Anda di halaman 1dari 27

7/10/2020

Lean Management: Konsep Dasar dan


Penerapannya di Fasilitas Pelayanan Kesehatan

Dr. dr. Hanevi Djasri, MARS, FISQua


Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK)
Universitas Gadjah Mada

Sistematika

Pertemuan I Pertemuan II
1. Sejarah Singkat Lean • Lanjutan Toos
Management 5. Contoh Implementasi di
2. 2 Prinsip Utama Layanan Farmasi RS
3. 5 Konsep Dasar 6. Agent of Change dalam Lean
4. 8 Tools Management

1
7/10/2020

Another Pseudoinovation?

Kieran Walshe
Pseudoinnovation: the
development and
spread of healthcare
quality improvement
methodologies

1. Sejarah singkat Lean Management

2
7/10/2020

Toyota production system  lean


• Perusahaan Jepang pasca PDII kekurangan sumber daya manusia, material &
finansial  mengembangkan praktek-praktek manufaktur baru yang rendah
biaya.
• Para pimpinan: Eiji Toyoda, Taiichi Ohno, dan Shingeo Shingo mengembangkan
“Toyota Production System”
• Tujuan meminimalkan penggunaan sumber daya yang tidak memberi nilai
tambah pada produk.
• Nama “Lean Manufacturing” kemudian dipopulerkan di Amerika oleh
Massachusetts Institute of Technology  Lean Management, dst

2. Prinsip Utama Lean Management

3
7/10/2020

Developing People First

1. Respect for People


2. Continuous Improvement
• Dua filosofi ini sering disebut sebagai 2
pilar dari “The Toyota Way”
management system

Respect for People


• Bagaimana cara anda
menghargai (respect) orang lain
ditempat kerja?

• Manajer Toyota menanyakan


dan mendiskusikan:
• Masalah yang ada
• Akar masalah
• Solusi Problem solving process is
• Indikator keberhasilan actually the highest form of
• Penerapan solusi dan hasilnya respect

4
7/10/2020

Continuous Improvement

3. Konsep Dasar Lean Management

5
7/10/2020

5 Konsep Dasar
1. Berikan VALUE sesuai dengan
kebutuhan dan permintaan
pelanggan.
2. Petakan VALUE STREAM untuk
setiap produk/jasa.
3. Buat aliran proses menjadi sebuah
tahapan yang rutin dan
berkelanjutan (continuous FLOW).
4. Terapkan sistem tarik (PULL system)
dalam proses.
5. Lakukan secara konsisten hingga
tercapai proses yang sempurna
(PERFECTION)

1. Mengidentifikasi Value
• Apa yang
diinginkan
customer dan apa
yang diharapkan
oleh customer
• Merupakan
sesuatu nilai yang
spesifik yang
benar-benar
dibutuhkan oleh
customer

6
7/10/2020

2. Menyusun Value Stream Mapping (VSM)

Pengertian Contoh: Proses membuat laporan


• Memetakan value dan waste yang
terdapat pada rangkaian kegiatan dari
suatu proses, sejak input diterima
hingga output diserahkan
1. Kegiatan yang memberi nilai
tambah (Value Added)
2. Kegiatan yang diperlukan tapi tidak
memberikan nilai tambah (Non
Value Added but Necessary)
3. Kegiatan yang tidak memberikan
niali tambah (Non Value Added)

Pemborosan/Waste
Waste adalah aktivitas tanpa nilai tambah dari kacamata pelanggan:
1. Defects. Kesalahan yang terjadi dalam proses
2. Overproduction. Memproduksi lebih awal atau lebih cepat dari yang
dibutuhkan
3. Waiting. Aktivitas menunggu untuk menuju ke tahap pelayanan
berikutnya.
4. Non-utilized talent. Kurang atau tidak memanfaatkan kemampuan,
potensi, dan kreatifitas seseorang yang dimiliki dengan maksimal.

7
7/10/2020

Pemborosan/Waste
5. Transportation. Perpindahan
barang yang tidak diperlukan.
6. Inventory.
Peletakan/penyimpanan barang
yang tidak dibutuhkan selama
proses.
7. Motion. Pergerakan petugas yang
tidak diperlukan
8. Extra-processing. Melakukan
aktivitas yang tidak diperlukan.

3. Menciptakan Flow
• Prinsipnya adalah kecepatan antar proses harus merata
sehingga material dapat mengalir, tidak terjadi
penumpukan (bottleneck).
• Proses dengan kecepatan berbeda  material
tersendat/tidak mengalir. Dapat terjadi karena SDM atau
mesin.
• Mempercepat proses oleh SDM: Membagi pekerjaan
kepada beberapa orang, atau menggabungkan beberapa
pekerjaan untuk 1 orang dengan multi skill
• Mengatur kecepatan proses mesin dengan menambah jam
kerja, jumlah shift, atau menambah mesin untuk memenuhi
kecepatan demand alias takt time.

8
7/10/2020

• Menciptakan aliran juga dapat dengan cara mengurangi batch size


atau bahkan one piece flow. Semakin besar jumlah batch size maka
resiko proses yang lain menunggu akan semakin besar.

• Batch size besar (setelah semua jadi • Batch size ½ (dipindahkan setelah jadi
baru dipindahkan ke proses setengahnya) maka hanya
berikutnya), misalnya membutuhkan membutuhkan waktu 5+5+5+10 = 25
waktu 10+10+10+10 = 40 menit menit (produktifitas naik 57,5%)

9
7/10/2020

4. Mewujudkan Pull

Tradisional: Push System Lean: Pull System


• Rencana produksi/pelayanan • Rencana produksi berdasarkan
berdasarkan perkiraan kebutuhan actual konsumsi oleh customer.
• Kelemahan: Terkadang produk • Jika customer menarik produk A
yang sudah disiapkan tidak sebanyak 10,000 pcs maka akan
langsung bisa dikirim ke pelanggan. muncul trigger ke produksi untuk
Karena demand belum ada atau memproduksi produk A sebanyak
produk tidak sesuai 10,000 pcs.

• Produksi burger
dilakukan sesuai
dengan apa yang
telah “ditarik” oleh
pelanggan, tidak
berdasarkan
perkiraan

10
7/10/2020

5. Mengejar Perfection
• Tidak ada perusahaan yang sudah
Lean, yang ada adalah perusahaan
yang lebih Lean.
• Lean adalah cita-cita  suatu
journey.
• Setiap organisasi harus terus-
menerus mengulangi upaya Lean
supaya lebih Lean dari waktu ke
waktu. Tidak ada proses yang
terbaik, yang ada hanya proses yang
lebih baik.

Mengejar Perfection
• Define Value: Apakah ada value lain yang
diinginkan pelanggan yang bisa kita deliver?
• Value Stream: Apakah value stream dapat
disederhanakan lagi?
• Flow: Apakah jumlah manpower sudah
optimal?
• Pull: Apakah stok material dapat
diturunkan?

11
7/10/2020

4. Tools

Gemba
• Genba dalam bahasa Jepang
secara umum bermakna "lokasi
kejadian" atau "lokasi
sebenarnya“
• Dalam manajemen  "lokasi
produk atau jasa layanan
dibuat"

12
7/10/2020

VSM: dari diagram alir ke detail value & waste

Visual Management

• Untuk membantu setiap orang


yang terlibat di proses pekerjaan
mereka dapat mengidentifikasi
masalah yang sedang dihadapi
dengan memahami kondisi saat ini
dan apa yang harus dilakukan
berikutnya.
• Tools ini menyampaikan informasi,
keamanan lingkungan kerja,
kegiatan operasional, area
penyimpanan dan peralatan

13
7/10/2020

5S
1. Seiri/Sort/Ringkas
2. Seiton/Store/Rapi,
3. Seiso/Shine/Resik,
4. Seiketsu/Standardize/Rawat
5. Shitsuke/Sustain/Rajin

14
7/10/2020

Akhir sesi pertemuan I

Kanban
• Berasal Bahasa jepang terdiri
dari “Kan” yang berarti kartu dan
“Ban” yang berarti sinyal.
• Metode yang menggunakan
kartu atau tanda dalam bentuk
fisik untuk menunjukan kapan
waktunya memesan barang

15
7/10/2020

Poka Yoke (Mistake Proofing)


• Poka diterjemahkan sebagai
Kesalahan, dan Yoke (Yokeru)
sebagai mencegah artinya
Mistake Proofing atau Error
Proofing atau Anti Salah.
• Tujuannya adalah mencegah
atau menarik perhatian orang
saat kesalahan terjadi.

Kaizen

16
7/10/2020

Fishbone diagram

5. Contoh Implementasi: Instalasi Farmasi

17
7/10/2020

1. Tetapkan proses apa yang akan ditingkatkan


mutunya (“di-Lean”)
Pilih dari Permenkes 58 tahun 2014 tentang Standar Pelayanan farmasi klinik meliputi:
Pelayanan Kefarmasian di RS
Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan a. SOP pengkajian dan pelayanan Resep;
Bahan Medis Habis Pakai: b. SOP penelusuran riwayat penggunaan Obat;
a. SOP pemilihan; c. SOP rekonsiliasi Obat;
b. SOP perencanaan kebutuhan; d. SOP Pelayanan Informasi Obat (PIO);
c. SOP pengadaan; e. SOP konseling;
d. SOP penerimaan; f. SOP visite;
e. SOP penyimpanan; g. SOP Pemantauan Terapi Obat (PTO);
f. SOP pendistribusian; h. SOP Monitoring Efek Samping Obat (MESO);
g. SOP pemusnahan dan penarikan; i. SOP Evaluasi Penggunaan Obat (EPO);
h. SOP pengendalian; dan j. SOP dispensing sediaan steril; dan
i. SOP administrasi. k. SOP Pemantauan Kadar Obat dalam Darah
(PKOD);

2. Tentukan siapa pelanggan dan


value yang mereka harapkan
Value pasien rawat jalan untuk apotik RS ada 5: kualitas, ketepatan, kelengkapan,
dan ketepatan informasi, serta keramahan apoteker dan pegawai (Nancy,
Marchaban, Pramuji Eko Wardani, 2014)

18
7/10/2020

3. Gambar alur pelayanan sesuai SOP yang


ada, detailkan dalam VSM

Teoroci Luisa Nunuhitua,


Fridawaty Rivaib, Suriahc
(2017)

19
7/10/2020

4. Identifikasi waste yang ada melalui Gemba


Walk
• Contoh Hasil Identifikasi Waste
dalam Farmasi Rawat Jalan
• 1 Motion 19%
• 2 Waiting 19%
• 3 Defect 13%
• 4 Overproduction 13%
• 5 Inventory 11%
• 6 Transportation 11%
• 7 Overprocessing 10%
• 8 Human potential 4%

5. Cari akar masalah penyebab waste

Teoroci Luisa Nunuhitua, Fridawaty


Rivaib, Suriahc (2017)

20
7/10/2020

Menerapkan kanban

Teoroci Luisa
Nunuhitua, Fridawaty
Rivaib, Suriahc (2017)

21
7/10/2020

Penutup

Lean bukan sebuah


program perbaikan yang
instan
• Dibutuhkan usaha yang berkelanjutan untuk
menyempurnakan hasil dari penerapan Lean dalam
organisasi.
• Lean harus dijalankan dengan rutin serta utuh
• Menjadi bagian dari budaya organisasi.

“TPS house” dengan “Toyata way”

http://www.scielo.org.za
/scielo.php?script=sci_art
text&pid=S2224-
78902016000300008

22
7/10/2020

Posisi antara Metode, Lean dan Tools

Schematic illustration of the differences


between CI, lean manufacturing, and
kaizen

6. Agent of Change pada Lean Management

23
7/10/2020

Apa usul anda untuk Fasyankes anda?

Mini Project Lean Management


1. Masing-masing unit
2. Pilih salah satu prosedur yang ada
3. Identifikasi berbagai waste didalam prosedur tersebut
4. Tetapkan solusi-inovasi-disruptive untuk waste prioritas
5. Jalankan solusi
6. Buat laporan  lihat templete laporan

24
7/10/2020

Templete laporan
1. Judul project (nama inovasi dan manfaatnya)
2. Masalah (waste)
3. Solusi
4. Implementasi solusi
5. Hasil evaluasi
6. Pembelajaran

Agent of Change (AoC)


Pelaksana perubahan atau yang bertanggung jawab sebagai
pemimpin dalam pelaksanaan perubahan dalam organisasi

25
7/10/2020

Profil AoC yang baik


1. Mengerti struktur, ketergantungan, fungsi dan tujuan
organisasi.
2. Mengerti cara orang memandang sesuatu.
3. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
4. Memiliki kemampuan menciptakan iklim
5. Memiliki kepercayaan diri
6. Terbuka

26
7/10/2020

Tugas AoC
• Mengamati,
• Menganalisa,
• Memberi masukan
Terhadap seluruh masalah
perubahan
Serta memberikan Solusi

Terima Kasih
hanevi.djasri@ugm.ac.id
0816-191-3332

27