Audit Siklus Payroll dan Personnel

Pengertian

Audit siklus payroll dan personel yang melibatkan employment dan pembayaran semua
pagawai

Perberdaan utama siklus payroll dan personnel dengan siklus yang lainnya :

1. Hanya ada satu kelas transaksi penggajian (payroll)

2. Transaksi secara umum lebih signifikan dibanding saldo akun (balance sheet account)
terkait (payroll dibayar bisa harian, mingguan, atau bulanan, sehingga siklus ini lebih
menekankan pada transaksi, meskipun ada juga saldo akun terkait accrued payroll)
3. Pengendalian internal atas payroll biasanya bersifat efektif (memadai), meskipun
perusahaan kecil sekalipun (both party are very careful)

Akun yang terlibat dalam siklus :

1. Cash in bank
2. Accrued wages, salaries, bonuses, and commissions
3. Withheld income taxes and other deductions
4. Accrued payroll tax expense
5. Direct labour
6. Payroll tax expense

Fungsi Bisnis dalam siklus :

1. Human Resources (authorize hiring)

Departemen Sumber Daya Manusia menyediakan sumber independen untuk
menginterview dan mempekerjakan personel yang berkualifikasi, juga mencatat untuk
verifikasi internal atas informasi gaji, termasuk penambahan dan penghapusan dari
daftar gaji dan perubahan gaji (rate) dan potongan gaji.
a. Human resource records termasuk data tanggal mulai bekerja (date of
employment), investigasi personel, tingkat gaji (rate), potongan yang diotorisasi,
evaluasi performa, dan pemutusan hubungan kerja.
b. Deduction Authorization form, digunakan untuk mengotorisasi pemotongan gaji
(payroll), termasuk jumlah yang dikecualikan dari pemotongan pajak penghasilan,
401K, dan dana simpanan pension lainnya, asuransi kesehatan (PBJS) dan iuran
serikat pekerja.
c. Rate Authorization Form, digunakan untuk mengotorisasi tingkat gaji (rate of pay).
Sumber informasinya berasal dari kontrak kerja, otorisasi oleh manajemen, ototisasi
oleh direktur.
2. Accounting (payroll)
a. Timekeeping and payroll preparations (sangat penting karena mempengaruhi
beban payroll secara langsung)
 Time record (indikasi waktu perjam bekerja dimulai dan berakhir)
 Job time ticket (kartu yang mengindikasikan pekerjaan yang dilakukan dan
jam kerja pegawai dalam pekerjaan tersebut)
  Payroll transactions file (computer-generated file untuk mencatat semua
transaksi payroll)
 Payroll journal or listing (index atau daftar rincian transaksi payroll untuk tiap
pegawai)
 Payroll master file (record semua transaksi, termasuk gaji kotor untuk tiap
periode penggajian, pemotongan dari gaji kotor, gaji bersih (net pay), nomor
cek, dan tanggal)
3. Treasure (yang melakukan payment)
a. Payment of payroll (persetujuan dan distribusi payroll harus dilengkapi dengan
pengendalian yang baik untuk mencegah pencurian, untuk meningkatkan
pengendalian, payment of payroll biasa dipisah dari pengeluaran kas lain, bisa
menggunakan check, tetapi biasanya melalui deposit langsung ke rekening bank
pegawai)
b. Payroll bank account reconciliation (imprest payroll account, seperti pada chapter
23, misalnya payment tiap bulan 8,000, maka akun tersebut diisi saldo sebesar
8,000 untuk kemudian dalam 3 hari saldonya harus menjadi 0 (nol), sehingga
mengurangi potensi pencurian)
c. Preparation of payroll tax return and payment of taxes (membutuhkan timely
preparation and payment of payroll taxes)
 W-2 Form yang berisi ringkasan penghasilan setahun beserta potongan
pajaknya – bukti potong
 Payroll tax returns, laporan pembayaran withheld taxes dan employee’s taxes

Metodologi untuk mendesain pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas

transaksi

design tests of
Menentukan luas control and
Memahami Menetapkan
pengujian substantif test of
pengendailan Risiko
pengendailan transactions to
internal atas Pengendalian
(only when we meet
Payroll dan yang
rely on internal transaction-
Personnel Cycle direncanakan
control) related audit
objective

Memahami Pengendalian Internal (Understand Internal Control)

Pengendalian Internal atas gaji biasanya sangat terstruktur dan sangat terkendali dalam
mengatur pengeluarn kas, untuk meminimalisasi komplain dari pegawai dan ketidakpuasan dan
untuk meminimalisasi fraud terkait gaji.

Biasanya tidak sulit bagi perusahaan untuk menyusun pengendalian yang baik atas payroll dan
personnel cycle.

 Untuk Pabrik dan Karyawan kantor, biasanya terdapat banyak transaksi penggajian yang
bersifat homogen, dan kecil.
 Untuk Eksekutif, biasanya transaksinya sedikit tetapi biasanya konsisten dalam hal waktu
dan jumlahnya.

Akibatnya, auditor jarang mengecualikan transaksi dalam menguji transaksi penggajian.

Kadang-kadang, penyimpangan pengujian pengendalian juga bisa terjadi, tetapi sebagian
besar salah saji moneter tersebut dikoreksi oleh pengendalian melalui verifikasi internal atau
sebagai respons terhadap keluhan karyawan. Bahkan ketika ada salah saji, mereka jarang
material disebabkan oleh sebagai berikut :

 Karyawan cenderung akan complain kepada manajemen jika mereka merasa kurang
dibayar.
 Semua transaksi gaji biasanya sama dan tidak rumit.
 Transaksi gaji juga menjadi subjek audit oleh pemerintah atas pemungutan pajak
penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.

Pengendalian kunci terkait payment of payroll

1. Pemisahaan tugas yang tepat (fungsi payroll harus terpisah dari HRD, menghindari HRD
memasukkan pegawai fiktif dan membayar gajinya)
2. Otorisasi yang tepat
a. otorisasi untuk menambah dan mengurangi pegawai, mengganti tingkat gaji, dan
segala potongan gaji ada di HRD
b. otorisasi jam lembur ada di supervisor
3. Dokumen dan pencatatan yang tepat, tergantung pada karakter payroll, bisa timely card for
hourly, piece rate, dan prenumbered documents.
4. Pengendalian fisik atas asset dan catatan, (aksesibilitas dokumen terbatas)
a. akses ke payroll check yang belum ditandatangani harus dibatasi.
b. Akses ke informasi deposit langsung juga harus dibatasi
5. Pemeriksaan independen atas performa, manajemen harus melakukan review atas payroll
untuk menghindari salah saji.

Pengujian lain yang diperlukan : (halaman 254 buku 2 – tujuan audit transaksi)

1. Payroll tax form and payment,

a. Preparation of tax form, audit harus mereview persiapan dari paling tidak satu jenis
formulir payroll tax selama proses memahami pengendalian internal.
b. Timely payment of payroll taxes and other withholdings, auditor harus menguji
apakah klien telah memenuhi kewajiban hukum dalam pelaporan withholdings tax pada
basis waktu yang tepat.
2. Inventory and fraudulent payroll considerations,
a. Hubungan antara payroll dan valuasi inventory, ketika payroll merupakan bagian
signifikan dalam inventory, klasifikas yang tidak tepat bisa mempengaruhi valuasi asset
secara material (baik WIP atau Finished Goods, atau proses konstruksi). Untuk
memastikan beban gaji di charge pada akun yang tepat apakah beban atau
diakumulasi dalam Inventory. Jika payroll memengaruhi valuasi inventory, auditor
biasanya memperluas prosedur audit payroll, biasanya dalam perusahaan manufaktur
dan konstruksi melalui tracing job ticket.
 b. Fraudulent payroll considerations;
i. Test of non-existent employees, biasanya terjadi ketika employee yang sudah
tidak bekerja tetapi tetapi dimasukkan dalam daftar gaji.
Pengujian yang dilakukan :
 Membandingkan nama peneriman check dengan time cards
 scan check for second endorsement (two signature on cancelled checks)
 Trace check (payment transactions) to HR record, untuk memastikan apakah
benar pegawai bersangkutan bekerja selama periode tertentu.
 Review termination policy and procedure, memastikan daftar pegawai yang
diberhentikan dan kebijakan pesangonnya.
ii. Test of fraudulent hours, Fraud atas jam kerja terjadi ketika pegawai melaporkan
waktu bekerja lebih dari sebenarnya ia bekerja, untuk mengidentifikasi fraud
tersebut, dapat dilakukan dengan cara rekonsiliasi total jam kerja yang dibayar
pada catatan gaji dengan catatan independen atas jam kerja sebenarnya.
iii. Fraudulent expense reports

Metodologi desain for test of detail balances

1. Identify Client Business Risks Affecting Payroll (Phase I)

Risiko bisnis yang signifikan bekaitan dengan payroll biasanya sangat jarang. Namun,
beberapa contoh transaksi payroll yang kompleks biasanya dapat menyebabkan risiko
bisnis, contoh kompensasi bonus atau saham opsi, selain itu ada risiko bisnis yang timbul
dari renegosiasi atau klaim diskriminasi dari pegawai
2. Set Tolerable Misstatement and Assess Inherent Risk (Phase I)
Biasanya ditetapkan rendah, kecuali atas potensi fraud sehingga auditor menetapkan
tujuan audit terkait transaksi – keterjadian sangat penting, juga bagi perusahaan
manufaktur yang punya akun payroll signifikan dalam mempengaruhi valuasi inventory, dan
transaksi payroll yang rumit.
3. Assess Control Risk and Perform Related Tests (Phases I and II)
Melakukan pengujian pengendalian internal dan pengujinan substantive atas transaksi,
tujuan audit terkait transaksi yang digunakan :
a. Recorded payroll payments are for work actually performed by existing employee
(occurance)
b. Existing payroll transactions are recorded (completeness)
c. Recorded payroll transactions are for the amount of time actually worked and are at the
proper pay rates; withholdings are correctly calculated (accuracy)
d. Payroll transactions are correctly included in the payroll mastes file and are correctly
summarized (posting and summarization)
e. Payroll transactions are correctly classified (classification)
f. Payroll transactions are recorded on the correct dates (timing)
4. Perform Analytical Procedures (Phase III)

Analytical procedures Prossible misstatement

Membadingkan payroll expense dengan tahun Salah saji payroll expense
sebelumnya (disesuaikan dengan perubahan pay
 rate dan volume)
Membandingkan direct labour sebagai persentase Salah saji direct labor
penjualan (DL per sales) dengan tahun sebelumnya
Membandingkan commission expense sebagai Salah saji commission
persentase penjualan dengan tahun sebelumnya expense dan commission
liability
Membandingkan payroll tax expense sebagai Salah saji payroll tax expense
persentase salaries dan wages dengan tahun
sebelumnya
Membandingkan accrued payroll dengan tahun Salah saji accrued payroll
sebelumnya

5. Design and Perform Tests of Details of Balances for Liability and Expense Accounts
(Phase III)
Dua tujuan audit utama terkait saldo dalam pengujian payroll liabilities, sebagai berikut :
a. Accruals in the trial balance are stated at the correct amounts (accuracy).
b. Transactions in the payroll and personnel cycle are recorded in the proper period
(cutoff).

Pertimbangan utamanya adalah dalam kedua tujuan tersebut digunakan untuk

memastikan tidak ada kurang saji dan penghapusan akrual.

Major liability accounts :

a. Amounts withheld from employee’s pay (terjadi saat sudah dipotong tapi belum
dibayarkan)
Jika pengendalian internal sudah memedai, maka dapat diverifikasi melalui
membandingkan saldo dengan jurnal payroll (gaji), formulir payroll tax yang disiapkan
untuk periode selanjutnya (subsequent period), dan pengeluaran kas pada periode
subsequent.
b. Accrued salaries and wages (terjadi saat pegawai belum dibayar pada beberapa saat
akhir (end of years) sampai periode selanjutnya (subsequent)
Verifikasi cutoff dan akurasi bergantung pada kebijakan perushaaan, yang harus diikuti
secara konsisten dari tahun ke tahun. Beberapa perusahaan menghitung berdasarkan
jam kerja actual (exact hours basis) dalam periode berjalan untuk diakuralkan atau
menggunakan. Misal bekerja 3 hari pada periode berjalan dan sisanya 2 hari pada
periode selanjutnya.
c. Accrued commissions
Verifikasi harus ditentukan berdasarkan model agreement atas komisi tersebut. Auditor
mungkin harus mereview berbagai macam agreement antara perusahaan dengan
eksekutif. Kemudian melakukan rekalkulasi
d. Accrued bonuses
Bonus terhadap pegawai dan eksekutif dapat diverifikasi berdasarkan notulen rapat
yang mengotorisasi pemberian bonus tersebut, karena biasanya bonus akhir tahun
belum dibayar sampai lewat akhir tahun.
e. Accrued vacation pay, sick pay, dan other benefits
 Verifikasi dapat dilakukan melalui kebijakan perusahaan (mengikuti standar akuntansi)
kemudian melakukan rekalkulasi.
f. Accrued payroll taxes
Verifikasi dapat dilakukan melalui formulir pajak yang disiapkan untuk subsequent
period untuk menentukan tax yang withheld.

Test of detail for expense accounts

Prosedur analitis, pengendalian internal, dan pengujian transaksi sangat penting untuk
memverifikasi akun beban.

a. Officer’s Compensations
Verifikasi dilakukan menggunakan notulen rapat yang mengotorisasi kompensasi
tersebut, kemudian dicocokkan dengan formulir 10-K milik perusahaan yang harus
dilaporkan kepada SEC dan otoritas pajak. Perlu diperhatikan disini bahwa officer’s
merupakan orang yang mengotorisasi pembayaran kepada dirinya sendiri sehingga
sangat mungkin overpaid.
b. Commissions
Jika komisi diberikan berdasarkan penjualan, total beban komisi dapat dihitung dengan
mudah atau mengambil sampel pembayaran komisi bulanan atau tahunan kemudian di-
trace ke total pembayaran komisi (total beban dicocokkan dengan rincian perbulan nya)
c. Payroll tax expense
Payroll tax expense for the year can be tested by first reconciling the total payroll on
each payroll tax form with the total payroll for the entire year.
d. Total payroll
Akun ini bisa diverifikasi dengan cara membandingkan total beban payroll dengan
payroll dalam laporan pajak (SPT) dan bukti potong pajak (karena lebih terpercaya dan
diaudit oleh agen pemerintah). Penggunaan prosedur analitis sangat membantu.
e. Contract labor (pegawai model outsourcing)