Penyusunan Naskah Dinas PDF

Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar
Modul Penyusunan Naskah Dinas 1

DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................. 3
A. Tujuan Umum ...................................................................................... 4
B. Tujuan Khusus ..................................................................................... 4
BAB II IDENTIFIKASI DATA ........................................................................... 5

A. Pengetahuan yang diperlukan dalam mengidentifikasi data ............. 6
B. Ketrampilan yang diperlukan dalam mengidentifikasi data ............... 6
C. Sikap yang diperlukan dalam mengidentifikasi data .......................... 7
BAB III TATA NASKAH DINAS ....................................................................... 8

A. Tujuan Modul ....................................................................................... 9
B. Ruang lingkup ...................................................................................... 9
C. Pengertian Istilah yang digunakan ...................................................... 9
D. Asas-asas ............................................................................................ 14
E. Prinsip-prinsip ..................................................................................... 15
F. Pengelolaan surat masuk .................................................................... 16
G. Pengelolaan surat keluar ..................................................................... 16
H. Jawaban surat ..................................................................................... 16
I. Tingkat keaslian .................................................................................. 17
J. Tingkat keamanan dan penyampaian ................................................. 18
K. Kertas surat ......................................................................................... 19
BAB IV NASKAH DINAS ................................................................................ 21

A. Bentuk Dan Susunan ............................................................................ 22
B. Penulisan Nama ................................................................................... 23
C. Penandatanganan Naskah Dinas ......................................................... 24
D. Penggunaan Dan Kewenangan Atas Nama, Untuk Beliau,
Pelaksanan Tugas, Pelaksana Harian, Dan Penjabat .......................... 24
E. Pembubuhan Paraf .............................................................................. 26
F. Pendelegasian Wewenang Dan Pemberian Mandat
Penandatanganan Naskah Dinas ......................................................... 26
G. Penggunaan Tinta ................................................................................ 26
H. Stempel ................................................................................................ 27
I. Kop Naskah Dinas ................................................................................ 28
J. Sampul Naskah Dinas .......................................................................... 29
K. Papan Nama ........................................................................................ 30
L. Perubahan, dan pencabutan ................................................................ 31
M. Pelapoan .............................................................................................. 31
N. Pembinaan dan pengawasan ............................................................... 31
BAB V PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA YANG BAIK DAN BENAR.............. 32
A. Bahasa Indonesia ............................................................................... 32

B. Penyusunan kata dan kalimat ............................................................ 36

Modul Penyusunan
Modul Penyusunan Naskah
Naskah Dinas 3
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan mampu menyusun laporan kahir
hasil penyelenggaraan pelatihan.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi adalah
menyiapkan informasi dan laporan pelatihan ini guna memfasilitasi peserta latih
sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi data yang berkaitan dengan penyelenggaraan pelatihan meliputi
kegiatan menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan,
memperoleh data yang berkaitan dengan penyelenggaraan pelatihan dari sumber
yang valid dan menganalisis data yang telah diperoleh.
2. Menetapkan data hasil analisis sebagai bahan informasi penyelenggaraan dan
laporan pelatihan yang meliputi kegiatan menetapkan data hasil analiss sebagai
data penyiapan informasi dan laporan pelatihan, memilih data dan hasil analisis
sebagai bahan informasi penyelenggaraan pelatihan.
3. Melaporkan data yang bisa digunakan sebagai informasi penyelenggaraan dan
laporan pelatihan yang meiputi kegiatan menyiapkan informasi yang telah
ditetapkan, memverifikasi dan memvalidasi informasi yang telah disiapkan.

Modul
Modul Pelatihan
Pelatihan Teknis
Teknis Administrasi
Administrasi Dasar
Dasar
Modul Penyusunan
Modul Penyusunan Naskah
Naskah Dinas
Dinas 5
BAB II
IDENTIFIKASI DATA
A. Pengetahuan yang diperlukan dalam mengidentifikasi data.
1. Macam dan kegunaan metode pengumpulan data
a. Metode pengumpulan data
1) Studi Dokumen
Studi dokumen adalah metode pengumpulan data yang tidak ditujukan
langsung kepada subjek penelitian. Studi dokumen adalah jenis
pengumpulan data yang meneliti berbagai macam dokumen yang berguna
untuk bahan analisis. Dokumen yang dapat digunakan dalam pengumpulan
data dibedakan menjadi dua, yakni:
a) Dokumen primer
Dokumen primer adalah dokumen yang ditulis oleh orang yang langsung
mengalami suatu peristiwa.
b) Dokumen sekunder
Dokumen sekunder adalah dokumen yang ditulis berdasarkan oleh
laporan/ cerita orang lain.
2) Observasi partispasi/Participant observation
Dalam participant observation, peneliti terlibat secara langsung dalam
kegiatan sehari-hari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data.
2. Penetapan data hasil analisis
Data hasil analisis selanjutnya dikelompokkan berdasarkan:
a. Bentuk dan jenis
b. Substansi
B. Ketrampilan yang diperlukan dalam mengidentifikasi data.

1. Menyiapkan materi tentang tata naskah dinas
2. Menggunakan Bahasa Indonesia dalam naskah dinas
3. Menyusun konsep naskah dinas

C. Sikap yang diperlukan dalam mengidentifikasi data.

1. Cermat dan teliti dalam meyiapkan metode, memperoleh dan menganalisis data.
2. Taat asas dalam mengaplikasikan cara, langkah-langkah, panduan dan pedoman
yang dilakukan.
3. Berpikir analisis serta evaluatif wakatu melakukan analisis.

Modul
Modul Pelatihan
Pelatihan Teknis
Teknis Administrasi
Administrasi Dasar
Dasar
Modul Penyusunan Naskah Dinas

8
BAB III
TATA NASKAH DINAS
A. Tujuan Modul
Tujuan modul penyusunan naskah dinas adalah:
a. Peserta mampu memahami jenis naskah dinas.
b. Peserta mampu menyusun naskah dinas dengan baik dan benar.
c. Peserta memahami kewenangan penandatangan naskah dinas.
B. Ruang lingkup
Ruang lingkup tata naskah dinas meliputi tata naskah, penggunaan kertas, stempel
dinas, sampul naskah dinas, penggunaan tinta, papan nama instansi, dan
penyimpanan naskah dinas.
C. Pengertian Istilah yang digunakan
a. Pemerintahan daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh
pemerintah daerah dan DPRD menurut asas otonomi dan tugas pembantuan
dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara
Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang
Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
b. Pemerintah daerah adalah Gubernur dan perangkat daerah sebagai unsur
penyelenggara pemerintahan daerah.
c. Provinsi adalah Provinsi Jawa Tengah.
d. Pemerintah Provinsi adalah Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
e. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Tengah.
f. Gubernur adalah Gubernur Jawa Tengah.
g. Wakil Gubernur adalah Wakil Gubernur Jawa Tengah.
h. Sekretaris Daerah yang selanjutnya disebut SEKDA adalah Sekretaris Daerah
Provinsi Jawa Tengah.
i. Perangkat daerah adalah unsur pembantu kepala daerah dalam
penyelenggaraan pemerintah daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah,
Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Lembaga Lain
Daerah, dan Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Jawa Tengah.

j. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah

Satuan Kerja Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah yang terdiri dari
Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas
Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Lembaga Lain Daerah, dan Satuan Polisi
Pamong Praja Provinsi Jawa Tengah.
k. Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi
dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.
l. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
m. Kop naskah dinas gubernur adalah bagian teratas dari naskah dinas Gubernur
yang memuat sebutan Gubernur Jawa Tengah.
n. Kop naskah dinas SKPD adalah bagian teratas dari naskah dinas yang
memuat sebutan instansi SKPD Provinsi Jawa Tengah.
o. Stempel jabatan adalah alat/cap yang digunakan untuk mensahkan suatu
naskah dinas yang telah ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur Jawa
Tengah.
p. Stempel instansi adalah alat/cap yang digunakan untuk mensahkan suatu
naskah dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
q. Stempel paraf koordinasi adalah alat/cap yang di-bubuhkan pada naskah
dinas sebelum ditandatangani oleh Pejabat yang berwenang.
r. Papan nama SKPD adalah papan yang bertuliskan nama, alamat SKPD, nomor
telepon, nomor faksimile, website, electronic mail, dan kode pos.
s. Sampul naskah dinas adalah sampul atau alat pembungkus naskah dinas
yang mempunyai kop sampul naskah dinas.
t. Kop sampul naskah dinas gubernur adalah bagian teratas dari sampul naskah
dinas Gubernur yang memuat sebutan Gubernur Jawa Tengah dengan
menggunakan lambang negara berwarna hitam dibagian tengah atas.

u. Kop sampul naskah dinas SKPD adalah bagian teratas dari sampul naskah
dinas yang memuat sebutan nama SKPD di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Jawa Tengah dengan menggunakan lambang Daerah dibagian kiri atas.
v. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban yang
ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai
dengan tugas dan tanggungjawab kedinasan pada jabatannya.
w. Pendelegasian wewenang penandatanganan naskah dinas adalah pemberian
sebagian kewenangan dari pejabat atasannya kepada Pejabat setingkat
dibawahnya atau yang ditunjuk untuk menandatangani naskah dinas tertentu
dan tanggungjawab sepenuhnya berada pada pejabat yang diberi delegasi.
x. Mandat adalah pelimpahan kewenangan penanda-tanganan Naskah Dinas
kepada Pejabat setingkat dibawahnya atau yang ditunjuk untuk
menandatangani naskah dinas, pertanggungjawaban materi naskah dinas
tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat.
y. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional,
serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.
z. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau SKPD.
aa. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan, nama SKPD,
nama UPT tertentu yang ditempatkan dibagian atas kertas.
bb. Kop sampul naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan jabatan, nama
SKPD, nama UPT tertentu yang ditempatkan dibagian atas sampul naskah.
cc. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
dd. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggungjawab

yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai
dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya.
ee. Peraturan daerah provinsi adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum, yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh Gubernur Jawa
Tengah setelah mendapat persetujuan bersama Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Provinsi Jawa Tengah untuk mengatur urusan otonomi daerah dan
tugas pembantuan.
ff. Peraturan gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh Gubernur Jawa Tengah.

gg. Peraturan bersama gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum yang bersifat pengaturan ditetapkan oleh dua atau lebih kepala
daerah.
hh. Keputusan Gubernur adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final.
ii. Peraturan Pimpinan SKPD adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum yang bersifat pengaturan dalam lingkup SKPD dan ditetapkan
oleh Pimpinan SKPD Provinsi Jawa Tengah.
jj. Keputusan Pimpinan SKPD adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan
produk hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final yang
ditetapkan oleh Pimpinan SKPD Provinsi Jawa Tengah.
kk. Instruksi gubernur adalah naskah dinas yang berisikan perintah dari gubernur
kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerintahan
ll. Surat edaran adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, penjelasan
dan/atau petunjuk cara melaksanakan hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak.
mm. Surat biasa adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan, pertanyaan,
permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
nn. Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan tertulis dari
pejabat sebagai tanda bukti untuk menerangkan atau menjelaskan kebenaran
sesuatu hal.
oo. Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu.
pp. Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu
permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.
qq. Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama antara
dua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan
hukum yang telah disepakati bersama.
rr. Surat perintah tugas adalah naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada
bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.

ss. Surat perintah perjalanan dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang
berwenang kepada bawahan atau pejabat tertentu untuk melaksanakan
perjalanan dinas.
tt. Surat kuasa adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada
bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan
suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
uu. Surat undangan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan.
vv. Surat panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
panggilan kepada seorang pegawai untuk menghadap.
ww. Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal berisi komunikasi
kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan
kepada atasan.
xx. Nota pengajuan konsep naskah dinas adalah naskah dinas untuk
menyampaikan konsep naskah dinas kepada atasan.
yy. Lembar disposisi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
petunjuk tertulis kepada bawahan.
zz. Telaahan staf adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan antara lain
berisi analisis pertimbangan, pendapat dan saran-saran secara sistematis.
aaa. Pengumuman adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
pemberitahuan yang bersifat umum.
bbb. Laporan adalah naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi
informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan.
ccc. Rekomendasi adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan
pertimbangan kedinasan.
ddd. Surat pengantar adalah naskah dinas berisi jenis dan jumlah barang yang
berfungsi sebagai tanda terima.
eee. Telegram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi hal tertentu
yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik.
fff. Lembaran daerah adalah naskah dinas untuk mengundangkan peraturan
daerah.

ggg. Berita daerah adalah naskah dinas untuk mengundangkan peraturan kepala
daerah.
hhh. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi keterangan atas sesuatu hal
yang ditanda tangani oleh para pihak.
iii. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat.
jjj. Memo adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi catatan
tertentu.
kkk. Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi
keterangan atas kehadiran seseorang.
lll. Piagam adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah
diwujudkan.
mmm. Surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan adalah naskah dinas yang
merupakan tanda bukti seseorang telah lulus pendidikan dan pelatihan
tertentu.
nnn. Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah
mengikuti kegiatan tertentu.
ooo. Dokumen tertentu adalah dokumen yang ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang dan diberi cap dengan menggunakan stempel untuk keperluan
tertentu.
ppp. Perubahan adalah merubah atau menyisipkan suatu naskah dinas.
qqq. Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya suatu naskah dinas
sejak ditetapkan pencabutan tersebut.
rrr. Pembatalan adalah pernyataan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak
pernah dikeluarkan.
D. Asas-asas Tata Naskah

Asas-asas tata naskah dinas adalah pedoman atau acuan dasar mengenai
pelaksanaan naskah dinas SKPD, yang terdiri atas:
a. dayaguna dan hasilguna
adalah penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdayaguna
dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,

spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik,

benar dan lugas.
b. pembakuan
adalah naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang
telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas setiap Instansi Pemerintah
Pusat dan Pemerintah Provinsi mengacu kepada pedoman umum tata naskah
dinas yang membakukan jenis, penyusunan naskah dinas, dan tata cara
penyelenggaraannya.
c. pertanggungjawaban
adalah penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari
segi isi format prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
d. keterkaitan
adalah kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan
administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.
e. kecepatan dan ketepatan
adalah kegiatan untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi SKPD, tata
naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran antara lain
dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan
penyampaian, dan distribusi.
f. keamanan.
adalah tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari
penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pember-kasan,
kearsipan, dan distribusi.
E. Prinsip-prinsip
Prinsip-prinsip penyelenggaraan naskah dinas terdiri atas:
a. ketelitian
diselenggarakan secara teliti dan cermat dari bentuk, susunan pengetikan, isi,
struktur, kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan didalam pengetikan.
b. kejelasan
diselenggarakan dengan memperhatikan kejelasan aspek fisik dan materi
dengan mengutamakan metode yang cepat dan tepat.

c. singkat dan padat

diselenggarakan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
d. logis dan meyakinkan
diselenggarakan secara runtut dan logis dan meyakinkan serta struktur kalimat
harus lengkap dan efektif.
F. Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan surat masuk dilakukan melalui:
a. instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan:
1) diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit
pengelola.
2) unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan
pimpinan.
3) surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.
b. hasil penggandaan surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan
kepada yang berhak.
c. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan
tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang.
G. Pengelolaan Surat Keluar

Pengelolaan surat keluar dilakukan melalui tahapan:
a. konsep surat keluar diparaf (oleh pejabat yang berwenang) secara berjenjang dan
terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing-
masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian;
b. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi
nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing SKPD;
c. surat keluar sebagaimana dimaksud wajib segera dikirim.
d. surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha dan unit pengolah.

H. Jawaban surat
a. Jawaban terhadap surat yang masuk:
a. instansi pengirim harus segera mengkonfirmasikan kepada penerima surat
atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi tanpa
keterangan yang jelas.
b. instansi penerima harus segera memberikan jawaban terhadap konfirmasi
yang dilakukan oleh instansi pengirim.
b. batas waktu jawaban surat disesuaikan dengan sifat surat yang bersangkutan:
1) amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah surat diterima.
2) segera, dengan batas waktu 2x24 jam setelah surat diterima; dan
3) biasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
Penggandaan naskah dinas disesuaikan dengan kebutuhan dengan tetap
mempertimbangkan efisiensi, sedangkan penggandaan naskah dinas rahasia
dilaksanakan dengan mempertimbang-kan aspek keamanan informasi.
I. Tingkat Keaslian
Tingkat keaslian naskah dinas adalah kategori naskah dinas yang didasarkan atas
aspek yuridis formal, yang meliputi:
a. Asli merupakan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang dan dibubuhi cap dinas. Hasil penggandaan naskah dinas yang
dibubuhi cap dinas dianggap asli.
b. Salinan atau turunan merupakan salinan secara keseluruhan naskah dinas yang
tidak berbeda dengan surat aslinya (dapat pula berupa fotokopi). Salinan atau
turunan naskah dinas dalam bentuk produk hukum daerah yang diundangkan dan
yang ditandatangani Gubernur diautentikasi oleh Kepala Biro Hukum SETDA
Provinsi.
c. Petikan adalah salinan dari keputusan yang hanya memuat bagian-bagian yang
perlu untuk diketahui oleh pihak yang berkepentingan. Petikan dari keputusan
yang ditandatangani Pimpinan SKPD diotentikasi oleh Sekretaris SKPD atau
pejabat yang ditunjuk.
d. Tembusan adalah hasil penggandaan naskah dinas yang harus disampaikan
kepada pihak lain sesuai dengan yang tertera dalam naskah dinas dan bersifat
pemberitahuan. Dalam tembusan tidak perlu mencantumkan penulisan arsip
maupun pertinggal.

J. Tingkat Keamanan dan Penyampaian

Tingkat keamanan dan penyampaian dikategorikan menjadi:
a. Sangat rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi,
sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika
disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan
membahayakan keamanan dan keselamatan negara.
b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat
dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau
ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara.
c. Konfidensial disingkat (K), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang
berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara, jika disiarkan secara
tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan negara,
termasuk dalam tingkat Konfidensial adalah rahasia jabatan dan terbatas.
d. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk
dalam huruf a sampai dengan huruf c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas
tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.
e. Surat dengan tingkat keamanan tertentu (sangat rahasia, rahasia,
konfindensial/terbatas) harus dijaga keamanan-nya dalam rangka keselamatan
negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan cap (tidak diketik), berwarna
merah pada bagian atas dan bawah setiap halaman surat, jika surat dinas
tersebut dicopy, cap tingkat keamanan pada hasil penggandaan harus dengan
warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.
f. Kecepatan penyampaian:
1) amat segera/kilat, surat dinas harus diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada
hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.
2) segera, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu
2x24 jam, dan
3) biasa, surat dinas harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut yang
diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadual perjalanan
caraka/kurir, batas waktu 5 hari kerja.
4) surat dinas yang ditujukan kepada kepala instansi namun dengan tujuan
utama pejabat yang bukan kepala instansi, dicantumkan ungkapan u.p.

(untuk perhatian) pejabat yang bersangkutan, guna memper-cepat

penyampaian surat kepada pejabat yang dituju.
K. Kertas Surat
a. Penggunaan kertas surat:
1) kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS 80 gram atau
disesuaikan dengan kebutuhan, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,
penggandaan dan dokumen pelaporan.
2) penggunaan kertas HVS di atas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk
jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai
kegunaan dalam waktu lama.
3) penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi, dicetak diatas
kertas 80 gram.
4) kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah folio (210x330 mm).
b. Kertas folio untuk kepentingan tertentu seperti makalah/paper, pidato, laporan,
piagam, sertifikat, dan STTPP dapat menggunakan kertas dengan ukuran berikut:
1) A4 yang berukuran 297 x 210 mm (8/ x 11/ inches) untuk
makalah/paper/laporan.
2) A5 setengah kwarto (210 x 148 mm) untuk pidato.
3) Jenis ivory berat 100 gram warna putih untuk naskah Letter of Intent sesuai
standar dari Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia.
4) Jenis buffalo ukuran folio warna kuning untuk piagam penghargaan.
5) Jenis buffalo ukuran folio warna putih untuk sertifikat dan STTPP.
c. Pengetikan naskah dinas:
1) arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan.
2) spasi 1 atau 1,5 atau sesuai kebutuhan.
3) warna tinta adalah hitam.
d. Warna dan kualitas, kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik (White bond)
digunakan untuk surat dinas yang asli, sedangkan yang berkualitas biasa (70
gram) digunakan untuk hasil penggandaan surat dinas, apabila digunakan mesin
ketik biasa, tembusan diketik dengan kertas karbon pada kertas
doorslag/manifold/ tissue, apabila digunakan mesin ketik elektrik atau komputer
akan lebih efisien jika tembusan dibuat pada kertas biasa dengan menggunakan

mesin foto copy, naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahun atau lebih atau
bernilai guna permanen harus menggunakan kertas serendah-rendahnya dengan
nilai keasaman (PH) 7.


21
BAB IV
NASKAH DINAS
A. Bentuk dan Susunan
a. Bentuk dan susunan naskah dinas:
1) produk hukum daerah;
2) produk hukum perangkat daerah;
3) surat.
b. Jenis naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk hukum
daerah sebagaimana huruf a terdiri dari:
1) peraturan daerah provinsi;
2) peraturan gubernur;
3) peraturan bersama gubernur;
4) keputusan gubernur.
c. Jenis naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk hukum
sebagaimana dimaksud huruf b terdiri dari:
1) peraturan pimpinan SKPD;
2) keputusan pimpinan SKPD.
d. Sifat produk hukum daerah:
1) pengaturan;
2) penetapan.
e. Penulisan produk hukum diketik dengan menggunakan jenis huruf Bookman Old
Style dengan ukuran huruf 12 dan menggunakan kertas ukuran F4 berwarna
putih.
f. Jenis naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk surat terdiri
dari:
a. instruksi gubernur; r. laporan;
b. surat edaran; s. rekomendasi;
c. surat biasa; t. surat pengantar;
d. surat keterangan; u. telegram;
e. surat perintah; v. lembaran daerah
f. surat izin; w. berita daerah;
g. surat perjanjian; x. berita acara;

h. surat perintah tugas; y. notulen;

i. surat perintah perjalanan dinas; z. memo;
j. surat kuasa; aa. daftar hadir;
k. surat undangan; bb. piagam penghargaan;
l. surat panggilan; cc. sertifikat;
m. nota dinas; dd. STTPP;
n. nota pengajuan konsep ee. letter of intent;
naskah dinas; ff. memorandum of understanding;
o. lembar disposisi; gg. surat berbahasa inggris;
p. telaahan staf; hh. kesepakatan bersama; dan
q. pengumuman; ii. perjanjian kerjasama.
B. Penulisan Nama
a. Penulisan nama gubernur/wakil gubernur yang menandatangani naskah dinas:
1) dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar; dan
2) dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar.
b. Penulisan nama pejabat selain sebagaimana dimaksud yang menandatangani
naskah dinas:
1) dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar; dan
2) dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar, pangkat dan nomor
identitas pegawai.
C. Penandatanganan Naskah Dinas

a. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum sebagaimana dimaksud terdiri atas:
1) peraturan daerah provinsi;
2) peraturan gubernur;
3) peraturan bersama gubernur;dan
4) keputusan gubernur.
b. Gubernur menandatangani naskah dinas dalam bentuk surat sebagaimana
dimaksud terdiri atas:
1) instruksi gubernur; 19) telegram;
2) surat edaran; 20) lembaran daerah

3) surat biasa; 21) berita daerah;

4) surat keterangan; 22) berita acara;
5) surat perintah; 23) notulen;
6) surat izin; 24) memo;
7) surat perjanjian; 25) daftar hadir;
8) surat perintah tugas; 26) piagam penghargaan;
9) surat kuasa; 27) sertifikat;
10) surat undangan; 28) STTPP;
11) surat panggilan; 29) letter of intent;
12) nota dinas; 30) memorandum of
13) lembar disposisi; understanding;
14) telaahan staf; 31) surat berbahasa inggris;
15) pengumuman; 32) kesepakatan bersama;
16) laporan; 33) dan
17) rekomendasi; perjanjian kerjasama.
18) surat pengantar;
D. Penggunaan Dan Kewenangan Atas Nama, Untuk Beliau, Pelaksana Tugas,

Pelaksana Harian, dan Penjabat
a. Kewenangan mandat
1) Atas nama yang disingkat a.n. merupakan jenis pelimpahan wewenang
dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat
dibawahnya.
2) Untuk beliau yang disingkat u.b. merupakan jenis pelimpahan wewenang
dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat
dibawahnya.
3) Tanggung jawab sebagaimana dimaksud di atas tetap berada pada pejabat
yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan
wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang
melimpahkan wewenang.

b. Pejabat Sementara
1) Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada
jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan
naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik.
2) Plt. sebagaimana dimaksud angka 1) diangkat dengan keputusan kepala
SKPD atau keputusan gubernur dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun.
3) Plt. sebagaimana dimaksud pada angka 1) mempertanggungjawabkan atas
naskah dinas yang dilakukannya kepada pejabat definitif dan pejabat yang
memberikan pelimpahan wewenang.
4) Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh. merupakan pejabat sementara
pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang
penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan
sementara.
5) Plh. sebagaimana dimaksud pada angka 4) diangkat dengan keputusan
Pimpinan SKPD atau keputusan gubernur dan berlaku paling lama 3 (tiga)
bulan.
6) Plh. sebagaimana dimaksud pada angka 4) mempertanggungjawabkan
pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya kepada pejabat definitif
dan pejabat yang memberikan pelimpahan wewenang.
7) Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk jabatan
gubernur.
8) Penjabat sebagaimana pada angka 7) melaksanakan tugas pemerintahan
sampai dengan pelantikan pejabat definitif.
E. Pembubuhan Paraf
a. Naskah dinas dan yang akan ditandatangani oleh Gubernur atau Wakil
Gubernur, yaitu:
1) dari Sekretariat Daerah, harus dibubuhkan paraf koordinasi secara hierarkis
dan tanggal paraf, mulai dari Kepala Biro, Asisten, dan Sekretaris Daerah.
Selanjutnya dalam hal tertentu dimungkinkan terjadi Biro dalam
melaksanakan tupoksi ada kaitan erat dengan substansi lintas Asisten
SEKDA, maka proses naskah dinasnya perlu dibubuhkan paraf koordinasi

secara hierarkhis dan tanggal paraf dari Asisten SEKDA yang membidangi
sesuai dengan tupoksi dan substansi dimaksud.
2) SKPD di luar Sekretariat Daerah, harus dibubuhkan paraf koordinasi secara
hierarkhis dan tanggal paraf, mulai dari Pimpinan SKPD, Asisten yang
membidangi, dan Sekretaris Daerah.
b. Seluruh naskah dinas yang ditandatangani oleh Pimpinan SKPD Provinsi Jawa
Tengah harus dibubuhkan paraf koordinasi secara hierarkhis dan tanggal paraf,
mulai dari Kepala Seksi/Kepala Subbagian/Kasubbid, Kepala Bidang/ Kepala
Bagian/Inspektur Pembantu dan Sekretaris.
F. Pendelegasian Wewenang Dan Pemberian Mandat Penandatanganan Naskah

Dinas
Terlampir.
G. Penggunaan Tinta
a. Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam.
b. Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas
berwarna hitam atau biru tua.
c. Tinta yang dipergunakan untuk keperluan keamanan naskah dinas berwarna
merah.
H. Stempel
a. Jenis
Jenis stempel untuk naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah terdiri atas:
1) stempel jabatan;
Stempel jabatan sebagaimana dimaksud adalah stempel jabatan
Gubernur, yang berisi nama jabatan dan menggunakan lambang negara
dengan pembatas tanda bintang.
2) stempel perangkat daerah.
Stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud terdiri atas:

a) stempel perangkat daerah

Stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud berisi nama
pemerintah provinsi dan nama/singkatan/akronim SKPD yang
bersangkutan dengan pembatas tanda bintang.
b) stempel perangkat daerah untuk keperluan tertentu.
Stempel perangkat daerah untuk keperluan tertentu sebagaimana
dimaksud dipergunakan untuk dokumen tertentu dan sejenisnya.
b. Bentuk, Ukuran, dan Isi
1) Stempel jabatan dan stempel perangkat daerah berbentuk lingkaran.
2) Stempel jabatan dan stempel perangkat daerah sebagaimana dimaksud
terdiri dari:
a) garis lingkaran luar;
b) garis lingkaran tengah;
c) garis lingkaran dalam; dan
d) isi stempel.
3) Ukuran stempel jabatan dan stempel perangkat daerah sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 26 adalah:
a) ukuran garis tengah lingkaran luar stempel jabatan dan stempel
instansi adalah 4 cm;
b) ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel jabatan dan stempel
instansi adalah 3,8 cm;
c) ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel jabatan dan stempel
instansi adalah 2,7 cm;
d) jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam
maksimal 1 cm.
4) Ukuran stempel perangkat daerah untuk keperluan tertentu sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 26 huruf b, meliputi:
a) ukuran garis tengah lingkaran luar stempel perangkat daerah adalah
1,8 cm;
b) ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel perangkat daerah
adalah 1,7 cm;
c) ukuran garis tengah lingkaran dalam stempel perangkat daerah
adalah 1,2 cm;

d) jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam

maksimal 0,5 cm.
Stempel jabatan atau stempel perangkat daerah menggunakan tinta berwarna
ungu dan dibubuhkan pada bagian kiri dari tanda tangan pejabat yang
menandatangani. Pimpinan SKPD yang mempunyai dan berhak menggunakan
stempel instansi, menunjuk pejabat/petugas tertentu untuk menyimpan dan
mengamankan penggunaan stempel jabatan dan stempel instansi.
I. Kop Naskah Dinas

a. Jenis
Jenis kop naskah dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi terdiri atas:
1) kop naskah dinas jabatan;
2) kop naskah dinas perangkat daerah.
b. Bentuk dan Isi
1) Kop naskah dinas jabatan sebagaimana dimaksud untuk Gubernur/Wakil
Gubernur, menggunakan:
a) lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian
tengah atas untuk naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum.
b) lambang negara berwarna kuning emas dan ditempatkan dibagian
tengah atas serta alamat, nomor telepon, nomor faksimile, web site, e-
mail dan kode pos ditempatkan dibagian tengah bawah untuk naskah
dinas dalam bentuk dan susunan surat kecuali naskah dinas dalam
bentuk piagam, sertifikat dan STTPP.
2) Kop naskah dinas perangkat daerah sebagaimana dimaksud memuat
lambang daerah warna hitam ditempatkan di bagian kiri atas, sebutan
pemerintah provinsi, nama satuan kerja perangkat daerah, alamat, kode
pos, nomor telepon, nomor faksimile, e-mail dan website.
c. Penggunaan
1) Kop naskah dinas jabatan digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani oleh Gubernur/Wakil Gubernur.

2) Kop naskah dinas perangkat daerah digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani oleh Pimpinan SKPD yang bersangkutan atau pejabat lain
yang ditunjuk.
3) Kop naskah dinas pada Peraturan Daerah Provinsi menggunakan lambang
garuda emas dengan tanda tangan dibubuhi stempel jabatan.
4) Kop naskah dinas Sekretariat Daerah Provinsi digunakan untuk naskah
dinas yang ditandatangani oleh Staf Ahli Gubernur.
J. Sampul Naskah Dinas

a. Jenis
Jenis sampul naskah dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi terdiri atas:
1) sampul naskah dinas jabatan;
2) sampul naskah dinas perangkat daerah.
b. Bentuk, Ukuran dan Isi
1) Sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat daerah
berbentuk empat persegi panjang.
2) Ukuran sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat
daerah meliputi:
a) sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30 cm;
b) sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm;
c) sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 18 cm;
dan
d) sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 14
cm.
3) Jenis kertas sampul naskah dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
menggunakan kertas casing dengan warna:
a) putih untuk sampul naskah dinas jabatan
Sampul naskah dinas jabatan berisi lambang negara berwarna kuning
emas dan nama jabatan dan alamat, kode pos, nomor telepon, faksimile,
e-mail, dan website dibagian tengah atas.

b) coklat untuk sampul naskah dinas perangkat daerah.

Sampul perangkat daerah berisi lambang daerah berwarna hitam, nama
pemerintah provinsi, nama SKPD yang bersangkutan, alamat, kode pos,
nomor telepon, faksimile, e-mail, dan website dibagian tengah atas.
K. Papan Nama
a. Jenis
Jenis papan nama di lingkungan pemerintahan daerah terdiri atas:
1) papan nama kantor gubernur; dan
2) papan nama perangkat daerah.
b. Bentuk, Ukuran, dan Isi
1) Papan nama di lingkungan pemerintah provinsi sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 42 berbentuk empat persegi panjang.
2) Ukuran papan nama di lingkungan pemerintahan daerah sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 42 disesuaikan dengan besar bangunan.
3) Papan nama kantor gubernur berisi tulisan KANTOR GUBERNUR JAWA
TENGAH, alamat, nomor telepon dan kode pos.
4) Papan nama kantor perangkat daerah berisi tulisan PEMERINTAH
PROVINSI JAWA TENGAH dan nama SKPD yang bersangkutan, alamat,
nomor telepon serta kode pos.
5) Penulisan papan nama kantor tanpa menggunakan lambang jabatan atau
lambang daerah.
6) Jenis bahan dasar, warna, besar huruf papan nama kantor gubernur,
perangkat daerah diatur oleh gubernur.
c. Penempatan
1) Papan nama kantor, perangkat daerah ditempatkan pada tempat yang
strategis, mudah dilihat dan serasi dengan letak dan bentuk bangunannya.
2) Bagi beberapa kantor, SKPD yang berada di bawah satu atap atau satu
komplek, dibuat dalam satu papan nama yang bertuliskan semua nama
SKPD.

L. Perubahan, dan Pencabutan

a. Perubahan dan pencabutan naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam bab
ini dilakukan dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang sejenis.
b. Pejabat yang menandatangani naskah dinas dilakukan oleh pejabat yang
menetapkan, mengeluarkan atau pejabat diatasnya.
M. Pelaporan
a. Pimpinan SKPD melaporkan pelaksanaan naskah dinas di lingkungan SKPD
kepada Sekretaris Daerah.
b. Sekretaris Daerah melaporkan pelaksanaan naskah dinas di lingkungan SKPD
kepada Gubernur.
N. Pembinaan dan Pengawasan

Sekretaris Daerah melaksanakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan
naskah dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi.


32
BAB V
PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA
YANG BAIK DAN BENAR
A. Bahasa Indonesia
Bahasa yang baik adalah bahasa yang sesuai dengan situasi.Sebagai alat
komunikasi, bahasa harus dapat efektif menyampaikan maksud kepada lawan
bicara. Karenanya, laras bahasa yang dipilih pun harus sesuai.
Ada lima laras bahasa yang dapat digunakan sesuai situasi. Berturut-turut sesuai
derajat keformalannya, ragam tersebut dibagi sebagai berikut:
1. Ragam beku (frozen); digunakan pada situasi hikmat dan sangat sedikit
memungkinkan keleluasaan seperti pada kitab suci, putusan pengadilan, dan
upacara pernikahan.
2. Ragam resmi (formal); digunakan dalam komunikasi resmi seperti pada pidato,
rapat resmi, dan jurnal ilmiah.
3. Ragam konsultatif (consultative); digunakan dalam pembicaraan yang terpusat
pada transaksi atau pertukaran informasi seperti dalam percakapan di sekolah dan
di pasar.
4. Ragam santai (casual); digunakan dalam suasana tidak resmi dan dapat digunakan
oleh orang yang belum tentu saling kenal dengan akrab.
5. Ragam akrab (intimate). digunakan di antara orang yang memiliki hubungan yang
sangat akrab dan intim.
Bahasa yang benar adalah bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa baku, baik
kaidah untuk bahasa baku tertulis maupun bahasa baku lisan. Ciri-ciri ragam bahasa
baku adalah sebagai berikut:
1. Penggunaan kaidah tata bahasa normatif. Misalnya dengan penerapan pola
kalimat yang baku: acara itu sedang kami ikuti dan bukan acara itu kami sedang
ikuti.
2. Penggunaan kata-kata baku. Misalnya cantik sekali dan bukan cantik banget;
uang dan bukan duit; serta tidak mudah dan bukan nggak gampang.

3. Penggunaan ejaan resmi dalam ragam tulis. Ejaan yang kini berlaku dalam
bahasa Indonesia adalah ejaan yang disempurnakan (EYD). Bahasa baku harus
mengikuti aturan ini.
4. Penggunaan lafal baku dalam ragam lisan. Meskipun hingga saat ini belum ada
lafal baku yang sudah ditetapkan, secara umum dapat dikatakan bahwa lafal
baku adalah lafal yang bebas dari ciri-ciri lafal dialek setempat atau bahasa
daerah. Misalnya: /atap/ dan bukan /atep/; /habis/ dan bukan /abis/; serta
/kalau/ dan bukan /kalo/.
5. Penggunaan kalimat secara efektif. Di luar pendapat umum yang mengatakan
bahwa bahasa Indonesia itu bertele-tele, bahasa baku sebenarnya mengharuskan
komunikasi efektif: pesan pembicara atau penulis harus diterima oleh pendengar
atau pembaca persis sesuai maksud aslinya.
Dari semua ciri bahasa baku tersebut, sebenarnya hanya nomor 2 (kata baku) dan
nomor 4 (lafal baku) yang paling sulit dilakukan pada semua ragam. Tata bahasa
normatif, ejaan resmi, dan kalimat efektif dapat diterapkan (dengan penyesuaian)
mulai dari ragam akrab hingga ragam beku. Penggunaan kata baku dan lafal baku
pada ragam konsultatif, santai, dan akrab malah akan menyebabkan bahasa menjadi
tidak baik karena tidak sesuai dengan situasi.
Jika saya perhatikan, semakin tidak benar bahasa saya sewaktu menulis atau
berbicara, berarti semakin akrab hubungan saya dengan lawan bicara saya. Maaf,
Mas Amal, saya belum bisa memenuhi imbauan untuk menggunakan bahasa yang
benar di seluruh kicauan saya. Tapi saya usahakan untuk menggunakan bahasa yang
baik.
A. Contoh menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar

Berbahasa Indonesia dengan baik dan benar dapat di artikan pemakaian
ragam bahasa yang serasi dengan sasarannya dan di samping itu mengikuti
kaidah bahasa yang betul.Ungkapan bahasa Indonesia yang baik dan benar
mengacu ke ragam bahasa yang sekaligus memenuhi persyaratan kebaikan dan
kebenaran. Bahasa yang di ucapkan harus baku.
Berbahasa Indonesia dengan baik dan benar mempunyai beberapa
konsekuensi logis terkait dengan pemakaianya sesuai dengan situasi dan
kondisi. Pada kondisi tertentu, yaitu pada situasi formal pengguanaan bahasa

Indonesia yang benar menjadi pioritas utama. Penggunaan bahasa seperti ini
sering menggunakan bahasa baku. Kendala yang harus di hindari dalam
pemakaian bahasa baku antara lain disebabkan oleh adanya gejala bahasa
seperti interferensi, integrasi, campur kode, alih kode dan bahasa gaul yang tanpa
disadari sering digunakan dalam komunikasi resmi. Hal ini mengakibatkan
bahasa yang digunakan menjadi tidak baik.
Misalnya dalam pertanyaan sehari-sehari dengan menggunakan bahasa
yang baku ,contoh:
“Apakah kamu ingin menyapu rumah bagian belakang?”
Misalkan ketika dalam dialog antara seorang guru dengan seorang siswa
Pak guru : “Rino apakah kamu sudah mengerjakan PR?”
Rino : “sudah saya kerjakan pak.”
Pak guru : “Baiklah kalau begitu , segera dikumpulkan.”
Rino : “Terima kasih Pak”
B. Contoh lain dari pada undang-undang dasar antara lain:

Undang-undang dasar 1945 pembukaan bahwa sesungguhnya kemerdekaan itu
ialah hak segala bangsa dan oleh sebab itu penjajahan diatas dunia harus
dihapuskan karena tidak sesuai dengan perikemanusiaan dan perikeadilan.
Dari beberapa kalimat dalam undang-undang tersebut menunjukan bahasa yang
sangat baku,dan merupakan pemakaian bahasa secara baik dan benar.
C. Contoh lain dalam tawar-menawar di pasar ,misalnya pemakaian ragam baku akan
menimbulkan kegelian, keheranan, atau kecurigaan . Akan sangat ganjil bila dalam
tawar-menawar dengan tukang sayur atau tukang becak kita memakai bahasa
Indonesia yang baku seperti ini.
1. Berapakah ibu mau menjual tauge ini?
2. Apakah Nang becak bersedia mengantar saya kepasar Tanah abang dan berapa
ongkosnya?
Contoh di atas adalah contoh bahasa Indonesia yang baku dan benar,tetapi
tidak baik dan tidak efektif karena tidak cocok dengan situasi pemakaian
kalimat-kalimat itu, untuk situasi seperti diatas,kalimat (3) dan (4) berikut akan
lebih tepat.

3. Berapa nih bu, tauge nya?

4. Kepasar tanah abang, bang.Berapa?
Misalkan perbedaan dari bahasa Indonesia yang benar dengan bahasa gaul.
Bahasa Indonesia Bahasa Gaul (informal)

Aku, Saya Gue
Kamu Elo
Di masa depan kapan-kapan

Apakah benar? Emangnya bener?
Tidak Gak
Tidak Peduli Emang gue pikirin!
Dari contoh diatas perbedaan antar bahasa yang baku dan non baku dapat terlihat
dari pengucapan dan tata cara penulisannya. Bahasa Indonesia baik dan benar
merupakan bahasa yang mudah dipahami, bentuk bahasa baku yang sah agar secara
luas masyarakat Indonesia berkomunikasi menggunakan bahasa nasional.
Contoh pada:
“kami, putra dan putri Indonesia bahasa persatuan, bahasa Indonesia, demikianlah
bunyi alenia ketiga sumpah pemuda yang telah dirumuskan oleh para pemuda yang
kemudian menjadi pendiri bangsa dan Negara Indonesia .Bunyi alinea ketiga dalam
ikrar sumpah pemuda itu jelas bahwa yang menjadi bahasa persatuan bangsa
Indonesia adalah bahasa Indonesia. Kita sebagai bagian bangsa Indonesia sudah
selayaknya menjunjung tinggi bahasa Indonesia dalam kehidupan sehari-sehari.
B. Penyusunan kata dan kalimat

1. Persukuan
A. Jika di tengah kata terdapat dua vokal berurut dipisah antara kedua vokal.
Contoh:
• Lain menjadi la-in
• kait menjadi ka-it
• Main menjadi ma-in

B. Di tengah kata terdapat satu konsonan diapit dua vokal dipisah antara vokal
pertama dan konsonan yang mengikuti.
Contoh:
• bahasa menjadi ba-ha-sa
• sepatu menjadi se-pa-tu
• negara menjadi ne-ga-ra
C. Di tengah kata terdapat dua konsonan atau lebih berurut dipisah antara
konsonan pertama dengan kedua. (konsonan rangkap sy, kh, ng, ny dihitung
satu)
Contoh:
• Maksud menjadi mak-sud
• April menjadi ap-ril
• Langsung menjadi lang-sung
• Abstraksi menjadi ab-strak-si
• Instansi menjadi in-stan-si
• Gembleng menjadi gem-bleng
2. Kata berimbuhan (awalan dan akhiran) dipisah dari kata dasarnya.

Contoh:
a. Membaca menjadi mem-ba-ca
b. Harian menjadi hari-an
c. Makanan menjadi ma-kan-an
d. Pemakaman menjadi pe-ma-kam-an
e. Penyuluhan menjadi pe-nyu-luh-an
f. Pemikiran menjadi pe-mi-kir-an
g. Pengakuan menjadi peng-a-ku-an
h. Ada udang di b-alik batu (salah)
i. Ada udang di bali-k batu. (salah)

3. Penulisan Gabungan kata

Apabila mendapat awalan atau akhiran saja dipisah, tetapi jika mendapat awalan
dan akhiran sekaligus digabung.
Contoh:
• bertanda tangan • memutar balik

• tanda tangani • putar balikkan
• menandatangani • memutarbalikkan
catatan:
pascasarjana, halalbihalal, segitiga, saputangan, bumiputra, olahraga, hulubalang,
amoral, antarwarga, caturtunggal, nonmigas, tunanetra, sukacita, dukacita,
ultramodern, peribahasa, semifinal, kontrarevolusi.
4. Penulisan Huruf Besar

a. Huruf pertama petikan langsung
Contoh:
• Menurut Kapolda, “Semua personel harus belajar bahasa Indonesia.”
• “Kita berangkat besok,” katanya.
b. Kata ganti yang menunjukkan Tuhan.
Contoh:
• Lindungilah hamba-Mu dari godaan setan.
• Atas berkat dan lindungan-Nya.
c. Huruf pertama nama gelar (Kehormatan, keturunan, agama), pangkat, jabatan
yang diikuti nama orang.
Contoh:
• Ia tinggal di rumah Haji Somad
• Saya bertemu dengan Teuku Ibrahim
• Mereka pergi ke rumah Kolonel Untung
• Besok Gubernur Fawzi Bowo akan meresmikannya.
Perhatikan:
• Bulan depan ia akan naik haji
• Ia diberi gelar raden mas.

• Ia bertemu dengan seorang kolonel polisi.

• Minggu depan pelantikan gubernur akan dilaksanakan.
Apabila mengacu kepada orang tertentu tetap ditulis huruf besar.
• Besok Menteri Agama akan berangkat ke luar negeri.
• Saya akan bertemu dengan Kapolda Jawa Tengah.
d. Huruf pertama nama suku, bangsa, dan bahasa
Contoh:
• Belajar bahasa Indonesia
• Demi kemajuan bangsa Indonesia
• Teman saya, Bambang, bukan suku Jawa, tetapi suku Batak.
Catatan:
labu siam, pisang ambon, gula jawa, jeruk bali, dodol garut, dll.
e. Huruf pertama nama khas dalam geografi.
Contoh:
• Berlayar ke Selat Sunda, mendaki Gunung Bromo,
• Danau Poso, Propinsi Jawa Barat, Sungai Musi, Teluk Jakarta.
f. Nama hari, bulan, tahun, hari raya, peristiwa sejarah.
Contoh:
• Umat Islam merayakan hari Lebaran, umat Kristen merayakan hari Natal,
umat Hindu merayakan Nyepi.
• Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
• Ujian mulai hari Senin bulan Juli
• Puasa di bulan Ramadan.
g. Huruf pertama nama buku, majalah, surat kabar, judul karangan, kecuali kata
tugas “di, ke, dari, untuk, yang”
Contoh:
• Buku Pedoman Umum Ejaan yang Disempurnakan diterbitkan Balai
Pustaka.
• Saya berlangganan harian Kompas
• Bacalah artikel “Polri di Era Reformasi”.
h. Singkatan gelar, nama, pangkat, sapaan (kecuali gelar dokter disingkat “dr”)
Contoh:
• Drs. Adang Firman

• Drs. Ketut Untung Yoga, S.H.,M.M.

• Prof. Dr. T.R. Nitibaskara
• R.A. Kartini
• Ny. Meneer
• Drs. Eddy Ihwanto, M.Si.
• Bambang Suryo Husodo (Bambang S.H.)
• Bambang Sarjana Hukum (Bambang, S.H.)
i. Kata sapaan langsung maupun sapaan yang diikuti nama orang/jabatan.
Contoh:
• Surat Saudara sudah saya terima
• Mengapa Adik terlambat?
• Kami pergi ke rumah Pak Camat
• Kemarin Ibu Sri masuk rumah sakit.
Perhatikan:
• Kita harus menghormati bapak dan ibu kita
• Semua camat di kabupaten itu hadir kemarin.
• Dia bukan adik saya.
j. Nama lembaga resmi kenegaraan, dokumen resmi.
Contoh:
• Dewan Perakilan Rakyat
• Undang-Undang Dasar 1945
• Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik
Indonesia.
5. Jenis kata
a. Verba
Contoh:
pukul, cubit, tulis, baca.
b. Adjektiva
Contoh:
letih, segar, jauh, tinggi.
c. Adverbia
Contoh:
kemarin, lusa,

d. Nomina
Contoh:
buku, baju, bola, rumah
e. Numeralia
Contoh:
lima, delapan, banyak, sedikit
f. Pronomina
Contoh:
dia, saya, beliau, mereka
g. Preposisi
Contoh:
di, ke, dari, pada, daripada
h. Konjungsi
Contoh:
dan, dalam, tentang, tetapi, atau
i. Artikel
Contoh:
sebuah, sehelai, sebatang, setangkai
j. Partikel
Contoh:
lah, kah, tah, pun
6. Tata Kalimat
Pola Dasar Kalimat Bahasa Indonesia
a. Subjek-Predikat
Contoh:
Mereka petani.
Kami mahasiswa.
b. Subjek-Predikat-Objek
Contoh:
Anto menyapu halaman.
Adik memetik bunga.
c. Subjek-Predikat-Pelengkap
Contoh:
Mereka bermain bola.

Pak Budi menjadi ketua PSSI.

d. Subjek-Predikat-Keterangan
Contoh:
Ibu pulang dari Surabaya.
Dia berangkat bulan depan.
e. Subjek-Predikat-Objek-Keterangan
Contoh:
Ayah membaca koran di teras.
Kakak memungut sampah di halaman.
Subjek-Predikat-Objek-Pelengkap
f. Contoh:
Ibu membelikan adik mobil-mobilan.
Bapak membuatkan saya layang-layang.

DAFTAR PUSTAKA
A. Dasar Perundang-undangan
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 29 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas
Dilingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
B. Buku Referensi
-
C. Referensi lainnya
• Browsing internet, Tata Persuratan dan Kearsipan oleh Dian Anggraeni, November
2012.
• Browsing internet, Pengelolaan Administrasi Dan Tata Persuratan oleh Yahudin,
26 Juni 2011.

DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN
1. Daftar Peralatan/Mesin
NO NAMA PERALATAN/MESIN KETERANGAN

1. Laptop/personal computer
2. Printer
3. Pelubang kertas
4. Stempel dan bantalan stempel
5. Klip/binder klip
2. Daftar Bahan
NO NAMA PERALATAN/MESIN KETERANGAN

1. Modul pelatihan
2. Kertas HVS
3. Tinta/serbuk printer
4. ATK

DAFTAR PENYUSUN MODUL
NO NAMA PROFESI
1. ARIFIN, SH Analis Ketatalaksanaan Biro Organisasi
Dan Kepegawaian Sekretariat Daerah
Provinsi Jawa Tengah
2.
3.
4.

Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
46

Penyusunan Naskah Dinas PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penyusunan Naskah Dinas PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Pelatihan Teknis Administrasi Dasar

Modul Penyusunan Naskah Dinas 1

BAB II IDENTIFIKASI DATA ........................................................................... 5

BAB III TATA NASKAH DINAS ....................................................................... 8

BAB IV NASKAH DINAS ................................................................................ 21

BAB V PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA YANG BAIK DAN BENAR.............. 32

A. Bahasa Indonesia ............................................................................... 32

Modul Penyusunan Naskah Dinas 2

Modul Penyusunan Naskah Dinas 4

B. Ketrampilan yang diperlukan dalam mengidentifikasi data.

Modul Penyusunan Naskah Dinas 6

C. Sikap yang diperlukan dalam mengidentifikasi data.

Modul Penyusunan Naskah Dinas 7

Modul Penyusunan Naskah Dinas

Modul Penyusunan Naskah Dinas 9

j. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah

Modul Penyusunan Naskah Dinas 10

dd. Penandatanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggungjawab

Modul Penyusunan Naskah Dinas 11

Modul Penyusunan Naskah Dinas 12

Modul Penyusunan Naskah Dinas 13

D. Asas-asas Tata Naskah

Modul Penyusunan Naskah Dinas 14

spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik,

Modul Penyusunan Naskah Dinas 15

c. singkat dan padat

F. Pengelolaan Surat Masuk

G. Pengelolaan Surat Keluar

Modul Penyusunan Naskah Dinas 16

Modul Penyusunan Naskah Dinas 17

J. Tingkat Keamanan dan Penyampaian

Modul Penyusunan Naskah Dinas 18

(untuk perhatian) pejabat yang bersangkutan, guna memper-cepat

Modul Penyusunan Naskah Dinas 19

Modul Penyusunan Naskah Dinas 20

Modul Penyusunan Naskah Dinas

Modul Penyusunan Naskah Dinas 22

h. surat perintah tugas; y. notulen;

C. Penandatanganan Naskah Dinas

Modul Penyusunan Naskah Dinas 23

3) surat biasa; 21) berita daerah;

D. Penggunaan Dan Kewenangan Atas Nama, Untuk Beliau, Pelaksana Tugas,

Modul Penyusunan Naskah Dinas 24

Modul Penyusunan Naskah Dinas 25

F. Pendelegasian Wewenang Dan Pemberian Mandat Penandatanganan Naskah

Modul Penyusunan Naskah Dinas 26

a) stempel perangkat daerah

Modul Penyusunan Naskah Dinas 27

d) jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam

I. Kop Naskah Dinas

Modul Penyusunan Naskah Dinas 28

J. Sampul Naskah Dinas

Modul Penyusunan Naskah Dinas 29

b) coklat untuk sampul naskah dinas perangkat daerah.

Modul Penyusunan Naskah Dinas 30

L. Perubahan, dan Pencabutan

N. Pembinaan dan Pengawasan

Modul Penyusunan Naskah Dinas 31

Modul Penyusunan Naskah Dinas

Modul Penyusunan Naskah Dinas 33

A. Contoh menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar

Modul Penyusunan Naskah Dinas 34

B. Contoh lain dari pada undang-undang dasar antara lain: