423-Article Text-950-1-10-20181026 PDF
423-Article Text-950-1-10-20181026 PDF
This is an open access article distributed under the Creative Commons 4.0 Attribution License, which permits unrestricted use,
distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited. ©2018 by Author and Universitas
Negeri Padang
4 segmen utama tersebut selanjutnya berjalan masih kurang baik. Hal itu disebabkan
didefinisikan sebagai gtSmartCity Solution, karena belum adanya sistem yang mengelola
yaitu solusi berbasis sistem dan teknologi dokumentasi tersebut sehingga
informasi guna mewujudkan sebuah kota pendokumentasian yang dilakukan masih
cerdas dengan ciri less paper, less time, less bersifat individual, tidak terintegrasi dan
cash dan less complexity untuk meningkatkan struktur penyimpanan yang tidak jelas. Oleh
tatanan hidup masyarakat. sebab itu, adanya berbagai masalah yang
Terjadinya pergantian karyawan pada suatu muncul seperti sulitnya menyimpan suatu
perusahaan, membuat knowledge yang bersifat dokumentasi, susah dalam berbagi
individual, akan keluar bersama dengan dokumentasi antar karyawan, hubungan
individu tersebut (knowledge walkout). Proses komunikasi intern yang tidak baik terkait
pergantian karyawan yang baru, masalah dokumentasi, susahnya dalam
mengharuskan perusahaan untuk memberikan melakukan pencarian suatu dokumentasi
pelatihan tambahan sehingga kegiatan tersebut karena perbedaan lokasi penyimpanan
memakan waktu dan biaya yang juga sehingga menyebabkan waktu kerja yang tidak
berdampak pada kinerja perusahaan. Bila produktif.
knowledge yang dimiliki karyawan tidak Oleh sebab itu dengan adanya 4 segmen
dikembangkan, maka tidak ada knowledge fokus yang ada di PT. Gamatechno Indonesia
yang dibagikan untuk dapat dimanfaatkan oleh maka akan sangat dibutuhkan suatu sistem
perusahaan. Knowledge yang sudah dikelola yang dapat mengkombinasikan dan
dengan baik dan mudah diakses akan sangat mengintegrasikan fungsi-fungsi knowledge
bermanfaat bagi perusahaan karena dapat yang ada dalam suatu dokumentasi untuk
menghindari kesalahan yang sama. Knowledge sebuah perlakuan kontekstual terhadap
harus dipelihara dengan baik, sehingga dapat masing-masing segmen tersebut yang dapat
dikembangkan, diperbaharui dan digunakan digunakan oleh Tim Teknis Project
terus menerus. Dengan begitu, sebuah Management Unit PT. Gamatechno Indonesia
perusahaan dapat mengetahui bagaimana dalam melakukan pekerjaan teknis nya, maka
langkah-langkah yang tepat dalam dibutuhkanlah suatu sistem Knowledge
menanganin permasalahan dan Management System (KMS).
mengeksplorasi kinerja perusahaan dengan Knowledge Management System (KMS)
mengedepankan penggunaan informasi yang adalah sistem yang diciptakan untuk
terstruktur. memfasilitasi penangkapan, penyimpanan,
Saat ini PT. Gamatechno menyadari pencarian, transfer dan penggunaan kembali
pentingnya pengelolaan knowledge untuk suatu informasi atau dokumentasi. KMS
menfasilitasi masalah pendokumentasian serta berfungsi untuk menyediakan dasar nilai bagi
meningkatkan kualitas kerja karyawan. Salah perusahaaan, menstimulasi dalam kegiatan
satunya dilihat dalam penggunaan sebuah manajemen agar fokus pada hal-hal yang
pendokumentasian dari data dan informasi penting.
yang di gunakan untuk keberlangsungan dari Secara garis besar, aplikasi KMS ini dapat
kegiatan perusahaan. Hal ini juga dilihat ketika melakukan input data, edit data, hapus data,
karyawan di PT. Gamatechno Indonesia dapat menampilkan dan mencari data serta
khususnya tim Project Management Unit mampu menyimpan data-data yang suatu saat
(PMU) sebagai tim information technology dibutuhkan kembali. Aplikasi ini digunakan
(IT) di perusahaan dalam mengatasi berbagai guna mengatasi masalah-masalah yang sering
masalah yang ditemukan terkait dengan terjadi di PT. Gamatechno Indonesia terkait
masalah pendokumentasian IT seperti pencarian informasi/dokumentasi-
dokumentasi masalah hardware dan dokumentasi teknis seperti dokumentasi script
dokumentasi masalah software. testing, manual book, user manual, log
Pada PT. Gamatechno Indonesia sistem problem, dokumentasi meeting, dokumentasi
pengelolaan dokumentasi yang sedang training karyawan dan dokumentasi-
134 INVOTEK: Jurnal Inovasi, Vokasional dan Teknologi, Vol. 18 No. 2, 2018
ISSN : 1411 – 3414 (p) INVOTEK ISSN : 2549 – 9815 (e)
Core knowledge adalah pengetahuan utama dan kelompok industri dengan menggunakan
perusahaan yang bertujuan dalam membantu teknologi informasi. Knowledge Management
untuk mencapai tujuan dari perusahaan, System mencakup beberapa kondisi hard
seperti: [4] environment seperti peralatan teknologi
1. Mendukung fokus dan kegiatan utama informasi, dan serangkaian kondisi soft
dari perusahaan. environment seperti sistem organisasi.[5]
2. Memiliki nilai jangka panjang pada
kegiatan perusahaan. III. METODE
3. Memberikan performa lebih dalam
kegiatan utama perusahaan. Pengembangan aplikasi ini merujuk pada
4. Meminimalkan kegiatan yang berulang metode waterfall yang bisa terlihat pada
atau salah pada anggota perusahaan. Gambar 3 berikut :
Core knowledge dalam perusahaan selalu Analisa Kebutuhan
berubah seiring dengan perkembangan
perusahaan tersebut. Banyak perusahaan gagal Desain Sistem
dalam menentukan pengetahuan apa yang
penting dalam bisnisnya, sehingga perusahaan Penulisan Kode
ada.[5]
Pengujian Program
136 INVOTEK: Jurnal Inovasi, Vokasional dan Teknologi, Vol. 18 No. 2, 2018
ISSN : 1411 – 3414 (p) INVOTEK ISSN : 2549 – 9815 (e)
pembuatan, maka sistem dijalankan dan h. Tidak ada wadah penyampaian ide
dilihat apakah ada kesalahan atau tidak. karyawan yang berguna bagi perusahaan.
i. Tidak ada wadah penyimpanan dan
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN pengelolaan semua pengetahuan yang
Analisis Kebutuhan sangat berguna bagi perusahaan.
Analisis kebutuhan bertujuan untuk j. Data log problem yang tidak terkelola dan
mengetahui permasalahan yang ada sehingga tersimpan dengan baik menyebabkan
mendapatkan suatu hasil dari permasalahan karyawan IT akan kesulitan dalam
tersebut. Berdasarkan hasil observasi dan menyimpan dan mencari log problem ketika
wawancara maka dapat di identifikasikan suatu dibutuhkan
kelemahan-kelemahan dari sistem knowledge
Setelah di analisis secara keseluruhan, maka
management yang sedang berjalan pada PT.
perlu dilakukan pengembangan sistem agar
Gamatechno Indonesia tersebut, antara lain:
manajemen pengetahuan di PT. Gamatechno
a. Adanya sistem dokumentasi yang masih
Indonesia lebih baik dari sistem yang
manual menyebabkan sulitnya mencari
sebelumnya. Tabel 1 menjelaskan spesifikasi
data-data yang diperlukan karena
kebutuhan fungsional dan non fungsional
banyaknya dokumentasi yang tidak
untuk pembangunan aplikasi.
terstruktur sehingga memakan waktu yang
lama. Tabel 1. System Requirement Specification
b. Proses pencarian dokumentasi dengan SRS Deskripsi
memakan waktu yang lama menyebabkan ID
kesalahpahaman antar karyawan bagian 01 Users yang belum terdaftar dapat
teknis yang menghambat kelancaran proses mendaftarkan diri ke sistem melalui
administrator
kerja antar karyawan.
F02 User dapat melakukan pengolahan data
c. Adanya kesulitan untuk meningkatkan employee profile dan data company profile
knowledge karyawan, serta kurangnya F03 User dapat melakukan pengolahan data
kesadaran untuk membangun individu yang dokumentasi (dokumentasi produk,
memiliki knowledge. Selain itu perusahaan dokumentasi training, dokumentasi
meeting,dll)
juga harus mengeluarkan biaya ekstra untuk
F04 Users dapat mencari isi dari suatu file
memberikan pelatihan-pelatihan bagi dokumentasi
karyawannya. F05 Users dapat mengisi data log problem
d. Banyaknya pengetahuan yang hilang pada F06 Users dapat melihat dan mengetahui data
saat karyawan meninggalkan perusahaan news
F07 Users dapat mengunggah dokumentasi
dikarenakan karyawan tersebut pindah
produk, training dan meeting
tugas, resign, ataupun pensiun. F08 Users dapat mengunduh dokumentasi
e. Adanya kesalahan-kesalahan yang produk, training dan meeting
ditemukan dalam pencatatan log problem F09 Administrator dapat mengelola sistem
oleh karyawan IT. secara keseluruhan
NF01 Adanya penggunaan password dalam form
f. Terjadinya pengulangan kesalahan pada
login untuk membedakan tipe users
saat menghadapi suatu yang sulit, karena termasuk hak akses tiap users
tidak adanya pendokumentasian dari NF02 Dapat diakses client dari berbagai browser
permasalahan yang terjadi berserta
solusinya, sehingga perusahaan mengalami Desain Sistem
banyak kehilangan waktu, tenaga dan biaya Untuk menjawab permasalahan-
yang seharusnya tidak terulang kembali. permasalahan yang dihadapi dalam
g. Hasil meeting yang telah dicapai seringkali pengimplementasian sistem tersebut, maka
terlupakan dalam waktu yang singkat, diusulkan perancangan suatu aplikasi
sehingga menyebabkan pelaksanaan hasil Knowledge Management System (KMS) yang
rapat tidak sesuai dengan yang semestinya. dapat diakses melalui website. Gambar 4
berikut memperlihatkan use case diagram dari Dalam use case diagram tersebut dapat dilihat
sistem yang akan dikembangkan. ada 2 jenis actor yang terlibat yakni
administrator dan user.
138 INVOTEK: Jurnal Inovasi, Vokasional dan Teknologi, Vol. 18 No. 2, 2018
ISSN : 1411 – 3414 (p) INVOTEK ISSN : 2549 – 9815 (e)
maka akan tampil informasi bahwa data [5] Chen, Z., Xu, X. (2010). Study on Construction of
yang dicari tidak ditemukan seperti yang Knowledge Management System Based on
Enhancing Core Competence of Industrial Clusters.
terdapat pada Gambar 10 berikut. International Journal of Business and Management,
5(3), 217–222
[6] Collison, C and Parcell, G 2001, Learning to fly,
Capstone, UK.
[7] Roger S, Pressman. 2010.Software Engineering : a
Practitioner’s Approach 7th Edition. New
York:McGraw-Hill.
[8] Pudjo, Prabowo Widodo, Herlawati. (2011).
Menggunakan UML. Bandung: Informatika
Bandung.
[9] Arief, M.Rudianto(2011d:152). 2011. Pemrograman
Gambar 10. Halaman Data Searching Tidak Ditemukan Web Dinamis Menggunakan Php dan Mysql.
Yogyakarta: ANDI.
[10] Dennis, Alan. Wixom, Barbara Haley. Tegarden,
David. System Analysis and Design with UML An
V. KESIMPULAN Object-Oriented Approach. Wiley. 2010.
Berikut ini beberapa kesimpulan yang dapat
ditarik dari proses pengembangan KMS.
BiodataPenulis
Pertama aplikasi Knowledge Management
System telah berhasil dikembangkan dan Yance Sonatha, adalah salah satu pengajar aktif di
terbukti dapat membantu dan mempermudah Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri
pengolahan data dokumentasi IT di PT. Padang. Menamatkan kesarjanaan di Program
Gamatechno Indonesia seperti dokumentasi Studi Ilmu Komputer FMIPA Universitas Gadjah
produk, dokumentasi rapat dan dokumentasi Mada tahun 2004 dan Magister Informatika di
pelatihan. Selain itu aplikasi Knowledge STEI Institut Teknologi Bandung.
Management System juga ini dapat membantu
karyawan IT dalam membuat menyimpan data Indri Rahmayuni, menyelesaikan Sarjana Teknik
log problem dan karyawan IT dapat dengan pada tahun 2006 dari Institut Teknologi Bandung
dan kemudian melanjutkan ke jenjang Magister
mudah mencari dan mengunduh dokumentasi-
Teknik ditempat yang sama dan lulus pada tahun
dokumentasi yang terdapat di dalam Aplikasi 2011. Sejak tahun 2008 sudah tercatat aktif
Knowledge Management System. menjadi pengajar di Jurusan Teknologi Informasi
Politeknik Negeri Padang.
DAFTAR PUSTAKA
Alde Alanda menyelesaikan Diploma Teknik
Komputer Politeknik Negeri Padang pada tahun
[1] Jennex, M.E.(2007), “What is Knowledge
Management?” International Journal of Knowledge 2009 dan Sarjana Komputer dari Universitas Putra
Management, Vol 1, No 4, pp. i-iv Indonesia tahun 2011. Kemudian melanjutkan ke
[2] Munir N. 2008. Knowledge Managemen Audit: jenjang Magister Teknik di Institut Teknologi
Pedoman Evaluasi Kesiapan Organisasi Mengelola Bandung dan lulus pada tahun 2013. Sejak tahun
Pengetahuan. PPM Jakarta. 2015 tercatat aktif sebagai pengajar di Jurusan
[3] Nonaka, Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka . 2000. The Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang.
Knowledge-Creating Company: How Japanese
Companies Create the Dynamics of Innovation. Iswandi Saputra adalah alumni Program Studi
Oxford: Oxford University Press. Manajemen Informatika Politeknik Negeri Padang.
[4] Shelda Debowski, (2006). Knowledge Management.
Saat ini sudah bekerja sebagai programmer di salah
Melbourne and Sydney: John wiley and Son
Australia, Ltd. satu perusahaan swasta.
140 INVOTEK: Jurnal Inovasi, Vokasional dan Teknologi, Vol. 18 No. 2, 2018