BK: 02/2008

PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SUSK

DAN SUS YB MENTERI DAN
YB TIMBALAN MENTERI

BAHAGIAN PERKHIDMATAN

“JPA Peneraju Perkhidmatan Awam”

PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
SETIAUSAHA SULIT KANAN (SUSK) DAN
SETIAUSAHA SULIT (SUS) KEPADA YB
MENTERI/ YB TIMBALAN MENTERI
 Kata-kata Aluan
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Malaysia

Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera,

Bersyukur ke hadrat ilahi kerana dengan limpah rahmat dan inayah-

Nya, maka Buku Panduan JPA Edisi Keempat dapat diterbitkan
sebagai satu usaha murni ke arah meningkatkan sistem
penyampaian perkhidmatan.

Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK-9) yang dibentangkan oleh

Y.A.B. Perdana Menteri meletakkan harapan yang tinggi terhadap
keupayaan perkhidmatan awam sebagai penggerak kemajuan
negara. Ia dizahirkan melalui teras kedua dan kelima RMK-9 yang
menekankan aspek modal insan yang berminda kelas pertama dan
meningkatkan keupayaan organisasi.

Realitinya, persekitaran perkhidmatan awam tidak lagi seperti biasa.

Justeru, JPA perlu terus relevan melaksanakan peranan untuk
menjelmakan manifestasi stakeholders kepada rakyat. JPA harus
sentiasa mengamalkan prinsip kaizen bagi memastikan
perkhidmatan yang disampaikan adalah berkualiti dan melangkaui
kebiasaan.

Saya berharap agar semua usaha JPA dapat diterjemahkan melalui

penerbitan Buku Panduan JPA Edisi Keempat ini. Semoga dengan
penerbitan Buku Panduan JPA, segala urusan antara pelanggan
dengan JPA dapat dipermudahkan dan dipercepatkan.

Sekian, terima kasih.

(TAN SRI ISMAIL ADAM)

GARIS PANDUAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWABSETIAUSAHA SULIT
KANAN (SUSK) DAN SETIAUSAHA SULIT (SUS) KEPADA YB MENTERI /
YB TIMBALAN MENTERI

TUGAS SUSK KEPADA YB MENTERI / YB TIMBALAN MENTERI

i) Mengetuai semua urusan pentadbiran Pejabat YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

ii) Menjadi pegawai perantara di antara Pejabat YB Menteri / YB

Timbalan Menteri dengan pegawai kementerian dan agensi
kawalan;

iii) Menyelaras nota mesyuarat yang melibatkan YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

iv) Menyelaras dan menyediakan kertas / nota maklumbalas dan

jawapan-jawapan kepada soalan Parlimen yang melibatkan
Kementerian / Jabatan atau YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

v) Mengurus surat-menyurat Pejabat YB Menteri / YB Timbalan

Menteri;

vi) Menyelaras kunjungan hormat tetamu kenamaan dengan YB

Menteri / YB Timbalan Menteri ;

vii) Melayani orang ramai yang berurusan dengan Pejabat YB

Menteri / YB Timbalan Menteri;

viii) Menyelaras dan menguruskan majlis-majlis rasmi dan

persendirian YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

ix) Menyediakan teks ucapan dan nota taklimat YB Menteri/ YB

Timbalan Menteri;

x) Menyelaraskan sesi sidang akhbar, temubual (wawancara),

perutusan dan rakaman peristiwa YB Menteri / YB
Timbalan Menteri yang melibatkan pihak media massa / wartawan /
pemberita;

xi) Menyelaras majlis-majlis lawatan dan taklimat (pengangkutan

dan tempat penginapan) yang melibatkan YB Menteri / YB
Timbalan Menteri;

xii) Menyelaras majlis-majlis perjumpaan, perbincangan dan temu

janji YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

xiii) Mengurus dan memantau perancangan harian (jadual harian)

YB Menteri / YB Timbalan Menteri; dan

xiv) Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh YB Menteri / YB

Timbalan Menteri dari masa ke semasa.
1
 TUGAS SUS KEPADA YB MENTERI / YB TIMBALAN MENTERI

i) Membantu mengurus semua urusan pentadbiran Pejabat YB Menteri /

YB Timbalan Menteri;

ii) Menjadi pegawai perantara di antara Pejabat YB Menteri / YB Timbalan

Menteri dengan pegawai kementerian dan agensi kawalan;

iii) Membantu menyelaras nota mesyuarat yang melibatkan YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

iv) Membantu menyelaras dan menyediakan kertas / nota maklumbalas dan

jawapan-jawapan kepada soalan Parlimen yang melibatkan Kementerian
/ Jabatan atau YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

v) Membantu mengurus surat-menyurat Pejabat YB Menteri / YB Timbalan

Menteri;

vi) Membantu menyelaras kunjungan hormat tetamu kenamaan dengan YB

Menteri / YB Timbalan Menteri ;

vii) Melayani orang ramai yang berurusan dengan Pejabat YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

viii) Membantu menyelaras dan menguruskan majlis-majlis rasmi dan

persendirian YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

ix) Membantu menyediakan teks ucapan dan nota taklimat YB Menteri / YB

Timbalan Menteri;

x) Membantu menyelaraskan sesi sidang akhbar, temubual (wawancara),

perutusan dan rakaman peristiwa YB Menteri / YB Timbalan Menteri
yang melibatkan pihak media massa / wartawan / pemberita;

xi) Membantu menyelaras majlis-majlis lawatan dan taklimat (pengangkutan

dan tempat penginapan) yang melibatkan YB Menteri / YB Timbalan
Menteri;

xii) Membantu menyelaraskan majlis-majlis perjumpaan, perbincangan dan

temu janji YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

xiii) Membantu mengurus dan memantau perancangan harian (jadual harian)

YB Menteri / YB Timbalan Menteri; dan

xiv) Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh YB Menteri / YB Timbalan Menteri

dan SUSK dari masa ke semasa.

2
KOMPETENSI ASAS SUSK DAN SUS KEPADA YB MENTERI/ YB
TIMBALAN MENTERI
Personaliti pegawai:

i) Keterampilan - sentiasa kelihatan kemas dan sesuai sebagai Setiausaha

Sulit Kanan atau Setiausaha Sulit kepada YB Menteri/ YB Timbalan
Menteri;

ii) Ekstrovert - peramah, mudah dikenali dan didekati;

iii) Bersopan santun dan berhemah tinggi;

iv) Jujur, amanah, bertanggungjawab dan berintegriti;

v) Komited kepada tugas - boleh bertugas atau memberikan perkhidmatan

tanpa mengira masa;

vi) Komunikasi berkesan – berkemahiran dalam komunikasi bagi

mempercepatkan tindakan dalam pelaksanaan tugas;

vii) Peka, sensitif, responsif dan proaktif terhadap isu-isu atau perkara-perkara
semasa;

viii) Sentiasa mengamalkan prinsip “Cepat, Tepat dan Betul ”;

ix) Sentiasa teliti, cermat dan kemas dalam pelaksanaan tugas;

x) Bersikap mesra, bersopan-santun dan berhemah tinggi dalam melayani

tetamu dan panggilan telefon daripada orang awam dan stakeholder yang
berurusan dengan Pejabat YB Menteri / YB Timbalan Menteri;

xi) Beramanah, jujur dan bertanggungjawab dalam menjaga kerahsiaan yang

melibatkan:

a) Perkara-perkara dasar (terperingkat) Kementerian/Jabatan yang

masih dalam peringkat perbincangan atau yang belum
diputuskan; dan

b) Perkara-perkara peribadi (personal) YB Menteri / YB Timbalan

Menteri;

xiii) Sentiasa mengamalkan prinsip “Perlu Mengetahui“ seperti yang dinyatakan

dalam Arahan Keselamatan;

3
xiv) Sentiasa menunjukan komitmen yang tinggi terhadap tugas dan sentiasa
betanggungjawab dengan bersedia untuk memberikan perkhidmatan
atau diminta bertugas pada bila-bila masa oleh YB Menteri/ YB Timbalan
Menteri ; dan

xv) Mewujudkan hubungan yang baik. Dengan ahli keluarga YB Menteri/ YB

Timbalan Menteri serta bertanggungjawab dallam hal-hal yang berkaitan
dengan YB Menteri/ Timbalan Menteri.

Kebolehan dan pengalaman pegawai

i) Bahasa – boleh bertutur dan menulis dalam Bahasa Melayu dan Bahasa
Inggeris dengan baik. Kebolehan dalam bahasa ketiga merupakan satu
kelebihan;

ii) Mempunyai asas atau berpengalaman dalam pengurusan kewangan;

iii) Mempunyai pengetahuan dalam bidang ekonomi dan pengurusan

perniagaan merupakan satu kelebihan;

iv) Mempunyai kemahiran penulisan - berkebolehan dalam menyediakan

kertas/ nota maklumbalas dan sebagainya;

v) Mempunyai pengalaman dalam pengurusan dan penyelarasan majlis

rasmi kerajaan (event management);

vi) Berkebolehan menyampaikan maklumat dengan cepat, tepat dan betul;

vii) Mempunyai keinginan untuk mengetahui sesuatu perkara dengan lebih

jelas, mendalam dan terperinci;

viii) Berkebolehan menguruskan masa dengan baik dan berkesan; dan

ix) Berkebolehan mengendalikan Sistem Fail yang baik, berkesan dan

teratur di Pejabat YB Menteri/ YB Timbalan Menteri khususnya dalam
mengendalikan Fail-fail Terperingkat dan Fail-fail Terbuka.