Jawaban Soal Ujian Information Systems Project Management

2301927853 - Weni Dita Praneswari

Soal 1 Jelaskan tahapan proses manajemen proyek ERP kasus di atas

Jawaban :

1. Pendefinisian Proyek
Tahapan pertama dalam manajemen proyek di perusahaan adalah dengan
mendefinisikan proyek. Definisi proyek di sini mencakup segala hal termasuk tujuan
proyek hingga faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kualitas pengerjaan
proyek.
2. Inisialisasi Proyek
Pada tahapan inisialisasi ini akan dilakukan perencanaan awal terhadap seluruh sumber
daya yang akan dipergunakan dalam pengerjaan proyek. Mulai dari sumber daya
manusia, teknis dan lain sebagainya.
3. Perencanaan Proyek
Pada tahapan ketiga yaitu perencanaan proyek, akan diuraikan bagaimana proyek harus
dijalankan. Di poin ini, anda bisa melihat peranan penting dari waktu, biaya dan ruang
lingkup proyek dalam pelaksanaannya.
4. Pelaksanaan Proyek
Tahapan pelaksanaan berarti semua tim akan bekerja sesuai dengan rencana awal untuk
bisa menyelesaikan proyek dengan tepat waktu dan juga sesuai dengan target dan
tujuan yang diinginkan.
5. Pemantauan dan Pengendalian Proyek
Dalam tahap kelima ini perusahaan akan mengambil beberapa langkah yang berkaitan
dengan pemantauan dan pengendalian proyek. Hal ini perlu dilakukan agar proyek bisa
berjalan dengan lancar dan hasil akhir yang ditargetkan bisa diperoleh.
6. Penutupan Proyek

Sensitivity: Internal & Restricted

 Pada tahapan ke-6 atau tahapan terakhir dalam manajemen proyek ini, anda akan
menerima hasil akhir proyek dan menghentikan dengan segera semua penggunaan
sumber daya yang dibutuhkan selama proses pengerjaan proyek.

Soal 2 Jelaskan berbagai macam resiko yang terdapat dari setiap tahapan project management
secara lengkap, selanjutnya identifikasikan rencana mitigasi yang anda akan terapkan untuk
menekan resiko tersebut menjadi minimal.

Jawaban :

Resiko dan mitigasi yang terdapat dari setiap tahapan project management :

1. Penyelesaian yang gagal sesuai rencana yang telah ditentukan/penetapan waktu produksi
= memulai produksi dengan tepat waktu sesuai dengan rencan dan dilakukan dengan giat.
2. Kegagalan untuk memperoleh gambar perencanaan, detail perencanaan/izin dengan
waktu yang tersedia = melakukan perizinan dari jauh hari sebelum melakukan
perencanaan atau proses produksi
3. Kondisi tanah yang tak terduga = melakukan survey untuk pemilihan lokasi kegiatan
produksi yang tepat dengan kondisi lingkungan yang baik
4. Pemogokan tenaga kerja. = membangun hubungan yang baik antara pekerja dan atasan
5. Kenaikan harga yang tidak terduga untuk tenaga kerja dan bahan. = mebuat planning
budget dengan harga yang lebih atau tidak terlalu pas.
6. Kecelakaan yang terjadi dilokasi yang menyebabkan luka.= menerapkan atau
menggunakan safety inventory dalam melakukan kegiatan
7. Kerusakan yang terjadi pada struktur akibat cara kerja yang jelek. = membuat strategi
cara kerja yang terstruktur dan baik
8. Kejadian tidak terduga (banjir, gempa bumi, dan lain–lain) = memperhatikan pemilihan
lokasi dan kondisi bangunan untuk perusahaan
9. Kegagalan dalam penyelesaian proses produksi dengan budget yang telah ditetapkan =
melakukan kegiatan dan memanfaatkan biaya produksi dengan se efisien mungkin sesuai
rencana.

Sensitivity: Internal & Restricted

 Rencana mitigasi yang anda akan terapkan untuk menekan resiko tersebut menjadi minimal

1. Risk Avoidance, mengambil tindakan untuk menghentikan kegiatan yang dapat

menyebabkan risiko terjadi
2. Risk Reduction, Mengambil tindakan untuk mengurangi kemungkinan atau dampak
atau keduanya, biasanya melalui pengandalian di bagian internal perusahaan/organisasi
3. Risk Sharing or Transfer, Mengambil tindakan untuk mentransfer beberapa risiko
melalui asuransi, outsourcing atau hedging.
4. Risk Acceptence, Tidak mengambil tindakan apapun untuk menganggulangi risiko,
melainkan menerima risiko tersebut terjadi.
5. Create a Risk Management Plan

Soal 3 Buatlah business case secara lengkap yang di dalamnya juga terdapat Measurable
Organizational Value (MOV) sehingga nantinya business case ini memiliki kesempatan yang
besar mendapatkan persetujuan dari management.

Jawaban :

Tabel berikut membahas secara mendalam terkait dampak yang diinginkan, nilai-nilai dari
proyek

yang dapat didapatkan oleh organisasi, target pengukuran ekspektasi dan kerangka waktu

pencapaian target. Proyek berhasil jika parameter dampak yang diinginkan berikut ini tercapai.

Area of Explanation for Desired Value Metrics Time Frame

Impact Order

Strategis Perusahaan jasa di Mempertahankan Meningkatkan Tahun

bidang manufaktur kualitas produk jumlah produk yang pertama,
dengan teknologi dihasilkan sebesar peningkatan
Prioritas utama bisnis yang inovatif 40% produk sebesar

Sensitivity: Internal & Restricted

 40%
Perusahaan akan Peningkatan produk
memberikan layanan yang dihasilkan Tahun kedua,
dengan penggunaan sebanyak 20% peningkatan
teknologi inovatif dalam tahun produk sebesar
yang memungkinkan pertama 20%
pengelolaan produk
menjadi lebih Peningkatan Tahun ketika,
produktif. keuntungan sebesar peningkatan
$89,000 dalam produk sebesar
waktu 3 tahun 20%

Tahun ketiga,
peningkatan
pendapatan
sebesar
$89,000 dalam
3 tahun

Operasional Proses-proses Penyimpanan Peningkatan Tahun

operasional lebih informasi yang kecepatan pertama,
efektif dan efisien akurat untuk pemrosesan peningkatan
kepentingan informasi sebesar pendapatan
Sistem akan lebih pembuatan 45% sebesar
mudah untuk dikelola keputusan $130,000
dibandingkan dengan Peningkatan
menggunakan Pemrosesan keuntungan sebesar Tahun kedua
teknologi inovatif informasi yang $130,000 dan
berbasis ERP efisien selanjutnya
setiap tahun,
peningkatan

Sensitivity: Internal & Restricted

 pendapatan
sebesar
$150,000

Tahun ketiga,
peningkatan
kecepatan
pemrosesan
informasi
dalam 3 tahun
sebesar 45%

Keuangan Peningkatan Peningkatan Peningkatan Tahun kedua

pendapatan keuntungan dari keuntungan dari
pendaftaran siswa
menjadi $45,000

Pelanggan Kualitas pelayanan Mengurangi Peningkatan Tahun

yang lebih baik kesalahan dan kepuasan pelanggan pertama,
rasa frustasi sebesar 40% peningkatan
Pengimplementasian dalam melacak keuntungan
ERP dalam membantu informasi Peningkatan $30,000
proses pengelolaan pelanggan keuntungan sebesar
inventory untuk $30,000 Tahun kedua
menyikapi persaingan Meningkatkan dan
yang semakin ketat kepuasan selanjutnya
dengan bertumbuh pelanggan setiap tahun,
kembangnya peningkatan
perusahaan. keuntungan
$35,000

Tahun ketiga,

Sensitivity: Internal & Restricted

 peningkatan
kepuasan
sebesar 40%
dalam tiga
tahun.

Sosial Lingkungan yang Mengurangi sisa Mengurangi biaya Tahun pertama

lebih bersih penggunaan pemeliharaan
kertas sebesar 20%
Sistem akan
mengeliminasi
sebagian besar
penggunaan kertas

Soal 4 Gambarkan secara lengkap work breakdown structure (WBS) dari project atas
implementasi system dari kasus diatas, WBS harus dibuat secara lengkap pada setiap tahapan
project management dan disesuaikan dengan kasus tersebut.

Jawaban :

Sensitivity: Internal & Restricted

Soal 5 Dalam membantu proses perencanaan dan pemantauan kerja project atas kasus diatas
dibutuhkan tools yang tepat, sebutkan tools yang akan anda gunakan atas project tersebut dan
jelaskan alasannya

Jawaban :

1. Basecamp : membantu mendelegasikan tugas dan memastikan bahwa mereka teroganisir

dengan baik. Pengguna dapat mendelegasikan tugas, mengejar deadline, dan memantau
progress. Basecamp juga memiliki berbagai alat pemantau yang efektif dan fitur
campfires memungkinkan kita menggunakan ping dan mengobrol dengan individu dan
kelompok secara real time, dan mencapai konsensus yang cepat untuk setiap keputusan
penting.
2. Bitrix24 : merupakan sebuah project management, kolaborasi, dan CRM yang
memperhitungkan semua orang yang terlibat dalam projek tersebut. Fungsi utama dari
tools ini berkisar pada manajemen waktu dan fitur perencanaan, yang tidak hanya akan
membantu Anda dengan deadline tetapi juga membuat laporan yang detail dan akurat.
Kita bisa menggunakan Bitrix24 untuk mengkoordinasi projek, schedules, dan tugas,
serta mendapatkan keuntungan dari CRM dan platform komunikasinya untuk berbicara
dengan konsumen Anda.

Sensitivity: Internal & Restricted

 3. Mavelink : Mavenlink menggunakan chart Gantt untuk melihat status setiap projek
dengan progresnya secara real-time, serta menghitung budget setiap ada perubahan
sumber daya. Anda bisa menggunakan Mavenlink untuk membangun rencana project
yang realistis, membagikan tugas kepada member tim Anda, dan menjadwalkan deadline.
Tool yang satu ini mengkombinasikan project management, perencanaan sumber daya,
kolaborasi, dan financial management.

Soal 6 Buatkan gantt chart secara lengkap yang mencakup estimasi project dari sisi jadwal/time,
budget/cost dan resource lainnya yang dibutuhkan.

Jawaban :

Sensitivity: Internal & Restricted