
Editing,(2) Classifying, (3) Verifying, (4) Analyzing, (5) Concluding(Moleong,
2006).
Langkah pertama yang dilakukan dalam pengolahan data yaitu
pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work
sampling yang telah dilakukan. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau
jika ada kesalahan maupun ketidak konsistenan data pengamatan.
Langkah kedua yaitu memasukan data mengenai deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan. Deskripsi pekerjaan meliputi aktivitas pekerjaan, perilaku manusia,
mesin perangkat peralatan, standar prestasi, konteks pekerjaan dan persyaratan
manusia. Sedangkan spesifikasi pekerjaan meringkas kualitas, ketrampilan dan
latar belakang pribadi yang dibutuhkan.
Analisis data dalam penelitian merupakan proses mengolah, menyusun,
dan menganalisis data atau informasi yang ditemui dilapangan agar mudah
dipahami sesuai fakta yang ada. Analisis data deskriptif kualitatif yang bertujuan
menggambarkan keadaan atau fenomena yang ada di lapangan yaitu hasil
penelitian dengan dipilah-pilah secara sistematis menurut katagori dengan
memakai bahas yang mudah dipahami. Analisa data penelitian ini dilakukan
dengan beberapa tahap yaitu:
a. Editing
Tahap pertama dilakukan dengan cara memisahkan, memilih, dan
mengambil data-data yang penting dan benar-benar dibutuhkan. Hal ini
dilakukan untuk memperoleh data yang baik. Dalam proses ini,
penelitimencermati bahan-bahan yang telah dikumpulkan dengan
membuang hal-hal yang tidak berhubungan dengan penelitian.
b. Classifying
Reduksi data yang ada dapat dilakukan dengan cara menyusun dan
mengklarifikasi data yang diperoleh ke dalam pola tertentu atau
permasalahan tertentu untuk mempermudah pembahasannya. Dalam
15
proses ini, peneliti memisahkan data yang telah di edit sesuai dengan
pembagian-pembagian yang dibutuhkan dalam pemaparan data.
c. Verifying
Setelah data-data terkumpul maka dilakukan pengecekan ulang
terhadap data tersebut untuk menjamin validitas data. Dalam proses ini,
peneliti melakukan cara yaitu dengan menemui subjek peneliti kembali
apakah hasil wawancara tersebut sudah benar dengan apa yang
diinformasikannya atau tidak.
d. Analyzing
Selanjutnya peneliti menganalisa data-data tersebut dengan cara
membandingkan atau menambahkan dengan teori-teori yang berhubungan
dengan penelitian, baik data yang diperoleh dari wawancara, observasi
atau kuisioner. Analisa ini bertujuan agar data mentah yang telah diperoleh
tersebut bisa lebih mudah untuk dipahami.
e. Concluding
Yaitu mengambil kesimpulan dari data-data yang telah diolah untuk
mendapatkan suatu jawaban. Peneliti pada tahap ini membuat kesimpulan
untuk menjawab permasalahan dalam perumusan masalah, yang kemudian
menghasilkan gambaran secara ringkas, jelas, dan mudah dipahami tentang
formulasi bentuk usulan analisis.
3.6.2. Analisis beban kerja
Analisis pekerjaan penelitian ini dilakukan dengan mengamati dan
pelaksanaan deskripsi pekerjaan dan jumlah beban kerja berdasarkan waktu rata-
rata karyawan menyelesaikan pekerjaannya. Perhitungan yang dilakukan pada
penelitian ini menggunakan asumsi bahwa faktor-faktor yang mempengaruhinya
dianggap tetap (ceteris paribus).
Ada beberapa aspek dalam analisis beban kerja, yaitu norma waktu
(variabel tetap), volume kerja (variabel tidak tetap) dan jam kerja efektif. Jam
kerja efektif harus diisi dengan konkret (benda) atau abstrak (jasa). Perhitungan
yang dilakukan pada analisis beban kerja adalah sebagai berikut (Depdagri, 2008):
a. Menghitung hari kerja efektif (Y), yaitu jumlah hari dalam kalender
dikurangi hari libur dan cuti.
16
Y = X1 – (X2 + X3 + X4 + X5)..................................................................(1)
Keterangan:
Y = Hari kerja efektif pertahun
X1 = Jumlah hari dalam setahun (menurut Kalender)
X2 = Jumlah hari satu dan minggu
X3 = Jumlah hari libur
X4 = Jumlah hari cuti
X5 = lain-lain (sakit,izin, dan sebagainya)
b. Menghitung jam kerja efektif (JKE), dimana JKE adalah jumlah jam kerja
normal dikurangi dengan waktu istirahat dan waktu yang hilang karena
tidak bekerja atau toleransi seperti buang air, melepas lelah, dan
sebagainya. Toleransi rata-rata sekitar 25% dari jumlah jam kerja formal.
(Depdagri, 2008)
JKE = 80% x (JKE – 1) ...........................................................................(2)
Keterangan :
JKE = Jam Kerja karyawan dalam sehari
I = waktu istirahat dalam sehari
c. Menghitung jam kerja produktif dalam setahun (JP), yaitu hasil kali antara
jumlah hari kerja efektif dan jam kerja efektif.
JP = Y x JKE ...........................................................................................(3)
d. Beban kerja karyawan pertahun (BK), yaitu hasil antarafrekuensi
pekerjaan pertahun dan waktu rata-rata penyelesaian setiap pekerjaan
BK = FP x t
Keterangan:
FP = Frekuensi pekerjaan per tahun
t = waktu rata-rata penyelesaian setiap pekerjaan.
e. Perhitungan untuk menghitung jumlah karyawan efektif, yaitu beban kerja
dalam setahun dibagi dengan jam kerja produktif dalam stahun.
Keterangan:
BK = Beban Kerja Karyawan dalam satu tahun
17
karyawan = ..........................................(5)
4.1.1. Sejarah
Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia atau sering disebut Dewan
Perwakilan Rakyat (DPR) adalah salah satu lembaga tinggi Negara dalam sistem
ketatanegaraan Indonesia yang merupakan lembaga perwakilan rakyat. DPR
terdiri atas anggota partai politik peserta pemilihan umum yang dipilih melalui
pemilihan umum. DPR mempunyai fungsi; legislasi, anggaran, dan pengawasan
yang dijalankan dalam kerangka representasi rakyat. Fungsi pengawasan
dilaksanakan melalui pengawasan atas pelaksanaan undang-undang dan APBN.
DPR mempunyai beberapa hak, yaitu; hak interpelasi, hak angket, hak imunitas,
dan hak menyatakan pendapat. Hak menyatakan pendapat adalah hak DPR untuk
menyatakan pendapat atas: (1) Kebijakan Pemerintah atau mengenai kejadian
luar biasa yang terjadi di tanah air atau di dunia internasional, (2) Tindak lanjut
pelaksanaan hak interpelasi dan hak angket, (3) Dugaan bahwa Presiden dan
atau Wakil Presiden melakukan pelanggaran hukum baik berupa pengkhianatan
terhadap negara, korupsi, penyuapan, tindak pidana berat lainnya, maupun
perbuatan tercela, dan atau Presiden dan atau Wakil Presiden tidak lagi
memenuhi syarat sebagai Presiden dan atau Wakil Presiden.
Hak anggota Anggota DPR mempunyai hak: (1) mengajukan usul
rancangan undang-undang, (2) mengajukan pertanyaan, (3) menyampaikan usul
dan pendapat, (4) memilih dan dipilih, (5) membela diri, (6) imunitas, (7)
protokoler, (8) keuangan dan administratif. Untuk mengoptimalkan pelaksanaan
fungsi, tugas dan wewenang DPR, serta hak dan kewajiban anggota DPR,
dibentuk fraksi sebagai wadah berhimpun anggota DPR. Dalam mengoptimalkan
pelaksanaan fungsi, tugas dan wewenang DPR, serta hak dan kewajiban anggota
DPR, fraksi melakukan evaluasi terhadap kinerja anggota fraksinya dan
melaporkan kepada publik. Setiap anggota DPR harus menjadi anggota salah satu
fraksi.
Fraksi dapat dibentuk oleh partai politik yang memenuhi ambang batas
perolehan suara dalam penentuan perolehan kursi DPR. Fraksi mempunyai
19
bidang informasi, kajian dan analisis kepada DPR RI.Meningkatkan kualitas dan
kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menunjang fungsi dan
tugas DPR RI.
Tugasdanfungsi utama SEKJEN DPRRImemimpin Setjen DPR RI sesuai
dengan tugas pokoknya;Membina seluruh satuan organisasi di Lingkungan Setjen
DPR RI agar berdaya guna dan berhasil guna.Menentukan kebijaksanaan
pelaksanaan kegiatan Setjen DPR RI.Membina dan melaksanakan hubungan
kerjasama dengan instansi atau lembaga lain diluar Setjen DPR RI.
Tugas dan fungsi utama wakil Setjen DPRRI. Membantu Sekretaris Jenderal
dalam mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan Sekretaris Jenderal serta kegiatan
lain yang ditugaskan Sekretaris Jenderal.Tugas dan fungsi utama Deputi Bidang
Perundang-undangan yaitu memberikan dukungan teknis,administratif dan
keahlian dibidang perundang-undangan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan
fungsi DPR di bidang legislasi. Tugas dan fungsi utama Deputi Bidang Anggran
dan Pengawasan yaitu memberikan dukungan teknis,administrasi, dan keahlian di
bidang anggaran dan pengawasan untuk memperkuat pelaksanaan tugas dan
fungsi DPR RI di Bidang anggaran dan pengawasan. Tugas dan fungsi utama
Deputi Bidang Persidangan dan Kerjasama Antar Parlemen yaitu membina dan
melaksanakan dukungan teknis dan administrasi dibidang persidangan dan
kerjasama antar Parlemen. Tugas dan fungsi utama Deputi bidang Administrasi
yaitu membina dan melaksanakan perencanaan serta
pengawasan,kepegawaian,keuangan,perlengkapan, dan kerumahtanggaan di
lingkungan DPR RI.
Tugas dan fungsi utama Sekretaris Jenderal adalah memimpin Sekretariat
Jenderal DPR RI sesuai dengan tugas pokoknya, membina seluruh satuan
organisasi di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI agar berdaya guna dan
berhasil guna, menentukan kebijakan pelaksanaan kegiatan Sekretariat Jenderal
DPR RI, membina dan melaksanaan hubungan kerjasama dengan instansi atau
lembaga lain diluar Sekretariat Jenderal DPR RI.
Tugas dan fungsi utama deputi bidang perundang-undangan adalah
memberikan dukungan teknis administrasi dan keahlian dibidang perundang-
22
1. Tahap Persiapan
a. Kepala bagian AKD menginformasikan jadwal rapat-rapat kepada bagian
risalah.
b. Kepala bagian AKD menugaskan operator alat rekam untuk melakukan
perekaman terhadap rapat yang berjalan.
c. Kepala bagian risalah menunjuk editor untuk melakukan editing hasil
transkrip.
d. Kepala bagian subag distribusi bagian risalah menyusun konsep matrik
penugasan transkriptor.
e. Pengadministrasi umum bagian risalah menyiapkan surat tugas transkriptor
yang ditandatangani oleh kepala bagian risalah.
2. Tahap Pelaksanaan
a. Perekaman
- Operator alat rekam melakukan persiapan perekaman.
- Operator alat rekam melakukan perekaman sesuai dengan tata cara dan
petunjuk teknis pelaksanaan perekaman.
- Operator alat rekam menyerahkan kaset yang berisi rekaman dengan
durasi sesuai dengan petunjuk teknis perekaman untuk diproses menjadi
risalah, kepada bagian risalah.
- Penyerahan kaset hasil rekaman tersebut dituangkan dalam berita acara
penyerahan kaset.
- Pengadministrasian umum menyiapan form berita acara serah terima
kaset dari operator alat rekam.
b. Penyusunan risalah rapat
- Transkriptor melakukan persiapan pentranskripan
- Transkriptor melakukan pentranskripan sesuai dengan tata cara dan
petunjuk teknis pelaksanaan pentranskripan.
- Transkriptor mengirim soft copy hasil transkrip kepada editor untuk
dilakukan editing.
- Editor mengedit transkrip yang disampaikan oleh transkriptor dan
mengumpulkan seluruh hasil transkrip menjadi konsep risalah rapat
28
Dari hasil perhitungan, diketahui bahwa jumlah hari efektifdalam satu tahun
adalah 207 hari
Setelah mengetahui jumlah hari kerja efektif dalam satu tahun,
perhitungan dilanjut dengan menghitung jam kerja efektif dalam satu hari. Dengan
memperhitungkan jam kerja per hari di bagian risalah. Dalam keputusan Presiden
Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja Instansi pemerintah 37 jam 30
menit perminggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja maupun 6 (enam ) hari kerja
sesuai dengan yang ditetap kepala daerah masing-masing.
Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan
digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja. Maka
perhitungan jam kerja efektif adalah sebagai berikut:
- Jam kerja PNS perminggu = 37,5 jam (37 jam 30 menit)
- Jam kerja PNS perhari = 37,5 jam : 5 = 7,5 jam (7 jam 30 menit)
- Jam efektif perhari = 75% x 7,5 jam = 5 jam 37 menit = 337
menit dibulatkan 330 menit (5 jam 30 menit)
- Jam kerja efektif perminggu = 5 hari x 330 menit = 1.650 menit
- Jam kerja efektif perbulan = 20 hari x 330 menit = 6.600 menit
- Jam kerja efektif per tahun = 12 bulan x 6.600 menit = 79.200 menit
1320 jam = 1300 jam
Hasil perhitungan menunjukan waktu produktif dalam satu tahun adalah
1300 jam. Perhiungan jumlah karyawan yang efektif perlu dilakukan untuk
mencapai efisiensi waktu dan biaya. Dengan demikian, selain waktu produktif,
41
beban kerja berdasarkan deskripsi pekerjaan juga penting untuk diketahui agar
dapat melakukan perhitungan jumlah karyawan yang efektif.
Tabel 5. Analisis beban kerja Kepala Bagian Risalah
No. Rincian Tugas Tahapan Pelaksanaan Tugas Satuan Waktu Beban WP x Jam Pegawai yg Ket.
Hasil Penyelesaian Kerja BK Kerja Dibutuhkan
Efektif
1 Merencanakan Menerima penugasan dari Kepala keg 2 4 8 72000 0,00011 Per
operasional Kegiatan Biro Persidangan tahun
Bagian Risalah Menugaskan kepada masing- keg 5 4 20 72000 0,00028 Per
berdasarkan sasaran masing Kasubbag untuk tahun
kerja Biro mengumpulkan bahan dan data
Persidangan yang diperlukan untuk membuat
pedoman dan rencana kerja untuk
1 tahun, untuk setiap satu masa
sidang dan setiap reses
Membaca dan meneliti isi surat keg 2 6 12 300 0,04000 Per hari
yang disampaikan kepada Sekjen
DPR RI
7 Menyiapkan Data Menyiapkan kajian / telaah keg 75 2 150 6000 0,02500 Per
dan Informasi yang hukum dari suatu masalah/kasus bulan
diperlukan untuk tertentu yang sedang hangat
mendukung kinerja dibicarakan publik
Setjen DPR RI
dalam menanggapi Melakukan koordinasi dengan keg 15 2 30 6000 0,00500 Per
masalah yang sedang unit terkait yang telah ditugaskan bulan
hangat diungkap dengan Sekjen DPR
publik, khususnya
apabila Menyiapkan undang-undang / keg 20 2 40 6000 0,00667 Per
dipertanyakan oleh peraturan yang diperlukan setiap bulan
pers atau apabila saat dibutuhkan sebagai
memang perlu kelengkapan dari masalah / kasus
disampaikan kepada tertentu yang akan dibahas
pers
Pembulatan 1
Jam Pegawai
Tahapan Pelaksanaan Satuan Waktu Beban
No. Rincian Tugas WP x BK Kerja yang Ket.
Tugas Hasil Penyelesaian Kerja
Efektif Dibutuhkan
Jumlah 21.650
Kebutuhan personil 14,43
Pembulatan 14
dan efektif yang baik. Menurut Hasibuan (2005) bahwa SDM memiliki empat
fungsi pokok majerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian, secara umum, setiap karyawan baik Kepala Bagian risalah, Kepala
Sub Bagian Risalah, transkriptor harus mengamalkan empat fungsi tersebut.
Perencanaan setiap pekerjaan dapat membuat program-program dalam bentuk
kerja. Pada fungsi pengorganisasian dan pengarahan, setiap pekerjaan diberi
pemahaman mengenai hak dan kewajiban mereka dalam tiap pekerjaan masing-
masing. Sehingga masalah-masalah yang mungkin terjadi dapat dihindari.
Selain penerapan empat fungsi diatas, perlu ada peningkatan pengetahuan
dan ketrampilan untuk meningkatan kualitas dan kinerja. Karyawan bagian risalah
diharapkan dapat semakin meningkatkan kinerjanya dengan memperhatikan
deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, serta kesesuaian antara beban kerja
dengan jumlah karyawannya, khususnya transkriptor dengan melaksanakan
berbagai langkah tersebut. Kesesuaian beban kerja dengan jumlah karyawan
diharapkan dapat meningkatkan motivasi dan kinerja pegawai, yang selanjutnya
akan meningkatkan kinerja dan prestasi sesuai visi, misi, dan tugas pokok
Sekretariat Jenderal DPR RI.
53
1. Kesimpulan
Berdasarkan tujuan penelitian yang ingin diperoleh dan hasil analisis pada
pembahasan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:
a. Deskripsi pekerjaan dengan uraian rangkuman jabatan, fungsi jabatan,
deskripsi tugas, wewenang, peralatan dan dokumen kerja, hasil kerja,
hubungan kerja, kondisi kerja, variansi masalah. Spesifikasi pekerjaan
dengan uraian faktor kompetensi: pengetahuan, motivasi, ketrampilan,
kemampuan, karakteriktik personal. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan pada karyawan bagian risalah sudah terinci secara mendetail.
b. Berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, didapat hasil beban
kerja per jam/tahunmasing-masing menunjukkan variasi, beban kerja paling
besar yaitu transkriptor. Berdasarkan hasil analisis dapat diketahui bahwa
efisiensi dan efektifitas Kepala Bagian Risalah A (Sangat Baik), efesiensi
dan efektifitas Kepala Sub Bagian A (Sangat Baik), efisiensi dan Efektifitas
Transkriptor A (sangat Baik). Penentuan norma waktu yang ideal
selayaknya memperhatikan tingkat kesulitan tugas, jumlah volume kerja,
jumlah dan kualifikasi pegawai yang ada, teknologi pendukung yang
digunakan, dan ketersediaan (Standard Operating Procedures) SOP.
Ketersediaan SOP sangatlah diperlukan untuk meningkatkan efiensi dan
efektivitas pelaksanaan tugas.
c. Bagian Risalah Sekretariat Jenderal DPR RI perlu diterapkan secara tepat
untuk membantu terciptanya suatu visi, misi, tugas dan fungsi pokok yang
efisiensi dan efektif yang baik. Sebagaimana ditetapkan dalam Permenpan
Nomor 15 tahun 2008, bahwa visi reformasi birokrasi adalah: Terciptanya
tata kelola kepemerintahan yang baik tahun 2025.
54
2. Saran
Dalam rangka meningkatkan kualitas hasil penelitian selanjutnya, berikut
beberapa saran yang dapat diberikan yaitu, diterapkan Reformasi Birokrasi
pada bagian risalah untuk bertujuan mengemban dan menggapai visi, misi,
tugas dan fungsi serta peranan masing-masing dalam rangka meningkatkan
pelayanan publik yang lebih baik, terutama dalam hal sumber daya manusia.
55
DAFTAR PUSTAKA
Arep, I. dan H. Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta [ID]:
Penerbit Universitas Trisakti.
Hasibuan M. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi revisi. Jakarta [ID]:
PT. Bumi Aksara.
Mondy. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia Jilid 1. Jakarta [ID]: Penerbit
Erlangga.