1 Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah

Mengapa slide ini penting? Sebagai bagian dari siklus manajemen keuangan, pencatatan barang
milik sekolah/madrasah akan memberikan gambaran apa saja hal minimal yang harus dilakukan
sekolah dalam upaya menginventarisasi barang-barang yang berada dalam penguasaan sekolah.
Inti uraian: Sesi ini hanya menjelaskan syarat minimal dalam pengelolaan aset, yaitu melalui
pencatatan barang yang ada di sekolah. Ini dikaitkan juga dengan kemampuan sekolah dalam hal
sumber daya manusia yang terbatas. Diharapkan melalui pencatatan barang yang dilakukan di
tingkat sekolah, setidaknya dapat diketahui kondisi terkini dari barang-barang yang ada di
sekolah untuk dapat mendukung proses belajar mengajar secara optimal. Sebagai pembuka,
fasilitator dapat mengajukan pertanyaan pada para peserta: “Siapa yang telah melakukan
pencatatan barang di sekolah?”; “Bagaimana bapak/ibu melakukan pencatatan tersebut?”. 1 1

2 Tujuan Setelah mengikuti sesi ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan… pentingnya
melakukan pencatatan barang milik daerah yang dikelola oleh sekolah/madrasah (selanjutnya
disebut barang milik sekolah/madrasah atau BMS); pencatatan penerimaan dan penggunaan
barang habis pakai; dan pencatatan dan penempatan barang tidak habis pakai dan memberikan
kode barang untuk inventarisasi barang milik sekolah/madrasah. Mengapa slide ini penting?
Menjelaskan tujuan yang ingin dicapai setelah sesi ini berakhir dan menjadi tolok ukur akan apa
yang bisa peserta dapatkan setelah mengikuti sesi ini. Inti uraian: Tujuan pertama adalah
memberikan pemahaman tentang pentingnya pencatatan milik sekolah yang merupakan bagian
dari barang milik daerah yang ditempatkan di sekolah Tujuan kedua adalah mengajarkan pada
peserta sehingga tahu apa yang harus dilakukan ketika menerima pengiriman barang habis pakai
yang dipesan dan bagaimana perlakuannya ketika barang tersebut disimpan kemudian disalurkan
ataupun diminta untuk digunakan. Tujuan ketiga adalah mengajarkan pada peserta sehingga
mampu melakukan pencatatan barang tidak habis pakai dengan menggunakan kode standar yang
digunakan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku serta paham tentang apa yang
harus dilakukan ketika menempatkan/menyalurkan barang tersebut untuk digunakan di
lingkungan sekolah. 2

3 Pokok Bahasan Latar Belakang dan Pengertian Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah.
Penanggungjawab dan Jenis Barang Milik Sekolah/Madrasah. Pencatatan Penerimaan,
Penyimpanan dan Penggunaan Barang Milik Sekolah/ Madrasah. Penulisan Kode Barang.
Mengapa slide ini penting? Memberikan gambaran tentang topik-topik yang akan dibahas dalam
sesi ini. Dengan demikian, peserta mendapatkan gambaran tentang apa saja yang akan mereka
dapat pada sesi ini. Inti uraian: Pokok bahasan 1 memberikan latar belakang dan pengertian
tentang apa yang dimaksud dengan barang milik sekolah. Pokok bahasan 2 menjelaskan tentang
penanggung jawab dari barang milik sekolah serta apa saja yang termmasuk barang milik
sekolah. Ini penting diketahui karena sebagai bagian dari barang daerah, barang milik sekolah
harus dipertanggungjawabkan penggunaannya. Pokok bahasan 3: pada bagian ini peserta akan
dipandu untuk memahami bagaimana melakukan pencatatan ketika menerima, menyimpan dan
menggunakan/menyalurkan barang milik sekolah Pokok bahasan 4: secara khusus akan
menjelaskan penulisan kode barang milik sekolah/madrasah sesuai dengan peraturan yang
berlaku untuk barang milik daerah.

4 Dasar Hukum Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah?

PP 6/2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah dan PP 38/2008 tentang Perubahan
atas PP 6/2006. Permendagri 17/2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik
Daerah (Pasal 3, Pasal 6 Ayat 5, dan Lampirannya) Peraturan Menteri Keuangan
29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik Negara. Mengapa slide ini
penting? Praktisi di lapangan umumnya mengedepankan legalitas dari hal-hal yang harus
dikerjakan, karenanya penting untuk menjelaskan peraturan perundangan yang mendasari
dilakukannya pencatatan barang milik sekolah Inti uraian: PP 6/2006 menyatakan bahwa:
“Kuasa pengguna barang adalah kepala satuan kerja atau atau pejabat yang ditunjuk oleh
pengguna barang untuk menggunakan barang yang berada dalam penguasaannya dengan sebaik-
baiknya”. Di tingkat sekolah, kuasa pengguna barang tersebut adalah kepala sekolah. Pasal 1
(20) menyatakan bahwa “Penatausahaan barang adalah rangkaian kegiatan yang meliputi
pembukuan, inventarisasi dan pelaporan barang milik negara/daerah sesuai ketentuan berlaku.
Pasal 6 Ayat 5 Permendagri 17/2007 secara jelas menyatakan: Kepala Unit Pelaksana Teknis
Daerah selaku kuasa pengguna barang milik daerah, berwenang dan bertanggung jawab: a.
mengajukan rencana kebutuhan barang milik daerah bagi unit kerja yang dipimpinnya kepada
Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bersangkutan; b. melakukan pencatatan dan
inventarisasi barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya; c. menggunakan barang
milik daerah yang berada dalam penguasaannya untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok
dan fungsi unit kerja yang dipimpinnya; d. mengamankan dan memelihara barang milik daerah
yang berada dalam penguasaannya; e. melakukan pengawasan dan pengendalian atas
penggunaan barang milik daerah yang ada dalam penguasaannya; dan f. menyusun dan
menyampaikan Laporan Barang Kuasa Pengguna Semesteran (LBKPS) dan Laporan Barang
Kuasa Pengguna Tahunan (LBKPT) yang berada dalam penguasaannya kepada kepala satuan
kerja perangkat daerah yang bersangkutan. Permendagri 17/2007 disertai dengan lampiran yang
berisikan kode-kode barang di tingkat daerah. Untuk madrasah: kode barang yang digunakan
mengacu pada Permenkeu 29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan dan Kodefikasi Barang Milik
Negara.

5 Mengapa penting dilakukan Pencatatan Barang Milik Sekolah/Madrasah?

Sebagai proses inventarisasi kekayaan daerah dimana BMS merupakan salah satu unsurnya.
Menjaga kondisi BMS guna memastikan pelayanan pendidikan dapat berjalan secara normal.
Sebagai bentuk pengamanan barang daerah yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah.
Dasar penyusunan Neraca daerah karena BMS adalah bagian dari barang daerah. Mengapa slide
ini penting? Slide ini menjelaskan tentang alasan mengapa penting dilakukan pencatatan barang
milik sekolah. Inti uraian: Pencatatan merupakan bagian dari proses inventarisasi kekayaan
daerah sehingga Pemerintah daerah dapat mengetahui total kekayaan yang dimilikinya. Hal ini
penting dalam penyusunan neraca keuangan daerah, dimana salah satu unsurnya adalah aset
daerah, dan barang milik sekolah/madrasah merupakan bagian dari aset daerah. Pencatatan
BMS/M juga dapat memberikan informasi mengenai kondisi barang yang ada di lingkungan
sekolah, hal ini guna memastikan kelayakan pakainya sehingga proses belajar mengajar tidak
terganggu. Pencatatan BMS/M dilakukan juga dalam rangka memastikan bahwa barang-barang
yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah memang masih berada dalam kuasa sekolah,
dan tidak dipindahtangankan penggunaannya tanpa seijin kepala daerah.

6 Apa yang dimaksud dengan Barang Milik Sekolah/Madrasah

…merupakan barang milik daerah yang dikelola oleh sekolah, terdiri dari: Barang habis pakai –
yaitu barang habis dipakai dalam pelaksanaan belajar mengajar di sekolah dengan masa pakai
kurang dari satu tahun (contoh: kapur tulis, ATK dll) Barang tidak habis pakai – yaitu barang
yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun dan dapat digunakan berulangkali (contoh: meja,
kursi, komputer, mesin tik, dll) Mengapa slide ini penting? Memberikan definisi dari barang
milik sekolah/madrasah. Inti uraian: Barang habis pakai umumnya tidak diatur secara khusus
melalui peraturan tertentu. Namun untuk tujuan akuntabilitas penggunaan dana pencatatan
BMS/M habis pakai perlu dilakukan. Dengan demikian dapat diketahui tingkat pemakaian rata-
rata barang-barang yang umum dipakai sehari-hari di sekolah untuk tujuan ketersediaan barang
tersebut. Tidak perlu dibuat laporan khusus ke tingkat Pemda untuk barang habis pakai. Barang
tidak habis pakai umumnya mempunyai masa pakai lebih dari satu tahun. Barang-barang jenis ini
dicatat sebagai barang milik daerah yang dikuasakan penggunaannya kepada sekolah, dan
merupakan bagian dari aset daerah yang tercatat dalam neraca keuangan daerah. Seseuai
peraturan, pengguna barang wajib membuat laporan kepada pengelola barang minimal setiap
semester dan tahunan. Untuk bangunan sekolah dan tanah umumnya tidak masuk dalam
pencatatan ini karena sudah dicatat di tingkat dinas, kecuali Pemda memiliki aturan lain yang
mewajibkan pencatatan dilakukan di tingkat sekolah. Sedangkan untuk bangunan tambahan yang
berasal sumbangan ataupun lainnya harus tetap dicatat oleh sekolah.

7 Sumber Barang Milik Sekolah/Madrasah

Pembelian yang dilakukan sekolah/madrasah. Sumbangan dari: Pemerintah Provinsi
Kabupaten/Kota Perusahaan Hibah donor Masyarakat Lainnya. Mengapa slide ini penting?
Menggambarkan asal-usul dari barang milik sekolah. Inti uraian: BMS/M dapat diperoleh
melalui pembelian langsung oleh sekolah. Untuk barang yang tidak habis pakai, barang yang
dibeli perlu dilaporkan kepada dinas pendidikan untuk kemudian dicatat sebagai bagian dari
barang daerah. Sumber yang lain dapat berasal dari sumbangan pemerintah pusat, pemerintah
provinsi, pemerintah kabupaten/kota, sumbangan masyarakat, hibah dari donor, dan lainnya.

8 Siapa yang Bertanggungjawab atas Barang Milik Sekolah?

Kepala Sekolah sebagai kuasa pengguna barang daerah atau yang kemudian mendelegasikannya
kepada kepala tata usaha atau yang ditunjuk oleh kepala sekolah sebagai penanggung jawab
pengelola barang milik sekolah. Mengapa slide ini penting? Slide ini menegaskan tentang siapa
penanggungjawab utama dalam pengelolaan barang milik sekolah/madarasah. Inti uraiana:
Dalam PP 6/2006 dan perubahannya melalui PP 38/2008 dinyatakan bahwa Kepala Daerah
merupakan pemegang kekuasaan pengelolaan barang milik daerah, tanggungjawab pengelola
barang ada di tangan Sekda, kepala SKPD sebagai penanggungjawab pengguna barang yang
kemudian menguasakannya kepada kepala sekolah. Dalam pelaksanaannya kepala sekolah dapat
mendelegasikannya kepada kepala tata usaha atau yang ditunjuk.

9 Tanggung Jawab Kepala Sekolah sebagai Kuasa Pengguna dalam Pengelolaan BMS
Pencatatan administrasi barang inventaris, pemberian kodefikasi, Inventarisasi dengan cara
menerbitkan dan memasang daftar inventaris ruangan, Membuat laporan mutasi barang,
Membuat laporan pengadaan barang inventaris secara berkala (per triwulan), Mengawasi segala
jenis perbaikan/pemeliharaan barang inventaris. Mengapa slide ini penting? Slide ini
menjelaskan tugas kepala sekolah sebagai kuasa pengguna barang milik sekolah/madrasah Inti
uraian: Ada tiga tugas utama kuasa pengguna barang yaitu: pencatatan, inventarisasi dan
melaporkan. Pencatatan adalah mendokumentasikan barang yang ada di lingkungan sekolah
termasuk memberikan kode-kode barang yang sesuai dengan peraturan perundangan.
Inventarisasi adalah memastikan bahwa barang yang dicatat memang benar ada dan memastikan
lokasi/ keberadaan barang yang dicatat tersebut. Melaporkan setiap perubahan jumlah, status,
dan kondisi yang ada dalam penguasaan sekolah kepada Dinas Pendidikan sebagai kuasa
pengguna barang untuk kemudian dilaporkan kepada kepala daerah secara periodik.

10 Alur Pencatatan Penerimaan dan Penggunaan/Penempatan Barang Sekolah

Penerimaan, penyimpanan dan penempatan/ penggunaan barang milik sekolah merupakan satu
rangkaian kegiatan dalam rangka tertib administrasi pengelolaan barang milik sekolah.
Penyimpanan/ Penempatan/ Penggunaan Mengapa slide ini penting? Menggambarkan arus
barang, mulai dari penerimaan sampai penggunaannya. Inti uraian: Ada tiga tahapan dalam arus
barang, yaitu: Penerimaan barang: baik penerimaan barang dari pembelian maupun penerimaan
barang dari sumbangan atau hibah. Barang yang diterima ini dicatat dalam kartu penerimaan
barang sebagai bukti penerimaan. Pencatatan barang: barang yang diterima kemudian dicatatkan
ke dalam kartu-kartu barang sesuai jenis barang. Penempatan/penggunaan: barang kemudian
ditempatkan/disalurkan ke lokasi/ruangan yang membutuhkan ataupun kepada orang yang
mengajukan permohonan pembelian untuk kemudian dapat digunakan dengan baik. Penerimaan
Pencatatan

11 Penerimaan Barang Dilakukan oleh kepala tata usaha atau penanggung jawab barang yang
ditunjuk. Dasar penerimaan barang ialah surat perintah kerja/surat perjanjian kontrak/kontrak
pengadaan barang yang ditandatangani oleh kepala sekolah. 3. Barang yang diterima harus
disertai dokumen yang menyatakan macam/jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi barang. 4.
Barang diterima jika sesuai isi dokumen pada poin 3 diatas. 5. Jika ada kekurangan maka barang
ditolak atau buat tanda terima sementara yang memuat sebab-sebab penerimaan sementara
barang. 6. Pernyataan penerimaan barang sah apabila berita acara penerimaan barang telah
ditanda tangani oleh kepala tata usaha. Mengapa slide ini penting: Menggambarkan tahapan
dalam proses penerimaan barang. Inti uraian: Ini merupakan alur penerimaan barang di sekolah.
Barang yang diterima atas pengajuan pembelian harus dicocokkan dengan surat perintah kerja/
perjanjian/kontrak pengadaan yang ditandatangani kepala sekolah. Jika tidak ditemukan, maka
penerimaan barang sebaiknya ditangguhkan atau diberi catatan. Ini tidak berlaku bagi barang
sumbangan atau hibah. Cocokkan rincian dalam dokumen barang dengan surat
pemesanan/kontrak dalam hal jenis, jumlah, harga dan spefikasi barang. Jika sesuai maka barang
bisa diterima, jika tidak maka sebaiknya barang ditolak atau diterima dengan catatan.
Penerimaan dianggap sah bila berita acara penerimaan barang atau dalam hal ini melalui Kartu
Penerimaan Barang telah ditandatangani oleh kepala tata usaha di sekolah.

12 Contoh Kartu Penerimaan Barang KARTU PENERIMAAN BARANG

Sekolah/Madrasah: No: Jl…………………………………………….. Tanggal: KARTU
PENERIMAAN BARANG No Jenis Kuantitas/ Unit Harga Sumber Referensi Dibukukan Di
Tanggal Yang Menerima (TT dan Nama Jelas) Mengapa slide ini penting? Memberikan
gambaran dari bentuk kartu penerimaan barang. Inti uraian: Dalam slide diperlihatkan contoh
dari kartu penerimaan barang beserta informasi yang dibutuhkan dalam kartu ini. Kolom sumber
menunjukkan asal dari barang yang diterima, apakah berasal dari pembelian biasa atau
sumbangan/hibah. Kolom referensi merupakan kolom yang disediakan untuk mencatat nomor
surat pemesanan/kontrak sebagai dokumen pendukung. Sedangkan kolom “dibukukan”
menjelaskan di buku barang mana dicatatnya dan pada tanggal berapa.
13 Penyimpanan dan Pemakaian Barang Habis Pakai
Menggunakan sistem kartu barang guna pemantauan persediaan dan penggunaan barang Setiap
satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang Kartu barang disimpan dalam kotak atau file
khusus, dan diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang. Setiap ada perubahan jumlah
logistik, baik karena adanya pemasukan barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya
dicatat Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada saat itu. Bukti-
bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau map khusus yang berisi bukti-bukti
penerimaan logistik secara berurutan sesuai tanggal penerimaan. Mengapa slide ini penting?
Menjelaskan tentang proses selanjutnya dari penerimaan barang, terutama barang habis pakai,
yaitu penyimpanan dan pemakaiannya. Inti uraian: Disarankan untuk membuat kartu barang
untuk setiap jenis barang, sehingga mudah diketahui berapa barang yang tersedia sampai tanggal
tertentu. Kartu-kartu barang ini disimpan dalam file khusus secara berurutan sesuai dengan abjad
pertama dari nama barang. Setiap perubahan yang terjadi harus segera dicatat dalam kartu barang
sehingga persediaan barang terkini dapat segera diketahui. Sedangkan bukti-bukti penerimaan
barang maupun surat pemesannya harus disimpan di tempat yang aman.

14 Contoh Kartu Barang Habis Pakai

Nama Sekolah: Alamat: Nama Barang: No Tgl. Referensi Uraian Kuantitas/Unit Masuk Keluar
Sisa Mengapa slide ini penting? Slide ini menggambarkan kartu barang yang umumnya
digunakan dan memuat informasi minimal yang sebaiknya dicantumkan. Inti uraian: Kolom
referensi diisi dengan pembelian atau pemakaian. Jika merupakan pembelian, maka sebaiknya
dicantumkan nomor yang berasal dari kartu penerimaan barang ataupun nomor kwitansi di
kolom uraian dan cantumkan jumlahnya di kolom masuk. Sedangkan untuk pemakaian, maka di
kolom uraian dijelaskan siapa yang menggunakan dan untuk keperluan apa, dibubuhi paraf di
bagian belakang.

15 Penyimpanan Barang Tidak Habis Pakai

Pelaksanaan penyimpanan barang tersebut meliputi: Menyimpan, mengatur, dan merawat.
Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang, pengeluaran barang, dan keadaan
persediaan barang ke dalam buku barang menurut jenisnya: a. kartu inventaris tanah b. kartu
inventaris mesin dan peralatan c. Kartu inventaris gedung dan bangunan d. Kartu Inventaris aset
tetap lainnya. 3. Membuat laporan berkala. Mengapa slide ini penting? Slide ini menjelaskan hal-
hal penting terkait dengan penyimpanan barang tidak habis pakai yang sedikit berbeda dengan
barang habis pakai. Inti uraian: Perbedaan utama dengan barang habis pakai adalah dalam hal
perawatan. Karena umumnya barang tidak habis pakai memilik masa manfaat lebih dari satu
tahun, maka perlu dianggarkan dan dilakukan perawatannya sehingga barang tersebut tetap dapat
digunakan secara optimal. Penempatan barang habis pakai juga perlu diketahui dengan jelas
karena umumnya barang ini bernilai mahal. Ada 4 kartu yang umum digunakan di tingkat
sekolah untuk melakukan pencatatan dan inventarisasi barang di sekolah, yaitu: kartu inventaris
tanah, inventaris mesin dan peralatan, inventaris gedung dan bangunan, serta inventaris aset tetap
lainnya. Keempat kartu inilah yang umumnya digunakan di tingkat sekolah, dimana bentuk dan
isinya sudah sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Dari keempat kartu ini, secara
rutin (minimal enam bulan dan satu tahun) dibuatlah laporannya.

16 Contoh 1 - Kartu Inventaris Tanah

Mengapa slide ini penting? Menunjukkan pada peserta format dari kartu inventaris tanah. Inti
uraian: Kolom 1: Nomor urut pencatatan Kolom 2: Jenis barang/nama barang. Pada kolom 2
dituliskan dengan jelas jenis tanah yang merupakan barang inventaris. Contoh : tanah sekolah,
tanah asrama guru, dll Kolom 3: Nomor kode barang sesuai Kolom 4: Luas tanah – luas tanah
dalam satuan yang sama, misalnya m2 Kolom 5: Tahun pengadaan tanah –tahun pada waktu
tanah tersebut diperoleh Kolom 6: Letak/alamat. Pada kolom 6 tuliskan letak alamat lengkap
lokasi dari tanah tersebut. Contoh : Jalan Kayu Jati II Rawamangun atau nama Kelurahan,
kecamatan/Nama Kota dan sebagainya. Kolom 7: Isi dengan jenis hak pemanfaatan tanah: Hak
Pakai atau Hak Pengelolaan. Yang dimaksud dengan hak pakai adalah apabila tanah tersebut
dipergunakan langsung menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi pemerintahan. Sedangkan hak
pengelolaan adalah apabila tanah tersebut dipergunakan untuk menunjang tugas pokok dan
fungsi. Kolom 8: Tanggal Sertifikat. Pada kolom 8 tuliskan tanggal dikeluarkannya sertifikat dari
tanah tersebut. Kolom 9: Nomor Sertifikat. Pada kolom 9 tuliskan nomor sertifikat dari tanah
tersebut. Kolom 10: Penggunaan. Pada kolom 10 tuliskan penggunaan atau peruntukan tanah
tersebut. Kolom 11: Asal Usul. Pada kolom 11 tuliskan asal usul perolehan dari barang tersebut.
Misalnya : a) dibeli, b) hibah, c) dan sebagainya. Kolom 12: Harga. Pada kolom 12 dituliskan
nilai pembelian dari tanah tersebut atau perkiraan nilai tanah tersebut apabila berasal dari
sumbangan/hibah, pembukaan hutan dan sebagainya. Kolom 13: Keterangan. Pada kolom 13
tuliskan keterangan yang dianggap perlu dan yang berhubungan dengan tanah tersebut.

17 Contoh 2 - Kartu Inventaris Mesin/Peralatan

Mengapa slide ini penting? Menunjukkan pada peserta format dari kartu inventaris
peralatan/mesin Kolom 1: Nomor Urut - Pada kolom 1 tuliskan nomor urut dari setiap jenis
barang. Kolom 2: Nomor Kode Barang. Pada kolom 2 tuliskan nomor kode barang yang
bersangkutan. Dalam hal kartu inventaris mesin/peralatan ini dipergunakan untuk mencatat lebih
dari satu barang yang sejenis, diberi nomor register mulai dari 0001 s/d nomor register terakhir
dari barang dimaksud. Kolom 3: Nama Barang/Jenis Barang. Pada kolom 3 tuliskan jenis barang
atau nama secara jelas seperti: kendaraan, alat besar, mesin tik, filling cabinet dan sebagainya.
Untuk barang-barang yang mempunyai nomor pabrik, cara pencatatannya harus satu persatu.
Jadi satu baris untuk satu barang saja, sedangkan barang-barang yang tidak mempunyai nomor
pabrik seperti: kursi, meja dan sebagainya dapat digabungkan dalam satu baris dengan syarat
bahwa barang tersebut mempunyai karakteristik yang sama (ukuran, bahan baku, tahun
pembelian dan sebagainya). Kolom 4: Merk/Tipe. Pada kolom 4 tuliskan merk dan tipe barang
yang dimaksud. Apabila tidak ada tipenya kolom ini diberi tanda strip (-). Contoh : - Mobil:
merk Toyota Kijang dengan tipe LGX - Komputer: Merek IBM dengan tipe Pentium 4, dan
sebagainya. Kolom 5: Ukuran/CC. Pada kolom 5 tuliskan ukuran atau cc dari barang yang
bersangkutan, kalau tidak ada ukurannya diberi tanda strip (-). Contoh : - Mobil : 2000 cc -
Komputer : dengan spesifikasi besaran layar, kapasitas, dsb Kolom 6: Bahan. Pada kolom 6
tuliskan dari bahan apa barang yang bersangkutan dibuat. Apabila bahan yang digunakan lebih
dari 1 (satu) macam, maka tuliskan bahan atau bahan yang paling banyak digunakan. Contoh:
besi (untuk filling cabinet). Besi, plastik (untuk kursi). Kolom 7: Tahun Pembelian. Pada kolom
7 tuliskan tahun pembelian dari barang yang bersangkutan, Apabila tidak diketahui tahun
pembeliannya supaya tuliskan tahun penerimaan/unit pemakaiannya. Kolom 8: Nomor Pabrik.
Pada kolom 8 tuliskan nomor pabrik barang yang bersangkutan. Apabila tidak diketahui nomor
pabrik maka kolom ini diberi tanda strip (-). Kolom 9: Nomor Rangka. Pada kolom 9 tuliskan
nomor rangka/chasis dari alat angkutan yang bersangkutan kalau tidak ada nomor chasis berikan
tanda strip (-). Contoh : K dan sebagainya. Kolom 10: Nomor Mesin. Pada kolom 10 tuliskan
nomor mesin dari alat angkutan yang bersangkutan, nomor ini dapat dilihat pada alat angkutan
yang bersangkutan pada faktur/kwitansi pembeliannya, kalau tidak ada nomor mesin berikan
tanda strip (-). Kolom 11: Nomor Polisi. Pada kolom 11 tuliskan nomor polisi alat angkutan yang
bersangkutan. Contoh : B 8165 LE dan seterusnya. Untuk jenis Alat Angkutan tertentu yang
tidak mempunyai Nomor Polisi, maka kolom ini diberi tanda strip (-). Kolom 12: B P K B. Pada
kolom 12 tuliskan nomor BPKB. Kolom 13: Asal-usul. Pada kolom 13 tuliskan asal usul dari
barang yang bersangkutan. Contoh : Pembelian, hadiah dan sebagainya. Kolom 14: Harga. Pada
kolom 14 tuliskan harga barang yang bersangkutan berdasarkan faktur/kwitansi pembelian
apabila barang yang bersangkutan berasal dari pembelian. Apabila barang yang bersangkutan
berasal dari sumbangan/hadiah supaya diperkirakan dengan harga yang wajar. Pencatatannya
dalam ribuan rupiah. Contoh : Suatu barang harganya : Rp ,- maka pada kolom ini dituliskan
253; Rp ,- maka pada kolom ini dituliskan 254. Kolom 15: Keterangan. Pada kolom 15 tuliskan
keterangan yang dianggap perlu yang ada hubungannya dengan barang yang bersangkutan.
Contoh : dipinjamkan, dan sebagainya.

18 Penting Untuk Diperhatikan

Kartu Inventaris Mesin/Peralatan ini digunakan juga untuk mencatat: Alat-alat angkutan: alat
angkutan darat bermotor, alat angkutan darat tak bermotor, dll. Alat-alat bengkel dan alat ukur:
alat bengkel bermotor, alat bengkel tak bermotor, dll. Alat-alat kantor dan rumah tangga: alat
kantor, alat rumah tangga, dll. Alat-alat laboratorium: unit alat laboratorium, alat peraga/praktek
sekolah, dll. Mengapa slide ini penting? Menunjukkan pada peserta tentang apa saja yang
umumnya termasuk dalam mesin dan peralatan di tingkat sekolah. Inti uraian: Ada banyak
barang bisa dikategorikan sebagai peralatan dan mesin untuk tingkat sekolah. Dalam slide
berikut digolongkan barang apa saja yang termasuk peralatan dan mesin di tingkat sekolah
sehingga harus dicatat dalam kartu inventaris mesin dan peralatan. (Bacakan!)

19 Contoh 3 - Kartu Inventaris Gedung

Kartu Inventaris ini digunakan untuk mencatat setiap inventaris bangunan gedung. Mengapa
slide ini penting? Menunjukkan template baku yang digunakan dalam mencatat inventaris
bangunan/gedung. Inti uraian: Kolom 1: Diisi nomor urut Kolom 2: Jenis Barang/nama Barang.
Pada kolom 2 tuliskan jenis gedung. Pengisian tentang gedung diartikan sebagai bangunan yang
berdiri sendiri atau dapat pula merupakan suatu kesatuan bangunan yang tidak dapat dipisahkan.
Misalnya: kantor guru, ruang kelas, dll. Kolom 3: Diisi nomor kode barang Kolom 4: Kondisi
Bangunan. Pada kolom 4 tuliskan kondisi dari pada bangunan gedung pada saat pelaksanaan
inventrisasi. Kondisi fisik bisa dalam keadaan baik, rusak ringan, rusak sedang dan rusak berat.
Kolom 5: Konstruksi Bangunan. Pada kolom 5 tuliskan “bertingkat” apabila bangunan tersebut
bertingkat. Sebaliknya jika tidak bertingkat tuliskan “tidak”. Kolom 6: Pada Kolom 6 tuliskan:
”beton” apabila bangunan tersebut seluruhnya berkonstruksi beton. Sebaliknya apabila tidak
berkonstruksi beton isikan “tidak” Kolom 7: Luas Lantai ( M² ). Pada kolom 7 tuliskan luas dari
bangunan yang tercantum dalam kolom 1 dengan bilangan bulat. Perhitungan luas lantai tersebut
termasuk luas teras dan untuk gedung bertingkat dihitung dari luas lantai satu dan dijumlah
dengan luas lantai bertingkat berikutnya. Kolom 8: Letak/Lokasi. Pada kolom 8 tuliskan
letak/alamat lengkap lokasi dari bangunan tsb. Misalnya : Jl. Merdeka Selatan 8-9, Jl. Pemuda
No. 9, dsb Kolom 9 -10: Dokumen Gedung. Yang dimaksud dengan dokumen gedung dapat
berupa surat-surat pemilikan. Seperti : Sertifikat atas tanah bangunan gedung, surat ijin bangunan
dan sebagainya. Pada kolom 9 diisikan tanggal dikeluarkannya dokumen tersebut di atas,
sedangkan pada kolom 10 diisikan nomor dokumen. Pada kolom 11 tuliskan luas dari tanah
bangunan dengan ukuran m², dengan bilangan bulat. Kalau memang ada batas maka bisa
digunakan sebagai dasar perhitungan luas tanah bangunan. Pada kolom 12 isikan status tanah
dari tanah bangunan tersebut dapat berupa: a. Tanah milik Pemda b. Tanah Negara (Tanah yang
dikuasai langsung oleh Negara). c. Tanah Hak Ulayat (Tanah masyarakat Hukum Adat) d. Tanah
Hak (Tanah kepunyaan perorangan atau Badan Hukum), Hak Guna Bangunan, Hak Pakai atau
Hak Pengelolaan Kolom 13 isikan Nomor Kode Tanah. Kolom 14: Asal Usul. Pada kolom 14
tuliskan asal perolehan dari barang tersebut, misalnya : a. dibeli b. hibah c. dan lain-lain Dalam
hal bangunan/barang yang dibiayai dari beberapa sumber anggaran, dicatat sebagai milik
komponen pemilikan pokok, misalnya bangunan Pemda dibantu dari anggaran Pusat maka
statusnya tetap dicatat sebagai milik Pemda. Kolom 15: Harga. Pada kolom 15 tuliskan harga
yang sebenarnya untuk bangunan gedung/monumen tersebut. Apabila nilai gedung/monumen
tersebut tidak dapat diketahui berdasarkan dokumen yang ada, maka perkirakan nilai gedung
berdasarkan harga yang berlaku dilingkungan tersebut pada waktu pencatatan. Kolom 16:
Keterangan. Tuliskan keterangan yang dianggap perlu yang ada hubungannya dengan bangunan
tersebut. Setelah selesai diisi seluruhnya maka pada sebelah kanan bawah dibubuhkan tanggal
pencatatan dan ditandatangani pengurus barang dan diketahui oleh Kepala SKPD.

20 Contoh 4 - Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya

Mengapa slide ini penting? Untuk menunjukkan pada peserta pelatihan format dari kartu
inventaris aset. Inti uraian: Kolom 1: Nomor Urut. Pada kolom 1 tuliskan Nomor Urut dari setiap
jenis barang, dimulai dari nomor urut 1,2,3 dan seterusnya. Kolom 2: Jenis Barang/Nama
Barang. Pada kolom 2 tuliskan jenis barang atau nama secara jelas seperti: Buku dan
perpustakaan, barang bercorak kebudayaan, hewan/ternak dan tumbuh-tumbuhan dan
sebagainya. Kolom 3: Nomor Kode Barang. Pada kolom 3 tuliskan nomor kode barang yang
bersangkutan Kolom 4,5 untuk Buku dan perpustakaan Pada kolom 4 tuliskan judul/pencipta
buku. Kolom 5 diisi mengenai bahan pembuatan buku (kertas, CD, dll) Kolom 6,7,8 untuk
Barang bercorak kesenian/kebudayaan. Pada Kolom 6 diisi mengenai asal daerah Kolom 7 diisi
nama pencipta Kolom 8 diisi spesifikasi bahan. Kolom 9,10 untuk Hewan/Ternak dan
Tumbuhan. Pada kolom 9 diisi mengenai jenis hewan/ternak atau tumbuhan Kolom 10 diisi
ukuran (kg, cm, m, dan sebagainya). Kolom 11: Jumlah. Pada kolom 11 diisi jumlah barang.
Kolom 12: Tahun cetak/pembelian. Pada kolom 12 diisi tahun cetak dan pembelian. Apabila
tidak diketahui diberi tanda strip (-). Kolom 13: Asal-usul. Pada kolom 13 tuliskan asal usul dari
barang yang bersangkutan. Contoh: pembelian, hadiah dan sebagainya. Kolom 14: Harga. Pada
kolom 15 tuliskan harga barang yang bersangkutan berdasarkan faktur/kuitansi pembelian
apabila barang yang bersangkutan berasal dari pembelian. Apabila barang yang bersangkutan
berasal dari sumbangan/hadiah supaya diperkirakan dengan harga yang wajar. Pencatatannya
dalam ribuan rupiah. Kolom : 15 Keterangan. Pada kolom 15 tuliskan keterangan yang dianggap
perlu yang ada hubungannya dengan barang yang bersangkutan. Contoh : Dipinjamkan dan
sebagainya.

21 Penting Untuk Diperhatikan:

Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya digunakan untuk mencatat: Buku dan perpustakaan Buku
seperti Buku Umum, Filsafat, Agama, IPS, Ilmu Bahasa, Matematika dan IPA, Ilmu
Pengetahuan Praktis, Arsitektur, Kesenian, Olahraga, Geografi, Biografi, Sejarah, dll. Barang
bercorak kesenian/kebudayaan Barang bercorak kesenian/kebudayan seperti: pahatan, lukisan,
alat-alat kesenian, alat olahraga, tanda penghargaan, dll. Hewan/ternak dan tumbuhan Hewan
seperti binatang ternak, binatang unggas, binatang melata, ikan, dll sejenisnya. Tumbuhan-
tumbuhan seperti pohon jati, pohon mahoni, pohon kenari, pohon asem dan lain-lain sejenisnya
termasuk pohon ayoman/pelindung. Mengapa slide ini penting? Untuk menjelaskan pada peserta
tentang apa saja yang termasuk dalam kategori aset tetap lainnya sehingga perlu dicatat dalam
kartu ini. Inti uraian: Ada tiga jenis barang yang termasuk dalam kategori aset tetap lainnya dan
perlu dicatat dalam kartu inventaris ini, yaitu: Buku dan perpustakaan, mencakup semua buku
yang merupakan milik sekolah, baik yang digunakan sebagai materi utama pengajaran maupun
sebagai materi pendukun dan ditaruh di perpustakaan sekolah. Barang bercorak kesenian/budaya,
mencakup semua benda berbau seni/budaya yang dimiliki sekolah Hewan/ternak dan tumbuhan
yang dipelihara oleh sekolah, baik untuk tujuan mendapatkan penghasilan sekolah, sebagai
bagian dari percobaan, atau hanya dipelihara saja yang berada di lingkungan sekolah atau di
tempat lain yang dimiliki sekolah atau tempat penitipan yang bekerjasama dengan sekolah.
Bacakan isi dari masing masing jenis barang.

22 Pemakaian/Penempatan
Pemakaian dilakukan melalui kegiatan penempatan atau pengiriman barang dari gudang/tata
usaha ke unit kerja sekolah (kelas, kantor guru, ruang kesenian, perpustakaan, dll). Fungsi
penempatan adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pelayanan barang secara tepat,
cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan Barang-barang yang telah ditempatkan/dikirim harus
dicatat di dalam Kartu Inventaris Ruang. Mengapa selide ini penting? Menjelaskan mengenai
rangkaian terkahir dari pengelolaan barang di sekolah, setelah pembelian/peroleh dan
penyimpanan. Inti uraian: Berbeda dengan barang habis pakai yang setelah diminta untuk
digunakan tidak perlu dipantau keberadaannya, untuk barang tidak habis pakai pemakain atau
penempatan barang harus dicatat dengan baik dan jelas. Ini berkaitan erat dengan masalah
pengamanan dan pemeiharaan yang dinyatakan dalam PP 6/2006 Pasal 8 Ayat 2 butir e bahwa:
“Pengguna barang wajib mengamankan dan memelihara barang milik daerah yang berada dalam
penguasaanya”. Penempatan yang jelas juga membantu kelancaran penyelenggaraan proses
belajar, terutama untuk barang-barang yang jumlahnya terbatas dan harus dipakai secara
bergantian, sehingga dapat di atur pembagian waktu penggunaan dan pemeliharaannya. Untuk
memudahkan proses tersebut, maka digunakanlah kartu inventaris ruang yang ditempatkan di
setiap ruangan dan berisikan barang apa saja yang ada di ruangan tersebut dan bagaimana
kondisinya.

23 Mengapa slide ini penting:

Untuk menunjukkan pada peserta tentang format dari kartu inventaris ruang. Inti uraian: Kolom
1: Diisi sesuai dengan nomor urut pencatatan barang. Kolom 2: Diisi dengan jenis, nama barang.
Contoh: meja tulis, AC, mesin tik, komputer, dan sebagainya. Kolom 3: Diisi dengan merk atau
model barang. Contoh : Olivetti manual IBM. Kolom 4: Diisi Nomor Seri pabrik yang biasanya
sudah tercantum pada barang yang bersangkutan. Contoh: Mesin Tik No Kalau bukan buatan
pabrik dikosongkan/distrip (-). Kolom 5: Diisi Tahun pembuatan/pembelian Kolom 6: Diisi
nomor kode barang (kode lokasi dan kode barang). Kolom 7: Diisi banyak barang yang
mempunyai karakteristik yang sama jenis, merk/model, ukuran, bahan dan tahun pembuatan.
Kolom 8, 9, dan 10: Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu pencatatan. Kolom 11: Diisi
keterangan barang yang dianggap perlu, misalnya diajukan untuk dihapuskan, dipinjam oleh…..,
dll. Setelah diisi seluruhnya maka pada sudut kanan bawah dibutuhkan tanggal pencatatan dan
ditandatangani oleh penanggung jawab ruangan dan diketahui kepala tata usaha. Kartu Inventaris
Ruang ini ditempatkan di setiap ruang dan digunakan untuk mencatat inventaris yang berada di
masing-masing ruangan.

24 Kapan Kartu Inventaris Diperbaharui?

Semua kartu inventaris harus diperbaharui (update) secara rutin minimal setiap enam bulan
sekali atau setiap ada barang baru yang masuk ke sekolah. Mengapa slide ini penting? Untuk
mengingatkan dan menginformasikan pada peserta tentang pentingnya melakukan up-date
terhadap kartu inventaris ruang. Inti uraian: Kartu inventaris ruang mutlak harus diperbaharui
untuk dapat mengetahui penambahan, pengurangan maupun pergerakan barang-barang yang
berada di lingkungan sekolah. Sekali lagi ini berkaitan erat dengan masalah pemeliharaan dan
keamanannya. Dengan memperbaharui kartu minimal enam bulan sekali, maka disaat bersamaan
penanggung jawab melakukan pemerikasaan atas kondisi barang dan memastikan
keberadaannya.

25 Penulisan Kode Barang Tidak Habis Pakai

x x x x Kode golongan Kode bidang Kode kelompok Kode sub kelompok Kode Sub sub
Kelompok Mengapa slide ini penting? Untuk menunjukkan pada peserta tentang cara menuliskan
kode barang yang sesuai dengan peraturan perundangan berlaku. Inti uraian: Barang milik
sekolah yang merupakan bagian dari barang milik daerah dalam pencatatannya diberi nomor
pengenal yang mengacu pada Permendagri 17/2007 dan lampirannya. Sedangkan untuk
madrasah negeri, karena merupakan dari barang milik negara, acuan penulisan kode yang
digunakan adalah Permenkeu 29/PMK.06/2010. Pada dasarnya keduanya sama-sama terdiri dari
14 digit, dengan kode golongan, bidang, kelompok, sub-kelompok dan sub sub-kelompok yang
dapat dilihat dalam peraturan terkait. Nomor register 25

26 Contoh Penulisan Kode Barang

Sekolah membeli 2 unit Pesonal Computer. Penulisan kode barang untuk PC tersebut adalah: PC
1: PC 2: Kode barang mengandung arti: 02: Kode golongan peralatan dan mesin 06: Kode
bidang alat kantor 03: Kode kelompok komputer 01: Kode sub-kelompok personal komputer 01:
Kode sub sub-kelompok PC unit 0003 dan 0004: Kode Register Kode golongan dapat dilihat
dalam referensi bahan bacaan. Mengapa slide ini penting? Memberikan gambaran pada peserta
tentang cara menuliskan kode untuk satu barang yang ada di sekolah. Inti uraian: Slide
memberikan contoh langkah-langkah yang dilakukan dalam memberikan kodefikasi barang di
sekolah, dalam hal ini digunakan PC sebagai contoh. Ini merupakan barang di sekolah negeri
sehingga acuan kodefikasinya menggunakan Lampiran 41 Permendagri 17/2007. Untuk contoh
sebagian kode golongan dapat dilihat dalam lembar bacaan sedangkan rincian kode secara
lengkap dapat dilihat dalam CD referensi. Kode register merupakan kode unik yang tidak diatur
secara khusus dalam peraturan perundangan, melainkan kode unik yang ditetapkan oleh masing-
masing sekolah.

27 Nomor Register Nomor urut pencatatan dari setiap barang, pencatatan terhadap barang yang
sejenis, tahun pengadaan sama, besaran harganya sama seperti meja dan kursi jumlahnya 150,
maka pencatatannya dapat dilakukan dalam suatu format pencatatan dalam lajur register, ditulis:
0001 s/d 0150. Nomor register juga bisa diambil dari nomor rangka/ nomor produksi yang
melekat pada barang yang dibeli. Misalnya: untuk komputer, bisa dilihat nomor unik yang
tercantum di unit komputer tersebut dan dijadikan nomor register (cukup diambil 3-4 angka
terakhir). Nomor register ini dicetak dan ditempel pada barang tidak habis pakai yang relevan.
Mengapa slide ini penting? Sebagai pengingat peserta bahwa dalam menuliskan kode barang,
ada kode yang harus ditetapkan oleh sekolah sendiri, artinya tidak mengacu pada peraturan
perundangan. Inti uraian: Nomor register merupakan nomor unik yang ditetapkan oleh sekolah
secara mandiri. Namun demikian, sekolah perlu memperhatikan nomor yang telah digunakan
sebagai nomor register untuk satu jenis barang, karena nomor tersebut tidak bisa digunakan lagi
untuk jenis barang yang sama guna menghindari adanya nomor ganda. Nomor ini kemudian
dituliskan di kertas sticker dan di tempel pada barang yang bersangkutan untuk memudahkan
pengenalannya. Umumnya ditempelkan di bagian yang tidak mudah rusak seperti bagian
belakang ataupun barang yang dimaksud (sebisa mungkin). 27

28 Tanya Jawab dan Penutup

Mengapa slide ini penting? Memberikan kesempatan pada peserta untuk menanyakan hal-hal
yang jelas terkait dengan presentasi yang baru saja diberikan. Inti Uraian: Setelah penjelasan
tentang Barang Milik Sekolah, mungkin masih ada hal-hal yang ingin ditanyakan peserta atau
yang memerlukan penjelasan lebih lanjut. Setelah menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam sesi
ini, sebagai penutup pelatih memberikan kesimpulan akhir dari sesi ini dan melihat kembali
apakah tujuan sesi yang dikemukan di awal dapat tercapai pada akhir sesi.