No. Dokumen : DPPI.SOP.HRD.

02

Nama Dokumen : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

OBSOLETE DOKUMEN
DISTRIBUSI DOKUMEN

DISTRIBUSI DOKUMEN
No. Keterangan
Bagian / Area
1 √ Management
2 PPIC
3 Fabric W/house
4 Accessories W/house

Cutting
5
6 Sewing
7 Finishing
8 Mekanik
9 √ HRD
10 EXIM
Sam
11
ple
12 Quality Assurance (QA)
13 Quality Control (QC)
14 Produ
ct
Safety
15 Accounting

RIWAYAT PERUBAHANDOKUMEN :
DISTRIBUSI

Rev. No
Description
Tgl Terbit
Diterbitkan oleh
MGT
P
P
C
FAB
ACC
C
U
T
SEW
F
I
N
 M
KN
HRD
E
X
M
SPL
Q
A
QC
PS
ACT

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Doc No
DPPI.SOP.HRD.02

OBSOLETE DOKUMEN
ESTB
14 Sept 2015
1/3

REV
03

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

TANGGAL PERUBAHAN REV. NO. DISETUJUI

10/5/2010 New release 00 C.B. Moon

28/02/2014 Prosedur 01 Jung Il Su

28/02/2014 COP”OBSOLETE DOKUMENT” 02 Jung Il Su

14/09/2015 Person In charge 03 H.S. Park

 Prepared by : Checked by : Approved by :

Name : Lia Name : Deni IM Gunawan Name : H.S. Park

Compliance Manager HRD General Manager
Date : 14 / 09 / 2015 Date : 14 / 09 / 2015 Date : 14 / 09 / 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Doc No DPPI.SOP.HRD.02
ESTB 14 Sept 2015
OBSOLETE DOKUMEN 03
2/3
REV

1. Definisi
Suatu proses penyimpanan dan pengendalian dokumen yang sudah tidak berlaku lagi di dalam
perusahaan dikarenakan sudah ada yang terbaru atau sudah direvisi.

2. Tujuan
Untuk mengontrol dokumen yang sudah tidak berlaku tidak beredar di dalam area perusahaan dan
agar semua orang termasuk kedalam bagian dari perusahaan mengetahui bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku dan tidak boleh digunakan lagi dalam area perusahaan

3. Ruang Lingkup
Semua jenis dokumen yang digunakan dalam perusahaan

4. Pelaksana
ADMIN masing-masing bagian

5. Waktu Pelaksanaan
Pada saat ada perubahan atau revisi dokumen

6. Penanggung Jawab
6.1 Director (mengesahkan pengontrolan dokumen usang yang mencakup semua departemen)
6.2 Factory Manager (mengontrol semua departemen menggunakan dokumen yang terbaru)
6.3 Manager Produksi (memastikan produksi menggunakan dokumen terbaru)
6.4 Manager QA / QC (mengontrol penarikan dokumen usang)
6.5 Staff Kontrol Dokumen (mengevaluasi dan mengontrol dokumen di semua departemen)
 6.6 Manager masing-masing departemen (bertangggung jawab dan mengontrol implementasi
penarikan dokumen)
6.7 ADMIN masing-masing bagian (menarik dan menyimpan dokumen yang tidak dipakai atau
obsolete document )
7. Prosedur
7.1 Setiap bagian harus mengidentifikasi dokumen mereka masing - masing
7.2 Membuat daftar dokumen yang sudah tidak berlaku sesuai dengan tanggal penarikan
dokumen
7.3 Menata atau menyimpan arsip / dokumen yang akan disimpan untuk menentukan lokasi
penyimpanan dan masa penyimpanan tergantung dari retensi periode masing – masing
departement
Prepared by : Checked by : Approved by :

Name : Lia Name : Deni IM Gunawan Name : H.S. Park

Compliance Manager HRD General Manager
Date : 14 / 09 / 2015 Date : 14 / 09 / 2015 Date : 14 / 09 / 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Doc No DPPI.SOP.HRD.02
ESTB 14 Sept 2015
OBSOLETE DOKUMEN 03
3/3
REV

7.4 Dokumen yang sudah di revisi atau di perbaharui harus di tarik dari produksi dan di ganti
dengan yang terbaru
7.5 Pengontrol dokumen dan pemberi dokumen using /obsolete harus mengisi dan
menandatangani formulir penarikan dokumen usang
7.6 Pengontrol dokumen harus mengisi perubahan pada formulir “ Riwayat Perubahan
Dokumen “.
7.7 Dokumen yang sudah tidak berlaku harus di cap atau di beri identitas “ OBSOLETE
DOCUMENT” dan di lengkapi dengan tanggal penarikan nya

7.8 Dokumen yang sudah di obsolete harus disimpan dengan baik untuk memastikan dokumen
tersebut tidak di gunakan lagi
7.9 Setiap department harus menyimpan dan menjaga dokumen / arsip masing - masing
dengan baik agar mudah di cari, tidak mudah rusak dan hilang
7.10 Setiap bagian harus memeriksa status dan kondisi dokumen secara berkala untuk melihat
status masa simpan dan kondisi arsip / dokumen
7.11 Up-date daftar dokumen dan penataan serta menjaga dokumen dan sistem file secara baik.
7.12 Apabila masa retensi penyimpanan sudah habis, maka dokumen bisa di potong atau
dimusnahkan sesuai masa penyimpanan yang berlaku
8. Proses Evaluasi
Evaluasi dilakukan secara reguler / periodik atau setiap perubahan dokumen.

9. Lampiran
9.1 Dokumen dimasing-masing bagian
9.2 List Dokumen Obsolete (DPPI.FR.HRD.02.01)
9.3 Daftar Pengambilan Dokumen Usang (DPPI.FR.HRD.02.02)

Prepared by : Checked by : Approved by :

Name : Lia Name : Deni IM Gunawan Name : H.S. Park

Compliance Manager HRD General Manager
Date : 14 / 09 / 2015 Date : 14 / 09 / 2015 Date : 14 / 09 / 2015