Panduan Singkat

Microsoft®

Project2010

 Struktur Pekerjaan Proyek (WBS)

 Sumber Daya Proyek & Fine Tuning
 Biaya Proyek
 Konsep Nilai Hasil (Pengendalian Proyek)

disampaikan dalam Pelatihan

P r oject Ma na gement with MS P r oject
2 September 2020

oleh :
Bram Andryanto, S.T., M.T., IPM
bramandr@gmail.com
 Latihan Dasar
Memulai Bekerja menggunakan Microsoft Project
Langkah-langkah berikut ini perlu dilakukan setiap kali kita memasukkan data baru ke dalam
Microsoft Project:
1. Menetapkan tanggal mulai atau tanggal selesainya proyek.
Klik menu Pr oject - Pr oject Infor m ation dan tentukan tanggal dimulainya proyek (Start
Date) atau tanggal selesainya proyek (Finish Date), pilih salah satu menggunakan drop down
menu Schedule From.

2. Mengatur Options.
Pilih menu File - Options untuk mengatur Microsoft Project agar sesuai dengan data proyek
yang akan dikelola.
Dalam tab Display terdapat
beberapa option penting, yaitu:
• Currency option:
menggunakan drop down
menu pada field Currency,
kita dapat mengubah
simbol mata uang yang
akan digunakan.

bramandr@gmail.com 1
 Latihan Dasar
Dalam tab Schedule terdapat
beberapa option penting, yaitu:
• Show assignment units:
menggunakan drop down
menu pada field ini, kita
dapat mengubah satuan
penugasan sumber daya.
Terdapat 2 pilihan, yaitu
Percentage dan Decimal.
• New tasks created: option
ini digunakan untuk
menentukan apakah
penjadwalan akan
dilakukan secara manual
atau otomatis.
• Work is entered in: option
ini digunakan memilih
satuan pekerjaan. Jika kita
akan menggunakan satuan
man-days, maka kita harus
memilih Days, tetapi jika
menggunakan satuan man-
hours, maka kita harus
memilih Hours, dst.
3. Mengatur kalender kerja.
Pilih menu Pr oject - Change Wor king Tim e untuk mengatur hari kerja, hari libur, dan jam
kerja. Secara default hari kerja adalah Senin s/d Jumat seperti terlihat pada gambar berikut:

Untuk mendefinisikan hari libur, tunjuk tanggal yang akan kita tetapkan sebagai hari libur
(misalnya tanggal 17 Agustus 2011), kemudian pada tab Exceptions isikan nama hari libur
tersebut di kolom Name (misalnya: Hari Kemerdekaan RI) dan isikan tanggal mulai dan
selesainya di kolom Start dan Finish.

bramandr@gmail.com 2
 Latihan Dasar

Untuk mengubah hari libur menjadi hari kerja, ikuti langkah berikut ini:
• Klik tab Work Weeks
• Klik tombol
• Klik Saturday (misalnya kita ingin mengubah hari Sabtu menjadi hari kerja)
• Klik
• Isikan jam kerja pada kolom From dan To (misalnya jam kerja dimulai pukul 08.00 s.d.
17.00 dengan jam istirahat dari pukul 12.00 s.d. 13.00, maka kita perlu mengisikan 2 set
jam kerja, pertama pukul 08.00 s.d. 12.00 dan yang kedua pukul 13.00 s.d. 17.00).

bramandr@gmail.com 3
 Latihan Dasar
Menyusun Struktur Pekerjaan Proyek
• Menentukan tanggal mulai atau tanggal selesainya proyek
• Memasukkan data proyek dan membentuk WBS
• Mendefinisikan hubungan antar pekerjaan
• Menambah/menghapus aktivitas (Task)
• Menampilkan informasi aktivitas yang lebih rinci

Tahapan:
1. Masukkan nama-nama aktivitas pada kolom Task Name.

2. Atur struktur aktivitas menggunakan tombol (Indent) atau (Outdent) pada menu Task.
3. Munculkan outline number dengan mengaktifkan pilihan pada menu
For m at.
4. Masukkan aktivitas pendahulu ke kolom Predecessor. Terdapat 2 cara:
- Menggunakan menu Task - Infor m ation:
• double click pada aktivitas yang bersangkutan, kemudian klik tab Predecessor.
• menggunakan drop down menu pada kolom Task Name pilih nama aktivitas yang
mendahului, kemudian menggunakan drop down menu pada kolom Type pilih bentuk
hubungan antar aktivitas tersebut, dan masukkan waktu tunggunya (lag time) pada
kolom Lag.

Catatan:
Contoh di atas digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara aktivitas Penyusunan Batu (aktivitas nomor urut
7) dengan aktivitas pendahulunya yaitu Penggalian Tanah (aktivitas nomor urut 6) yang berbentuk Start to Start
(SS) dengan Lag time 2 hari.

- Menggunakan notasi baku:

bramandr@gmail.com 4
 Latihan Dasar
• Langkah-langkah tersebut di atas dapat disederhanakan jika kita memahami bagaimana
mendefinisikan hubungan antar aktivitas ke dalam notasi baku.
• Untuk mengisi kolom Predecessor bagi aktivitas Penyusunan Batu, kita cukup
menuliskan notasi 6SS2, yang nantinya akan berubah menjadi 6SS+2 days (artinya
pekerjaan Penyusunan Batu memiliki hubungan yang berbentuk Start to Start (SS)
dengan aktivitas bernomor urut 6 dengan lag time 2 hari).
5. Menambah atau menghapus aktivitas.
- Jika ternyata ada aktivitas yang belum dimasukkan (terlewat), maka kita bisa menyisipkan
aktivitas tersebut dengan cara klik kanan pada posisi yang diinginkan dan pilih Inser t
Task.
- Jika ada aktivitas yang tidak diperlukan dan akan dihapus dari daftar aktivitas, maka
aktivitas tersebut dapat dihapus dengan cara klik kanan pada aktivitas tersebutdan pilih
Delete Task.
6. Menampilkan atau menyembunyikan kolom.
Informasi detail dari setiap aktivitas disajikan dalam bentuk kolom-kolom. MS Project
menyediakan banyak sekali kolom yang dapat ditampilkan atau disembunyikan sesuai
kebutuhan.
- Kolom baru dapat disisipkan di antara kolom yang sudah ada dengan cara klik kanan
pada posisi kolom yang diinginkan dan pilih Inser t Colum n. Kemudian menggunakan
drop down menu pada Field Name pilih nama kolom yang akan ditampilkan.
- Kolom yang tidak dibutuhkan dapat disembunyikan dengan klik kanan pada kolom
tersebut dan memilih Hide Column.
7. Mengubah tampilan (view) data proyek.
Secara default, data proyek yang sudah dimasukkan akan ditampilkan dalam bentuk Gantt
Char t, namun dengan menggunakan menu Task – Gantt Char t atau bisa juga dengan
menggunakan menu View, data proyek tersebut dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk
lain seperti Task Usage, Networ k Diagr am , Calendar , Resour ce Usage, Resour ce Sheet,
dll.

bramandr@gmail.com 5
 Latihan Dasar
Memasukkan Data Sumber Daya Proyek dan Mengatasi Keterbatasan
Sumber Daya
Pada umumnya sebuah proyek membutuhkan sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan, material
(bahan), dan sub kontraktor. Setiap aktivitas proyek membutuhkan satu atau beberapa jenis sumber
daya dengan jumlah tertentu. Sumber daya proyek, khususnya tenaga kerja dan peralatan, biasanya
memiliki ketersediaan yang terbatas. Keterbatasan ini biasanya menjadi persoalan klasik dalam
penjadwalan proyek, namun menggunakan MS Project, masalah ini dapat kita pecahkan dengan upaya
fine tuning yang dikenal dengan Resource Leveling.
Tahapan:
1. Untuk mendefinisikan nama dan jumlah sumberdaya yang tersedia, klik menu View –
Resour ce Sheet lalu tuliskan nama sumber daya ke kolom Resource Name dan jumlah
sumber daya tersebut ke kolom Max. Units.

2. Untuk memasukkan data kebutuhan sumber daya, tampilkan form penugasan sumber daya
dengan memilih menu Resour ce – Assign Resour ces.
3. Alokasikan satu per satu sumber daya ke setiap aktivitas dengan mengikuti langkah-langkah
berikut:
- Gunakan satuan penugasan Decimal. (Lihat halaman 2, field Show assignment units).
- Klik pekerjaan yang akan dialokasikan sumberdayanya, lalu masukkan jumlah sumber
daya yang dibutuhkan pada kolom Units.

- Lakukan untuk seluruh aktivitas, setelah itu klik tombol .

- Warna merah menunjukkan bahwa sumber daya tersebut tidak cukup atau overallocated.
- Untuk mengetahui kapan terjadinya kekurangan sumber daya tersebut, klik menu View

Catatan: grafik kebutuhan sumber daya hanya akan muncul jika kursor sedang menunjuk minimal 1 aktivitas.
bramandr@gmail.com 6
 Latihan Dasar
- Pada gambar di atas terlihat terjadi kekurangan sumber daya pada hari ke-1, 2, 6,7, 8, dan
9. Untuk mengatasi masalah seperti ini, perlu dilakukan fine tuning beruparesource
leveling. Untuk melakukan resource leveling, klik menu Resour ce – Leveling Options.

- Agar proses leveling tidak mengakibatkan proyek menjadi lebih lama, maka sebaiknya
aktifkan option kemudian klik maka akan terlihat hasil sbb.:

bramandr@gmail.com 7
 Latihan Dasar
Memasukkan Data Biaya Proyek
Biaya proyek akan muncul sebagai akibat dari penggunaan sumber daya proyek, misalnya: tenaga
kerja, peralatan, material (bahan), dan sub kontraktor. Setiap sumber daya yang digunakan memiliki
tarif tersendiri, ada yg bersifat unit cost maupun lump sum.

Tahapan:
1. Masukkan Data biaya (cost) dan cost accrual ke resource sheet menggunakan menu View –
Resour ce Sheet):

Catatan:
• Untuk biaya-biaya yang dibayar setiap hari, pilih Prorated pada kolom Accrue At.
• Untuk biaya-biaya yang dibayar di muka, pilih Start pada kolom Accrue At.
• Untuk biaya-biaya yang dibayar di akhir, pilih End pada kolom Accrue At.
2. Pada resource sheet di atas terlihat adanya overallocation pada resource Pekerja (ditandai
dengan warna merah), lakukan resource leveling untuk mengatasi masalah tersebut.
3. Untuk melihat alokasi biaya yang dibutuhkan, klik menu View – Task Usage.
4. Untuk melihat cashflow, klik menu Pr oject – Repor ts, pilih Costs – Cash Flow.

bramandr@gmail.com 8
 Latihan Dasar
Melakukan Pengendalian Proyek menggunakan Konsep Nilai Hasil
Proyek dapat dilaksanakan jika rencana proyek sudah matang dan realistis. Pada pelaksanaannya
tentu saja proyek tidak selalu dapat berjalan sesuai rencana. Agar proyek dapat berjalan baik (tidak
menyimpang terlalu jauh dari rencana), maka proyek harus dikendalikan dengan cara:
1. Melakukan Tracking (meng-update data pelaksanaan proyek, khususnya waktu dan biaya aktual).
2. Membandingkan data pelaksanaan proyek dengan rencana (baseline), dengan mengukur besarnya
penyimpangan yang terjadi (baik penyimpangan biaya maupun jadwal) menggunakan Konsep Nilai
Hasil (Earned Value Concept).

Tahapan:
1. Masukkan ongkos kerja bagi resource Pekerja ke kolom Std. Rate pada Resour ce Sheet.
2. Lakukan resource leveling.
3. Jika setelah dilakukan resource leveling tidak ada lagi sumberdaya yang bermasalah
(overllaocated), itu berarti rencana proyek ini sudah matang dan siap dijadikan baseline
(rencana yang dijadikan acuan bagi pelaksanaan proyek).
4. Tambahkan kolom Baseline Duration di sebelah kanan kolom Durasi dan menggunakan menu
View – Gantt Char t – Tr acking Gantt ubahlah tampilan menjadi Tracking Gantt agar
perbedaan antara baseline dan aktual dapat terlihat dengan jelas. Untuk menjadikan rencana
yang sudah matang ini menjadi baseline, klik menu Pr oject – Set Baseline – Set Baseline.
Maka akan tampil pilihan baseline, MS Project memungkinkan kita untuk memiliki sampai
dengan 11 baseline. Untuk contoh soal ini kita gunakan Baseline.
5. Jika kita hanya memiliki 1 baseline saja, langkah 7 ini tidak diperlu dilakukan, langsung saja
lanjutkan ke langkah 8. Namun jika kita memiliki lebih dari 1 baseline, maka kita perlu
menentukan baseline mana yang akan dilaksanakan/direalisasikan, pemilihan baseline
tersebut dapat dilakukan dengan cara memilih menu File – Options, klik tab Advanced,
pada layar sebelah kanan (agak ke bawah) terdapat field Baseline for Earned Value calculation,
lalu gunakan drop down menu untuk memilih baseline mana yang akan digunakan.
6. Jika rencana ini sudah diset sebagai baseline, maka tampilan gantt chart-nya menjadi seperti
berikut ini:

7. Jika proyek sudah berjalan, kita harus meng-update dan memantau perkembangan (progress)
proyek secara periodik. Jika suatu aktivitas berjalan sesuai rencana (on track), maka proses
update terhadap aktivitas tersebut cukup dilakukan dengan cara meng-klik tombol
pada menu Task. Namun jika terdapat penyimpangan, data aktual suatu aktivitas
dapat dimasukkan dengan terlebih dahulu meng-klik aktivitas tersebut dan memasukkan
data aktual tersebut ke dalam form Update Tasks dengan cara meng-klik menu Task
kemudian klik tombol panah yang berada di samping tombol dan pilih Update
Tasks.

8. Misalnya aktivitas A baru selesai pada hari ke-5 (padahal berdasarkan rencana/baseline, akan selesai
pada hari ke-4): masukkan 100% pada kolom % Complete dan 5 pada kolom Actual Duration.
9. Berdasarkan data pada halaman 13, lakukan hal yang sama untuk setiap aktivitas, maka akan
terlihat hasil seperti berikut ini;
bramandr@gmail.com 9
 Latihan Dasar

Catatan:
• Tanda checked () pada kolom mengindikasikan bahwa aktivitas tersebut telah selesai dikerjakan.
• Perbedaan antara kolom Durasi dan Baseline Duration serta perbedaan warna dan panjang gantt chart
menunjukkan bahwa proyek tidak berjalan sesuai rencana (terjadi penyimpangan atau variance).
10. Perkembangan (progress) dan variansi (variance) yang terjadi pada proyek dapat dianalisis
menggunakan konsep Nilai Hasil (Earned Value Concept). Untuk mendapatkan tabel Earned
Value, klik menu View – Tables – Mor e Tables.

11. Pilih Earned Value dan klik tombol , maka tabel data entry akan berubah menjadi
tabel earned value seperti berikut ini:

12. Pada tabel earned value di atas terlihat kolom BCWS, BCWP, dan ACWP masih bernilai 0, hal
itu terjadi karena kita belum menetapkan status date. Status date ditetapkan melalui menu
Pr oject – Pr oject Infor m ation.

13. Misalnya kita ingin memantau progress proyek sampai dengan tanggal 8 Juli, maka kita isi
field Status date dengan tanggal 8 Juli, maka pada tabel earned value akan terlihat kolom
BCWS, BCWP, dan ACWP berisi nilai tertentu:

bramandr@gmail.com  10
 Latihan Dasar

14. Silakan coba ubah status date menjadi tanggal 15 Juli, maka data dalam tabel earned value
akan berubah.
15. Selain meng-update progress proyek, kita juga perlu meng-update biaya aktual proyek, untuk
itu kita perlu menyisipkan kolom Actual Cost dan memasukkan nilai biaya aktual yang sudah
dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Pada contoh di bawah ini dimisalkan bahwa
biaya untuk menyelesaikan aktivitas A membengkak dari anggaran (BCWS) Rp 2 juta menjadi
Rp 3 juta (Actual Cost). Dan karena nilai Actual Cost sudah dimasukkan, maka nilai ACWP
ikut berubah, (menyesuaikan dengan nilai Actual Cost).

16. Setelah proses updating, kita bisa menampilkan kurva S yang menggambarkan progress dari
proyek ini. Langkah-langkah untuk membuat kurva S adalah sebagai berikut:
- Klik Pr oject – Visual Repor ts.

- Pada tab All Pilih Earned Value Over Time Report, pilih Days pada field Select level of usage
data to include in the report kemudian klik . Maka akan tampil kurva dalam Excel
seperti ini:

bramandr@gmail.com  11
 Latihan Dasar

- Klik tab Assignment Usage with EV, maka akan tampil worksheet seperti ini:

- Klik tanda di depan Q3 maka tabel akan di-expand menjadi seperti ini:

- Klik tanda di depan Week 25 s/d Week 28 maka tabel akan di-expand menjadi seperti
ini:

bramandr@gmail.com  12
 Latihan Dasar
17. Setelah tabel dikembangkan sampai satuan waktu terkecil (harian), kembali ke grafik dengan
meng-klik tab Chart 1. Maka akan tampil kurva S seperti berikut ini:

bramandr@gmail.com  13
Latihan Penggunaan MS Project
- Work Breakdown Structure (WBS)
- Notasi Predecessor & Constraint
- Alokasi Sumber Daya
- Mengatasi Konflik Sumber Daya (Keterbatasan Sumber Daya)

Akt Durasi Predecessor Notasi Tukang Helper Semen Pasir SubKontraktor1 SubKontraktor2 SubKontraktor3
1 A
2 A1 4 days 1 3
3 A2 8 days Dimulai 2 hari setelah A1 dimulai 2SS+2 days 1
4 B
5 B1 4 days Dimulai 4 hari setelah A1 selesai 2FS+4 days 1 6
6 B2 10 days Dimulai setelah B1 selesai 5 1
7 B3 2 days Dimulai 2 hari sebelum B1 selesai 5FS-2 days 4 5 1
8 C
9 C1 8 days Dimulai setelah B2 selesai 6 2
10 C2 2 days Dimulai setelah A1 selesai 2 1 4
11 C3 16 days Dimulai setelah B1 selesai 5 1 4
12 D
13 D1 6 days Dimulai setelah C2 selesai 10 2 5
14 D2 6 days Dimulai setelah B3 dan C1 selesai 7,9 1
15 D3 10 days Dimulai setelah C3 dan D1 selesai 11,13 2
Harga Satuan>> 60rb 30rb 50rb 50rb 1 jt 750rb 500rb
Max. Unit>> 5 10
(Biaya per paket pekerjaan)
Keterangan :
1 Tukang dan Helper dibayar harian
2 Bahan (Semen dan Pasir) dibayar di muka
3 Sub Kontraktor dibayar jika pekerjaan sudah selesai (dibayar di akhir)
4 Biaya-biaya tersebut merupakan biaya-biaya langsung, jika ada biaya tak langsung yang akan dimasukkan, kita bisa menambahkan kolom (Insert Column) Fixed Cost.