Anda di halaman 1dari 12

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang mana


atas segala rahmat dan nikmat yang diberikan sehingga Reformer masih
diberikan kesehatan dan kelancaran dalam menyelesaikan Aksi
Perubahan.
Aksi Perubahan ini dibuat sebagai salah satu persyaratan yang
harus dipenuhi oleh seluruh peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
Gelombang 2 Angkatan VI Tahun 2020. Adapun Aksi Perubahan yang
Reformer buat dengan judul “OPTIMALISASI PENGELOLAAN
DOKUMEN BIDANG PERENCANAAN BERBASIS APLIKASI E-
DOKUMEN PADA PENGADILAN NEGERI MUARA BULIAN”.
Aksi Perubahan ini dapat diselesaikan berkat bimbingan dan
arahan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini Reformer
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Kepala Badan Litbang Diklat Kumdil Mahkamah Agung Republik
Indonesia bapak Dr. Zarof Ricar,SH,S.Sos,M.Hum
2. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Manajemen dan
Kepemimpinan Balitbang Diklat Kumdil Mahkamah Agung
Republik Indonesia Bapak Edwar Tumimbul Hamonangan
Simarmata, SH, LLM. MTL
3. Sekretaris Badan Litbang Diklat Hukum dan Peradilan
Mahkamah Agung Republik Indonesia Bapak Dedi Waryoman, S.
Sos, MH
4. Ketua Pengadilan Negeri Muara Bulian Bapak ……………………..
yang telah memberikan masukan dan kesempatan mengikuti
kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Tahun Anggaran
2020
5. Wakil Ketua Pengadilan Negeri Muara Bulian…………………
yang telah memberikan dorongan semangat untuk mengikuti
kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Tahun Anggaran
2020
6. Hakim Pengadilan Negeri Muara Bulian selaku Hakim Pengawas
Bidang Perencanaan Program dan Anggaran yang telah
memberikan dorongan semangat untuk mengikuti kegiatan
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Tahun Anggaran 2020
7. Seluruh Widyaiswara/Fasilitator yang dengan tulus membimbing
dan memberikan ilmunya kepada seluruh peserta Diklat,
khususnya kepada Bapak ……………… selaku Coach yang
dengan kesabaran serta perhatiannya kepada reformer serta
seluruh panitia sehingga reformer dapat membuat Rancangan
Aksi Perubahan ini.
8. Para Pejabat Struktural Eselon III dan IV di Lingkungan Pusdiklat
Manajemen dan Kepemimpinan Balitbang Diklat Kumdil
Mahkamah Agung Republik Indonesia
9. Panitera Pengadilan Negeri Muara Bulian Bapak …………. yang
telah memberikan dorongan semangat untuk mengikuti kegiatan
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Tahun Anggaran 2020
10. Sekretaris Pengadilan Negeri Muara Bulian Bapak ……………
selaku Mentor yang telah memberikan arahan, bimbingan dan
masukan atas penyusunan Aksi Perubahan
11. Pejabat Struktural dan Fungsional Pengadilan Negeri Muara
Bulian yang telah memberikan dorongan semangat untuk
mengikuti kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Tahun
Anggaran 2020
12. Tim Efektif yang telah membantu Reformer dalam mewujudkan
Aksi Perubahan ini di Pengadilan Negeri Muara Bulian
Reformer menyadari, bahwa apa yang termuat dalam Aksi
Perubahan ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh sebab itu diperlukan
bimbingan dan masukan dari berbagai pihak yang akan kami terima
dengan senang hati untuk kesempurnaan laporan Aksi Perubahan ini.
Semoga Aksi Perubahan ini dapat bermanfaat bagi Reformer serta
Instansi.
Muara Bulian, 12 Agustus 2020
Reformer

BUKHARI
DAFTAR ISI

Kata Pengantar ..................................................................................... i


Daftar Isi ................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ................................................................. 1
B. Tujuan Aksi Perubahan .................................................... 8
C. Manfaat ............................................................................. 10
BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN ORGANISASI
BAB III ANALISA MASALAH
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
A. Terobosan/Inovasi............................................................... 12
B. Tahapan Kegiatan (Pendek, Menengah, Panjang)............. 13
C. Sumber Daya....................................................................... 14
D. Manajemen Pengadilan Mutu Pekerjaan............................ 15
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................ 45
B. Saran.................................................................................. 46
BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Di era reformasi ini, dalam pelaksanaan kegiatan kantor yang
semakin maju dan berkembang, kita harus menyesuaikan dengan
perkembangan dan tuntutan zaman dimana semuanya memakai sistem
komputerisasi. kita memerlukan perubahan untuk mempermudah
pekerjaan agar dapat terlaksana secara efektif, efisien, dan berkinerja
tinggi. Perubahan sangat dibutuhkan untuk membawa Organisasi ke arah
yang lebih baik, kita memerlukan inovasi, penyempurnaan dan
peningkatan kinerja sehingga mencapai tujuan yang diharapkan lebih
optimal, dan dapat mewujudkan kepuasan dan kepercayaan dari
masyarakat.
Setelah melalui studi lapangan pada lokus, yakni pada Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan Kelas 1A Khusus yang dilakukan secara virtual
melalui aplikasi zoom terdapat beberapa pembelajaran yang dapat di
terapkan pada Satuan Kerja Pengadilan Negeri Muara Bulian selaku
Reformer. Pembelajaran yang didapat melalui lesson learn pada lokus
dalam studi lapangan tersebut peserta dapat jadikan inspirasi untuk
meningkatkan kualitas kinerja pada Pengadilan Negeri Muara Bulian.
Dengan menggunakan metode adopsi dan adaptasi maka Best
Practice yang telah didapat pada lokus studi lapangan kiranya dapat
diterapkan/diimplementasikan pada satuan kerja Pengadilan Negeri
Muara Bulian, tentunya adopsi dan adaptasi tersebut disesuaikan dengan
jabatan Kepala Sub Bagian Perencanaan Teknologi Informasi dan
Pelaporan sesuai dengan Perma Nomor : 7 Tahun 2015 Pasal 283
mempunyai tugas dan fungsi yaitu melaksanakan penyiapan bahan
pelaksanaan, program dan anggaran, pengelolaan teknologi informasi dan
statistik, serta pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan dokumentasi serta
pelaporan.
Melalui Diagnosa Organisasi, pada Pengadilan Muara Bulian
terdapat beberapa permasalahan dalam pelayanan khususnya di bidang
perencanaan dalam hal pengelolaan dokumen akan menjadi
permasalahan dikarenakan terbatasnya pegawai yang jumlahnya satu
orang sehingga pelimpahan tugas dan beban kerja pada setiap pegawai
menjadi semakin bertambah, hal tersebut tentu saja sangat
mempengaruhi kemampuan setiap pegawai dalam melaksanakan tugas.
Berdasarkan permasalahan tersebut, melalui lesson learnt pada
lokus studi lapangan dapat di susun suatu rencana aksi perubahan yang
bertujuan untuk mengatasi permasalah yang di hadapi pada Pengadilan
Negeri Muara Bulian. Adapun rencangan aksi perubahan tersebut
diimplementasikan dalam “OPTIMALISASI PENGELOLAAN DOKUMEN
BIDANG PERENCANAAN BERBASIS APLIKASI E-DOKUMEN PADA
PENGADILAN NEGERI MUARA BULIAN”.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini
menyebabkan perubahan di segala aspek kehidupan, begitu pula pada
dokumen bagian perencanaan yang semula merupakan dokumen
bermedia kertas namun sekarang berkembang menjadi penyimpanan
dokumen yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan
dokumen yang masih manual. Penggunaan media elektronik diharapkan
dapat membantu Reformer dalam pengelolaan dokumen bidang
perencanaan secara efektif dan efisien dan ekonomis.
Oleh sebab itu Reformer akan merancang pengelolaan dokumen
bidang perencanaan melalui aplikasi E-DOKUMEN yang bertujuan untuk
menertibkan penyimpanan dokumen sebagai sarana elektronik apabila
sewaktu- waktu dokumen tersebut diperlukan kembali.
Adapun Visi dan Misi Pengadilan Negeri Muara Bulian adalah
sebagai berikut :
Visi : “ ……………………..“
Misi :
a.
b.
Mengingat pentingnya proses administrasi Pengelolaan Dokumen
Perencanaan yang membutuhkan waktu yang cukup lama sangat
mempengaruhi kecepatan dalam pemberian dokumen, maka perlu
dilakukan pengembangan sistem informasi yang menyelesaikan
permasalahan pengelolaan dokumen perencanaan di Pengadilan Negeri
Muara Bulian secara digital/elektronik.
Berikut tabel keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan dalam
Aksi Perubahan ini:
KEADAAN YANG
NO. KEADAAN SEKARANG
DIINGINKAN
Penataan dokumen bidang Tersedianya sistem
1 perencanaan belum tertata E-DOKUMEN
dengan baik
Membutuhkan waktu yang agak Dengan adanya E-DOKUMEN
2 lama dalam pencarian dokumen sangat membatu dalam
bidang Perencanaan pencarian dokumen

Agar penyelesaian masalah dimaksud dapat dilaksanakan dengan


efektif maka perlu dicari dan ditentukan penyebab utama dengan
melakukan validasi menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness,
Growth). Validasi dengan menggunakan metode USG (Urgency,
Seriousness, Growth) ini menilai kualifikasi persoalan dari sisi: pertama
Urgency, artinya seberapa mendesak isu itu harus dibahas dikaitkan
dengan waktu tersedia serta seberapa keras tekanan waktu tersebut
untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu tersebut. Kedua
Seriousness, adalah: seberapa serius isu tersebut dikaitkan dengan akibat
yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan
isu tersebut jika tidak dipecahkan. Ketiga Growth, merupakan tindak lanjut
perkembangan isu jika penyebabnya dibiarkan.
Berdasarkan tiga isu tersebut diatas dimaksud akan dianalisa
sehingga ditemukan yang paling tinggi skornya untuk dijadikan sebagai
isu prioritas pada proposal ini. tiga faktor penyebab di atas akan dinilai
berdasarkan skala 1-5.

NO ISU/PERMASALAHAN UNSUR JML Urut


(∑)
U S G

1.

2.

3.

Skala penilaian : 1 - 5
Keterangan :
U = Urgent 1 : Tidak urgent
S = Seriusness 2 : Kurang urgent
G = Growth 3 : Urgent
4 : Cukup urgent
5 : Sangat urgent

Ketiga indikasi penyebab tersebut selanjutnya dilakukan validasi


berdasarkan instrumen APKL (aktual, problematik, kekhalayakan dan
layak) sesuai dengan THMT (tugas, hak, wewenang dan tanggungjawab).
Skala penilaian 1-5 :
Keterangan :
1 :Sangat kecil
2 :Kecil
3 :Sedang
4 :Besar
5 :Sangat besar

PENYEBAB MASALAH : METODE APKL


Jumlah
Unsur
No PENYEBAB ∑
A P K L
1 2 3 4 5 6 7
Pegawai belum memiliki
1 3 3 4 3 13
pengetahuan yang cukup
Kurangnya sumber daya
2 manusia pada bagian 5 5 4 3 17
perancanganan
Kurang Optimal nya
3 5 3 4 3 15
Monitoring dan Evaluasi

Keterangan APKL :
1. Aktual : Benar-benar terjadi
2. Problematik : Persoalan yang harus diselesaikan
3. Kekhalayakan : Berkaitan banyak orang sehingga dapat
diselesaikan
4. Layak : Penyebab itu layak diselesaikan

SOLUSI PERMASALAHAN :METODE BCR


N INOVAS
SOLUSI B C R TIME TOTAL
O I
Mengusulkan
1 penambahan pegawai 5 3 3 3 4 18
pada bagian Perencanaan
Membuat sistem
pengelolaan dokumen
2 5 4 5 5 5 24
Perencanaan melalui
E – Doren
Memanfaatkan tenaga
3 3 3 3 3 3 15
honorer

Keterangan :
1. Benefit : Manfaat
2. Cost : modal
3. Rasio : Perbandingan

Skala penilaian 1-5 :


Keterangan :
1 : Sangat kecil
2 : Kecil
3 : Sedang
4 : Besar
5 : Sangat besar

Untuk mempermudah administrasi dalam pengelolaan dokumen


perencanaan yang memiliki manfaat lebih besar dalam rangka efisiensi
waktu dan efektifitas kerja maka dengan ini Reformer akan
mengembangkan sebuah Aplikasi E-DOKUMEN dalam Aksi Perubahan
dengan judul “OPTIMALISASI PENGELOLAAN DOKUMEN BIDANG
PERENCANAAN BERBASIS APLIKASI E-DOKUMEN PADA
PENGADILAN NEGERI MUARA BULIAN”.

B. TUJUAN AKSI PERUBAHAN


Dengan dilaksanakannya implementasi Aksi Perubahan mengenai
pengelolaan dokumen perencanaan melalui E-DOKUMEN akan lebih
efektif dan efisien yang tentunya sangat mendukung pelaksanaan tugas di
bidang perencanaan.
Adapun tujuan dari implementasi Aksi Perubahan ini dilakukan oleh
Reformer Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
Gelombang II Angkatan VI terdiri dari 3 (tiga) tahapan yaitu:
a. Tujuan Jangka Pendek
Membuat E-DOKUMEN
b. Tujuan Jangka Menengah
Input dokumen perencanaan kedalam E-DOKUMEN
c. Tujuan Jangka Panjang
Pengembangan E-DOKUMEN dengan penambahan fitur-fitur
yang dibutuhkan Pengadilan Negeri Muara Bulian.

C. MANFAAT
Selain tujuan tersebut diatas maka Aksi Perubahan dari manual ke
sistem E- DOKUMEN di Pengadilan Negeri Muara Bulian tentunya akan
memberikan manfaat bagi Instansi, Reformer sendiri sebagai berikut:
a. Bagi Instansi
- Meningkatkan keterbukaan informasi di Negeri Muara
Bulian;
- Mendukung percepatan Reformasi birokrasi;
- Meningkatkan kinerja organisasi di Pengadilan Negeri
Muara Bulian;
- Efisiensi ,Efektivitas Tempat waktu tenaga dan biaya
- Tersusunnya dokumen perencanaan secara sistematis
b. Bagi Reformer
- Meningkatkan Kemampuan Kepemimpinan dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya;
- Menambah wawasan dan merubah pola pikir dari sistem
yang manual menjadi E-DOKUMEN
- Menjadikan Peserta sebagai pelopor dalam Aksi Perubahan
ini
- Memudahkan dalam melaksanakan tugas pencarian
dokumen bidang Perencanaan

BAB II
PROFIL KINERJA PELAYANAN ORGANISASI
 Visi
 Misi
 Tusi Organisasi
 Tusi Anda
 Capain Organisasi
 Kinerja yang perlu ditingkatkan (kaitkan dengan Aksi Anda)

Anda mungkin juga menyukai