Anda di halaman 1dari 38

Pengelolaan Sediaan farmasi 1 :

Apt. Elvina Triana Putri, M.Farm


Outline
• Art Of study
• Quantifying drug requirement
– Memahami konsep logistik
– Kebijakan di logistik
– Siklus manajemen logistik
• Pemilihan
• Perencanaan
• Pemesanan, Pengadaan
• Penerimaan
Art Of Study

Standar Pelayanan Kefarmasian adalah tolok ukur yang dipergunakan


sebagai pedoman bagi tenaga kefarmasian dalam menyelenggarakan
pelayanan kefarmasian (PMK No.58 2014/Keputusan Menteri
Kesehatan sebelumnya adalah No.1197 Tahun 2004).

Praktek pelayanan kefarmasian merupakan kegiatan yang terpadu


dengan tujuan untuk mengidentifikasi, mencegah dan menyelesaikan
masalah obat dan masalah yang berhubungan dengan kesehatan.
Standar Pelayanan Kefarmasian bertujuan untuk:
1. meningkatkan mutu Pelayanan Kefarmasian;
2. menjamin kepastian hukum bagi tenaga kefarmasian;
3. melindungi pasien dan masyarakat dari penggunaan obat yang tidak rasional
dalam rangka keselamatan pasien (patient safety).

Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu unsur
penting dalam fungsi manajerial farmasi komunitas

Tujuan pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan adalah agar obat
yang diperlukan tersedia setiap saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu
yang terjamin dan harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan yang
bermutu.
MANAJEMEN PENDUKUNG
PERENCANAAN DAN
ADMINISTRASI
ORGANISASI DAN MANAJEMEN
MANAJEMEN INFORMASI
MANAJEMEN MANUSIA

Therapeu
tic cycle
Direktur

KFT Draft Formularium


PETUGAS  KOMPETEN
Kriteria Seleksi (DOKTER, APOTEKER,
FORMULARIUM PERAWAT, BIDAN )
Seleksi
Rekomendasi
Praktek berbasis Perencanaan
Metode perencanaan
bukti Analisis kebutuhan
Analisis ABC & VEN
Strategic plan RUTIN
NON RUTIN  MOU DG MENJAMIN
TERSEDIA
Manajemen Obat LUAR
Evaluasi Text Pengadaan
- EPO Efektif dan Efisien Metode pengadaan
Penentuan macam dan jumlah
- Review/tahun yang dipesan
EOQ & EOI
Monitoring JUST IN TIME

- Efek obat Penerimaan,Pengendalian inventori


- Efek samping obat penyimpananan,
- Kesalahan obat pendistribusian, retur,
- Near misses pemusnahan
Dispensing:
- KTD -transcribing,(pemesanan,
peresepan, pencatatan)
- persiapan
- penyerahan dan
- pemberian informasi,
edukasi dan konseling

TERENCANA  MKI
LOGISTIK
Definisi Logistik

• Logistik: semua sumber daya yang ada di


meliputi :
– Pengadaan, perawatan, distribusi, dan
penyediaan
– Perlengkapan, perbekalan, dan ketenagaan
Supply Chain Management
Why supply chain
 Mengurangi inventory
 inventory merupakan bagian paling besar dari aset
perusahaan, yang berkisar antara 30%-40%
 sedangkan biaya penyimpanan barang (inventory
carrying cost) berkisar antara 20%-40% dari nilai
barang yang disimpan
 oleh karena itu, usaha dan cara harus dikembangkan
untuk sedikit mungkin menimbun barang ini dalam
gudang agar biaya dapat ditekan menjadi sesedikit
mungkin
Cont’d…..
Menjamin kelancaran penyediaan barang
 Mulai dari asal barang (pabrik) sampai kepada final
customer
 Mata rantai yang panjang sehingga perlu dikelola
dengan baik
 Menjamin mutu
 Mutu barang tidak hanya oleh proses produksi, tetapi
juga bahan mentah dan mutu keamanannya
Supply chain
Supply chain terdiri atas:
Supplier Manufacturer Distributor Retailer Customer

Upstream
Downstream

Tujuan: mempertemukan antara


demand dan supply

The right
Product
+ + + + +
The right
Price
The right
Store
The right
Quantity
The right
Customer
The right
Time
= Higher
Profits
What is the goal of supply chain
management?
1.Supply chain management is concerned with
the efficient integration of suppliers, factories,
warehouses and stores so that merchandise is
produced and distributed:
In the right quantities
To the right locations
At the right time

2. In order to
Minimize total system cost
Satisfy customer service requirements
Decision phases in a supply chain
Supply chain strategy or design
Supply chain planning
Supply chain operation
Konsep Pemilihan
Pemilihan merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah
kesehatan yang terjadi, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis,
menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial,
standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat.

Penentuan pemilihan obat merupakan peran aktif tenaga farmasi yang


berada dalam organisasi panitia farmasi dan terapi untuk menetapkan
kualitas dan efektivitas, serta jaminan purna transaksi pembelian
Pemilihan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis sediaan
farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai
dengan kebutuhan.

Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan bahan medis


habis pakai ini berdasarkan :

1. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan


terapi
2. Standar sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis
habis pakai yang telah ditetapkan.
3. Pola penyakit.
4. Efektivitas dan keamanan.
5. Pengobatan berbasis bukti.
6. Mutu.
7. Harga.
8. Ketersediaan di pasaran.
Konsep Perencanaan
dalam Akreditasi
• Pedoman
• Panduan
• Kebijakan
• Program
• SPO
PMK 58 – 2014
• Perencanaankebutuhan
merupakan kegiatan menenntukan
jumlah dan periode pengadaan
sediaan farmasi, alat kesehatan dan
bahan habis pakai sesuai dengan
hasil kegiatan pemilihan untuk
menjamin terpenuhinya kriteria tepat
jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan
efisien.
Pedoman Perencanaan
• Anggaran yang tersedia
• Penetapan prioritas
• Sisa persediaan
• Data pemakaian periode yang lalu
• Waktu tunggu perencanaan
• Rencana pengembangan
Perencanaan
• Perencanaan adalah proses untuk
mengenali berapa obat yang,
dibutuhkan untuk pengadaan,
berapa uang yang dibutuhkan
termasuk, berapa uang tersedia,
kapasitas personil, kapasitas
gudang, kapasitas menyalurkan
obat.
Alat untuk mendeteksi

• Menyiapkan dan memutuskan besar


anggaran
• Merencanakan program baru
• Optimasi anggaran obat berbasis pada
prioritas masalah kesehatan yang harus
diatasi dengan pendekatan cost-effective
• Hitung kebutuhan emergensi untuk
bencana
• Disalurkan ke jaringan sisa obat yang ada
• Bandingkan konsumsi dengan permintaan
dengan prioritas kesehatan masyarakat
dengan penggunaan dalam sistem
kesehatan lain.
Perencanaan
• Menghitung jumlah yg akan diadakan
• Memperkirakan kebutuhan anggaran
• Mengembangkan jumlah yang akan diadakan
untuk program baru
• Mengembangkan jumlah yg akan untuk program
yang diperbesar
• Perencanaan untuk membantu project
• Memperkirakan kebutuhan emergensi
• Membandingkan kenyataan konsumsi obat
dengan kebutuhan secara teori
Meninjau ulang obat yang sudah
diseleksi

 Data jumlah item obat yang ada di


formularium
 Data jumlah item obat yang ada sekarang
 Data penggunaan obat tahun-tahun lalu
 Data dana yang tersedia
 Data strategic planning yang direncanakan
 Data kebijakan obat yang ada dan yang
direncanakan
Tahap Perencanaan Obat

 Tahap pemilihan obat


 Tahap kompilasi pemakaian obat
 Tahap perhitungan kebutuhan obat
 Tahap proyeksi kebutuhan obat
 Tahap penyesuaian rencana
pengadaan obat
Tahap Perhitungan Kebutuhan
Obat
 Metode konsumsi:
 Pengumpulan data dan pengolahan data
 Analisa data untuk informasi dan evaluasi
 Perhitungan perkiraan kebutuhan obat
 Penyesuaian jumlah kebutuhan denga dana
yang ada
 Metode morbiditas:
 Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasar
frekuensi penyakit
 Menyediakan standar pengobatan
 Menghitung perkiraan kebutuhan
 Penyesuaian dengan alokasi dana yang
disediakan
4 Metode Perencanaan
• Consumption
• Morbidity
• Proxy consumption
• Service-level projection of budget
requirement
Metode Konsumsi
 Jenis data yang diperlukan:
 Alokasi dana
 Daftar obat
 Stok awal
 Penerimaan
 Pengeluaran
 Sisa stok
 Obat hilang/rusak
 Kekosongan obat
 Pemakaian rata-rata/pergerakan obat per tahun
 Lead time
 Stok pengaman
 Perkembangan pola kunjungan
 Perubahan kebijakan mengenai obat
 Perencanaan stratejik yang direncanakan rumah sakit
Metode Morbiditas

 Data yang dibutuhkan:


 Perkiraan jumlah populasi
 Menetapkan pola morbiditas penyakit

 Hitung frekuensi kejadian masing-asing penyakit per


tahun untuk seluruh populasi da kelompok umur
 Menghitung perkiraan jumlah obat X jenis obat untuk
setiap diagnosa yng sesuai dengan standar pengobatan
 Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi, dan lama
pemberian obat untuk setiap kasus
Perbandingan Metode Konsumsi dan
Morbiditas
 Konsumsi  Morbiditas
 Pilihan pertama dalam  Lebih akurat dalam
perencanaan dan penghitungan
pengadaan
 Lebih mendekati
 Lebih mudah dan cepat
dalam penghitungan kebutuhan
 Kurang tepat/akurat  Mendukung pengobatan
dalam penghitungan rasional
 Kurang tepat dalam  Perhitungan lebih rumit
penghitungan jenis dan  Data yang dibutuhkan:
jumlah
 Mendukung  Kunjungan pasien
ketidakrasioalan dalam  10 besar penyakit
penggunaan obat Persentase dewasa dan
anak
 Tidak digunakan untuk
semua jenis penyakit
Tahap Proyeksi Kebutuhan
Obat
 Merencanakan stok akhir periode
yang akan datang
 Menghitung rancangan pengadaan
obat tahun yang akan datang
 Menghitung rancangan anggaran
untuk total kebutuhan:
 Melakukan analisis ABC dan VEN
 Menyusun prioritas kebutuhan dan
penyesuaian kebutuhan dengan anggaran
yang tersedia
 Menyusun prioritas kebutuhan dengan 10
besar penyakit
 Pengalokasian kebutuhan persumber
anggaran
Pengadaan
• Tujuan
– Menjamin ketersediaan obat
dengan kualitas standar, dalam
jumlah yang cukup, den dengan
biaya seminimal mungkin
• Asal pengadaan
– Beli (distributor resmi)
– Membuat sendiri
– Diberi (donasi)
Metode Pengadaan
• Tender  PMK 167/2014 e-
cattalouge  e-purchasing
• Restricted Tender
• Competitive negotiation
• Direct procurement
Pengadaan
 Review perencanaan yang telah dibuat
 Menentukan jumlah obat yang
diperlukan
 Menentukan kebutuhan dan dana
 Memilih metode pengadaan
 Identifikasi dan memilih supplier
 Melakukan negosiasi atas dasar
kualitas, jaminan ketersediaan,
pelayanan purna jual dan harga yang
wajar.
 Membuat kontrak yang spesifik sesuai
hasil negosiasi.a
 Memonitor surat pesanan yang dibuat.
 Memastikan kesesuaian antara surat pesanan,
spesifikasi barang dan dokumen pendukung.
 Melakukan pembayaran sesuai waktu yang
telah disepakati.
 Melakukan pengelolaan produksi sediaan
farmasi sesuai formula standar.
 Menjaga mutu produksi sediaan farmasi.
Tugas : Individu

1. Jelaskan perbedaan metode perencanaan sediaan farmasi, alkes


dan BMHP:
•Consumption
•Morbidity
•Proxy consumption
•Service-level projection of budget requirement
Tambahkan sumber dan referensi jawaban saudara
2. Jelaskan Kriteria dalam pemilihan dan pengadaan sed farmasi, alkes dan
BMHP
3. Mengapa supply chain mempengaruhi pharmacy inventory
management ?uraikan
Dikumpulkan koordinasi melalui PJ
WASSALAAMU’ALAIKUM
WR.WB