Lampiran Materi

Dokumen Administrasi Usaha

A. Pengantar

Kegiatan mengadministrasi segala bentuk dokumen dalam kegiatan bisnis di perusahaan

merupakan tanggung jawab utama bagian adminsitrasi. Sekretaris adalah jabatan tertinggi dilevel
jabatan administrasi dan kepegawaian beserta pola hubungan mengarahkan dan mengorganisir
perusahaan. Maka dari itu dokumen perlu pengelolaan yang baik tepat cepat dan akurat
kemudian ada yang bersifat rahasia atau dalam istilah umum dokumen rahasia.

Dokumen haruslah tersedia dan tercukupi sesuai dengan jenis perusahaan dan ruang lingkup
jangkauan perusahaan. Jangan sampai ketika proses pengoperasian perusahaan masih ditemukan
kekurangan dari segi dokumen. Ini pertanda Anda tidak serius mengelola sistem administrasi
bisnis Anda. Ada waktu biaya dan tenaga yang harus dipertimbangkan. Berapa waktu Anda
habis untuk berpikir dimana saya harus menemukan permintaan dokumen tersebut ?

Sederhana namun turut mematikan langkah, itu lah level dampak tingkat menengah ketika
dokumen tidak tersedia, sulit ditemukan, atau tidak terkendali. Misalnya surat permintaan, arsip
surat piutang, dan sebagainya. Berapa lama mitra menunggu kita, berapa kerugian mereka yang
disebabkan oleh layanan kita ?

Ini fundamental dokumen dan tata kelola dokumen yang mungkin tidak penting bagi sebagian
orang yang tidak peduli akan keutuhan tata kelola dokumen dalam perusahaan atau organisasi.
Maka dari itu artikel ini membahas mengenai pengertian dokumen administrasi usaha atau
dokumen perusahaan.

Artikel sebelumnya : Pengertian Perusahaan

B. Pengertian Dokumen Administrasi Usaha

Dokumen Administrasi Usaha adalah kelengkapan dokumen serta proses pencatatan,

penyimpanan, pendaftaran, dan pemenuhan standar-standar peraturan dalam pendirian usaha
sehingga pengusaha akan siap dalam menjalankan usaha untuk mencapai suatu tujuan.

1. Ditinjau Dari Fokus Pembelajaran Kewirausahaan 

Setiap bentuk usaha akan disertai sejumlah kelebihan dan kekurangan. Sebagai wirausaha tentu
telah memahami segala resiko dan kemungkinan-kemungkinan mengenai rencana usahanya.
Oleh sebab itu untuk Generasi Milenial yang sudah belajar Kewirausahaan telah menempuh
materi dokumen administrasi usaha. Dalam pembelajaran ini telah didapatkan bahwa Pengertian
Dokumen Administrasi Usaha adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada usaha kelompok
negara, swasta, sipil, atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan untuk mencapai tujuan
bersama.
Maksud dan Tujuan Dokumen Administrasi Usaha :

Supaya wirausaha mampu menyusun pengembangan usaha yang terdokumentasi ke depan.

Supaya wirausaha mampu  mengendalikan usaha.

Supaya wirausaha mampu memperlihatkan berupa bukti kegiatan usaha dalam kurun waktu
tertentu.

Supaya wirausaha mampu memantau perkembangan usaha.

Supaya wirausaha mampu  memeriksa / mengevaluasi usaha.

Secara Umum Dokumennya Meliputi : 

Perjanjian Dagang

Kepegawaian

Pemesanan Produk

Pemasaran produk

Surat Menyurat

2. Ditinjau Secara Umum

Rencana Program Kerja

Dokumen ini adalah gambaran mengenai citra, bentuk, tujuan, dan sasaran bisnis digambarkan
dalam dokumen Rencana Program Kerja atau istilah umum Master Plan, Bussiness Plan, dan
istilah istilah lain dalam dunia bisnis. Dokumen ini memuat segala macam berkaitan dengan
rencana dan apa menjadi bisnis Anda.

Surat Menyurat /Izin Mendirikan Usaha

Segala bentuk surat yang bersumber dari semua pihak dalam mendirikan perusahaan. Surat izin
banyak sekali sesuai dengan ketentuan dalam lingkup pemerintah dimana usaha atau bisnis Anda
beroperasi. Diantaranya mengenai surat-menyurat tersebut seperti dibawah ini :

SITU

SIUP

NRP
Nomor Rekening Bank

Amdal

Izin Prinsip

Izin Penggunaan Tanah

Akta Pendirian perusahaan dari Notaris

Susunan Pengurus/Pegawai/Direksi 

Memuat hal-hal secara lengkap mengenai data-data pengurus/direksi karyawan dan dokumen
kepegawaian. Dalam nyatanya ada sumber daya yang khusus membidangi bidang ini. Dari itu
semua dokumen ini harus tersedia, terjaga, dan tercukupi.

NPWP

Nomor Pokok Wajib Pajak. Setiap pemilik usaha dan atau semua pihak yang terlibat sebagai
pengurus/direksi adalah hal wajib untuk memiliki NPWP.

Perjanjian 

Jika usaha dibangun melibatkan beberapa orang atau dalam bentuk penyertaan modal dari
beberapa orang (CV) maka dapat diterbitkan surat perjanjian antara pemilik dengan pihak yang
melakukan pekerjaan aktif berupa surat perjanjian yang mengikat kedua belah pihak.Perjanjian
juga bisa untuk kepentingan lain dalam rangka cakupan bisnis antara pengusaha dengan berbagai
pihak.

Laporan Keuangan 

Menggambarkan Anggaran awal usaha dibangun dan bentuk lain yang menggambarkan bentuk
aset usaha yang disertakan menjadi aset perusahaan terpisah dari kekayaan pemiliknya.

Gambaran Proses Produksi Yang Terdokumentasi 

Gambaran semua bentuk proses produksi perusahaan, berupa gambaran berbentuk grafik, foto,
video, dan bentuk lainnya yang relevan dengan tujuan mempermudah komunikasi mengenai
gambaran usaha. Contoh (vidoe profil, dan sebagainya).

Dokumen Digital

Berupa situs website, media sosial, Google Maps. Hal ini menjadi bagian penting sebagai wujud
perbaikan citra perusahaan di halaman internet. Mempermudah pelanggan mengenali barang dan
jasa kita dari perangkat teknologi informasi tanpa harus datang langsung.
Sebagai pemahaman bahwa segala bentuk dokumen usaha tersebut bisa berupa dokumen kertas
manual juga bisa berbentuk media elektronik. Maka dari itu kita harus memahami dengan
seksama apa yang termasuk dalam dokumen apa yang termasuk dalam jenis dokumen. Dokumen
tetap dokumen sesuai dengan bentuk dan ketentuan yang berlaku jika surat maka berbentuk
surat. Surat adalah bagian dari jenis dokumen. Disamping itu juga dokumen-dokumen tersebut
hendaknya tersimpan dalam media penyimpan satu tempat atau folder pada komputer atau pada
Telepon Pintar untuk mempermudah segala macam bentuk proses bisnis mulai dari tahapan
perencanaan, pengoperasian, dan pelaporan serta pengelolaan atau manajemen perusahaan
berkelanjutan.

D. Simpulan

Pengertian Dokumen Administrasi Usaha adalah suatu proses yang umumnya terdapat pada
usaha kelompok negara, swasta, sipil, atau militer serta berbagai bentuk perkumpulan untuk
mencapai tujuan bersama.

Surat izin banyak sekali sesuai dengan ketentuan dalam lingkup pemerintah dimana usaha atau
bisnis Anda beroperasi. Ada kemungkinan berbeda antara daerah satu dengan daerah lainnya hal
ini tentu dipengaruhi oleh faktor di daerah dari segi analisis dampak, demografi, dan sebagainya.