BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1. Konsep Dasar Sistem

Sebuah sistem terdiri atas bagian yang bergabung untuk suatu tujuan.

Model dasarnya adalah masukan, pengolahan dan keluaran, tetapi dapat pula

dikembangkan hingga menyertakan pada penyimpanan. Sistem ini dapat terbuka

atau tertutup tetapi sistem informasi biasanya terbuka yang berarti menerima

beberapa masukan tak terkendali dari lingkungannya.

Menurut Jogiyanto H.M., memandang sistem terhadap perspektif

penekanan pada elemen atau komponennya.

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu”.

Menurut Gordon B. Davis [1997:67], sistem dapat abstrak maupun fisik,

sebuah sistem abstrak adalah suatu sarana teratur, gagasan atau konsepsi yang

saling tergantung. Contoh sebuah sistem abstrak adalah sebuah susunan gagasan

mengenai ke-Maha Adil-an Allah. Sedangkan suatu sistem fisik dapat

didefinisikan melalui sebuah contoh sistem Loop yang mana peralatan yang ada

berfungsi bersama untuk menjalankan komputer.

2.1.1 Karakteristik Sistem.

Sebuah sistem terdiri dari bagian yang saling berkaitan dan bervariasi

bersama-sama untuk mencapai beberapa sasaran dari maksud. Berarti sebuah

sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara teratur, tetapi terdiri dari

6
 7

unsur yang dapat dikenal yang saling melengkapi karena suatu maksud, tujuan

dan sasaran.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

1) Komponen Sistem.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama untuk membentuk suatu kesatuan. Suatu sistem

dapat memiliki sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalnya

suatu perusahaan dapat dikatakan sebagai sistem dan industri merupakan

sistem yang lebih besar yang disebut sebagai supra sistem.

2) Batas Sistem ( Boundary )

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu

sistem menyajikan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3) Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Lingkungan luar dari suatu sistem ialah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat pula bersifat merugikan sistem tersebut. Di

lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem. Dengan

demikian harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang

merugikan harus dapat ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan dapat

mengganggu dari kelangsungan sistem tersebut.

 8

4) Penghubung Sistem ( Interface )

Interface merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan

subsistem lainnya. Penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari

suatu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari suatu subsistem

akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui

penghubung. Dengan melalui penghubung suatu subsistem dapat berintegrasi

dengan subsistem lainnya hingga membentuk suatu kesatuan.

5) Masukan Sistem ( Input )

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat

berupa masukan perawatan ataupun masukan sinyal. Masukan perawatan

adalah energi yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan

sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai

contoh di dalam sistem komputer, program adalah masukan perawatan yang

digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah masukan

sinyal untuk diolah menjadi informasi.

6) Keluaran Sistem ( Output )

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah / diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk subsistem lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang

dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa

pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

 9

7) Pengolah Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolahan yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

8) Sasaran Sistem (Objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak

mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Sub
Sistem
Lingkungan Luar Sub
Sistem

Interface
Sub
Sistem Sub
Sistem

Boundary Boundary

Input Pengolah Output

Boundary

Gambar 2.2 Karakter Sistem

 10

2.1.2 Jenis-Jenis Sistem.

Ada 4 (empat) cara memandang sistem pada sudut pandang:

1) Sistem Tertentu (Deterministik system)

Sebuah sistem deterministik beroperasi dengan cara diramalkan secara

tepat. Interaksi antara bagian-bagian yang diketahui dengan pasti. Sebagai

contoh adalah program komputer yang melaksanakan secara tepat sesuai

dengan rangkaian listriknya.

2) Sistem Tak Tertentu (Probabilistik system)

Sebuah sistem probalistik dapat diuraikan dengan istilah perilaku yang

mungkin, tetapi selalu ada kesalahan ramalan terhadap jalannya sistem.

Sistem persediaan barang adalah contoh sistem probabilistik. Kebutuhan

rata-rata, waktu rata-rata untuk memulihkan dan sebagainya dapat

didefinisikan, tetapi nilai setiap saat tidak dapat diketahui.

3) Sistem Tertutup

Dalam organisasi dan pengolahan informasi, ada sistem yang relatif

terisolasi dari lingkungan tetapi tidak sama sekali tertutup dalam arti fisik.

Sistem ini akan disebut sistem tertutup atau sistem yang relatif tertutup.

4) Sistem Terbuka

Sistem terbuka mengadakan pertukaran informasi, materi atau energi

dengan lingkungannya. Pertukaran akan meliputi masukan yang acak dan

tak menentu. Sistem terbuka cenderung memiliki sifat adaptasi.

 11

2.2. Perancangan Sistem

Pengertian perancangan sistem menurut Robert J. Versello/John

Reuter III, yaitu :

“Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan

persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan
bagaimana suatu sistem dibentuk”. (Jogiyanto, HM, 1990:196)

Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian

sistem, tahap perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan

gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada

programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

Pada tahap ini akan diperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang

alasan untuk mengembangkan sistem yang baru dan akan ditetapkan pula

ruang lingkup dari sistem tersebut dengan mengumpulkan fakta studi

dengan cara menyebar angket kepada para pemakai dan bekerja sama

dengan para pemakai untuk menemukan masalah dan menentukan

kebutuhan pemakai.

Dengan demikian perancangan sistem di sini adalah untuk

menggambarkan secara menyeluruh terminologi yang diinginkan serta

bagaimana dari masing-masing komponen rancangan sistem keluaran,

masukan, pemrosesan, pengendalian, database dan platform teknologi

yang akan dirancang.

2.3. Konsep Dasar Informasi.

Informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem yang akan

dibuat dalam sebuah organisasi. Menurut Jogiyanto H.M. Analisa dan

 12

Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur, 1995 : 8 )

mendefinisikan informasi sebagai berikut :

“ informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.

Bagi penerima informasi terutama dalam mengambil keputusan, baik saat

ini maupun dimasa yang akan datang. Hal ini dipengaruhi oleh kualitas

informasi yang disajikan tersebut. Dimana kualitas informasi tergantung

dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan.

2.4 Konsep Sistem Informasi

Sistem informasi diperlukan mulai dari perencanaan, operasi,

pemeliharaan hingga pengendalian. Dalam proses perencanaan sistem

informasi diperlukan model perencanaan, data masukan dan simulasi

model berupa sistem konversi untuk mengubah masukan menjadi keluaran

baik berupa produk atau jasa. Informasi merupakan dasar pengambilan

keputusan manajemen.

2.5. Pengertian Data

Data merupakan suatu kombinasi dari berbagai macam gambar,

simbol-simbol, kata-kata yang dapat diperoleh dan diproses untuk

mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Definisi tersebut dikemukakan

oleh Jhon J. Longkutoy (1983 : 3) :

”Data adalah istilah majemuk dari kata data, yang berarti fakta atau
bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan
kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, kata-kata, ide, obyek situasi
dan kondisi”.
 13

2.6. Pengertian Pengolahan Data

Definisi pengolahan data menurut Taliziduhu Ndraha (1986 : 213) :

”pengolahan data adalah pengolahan kombinasi-kombinasi dari

berbagai data yang diolah menjadi informasi yang tepat dan berguna”.

Beberapa tahap operasi terhadap data antara lain :

1. Tahap Pengumpulan

Menunjukkan pencatatan data dari suatu peristiwa kedalam formulir –

formulir pelanggan.

2. Tahap Pemeriksaan

Menunjukkan pengecekan atau pengesahan data untuk mejamin data itu

diperoleh, diolah serta dicatat secara cermat.

3. Tahap Pengolahan

Menempatkan unsur-unsur data dalam kategori khusus yang memberikan

arti bagi pemakai agar yang bersangkutan tidak keliru dalam

memahaminya.

4. Tahap Penyortiran

Menempatkan unsur-unsur data dalam suatu rangkaian atau urutan yang

telah disusun dan ditentukan sebelumnya.

5. Tahap Peringkasan

Menggabungkan unsur-unsur data yang sesuai.

6. Tahap Penyimpanan

Menempatkan data pada beberapa media seperti kertas, lemari dan

sebagainya. Data dipelihara untuk ditambah atau diambil kembali bila

diperlukan.
 14

7. Tahap Perhitungan

Penanganan ini memerlukan operasi data secara ilmu hitung dan logika.

8. Tahap Pengambilan Kembali

Pencarian kembali hingga ditemukannya, misalnya untuk bahan

perbandingan, akan diperbaharui untuk kepentingan lainnya.

9. Tahap Penyebaran

Informasi yang telah ada dapat digandakan untuk disebarkan kepada para

pemakai yang memerlukannya.

Hasil akhir dari pengolahan data informasi yang merupakan suatu

kesatuan yang saling berhubungan dan bekerjasama dengan adanya perancangan

sistem yang dilakukan akan memberikan hasil yang diinginkan dengan cepat dan

akurat.

2.7 Pengertian Variable Judul

a. Pengertian Administrasi Barang

Bagian administrasi adalah bagian yang bertugas untuk

menyusun segala bentuk administrasi perusahaan.

b. Pengertian Penjualan Barang

Penjualan adalah suatu pemikiran yang menunjukkan

pendapatan dari penjualan barang untuk periode sampai tanggal

bersangkutan.

Berdasarkan teori diatas maka penulis dapat menyimpulkan

bahwa penjualan adalah unsur yang saling berinteraksi antara satu

 15

dengan yang lainnya untuk melakukan proses penjualan barang dari

distributor ke konsumen. Penjualan barang dibagi atas dua yaitu:

1. Penjualan secara kredit adalah order dari pelanggan telah terpenuhi

dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu

tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya

2. Penjualan secara tunai adalah barang baru diserahkan oleh perusahaan

kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.

Adapun defenisi dari variabel dalam istilah penjualan adalah

sebagai berikut :

1. Proses adalah urutan kegiatan yang terjadi dalam suatu proses

organisasi atau perusahaan yang melibatkan beberapa individual

yang saling berkaitan dengan kegiatan ini terjadi secara berulang-

ulang.

2. Faktur penjualan adalah bukti pejualan barang yang

dikeluarkan oleh distributor kepada pelanggan.

3. Pelanggan adalah konsumen tetap dari pihak distributor dalam

hal penyaluran barang.

4. Bagian Penjualan (Sales) adalah bagian yang bertugas

memasarkan barang kepada pelanggan

5. Bagian Gudang adalah bagian yang bertugas untuk

menyimpan, menyiapkan, dan menyajikan barang kepada pelanggan.

 16

6. Return Penjualan merupakan transaksi yang terjadi jika

pelanggan mengembalikan barang yang dibelinya ke perusahaan

dalam kondisi barang rusak.

7. Jatuh Tempo adalah batas waktu yang diberikan oleh

distributor kepada pelanggan untuk melunasi kewajibannya.

c. Pengertian Pengiriman Barang

Pengiriman barang adalah proses mengantarkan barang dari

distributor ke pada pelanggan.

d. Pengertian Barang dan Persedian Barang

Istilah persediaan digunakan untuk menunjukkan barang-barang

yang dimiliki oleh suatu perusahaan dan tergantung pada jenis usaha

perusahaan tersebut.

Berikut beberapa defenisi persediaan :

“Persedian adalah aktiva”

a. Tersedia untuk dijual.

b. Dalam proses produksi atau dalam penjualan.

c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan

dalam produksi pemberian jasa (Ikatan Akuntansi Indonesia).

Pengertian persedian dapat juga kita lihat dalam batasan berikut :

“Persediaan adalah barang yang dimiliki oleh perusahaan pada

tangggal tertentu dengan tujuan untuk dijual secara langsung atau
melalui proses produksi di dalam siklus norma perusahaan”. (RA
Supriono dan L. Suparwoto, 1992 : 106)
 17

Barang adalah “sesuatu yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang

berbentuk benda, dalam hal ini yaitu bahan-bahan pendukung proyek

yang dapat dihitung atau diukur dan dinilai tidak termasuk uang dan

surat berharga guna keperluan perusahaan”.

Sedangkan barang perusahaan adalah “barang yang masih di

simpan dalam ruang penyimpanan / gudang dan belum digunakan dalam

kegiatan operasional serta dikelola secara khusus”.

a) Masukan / input

Pada posisi ini, dikedepankan 3 ( tiga ) kedudukan komponen penting

yang menunjang terselenggaranya administrasi barang yaitu :

a. Barang masuk

Barang yang datang berdasarkan pesanan perusahaan, barang-

barang ini dimasukkan ke dalam gudang, yang dipasok dari

berbagai supplier

b. Barang keluar

Yaitu barang yang keluar dari dalam gudang barang ini akan

dimasukkan / digunakan untuk diproses reparasi atau produksi

kapal baru.

c. Supplier

Yaitu pemasok barang-barang kebutuhan perusahaan.

Di samping 3 (tiga) komponen diatas terdapat pula berbagai

inputan yang lain untuk menunjang jalannya program.

 18

Administrasi barang barang ini, seperti pengembalian barang bila

ditemukan dalam keadaan rusak / cacat atau tidak sesuai dengan

pesanan.

b) Proses ( Process)

Data-data yang masuk kedalam gudang akan disusun sesuai dengan

urutan masuknya. Dimana barang yang pertama masuk tersebut akan

dikurangi dengan jumlah barang-barang yang keluar. Dari proses ini

akan diketahui jumlah dari sisa barang.

c) Keluaran ( Output )

Dari proses yang terjadi diharapkan akan muncul keluaran ( output )

berupa daftar sisa barang yang berada dalam gudang. Dengan

demikian dapat dilihat dengan jelas jumlah persedian stock digudang.

Sistem informasi ini sangat tepat dimana aktivitas utama dari

gudang adalah barang masuk dan barang keluar berarti pemakaian barang

atau stock, dengan adanya sistem informasi ini dapat memberikan

kegunaan antara lain :

1. Masalah pengarsipan data lebih mudah,cepat dan praktis.

2. Data barang dapat dibuka kapan saja dengan waktu relatif cepat.

3. Mudah dalam pencarian kebutuhan data barang.

 19

4. Dapat diketahui semua barang yang masuk ke gudang dari supplier dan

hari masuknya.

5. Penghematan waktu dan tenaga.

Secara umum mengenai stock barang ada beberapa proses penting

yang berlangsung:

1. Pemesanan

Proses ini dilakukan dalam rangka pemenuhan persediaan akan stock

barang yang akan dijual kepada pihak konsumen. Proses pemesanan

tentunya tergantung pada proses monitoring tingkat persediaan, proses

ini menentukan apa, berapa, dan kepada pemesanan dilakukan.

2. Pengadaan/Persediaan

Proses persediaan ini bertujuan menetapkan dan menyajikan

tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat, dan

waktu yang cepat. Persediaan diperlukan oleh perusahaan dalam

memenuhi permintaan barang yang tidak pasti dari distributor lain atas

permintaan konsumen dan bagaimana menyediakan stock barang agar

tidak terjadi kelebihan dan kekurangan atau barang-barang yang harus

dikelolah dengan baik, dimana bagian ini memberikan informasi yang

berkenaan kapan harus memesan dan berapa banyak setiap kali pesan.

3. Penyimpanan
 20

Penyimpanan adalah suatu proses penempatan/penyimpanan barang di

gudang. Proses yang berlangsung adalah bagaimana penempatan

barang-barang yang ada agar baik dan aman sehingga senantiasa dalam

kondisi yang layak diterima oleh konsumen.

4. Pengeluaran/Penjualan

Pengeluaran atau proses penjualan barang dilakukan sesuai dengan

permintaan atau pemesanan dari konsumen baik secara langsung

maupun order melalui salesman atau kanvas dalam bentuk eceran

ataupun grosir.

5. Pelaporan

Proses pelaporan dilakukan dalam bentuk faktur-faktur atau dokumen

sebagai hasil dari serangkaian kegiatan dalam menyajikan informasi

mengenai suatu hal tertentu atau berupa keterangan sebagai bukti

bahwa telah dilakukan suatu kegiatan transaksi.

2.8 Bahasa Pemrograman

Borland Delphi merupakan suatu bahasa pemrograman yang memberikan

berbagai fasilitas pembuatan aplikasi visual. Keunggulan bahasa pemrograman ini

terletak pada produktivitas, kualitas, pengembangan perangkat lunak, keacpatan

kompilasi pola desain yang menarik serta dengan pemrogramannya yang

terstruktur. Keunggulan lain dari Delphi adalah adpat digunakan untuk merancang
 21

program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang

berbasis windows.

2.9 Pengertian Database Management System (DBMS)

Semua operasi input dan output yang berhubungan dengan database harus

menggunakan Database Managemet System (DBMS). Dengan kata lain, bahwa

peran DBMS untuk database adalah sebagai penghubung antara pemakai dengan

database.

Untuk lebih jelasnya apa yang dimaksud dengan database dan apa yang

dimaksud dengan DBMS akan dijadikan pengertian sebagai berikut :

Database adalah “kumpulan dari data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya tersimpan didalam perangkat keras komputer dan

digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya”.

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam

menyediakan informasi bagi para pemakainya.

Database Management System (DBMS) adalah “paket perangkat lunak

yang sangat kompleks, digunakan untuk memanipulasi database”. Ada beberapa

pedoman untuk memilih paket DBMS yang tepat untuk digunakan sebagai

berikut:

1. Harus mudah digunakan.

2. Memiliki prosedur backup untuk membuat cadangan atau pelindung.

3. Mampu membuka banyak file secara bersamaan pada suatu saat.

4. Pengolahan datanya cepat.

5. Mampu memodifikasi struktur data.

 22

6. Mampu menggabungkan atau mempertemukan lebih dari satu file.

7. Mempunyai query language.

8. Dapat berhubungan dengan program lain.

9. Dapat berhubungan dengan file lain.

10. Dapat digunakan pada sistem multi user.

2.10 Kerangka Pikir

Gambaran sistem yang berjalan dan

sistem yang diusulkan

Rancangan sistem yang diusulkan,

Analisis sistem yang berjalan, masih menggunakan sistem terkomputerisasi,
menggunakan sistem manual dengan aplikasi sistem program
otomatis yakni delphi

Sistem manual, proses pengolahan Sistem terkomputerisasi, proses

datanya kurang efektif dan efisien pengolahan datanya efektif dan efisien

Sistem manual, proses penyimpanan Sistem terkomputerisasi proses

kurang akurat, karena proses basis pengolahan basis datanya terprogram
datanya tidak ada secara baik

Sistem pelaporan data administrasi Sistem pelaporan informasi dan

barang kurang cepat (lambat) dan pengambilan keputusan cepat dan
kurang adaptif tepat

Rancangan sistem yang diusulkan

dengan proses sistem yang
terkomputerisasi dapat mempermudah
dalam pengolahan basis datanya,
sehingga dalam pengambilan keputusan
informasi cepat, tepat, efektif dan efisien

Gambar. Kerangka Pikir

 23

2.11 Definisi Operasional Variabel

Yang dimaksud dengan sistem informasi administrasi barang disini adalah

kumpulan sistem yang terdiri dari unsur manusia sebagai pemakai, mesin

komputer, prosedur, dokumen dan data-data administrasi barang yang meliputi

data persediaan barang digudang, penjualan barang dan pemesanan barang serta

pengiriman barang kepada konsumen yang berhubungan antara satu dengan

lainnya dalam mencapai target dan informasi yang diharapkan.

Agar dapat mengetahui tentang efisiensi dan efektifitas sistem yang telah

dibangun, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. Waktu

Yang dimaksud dengan waktu pada penulisan ini adalah lama waktu yang

diperlukan selama proses pengolahan data administrasi barang untuk

menghasilkan suatu informasi. Pengolahan data administrasi barang yang

dilakukan pada UD. Jaya Mandiri sekarang ini masih menggunakan sistem

manual. Sehingga kadang terjadi kesalahan dan juga keterlambatan dalam

pencatatan data administrasi barang. Untuk itu dengan mengoptimalkan

penggunaan jasa komputer maka hal tersebut dapat dihindari. Pimpinan dapat

memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan melalui sistem informasi

administrasi barang tanpa memerlukan waktu yang lama, dimana pimpinan

dapat mengetahui informasi tentang persediaan barang digudang, penjualan

barang, pemesanan barang dan pengiriman barang.

 24

b. Biaya

Dalam penelitian ini yang akan menjadi bahan evaluasi juga adalah faktor

biaya yang digunakan dalam kegiatan operasional penyebaran data dan

informasi. Dengan contoh sistem pendataan administrasi barang diatas, dapat

dilihat bahwa pengolahan data administrasi barang yang masih manual

banyak memerlukan fasilitas alat tulis menulis seperti kertas dan lain-lain.

Karena karyawan yang melakukan pemeriksaan tersebut bisa saja melakukan

kesalahan dalam penginputan dan perhitungan data administrasi barang,

misalnya hal itu harus diulang kembali yang tentu saja hal tersebut akan

memerlukan biaya yang besar.

c. Tenaga

Yang dimaksud dengan tenaga dalam penulisan ini adalah banyaknya tenaga

yang dibutuhkan dalam membuat laporan pendataan administrasi barang

bulanan dengan menggunakan sistem manual dimana masih harus membuka

berkas-berkas terdahulu untuk dapat mengolah data tersebut. Dengan adanya

sistem informasi administrasi barang yang berbasis komputer ini pembuatan

laporan administrasi barang bulanan dapat langsung dicetak tanpa harus

mengkalkulasi terlebih dahulu.