Anda di halaman 1dari 7

PENGAJIAN LUAR KAMPUS

PUSAT PENDIDIKAN PROFESIONAL DAN LANJUTAN (PACE)


UNIVERSITI UTARA MALAYSIA

KOD DAN NAMA KURSUS


SCCA1023 – TEORI KOMUNIKASI

SEMESTER
APRIL 2019 / 2020

PUSAT
KAMPUS UUM KUALA LUMPUR

TUGASAN BERKUMPULAN I
KEGUNAAN TEORI KOMUNIKASI KEPADA SEORANG PENGURUS ORGANISASI

DISEDIAKAN UNTUK
PROF MADYA DR ADZROOL IDZWAN BIN ISMAIL

DISEDIAKAN OLEH
MUHAMAD SYAFIQ BIN SULAIMAN – 266100
MASTURA BT ABDUL MUTALAIB - 266584

TARIKH HANTAR
25 MEI 2019
SCCA1023 Teori Komunikasi | Tugasan Berpasangan I
Kegunaan Teori Komunikasi Kepada Pengurus Organisasi

Komunikasi merupakan elemen yang sangat penting dalam menyampaikan maklumat


serta objektif sesebuah organisasi selaras dengan misi dan visi yang telah ditetapkan (Prof.
Madya Zaliman Sauli). Secanggih manapun teknologi yang digunakan, jika komunikasi tidak
jelas dan berkesan maka ia akan mencetuskan konflik yang berterusan dalam organisasi.
Komunikasi juga merupakan asas yang menyatupadukan aktiviti semua fungsi yang wujud di
dalam organisasi. Justeru, setiap pengurus organisasi perlu diterapkan dengan nilai-nilai
khususnya yang terdapat di dalam teori-teori komunikasi. Menurut Goldhaber (1993),
terdapat empat peranan komunikasi di dalam organisasi, iaitu :-

Proses Pengarahan – Dalam sesebuah organisasi, pihak atasan akan mengarahkan


sesuatu aktiviti dan tugas untuk dilaksanakan oleh kakitangan bawahan. Oleh yang demikian
komunikasi memainkan peranan yang penting bagi memastikan setiap arahan ini sampai
kepada kakitangan bawahan. Arahan yang dikeluarkan ini sama ada ianya berbentuk memo,
surat, e-mel dan sebagainya. Komunikasi yang bersesuaian perlu digunakan bagi
melancarkan pengarahan yang ingin dilaksanakan agar tidak menimbulkan rasa kurang
senang kakitangan bawahan semasa menerima arahan tersebut. Teori Pengurusan Klasik
yang diperkenalkan oleh Henri Fayol, bapa kepada teori pengurusan moden menyatakan
bahawa pengurus memperoleh tanggungjawab yang datangnya daripada kedudukan dalam
organisasi dan ciri-ciri peribadi mereka seperti kepintaran dan pengalaman yang menjadikan
ciri-ciri ini sebagai prinsip yang berkaitan dengan pengurusan kuasa dalam sesebuah
organisasi. Sebagai contoh, Encik Ali merupakan seorang pengurus dan juga rakan
sekampung kepada En. Abu yang merupakan seorang kerani am. Encik Ali harus bijak dalam
memberikan arahan kepada En. Abu dalam hal-hal berkaitan kerja tanpa perlu menjejaskan
hubungan mereka sebagai rakan karib dan seterusnya memastikan keharmonian suasana
bekerja di antara mereka terjaga. Namun begitu, harus diingatkan, perbezaan pangkat dan
kedudukan di dalam organisasi juga merupakan salah satu penghalang kepada proses
komunikasi. Bagi mengatasi halangan ini daripada berlaku, Henri Fayol mencadangkan
prinsip ‘Span of control’, di mana seseorang pengurus akan menjadi paling berkesan jika
mereka hanya mengawal sebilangan kakitangan tertentu. Fayol secara umumnya
mencadangkan bilangan 20-30 orang kakitangan pada pengurusan tahap pertama dan enam
orang kakitangan bagi pengurusan yang lebih atas.

MUHAMAD SYAFIQ BIN SULAIMAN (266100)


1
MASTURA BT ABD MUTALAIB (266584)
SCCA1023 Teori Komunikasi | Tugasan Berpasangan I
Kegunaan Teori Komunikasi Kepada Pengurus Organisasi

Koordinasi – Kajian Mintzberg (2009) menunjukkan bahawa 80% masa yang


digunakan oleh para pengurus adalah untuk berinteraksi dengan orang lain secara
bersemuka , merangkumi interaksi pekerja bawahan, rakan sekerja, pengurusan atasan,
pelanggan dan juga pembekal. Kebanyakan organisasi ditubuhkan adalah bertujuan
mendapatkan keuntungan. Justeru, proses untuk mencapai keuntungan perlu
dikoordinasikan meliputi komponen struktur organisasi, aplikasi teknologi, pembangunan
sistem dan prosedur, sumber manusia dan budaya organisasi yang wujud dalam organisasi.
Lima Komponen ini juga ada disentuh di dalam Teori Pengurusan Saintifik yang
diperkenalkan oleh Frederick Taylor. Salah satu daripadanya ialah, menurut beliau, “there is
one best way to do every job” (terdapat satu cara yang terbaik untuk melakukan setiap
kerja). Ciri ini menekankan tentang mengoptimakan sumber dan juga sistem sedia ada yang
dimiliki oleh sesebuah organisasi. Manakala William Ouchi di dalam teori yang
diperkenalkan olehnya sendiri iaitu Teori Z pula menekankan kepada faktor budaya yang
terbukti memberikan impak kepada sistem pengurusan sesebuah organisasi. Apabila
komponen-komponen ini dikoordinasi dengan lancar melalui proses komunikasi yang
efektif, segala maklumat yang perlu disampaikan dapat diterima dengan jelas, tepat,
terperinci dan telus. Sebagai contoh, Syarikat S telah membeli sebuah mesin pemprosesan
baru yang berteknologi tinggi. Namun begitu, Syarikat S tidak mempunyai anggota kerja
yang berkemahiran untuk menggunakan mesin tersebut. Justeru, pihak pengurusan syarikat
telah menghantar beberapa orang anggota kerja yang berpotensi tinggi untuk menghadiri
sesi latihan pengendalian mesin tersebut berbanding dengan merekrut anggota kerja baru
yang pastinya melibatkan kos yang tinggi. Kedua-dua pihak sama ada pengurusan mahupun
pekerja dapat menikmati kelebihan daripada keputusan yang dibuat ini di mana pihak
syarikat dapat menjimatkan kos operasi manakala para pekerja dapat mempelajari ilmu dan
kemahiran yang baharu dan seterusnya meningkatkan keupayaan diri dalam bekerja. Selain
daripada itu juga, seseorang pengurus organisasi digalakkan untuk mengamalkan gaya
pengurusan yang dikemukakan oleh Robert Blake dan Jane Mounton melalui teori yang
diperkenalkan oleh mereka, Teori Grid Pengurusan di mana gaya pengurusan tersebut
dikenali sebagai ‘Middle-of-the road management’. Gaya pengurusan ini menitikberatkan
perhatian yang tinggi kepada sumber manusia dan juga sumber-sumber lain yang
MUHAMAD SYAFIQ BIN SULAIMAN (266100)
2
MASTURA BT ABD MUTALAIB (266584)
SCCA1023 Teori Komunikasi | Tugasan Berpasangan I
Kegunaan Teori Komunikasi Kepada Pengurus Organisasi

meningkatkan kualiti dan kuantiti pengeluaran sesuatu produk atau perkhidmatan


organisasi.

Membina Persahabatan – Komunikasi dalam organisasi bukan semata-mata untuk


menjalankan tugas dan aktiviti yang telah ditentukan oleh majikan sahaja tetapi komunikasi
juga dibentuk untuk mewujudkan jaringan perhubungan antara rakan sekerja dan juga pihak
atasan. Apabila wujud jaringan perhubungan yang harmoni di kalangan kakitangan, maka
suasana tempat kerja yang lebih aman dan selesa tanpa sebarang konflik peribadi. Oleh
yang demikian, hubungan persahabatan yang wujud ini dapat menimbulkan semangat
sepunya antara mereka dan membantu mengukuhkan semangat cintakan organisasi.
Seseorang pengurus organisasi perlu mengetahui bahawa elemen ini juga merupakan salah
satu keperluan asas yang perlu dipenuhi oleh setiap manusia seperti yang disebut oleh
Abraham Maslow melalui Teori Hierarki Keperluan Maslow yang diperkenalkan oleh beliau.
Keperluan asas ini diberi nama Keperluan Afiliasi, iaitu keperluan kepada rasa dipunyai atau
keperluan kasih sayang iaitu memberi dan menerima dalam konteks hubungan sesama
manusia. Keperluan ini boleh dipenuhi oleh organisasi melalui pembentukan hubungan
sosial dengan rakan sekerja dan pihak pengurusan. Kesan daripada teori ini kepada
sesebuah organisasi dapat dilihat apabila anggota kerja sanggup berbuat apa sahaja demi
memastikan syarikat yang dicintai terus kukuh untuk selamanya. Contohnya, pekerja
Syarikat Telekom Malaysia (TM) yang membuat piket tanda memprotes serta membantah
tindakan sebuah syarikat telekomunikasi yang menceroboh kawasan infra dan mengambil
keuntungan tanpa memberikan faedah kepada syarikat tersebut. Tindakan ini pastinya akan
menggugat operasi Syarikat Telekom Malaysia tersebut dan sekaligus menimbulkan
kemarahan pekerja mereka yang mempunyai semangat cintakan organisasi di mana mereka
mencari rezeki. Adalah menjadi peranan seorang pengurus dalam usaha menyemai nilai ini
kepada setiap ahli organisasi.

Kesinambungan daripada hubungan persahabatan yang dibina, ianya dapat


membentuk rasa dipercayai dan diterima oleh organisasi di kalangan ahli organisasi.
Perasaan ini ternyata menjadikan masalah-masalah di dalam organisasi seperti konflik
dalaman dan rasa tidak berpuas hati dapat ditangani dengan baik. Menurut Hamilton &
MUHAMAD SYAFIQ BIN SULAIMAN (266100)
3
MASTURA BT ABD MUTALAIB (266584)
SCCA1023 Teori Komunikasi | Tugasan Berpasangan I
Kegunaan Teori Komunikasi Kepada Pengurus Organisasi

Parker (1997), gaya komunikasi seseorang dipengaruhi oleh persekitaran kerja. Teori
Motivasi-Hygience yang dikemukakan oleh Herzberg mempercayai bahawa terdapat ciri-ciri
tertentu di tempat kerja yang membuatkan pekerja berpuas hati dan tidak berpuas hati.
Faktor yang menyebabkan pekerja berpuas hati dikenali sebagai faktor pemotivasi dan
faktor yang menyumbang kepada ketidakpuasan bekerja dikenali sebagai faktor hygiene.
Sebagai contoh, sesebuah organisasi menyediakan persekitaran kerja yang kondusif
(pemotivasi), tetapi tugasannya membosankan kerana tugas tersebut adalah tugas yang
sama dan dijalankan secara berulang-ulang (hygiene). Situasi ini pastinya akan menimbulkan
rasa tidak berpuas hati pekerja organisasi tersebut. Namun begitu, perkara ini boleh diatasi
sekiranya seseorang pengurus organisasi mengamalkan prinsip-prinsip yang terdapat di
dalam teori-teori komunikasi yang telah diperkenalkan oleh tokoh-tokoh komunikasi yang
terdahulu. Misalnya, prinsip Teori Z yang diasaskan oleh William Ouchi yang menekankan
budaya pengurusan organisasi di Jepun yang ternyata berbeza dengan Amerika Syarikat.
Antaranya ialah, organisasi di Jepun menjanjikan jaminan pekerjaan kepada pekerjanya
seumur hidup, keputusan dibuat secara kolektif, tanggungjawab bersama dan
menitikberatkan keseluruhan organisasi.

Kesimpulannya, adalah menjadi satu kewajipan bagi seseorang individu untuk


mempersiapkan diri dengan pengetahuan berkenaan teori-teori komunikasi ini. Teori-teori
ini diperkenalkan bukan untuk tujuan yang sia-sia sebaliknya menjadi panduan dan rujukan
sebelum seseorang itu memegang jawatan sebagai pengurus organisasi. Amalan-amalan
yang terdapat di dalam teori-teori ini pastinya dapat menjadikan sesuatu proses komunikasi
itu menjadi lebih efektif sekaligus menjadikan sesebuah organisasi yang mempunyai sistem
pengurusan yang bermutu tinggi kerana dapat mengimbangi kepentingan kedua-dua pihak
yang paling utama di dalam organisasi iaitu pihak pengurusan dan pihak pekerja. Suasana
harmoni yang tercipta di dalam organisasi juga dapat mempertingkatkan produktiviti ahli
organisasi dan juga kualiti produk atau pengeluaran sesebuah komunikasi. Menurut
Jennings, 1960, orang yang dilantik menjadi ketua (pengurus) dalam sesebuah organisasi
adalah mereka yang mempunyai kemahiran komunikasi bersemuka yang baik. Dalam
kajiannya, punca utama seseorang ketua (pengurus) dipecat adalah disebabkan oleh
masalah komunikasi iaitu tidak mempunyai kemahiran komunikasi bersemuka yang baik.
MUHAMAD SYAFIQ BIN SULAIMAN (266100)
4
MASTURA BT ABD MUTALAIB (266584)
SCCA1023 Teori Komunikasi | Tugasan Berpasangan I
Kegunaan Teori Komunikasi Kepada Pengurus Organisasi

Rujukan
Achik Asnira. (2011). Retrieved from PENGURUSAN ORGANISASI:
https://www.academia.edu/20168160/PENGURUSAN_ORGANISASI_-_msh

Amallya Luckyta. (2015). Retrieved from Komunikasi organisasi "Komunikasi dan Struktur
Organisasi": https://www.slideshare.net/lhulhichachithamallya/komunikasi-organisasi-
46490987

Azlina Harun. (2010). Retrieved from Hubungan Antara Komunikasi Dalam Oganisasi Terhadap
Kepuasan Kerja: https://ir.unimas.my/id/eprint/3555/1/Hubungan%20antara
%20komunikasi%20dalam%20organisasi%20terhadap%20kepuasan%20kerja.pdf

Dale Carnegie. (2018). How To Win Friends & Influence People. Wimbledon, London: Popular UK Pte
Ltd.

Miza Johari. (2016). Retrieved from Komunikasi Dalam Pengurusan Organisasi Islam:
http://mizajohari.blogspot.com/2016/10/komunikasi-dalam-pengurusan-organisasi_31.html

Patrick Alain. (2017). The Complete Phrase Book For Leaders & Managers. Petaling Jaya, Selangor:
Advantage Quest Publications & The Career Press, Inc.

Ruhazila Abidin. (n.d.). Retrieved from Aspek Komunikasi Dan Kepimpinan Dalam Organisasi:
https://www.academia.edu/9109229/ASPEK_KOMUNIKASI_DAN_KEPEMIMPINAN_DALAM_
ORGANISASI

Samsuni Mohd Nor, Zakaria Abd Hadi. (2005). Retrieved from PERANCANGAN STRATEGIK
ORGANISASI MELALUI PELAKSANAAN:
http://www.myjurnal.my/filebank/published_article/24190/Article__6.PDF

Scott A. Snell, Shad S. Morris, George W. Bohlander. (2016). Managing Human Resources. New Tech
Park, Singapore: Cengage Learning Asia Pte Ltd.

Sharifah Baharum, Joki Perdani Sawai, R. Balan Rathakrishnan. (2006). Retrieved from HUBUNGAN
ANTARA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI DENGAN KEPUASAN KERJA, PRESTASI KERJA
DAN KOMITMEN KERJA:
https://jurnalkemanusiaan.utm.my/index.php/kemanusiaan/article/view/154

Suhaimi Arif. (2014). Retrieved from HURAIKAN EMPAT (4) KEPENTINGAN KOMUNIKASI KEPADA
SESEBUAH PERNIAGAAN: http://suhaimisamiun.blogspot.com/2014/03/huraikan-empat-4-
kepentingan-komunikasi.html

Zaliman Sauli. (2012). Kemahiran Komunikasi Dalam Pengurusan Organisasi Dan Perundingan Yang
Berkesan. p.
http://dspace.unimap.edu.my/dspace/bitstream/123456789/1680/1/Kemahiran
%20Komunikasi%20dalam%20Pengurusan%20Organisasi%20Dan%20Perundingan%20Yang
%20Berkesan.pdf.

MUHAMAD SYAFIQ BIN SULAIMAN (266100)


5
MASTURA BT ABD MUTALAIB (266584)
SCCA1023 Teori Komunikasi | Tugasan Berpasangan I
Kegunaan Teori Komunikasi Kepada Pengurus Organisasi

MUHAMAD SYAFIQ BIN SULAIMAN (266100)


6
MASTURA BT ABD MUTALAIB (266584)