Panduan Perencanaan SDM Berdasarkan Analisis Beban Kerja

PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM RUMAH
SAKIT
BERDASARKAN ANALISIS BEBAN KERJA
(FORMULA ILYAS YASLIS)
BAB I
PENDAHULUAN
A. PENGERTIAN
Rumah Sakit sebagai suatu sarana pelayanan kesehatan merupakan suatu institusi
yang memiliki banyak karakteristik yang khas, antara lain :
1. Rumah Sakit bersifat padat karya, dimana berbagai tenaga professional bekerja di
rumah sakit seperti tenaga medis, perawat, paramedis, akuntansi, dan lain-lain.
2. Rumah Sakit sebagai pemberi jasa, secara khusus mempunyai tanggung jawab untuk
melayani masyarakat 24 jam terus menerus dan selama 365 hari dalam setahun.
3. Rumah Sakit memberikan pelayanan kepada masyarakat yang sifatnya individual,
karena pelayanannya tergantung pada jenis penyakit, kondisi pasien dan perlu
memahami latar belakang pendidikan, sosial ekonomi serta budaya masyarakat
setempat.
Dengan mempertimbangkan karakteristik di atas, Rumah Sakit mempersiapkan

Sumber Daya Manusia (SDM) sebaik mungkin agar dapat membentuk suatu sistem yang
dapat memenuhi ciri-ciri di atas. SDM merupakan kunci utama dalam melaksanakan
pelayanan kesehatan yang baik, mereka harus menghadapi berbagai macam karakteristik
individu. Keberhasilan pelayanan Rumah Sakit sangat tergantung pada kemampuan dan
perilaku seluruh karyawan Rumah Sakit dari jenjang kedudukan yang paling atas sampai
jenjang yang paling bawah.
Beberapa hal yang perlu dipahami adalah sebagai berikut:

a. Analisis beban kerja adalah suatu tehnik manajemen yang dilakukan secara sistematis
untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi kerja organisasi
berdasarkan volume kerja.
b. Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit
organisasi/individu dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu
c. Volume Kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus diselesaikan dalam kurun
waktu tertentu.
d. Norma waktu adalah waktu yang standar dan nyata – nyata dipergunakan secara efektif
dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan pekerjaan.
e. Standar prestasi kerja adalah nilai baku kemampuan hasil kerja pejabat/unit kerja secara
normal.
f. Jam kerja efektif adalah jam kerja yang harus di pergunakan untuk berproduksi atau
menjalankan tugas.
g. Situasi ruangan/pembagian unit kerja yang jelas atau terspesifikasi
RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 2

h. Keterampilan SDM yang bekerja di setiap unit
B. Tujuan:
Tujuan umum:
Agar pelayanan rumah sakit semakin baik dan para pelanggan merasa puas akan
pelayanan karena tenaga medis dan non medis yang memadai sesuai dengan beban
kerja di setiap unit kerja pelayanan.
Tujuan Khusus:
a. Evaluasi akan ketenagaan yang sudah ada.
b. Evaluasi uraian tugas/revisi uraian jabatan sesuai struktur organisasi rumah sakit
c. Dasar pertimbangan untuk penyusunan program kerja selanjutnya
d. Pembenahan dalam jumlah tenaga/pola ketenagaan
e. Bahan evaluasi kebutuhan akan pelatihan dan pengembangan SDM sehingga
standar kompetensi karyawan untuk pelaksanaan kerja terpenuhi.

BAB II
RUANG LINGKUP
1. Informasi yang dapat diperoleh dari proses analisis beban kerja adalah :
a. Efektivitas dan efisiensi jabatan dan unit kerja
b. Prestasi kerja jabatan dan prestasi unit kerja
c. Jumlah beban kerja jabatan dan unit kerja
d. Standar normal waktu kerja setiap uraian tugas
2. Manfaat yang diperoleh dari analisis beban kerja antara lain :

a. Penataan/penyempurnaan struktur organisasi
b. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit
c. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja
d. Sarana peningkatan kinerja rumah sakit secara keseluruhan
e. Penyusunan standar beban kerja jabatan
f. Penyusunan pola ketenagaan rumah sakit
g. Penyusunan rencana kebutuhan SDM secara riil sesuai dengan beban kerja rumah
sakit
h. Program mutasi/rotasi SDM dari unit kerja yang SDM berlebihan ke unit yang
kekurangan
i. Pemberian reward dan punishment SDM
j. Penyusunan tool Evaluasi Kinerja Karyawan
k. Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan dalam rangka peningkatan Manajemen
SDM
3. Uraian Teoritis
Perhitungan beban kerja adalah suatu teknik untuk menetapkan waktu bagi
seorang tenaga kerja yang memenuhi persyaratan (qualified) dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan. Dengan melaksanakan
perhitungan beban kerja, suatu unit kerja dapat menghitung dan menentukan jumlah beban
kerja yang seharusnya dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, sehingga kepala
unit/bidang/bagian dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja baru dan menempatkan
tenaga kerja sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan unit kerja.
A. Aspek-aspek dalam perhitungan

Dalam menghitung formasi tenaga kerja terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus
diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah:

1. Beban kerja
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban
kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang selanjutnya
dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.
2. Standar Kemampuan Rata-rata

Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari
satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan
waktu disebut dengan Norma Waktu. Sedangkan standar kemampuan dari satuan
hasil disebut dengan Norma Hasil.
Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa
hasil yang dapat diperoleh.
Contoh:
Juru ketik/pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan berapa lembar

ketikan (misalnya 2 lembar ketikan).
NORMA 1 Orang pengetik x 30 menit
WAKTU =
2 lembar ketikan
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang
pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar ketikan.
Norma hasil adalah satu satuan hasil yang dapat diperoleh dalam waktu berapa lama.
Contoh:
Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu berapa

lama untuk menyelesaikannya (misalnya 90 menit).
NORMA 1 Uraian jabatan
HASIL =

1 Analis Jabatan x 90 menit
Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang
untuk melakukan analisa jabatan dan menghasilkan 1 uraian jabatan yang final
diperlukan waktu 90 menit.
3. Waktu kerja
Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja
yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja Efektif terdiri atas HARI
KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF.
a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan
cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut:
1) Jumlah hari menurut kalender tahun 2020 = 366 hari

2) Jumlah hari Minggu = 52 hari
3) dan libur Nasional dalam tahun 2020 = 14 hari
4) Jumlah Cuti dalam satu tahun = 12 hari
Maka, hari Kerja Efektif adalah
Untuk karyawan shift = 4/5 x (366-14 hari libur nasional + 12 hari cuti) = 272 hr
Untuk karyawan shift = 3/4 x (366 -14 hari libur nasional + 12 hari cuti) = 255
hari
Untuk karyawan non shift = (365 – (52 hari minggu+ 14 hari libur nasional + 12
hari cuti) = 287 hari
b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja
yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah,
sholat, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar
15 % dari jumlah jam kerja formal (= setiap satu shift kerja istirahat 60 menit x 6
hr kerja). Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1
minggu.
Jam Kerja : 40 jam x 60 menit = 2.400 menit

Jumlah jam kerja formal 1 minggu 2.400 menit
Allowance 15 % x 2.400 menit 360 menit
2.040 menit

B. Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Dalam setiap jenjang jabatan, jumlah tenaga kerjanya sesuai dengan beban kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan karena adanya mutasi atau promosi dapat
dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. selama beban kerja unit tidak berubah, komposisi jumlah tenaga kerja tidak berubah.
C. Hal-hal Yang Mempengaruhi

Dalam menghitung formasi tenaga kerja, perlu mengidentifikasi hal-hal yang
mempengaruhi terjadinya perubahan dalam organisasi/unit kerja. Beberapa hal tersebut
adalah:
1. Perubahan target-target
Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu menetapkan program-
program yang didalamnya terkandung target yang akan menjadi beban pekerjaan.
Target yang berubah akan mempengaruhi pula jumlah beban pekerjaan. Dengan
demikian, beban kerja jabatan akan bergantung kepada ada tidaknya perubahan
target dari program yang ditetapkan oleh unit kerjanya.
Contoh: Proyeksi BOR Rawat Inap yang naik sesuai anggaran tahunan yang
sudah ditetapkan.
2. Perubahan fungsi-fungsi
Fungsi yang dimaksud disini adalah fungsi unit kerja. Perubahan fungsi unit kerja
memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan. Dengan adanya
perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta jabatan.
Contoh: Unit kerja SDM dengan penambahan fungsi Penggajian dan

Kesejahteraan Karyawan (menambah tenaga SDM yang mengurusi fungsi
tersebut)
3. Perubahan komposisi tenaga kerja

Komposisi tenaga kerja dapat digambarkan dalam penempatan tenaga kerja dalam
jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi tenaga kerja berarti
mengakibatkan perubahan penempatannya, baik karena pensiun, promosi, mutasi,
atau karena hal lain. Perubahan komposisi tenaga kerja merupakan perubahan
jumlah tenaga kerja dalam formasi.
Contoh: Pemetaan SDM di suatu unit kerja sudah mencukupi akan tetapi perlu
penambahan karena ada rencana SDM memasuki masa
pensiun/dipromosi/dimutasi.
4. Perubahan Kebijakan
Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa perubahan kebijakan,
misalnya pengalihan pencapaian program dari swakelola menjadi pelimpahan
pekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pula
kepada jumlah beban kerja.
Contoh: SDM di bagian transportasi menjadi tenaga outsourching.
E. Tahapan Perhitungan Kebutuhan SDM
Menghitung formasi tenaga kerja dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapannya

adalah:
1) Analisis Jabatan
Formasi tenaga kerja harus dapat ditunjukkan dengan jumlah tenaga kerja dalam
jabatan. Maksudnya adalah agar setiap tenaga kerja yang menjadi bagian dalam
formasi memiliki kedudukan dalam jabatan yang jelas. Dengan demikian, sebelum
dilakukan perhitungan formasi terlebih dahulu harus tersedia peta jabatan dan
uraian jabatan yang tertata rapi. Peta jabatan dan uraian jabatan diperoleh dengan
melakukan analisis jabatan. Oleh karenanya, analisis jabatan merupakan tahap awal
dalam pelaksanaan perhitungan formasi. (File Uraian Jabatan).
2) Persediaan Tenaga kerja
Persediaan tenaga kerja adalah jumlah tenaga kerja yang dimiliki oleh suatu unit
kerja pada saat ini. Pencatatan data persediaan tenaga kerja menjadi bagian yang tak

terpisahkan dari perencanaan ketenaga-kerjaan secara keseluruhan. Kemudian
dalam kepentingannya dengan perhitungan formasi, persediaan tenaga kerja perlu
disusun perkiraan untuk beberapa tahun yang akan datang.
Perkiraan persediaan tenaga kerja tahun yang akan datang merupakan perkiraan
yang terdiri atas jumlah tenaga kerja yang ada, dikurangi dengan jumlah pensiun/
dalam tahun yang bersangkutan (Pengurangan tenaga kerja diluar pensiun seperti
mutasi, promosi, sulit diramalkan. Oleh karena itu, pengurangan tersebut tidak
perlu masuk dalam perkiraan, kecuali sudah ada rencana yang pasti).
Persediaan tenaga kerja hendaknya dinyatakan dalam inventarisasi yang terlihat

kualifikasinya.
Langkah-langkah menetapkan persediaan tenaga kerja adalah sebagai berikut:
1. Menyusun daftar jabatan beserta uraian tugas ringkasnya (ikhtisar) disertai

dengan syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain yang bukan
menjadi syarat mental. Langkah ini dapat dinyatakan dalam contoh able
berikut:
Tabel 1: DAFTAR JABATAN
Unit kerja: Rawat Inap
Syarat Jabatan/Kompetensi
Nama
No Uraian Tugas Keahlian/
Jabatan
Pendidikan Pelatihan Pengalaman Keterampilan
1 Kepala Melaksanakan fungsi S1 Ners  Manajemen  Minimal 4 tahun  Ramah, Cekatan,

Unit perencanaan, Bangsal kerja Teliti dan
pengorganisasian,  Komunikasi  Sudah Pegawai Informatif
pelaksanaan dan dan Tetap  Kemampuan
pembinaan/pengawas handling  Pernah menjadi leadership yang
an staf yang berada komplain Pj.Shift memadai
dibawahnya  Komunikasi yang
baik
 Memahami
aplikasi SIM-RS
2. Pj. Shift Melakukan Minimal D3  Komunikasi  Minimal 2 tahun  Ramah, Cekatan,

pembinaan dan Kep dan kerja Teliti dan
pengawasan kerja Handling  Pegawai tetap Informatif
harian tim perawat Komplain  Terampil
dalam satu shift melakukan
tindakan

keperawatan/
kebidanan sesuai
dengan Asuhan
Keperawatan/Asuh
an kebidanan
 Memahami
Aplikasi SIM-RS
2. Menyusun daftar tenaga kerja menurut jabatan. Daftar tenaga kerja memuat
nama jabatan, nama tenaga kerja, tahun pengangkatan, tahun pensiun, dan
kualifikasi tenaga kerja yang bersangkutan. Daftar tenaga kerja dapat disusun
dalam contoh tabel berikut:
Tabel 2 : DAFTAR SDM MENURUT JABATAN
Unit Kerja: SDM

Jabatan Tenaga Kerja Kualifikasi
No Nama Nama Diangkat Pensiun Pend Pel Peng Keahlian/

Jab
Ket
1 Kepala Ika 2001 2021 S1  Manajemen  Minimal 4  Ramah,

Unit Ners Bangsal tahun Cekatan, Teliti
 Komunikasi kerja dan Informatif
dan handling  Sudah  Kemampuan
komplain Pegawai leadership yang
Tetap memadai
 Pernah  Komunikasi
menjadi yang baik
Pj.Shift  Memahami
aplikasi SIM-
RS
2. Pj. Shift Nana 2009 2023 Minima  Komunikasi  Minimal 2  Ramah, Cekatan,
l D3 dan Handling tahun Teliti dan
Kep Komplain kerja Informatif
 Pegawai  Terampil
tetap melakukan
tindakan
keperawatan/
kebidanan sesuai
dengan Asuhan
Keperawatan/Asu
han kebidanan
 Memahami
Aplikasi SIM-RS

3. Membuat perkiraan perubahan komposisi tenaga kerja yang akan pensiun, dan
rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi
tenaga kerja dalam jabatan.
Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI TENAGA KERJA
Tahun 2020 s.d. 2022
Unit kerja: Rawat Inap A
tenaga
Jabatan kerja pensiun Promosi Rotasi/Mutasi
N
o Nama yg ada 2020 2021 2022 2020 2021 2022 2020 2021 2022
Ka. Unit
1 Keperawatan 1 - - 1 - - - - - -
2 Pj. Shift 6 - - - 1 1 1 - 1 1
3 Staf Pelaksana 15 - - - 1 1 1 1 1 1
4. Membuat perkiraan persediaan tenaga kerja untuk waktu yang ditentukan

dengan inventarisasi tenaga kerja yang sudah bersih. Inventarisasi tenaga kerja
bersih dimaksudkan sebagai inventarisasi yang sudah tidak mencantumkan lagi
tenaga kerja yang pensiun dalam waktu sampai perencanaan.
Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN TENAGA KERJA

Tahun 2020 s.d. 2024
Unit kerja: Keperawatan
Tenaga Persediaan KET

N
Nama jabatan kerja 202
o
yang ada 2020 2021 2 2023
1 Kabid Keperawatan 1 1 1 1 1
2 Kasie Keperawatan 2 2 2 2 2
3 Ka. Unit PENAMBAHAN
13 13 15 15
Keperawatan 15 UNIT
4 Pj. Shift 25 25 29 29 29 KERJA/PENCAP
5 Staf Pelaksana AIAN BOR
100 100 120 120 120
3) Perhitungan Kebutuhan SDM

a. Perhitungan dengan Metode Umum

Perhitungan dengan metode umum adalah perhitungan untuk jabatan fungsional
umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar
kebutuhannya oleh rumah sakit. Perhitungan kebutuhan tenaga kerja dalam
jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data tenaga kerja yang ada serta peta
dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam
menghitung kebutuhan tenaga kerja adalah uraian jabatan yang tersusun rapi.
Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja
adalah mengidentifikasi beban kerja melalui:
o Hasil kerja
o Objek kerja
o Peralatan kerja
o Tugas per tugas jabatan
a. Pendekatan Hasil Kerja

Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan
hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja
dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil
kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat
dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah
digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis (tenaga
administratif).
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
 wujud hasil kerja dan satuannya;

 jumlah beban kerja yang tercemin dari target hasil kerja yang harus
dicapai;
 standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:
∑ Beban kerja
x 1 orang
Standar kemampuan Rata-rata

Contoh:
Jabatan : Pengentri Data
Hasil kerja : Data entrian
Beban kerja/ Target Hasil : 200 data entrain setiap hari
Standar kemampuan pengentrian : 30 data per hari
Perhitungannya adalah:
200 data entrain
x 1 orang = 6,67 orang’
30 data entrain
Dibulatkan menjadi 7 orang
b. Pendekatan Objek Kerja

Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam
pelaksanaan pekerjaan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban
kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh,
Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien.
Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya
pasien.
Metode ini memerlukan informasi:
 wujud objek kerja dan satuan;

 jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus
dilayani;
 standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:
Objek kerja
x 1 orang
Standar kemampuan Rata-rata

Contoh:
Jabatan : Dokter
Objek kerja : Pasien
Beban kerja : 80 pasien per hari
Standar kemampuan pemeriksaan : 25 pasien per hari
80 pasien
x 1 Dokter = 3,2 orang Dokter
25 pasien
dibulatkan menjadi 3 orang
c. Pendekatan Peralatan Kerja

Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metoda ini
digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan
kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada
kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
 satuan alat kerja

 jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;
 jumlah alat kerja yang dioperasikan;
 rasio jumlah tenaga kerja per jabatan per alat kerja (RPK);
Rumus perhitungannya adalah:
Peralatan kerja
x 1 orang
Rasio penggunaan alat kerja
Contoh: Bis angkutan tenaga kerja
Satuan alat kerja : Bis
Jabatan yang diperlukan untuk

Pengoperasian alat kerja : > pengemudi bis
: > kernet bis
: > montir bis
Jumlah alat kerja yang dioperasikan : 20 bis
Rasio pengoperasian alat kerja : > 1 pengemudi bis 1 bis
: > 1 kernet 1 bis
: > 1 montir 5 bis
Jumlah tenaga kerja yang diperlukan
 pengemudi Bis:
20 bis
x 1 pengemudi = 20 pengemudi
1 bis
 Kernet Bis:
20 bis
x 1 kernet = 20 kernet bis
1 bis
 Montir Bis:
20 bis
x 1 montir = 4 montir bis
5 bis
d. Pendekatan Tugas per tugas jabatan

Metode ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja pada
jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya
hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini

adalah:

 uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;
 waktu penyelesaian tugas;
 jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.
Rumusnya adalah:
∑ Waktu penyelesaian tugas
∑ Waktu kerja efektif
Waktu penyelesaian tugas disingkat WPT. Sedangkan waktu kerja Efektif

disingkat WKE.
Contoh:
Jabatan : Pengadministrasi Umum
BEBAN
NO. URAIAN TUGAS TUGAS SKR WPT
1 2 3 4 5 (3x4)
1 Mengetikkan surat 70 lb/hari 12 menit/lb 840 menit
2 Mengagendakan surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit
3 Mengarsipkan surat 24 surat/hari 5 menit/surat 120 menit
4 Melayani tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit
Menyusun laporan
5 daftar hadir 1 laporan/hari 30 menit/lap 30 menit
Mengadministrasi
6 kepegawaian 16 data/hari 90 menit/data 1.440 menit
7 dan seterusnya → → n menit
2.598 + n
∑ W PT menit
Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai waktu efektif
adalah 270 menit. Jadi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk jabatan
pengadministrasi umum adalah:

2, 598 + n menit
x 1 orang = ……. orang
270 menit
b. Perhitungan dengan Beban Kerja
Menghitung beban kerja adalah merupakan hilir dari kegiatan analisis jabatan.
Analisis jabatan adalah proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang
diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian
serta memberikan umpan balik bagi rumah sakit.
Setiap karyawan selayaknya tahu apa yang harus dikerjakan selama berada dalam waktu dan
tempat kerjanya. Dengan melaksanakan analisis ini akan terkumpul informasi jabatan yang
berisi uraian jabatan yang harus dilaksanakan oleh masing-masing pejabat. Outcome dari
analisis jabatan, uraian jabatan, dan perhitungan beban kerja ini, maka dapat dengan mudah
menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada satu unit kerja, outputnya adalah
efektifitas pelaksanaan kegiatan kerja serta efsiensi biaya tenaga kerja.
Langkah-langkah dalam menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja:

1. Mengambil data/melakukan pemantauan langsung mengenai jumlah beban kerja
perhari, misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien,
atau mungkin menyelesaikan 60 berkas.
2. Melakukan pengambilan data/atau pemantauan langsung mengenai pekerjaan-
pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian/individu di bagiannya.
3. Melakukan pengambilan data/pemantauan langsung untuk menghitung waktu yang
dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian
4. Melakukan perhitungan dengan rumus.
Contoh:
KASUS I - di Bagian TPP (tempat pendaftaran/penerimaan pasien) Rawat

Inap

Diketahui :
Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60 orang pasien. Bagaimanakah

menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap:
Jawab:
1. Lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut:

 Wawancara pasien butuh waktu = 3 menit
 Pemesanan Kamar dan Cari kamar = 3 menit
 Penjelasan Lembar informed consent = 1 menit
 Entry data pasien = 1,5 menit
 Pengambilan berkas RM = 1 menit
 Penyerahan RM pasien ke petugas antar = 0,5 menit
Sehingga; total satu rangkaian pekerjaan adalah = 10 menit
Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60
pasien. Sehingga hasil yang diperoleh: h = 10 mnt x 60 = 600 mnt/10 Jam
Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah :
(a x h)/(bxe) = ((365 x 10)/(287 x 6))= 2,11 dibulatkan menjadi= 2 orang
- a = jumlah hari dalam satu tahun

- b = jumlah hari kerja dalam satu tahun
- e = jumlah jam kerja efektif
- h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas. h diperoleh dari
hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu
pasien dikali dengan jumlah beban kerja.
KASUS II - di bagian Assembling
Diketahui:
Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas.
Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya?
Jawab:
 Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit

 Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit
 Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit
 Cek Kelengkapan RM=2 menit
 Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit
Total perkejaan satu berkas=6,75 menit
Total pekerjaan dengan beban 60 brks = 6,75 x 60 = 405 menit/6,75 jam
Dihitung dengan rumus menjadi
(a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (287 x 6 )= 1,43
dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan perusahaan.
Berikut ini formula hitung sdm berdasarkan metoda Yaslis Ilyas

Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat bila manajer dapat menentukan
dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan.
Manajer dapat menghitung beban kerja setiap tenaga kerja perhari dalam satuan waktu
menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersbut dapat dkembangkan
formula menghitung tenaga kerja per hari sebagai berikut:
Kebutuhan SDM/hari = {(B.K i-j = J T x W.T):JKE }.

 B.K i-j = Jenis Beban Kerja
 J.T. = Jumlah Transaksi per hari
 W.T.= Waktu yang dibutuhkan untuk setiap jenis Transaksi
 J.K.E = Jam kerja efektif SDM per hari
Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif
pertahun dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga shift
kelompok kerja seperti Satpam, Perawat dan Kasir Rumah sakit.

BAB III
TATA LAKSANA
Cara penghitungan tenaga yang dipergunakan setiap rumah sakit tidak sama tergantung
kebijakan rumah sakit. Untuk membuat perhitungan, perlu dilakukan job description
masing-masing karyawan berdasarkan unit kerja. Dengan demikian, tersusun job description
setiap bagian/unit kerja yang sudah disahkan dan dipahami oleh setiap karyawan.
Rumus yang umum/acuan standar yang dipakai adalah sebagai berikut:
A. Cara menghitung tenaga perawat

1. Berdasarkan kategori pasien:
No. Aktifitas Transaction Time

1 SELF CARE 1 Jam
2 PARTIAL CARE 3 Jam
3 TOTAL CARE 5 Jam
4 ADMINISTRASI 5 Menit
5 KONSULTASI 10 Menit
6 RAPAT/BRIEFING 15 Menit
7 VISITE 10 Menit
8 PENYULUHAN 8 Menit
9 KOLABORASI 15 Menit
10 MENYIAPKAN ALKES 10 Menit
2. Berdasarkan Asuhan Keperawatan

1 PERENCANAAN 5 Menit
2 PENGKAJIAN 30 Menit
3 TINDAKAN 15 Menit
4 EVALUASI 5 Menit
5 DOKUMENTASI 5 Menit
6 RAPAT 60 Menit
7 VISITE 10 Menit

10 MENYIAPKAN PERALATAN 10 Menit
B. Cara menghitung tenaga gizi klinis
No. Transaction Time

Aktifitas
1 OPERAN ADM /SHIFT 10 Menit
2 MENGECEK KEBUTUHAN MAKANAN 30 Menit
3 HITUNG KEBUTUHAN MAKAN 60 menit
4 MERACIK MAKANAN 60 menit
5 MENGOLAH MAKANAN 90 Menit
6 DISTRIBUSI MAKANAN 120 Menit
7 MEMBAWA MAKANAN KE PASIEN 120 Menit
8 MENGAMBIL ALAT HIDANG 60 Menit
9 CUCI ALAT HIDANG 60 Menit
10 KONSULTASI GIZI 60 Menit
C. Cara menghitung tenaga Admission

No Transaction
Aktifitas
Time
Melakukan proses pendaftaran pasien yang akan
dirawat inap:
a. memberikan informasi fasilitas dan tarif kamar
1 perawatan

b. menginput biodata pasien ke komputer
c. mencetak label nama pasien

d. memberikan form, gelang pasien, buku tata
tertib, dll.
e. memberi informasi dan melakukan transaksi
uang muka
20.0 menit
Melakukan komunikasi dengan pihak rekanan
2 10.0 menit
penjamin pasien
3 Melakukan proses operan shift 10.0 menit
Memeriksa posisi kamar perawatan yang kosong/terisi, untuk
4 60.0 menit
melakukan penjadwalan pasien masuk.
5 Melakukan administrasi dan proses perpindahan kamar pasien 10.0 menit
Melakukan komunikasi eksternal/internal dengan berbagai
6 15 menit
pihak seputar informasi/administrasi pasien rawat inap

7 Mengikuti sharing rutin di bagian 60.0 menit
D. Cara menghitung tenaga Farmasi

Transaction
No. Aktifitas
Time
PENERIMAAN RESEP, ANALISA &
1 PENGHARGAAN 2 Menit
2 STOCK OBAT 1 Menit
3 LABELING 2 Menit
4 PENYIAPAN RESEP RACIKAN 15 Menit
5 PENYIAPAN RESEP NON RACIKAN 5 Menit
6 PENGECEKAN KEMBALI 3 Menit
7 INFORMASI KE PASIEN 3 Menit
8 PENYERAHAN RESEP 2 Menit
9 LAPORAN 8 Menit
E. Cara menghitung tenaga Laboratorium

A1 : Waktu rata- rata transaksi pemeriksaan Hematologi
A2 : Waktu rata- rata transaksi paket pemeriksaan Kimia klinik- Hematologi
A3 : Waktu rata- rata transaksi paket pemeriksaan lengkap
A4 : Waktu rata- rata transaksi paket pemeriksaan analisa cairan tubuh
A5 : Waktu rata- rata transaksi paket pemeriksaan Imunoserologi
A6 : Waktu rata- rata transaksi paket pemeriksaan AGD-Elektrolit
H : jumlah rata-rata pemeriksaan Hematologi per hari
KH : jumlah rata-rata paket pemeriksaan Kimia klinik – hematologi per hari
L : jumlah rata-rata paket pemeriksaan Lengkap per hari
C : jumlah rata-rata paket pemeriksaan analisa cairan tubuh per hari
I : jumlah rata-rata paket pemeriksaan imunoserologi per hari
AE : jumlah rata-rata paket pemeriksaan AGD-Elektrolit per hari
Transaction
No. Aktifitas
Time
1 SAMPLING 5 Menit
2 PEMERIKSAAN DARAH RUTIN 60 Menit
3 PEMERIKSAAN DARAH LENGKAP 120 Menit
4 PEMERIKSAAN KIMIA KLINIK 90 Menit
5 PEMERIKSAAN ELEKTROLIT 60 Menit

6 PEMERIKSAAN AGD 60 Menit
7 PEMERIKSAAN CAIRAN TUBUH 30 Menit
8 PEMERIKSAAN IMUNOSEROLOGI 30 Menit
10 PENYERAHAN HASIL 5 Menit
BK = (A1x∑ H) /10+ (A2x∑KH) /20+ (A3x∑L) + (A4x∑C) + (A5x∑I) + (A6x∑AE)

+ (3 shift/hari x waktu operan)
*10 = pemeriksaan dilakukan sekaligus dengan 10 sampel

*20 = pemeriksaan dilakukan sekaligus dengan 20 sampel
F. Cara menghitung tenaga Rekam Medis

No. Aktivitas Waktu
Perhitungan Kebutuhan Tenaga Penyimpanan & Pendistribusian
Rekam Medis

1 Menyiapkan rekam medis perjanjian 4
Pemantauan rekam medis rawat jalan yang belum kembali dalam
2 4
1X24 jam
3 Assembling rekam medis rawat jalan 3
4 Sortir dan filling rekam medis rawat jalan 3
5 Pelayanan rekam medis walkin 2

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Assembling Rekam Medis Rawat
Inap

1 Penerimaan rekam medis pulang rawat 2
Pemantauan rekam medis rawat inap yang belum kembali dalam
2
2X24 jam 3
3 Assembling rekam medis pulang rawat 30

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Pelaporan Rawat Jalan RM

1 Melakukan koding diagnosa sensus harian poliklinik 2
2 Menginput sensus unit penunjang 15

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Pelaporan Ranap RM

1 Membuat laporan harian kinerja rawat inap 45
2 Melakukan koding diagnosa pasien pulang rawat inap 5
3 Membuat laporan surveilance harian pasien rawat inap 10
4 Melayani permintaan korespondensi 30


G. Cara menghitung tenaga HRD
1 PELAYANAN PEGAWAI BEROBAT 5 Menit
2 PELAYANAN SURAT KETERANGAN PEGAWAI 10 Menit
3 PEMBUATAN SK PEGAWAI 10 Menit
4 PEMBUATAN SURAT INTERNAL 10 Menit
5 ENTRI LEMBUR 2 Menit
6 ENTRI INSENTIF PELAYANAN 5 Menit
7 UPLOAD DATA FINGERSCAN 5 Menit
8 UPDATE & PRINT OUT FINGERSCAN 5 Menit
9 KIRIM EMAIL SLIP (IPEL) 1 Menit
10 PENGARSIPAN 2 Menit
11 PEMBINAAN PEGAWAI 60 Menit
12 PENANGANAN KOMPLAIN (GAJI, KELG, MUTASI) 30 Menit
13 KOREKSI LEMBUR DENGAN JADWAL 5 Menit
14 MENINDAK LANJUTI DISPOSISI 5 Menit
15 MEREVISI DOKUMEN 5 Menit
16 REKRUTMEN & SELEKSI 30 Menit
PROPOSAL, PELAKSANAAN, PELAPORAN PELATIHAN
25 Menit
17 INTERNAL DAN EKSTERNAL
PENGURUSAN IJIN DOKTER, STR DAN RAPAT KOMITE
MEDIK 45 Menit
18 Kecuali harus pengurusan ke PTSP
20 PELAYANAN SURAT KETERANGAN PEGAWAI 15 Menit
H. Cara menghitung dokter UGD

Transaction
No. Aktifitas
Time
1 PERIKSA PASIEN (GD) 10 Menit
2 TINDAKAN (GD) 30 Menit
3 PEMERIKSAAN PASIEN MENDESAK 15 Menit
4 TINDAKAN PASIEN MENDESAK 20 Menit
5 PERIKSA PASIEN NON GD & MENDESAK 10 Menit
6 ISI REKAM MEDIS PASIEN 5 Menit
7 INFORM CONSENT 5 Menit
8 ADMINISTRASI PASIEN RUJUKAN 5 Menit
9 ADMINISTRASI OPERAN 30 Menit
I. Cara menghitung tenaga Billing

No. Aktifitas Transaction
Time
1 Proses Autobill kamar perawatan 4 menit
2 Operan shift kasir 10 menit
3 Menerima informasi tentang pasien terencana pulang harian 1 menit
4 Mengecek biaya per pasien untuk rencana pulang 15 menit
5 Mengecek dan filing strook biaya pasien 15 menit
6 Melakukan proses administrasi pulang pasien 22.5 menit
7 Menyiapkan administrasi pasien rekanan 30 menit
Melakukan komunikasi internal/ external bagi pasien rencana
120 menit
8 pulang
9 Menyiapkan, mengantar pemberitahuan deposit pada pasien 60 menit
10 Membuat laporan pertanggung jawaban keuangan pasien pulang 60 menit
11 Menerima, memeriksa pembayaran honor dokter 25 menit
12 Melakukan komunikasi dengan keperawatan biaya tindakan pasien 30 menit
Melakukan komunikasi dng unit penunj.medis ttg biaya perawatan
30 menit
13 pasien
14 Mengikuti sharing/briefing rutin di bagian 60 menit
J. Cara menghitung tenaga Kasir

1 Proses autobill pasien rawat jalan 4 menit

2 Operan shift kasir 10 menit
3 Mengecek dan filing strook biaya pasien 15 menit
4 Melakukan proses administrasi pasien rawat jalan 15 menit
5 Melakukan konfirmasi pasien rekanan 30 menit
Melakukan komunikasi dengan keperawatan biaya tindakan
10 menit
6 pasien
Melakukan komunikasi dng unit penunj.medis ttg biaya
10 menit
7 perawatan pasien
8 Mengikuti sharing/briefing rutin di bagian 60 menit
K. Cara menghitung tenaga Akuntansi

1 Memverifikasi data keuangan sesuai dengan prosedur yang 5 menit

berlaku di rumah sakit dan kelengkapan dokumen dengan
alat bantu Dokumen Transaksi
2 Mencatat dokumen ekonomi secara double entry system 15 menit
(sistem pencatatan akuntansi) dengan alat bantu Form Jurnal
3 Mengelompokan sesuai dengan jenis transaksi ke dalam 15 menit
masing-masing buku besar dengan alat bantu Buku Besar
4 Mengklasifikasikan buku besar sesuai dengan klasifikasi 15 menit

akuntansi dengan alat bantu Neraca Saldo
5 Melakukan Rekonsiliasi dan penyesuaian bersama kasir 30 menit
dengan alat bantu Buku kas, buku bank, rekening
Koran/buku tabungan, daftar aktiva tetap dan transaksi
moneter lainnya.
6 Menyusun laporan atau informasi keuangan sesuai standar 120 menit
pelaporan akuntansi dan kebutuhan para pemakai internal
dengan alat bantu Standar Laporan Akuntansi dan Format
Laporan lainnya
L. Cara menghitung tenaga Keuangan

1 Membuat administrasi penagihan piutang rawat jalan dan 15 menit

rawat inap kepada perusahaan/asuransi
2 Melakukan verifikasi honor dokter dari kwitansi rawat jalan 5 menit
dan rawat inap
3 Melakukan verifikasi terhadap transaksi pengeluaran 10 menit
operasional
4 Melakukan proses penagihan lewat telp 15 menit
5 Melakukan transaksi dengan pihak III 10 menit
6 Transfer uang ke Bank 180 menit
7 Rapat rutin ruangan 60 menit
8 Membuat laporan harian 60 menit
M. Cara menghitung Tenaga Logistik
No. Aktifitas Transaction

Time
1 Membuat PO barang/alkes sesuai dengan permintaan unit kerja 10 menit
2 Melakukan pemesanan lewat Online/Telp 15 menit
3 Melakukan pembelian barang 120 menit
4 Memverifikasi pemesanan dengan data yang terdapat PO 15 menit
5 Menerima dan verifikasi barang dari vendor sesuai dengan PO 15 menit
6 Menyiapkan barang/alkes sesuai permintaan unit kerja 60 menit
7 Melakukan stok opname barang/alkes 120 menit
8 Mendistribusikan barang/alkes ke unit kerja 60 menit
9 Verifikasi dan input data ke komputer 10 menit
10 Membuat laporan bulanan 120 menit
N. Cara Menghitung Tenaga ME


1 Operan Shift 10 Menit
2 Pemantauan Oksigen 30 Menit
3 Pemantauan Air 30 Menit
4 Pemantauan Listrik 30 Menit
5 Pemeliharaan Fasilitas 120 Menit
6 Perbaikan Kerusakan Fasilitas 180 Menit
7 Pembersihan AC 120 Menit
8 Pengecatan Gedung 60 Menit
9 Rapat Bulanan 60 Menit
O. Cara Menghitung Tenaga SIM-RS

2 Pemantauan Jaringan 30 Menit
3 Pemantauan Sistem di Komputer 30 Menit
5 Perbaikan Kerusakan Fasilitas/Pengembangan Program 240 Menit
P. Cara Menghitung Tenaga Customer Service

2 Persiapan Fasilitas Kerja 10 Menit
3 Penerimaan Telepon 5 Menit
4 Posting Apoitment 60 Menit
5 Pelayanan Pasien secara langsung di CS 10 Menit
Q. Cara Menghitung Tenaga Rumah Tangga

1 Pendistribusian Air Minum 120 Menit
2 Pendistribusian Koran 30 Menit
3 Pendistribusian Amenitis ke ruangan 120 Menit
4 Pengontrolan seluruh ruangan 120 Menit
5 Pemasangan dan pembongkaran Gorden 60 Menit
6 Pengumpulan linen kotor dari ruangan/unit kerja 180 Menit
7 Serah terima dengan USK 120 Menit
8 Pendistribusiann linen bersih ke unit kerja 120 Menit
9 Stock Opname 60 Menit
10 Laporan Harian 30 Menit
11 Persiapan rapat ruangan 60 Menit
Rapat Bulanan 60 Menit
R. Cara Menghitung Tenaga Sekretaris


1 Mempersiapkan kebutuhan rapat pagi 10 Menit
2 Membuat Notulen Rapat 30 Menit
3 Menjadwalkan dan menerima tamu 60 Menit
4 Melakukan tugas Administrasi 120 Menit
5 Mendampingi direksi rapat dengan unit lain 60 Menit
6 Filing Dokumen 15 Menit
7 Agenda Surat Masuk dan Keluar 15 Menit
8 Merevisi PKS 30 Menit

BAB IV
PERHITUNGAN KEBUTUHAN SDM
A. UNIT GAWAT DARURAT
A1 = waktu keperawatan pasien kasus gawat darurat

A2 = waktu keperawatan pasien kasus mendesak
A3 = waktu keperawatan pasien kasus tidak mendesak
S os = jumlah pasien
SP = jumlah tim/tenaga yang dibutuhkan
Adm time = waktu administratif yang dibutuhkan untuk
penggantian menit
Klasifikasi pasien IGD

• gawat darurat = 87 menit
• mendesak = 71 menit
• tidak mendesak = 34 menit
Jumlah tenaga yang dibutuhkan:

D= {(A1 x S os/hr x SP) + (A2 x S os/hr x SP) + (A3 x S os/hr x SP) + (A4 x S os/hr
x SP) + adm}/60 menit
TP = D x 365
255/272 x 6 jam/hari
B. RAWAT JALAN
A = Jumlah jam perawatan/14 jam praktek dokter)
B = Sensus harian
365 = Jumlah hari kerja selama setahun
255 = Hari kerja efektif perawat pertahun
Jumlah tenaga yang dibutuhkan:
TP = A X B X 365
255/272 x 6 jam
C. RAWAT INAP BEDAH/MATERNITAS/UMUM

1 PERENCANAAN 5 Menit
2 PENGKAJIAN 30 Menit
3 TINDAKAN 15 Menit
4 EVALUASI 5 Menit

5 DOKUMENTASI 5 Menit
6 RAPAT 60 Menit
7 VISITE 10 Menit
10 MENYIAPKAN PERALATAN 10 Menit
B.K adalah perkalian jumlah pasien dengan transaction time

SDM/hari = B.K x 365
255/272 X jam kerja/hari
D. RAWAT INAP PERINATOLOGI
Untuk Rawat Perinatologi, memakai rumus sebagai berikut:

A = 11 - 12 jam perawatan/24 jam
B = sensus harian
= BOR x jumlah tempat tidur (Mis = 32 % X 10 = 3,2)
365 = jumlah hari kerja selama setahun
255 = hari kerja efektif perawat/tahun
{365 - (12 hari libur nasional - 12 hari libur cuti tahunan) x 3/4 = 255 hari}
SDM/hari = A x B x 365
E. KAMAR BERSALIN
Klasifikasi Pasien Bersalin

A1. Partus Normal = 4 jam
A2. Partus dengan Penyulit = 5 jam
A3. Partus harus operasi = 2 jam
Administrasi = 30 menit = 30/60 =0,5
S os = jumlah pasien
SP = jumlah tim/tenaga yang dibutuhkan
A = {(A1 x S os/hr x SP) + (A2 x S os/hr x SP) + (A3 x S os/hr x SP) + (A4 x S
os/hr x SP) + adm}
SDM/hari = A x 365

F. KAMAR OPERASI
Klasifikasi Pasien Bedah
• Khusus = 4 • S OS B Khusus = • S P B Khusus = 3
jam 0
• Besar =3 S OS B Besar = 1 • S P B Besar = 3

jam
• Sedang =2 S OS B Sedang = 2 • S P B Sedang = 2
jam
• Kecil =1 S OS B Kecil = 0 • S P B Kecil =2
jam
A = {(A1 x S os/hr x SP) + (A2 x S os/hr x SP) + (A3 x S os/hr x SP) + (A4 x S
os/hr x SP) + adm}
SDM/hari = A x 365
G. RADIOLOGI
Cara penghitungan tenaga Radiologi:
NO TRANSAKSI BISNIS WAKTU(TT) PASIEN BEBAN KERJA
1 RONTGEN 20
2 USG 30
3 MRI 30
4 MAMOGRAFI 30
5 ADMINISTRATIF 15
Total
…../60 = ……..
Beban Kerja
jam
Z = Jumlah Jam kerja

365 = Jumlah hari kerja di Instalasi Penujang
255 = Hari kerja efektif Tenaga/tahun
Tenaga Radiologi:
SDM/hari = Z x 365
H. LABORATORIUM

Transaction Volume Beban Kerja
No. Aktifitas
Time Kerja (TT x VK)
1 SAMPLING 5 Menit
PEMERIKSAAN DARAH
2 RUTIN 60 Menit
PEMERIKSAAN DARAH
3 LENGKAP 120 Menit
PEMERIKSAAN KIMIA
4 KLINIK 90 Menit
PEMERIKSAAN
5 ELEKTROLIT 60 Menit
6 PEMERIKSAAN AGD 60 Menit
PEMERIKSAAN CAIRAN
7 TUBUH 30 Menit
PEMERIKSAAN
8 IMUNOSEROLOGI 30 Menit
10 PENYERAHAN HASIL 5 Menit
Total
BK = (A1x∑ H) /10+ (A2x∑KH) /20+ (A3x∑L) + (A4x∑C) + (A5x∑I) + (A6x∑AE)

+ (3 shift/hari x waktu operan)
SDM/hari = Z x 365
I. FARMASI

No. Aktifitas
Time (TT x V)
PENERIMAAN RESEP, ANALISA
1 & PENGHARGAAN 2 Menit
2 STOCK OBAT 1 Menit
3 LABELING 2 Menit
4 PENYIAPAN RESEP RACIKAN 15 Menit
PENYIAPAN RESEP NON
5 RACIKAN 5 Menit
6 PENGECEKAN KEMBALI 3 Menit

7 INFORMASI KE PASIEN 3 Menit
8 PENYERAHAN RESEP 2 Menit
9 LAPORAN 8 Menit
Total
Beban Kerja ………/60 =
Tenaga Farmasi
Z = jumlah jam kerja
SDM/hari = Z x 365
J. GIZI/PANTRY
No.
Aktifitas Time
1 OPERAN ADM /SHIFT 10 Menit 3 30 mnt
MENGECEK KEBUTUHAN 3 90
2 MAKANAN 30 Menit
3 HITUNG KEBUTUHAN MAKAN 60 menit 3 180
4 MERACIK MAKANAN 60 menit 5 300
5 MENGOLAH MAKANAN 90 Menit 5 450
6 DISTRIBUSI MAKANAN 120 Menit 5 600
MEMBAWA MAKANAN KE 5 600
7 PASIEN 120 Menit
8 MENGAMBIL ALAT HIDANG 60 Menit 5 300
9 CUCI ALAT HIDANG 60 Menit 5 300
10 KONSULTASI GIZI 60 Menit 5 300
Total 3.150
Beban Kerja
Tenaga Gizi
SDM/hari = Z x 365
K. REKAM MEDIS
No. Aktivitas Waktu Volume Beban Kerja
Perhitungan Kebutuhan Tenaga Penyimpanan &
Pendistribusian Rekam Medis

1 Menyiapkan rekam medis perjanjian 4
2 Pemantauan rekam medis rawat jalan yang 4
belum kembali dalam 1X24 jam

3 Assembling rekam medis rawat jalan 3
4 Sortir dan filling rekam medis rawat jalan 3
5 Pelayanan rekam medis walkin 2

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Assembling
Rekam Medis Rawat Inap

1 Penerimaan rekam medis pulang rawat 2
Pemantauan rekam medis rawat inap yang
2
belum kembali dalam 2X24 jam 3
3 Assembling rekam medis pulang rawat 30

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Pelaporan
Rawat Jalan RM

Melakukan koding diagnosa sensus harian
1
poliklinik 2
2 Menginput sensus unit penunjang 15

Perhitungan Kebutuhan Tenaga Pelaporan
Ranap RM

1 Membuat laporan harian kinerja rawat inap 45
Melakukan koding diagnosa pasien pulang
2 5
rawat inap
Membuat laporan surveilance harian pasien
3 10
rawat inap
4 Melayani permintaan korespondensi 30

Tenaga Rekam Medis

SDM/hari = Z x 365
L. ADMISSION
1. Rawat Inap
No Transaction Volume Beban Kerja
Aktifitas
Time
1 Melakukan proses pendaftaran pasien 20 menit
yang akan dirawat inap:

a. memberikan informasi fasilitas dan
tarif kamar perawatan
b. menginput biodata pasien ke

komputer
c. mencetak label nama pasien
d. memberikan form, gelang pasien,
buku tata
tertib, dll.
e. memberi informasi dan melakukan
transaksi
uang muka
Melakukan komunikasi dengan pihak
2 30 menit
rekanan penjamin pasien
3 Melakukan proses operan shift 10 menit
Memeriksa posisi kamar perawatan
4 yang kosong/terisi, untuk melakukan 6 menit
penjadwalan pasien masuk.
Melakukan administrasi dan proses
5 10 menit
perpindahan kamar pasien
Melakukan komunikasi
eksternal/internal dengan berbagai
6 15 menit
pihak seputar informasi/administrasi
pasien rawat inap
7 Mengikuti sharing rutin di bagian 60 menit
Total
Beban Kerja
Tenaga Admission Rawat Inap

SDM/hari = Z x 365
2. Rawat Jalan
No Transaction Volume Beban Kerja

Aktifitas
Time
1 Melakukan proses pendaftaran pasien 20 menit
yang akan dirawat inap:

a. memberikan informasi pelayanan
rawat jalan

b. menginput biodata pasien ke
komputer
2 Melakukan proses operan shift 10 menit

Melakukan komunikasi internal
dengan berbagai pihak seputar
3 2 menit
informasi/administrasi pasien rawat
jalan
4 Mengikuti sharing rutin di bagian 60 menit
Total
Beban Kerja
Tenaga Admission Rawat Inap

SDM/hari = Z x 365
M. KEUANGAN
No. Aktifitas Transaction Volume Beban

Time Kerja
1 Membuat administrasi penagihan piutang 15 menit
rawat jalan dan rawat inap kepada
perusahaan/asuransi
2 Melakukan verifikasi honor dokter dari 5 menit
kwitansi rawat jalan dan rawat inap
3 Melakukan verifikasi terhadap transaksi 10 menit
pengeluaran operasional
4 Melakukan proses penagihan lewat telp 15 menit
5 Melakukan transaksi dengan pihak III 10 menit
6 Transfer uang ke Bank 180 menit
7 Rapat rutin ruangan 60 menit
8 Membuat laporan harian 60 menit
9 Penghitungan Pajak 60 menit
Total
Beban Kerja
Tenaga Keuangan
SDM/hari = Z x 365
N. BILLING/KASIR
1. Tenaga Billing
Time Kerja
1 Proses Autobill kamar perawatan 4.0
2 Operan shift kasir 10.0
3 Menerima informasi tentang pasien terencana 1.0

pulang harian
4 Mengecek biaya per pasien untuk rencana pulang 15.0
5 Mengecek dan filing strook biaya pasien 15.0
6 Melakukan proses administrasi pulang pasien 22.5
7 Menyiapkan administrasi pasien rekanan 30.0
Melakukan komunikasi internal/ external bagi
120.0
8 pasien rencana pulang
Menyiapkan, mengantar pemberitahuan deposit
60.0
9 pada pasien
Membuat laporan pertanggung jawaban keuangan
60.0
10 pasien pulang
11 Menerima, memeriksa pembayaran honor dokter 25.0
Melakukan komunikasi dengan keperawatan biaya
30.0
12 tindakan pasien
Melakukan komunikasi dng unit penunj.medis ttg
30.0
13 biaya perawatan pasien
14 Mengikuti sharing/briefing rutin di bagian 60.0
Total
Beban Kerja
Tenaga Billing
SDM/hari = Z x 365
2. Tenaga Kasir

Time Kerja
1 Proses autobill pasien rawat jalan 4.0
2 Operan shift kasir 10.0
3 Mengecek dan filing strook biaya pasien 15.0
Melakukan proses administrasi pasien
15.0
4 rawat jalan
5 Melakukan konfirmasi pasien rekanan 30.0
Melakukan komunikasi dengan
10.0
6 keperawatan biaya tindakan pasien
Melakukan komunikasi dng unit
10.0
7 penunj.medis ttg biaya perawatan pasien
8 Mengikuti sharing/briefing rutin di bagian 60.0
Total
Beban Kerja
Tenaga Kasir
SDM/hari = Z x 365

O. AKUNTANSI

Time Kerja
1 Memverifikasi data keuangan sesuai dengan 5 menit
prosedur yang berlaku di rumah sakit dan
kelengkapan dokumen dengan alat bantu
Dokumen Transaksi
2 Mencatat dokumen ekonomi secara double 15 menit
entry system (sistem pencatatan akuntansi)
dengan alat bantu Form Jurnal
3 Mengelompokan sesuai dengan jenis 15 menit
transaksi ke dalam masing-masing buku
besar dengan alat bantu Buku Besar
4 Mengklasifikasikan buku besar sesuai 15 menit
dengan klasifikasi akuntansi dengan alat
bantu Neraca Saldo
5 Melakukan Rekonsiliasi dan penyesuaian 30 menit
bersama kasir dengan alat bantu Buku kas,
buku bank, rekening Koran/buku tabungan,
daftar aktiva tetap dan transaksi moneter
lainnya.
6 Menyusun laporan atau informasi keuangan 120 menit
sesuai standar pelaporan akuntansi dan
kebutuhan para pemakai internal dengan alat
bantu Standar Laporan Akuntansi dan
Format Laporan lainnya
Total
Beban Kerja
Tenaga Akuntansi
SDM/hari = Z x 365
P. LOGISTIK

Time Kerja
1 Membuat PO barang/alkes sesuai dengan 10 menit
permintaan unit kerja
2 Melakukan pemesanan lewat Online/Telp 15 menit

3 Melakukan pembelian barang 120 menit
4 Memverifikasi pemesanan dengan data yang 15 menit
terdapat PO
5 Menerima dan verifikasi barang dari vendor 15 menit
sesuai dengan PO
6 Menyiapkan barang/alkes sesuai permintaan 60 menit
unit kerja
7 Melakukan stok opname barang/alkes 120 menit
8 Mendistribusikan barang/alkes ke unit kerja 60 menit
9 Verifikasi dan input data ke komputer 10 menit
10 Membuat laporan bulanan 120 menit
Total
Beban Kerja
Tenaga Akuntansi
SDM/hari = Z x 365
Q. SDM
Transaction Volume Beban
No. Aktifitas
Time Kerja
PELAYANAN SURAT KETERANGAN
2 PEGAWAI 10 Menit
4 PEMBUATAN SURAT INTERNAL 10 Menit
5 ENTRI LEMBUR 2 Menit
6 ENTRI INSENTIF PELAYANAN 5 Menit
7 UPLOAD DATA FINGERSCAN 5 Menit
8 UPDATE & PRINT OUT FINGERSCAN 5 Menit
9 KIRIM EMAIL SLIP (IPEL) 1 Menit
11 PENGARSIPAN 2 Menit
12 PEMBINAAN PEGAWAI 60 Menit
PENANGANAN KOMPLAIN (GAJI, KELG,
13 MUTASI) 30 Menit
14 KOREKSI LEMBUR DENGAN JADWAL 5 Menit
15 MENINDAK LANJUTI DISPOSISI 5 Menit
16 MEREVISI DOKUMEN 5 Menit
17 REKRUTMEN & SELEKSI 30 Menit
PROPOSAL, PELAKSANAAN, PELAPORAN
25 Menit
18 PELATIHAN INTERNAL DAN EKSTERNAL
PENGURUSAN IJIN DOKTER, STR DAN
25 Menit
19 RAPAT KOMITE MEDIK
Total
Beban Kerja

Tenaga SDM
SDM/hari = Z x 365
R. ME
No. Aktifitas
Time Kerja
2 Pemantauan Oksigen 30 Menit
3 Pemantauan Air 30 Menit
4 Pemantauan Listrik 30 Menit
6 Perbaikan Kerusakan Fasilitas 180 Menit
7 Pembersihan AC 120 Menit
8 Pengecatan Gedung 60 Menit
Total
Beban Kerja
SDM/hari = B.K x 365

S. SIM-RS
No. Aktifitas
Time Kerja
2 Pemantauan Jaringan 30 Menit
3 Pemantauan Sistem di Komputer 30 Menit
Perbaikan Kerusakan Fasilitas/Pengembangan
5 Program 240 Menit
Total
Beban Kerja
Tenaga SDM
SDM/hari = Z x 365
T. CUSTOMER SERVICE

Time Kerja
2 Persiapan Fasilitas Kerja 10 Menit
3 Penerimaan Telepon 5 Menit
4 Posting Apoitment 60 Menit
5 Pelayanan Pasien secara langsung di CS 10 Menit
Total
Beban Kerja
Tenaga SDM
SDM/hari = Z x 365
U. Rumah Tangga
Volume Beban
Kerja
1 Pendistribusian Air Minum 120 Menit
2 Pendistribusian Koran 30 Menit
3 Pendistribusian Amenitis ke ruangan 120 Menit
4 Pengontrolan seluruh ruangan 120 Menit
5 Pemasangan dan pembongkaran Gorden 60 Menit
6 Pengumpulan linen kotor dari ruangan/unit kerja 180 Menit
7 Serah terima dengan USK 120 Menit
8 Pendistribusiann linen bersih ke unit kerja 120 Menit
9 Stock Opname 60 Menit
10 Laporan Harian 30 Menit
11 Persiapan rapat ruangan 60 Menit
Total
Beban Kerja
Tenaga SDM
SDM/hari = Z x 365
V. Tenaga Sekretariat
No. Aktifitas
Time Kerja
1 Mempersiapkan kebutuhan rapat pagi 10 Menit
2 Membuat Notulen Rapat 30 Menit
3 Menjadwalkan dan menerima tamu 60 Menit
4 Melakukan tugas Administrasi 120 Menit
Mendampingi direksi rapat dengan unit
5 lain 60 Menit
6 Filing Dokumen 15 Menit

7 Agenda Surat Masuk dan Keluar 15 Menit
8 Merevisi PKS 30 Menit
Total
Beban Kerja
Tenaga SDM
SDM/hari = Z x 365
BAB V
PENUTUP
KESIMPULAN DAN SARAN
Hasil perhitungan kebutuhan formasi tenaga kerja ini dapat diimplementasikan secara
efektif apabila:
1. Struktur organisasi yang disusun benar-benar diarahkan untuk melaksanakan

misinya secara efektif dan efisien.
2. Setiap unit organisasi, tersusun dari jabatan–jabatan yang dibutuhkan oleh
organisasi induknya dengan tugas-tugasnya yang jelas serta beban kerjanya terukur.
3. Setiap jabatan mempunyai standar kompetensi yang jelas bagi tenaga kerja yang
akan mendudukinya.
4. Setiap jabatan mempunyai standar kinerja.
Dengan demikian, agar dapat menghitung formasi yang dapat dipertanggungjawabkan,
maka perusahaan harus memiliki data kepegawaian yang terurai untuk berbagai
kepentingan keputusan kepegawaian. Salah satunya adalah dimilikinya system
informasi manajemen ketenaga-kerjaan (Pola Ketenagaan) yang memuat daftar jabatan
beserta uraiannya yang disertai dengan data tenaga kerja yang ada menurut jabatannya.
Pedoman ini hanyalah merupakan salah satu instrument pendayagunaan tenaga kerja.
Selanjutnya, agar instrument ini dapat dipergunakan untuk penataan ketenaga-kerjaan, maka
harus didukung oleh kesepakatan dan komitmen yang kuat di semua jajaran manajemen
untuk melaksanakannya secara konsisten.
Perhitungan baban kerja ini akan sangat bermanfaat untuk perencanaan kebutuhan tenaga
kerja di rumah sakit guna menata kembali jumlah kebutuhan tenaga yang riil, sehingga bila

didapati adanya kelebihan tenaga, dapat diberdayakan dengan menempatkannya pada unit-
unit kerja lain yang membutuhkan.

Panduan Perencanaan SDM Berdasarkan Analisis Beban Kerja

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Panduan Perencanaan SDM Berdasarkan Analisis Beban Kerja

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM RUMAH

Dengan mempertimbangkan karakteristik di atas, Rumah Sakit mempersiapkan

Beberapa hal yang perlu dipahami adalah sebagai berikut:

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 2

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 3

2. Manfaat yang diperoleh dari analisis beban kerja antara lain :

A. Aspek-aspek dalam perhitungan

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 4

2. Standar Kemampuan Rata-rata

Juru ketik/pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan berapa lembar

NORMA 1 Orang pengetik x 30 menit

Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu berapa

NORMA 1 Uraian jabatan

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 5

1) Jumlah hari menurut kalender tahun 2020 = 366 hari

Maka, hari Kerja Efektif adalah

Jam Kerja : 40 jam x 60 menit = 2.400 menit

Allowance 15 % x 2.400 menit 360 menit

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 6

C. Hal-hal Yang Mempengaruhi

Contoh: Unit kerja SDM dengan penambahan fungsi Penggajian dan

3. Perubahan komposisi tenaga kerja

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 7

Contoh: SDM di bagian transportasi menjadi tenaga outsourching.

E. Tahapan Perhitungan Kebutuhan SDM

Menghitung formasi tenaga kerja dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapannya

2) Persediaan Tenaga kerja

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 8

Persediaan tenaga kerja hendaknya dinyatakan dalam inventarisasi yang terlihat

Langkah-langkah menetapkan persediaan tenaga kerja adalah sebagai berikut:

1. Menyusun daftar jabatan beserta uraian tugas ringkasnya (ikhtisar) disertai

Unit kerja: Rawat Inap

1 Kepala Melaksanakan fungsi S1 Ners  Manajemen  Minimal 4 tahun  Ramah, Cekatan,

2. Pj. Shift Melakukan Minimal D3  Komunikasi  Minimal 2 tahun  Ramah, Cekatan,

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 9

Unit Kerja: SDM

No Nama Nama Diangkat Pensiun Pend Pel Peng Keahlian/

1 Kepala Ika 2001 2021 S1  Manajemen  Minimal 4  Ramah,

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 10

Tahun 2020 s.d. 2022

Unit kerja: Rawat Inap A

4. Membuat perkiraan persediaan tenaga kerja untuk waktu yang ditentukan

Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN TENAGA KERJA

Tenaga Persediaan KET

3) Perhitungan Kebutuhan SDM

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 11

a. Pendekatan Hasil Kerja

Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:

 wujud hasil kerja dan satuannya;

Standar kemampuan Rata-rata

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 12

200 data entrain

x 1 orang = 6,67 orang’

Dibulatkan menjadi 7 orang

b. Pendekatan Objek Kerja

Metode ini memerlukan informasi:

 wujud objek kerja dan satuan;

Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah:

Standar kemampuan Rata-rata

RUDY RUDOLOF PONGOH, 2019 13

x 1 Dokter = 3,2 orang Dokter

dibulatkan menjadi 3 orang

c. Pendekatan Peralatan Kerja