Anda di halaman 1dari 16

Posted by aororaoperations in Supply Chain Management.

trackback
Warehouse Management :
1. Aktivitas Warehousing
2. 5 R
3. Inventory Management
4. Dead Stock Management
5. Stock Opname
6. Sistem Pengendalian Inventory/PO Management
7. Sistem FIFO
PERUNTUKAN GUDANG
UNTUK KEBUTUHAN PEMAKAIAN SENDIRI
UNTUK DISEWAKAN KEPADA PIHAK LAIN (LOGISTICS)
YANG AKAN DIBAHAS DISINI ADALAH GUDANG UNTUK PENGGUNAAN
SENDIRI.
AKTIVITAS PERGUDANGAN

AKTIVITAS PERGUDANGAN
• Penerimaan & Penanganan
• Penyimpanan
• Pengeluaran
• Pengendalian / Pengontrolan
• Perawatan ..
AKTIVITAS PERGUDANGAN (2)
1. PENERIMAAN & PENANGANAN
• Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll)
• Barang yang belum diperiksa disimpan di “TRANSIT AREA”
• Pemeriksaan Mutu (quality Control)
• 100 % inspection
• Sampling (metode sampling)
• Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat supplier
• Pemeriksaan quantity barang
• Penyelesaian Administrasi
• Proses Handling yang benar
INCOMING INSPECTION
100 % inspection biasanya dilakukan untuk :
• Supplier baru
• Material Pokok
• Inkonsistensi quality dari supplier
• Ada masalah baru yang timbul
Sampling Inspection dilakukan jika :
• Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier
• Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material
Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :
• Konsistensi
• Sistem dan prosedur internal supplier
Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase sampling dari satu supplier secara
kontinyu akan turun
AKTIVITAS PERGUDANGAN (3)
2. PENYIMPANAN
• Penentuan jumlah unit per kelompok
• Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan qty tertentu
• Pemberian identitas barang
• Penyimpanan di rak secara sistematis
• Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO
• Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Re
inspection)
• Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang)
• Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory tuliskan lokasi penyimpanan barang
Klasifikasi penyimpanan dilakukan per kelompok besar, kemudian per kelompok kecil dst.
Penentuan lokasi berdasarkan kategori :
Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang)
Lokasi Rak (Lot)
Lokasi subrak
IDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :
• NAMA BARANG
• KODE BARANG
• SPESIFIKASI BARANG
• UNIT
• JUMLAH PENERIMAAN
• TANGGAL TERIMA
• NAMA SUPPLIER
• CAP QC PASS
• DLL (SESUAI KEBUTUHAN)
PENGELUARAN
ATURAN MAIN PENGELUARAN BARANG
Otorisasi (tanda tangan)
Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa)
Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik)
Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)
Pemeriksaan dokumen permintaan barang
Tanda tangan sesuai otorisasi
Data – data lengkap
PENGENDALIAN / PENGONTROLAN
1. Internal (dilakukan sendiri)
2. External (pihak lain yang independen)
Stock opname
Partial
Total
Pemeriksaan bukti-bukti pengeluaran dan pemasukan yang sah
Administrasi inventory harus independen (tidak dibawah pengaruh kepala gudang).
Dead stock management
PERAWATAN
LAKUKAN PEMERIKSAAN MUTU BARANG JIKA MASA SIMPAN SUDAH
MENCAPAI WAKTU TERTENTU (Re QC)
TERAPKAN PRINSIP-PRINSIP 5 R
LANGKAH- LANGKAH 5 R
1. RINGKAS (SEIRI)
2. RAPI (SEITON)
3. RESIK (SEISO)
4. RAWAT (SEIKETSU)
5. RAJIN (SHITSUKE)
Tujuan Implementasi 5R
5R Sebagai dasar KAIZEN di tempat kerja atau GEMBA
. Kaizen di tempat kerja (GEMBA) harus diawali
dari 2R (RINGKAS(SEIRI) dan RAPI(SEITON))
2. Pembersihan (RESIK/SEISO) dapat menemukan keadaan Abnormalitas.
3. “Kebersihan” (RAWAT/SEIKETSU) dimulai dari “Disiplin”
(RAJIN/SHITSUKE)
INVENTORY MANAGEMENT
JENIS – JENIS INVENTORY
1. INCOMING INVENTORY (BAHAN BAKU)
2. WORK IN PROCESS (WIP) INVENTORY
3. INVENTORY BARANG JADI (FINISHED GOODS
MENGAPA INVENTORY DIBUTUHKAN ??
FUNGSI-FUNGSI MASING-MASING INVENTORY (1)
INCOMING (RAW MATERIAL)
1.1 Mengatasi keterlambatan supply
1.2 Mendapatkan discount khusus untuk qty tertentu
1.3 Antisipasi kedepan (kerusuhan, pemogokan dll)
1.4 Jika ada kebijakan pemerintah yang bisa mengakibatkan kenaikan harga..
PROCESS (WIP)
2.1 Fleksibilitas produksi, terutama jika mesin breakdown
2.2 Stabilisasi tingkat output per proses jika ada variasi order
2.3 Meningkatkan utilisasi pabrik, proses dan tenaga kerja..
FINISHED GOODS
3.1 Meningkatkan fungsi customer service (barang diorder langsung ada)
3.2 Sebagai buffer stock jika ada masalah di proses produksi atau kesulitan bahan baku
(customer service)
Balancing Tools◊3.3 Mengatasi fluktuasi permintaan , khususnya untuk “seasonal products”
3.4 Mengantisipasi terjadinya masalah di pabrik atau di pemasok (pemogokan, dll)…
MENGAPA INVENTORY PENTING ??
• Nilainya sangat signifikan
• Resiko (potensi) kerugian
• Over stock
• Kehabisan Stock
• Peluang untuk cost saving
• Law of tens
Karena nilainya sangat signifikan, maka perlu untuk :
Diketahui nilainya secara pasti
Dkendalikan jumlahnya
Dikendalikan pergerakannya
Cepat dideteksi jika terjadi inefisiensi
Dikendalikan penggunaannya..
DEAD STOCK MANAGEMENT
PENYEBAB TERJADINYA DEAD STOCK (1)
Perubahan disain atau komposisi atau spesifikasi tanpa disertai dengan perhitungan yang
matang atau tanpa koordinasi yang baik.
Kesalahan prediksi :
Product life time lebih pendek dari yang diperkirakan
Daya serap pasar tidak sebesar yang diperkirakan
Sistem pengendalian stock yang buruk. (Menurut data, stock sudah habis, ternyata kemudian
barang tersebut masih ditemukan)
Pada waktu mengorder barang tidak mengetahui posisi stock yang sebenarnya (Over Stock)
Rencana kerja terlalu sering berubah-ubah (terutama sales forecasting)
Kesalahan dalam pemesanan barang
Barang Kadaluwarsa karena :
1. Over Stock (terlalu lama disimpan, mutunya menurun)
2. Sistem FIFO tidak benar.
LANGKAH-LANGKAH PREVENTIVE
Data stock harus akurat
Penyusunan di rak teratur dan rapi
Hindari terjadinya penyebab yang sudah dibahas
STOCK OPNAME
Sering juga disebut Stock Take
Adalah salah satu cara untuk mengetahui stock yang ada dengan cara menghitung langsung
fisik barang yang ada
Biasanya dibandingkan juga dengan stock administrasi. Jika ada selisih biasanya dilakukan
penyesuaian (adjustment) antara stock fisik dan stock administrasi

JENIS STOCK OPNAME


STOCK OPNAME TOTAL
- Menghitung seluruh stock yang ada sekaligus.
STOCK OPNAME PARTIAL
- Menghitung sebagian stock yang ada secara bergiliran (Cycle Counting).
Mengapa Cycle Counting Dibutuhkan ?
CARA MELAKUKAN CYCLE COUNTING
Kelompokkan semua jenis barang ke dalam kategori, misalnya :
Fast Moving Stock = A
Slow Moving Stock = B
Very Slow Moving / Dead Stock = C
Tentukan Cycle Time untuk masing-masing kategori, misalnya :
Kategori A = 20 Hari Kerja, B = 30 Hari Kerja dst
Hitung Jumlah Item Yang harus dicocokkan setiap harinya
Buat Daftar jenis barang Per kategori
Buat schedule stock opname per hari Sehingga seluruh Jenis Barang Yang masuk kategori tsb
selesai dihitung dalam 1 siklus
Setiap Jenis Barang sekurang-kurangnya setahun sekali dihitung
Buat Laporan Hasil cycle counting, dan lakukan adjustment berdasarkan prosedur yang sudah
ditentukan.
Hati-Hati Dalam melakukan justifikasi selisih stock.
RESIDUAL BALANCE COUNTING
Cara ini efektif jika digunakan sistem on line stock
Setiap kali pengambilan atau penempatan barang, crew menghitung sisa stock yang ada di
rak.
Hasil penghitungan ini dilaporkan ke sistem (Komputer)
Jika ada selisih / perbedaan, maka segera diambil tindakan lebih lanjut
MANFAAT STOCK OPNAME (TOTAL / PARTIAL) :
Memberikan gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi di gudang , kadang-kadang hal
yang tidak terduga bisa terjadi, misalnya kebocoran internal dll
Data ini bisa digunakan oleh pihak accounting untuk meningkatkan akurasi laporan
keuangannya
Bisa digunakan untuk melakukan trace back (penelusuran) terhadap penyebab terjadinya
variance.
Bisa digunakan sebagai salah satu bahan performance appraisal dari staf gudang (misalnya
penilai di akhir tahun).
MASALAH YANG SERING TERJADI
Barang rusak dalam penyimpanan
Rusak dalam handling
Salah menyimpan barang
Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll
Banjir
SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi)
Stock tidak mencukupi
TIP – TIP UNTUK STOCK OPNAME
Pada waktu pelaksanaan stock opname, tidak boleh ada barang keluar atau masuk (Freezing)
Penghitungan harus dilakukan oleh pihak independen (pihak yang tidak berkaitan dengan
barang yang akan dihitung)
Jika diperlukan akurasi yang tinggi, sebaiknya satu jenis barang dihitung oleh dua orang /
kelompok yang berbeda dalam waktu yang tidak bersamaan
LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN
Sebelum Stock Opname :
- Rapikan semua barang yang ada digudang
- Semua barang sudah dalam kemasan yang benar
- Buat tabel jenis barang yang perlu dihitung
- Tentukan siapa saja yang bertanggung jawab menghitung masing-masing jenis barang
tersebut. Jika perlu buatlah kepanitiaan untuk tujuan stock opname ini
Pada Saat Stock Opname :
- Lakukan penghitungan sampai tuntas
- Jika hasil penghitungan berbeda diantara dua kelompok, lakukan penghitungan bersama-
sama.
- Pastikan semua barang sudah dihitung dan hasil penghitungan sudah benar
Setelah Stock Opname :
- Buat Laporan hasil stock opname
- Hitung penyimpangan (variance) masing-masing barang (fisik Vs administrasi)
PASCA PELAPORAN VARIANCE :
- Pelajari item barang yang selisih. Jika jumlah item barang Banyak, lihat barang-barang
dengan selisih terbesar.
- Beri perhatian khusus dan selidiki penyebab selisih tersebut dan ambil langkah-langkah
perbaikan.
- Bandingkan dengan hasil stock opname sebelumnya, apakah barang ini bermasalah terus.
Jika Ya, cari solusinya segera, a.l.
- Buat tugas pengontrolan khusus untuk barang-barang tersebut (Misalnya dikontrol setiap
hari).
- Simpan di tempat khusus yang hanya bisa diakses oleh orang tertentu.
- Masukkan hasil variance ini sebagai salah satu point penilaian karyawan (Performance
Appraisal).
JENIS ALAT KONTROL STOCK
STOCK CARD (KARTU STOCK)
KOMPUTER (PROGRAM INVENTORY)

KARTU STOCK (1)


- Setiap Barang Mempunyai satu kartu stock
- Setiap pemasukan dan pengeluaran barang yang sama dicatat pada kartu yang sama
KELEMAHAN :
- Resiko salah besar (salah pencatatan, penjumlahan dll)
- Pengontrolannya sulit (sulit diperiksa bukti transaksi)
- Pengolahan data tidak tersedia
- Data mudah dirubah oleh orang lain, karena tersimpan di tempat yang umum (Iseng atau
mempunyai tujuan tertentu)
KELEBIHAN :
- Posisi stock dengan mudah bisa diketahui oleh petugas gudang
- Tidak membutuhkan teknologi yang tinggi
- Biaya Investasi rendah
- Tidak membutuhkan manpower skill yang tinggi
PROGRAM KOMPUTER
Ciri – Ciri :
Ada operator yang bertanggung jawab melakukan data entry.
Operator melakukan data entry berdasarkan bukti-bukti transaksi yang sah. Bisa juga dengan
menggunakan bar code.
Data disimpan di PC (lokal) atau server
Biasanya sistem multi user, bisa digunakan oleh banyak orang.
KEUNTUNGAN :
Faktor Human error lebih kecil
Mudah dilakukan trace back
Lebih cepat
Datanya mudah diolah lebih lanjut
Sharing data dengan divisi lain sangat mudah (Purchasing, PPIC dll)
KELEMAHAN :
- Perlu Investasi (Soft Ware dan Hard Ware)
- Man Power Requirement lebih tinggi
- Membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menguasai sistemnya. (Masa Adaptasi lebih
lama)
- Jika ada masalah, sulit dikompromikan (tidak fleksibel)-> GIGO
- Kadang-kadang ada masalah yang tidak terdeteksi.
INGAT
Sistem apapun yang digunakan, harus :
1. Menjawab posisi stock setiap saat
2. Memungkinkan Trace Back lebih mudah
3. Human Error bisa ditekan sekecil Mungkin
4. Bisa Menekan variance (selisih) stock fisik vs administrasi.
WASPADAI JIKA STOCK ANDA SELISIH TERUS MENERUS
SISTEM PENGENDALIAN STOCK DENGAN PO MANAGEMENT SYSTEM
Adding Safety Stock

The Replenishment Cycle

Overview of Forecasting Factors


Masalah – masalah PO Management
- Rumus PO masih salah
- Data Stock tidak akurat
- Rencana Jual tidak akurat
- Skill estimasi jual (BM) kurang akurat
- Pasar yg unpredictable
- Gudang perlu pembenahan
- Principal
- Stock terbatas
- Minimal order
J- adwal pengiriman tdk tepat
STOCK DEPO
Gudang Baik
Gudang BS
Mobil Box
Saldo Awal & Saldo Akhir
Cut Off ??
Stock Opname Harian
Forecasting
Rencana Jual P-1
Rencana Jual P-2
Angka Bantu
Target
Rata-rata Jual per Pekan (4 pekan terakhir)
Situasional
Program Marketing
Program Kompetitor
Peak Season
Liburan Sekolah (tergantung jenis industri/bisnis)
Force Majeur
Realisasi PO
Barang Dalam Perjalanan
Jadwal Tiba
Service Level Principal
Lead Time
PARETO SYSTEM
RULE 20/80
20% DARI JENIS BARANG DI INVENTORY
AKAN BERNILAI 80% DARI TOTAL ARV
(ARV = ANNUAL REQUIREMENT VALUE)
Dengan Mengontrol ini, akan memberikan
Hasil Yang Sangat Besar Buat Perusahaa
UTILISASI GUDANG
Utilisasi Ruangan akan meningkatkan daya tampung gudang tetapi di lain pihak akan
meningkatkan kompleksitas pengambilan barang (Cost per M2 rendah tetapi Picking Cost
Meningkat)
Menambah luas gudang akan menurunkan kompleksitas pengambilan barang, tetapi di sisi
lain jarak antar barang menjadi lebih jauh dan meningkatkan cost per M2
Dibutuhkan optimalisasi antara parameter :
luas ruangan
Picking system
Handling System
Information System
SISTEM FIFO
FIFO = FIRST IN FIRST OUT
Ada 2 jenis sistem FIFO :
FIFO Fisik :
Barang secara fisik disusun berdasarkan prinsip FIFO
FIFO Administrasi :
Barang secara administrasi disusun berdasarkan urutan masuk dan keluarnya. Biasanya
tujuannya untuk mendapatkan harga perolehan masing-masing barang.
CARA MENERAPKAN SISTEM FIFO secara fisik
- TEMPAT PEMASUKAN DI SISI YANG BERBEDA DENGAN TEMPAT
PENGAMBILAN UNTUK SATU JENIS BARANG ATAU KELOMPOK BARANG
- PEMASUKAN BARANG DI BELAKANG, PENGAMBILAN DI DEPAN
DISUSUN SECARA TERATUR
JENIS BARANG TERTENTU ADA YANG SANGAT SENSITIF TERHADAP FIFO, DAN
ADA YANG KURANG SENSITIF. PENENTUAN SISTEM FIFO YANG AKAN
DIGUNAKAN SANGAT TERGANTUNG DARI JENIS BARANG YANG
BERSANGKUTAN.
SISTEM FIFO FISIK ADA 2 MACAM :
- BERDASARKAN URUTAN MASUK
- BERDASARKAN EXPIRY DATE (FEFO)

Kode 6 Plastik / Plastic Bertuliskan PS

PS atau Polystyrene termasuk kemasan sekali pakai. Contohnya gelas dan pakai makanan
styrofoam, sendok, dan garpu plastik, yang biasa ada pada kotak makanan. Kotak CD juga
mengandung Polystyrene. Kandungan bahan kimia plastik jenis ini berbahaya bagi
kesehatan. Jika makanan berminyak dipanaskan dalam wadah ini, styrene dari kemasan
langsung berpindah ke makanan.

Kode 7 Plastik / Plastic Bertuliskan PC

PC atau Polycarbonate digunakan untuk botol galon air minum, botol susu bayi, melamin
untuk gelas, piring, mangkuk alat makanan. Salah satu bahan perlengkapan makanan dan
minuman yang sering digunakan adalah melamin yang tergolong jenis plastik termoset.
Plastik jenis ini tergolong dalam “food grade” dan dapat digunakan sampai 140º C.

Saat ini beredar perlengkapan makanan melamin palsu yang biasanya dijual dengan harga 10
ribu 3, dibuat dari bahan urea formaldehyde yang mengandung formalin kadar tinggi, yang
tidak tahan panas dan dapat mengeluarkan formalin yang dapat mengkontaminasi makanan.

Untuk membedakan melamin palsu dengan yang asli dapat dilihat dari tekstur permukaannya
di bawah cahaya lampu, yang palsu biasanya bergelombang sedangkan Plastik / Plastic PC
yang asli tidak, dan jika direbus yang palsu akan berubah bentuk dan warnanya menjadi
kekuningan.

Kategori 8 Plastik / Plastic untuk jenis lainnya

Kategori ini mencakup semua jenis plastik yang tidak termasuk dalam keenam kategori di
atas. Namun, bukan berarti plastik jenis ini aman sebagai wadah makanan, karena di dalam
kategori ini termasuk polycarbonate yang dapat melepaskan BPA.

Di dalam kategori ini juga ada bio plastik yang terbuat dari tepung jagung, kentang, atau
tebu. Bioplastik aman sebagai kemasan Plastik / Plastic makanan dan ia pun dapat terurai
secara biologis. Untuk jenis ini, pastikan bahan Plastik / Plastic tidak mengandung
Polycarbonate.
Diposkan oleh dave002 di 10.45 0 komentar

Label: Jual Plastik, Pabrik Plastik, Plastik Mika, plastik pp

Jenis Plastik / Plastic Category dg dsr Kode Produksi Plastik

Kode Plastik / Plastic dalam industri


Kode 1 Plastik / Plastic bertuliskan PET atau PETE

Plastik / Plastic PET atau PETE (Polyethylene terephthalate) sering


digunakan sebagai Plastik / Plastic botol minuman, minyak goreng, kecap, sambal, obat,
maupun kosmetik. Plastik jenis ini tidak boleh digunakan berulang-ulang atau hanya sekali
pakai. Habiskan segera isinya, jika tutup wadah telah dibuka. Semakin lama wadah terbuka,
maka kandungan kimia yang terlarut semakin banyak.

Kode 2 Plastik / Plastic Bertuliskan HDPE

Plastik / Plastic HDPE atau High Density Polyethylene banyak ditemukan


sebagai Plastik / Plastic kemasan makanan dan obat yang tidak tembus pandang. Plastik
jenis ini digunakan untuk botol kosmetik, obat, minuman, tutup plastik, jeriken pelumas, dan
cairan kimia.

Kode 3 Plastik / Plastic Bertuliskan PVC


Plastik / Plastic PVC atau Polyvinyl Chloride (PVC) sering digunakan
pada mainan anak, bahan bangunan, dan Plastik / Plastic kemasan untuk produk bukan
makanan. PVC dianggap sebagai jenis plastik yang paling berbahaya. Beberapa negara Eropa
bahkan sudah melarang penggunaan PVC untuk bahan mainan anak di bawah tiga tahun.

Kode 4 Plastik / Plastic Bertuliskan LDPE

Plastik / Plastic LDPE atau Low Density Polyethylene (LDPE) sering


digunakan untuk membungkus, misalnya sayuran, daging beku, kantong/tas kresek

Kode 5 Plastik / Plastic Bertuliskan PP

Plastik / Plastic PP atau Polypropylene sering digunakan


sebagai kemasan Plastik / Plastic makanan, minuman, dan botol bayi
menggunakan plastik jenis ini.