EVALUASI GKM “CITO” TAHUN 2016

RISALAH
MENINGKATKAN CAPAIAN WAKTU TUNGGU HASIL
PEMERIKSAAN LABORATORIUM ≤140 MENIT
DARI 86% MENJADI 100%
DI INSTALASI LABORATORIUM PATOLOGI KLINIK
RSUD PROF. DR. MARGONO SOEKARJO
PURWOKERTO

Disusun Oleh :
TIM GUGUS KENDALI MUTU (GKM)
INSTALASI LABORATORIUM PATOLOGI KLINIK
 DAFTAR ISI

Halaman
1. PENDAHULUAN..........................................................................................
2. IDENTITAS GUGUS....................................................................................
3. STRUKTUR ORGANISASI..........................................................................
4. INVENTARISASI PENYEBAB MASALAH...................................................
5. PELAKSANAAN PERBAIKAN.....................................................................
6. CAKUPAN KEGIATAN GKM CITO.............................................................
7.
 EVALUASI GKM “CITO”
INSTALASI LABORATORIUM PATOLOGI KLINIK
TAHUN 2017

1. PENDAHULUAN

GKM adalah suatu system dalam manajemen usaha yang ditujukan untuk
meningkatkan efisiensi, produktivitas dan mutu produksi, dalam rangka
meningkatkan daya saing produk yang dihasilkan.
System ini dilaksanakan melalui pemasyarakatan cara pandang, cara
analisa dan diagnose dan solusi sesuatu masalah (inefisiensi, produktivitas
rendah dan rendahnya mutu pekerjaan/produk) di lingkungan kerja seluruh
jajaran SDM perusahaan, sehingga dapat membantu kebiasaan (habit) yang
diterapkan dalam etos kerja dan budaya produksi kompetitif.
Fungsi dan kegunaan GKM adalah (1) penerapan/pentradisian GKM di
lingkungan perusahaan IKM akan ikut mempercepat sosialisasi budaya
produksi kompetitif melalui praktek nyata dalam kehidupan perusahaan
sehari-hari, sehingga hasilnya akan jauh efektif daripada system ceramah
teori yang sering terkendala oleh daya serap peserta dari kalangan IKM dan
(2) apabila pemasyarakatan GKM dapat diterapkan semakin meluas di
kalangan IKM, hal ini akan bedampak positif bagi kemajuan dan pertumbuhan
IKM terutama oleh faktor pendorong knowledge-based.
Maksud pelatihan GKM adalah untuk menghasilkan suatu konsep baru
untuk meningkatkan mutu dan produktivitas industri/jasa.
GKM ini adalah untuk mendayagunakan seluruh asset yang dimiliki
perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik,
guna meningkatkan mutu dan produktivitas, nilai tambah serta meningkatkan
keuntungan semua pihak termasuk produsen, karyawan, konsumen maupun
pemerintah.
 2. IDENTITAS GUGUS

JUDUL : Meningkatkan capain waktu tunggu hasil

pemeriksaan laboratorium ≤ 140 menit dari 86% menjadi 100 %
Nama GKM CITO : - Cepat,tepat,teliti

- Ingat selalu patient safety

- Tingkatkan mutu dan kompetensi

- Orang akan percaya jika kita bisa

PSBH dibentuk : 30 April 2016

Waktu Pertemuan : Setiap Sabtu jam 08. 00 – 09. 00
Periode Kegiatan : 1 Mei 2016 – 1 Agustus 2016
Unit Kerja : Lingkup Wakil Direktur Penunjang dan Pendidikan
Instansi : RSUD Prof. Dr. Margono Soekarjo Purwokerto
Jln.Dr.Gumbreg No. 1 Purwokerto Jawa Tengah Telp. (0281)
632708
Produk yang dihasilkan : Perbaikan waktu tunggu hasil pemeriksaan laboratorium
Fasilitator : Dr Anthon WP.SpPK,MH Kes
Anggota TIM :

TEMA YANG TELAH

IDENTITAS TIM
DISELESAIKAN
1. Fasilitator Dr Anthon WP.SpPK,MH Kes
2. Ketua Juweri,AMd.AK
3. Sekretaris Suwarni DH,AMd.AK
4. Anggota 1.Erni Widi Ristanti,Amd.AK
2.Enny Dyah Ristanti,Amd.AK
3.Suroso,Amd.AK
4.Didik Setyawan,Amd.AK
5.Taliningsih,Amd.AK
6.Djoko Susilo,Amd.AK

3. STRUKTUR ORGANISASI
STRUKTUR ORGANISASI

DIREKTUR

WAKIL DIREKTUR
PENUNJANG WA

Ka. IPK

GKM CITOGgg
4. INVENTARISASI PENYEBAB MASALAH
Berdasarkan curah pendapat pada pertemuan pertama gugus menemukan masalah
sebagai berikut:
TABEL 1

NO MASALAH PEMBERI IDE

1 Sering terjadi Pengisian blangko permintaan identitas Erni
pasien tidak lengkap
2 Tabung aerokom terbatas Warni
3 Sering terjadi Waktu tunggu hasil diatas 2 jam (>2jam) Eni
4 Sering Penempatan barcode pada sampel tidak tepat Juweri
5 Adanya Entry data tidak sesuai atau tidak lengkap dengan Juweri
blangko permintaan
6 adanya Eosinofil dan GDT tidak tertulis di barcode Juweri

7 Sering terjadinya Pengirima lewat tabung aerokom eror Juweri

8 Pengiriman hasil lewat aerokom sering nyasar Juweri
9 Adanya Petugas administrasi istirahat bersama-sama pada Juweri
jam sibuk
10 Adanya Petugas kurang kooperatif dengan pasien Juweri
11 Sering terjadinya Hasil sudah di release tidak segera di Juweri
autoreis
12 Adanya Pemberian nomor pada sampel pasien tidak tepat Juweri

13 Sering terjadinya pemberian Informasi waktu tunggu Juweri

pemeriksaan ke pasien kurang tepat
 5. PELAKSANAAN PERBAIKAN

MASALAH P.JAWAB LOKASI WAKTU RINCIAN PELAKSANAAN HASIL REALISASI

REALISASI

Tabung aerokom Petugas Loket 1 Agustus Menelfon ruangan agar Aerokom dari
terbatas Admin (Pendaftaran) 2016 mengirimkan aerokom ruangan setelah
kembali dan menahan mengirim sampel
aerokom dari ruangan untuk digunakan untuk
selanjutnya digunakan selanjutnya
mengirimkan hasil ruangan mengirimkan hasil lab
tersebut ruangan tersebut

Sering terjadi Waktu Ka.IPK Loket 3 Juni 2016 Menjalankan pantauan hasil Membuat jadwal piket
tunggu hasil diatas 2 (Pengambilan yang sudah di release agar untuk petugas yang
jam (>2jam) hasil) segera di autorhise bertanggungjawab
autorhise

Penempatan barcode Pj Loket 2 Juni 2016 Lebih memperhatikan kode Adanya kode pada
pada sampel tidak Sampling (Sampling) pada barcode agar tidak salah barcode sesuai jenis
tepat penempatan sampel dan
pemeriksaan. Seperti
30-EDTA, 10- serum

Adanya Entry data Petugas Loket 1 Juli 2016 Petugas admin menelfon Blanko permintaan
tidak sesuai atau tidak Admin keruangan untuk kepatuhan pemeriksaan sudah
lengkap dengan entry jenis pemeriksaan sesuai dengan entry
blangko permintaan sesuai dengan identitas yang terdapat di
pasien yang tertera di blanko system
permintaan

adanya Eosinofil dan Petugas Loket 1 Juli 2016 Lebih memperhatikan pada Dibuatkan pengantar
GDT tidak tertulis di Admin form permintaan untuk jenis untuk pemeriksaan
barcode pemeriksaan tersebut tersebut yang
ditempeli barcode
agar dapat
diinformasikan
kepada pasien bahwa
hasil tidak perlu
ditunggu hari itu juga.

Sering terjadinya Petugas Loket 1 Juli 2016 Bila aerokom error lapor Petugas IPSRS
Pengirima lewat Admin IPSRS merespon aerokom
tabung aerokom eror error

Pengiriman hasil Petugas Loket 1 Juni 2016 Petugas Administrasi yang Membuat tulisan kode
lewat aerokom sering Admin mengirimkan hasil lebih ruangan yang
nyasar memperhatikan kode ruangan terpasang di dekat
yang dituju aerokom

Adanya Petugas Petugas Loket 1 dan 3 Juni 2016 Petugas Administrasi Petugas Administrasi
administrasi istirahat Admin bergantian istirahat setelah bergantian istirahat
bersama-sama pada teman yang beristirahat setelah teman yang
jam sibuk kembali beristirahat kembali

Adanya Petugas Ka.IPK Loket 2 dan 3 Juni 2016 Merefresh tata cara Semua staff dapat
kurang kooperatif komunikasi efektif melakukan
dengan pasien komunikasi efektif
dengan baik

Sering terjadinya Ruang Juni 2016 Menjalankan pantauan hasil Membuat jadwal piket
Hasil sudah di release Ka.IPK pemeriksaan yang sudah di release agar untuk petugas yang
tidak segera di sampel segera di autorhise bertanggungjawab
autorhise autorhise

Adanya Pemberian Pj Loket 2 Juni 2016 Menekankan SOP dengan SOP dilaksanakan
nomor pada sampel Sampling benar dengan benar
pasien tidak tepat

Sering terjadinya Petugas Loket 2 dan 3 Juni 2016 Meningkatkan komunikasi Semua staff dapat
pemberian Informasi Admin & Pj efektif ke pasien melakukan
waktu tunggu Sampling komunikasi efektif
pemeriksaan ke dengan baik
pasien kurang tepat

6. CAKUPAN KEGIATAN GKM CITO

No PROGRAM INDIKATOR KEGIATAN TARGET RENCANA
. WAKTU PERBAIKAN
1 Mengelompokan blanko Ketepatan order Validasi 2016 Kordinasi dengan unit
permintaan laboratorium dari poliklinik dan semua jenis terkait
yang data pasien tidak ruangan pemeriksaan
lengkap dan entry yang
tidak sesuai dengan
komputer.
2 Meningkatkan Pasien Memberikan 2016 Sosialisai kepada
komunikasi efektif ke memahami waktu informasi pasien saat
pasien antar unit dan tunggu hasil waktu tunggu penyamplingan kapan
staff pemeriksaan hasil lab hasil lab selesai
laboratorium kepada pasien
3 Membuat jadwal piket Autorhise tepat Melakukan 2016 Memonitor kepatuhan
petugas yang waktu autorhise autorhise
bertanggungjawab setiap hasil
autorhise selesai di
release
4 Melaporkan trouble Aerokom Trouble 2016 Membuat catatan
aerokom kepada IPSRS berfungsi dengan aerokom trouble aerokom
baik teratasi
 7. KOMPARASI ANTARA TARGET DENGAN REALISASI

No. TARGET CAPAIAN REALISASI KETERANGAN TARGET RENCANA

WAKTU TINDAK LANJUT
1 Ketepatan order dari 9.7% Kepatuhan order 2016 Pantauan secara
poliklinik dan ruangan berkala
2 Pasien memahami 45.4% Petugas 2016 Pantauan secara
waktu tunggu hasil sampling berkala
pemeriksaan memberikan
laboratorium informasi waktu
tunggu hasil
pemeriksaan
3 Autorhise tepat waktu 29.1% Petugas 2016 Pantauan secara
menjalankan berkala
jadwal yang
telah disepakati

4 Aerokom berfungsi 6.6% Tidak terjadi 2016 Pantauan secara

dengan baik error aerokom berkala

8. KESIMPULAN
a. Gugu kendali mutu CITO melakukan inventarisasi masalah yang ada di
Instalasi Patologi Klinik dan melakukan prioritas masalah yang akan
diselesaikan terlebih dahulu
b. Terdapat peningkatan capian waktu tunggu hasil pemeriksaan
laboratorium dari 86% menjadi 94.2%
c. Perbaikan yang dilakukan membawa peningkatan capaian pelayanan di
Instalasi Patologi Klinik pada tahun 2017 sebesar 8.2%
d. Dari upaya-upaya perbaikan GKM CITO diperoleh :
1. Kepatuhan entry dan validasi jenis pemeriksaan semakin baik
2. Komunikasi efektif berjalan dengan baik
3. Trouble aerokom termonitor
4. Jadwal autorhise berjalan dengan baik

9. REKOMENDASI
a. Pantauan berkala dari upaya-upaya perbaikan agar capaian waktu tunggu
laboratorium patologi klinik <140 menit tercapai
b. Kordinasi dengan unit terkait tentang kepatuhan order jenis pemeriksaan

Mengetahui

Fasilitator Ketua Tim

Dr.Anthon WP.SpPK,MH Kes Juweri
NIP. 19590916 198902 1 002 NIP.19631115 198803 1 006