Tips

membuat
Surat
Kiriman
Rasmi
Berikut adalah beberapa tips berguna untuk menulis surat rasmi yang
baik:

 Kandungan surat rasmi mestilah ditulis dengan gaya formal.

Gunakan bahasa baku yang ringkas- tetapi jangan terlampau
ringkas sehingga merosakkan isi dan mengaburi mesej sebenar
yang ingin disampaikan di dalam surat tersebut.
 Penggunaan bahasa kiasan dan berbunga-bunga adalah tidak
digalakkan sama sekali. Simpan skill tersebut dan gunakan ketika
anda menulis novel “Sebenarnya Dia Jiran Saya” nanti.
 Gunakan kata panggilan hormat yang sesuai untuk penerima,
seperti “Yang Berhormat”, “Yang Berbahagia”, “Datuk”, “Datin”,
“Tan Sri”, “Tuan”, “Puan” dan sebagainya mengikut kesesuaian.
Namun begitu, “Tuan” adalah kata panggilan hormat yang paling
lazim digunakan sekiranya anda tidak mengenali atau mengetahui
status penerima tanpa mengira jantina.
 Elakkan penggunaan singkatan perkataan. Jika anda tetap mahu
menggunakannya, maka tafsirkan singkatan perkataan tersebut di
bahagian paling awal surat.
 Nomborkan setiap perenggan kecuali perenggan pertama
(pendahuluan) dan terakhir (penutup). Mulakan nombor perenggan
selepas perenggan pendahuluan dengan nombor 2.
 Baca atau “proofread” surat anda berulang kali sebelum
menghantar surat bagi mengelakkan kesalahan ejaan dan
tatabahasa. Langkah terbaik adalah meminta orang lain
membacanya.