ANALISA JABATAN

PERTEMUAN KE-5
MATA KULIAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Dosen Pengampu : Ir. Karya Subarman, MM

HP/WA : 0811962581
Email : karya_subarman@yahoo.co.id

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS PAMULANG
 Tujuan Pembelajaran
• Setelah mempelajari topik bahasan ini,
mahasiswa diharapkan mampu :
– Menjelaskan Pengertian dan Metode Analisa
Jabatan
– Menjelaskan Tujuan Analisa Jabatan
Pengertian dan
Metode Analisa
Jabatan

Pembelajaran (5.1)
 Apa yang disebut pekerjaan?
• Sekelompok tugas yang harus
dijalankan agar organisasi dapat
mencapai tujuannya
 Pengertian Analisa Jabatan (1)
• Analisa jabatan pekerjaan suatu proses pengumpulan dan
pemeriksaan atas aktivitas kerja pokok di dalam suatu
posisi dan kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan
aktivitas kerja tersebut.
• Analisa Jabatan/job analysis adalah suatu proses
mengumpulkan fakta untuk memahami suatu jabatan (job),
mendokumentasikan dan melakukan validasi sehingga orang
lain dapat melakukan penilaian tentang pekerjaan yang
dilakukan untuk memahami “what” dan “why” pekerjaan
dilakukan
 Pengertian Analisa Jabatan (2)
• Proses pengumpulan informasi tentang jabatan
tertentu dan penentuan unsur pokok yang diperlukan
untuk menjalankan pekerjaan tertentu
• Proses sistematis menentukan ketrampilan, tugas dan
pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tertentu dalam organisasi
• Prosedur sistematis mengidentifikasi :
– Tugas yang diperlukan dalam jabatan
– Kondisi lingkungan (fisik dan sosial) tempat tugas dijalankan
 Output Informasi dari
Analisa Jabatan
Deskripsi
Jabatan
(Job Description)

Spesifikasi
Jabatan
(Job Specifiacation)

Sumber : Sedarmayanti, Manajemen Sumber Daya Manusia, 2013

 Deskripsi Jabatan
• Dokumen yang memuat informasi tentang tugas,
kewajiban dan tanggungjawab suatu pekerjaan/jabatan
• Deskripsi jabatan memuat informasi tentang :
– Identifikasi jabatan (nama jabatan, departemen/bagian,
hubungan, pelaporan, nomor, kode jabatan)
– Tanggal analisis jabatan
– Ringkasan Jabatan
– Tugas yang harus dijalankan
 Spesifikasi Jabatan
• Kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang agar
dapat melakukan pekerjaan tertentu
• Spesifikasi Jabatan memuat informasi tentang :
– Persyaratan pendidikan
– Pengalaman
– Sifat kepribadian
– Kemampuan fisik
 Kapan Analisa Jabatan Dilakukan?

• Organisasi dibentuk/didirikan
• Diciptakan pekerjaan/jabatan baru
• Pekerjaan/jabatan berubah secara signifikan
sebagai akibat :
– teknologi baru,
– metode baru,
– prosedur/sistem baru
 Siapa yang melakukan
Analisa Jabatan
Analis Jabatan
External

Analis Jabatan
Internal

Sumber : Henry Simamora, Manajemen Sumber Daya Manusia, 2004

Tahapan Penyusunan Analisa Jabatan

Mempelajari Organisasi

Menentukan Pekerjaan yang akan

dianalisis
Membuat Kuestioner analisa
jabatan
Mengumpulkan informasi analisa
jabatan
Merumuskan deskripsi dan
spesifikasi jabatan
 Struktur Organisasi
DIREKTUR
UTAMA

DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR

PEMASARAN PRODUKSI KEUANGAN

Manajer Manajer Manajer

Staf 1 Staf 1 Staf 1

Staf 2 Staf 2 Staf 2

 Metoda Penyusunan Analisa Jabatan
• Kuestioner secara tipikal cukup cepat dan ekonomis dalam
pelaksanaannya.
• Observasi biasanya dilakukan dengan memperhatikan
pekerja ketika melakukan tugasnya dan mencatat observasi
tersebut.
• Interview pertama dilakukan kepada pekerja, membantunya
untuk mendeskripsi tugas-tugas yang ditunjukkan.
• Catatan Pekerja dilakukan dengan meminta pekerja
mencatat kerja harian mereka dalam sebuah diary log.
• Metode Kombinasi seringkali digunakan untuk lebih
layaknya.
 Aspek Pekerjaan yang dianalis

• Tentang keluaran atau hasil pekerjaan

• Aktivitas tugas yang harus dikerjakan
• Kompetensi pemangku jabatan
pekerjaan
• Struktur imbalan jasa bagi pekerja
Tujuan Analisa
Jabatan

Pembelajaran (5.2)
 Tujuan Disusun Analisa Jabatan
• Agar terdapat kejelasan antara peran dan tugas yang
ada sesuai tuntutan perubahan termasuk persyaratan
kompetensi yang baru yang diperlukan
• Agar diperoleh kesetimbangan antara pekerjaan /
jabatan satu dengan lainnya yang diperoleh,
memberikan rasa “keadilan” dan kesetaraan
• Agar diperoleh landasan pengelolaan SDM yang lebih
kuat.
 Prinsip Dalam Menyusun
Analisa Jabatan

• Tidak menganalisa kekuatan dan kelemahan

pemegang jabatan
• Menganalisa jabatan terhadap organisasi bila
dilakukan pada tingkat yang dapat diterima
(acceptable level)
 Contoh Job Description
Direktur Produksi (Deskripsi Pekerjaan)
(Perusahaan Kehutanan)
• Uraian Jabatan :
– Merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan kegiatan
produksi, menjamin kegunaan yang efektif dari tenaga kerja,
peralatan dan bahan kerja. Turut merumuskan kebijaksanaan
produksi
• Rincian Tugas :
– Menyusun rencana produksi, kapasitas produksi dan pelaksanaan
produksi.
– Konsultasi dengan Dirut mengenai rencana produksi dan
dengan manajer lainnya tentang biaya peralatan, tenaga kerja,
persediaan bahan baku, pemasaran dan pendistribusiannya.
 Contoh Job Description
(Deskripsi Pekerjaan)
– Merumuskan time schedulle produksi, anggaran produksi dan
bahan baku termasuk jumlah tenaga kerja yang diperlukan
bersama-sama dengan manajer bawahannya.
– Membuat keputusan sehubungan dengan perbaikan mesin,
peralatan dan perlengkapan lainnya, bila perlu mengusulkan
penggantian dengan yang baru.
– Mengawasi dengan bantuan bawahannya seluruh kegiatan
produksi serta merumuskan teknik pelaporan produksi dengan
tepat waktu
– Melaporkan rencana kegiatan dan hasil produksi secara reguler
pada direktur utama.
 Contoh Job Description
(Deskripsi Pekerjaan)
• Syarat-syarat Jabatan :
– Pendidikan : Sarjana Kehutanan, Jurusan Umum
– Pengetahuan Kerja :
• Mengetahui teknik dan produksi serta mengetahui teknik perencanaan
pengendalian produksi kehutanan.
– Fisik : 3.11 (Lihat KJN), 3 (duduk), 11 (memegang)
– Bakat : G.Q (Lihat KJN), G (intelegensia), Q (ketelitian)
– Minat : 1.b, 2.a (Lihat KJN), 1b (komunikasi), 2.a (relasi)
– Temperamen : PMO (Lihat KJN),
(pemimpin, mental pengambil keputusan, baik komunikasi)
 Contoh Spesifikasi Pekerjaan
(Job Specification)
Operator Chainsaw – Penebang Pohon
• Ringkasan Uraian Jabatan
– Menebang pohon dengan gergaji chainsaw di areal penebangan yang
telah ditentukan
• Rincian Tugas :
– Mencari pohon yang akan ditebang dan ditandai
– Membersihkan semak-semak sekitar pohon yang akan ditebang
– Menentukan arah tumbang pohon agartidak merusak pohon lain
– Menghidupkan gergaji mesin dan membuat tali tumbang pada pohon
agar arah tumbangnya pada arah yang ditentukan
– Menebang pohon tepat di balik teknik tumbangnya
– Memotong dahan dan ranting, pohon yang telah tumbang
– Memotong-motong pohon menjadi glondongan dengan ukuran tertentu
 Job Specification......
• Syarat-syarat Jabatan :
– Pendidikan : SD
– Pengetahuan kerja :
• Mengetahui cara menggunakan gergaji chainsaw untuk menebang
pohon sesuai dengan arah tumbangnya
– Fisik : 2.13 24.6 (KJN), berjalan, mengangkat, lihatan
– Bakat : M.Q (KJN), ketangkasan, ketelitian
– Minat : 1a. 3.a (KJN),berhubungan dengan benda, rutin
– Temperamen : K.R (KJN), resiko, kontinyu
 Latihan/Tugas 5
• Tina merupakan seorang staf recruiter di perusahaan
Outsourcing, ia lulusan S1 Teknik Industri, sementara ia
memiliki atasan bernama Sisca yang berpendidikan D3
Akutansi. Sisca merupakan seorang MANAGER yang ramah
dan terbuka pada setiap staf dan atasannya. Suatu ketika
TINA mendapatkan permasalahan pekerjaan dengan rekan
kerja (Tono) yang berbeda divisi dengannya. Tono
kadangkala lambat dalam Menyampaikan data yang harus
diproses oleh Tina.
• Beberapa permasalahan lain juga terjadi dimana seringnya
mis komunikasi antara Tina dan Tono. Tina pun mencerita-
kan hal tersebut kepada atasannya, Sisca.
• Tanpa sepengetahuan Tina, Sisca membahas permasalahan
tersebut kepada atasan Tono yaitu Rama, untuk mendapat-
kan solusi dari permasalahan Tina dan Tono.
• Pembahasan ini menjadi catatan bagi Sisca dan Rama
selama proses evaluasi.
– Bagaimana pola analisa jabatan yang bisa anda tangkap dari
kasus tersebut?
– Berikan analisis operasional yang ditentukan dari permasalahan
antara Tina dan Tono dalam proses kerja !