PENGURUSAN SPBT PERINGKAT SEKOLAH

SISTEM FAIL SPBT

Sistem fail yang kemas dan teratur perlu diwujudkan bagi merekod dan menyimpan
segala maklumat SPBT dengan tepat dan terkini. Sistem fail yang kemas dan teratur
memudahkan pihak-pihak yang terlibat dengan SPBT membuat rujukan dan semakan
pada bila-bila masa yang diperlukan.

Sekolah mewujudkan sekurang-kurangnya sembilan jenis fail untuk perkara berikut:

Fail Pertama - Fail senarai murid yang layak dan tidak layak mendapat bantuan (Borang
SPBT 1 dan Senarai Daftar Kelayakan difailkan secara berasingan.)

Fail Kedua - Fail Borang Keperluan Buku Teks (BTBT 190/BTBT170) dan
Senarai Bekalan Buku Teks Sekolah (BTBTR 460 / BTBTB460). Dokumen yang berkaitan
dengan pengagihan dan permohonan / pemesanan tambahan difailkan dalam fail ini.

Fail Ketiga - Fail salinan Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan Nota Serahan.

Fail Keempat - Fail surat-surat Pekeliling SPBT.

Fail Kelima - Fail surat-menyurat dengan BBT / JPN /PPB / PPD / JAIN
berkaitan dengan SPBT.

Fail Keenam - Fail Rekod Pinjaman Buku Teks (Borang SPBT G).

Fail Ketujuh - Fail Rekod Pelupusan Buku Teks SPBT.

Fail Kelapan - Fail Laporan Buku Hilang / Musnah dan Gantian.

Fail Kesembilan - Fail Teguran / Aduan / Laporan Penyeliaan BBT / JPN / PPB
/ PPD / JAIN / Nazir / Audit / Ibu bapa.

Semua fail yang tersebut di atas hendaklah dilabelkan, diminitkan dan dinomborkan
mengikut sistem fail sekolah. Semua fail ini disimpan di dalam pejabat untuk memudahkan pihak
yang berkenaan membuat rujukan dan semakan. Pihak sekolah juga mewujudkan fail-fail
tambahan mengikut keperluan. Antara fail yang diwujudkan adalah:
 Fail minit mesyuarat SPBT (agenda mesyuarat dan minit mesyuarat)
 Fail Kelab SPBT (Senarai AJK, aktiviti kelab dan takwim)