Mengapa slide ini penting? Sebagai bagian dari siklus manajemen keuangan, pencatatan barang
milik sekolah/madrasah akan memberikan gambaran apa saja hal minimal yang harus dilakukan
sekolah dalam upaya menginventarisasi barang-barang yang berada dalam penguasaan sekolah.
Inti uraian: Sesi ini hanya menjelaskan syarat minimal dalam pengelolaan aset, yaitu melalui
pencatatan barang yang ada di sekolah. Ini dikaitkan juga dengan kemampuan sekolah dalam hal
sumber daya manusia yang terbatas. Diharapkan melalui pencatatan barang yang dilakukan di
tingkat sekolah, setidaknya dapat diketahui kondisi terkini dari barang-barang yang ada di
sekolah untuk dapat mendukung proses belajar mengajar secara optimal. Sebagai pembuka,
fasilitator dapat mengajukan pertanyaan pada para peserta: “Siapa yang telah melakukan
pencatatan barang di sekolah?”; “Bagaimana bapak/ibu melakukan pencatatan tersebut?”. 1 1
2 Tujuan Setelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan… pentingnya
melakukan pencatatan barang milik daerah yang dikelola oleh sekolah/madrasah (selanjutnya
disebut barang milik sekolah/madrasah atau BMS); pencatatan penerimaan dan penggunaan
barang habis pakai; dan pencatatan dan penempatan barang tidak habis pakai dan memberikan
kode barang untuk inventarisasi barang milik sekolah/madrasah. Mengapa slide ini penting?
Menjelaskan tujuan yang ingin dicapai setelah sesi ini berakhir dan menjadi tolok ukur akan apa
yang bisa peserta dapatkan setelah mengikuti sesi ini. Inti uraian: Tujuan pertama adalah
memberikan pemahaman tentang pentingnya pencatatan milik sekolah yang merupakan bagian
dari barang milik daerah yang ditempatkan di sekolah Tujuan kedua adalah mengajarkan pada
peserta sehingga tahu apa yang harus dilakukan ketika menerima pengiriman barang habis pakai
yang dipesan dan bagaimana perlakuannya ketika barang tersebut disimpan kemudian disalurkan
ataupun diminta untuk digunakan. Tujuan ketiga adalah mengajarkan pada peserta sehingga
mampu melakukan pencatatan barang tidak habis pakai dengan menggunakan kode standar yang
digunakan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku serta paham tentang apa yang
harus dilakukan ketika menempatkan/menyalurkan barang tersebut untuk digunakan di
lingkungan sekolah. 2
3 Pokok Bahasan Latar Belakang dan Pengertian Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah.
Penanggungjawab dan Jenis Barang Milik Sekolah/Madrasah. Pencatatan Penerimaan,
Penyimpanan dan Penggunaan Barang Milik Sekolah/ Madrasah. Penulisan Kode Barang.
Mengapa slide ini penting? Memberikan gambaran tentang topik-topik yang akan dibahas dalam
sesi ini. Dengan demikian, peserta mendapatkan gambaran tentang apa saja yang akan mereka
dapat pada sesi ini. Inti uraian: Pokok bahasan 1 memberikan latar belakang dan pengertian
tentang apa yang dimaksud dengan barang milik sekolah. Pokok bahasan 2 menjelaskan tentang
penanggung jawab dari barang milik sekolah serta apa saja yang termmasuk barang milik
sekolah. Ini penting diketahui karena sebagai bagian dari barang daerah, barang milik sekolah
harus dipertanggungjawabkan penggunaannya. Pokok bahasan 3: pada bagian ini peserta akan
dipandu untuk memahami bagaimana melakukan pencatatan ketika menerima, menyimpan dan
menggunakan/menyalurkan barang milik sekolah Pokok bahasan 4: secara khusus akan
menjelaskan penulisan kode barang milik sekolah/madrasah sesuai dengan peraturan yang
berlaku untuk barang milik daerah.
9 Tanggung Jawab Kepala Sekolah sebagai Kuasa Pengguna dalam Pengelolaan BMS
Pencatatan administrasi barang inventaris, pemberian kodefikasi, Inventarisasi dengan cara
menerbitkan dan memasang daftar inventaris ruangan, Membuat laporan mutasi barang,
Membuat laporan pengadaan barang inventaris secara berkala (per triwulan), Mengawasi segala
jenis perbaikan/pemeliharaan barang inventaris. Mengapa slide ini penting? Slide ini
menjelaskan tugas kepala sekolah sebagai kuasa pengguna barang milik sekolah/madrasah Inti
uraian: Ada tiga tugas utama kuasa pengguna barang yaitu: pencatatan, inventarisasi dan
melaporkan. Pencatatan adalah mendokumentasikan barang yang ada di lingkungan sekolah
termasuk memberikan kode-kode barang yang sesuai dengan peraturan perundangan.
Inventarisasi adalah memastikan bahwa barang yang dicatat memang benar ada dan memastikan
lokasi/ keberadaan barang yang dicatat tersebut. Melaporkan setiap perubahan jumlah, status,
dan kondisi yang ada dalam penguasaan sekolah kepada Dinas Pendidikan sebagai kuasa
pengguna barang untuk kemudian dilaporkan kepada kepala daerah secara periodik.
11 Penerimaan Barang Dilakukan oleh kepala tata usaha atau penanggung jawab barang yang
ditunjuk. Dasar penerimaan barang ialah surat perintah kerja/surat perjanjian kontrak/kontrak
pengadaan barang yang ditandatangani oleh kepala sekolah. 3. Barang yang diterima harus
disertai dokumen yang menyatakan macam/jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi barang. 4.
Barang diterima jika sesuai isi dokumen pada poin 3 diatas. 5. Jika ada kekurangan maka barang
ditolak atau buat tanda terima sementara yang memuat sebab-sebab penerimaan sementara
barang. 6. Pernyataan penerimaan barang sah apabila berita acara penerimaan barang telah
ditanda tangani oleh kepala tata usaha. Mengapa slide ini penting: Menggambarkan tahapan
dalam proses penerimaan barang. Inti uraian: Ini merupakan alur penerimaan barang di sekolah.
Barang yang diterima atas pengajuan pembelian harus dicocokkan dengan surat perintah kerja/
perjanjian/kontrak pengadaan yang ditandatangani kepala sekolah. Jika tidak ditemukan, maka
penerimaan barang sebaiknya ditangguhkan atau diberi catatan. Ini tidak berlaku bagi barang
sumbangan atau hibah. Cocokkan rincian dalam dokumen barang dengan surat
pemesanan/kontrak dalam hal jenis, jumlah, harga dan spefikasi barang. Jika sesuai maka barang
bisa diterima, jika tidak maka sebaiknya barang ditolak atau diterima dengan catatan.
Penerimaan dianggap sah bila berita acara penerimaan barang atau dalam hal ini melalui Kartu
Penerimaan Barang telah ditandatangani oleh kepala tata usaha di sekolah.
22 Pemakaian/Penempatan
Pemakaian dilakukan melalui kegiatan penempatan atau pengiriman barang dari gudang/tata
usaha ke unit kerja sekolah (kelas, kantor guru, ruang kesenian, perpustakaan, dll). Fungsi
penempatan adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat,
cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan Barang-barang yang telah ditempatkan/dikirim harus
dicatat di dalam Kartu Inventaris Ruang. Mengapa selide ini penting? Menjelaskan mengenai
rangkaian terkahir dari pengelolaan barang di sekolah, setelah pembelian/peroleh dan
penyimpanan. Inti uraian: Berbeda dengan barang habis pakai yang setelah diminta untuk
digunakan tidak perlu dipantau keberadaannya, untuk barang tidak habis pakai pemakain atau
penempatan barang harus dicatat dengan baik dan jelas. Ini berkaitan erat dengan masalah
pengamanan dan pemeiharaan yang dinyatakan dalam PP 6/2006 Pasal 8 Ayat 2 butir e bahwa:
“Pengguna barang wajib mengamankan dan memelihara barang milik daerah yang berada dalam
penguasaanya”. Penempatan yang jelas juga membantu kelancaran penyelenggaraan proses
belajar, terutama untuk barang-barang yang jumlahnya terbatas dan harus dipakai secara
bergantian, sehingga dapat di atur pembagian waktu penggunaan dan pemeliharaannya. Untuk
memudahkan proses tersebut, maka digunakanlah kartu inventaris ruang yang ditempatkan di
setiap ruangan dan berisikan barang apa saja yang ada di ruangan tersebut dan bagaimana
kondisinya.
27 Nomor Register Nomor urut pencatatan dari setiap barang, pencatatan terhadap barang yang
sejenis, tahun pengadaan sama, besaran harganya sama seperti meja dan kursi jumlahnya 150,
maka pencatatannya dapat dilakukan dalam suatu format pencatatan dalam lajur register, ditulis:
0001 s/d 0150. Nomor register juga bisa diambil dari nomor rangka/ nomor produksi yang
melekat pada barang yang dibeli. Misalnya: untuk komputer, bisa dilihat nomor unik yang
tercantum di unit komputer tersebut dan dijadikan nomor register (cukup diambil 3-4 angka
terakhir). Nomor register ini dicetak dan ditempel pada barang tidak habis pakai yang relevan.
Mengapa slide ini penting? Sebagai pengingat peserta bahwa dalam menuliskan kode barang,
ada kode yang harus ditetapkan oleh sekolah sendiri, artinya tidak mengacu pada peraturan
perundangan. Inti uraian: Nomor register merupakan nomor unik yang ditetapkan oleh sekolah
secara mandiri. Namun demikian, sekolah perlu memperhatikan nomor yang telah digunakan
sebagai nomor register untuk satu jenis barang, karena nomor tersebut tidak bisa digunakan lagi
untuk jenis barang yang sama guna menghindari adanya nomor ganda. Nomor ini kemudian
dituliskan di kertas sticker dan di tempel pada barang yang bersangkutan untuk memudahkan
pengenalannya. Umumnya ditempelkan di bagian yang tidak mudah rusak seperti bagian
belakang ataupun barang yang dimaksud (sebisa mungkin). 27