Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

KEGIATAN BELAJAR 2
KONSEP MANAJEMEN PROYEK DALAM PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI

A. Pendahuluan
1. Deskripsi Singkat
Proyek sistem informasi merupakan suatu kegiatan mengkoordinasikan
segala sesuatu dengan menggunakan perpaduan sumber daya manusia, teknik,
administratif, keuangan untuk mencapai tujuan pengembangan sistem informasi
dalam periode waktu tertentu. Dalam proyek sistem informasi, terdapat empat fokus
yang dikelola, yaitu personil, produk, proses dan proyek. Oleh karena itu
dibutuhkan pengelolaan yang sistematis, efektif dan terpadu. Aktifitas pengelolaan
proyek sistem informasi tersebut selanjutnya disebut manajemen proyek.
Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan,
memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran
telah ditentukan. Selanjutnya, manajemen proyek perangkat lunak diartikan
sebagai aktifitas manajemen rekayasa perangkta lunak, dimulai sebelum aktifitas
teknis diinisialisasi dan berlanjut pada keseluruhan batasa, perkembangan dan
pemeliharaan perangkat lunak komputer.
Kegiatan belajar ini membahas konsep dan implementasi manajemen
proyek dalam pengembangan sistem informasi. Kegiatan belajar ini membahas
pokok bahasan berikut:
a. Konsep dasar manajemen proyek
b. Fungsi dan batasan manajamenen proyek
c. Metode dan analisis manajemen proyek
d. Proposal proyek sistem informasi

2. Relevansi
Manajemen proyek pengembangan sistem informasi dalam Rekayasa
Perangkat Lunak (RPL) perlu dipandang melalui tiga dimensi besar literasi sains
(scientific literacy) yaitu konten sains, proses sains, dan konteks aplikasi sains.

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 43

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

Konten sains merujuk pada konsep-konsep kunci dari sains yang diperlukan untuk
memahami fenomena alam dan perubahan yang dilakukan terhadap alam melalui
aktivitas manusia. Proses sains mengembangkan kemampuan memahami hakikat
sains, prosedur sains, serta kekuatan dan kelemahan sains. Konteks aplikasi sains
lebih pada kehidupan sehari-hari daripada kelas atau laboratorium. Kegiatan
Belajar 1 ini dibagi menjadi empat bahan kajian atau pokok bahasan yang mengacu
pada dimensi literasi sains (sains liyteracy).
Secara umum, tujuan Kegiatan Belajar 2 ini adalah untuk memberikan
pengetahuan, keterampilan, dan sikap kepada guru atau peserta PPG tentang
manajemen proyek dalam pengembangan sistem informasi. Secara khusus, tujuan
Kegiatan Belajar 3 ini adalah agar peserta mampu: (1) Melaksanakan konsep dasar
manajemen proyek pengembangan sistem informasi, (2) Menganalisis fungsi dan
batasan manajemen proyek sistem informasi si obyek; dan (3) Menerapkan metode
dan analisa manajemen proyek dalam pengembangan sistem informasi. (4)
Membuat proposal proyek sistem informasi dengan menggunakan perangkat lunak
yang ada.

3. Petunjuk Belajar
Modul ini dirancang untuk memfasilitasi Anda dalam melakukan kegiatan
belajar secara mandiri, jangan lupa berdoa sebelum mempelajarinya. Bacalah
modul dengan seksama, terutama bagian instruksi.
a. Pahami dulu tentang capaian pembelajaran mata kegiatan, sub capaian
pembelajaran mata kegiatan, dan pokok-pokok materi pada setiap Kegiatan
Belajar sebelum Anda mempelajari uraian materi
b. Lakukan kajian terhadap uraian materi pada setiap Kegiatan Belajar dan
lengkapi informasi Anda dengan melihat berbagai media dan sumber belajar
yang telah disediakan serta menganalisis contoh penelitian atau kasus nyata
pada setiap topik materi.
c. Anda diharapkan juga dapat menguasai prinsip, teknik, dan aplikasi integrasi
pengetahuan keilmuan sains, pedagogi dan teknologi (technology pedagogy
and content knowledge/TPCK). Oleh karena itu, lakukan kajian terhadap

44 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

metode membelajaran yang telah disediakan pada setiap Kegiatan Belajar ini.
Anda juga dapat menambahkan cara alternatif lain ketika Anda membelajarkan
topik tersebut pada peserta didik di sekolah
d. Keberhasilan proses pembelajaran pada PPG Dalam Jabatan ini sangat
tergantung pada kesungguhan Anda dalam mengerjakan tugas dan tes yang
telah disediakan pada setiap Kegiatan Belajar Kerjakanlah tugas dan latihan
yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum
Anda mengerjakannya.
e. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari modul.
f. Pelajari media dan sumber belajar lain yang relevan dengan materi
g. Anda diperbolehkan bertanya kepada instruktur jika dianggap perlu.
h. Usahakan menyelesaikan setiap modul lebih cepat dari waktu yang
ditetapkand. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedan gmengerjakan bagian yang sama,
sebelum Anda bertanya pada instruktur. Jika perlu, berusahalah mencari tahu
jawabannya pada sumber yang lain.
Kegiatan Belajar 2 ini menggunakan beberapa dukungan perangkat yang
yang harus disediakan. Peserta dapat menggunakan perangkat yang dimiliki tetapi
harus memenuhi standar spesifikasi yang telah ditetapkan. Hal ini bertujuan agar
setiap kegiatan pembelajaran yang dilakukan dapat berjalan dengan semestinya.
Perangkat-perangkat yang digunakan dalam kegiatan pembelajaran modul ini
adalah:
a. Personal Computer/Laptop yang sudah terinstal minimal OS Windows 7.
b. Aplikasi pengolah kata
c. Aplikasi pengolah angka

B. Inti
1. Capaian Pembelajaran
Menganalisis prinsip-prinsip Rekayasa Perangkat Lunak beserta aplikasi terkait
dalam pembelajaran bidang studi Teknik Komputer dan Informatika

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 45

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

2. Pokok-Pokok Materi
Pokok-pokok materi pada kegiatan belajar ini adalah:
a. Konsep dasar manajemen proyek pengembangan sistem informasi
b. Fungsi dan batasan manajemen proyek sistem informasi
c. Metode dan analisa manajemen proyek dalam pengembangan sistem
informasi
d. Proposal proyek sistem informasi dengan menggunakan perangkat lunak
yang ada

3. Uraian materi
a. Pengertian Manajemen, Proyek dan Manajemen Proyek
Menurut Soeharto (1999), manajemen adalah proses merencanakan,
mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber
daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah
ditentukan. Selanjutnya menurut Schwalbe (2006), proyek adalah suatu usaha yang
bersifat sementara untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang unik. Pada
umumnya proyek melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan aktifitasnya
dan sponsor utama dari proyek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya
yang efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.
Sementara itu menurut Gray &Larson (2000), proyek adalah kegiatan yang
kompleks, tidak rutin, dan usaha satu waktu yang dibatasi oleh waktu, anggaran,
sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan
customer. Schwalbe (2006) menyebutkan atribut dari suatu proyek adalah sebagai
berikut :
1) Sebuah proyek memiliki tujuan yang khusus. Proyek harus menghasilkan suatu
produk khusus, layanan, dan hasil akhir.
2) Proyek bersifat sementara. Proyek memiliki awal dan akhir yang jelas.
3) Proyek membutuhkan sumber daya bias dari beberapa area. Sumber daya dapat
berupa hardware, software, dan sumber daya lainnya.
4) Proyek harus memiliki pelanggan utama (primary customer)/sponsor.

46 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

5) Proyek melibatkan ketidakpastian-ketidakpastian, karena setiap proyek

bersifat unik maka sangat sulit untuk menentukan objektifitas proyek,
mengestimasi waktu proyek, dan biayanya.
Menurut Gray &Larson (2000), tujuan utama dari proyek adalah untuk
memuaskan kebutuhan customer. Disamping kemiripan, karateristik dari sebuah
proyek membantu membedakan proyek tersebut dari yang lainnya dalam
organisasi. Karakteristik utama dari proyek adalah:
1) Penetapan tujuan
2) Masa hidup yang terdefinisi mulai dari awal hingga akhir
3) Biasanya melibatkan beberapa departemen dan kalangan profesional
4) Biasanya melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya
5) Waktu, biaya, dan kebutuhan yang spesifik
Poyek perangkat lunak mempunyai karakteristik tertentu yang membuat
proyek software berbeda dengan proyek lainnya. Karakteristik tersebut adalah:
1) Invisibility. Dalam sebuah proyek software, kemajuannya tidak dapat dilihat
secara langsung dan berbeda dengan proyek fisik lainnya misalnya pembuatan
jembatan dan sebagainya.
2) Complexity. Produk software memiliki lebih banyak kompleksitas daripada
proyek fisik termasuk dari sisi biayanya.
3) Conformity. Pengembang software harus menyesuaikan kebutuhan software
dan kebutuhan dari klien. Hal ini perlu mendapat perhatian karena pada
dasarnya individual memiliki ketidakkonsistenan. Konsistensi mulai dari awal
hingga akhir menjadi hal yang penting dalam keberhasilan proyek.
4) Flexibility. Software yang dapat diubah dengan mudah biasanya dilihat sebagai
sebuah kelebihan. Hal ini berarti tampilan sistem software diharapkan dapat
diubah dengan mudah untuk mengakomodasi perubahan lingkungan bisnis
organisasi dan komponen lainnya.
Setiap proyek memiliki batasan yang berbeda terhadap ruang lingkup,
waktu, dan biaya yang biasanya disebut sebagai triple constraint (3 kendala). Setiap
manajer proyek harus memperhatikan hal-hal penting dalam manajemen proyek
(Schwalbe, 2014):

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 47

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

1) Ruang lingkup (scope)

Apa yang ingin dicapai dalam proyek? produk atau layanan apa yang
pelanggan harapkan dari proyek tersebut?
2) Waktu (time)
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? Bagaimana
jadwal kegiatan proyek akan dilaksanakan.
Menurut A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK
Guide)”, proses penanganan waktu dalam manajemen proyek terdiri dari :
• Plan schedule management (manajemen perencanaan jadwal)
• Define activities (pendefinisian kegiatan)
• Sequence activities (urutan kegiatan)
• Estimate activity resources (estimasi sumber daya kegiatan)
• Estimate activity durations (estimasi durasi atau jangka waktu kegiatan)
• Develop schedule (pengembangan jadwal)
• Control schedule (pengendalian jadwal)
3) Biaya (cost)
Beberapa proses dalam penanganan biaya dalam manajemen proyek
diantaranya seperti :
• Cost estimating, estimasi biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
proyek.
• Cost budgeting, penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya
sumber daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan
lainnya sehingga membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
• Cost control (pengendalian biaya), faktor-faktor yang mengakibatkan
fluktuasinya biaya dapat dikendalikan dengan beberapa alat manajemen
biaya.
Ketiga batasan tersebut memiliki sifat saling berkaitan artinya, jika ingin
meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka harus
diikuti dengan meningkatkan mutu, yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya
melebihi anggaran. Sebaliknya, bila ingin menekan biaya maka biasanya harus
berkompromi dengan mutu atau jadwal.

48 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

Pengertian Manajemen Proyek

Menurut Schwable (2014), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu
pengetahuan, skills, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud
memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.
Sementara itu menurut Soeharto (1995), manajemen proyek adalah kegiatan
merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya
perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.
Lebih lanjut Nicholas (2001), menyebutkan bahwa terdapat 3 elemen
penting dalam manajemen proyek yaitu:
a. Manajer proyek
Elemen paling penting dalam manajemen proyek adalah manajer proyek.
Manajer proyek adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk merencanakan,
mengarahkan, dan mengintegrasikan usaha kerja dari anggota untuk mencapai
tujuan proyek. Manajer proyek mengkoordinasikan usaha antar area fungsional
dan mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian dari biaya, jadwal, dan
pembagian tugas dalam suatu proyek.
b. Tim proyek
Tim proyek merupakan kumpulan orang yang biasanya berasal dari area
fungsional yang berbeda yang akan saling bekerja sama dengan tujuan untuk
menyelesaikan pekerjaan proyek.
c. Sistem manajemen
Sistem manajemen proyek dibuat berdasarkan struktur organisasi, proses
informasi, dan pelatihan serta prosedur yang mengintegrasikan elemen dari
organisasi proyek secara vertikal dan horizontal. Elemen vertikal meliputi
pemecahan tugas dalam proyek sedangkan elemen horizontal meliputi unit
fungsional dan departemen yang terlibat dalam proyek.
b. Fungsi dan Tujuan Manajemen Proyek
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan manajemen proyek:
1) Pelingkupan (scooping), yang menjelaskan mengenai batas-batas dari sebuah
proyek.

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 49

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

2) Perencanaan (planning), menidentifikasi tugas apa saja yang dibutuhkan dalam

menyelesaikan sebuah proyek.
3) Perkiraan (estimating), setiap tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian
sebuah proyek harus diperkirakan.
4) Penjadwalan (scheduling), seorang manajer proyek harus bertanggung jawab
atas penjadwalan seluruh kegiatan suatu proyek.
5) Pengorganisasian (organizing), seorang manajer proyek memastikan bahwa
seluruh anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran serta tanggung
jawab masing-masing dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
6) Pengarahan (directing), mengarahkan seluruh kegiatan-kegiatan tim dalam
proyek.
7) Pengontrolan (controlling), fungsi pengontrolan atau pengendalian ini
mungkin saja merupakan fungsi tersulit dan juga terpenting bagi seorang
manajer apakah proyek akan berjalan semestinya ataukah tidak.
8) Penutupan (closing), manajer proyek hendaknya selalu menilai keberhasilan
atau kegagalan pada kesimpulan dari sebuah proyek yang dijalani.
Proyek ialah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan
bisnis tertentu. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi
baru, peningkatan sistem yang ada atau upgrade atau penggantian infrastruktur
teknologi informasi perusahaan. Manajemen proyek mengacu pada penerapan
pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu
dalam anggaran dan waktu yang ditentukan kendala.
Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai
risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan
material, menetapkan tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan
proyek, melaporkan kemajuan dan menganalisis hasil. Sebagai di daerah lain bisnis,
manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel
utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas dan risiko.
Adapun ruang lingkup proyek adalah:

50 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

a. Menentukan waktu dimulai proyek.

b. Membuat perencanaan lingkup dari proyek yang akan dikerjakan.
c. Penjabaran dari ruang lingkup proyek.
Pengecekan proyek dan mengendalikan atas perubahan yang mungkin terjadi
ketika proyek tersebut dimulai.

Gambar 2.1. Project Boundaries

Secara umum pada proses manajemen ada tiga bagian yang selalu ada tidak
terkecuali manajemen proyek, yaitu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian
proyek :
1) Perencanaan
2) Penjadwalan
3) Pengendalian Proyek

c. Proses Dasar Manajemen Proyek

Pada manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan.
Masing-masing proses mencerminkan suatu aktivitas mulai dari proyek dimulai
sampai dengan proyek berakhir. Proses Manajemen Proyek ini memberikan
pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses organisasi dengan kebutuhan
spesifik proyek. Proses yang terjadi dalam aktivitas proyek dibagi menjadi lima
tahapan utama atau yang dikenal dengan istilah Project Management Process
Groups (Process Groups).

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 51

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

1) Initiation
Sebuah proyek dikatakan memasuki tahap ini jika sudah mendapatkan
beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja), Agreement, Statement of
Work (SOW), Purchase Order atau bentuk kesepakatan lainnya. Proses dari
tahap ini menghasilkan dua dokumen penting, yaitu
2) Project charter, berisi kebutuhan proyek, seperti:
• Project Manager
• Latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu proyek
(background)
• Target yang ingin dicapai (goal)
• Penjelasan mengenai solusi atau produk yang akan diimplementasikan
(product description)
• Kriteria sukses suatu proyek (project success criteria)
• Kendala-kendala yang akan dihadapi (risk)
• Tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun dari
customer (responsibility)
• Anggaran dan durasi (project budget and duration).
3) Stakeholder
Penyusunan daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu
proyek. Data mengenai stakeholder ini sangat penting untuk mendapatkan
masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai
stakeholder antara lain: identitas diri, posisi di dalam organisasi, tingkat kekuasaan
(power), tingkat kepentingan (interest), ekspektasi, strategi penanganan. Klasifikasi
stakeholder akan memengaruhi strategi penanganan mereka.
Walaupun Project Charter dibuat dalam fase ini, terdapat hal-hal lain yang
masuk ke dalam batasan proyek (project boundaries) seperti Business Case
Assessment, persetujuan stakeholder dan pembiayaan proyek. Batasan proyek ini
didefinisikan sebagai suatu titik waktu dimana proyek atau fase proyek dikatakan
sudah selesai dengan lengkap. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk
manangani ekspektasi stakeholder dan memberikan gambaran kepada mereka
mengenai scope dan objetif suatu proyek.

52 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

4) Planning
Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan
proyek atau Project Management Plan. Proses utama terkait kegiatan perencanaan
dan pembuatan Project Management Plan adalah:
• Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan,
serta membuat uraian pekerjaan.
• Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi sumber
daya, estimasi durasi, dan finalisasi jadwal proyek.
• Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.
• Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang
disepakati (quality control).
• Perencanaan sumber daya manusia.
• Perencanaan komunikasi antara stakeholder.
• Perencanaan manajemen risiko.
5) Execution
Tugas pengelola proyek dalam tahap ini adalah memfasilitasi dan
mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama
mengawal tim agar tidak melewati jadwal maupun over budget. Apabila terdapat
perubahan atau perbedaan antara perencanaan dan pelaksanaan, maka disarankan
untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya, waktu, mutu dan risiko, sebelum
perubahan diterapkan dalam bentuk baseline (patokan) baru.
Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola
pelaksanaan proyek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan. Seorang
Manajer Proyek cukup mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi tim agar proyek
dapat berjalan dengan baik dan lancar. Beberapa tugas Manajer Proyek dalam tahap
ini antara lain:
• Mengevaluasi jalannya proses pelaksanaan kegiatan
• Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim
• Melaksanakan proses pembelian dan pengadaan barang dan jasa
• Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 53

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

• Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder

6) Monitoring and Control
Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim, tugas
seorang Manajer Proyek adalah melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan
utama dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan proyek tidak
jauh menyimpang dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang
lingkup pekerjaan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa kinerja proyek
diukur dan dianalisis secara berkala. Beberapa poin penting proses monitoring dan
controlling:
• Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan perbaikan atau
pencegahan untuk mengantisipasi kemungkinan masalah.
• Pemantauan kegiatan proyek yang sedang berlangsung terhadap rencana
manajemen proyek
• Mempengaruhi faktor-faktor yang bisa menggagalkan kontrol terhadap
perubahan, jadi hanya perubahan yang disetujui yang dapat diimplementasikan.

Beberapa proses kunci dalam tahap ini adalah:

• Pelaporan dan pemantauan rutin. Konsep penting dalam melaporkan
progress pekerjaan disebut dengan Earned Value Management (EVM).
• Prosentasi penyelesaian pekerjaan perlu selalu dilaporkan dan dibandingkan
dengan target pencapaian.
• Nilai Earned Value (EV) tersebut kemudian dibandingkan dengan Actual
Cost (AC) untuk melihat apakah pada suatu masa pelaporan kemajuan
proyek, biaya aktualnya melebihi, sesuai, atau lebih rendah dari nilai
progres yang dilaporkan. Apabila terdapat selisih (over budget) atau hasil
yang negatif dari perhitungan EV-AC, maka diperlukan langkah-langkah
perbaikan (corrective actions). Sehingga selisih tidak semakin besar dan
bahkan dapat dikembalikan ke posisi yang lebih baik.
• Dari sisi penjadwalan. EV dapat dibandingkan dengan Planned Value (PV).
Apabila hasil perhitungan EV-PV bernilai negatif, maka dapat dikatakan

54 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

progress pekerjaan telah mengalami keterlambatan. Dan sebaliknya, apabila

hasilnya positif maka progress pekerjaan lebih cepat dari jadwal.
• Deliverable yang diserahkan oleh tim proyek memerlukan verifikasi
bersama dengan klien. Apabila terdapat hal yang belum disepakati klien
atau pengguna maka pekerjaan akan kembali masuk dalam proses eksekusi.
7) Closing
Berikut beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:
• Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian
pekerjaan.
• Mengadakan evaluasi akhir proyek (lessons learned).
• Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.
• Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.
• Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang
dirasakan bermanfaat selama proyek dijalankan.
• Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak, terutama pihak pemasok
(supplier/ vendor), outsourcing dan sebagainya.

d. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi
menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang
termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan
ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem
informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa
Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan
proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
1) Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak
dapat diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat
lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk
tersebut.
2) Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang
sangat cepat.

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 55

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

3) Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi

yang beragam.
4) Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas
yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan
perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik,
pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka
pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak
tersebut.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-
kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem
lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi
(penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan
fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan
jangka pendek (periode 1 sampai 2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5
tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,
departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

e. Proses Perencanaan Sistem Informasi

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama,
yaitu :
1) Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
- Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
- Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.
- Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
- Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. batasan biaya, waktu, umur
ekonomis, peraturan yang berlaku).
- Prioritas proyek-proyek sistem.

56 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

- Membuat laporan perencanaan sistem.

- Meminta persetujuan manajemen.
2) Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
- Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang
ada atau dari luar perusahaan (konsultan).
- Mengumumkan proyek pengembangan sistem.
3) Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak
untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
- Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.
- Melakukan studi kelayakan.
- Menilai kelayakan proyek system.
- Membuat usulan proyek system.
- Meminta persetujuan manajemen.

f. Metodologi Umum Pelaksanaan Proyek Sistem Informasi (Metode

Generik)
Pengembangan sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan
dilakukan dengan pendekatan manajemen proyek (project management). Lepas dari
berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada, seperti pembuatan
aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan, dan lain
sebagainya, metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama. Setidak-
tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan, analisa, desain,
konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi. Masing-masing konsultan atau
para praktisi teknologi informasi biasanya memiliki variasinya masing-masing
yang secara prinsip tidak lepas dari keenam langkah metodologi di atas.
Secara umum, proyek-proyek sistem informasi dalam perusahaan atau
organisasi dapat dikategorikan dalam 3 kelompok besar.
1) Proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi,
menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 57

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN (Local

Area Network) dan WAN (Wide Area Network).
2) Implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan
di perusahaan, mulai dari software kecil seperti produk-
produk retail Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi berbasis ERP,
seperti SAP dan BAAN.
3) Perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus
(customized software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama
dengan pihak luar seperti konsultan dan software house.

Terdapat enam langkah pengembangan dalam manajemen proyek sistem

informasi, yaitu:
1) Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak ide
pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan proyek ini diperoleh, pendefinisian
awal terhadap kebutuhan detail atau target yang harus dicapai dari proyek tersebut,
penyusunan proposal, penentuan metodologi dan sistem manajemen proyek yang
digunakan, sampai dengan penunjukan tim dan instruksi untuk mengeksekusi
(memulai) proyek yang bersangkutan. Biasanya ada dua pihak yang terlibat
langsung dalam proyek perencanaan ini yaitu :
a) Yang membutuhkan (demand side) eksistensi dari suatu sistem informasi,
dalam hal ini adalah perusahaan, lembaga, institusi atau organisasi yang
bersangkutan.
b) Pihak yang berusaha menjawab kebutuhan tersebut (supply side) dalam bentuk
pengembangan teknologi informasi. Kelompok ini biasanya merupakan
gabungan dari para personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan
pengetahuan yang beragam (multidisiplin), seperti ahli perangkat lunak,
analisis bisnis dan manajemen, spesialis perangkat keras, programmer, sistem
analis, praktisi hukum, manajer proyek dan beberapa karakteristik SDM lain
yang terkait.

58 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

2) Tahap Analisis
Secara prinsip ada 2 aspek yang jadi fokus analisis, yaitu :
a) Aspek bisnis atau manajemen
Analisis aspek bisnis dimulai dengan mempelajari karakteristik
perusahaan yang bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur
kepemilikan, visi, misi, kunci keberhasilan usaha (critical success factors),
ukuran kinerja (performance measurements), strategi, program-program
dan hal terkait lainnya.
Tujuan dilakukannya langkah ini adalah:
• Mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling
sesuai dan relevan di perusahaan (mengingat setiap perusahaan
memiliki pandangan tersendiri dan unik terhadap sumber daya
teknologi yang dimiliki, yang membedakannya dengan perusahaan
lain).
• Mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait
yang akan berpengaruh (memiliki damppak tertentu) terhadap proses
desain, konstruksi dan implementasi.
b) Aspek teknologi
Analisis aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yang bersifat
menginventarisir aset teknologi informasi yang dimiliki perusahaan pada
saat proyek dimulai dengan berbagai tujuan, antara lain :
• Mempelajari infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki
perusahaan dan tingkat efektivitas penggunaannya selama kurun waktu
tersebut.
• Menganalisis kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan
sistem di kemudian hari (system upgrading) sehubungan akan
diimplementasikannya teknologi baru.
Keluaran dari proses analisis pada kedua aspek ini adalah isu-isu
(permasalahan) penting yang harus segera ditangani, dianalisis penyebabnya,
dampaknya bagi bisnis perusahaan, beberapa kemungkinan skenario pemecahan
dengan segala risiko cost/benefit (laba/rugi) dan trade-off (tukar tambah), serta

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 59

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

pilihan solusi yang direkomendasikan. Sebelum memasuki fase desain, seluruh tim
harus paham tentang isu-isu ini dan memiliki komitmen untuk melanjutkan proyek
yang ada ke tahap berikutnya sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan
(setelah memilih skenario yang disetujui bersama).

3) Tahap Desain
Pada tahap desain, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis
atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim
teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi
yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer,
metode interfacing, teknik konversi data, metode migrasi sitem dan sebagainya.
Model-model umum seperti flowchart, ER Diagram, DFD dan lain
sebagainya dipergunakan sebagai notasi umum dalam perancangan sistem secara
teknis. Sementara itu secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen
akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang
terkait seperti prosedur (SOP = Standard Operational Procedures), struktur
organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM dan
sebagainya. Tim ini pun biasanya akan mempergunakan model-model umum
seperti Porter’s Value Chain, Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction
Model, BCG Matrix, dan lain-lain. Jelas bahwa hasil tahap ini, yang berupa cetak
biru rancangan sistem, secara teknis dan secara manajemen akan dijadikan
pegangan dalam proses konstruksi dan implementasi komponen-komponen pada
sistem informasi yang akan dikembangkan.

Carilah perbedaan beberapa model umum analisis seperti Porter’s Value Chain,
Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction Model, BCG Matrix.

4) Tahap Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan
sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang
punggung pelaksana tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus
diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala detail.

60 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling
banyak melibatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya, waktu.
kontrol terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar
tidak terjadi ketidakefisienan maupun ketidakefektifan dalam penggunaan beragam
sumber daya yang ada (yang secara tidak langsung akan berdampak langsung
terhadap keberhailan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat
waktu). Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem. Perbaikan-
perbaikan bersifat minor biasanya harus dilakukan setelah adanya masukan-
masukan yang timbul setelah diadakannya evaluasi.
5) Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk
pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan dalam perusahaan. Biasanya,
pendekatan yang digunakan oleh perusahaan adalah pendekatan cut off dan paralel.
a) Pendekatan cut off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi yang
memilih sebuah hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut, sistem
baru mulai dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.
b) Pendekatan paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru
sementara sistem lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan
secara paralel (kedua sistem tersebut biasa disebut testing environment dan
production environment).
6) Tahap Pascaimplementasi
Dari segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca
implementasi adalah bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola
(maintenance, supports and services management). Seperti halnya sumber daya
yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-
hal seperti modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses
sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa
contoh dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem.
Di sinilah perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari
pihak pembuat sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-
proses pemeliharaan sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 61

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

personel pembuat sistem sudah tidakdiketahui lagi lokasinya setelah bertahun-

tahun (mungkin perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah pindah ke
tempat kerja lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem
terpaksa membuang sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal
sulam (yang secara teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang
buruk) akibat tidak adanya dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur
manajemen pemeliharaan yang efektif.
Dari segi manajemen, tahap pascaimplementasi adalah suatu aktivitas yang
harus ditangani oleh personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan
perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan
kebutuhan bisnis yang dinamis. Dengan kata lain, dalam era kompetisi yang
semakin ketat, perusahaan harus mampu berubah dengan sangat cepat.
Berikut ini adalah contoh Business Process Mapping and Standard Operational
Procedure
Pemetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari
suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam
organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan
jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi
memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga
memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi
peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu
proses, mengurangi produk defect, mereduksi biaya, mereduksi tahapan proses
yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan
memudahkan pengukuran performansi.
Proses secara sederhana dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas
yang merubah input menjadi output yang bernilai tambah. Sebagai contoh sebuah
meja adalah ouput yang bernilai tambah karena dapat dia pakai untuk berbagai
kepentingan mulai dari meletakkan barang, menulis, untuk rapat, dll. Meja sebagai
output yang bernilai tambah dihasilkan melalui suatu proses pembuatan meja, yang
dimulai dari pohon sebagai input bahan baku, ditebang, dibelah menjadi papan,
diukur sesuai dengan design, dipotong sesuai ukuran, dihaluskan, diberiwarna, dan

62 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

dirangkai sehingga menjadi satu meja yang utuh. Serangkaian kegiatan yang
dilakukan tersebut disebut dengan proses.
Dalam organisasi satu rangkaian input-process-output yang satu
bersambung kepada rangkaian input-process-output yang lainnya sehingga
membentuk bisnis proses. Gambar berikut menunjukkan interaksi antar proses yang
terjadi dalam satu organisasi;

Gambar 2.2. Interaksi proses yang membentuk proses bisnis

Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan

pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan. Berikut ini
merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan
komponen-komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998).

Gambar 2.3. Hierarki Proses

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 63

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

Keterangan:
- Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan
berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi
- nilai tambah, dan menjadikannya keluaran bagi customer.
- Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam
mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
- proses, bila major process terlalu kompleks.
- Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor
dalam sebuah organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work
- process yang harus dilakukan.
- Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan
untuk menyelesaikan suatu task.
Dalam pemetaan proses dapat kita mulai dengan menggambarkan seluruh
aktifitas yang terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang
kita sebut sebagai peta proses bisnis. Dari peta proses bisnis ini kemudian dapat
didetailkan menjadi sub peta proses bisnis dan kemudian menjadi SOP dan intruksi
kerja seperti yang dijelaskan dalam gambar berikut ini:

Gambar 2.4. Sistematika peta proses bisnis

64 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

Perlu diingat dokumen SOP adalah dokumen yang mengatur tata cara
bagaimana suatu proses diselesaikan dengan tuntas dalam memberikan nilai tambah
terhadap outputnya. Maka suatu dokumen SOP berisikan norma dan kriteria yang
menjelaskan bagaimana, siapa, dan hasil apa yang diwujudkan dalam rangkaian
aktifitas tersebut yang melibatkan lintas fungsi dalam organisasi. Oleh karena itu
sebelum menuliskan SOP, ada baiknya kita menggambarkan peta lintas fungsi
(cross functional map). Cross functional map merupakan peta yang
menggambarkan hubungan antar fungsi dengan urutan aktivitas dalam
menyelesaikan proses tertentu.
Untuk dapat memastikan siapa saja pelaku yang terlibat dalam satu
kelompok proses perlu diidentifikasikan lebih dahulu dalam peta hubungan
(relationship map). Relationship Map merupakan peta yang menggambarkan
hubungan masukan-keluaran (supplier - customer) antar bagian di dalam sebuah
organisasi, baik itu antar fungsi, departemen, atau divisi. Informasi yang didapat
dari Relationship Map antara lain:
- Apa yang dihasilkan oleh organisasi terkait (produk dan layanan).
- Bagaimana alur pekerjaan yang melewati batasan fungsional (pekerjaan
lintas fungsi)
- Hubungan supplier-customer baik internal maupun eksternal yang
digunakan untuk menyediakan atau menerima produk dan layanan.
Secara utuh, peta proses yang lengkap dapat dijelaskan seperti gambar dibawah ini:

Gambar 2.5. Peta proses yang lengkap

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 65

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

Keterangan:
- Business Process Map - Sub Business Process Map merupakan hubungan
keterkaitan antara proses dengan proses.
- Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan
pelaku.
- Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku
dengan aktifitas.
Dengan demikian, penyusunan SOP memerlukan pemetaan proses atau
business process mapping dimana hal tersebut merupakan visualisasi dari suatu
organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi
tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan
jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi
memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga
memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi
peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu
proses, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah,
meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran kinerja.
Penggunaan peta proses lainnya antara lain:
- Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya
manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi
- Untuk mengidentifikasikan peluang pengembangan
- Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja

66 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

Gambar 2.6. Kerangka pengembangan proses

Keterangan:
- Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan
berkesinambungan dalam mengolah input, memberikan nilai tambah,
- dan menjadikannya output.
- Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam
mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
- proses, bila major processterlalu kompleks.
- Tugas merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor
dalam sebuah organisasi. Tugas adalah pekerjaan di dalam work
- process yang harus dilakukan.
- Aktivitas merupakan langkah-langkah detail dari pekerjaan yang harus
dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka

diperlukan metodologi yang sistematis dan terstruktur untuk mempermudah
pemahaman dan pengembangan proses yang akan dipetakan. Berikut dia tas
merupakan kerangka pengembangan proses, yang akan menjelaskan mengenai
proses dan komponen-komponen yang membangunnya.

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 67

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

g. Proposal Proyek Sistem Informasi

Proposal proyek adalah suatu rancangan kegiatan atau kerja proyek yang
disusun secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau
sekelompok perencana untuk diajukan kepada pihak pemegang proyek dalam
mendapatkan persetujuan maupun bantuan dalam perencanaannya atau
pengerjaannya.
Adapun ciri-ciri proposal proyek sebagai berikut :
• Proposal proyek dibuat untuk meringkas kegiatan proyek yang akan dilakukan.
• Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan proyek
• Berisikan tujuan-tujuan proyek, latar belakang kegiatan proyek.
• Berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah dijilid yang nantinya
diserahkan kepada yang penyelenggara kegiatan proyek.
• Ada pihak yang mengajukan.
• Ada pihak yang menyetujui.
• Terdapat gambaran kegiatan proyek secara umum.
• Disusun sebelum rencana kerja.
• Bersifat bisnis.
• Memiliki sasaran dan tujuan yang jelas.
Manfaat pembuatan proposal proyek sebagai berikut:
• Menjadi rencana yang mengarahkan pengembang dalam melaksanakan kegiatan
proyek.
• Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui
kegiatan proyek.
• Untuk meyakinkan user atau sponsor agar mereka memberikan dukungan
material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan proyek.
• Sebagai gambaran awal sebuah kegiatan proyek.
• Sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak proyek berwenang.
• Sebagai alat pengontrol jalannya kegiatan proyek.
• Sebagai alat evaluasi kegiatan proyek.
• Sebagai salah satu alat untuk memperluas jaringan kerja dan komunikasi.

68 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

Syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun proposal proyek yang

baik sebagai berikut:
• Sistematis, artinya proposal proyek yang disusun harus berurutan secara
sistematis menurut pola tertentu, dari yang paling sederhana hingga yang paling
kompleks agar efektif dan efisien
• Terencana, artinya proposal proyek tersebut dibuat secara sengaja dan telah
dipikirkan langkah-langkah pelaksanaanya, serta mengacu pada tujuan yang
ingin dicapai dalam kegiatan proyek.
• Mengikuti konsep ilmiah, artinya pengerjaan proposal proyek mulai dari awal
hingga akhir harus sesuai dengan cara-cara atau metode ilmiah yang sudah
ditentukan.
• Jelas dan dapat dimengerti, artinya roposal proyek yang dibuat harus jelas dan
menggambarkan kegiatan proyek yang akan dilaksanakan. Sehingga pihak
penerima dapat mendapatkan gambaran jelas tentang kegiatan proyek yang akan
dilaksanakan tersebut.

Berikut ini adalah format proposal proyek sistem informasi.

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Uraikan secara deskriptif dan ringkas mengenai latar belakang pengembangan
proyek sistem informasi, termasuk peluang yang bisa ditangkap
B. Maksud dan Tujuan
Jelaskan secara rinci maksud dan tujuan pengembangan proyek sistem
informasi.
Maksud
1.
2.
Tujuan
1.
2.

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 69

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

C. Ruang Lingkup Pekerjaan

Uraikan secara rinci ruang lingkup pekerjaan yang nantinya akan ditangani,
misalnya:
1. Pengembangan
2. Pengumpulan data
Deskripsikan sampai sejauh mana tahapan pengumpulan data, misalnya entry
data sampai availability data terpenuhi
3. Pemeliharaan
4. Pelatihan
BAB II
NAMA SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN
A. Latar Belakang
Uraikan secara deskriptif dan ringkas mengenai latar belakang sistem informasi,
bukan proyek pengembangan sistem informasi seperti di Bab 1 yang akan
dikembangkan.
B. Perspektif Produk
Deskripsikan gambaran umum dari produk sistem informasi yang akan
dikembangkan. Sebaiknya dilengkapi dengan gambar arsitektur global. Jika
proyek ini merupakan peningkatan sistem yang ada, gambarkan juga
keterhubungannya.
C. Deskripsi Subsistem
Uraikan deskripsi subsistem yang akan dikembangkan Lebih disukai jika
dilengkapi dengan gambar subsistem. Contoh:
• Modul penggajian
Beri penjelasan yang deskriptif
• Modul reporting (pelaporan)
• Modul backup dan recovery

D. Manfaat Bagi Perusahaan/Organisasi/Instansi*

Tegaskan lagi benefit yang didapat oleh perusahaan ketika
mengimplementasikan sistem informasi ini.

70 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

* pilih salah satu (sesuaikan)

BAB III
METODOLOGI KERJA
A. Survei dan Analisis Sistem
Jelaskan tahapan survei dan analisis kebutuhan sistem
1. Survei Kebutuhan Sistem
Uraikan metode dan tahapan-tahapannya (observasi, wawancara, dll)
2. Analisis Kebutuhan Sistem
Uraikan tahapan-tahapan analisis Misal:
a. Analisis fungsionalitas produk
b. Analisis kebutuhan perangkat keras
c. Analisis tingkat kebutuhan operator
B. Perancangan Sistem
Deskripsikan tahapan-tahapan perancangan sistem yang akan dilakukan
Misal:
1. Perancangan data
2. Perancangan proses
3. Perancangan jaringan
Jika perlu, buat desain topologi jaringan dengan mengacu gambar lokasi
proyek yang dijelaskan dalam RFP.
4. Perancangan interace (antar muka)
C. Implementasi Sistem
Uraikan tahapan implementasi produk
Mencakup bahasa pemrograman, DBMS, pengujian dan/atau teknologi-
teknologi pendukung lainnya
D. Pelatihan
Deskripsikan secara rinci mekanisme, sasaran (misal para operator), dan bentuk
pelatihan yang akan diberikan nantinya.

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 71

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

E. Pemeliharaan
Deskripsikan mekanisme pemeliharaan sistem, termasuk layanan apa saja yang
disediakan terkait pemeliharaan sistem, misalnya ada tim khusus untuk
troubleshooting, dan sebagainya.
F. Rencana Anggaran Biaya
Buat rencana anggaran biaya yang riil dan responsible. Ingat, tahapan ini juga
sangat memengaruhi diterima tidaknya proposal. Jadi, buat rincian perhitungan
yang tepat.
Bisa dituliskan langsung di sini atau dibuat lampiran khusus (misal dalam format
spreadsheet).
Contoh RAB (tidak harus sama persis, sesuaikan dengan proyek yang ditangani).
1. Tenaga Ahli
Tabel 2.1. RAB tenaga ahli
Harga Total
No Posisi Jumlah Satuan Waktu Satuan
Satuan Biaya
1 Project 1 Orang 6 Bulan
Manager
2 System 2 Orang 6 Bulan
Analyst dan
Designer
3 Database 1 Orang 6 Bulan
Administrator
4 Programmer
5 Dokumentator
6
7
Total Biaya

2. Perangkat Keras (Hardware)

Tabel 2.2. RAB kebutuhan perangkat keras
Harga Total
No Item Spesifikasi Jumlah Satuan
Satuan Harga
1 IBM Zeon 1 Unit
2
3
4
5
Total Harga

72 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi
Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

3. Perangkat Lunak (Software)

Tabel 2.3. RAB kebutuhan perangkat lunak
Harga Total
No Item Spesifikasi Jumlah Satuan
Satuan Harga
1 Windows 1 Unit
Server 2019
2 Oracle 12c
3
4
5
Total Harga

4. Overhead
Tabel 2.4. RAB kebutuhan overhead
Harga Total
No Item Jumlah Satuan
Satuan Harga
1. Transportasi
AnalisisKebutuhan 1 orang
...............................

2. Akomodasi
Analisis Kebutuhan 1 orang

3. Overhead kantor
Alat Tulis Kantor (ATK) 1 Paket

4. Pelatihan
Modul pelatihan 10 Exp
User guide 5 Exp

Total Harga

5. Maintenance
Tabel 2.5. RAB maintenance
Harga Total
No Item Jumlah Satuan Waktu Satuan
Satuan Biaya
1 Hardware 1 Paket 12 Bulan
2 Software 1 Paket 12 Bulan
Total Biaya

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 73

Informasi

Sistem Informasi
 Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

6. Rekapitulasi
Tabel 2.6. Rekapitulasi anggaran
No Jenis Jumlah
1 Tenaga Ahli
2 Perangkat Keras (hardware)
3 Perangkat Lunak (software)
4 Overhead
5 Maintenance
Sub Total
7 PPN (10 %)
8 PPH (1,5%)
Total

G. Rencana Pekerjaan
Deskripsikan dengan menggunakan WBS (Work Breakdown Structure), baik
dalam bentuk inverted tree maupun list format
H. Jadwal Pelaksanaan
Gambarkan dalam bentuk matriks
Contoh:
Tabel 2.7. Contoh matriks jadwal pelaksanaan proyek
Bulan/Minggu
No Kegiatan Agustus September
2 3 4 1 2 3 4
1 Pengajuan Proposal
2 Analisis dan Design
3 Implementasi
4 Debungging & Testing
5 Dokumentasi
6 Demo dan Pelatihan

74 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi

Sistem Informasi