Anda di halaman 1dari 38

Dana Kas Kecil (Administrasi Perkantoran)

A.    Kas (cash)

1.    Definisi Kas
Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk membiayai kegiatan
umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada bank yang dapat
segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya..

2.    Kriteria Kas


Kas mempunyai kriteria sebagai berikut
a.    Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang sah.
b.    Dapat dipergunakan ketika diperlukan.
c.    Penggunannya bersifat bebas.
d.    Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya.

3.    Sifat dan Karekteristik Kas


Kas mempunyai sifat dan karektiristik sebagai berikut.
•    Aktif Tetapi Tidak Produktif

Untuk Memperoleh rentabilitas, kas tidak boleh dibiarkan menganggur (idle cash).
Sedangkan untuk memperoleh pendapatan, kas harus diubah terlenih dahulu menjadi
persediaan, piutang, dan sebagainya. Tetapi juga tidak diperkenankan apabila seluruh kas
diubah bentuknya karena perusahaan akan kesulitan beroperasi apabila tidak disediakan
kas yang memadai. Berdasarkan kondisi ini maka manajemen harus mampu menciptakan
adanya keseimbangan antara kedua kepentingan tersebut.

•    Tidak Memiliki Identitas Kepemilikan sehingga Mudah Dipindah Tangankan.

Kondisi trsebut menyebabkan menejemen harus yakin mengenai hal-hal berikut.


a.    Setiap pengeluaran kas harus sesuai dengan tujuan.
b.    Semua uang yang seharusnya diterima telah benar-benar diterima.
c.    Tidak ada penyalahgunaan terhadap uang milik perusahaan.

4.    Contoh Kas


Berikut ini yang termasuk kas.
A.    Uang kertas dan logam.
B.    Cek dan giro
C.    Simpanan di bank dalam bentuk giro
D.    Traveler’s check, yaitu cek yang dikeluarkan oleh bank untuk perjalanan.
E.    Money order, yaitu surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan
keperluan pengguna.
F.    Cashier’s order, yaitu cek yang dibuat oleh bnk untuk suatu saat dicairkan dibank itu
juga.
G.    Bank draft, yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai
rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah, melalui
penyetoran lebih dulu dibank pembuat.

B.    Definisi dan Karakteristik Kas Kecil

1.    Definisi Kas Kecil


Kas kecil adalah uang yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relatif kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
2.`    Karakteristik Kas Kecil
1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah
ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan
menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya
antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- )
2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari
3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan
petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier).
3.    Prosedur Kas Kecil
Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki pernana yang
penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari
mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir jam operasional di
sore atau malam hari.
Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur
kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan
pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil,
dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu
ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat
dilakukan dengan cepat.
4.    Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil

Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang
pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah
disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala operasional
perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah batasan saldo
minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru
itu hendaklah di umumkan secara resmi, dab disosialisasikan kepada semua pihak di
perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di
perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang.

5.    Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)


Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang
diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari,
satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan
kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas
keci lain yang dapat menggantikannya.
Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut : Menguasai
dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil,
dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan yang
memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).

Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai


penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas
kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan cara-cara
rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.

C.     Mengelola Kas Kecil


Karakteristik Dasar dari Kas Kecil
Prosedur Kas Kecil
Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil
Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)

D.    Perlengkapan Administrasi Dana Kas Kecil

1.    Tahap-Tahap Pembentukan Dana Kas kecil


Beberapa tahapan dalam pembentukan dana kas kecil.

A.    Menafsir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil.
Jumlah uang yang diperlukan untuk pembentukan dana kas kecil tergantung pada hal-hal
berikut.
1)    Besar kecilnya perusahaan.
2)    Kebijaksanaan dari masing-masing perusahaan..
3)    Jumlah pengeluaran yang terjadi.
B.    Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan
untuk dana kas kecil.
C.    Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut, pemegang dana kas kecil membuat
laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.
D.    Berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas kecil membuat
laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.

Contoh: Penarikan cek untuk dana kas kecil sebesar Rp2.000.000,00.  Penarikan cek
untuk dana kas kecil tersebut dicatat dengan ayat jurnal sebagai berikut.
Keterangan    Debit    Kredit
Dana kas kecil
Bank    Rp 2.000.000,00
–    –
Rp 2.000.000,00

Pengeluaran uang yang dilakukan melalaui dana kas kecil dibuatkan bukti kas kecil,
karena tidak semua pengeluaran yang melalui dana kas kecil dapat dimintakan bukti
pencatatan pembukuan seperti ongkos becak, ongkos bongkar muat (kuli), dan
sebagainya.
Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang yang dapat
berasal dari perusahaan. Apabila ada bukti pengeluaran dana kas kecil yang berasal dari
pihak luar perusahaan, maka bukti tersebut ditampilkan sebagai bukti kas kecil. Bukti kas
kecil tersebut disimpan oleh pemegang kas kecil sampai dana kas kecil dipertanggung
jawabkan.

Contoh bukti kas kecil


Pemegang kas kecil mencatat semua bukti kas kecil dalam buku kas kecil. Buku kas kecil
sebaiknya dibuat dua rangkap karena lembar yang asli digunakan untuk
pertanggungjawaban dana kas kecil, sedangkan tembusannya disimpan oleh pemegang
kas kecil sebgai arsip.
BUKTI KAS KECIL
No : 022
Dibayarkan kepada: SPBU Jurug                                                          Tanggal : 16-09-10
Keterangan                                                   Jumlah
Pengisian bensin                                    Rp175.000
Total                                                           Rp175.000
Disetuji oleh : Yurike  Sarah Ambar                                                 Diterima oleh : Agus

2.    Perlengkapan Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil

–    Bukti Transaksi Penerimaan atau pengisian Kembali Dana Kas Kecil seperti Cek.
–    Bukti Transaksi
–    Peralatan Menulis
–    Alat untuk Menghitung
–    Formulir Jurnal
–    Formulir Penerimaan dan Pengeluaran atau Mutasi Dana Kas Kecil
–    Buku Kas Kecil

E.    Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan

1.    Jenis Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan


Peralatan/dokumen yang dibutuhkan dalam pengolahan dana kas kecil antara lain:

➢    Bukti Kas Keluar


➢    Cek
➢    Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
➢    Bukti Pengeluaran Kas Kecil
➢    Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

2.         Catatan Akuntasi yang Digunakan


Catatan yang digunakan dalam pengolahan dana kas kecil antara lain:

➢    Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal)


➢    Register Cek (Check Register)
➢    Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil
F.    Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

1.    Imprest System


Operasional dana kas kecil, yang sering kali disebut sistem imprest, mencakup tiga tahap
yaitu:

A. Membentuk Dana

Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah:


1.      menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana
2.      menentukan jumlah dana yang diperlukan

Umumnya, jumlah yang diperkirakan untuk menutup pengeluaran yang diantisipasi


adalah jumlah untuk periode 3-4 minggu ke depan. Untuk membentuk dana, utang cek ke
penjaga (kustodian) kas kecil diterbitkan sebesar jumlah yang ditentukan tersebut.
Contoh: jika Laird Company memutuskan untuk membentuk dana sebesar $ 100 pada
tanggal 1 Februari, ayat jurnalnya:

Kustodian mencairkan cek dan menyimpan hasilnya pada kotak atau tempat kecil kas
kecil yang terkunci. Sebagian besar dana kas kecil dibentuk dengan jumlah yang tetap.
Tidak ada ayat jurnal tambahan yang dibuat untuk akun Kas Kecil selama manajemen
tidak mengubah jumlah dana yang dikehendaki. Contoh: Jika Laird Company
memutuskan pada tanggal 1 Juni untuk menaikkan jumlah dana menjadi $ 250 maka

B. Melakukan Pembayaran Dari Dana

Penjaga (kustodian) dana kas kecil memiliki wewenang untuk melakukan pembayaran
dari dana kas sesuai dengan kebijakan manajemen. Umumnya, manajemen membatasi
besarnya pembelanjaan yang dilakukan. Juga, mungkin tidak diizinkan menggunakan
dana tersebut untuk transaksi tertentu (seperti memberikan pinjaman jangka pendek
kepada karyawan). Setiap pembayaran dari dana harus didokumentasikan pada tanda
terima kas kecil yang telah diberi penomoran sebelumnya (atau Voucher kas kecil).
Tanda tangan kustodian dan pihak penerima pembayaran diperlukan pada tanda terima
tersebut. Jika dokumen pendukung lainnya seperti tagihan biaya angkut atau faktur
tersedia, maka harus dilampirkan juga pada tanda terima kas kecil.
Tanda terima disimpan di kotak kas kecil hingga dana nyaris habis dan perlu diisi ulang.
Jumlah pada tanda terima kas kecil dan uang di dana seharusnya sama dengan jumlah
yang dibentuk setiap waktu. Perhitungan dadakan dapat dilakukan kapan saja dengan
pihak yang tidak terkait, seperti auditor internal, untuk menentukan bahwa apakah dana
yang dijaga masih tetap utuh.
Tidak ada pencatatan akuntansi saat dilakukan pembayaran dari kas kecil. Hal ini
dianggap tidak diperlu. Sebagai gantinya, pengaruh akuntansi atas setiap pembayaran
diakui ketika dana diisi ulang.

C. Mengisi Ulang Dana


Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi ulang. Permintaan
penggantian uang (reimbursement) diusulkan oleh penjaga (kustodian) kas kecil. Pihak
ini menyiapkan skedul (atau ringkasan) pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan
dan memberikan skedul tersebut, disertai dengan tanda terima kas kecil dan dokumentasi
lainnya ke bagian bendahara. Tanda terima dan dokumen pendukung dipelajari oleh
bagian bendahara untuk diverifikasi bahwa telah dilakukan pembayaran yang memadai
dari dana tersebut. Bagian bendahara kemudian menyetujui permohonan itu dan sebuah
cek disiapkan untuk mengisi ulang dana dengan jumlah yang sama besar saat dana
dibentuk. Pada saat yang sama, dokumen pendukung diberi stempel (dicap) “lunas”
sehingga tidak dapat dilampirkan lagi untuk permohonan pembayaran.
Dana kas kecil seharusnya diisi ulang pada akhir periode akuntansi tanpa memerhatikan
uang tunai yang masih ada di dana. Pengisian ulang pada saat ini diperlukan untuk
mengetahui pengaruh pembayaran kas kecil pada laporan keuangan.
Pengendalian internal atas dana kas kecil diperkuat dengan:
1.      Memiliki supervisor untuk melakukan perhitungan mendadak atas dana untuk
menjamin apakah voucher yang dibayar dan dana kas sama dengan jumlah di awal.
2.      Membatalkan atau menarik voucher yang sudah dibayar sehingga tidak bisa
diajukan ulang atau diganti.

2.    Fluktuatif System


Sistem dana tidak tetap (Fluctuative System), merupakan sistem di mana besarnya dana
kas kecil berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan penerimaan atau penambahan kas
kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil melakukan pencatatan pada buku kas kecil
untuk setiap pengeluaran maupun penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar
untuk diposting ke perkiraan-perkiraan buku besar.
Modul “ Mengelola Dana Kas Kecil” meliputi sub kompetensi yaitu Mempersiapkan
Administrasi Dana Kas Kecil, Membukukan Mutasi dan Selisih Dana Kas Kecil, dan
Mendokumentasikan Bukti-bukti Kas Kecil.

Diharapkan dengan selesainya modul ini siswa mampu mengidentifikasikan 4 sub


kompetensi yang terkait

B. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang
memuat kinerja yang diharapkan, kreteria keberhasilan kondisi yang diberikan
dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang nakan dicapai modul ini
2. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek
kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai oleh modul ini.
3. Diskusikan dengan kelompok belajar peserta diklat apa yang telah dicermati
untuk mendapatkan pemahaman yang baik dengan tujuan belajar dan kompetensi
yang ingin dicapai dalam modul, bila masih ragu bertanyalah pada guru/ tutor
sampai paham.
4. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari
istilah-istilah sulit dan penting pada modul
5. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan
jawablah pertanyaannya kemudian cocokkan dengan kunci jawaban samapi tuntas
6. Bila dalam proses memahami materi mendapatkan kesulitan maka diskusikan
dengan kelompoki belajar atau konsultasikan dengan guru atau tutor
7. Setelah mjenuntaskan semua kegiatan belajar pada modul ini kemudian
pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada pola kedudukan
moduk\l untuk program keahlian akuntansi
8. Peserta diklat tidak dapat melanjutkan kegiatang belajar berikutnya sebelum
menguasai modul ini
9. Setelah modul ini mencapai ketuntasan satu kompetensi maka ajukan uji
kompetensi dan sertifikasi.

 
 

BAB II

MEMPERSIAPKAN ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

1. A.    PENGERTIAN TRANSAKSI DAN JENIS-JENIS DOKUMEN


2. 1.      Pengertian Transaksi

Transaksi adalah kejadian atau suatu keadaan atau kondisi yang mengakibatkan
perubahan terhadap harta, hutang, dan modal perusahaan, sehingga harus diproses mulai
dari pencatatan sampai dengan disajikan dalam bentuk laporan keuangan.

Transaksi-transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan pada umumnya meliputi:

 Penerimaan uang tunai dan barang dari pemilik sebagai setoran modal;
 Pembelian perlengakapan dan peralatan secara tunai atau kredit;
 Pembayaran uang pada kreditur;
 Penjualan jasa atau barang secara tunai atau secara kredit;
 Penerimaan tagihan dari debitur;
 Pembayaran beban-beban.

Transaksi-transaksi tersebt diatas merupakan kejadian-kejadian dalam perusahaan yang


harus dicatat. Adapun kondisi atau keadaan yang merupakan transaksi perusahaan antara
lain:

 Berkurangnya nilai persediaan barang karena susut atau sebagian rusak;


 Penurunan nilai harta tetap (penyusutan), misalnya mesin;
 Adanya penghasilan yang masih harus diterima atau adanya beban yang masih
harus dibayar pada akhir periode akuntansi.

Transaksi-transaksi tersebut diataas merupakan transaksi intern. Dikatakan transaksi


intern karena transaksi-transaksi tersebut tidak berhubungan langsung dengan pihak lain.

Secara umum, bukti transaksi dapat dibedakan antara bukti intern dan bukti ekstern.

 Bukti intern adalah bukti transaksi yang dikeluarkan oleh perusahaan yang
bersangkutan. Misalnya: faktur penjualan, kuitansi bukti penerimaan uang, nota
debet atau kredit yang dikirim kepada pihak lain dan bukti-bukti transaksi intern
lainnya.
 Bukti ekstern adalah bukti transaksi yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Misalnya: faktur pembelian dan kuitansi bukti pembayaran.

Bukti transaksi pada umumnya berisi keterangan secara rinci mengenai jenis barang atau
jasa seperti kuitansi, jenis, ukuran, jumlah satuan uang, serta pihak-pihak yang terkait
dengan transaksi yang bersangkutan.

1. 2.      Jenis-jenis dokumen transaksi keuangan

      Jenis-jenis dokumen transaksi keuangan antara lain terdiri atas kuitansi,cek, bilyet
giro, faktur, nota kontan, nota kredit atau debet, dan bukti memo.

1. a.      Kuitansi

Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.Dengan


demikian, kuitansi dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran.

Bagi suatu perusahaan, kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan bukti
pembayaran kepada pihak yang bersangkutan, sedangkan kuitansi yang diserahkan
kepada pihak lain merupakan bukti penerimaan uang dari pihak yang bersangkutan.

Kuitansi sekurang-kurangnya harus dibuat rangkap 2 (dua), yaitu:

1)      Lembar pertama (asli) untuk diserahkan kepada pihakpembayar

2)      Lembar kedua (copy) digunakan sebagai bukti pembukuan

Pada perusahaan yang menyediakan sendiri “bukti peneriamaan kas” dan “bukti
pengeluarankas”, kuitansi yang diterima dari pihak lain dijadikan sebagai bukti
pendukung  (lampiran) bukti pengeluaran kas. Kuitansi sebagai bukti penerimaan, harus
dibubuhi materai.Hal ini ditetapkan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia
tentang Bea Materai. Pada saat buku ini disusun berlaku ketentuan bahwa ketentuan
bahwa kuitansi dengan jumlah uang di atas Rp 1.000.000,00 wajib dibubuhi materai Rp
3.000,00.

            Berikut ini contoh kuitansi.

 
 

1. b.      Cek

Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang
tertentu, pada waktu surta tersebut disertakan kepada bank. Agar surat perintah itu
berlaku sebagai cek, maka isinya harus memenuhi syarat yang ditetapkan dalam undang-
undang, antara lain memuat perkataan “cek”.

Lembaran cek terdiri atas dua bagian, yaitu lembar utama untuk diserahkan kepada pihak
lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan
yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

Seperti halnya kuitansi, cek yang dipergunakan seagai alat pembayaran harus dibubuhi
materai yang ketentuannya sama dengan ketentuan materai kuitansi.

Report this ad

Petunjuk pengisian cek

1)      Periksa apakah semua lembaran cek dan potongannya telah diberi nomor;

2)      Isi potongan cek terlebih dahulu ;

3)      Bubuhkan tanggal pengisian; tanggal yang tercantum di cek tidak mundur;

4)      Isi nama penerima dengan jelas;

5)      Isi jumlah uangnya di tempat pengisiannya; jumlah ditulis dengan huruf dan angka;

6)      Buat garis pengaman pada semua tempat yang kosong;

7)      Periksa apakah lembar cek telah diberi stempel materai;

8)      Cek ditandatangani oleh orang yang berhak melakukan penarikan;


9)      Pada cek yang salah, tulis kata “tidak berlaku/valid”. Demikian juga pada
potongannya, dan jangan dibuang karena merupakan bukti.

Berikut ini contoh cek.

1. c.       Bilyet Giro

Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan, untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening
penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro, pada bank yang sama atau pada bank
yang lain. Dengan demikian, penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang
tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada
bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

Berikut contoh bilyet giro.

1. d.      Faktur

Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara
kredit.Faktur dibuat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pembeli bersama-sama
dengan barang yang dijual.

Bagi pihak pembeli, faktur yang diterima merupakan faktur pembelian.Sementara bagi
penjual, faktur yang dikirim kepada pembeli merupakan faktur pembelian.

Dalam faktur biasanya diinformasikan mengenai:

1)      Nama dan alamat penjual;

2)      Nomor faktur;


3)      Nama dan alamat pembeli;

4)      Tanggal pesan;

5)      Tanggal pengiriman;

6)      Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas,
harga satuan, dan jumlah harga.

Perhatikan contoh faktur di bawah ini:

1. e.       Nota kontan

Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan
pembayaran secara tunai. Dalam nota kontan biasanya berisi informasi tentang:

1)      Nama perusahaan yang mengeluarkan nota;

2)      Nomor nota;

3)      Tanggal transaksi;

4)      Jenis barang;

5)      Banyaknya (kuantum);

6)      Harga satuan;

7)      Jumlah harga.

Berikut ini contoh salah satu bentuk nota kontan.

 
 

1. f.       Nota Kredit atau Debet

Nota kredit (credit memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang
yang telah dijual, atau bukti persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pembeli
untuk pengurangan harga barang karena sebagian barang rusak atau tidak sesuai dengan
pesanan.Dalam hal ini, nota kredit dibuat oleh pihak penjual.

Berikut ini contoh salah satu nota kredit.

1. g.      Bukti Memo

Bukti memo merupakan bukti transaksi intern, seperti memo dari  pejabat tertentu atau
pimpinan perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencatatan. Misalnya:
bukti memo untuk mencatat beban gaji yang masih harus dibayar pada akhir periode,
bukti memo untuk penarikan cek, bukti memo untuk mencatat penyusutan harta tetap,
dan sebagainya.

Berikut ini contoh salah satu bentuk memo.

 
 

1. B.     MENCATAT TRANSAKSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN


DALAM BUKU JURNAL
2. 1.      Penggolongan Transaksi keuangan

Untuk memudahkan pembuatan ikhtisar transaksi yang terjadi dalam satu periode dan
penyusunan keuangan, maka transaksi-transaksi yang sejenis atau yang mengakibatkan
perubahan pada pos yang sama dikelompokkan dan dicatat dalam satu daftar khusus yang
disebut “akun (account)”, biasa juga disebut “perkiraan” atau “rekening”.

Transaksi yang mengakibatkan perubahan pada kas perusahaan, baik itu pengurangan kas
maupun penambahan kas, dicatat pada akun “kas”.Demikian pula transaksi-transaksi
yang mengakibatkan perubahan pada hutang perusahaan, dicatat pada akun “hutang”.
Dengan demikian, akan terdapat akun kas, akun piutang, akun hutang, akun
perlengkapan, akun peralatan, dan akun-akun lainnya.

Akuntansi menganut system pencatatan ganda (double entry system). Artinya, suatu
transaksi yang terjadi akan dicatat sekurang-kurangnya dalam dua akun, atau dicatat pada
dua aspek perubahannya. Misalnya:

1. Transaksi pembayaran hutang, menyebabakan perubahan pada kas dan hutang.


Oleh karena itu, transaksi pembayaran hutang harus dicatat pada akaun “kas”
atau akun “hutang”.
2. Transaksi pembelian peralatan dengan pembayaran kredit, perubahannya pada
peralatan dan hutang sehingga harus dicatat pada akun “peralatan” dan akun
“hutang”.

Dengan demikian, akun-akun yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan mempunyai
hubungan satu sama lain. Kumpulan akun-akun yang terkait satu sama lain sehingga
merupakan satu kesatuan yang digunakan oleh suatu perusahaan, disebut “buku besar”
(ledger)

1. 2.      Bentuk-bentuk akun

Ada 2 (dua) bentuk akun yang biasa digunakan, yaitu akun bentuk dua kolom (two
column) dan akun bentuk empat kolom (four column).

1. a.    Akun bentuk dua kolom

Akun bentuk dua kolom disebut juga bentuk T (T. Form). Berikut ini diberikan sebuah
contoh akun bentuk dua kolom

                                                                 KAS                                       

Tgl. Keterangan Ref Debet Tgl. Keterangan Ref Kredit


 
             
 

Apabila jumlah dikolom Debet menunjukkan jumlah yang lebih besat dibandingkan
dengan jumlah yang ada dikolom Kredit, maka selisihnya disebut saldo debet (saldo
lebih). Jika keadaan sebaliknya, jumlah kolom kredit lebih besar dari pada jumlah kolom
debet, maka selisihnya disebut saldo kredit (saldo kurang).

                               

1. b.    Akun bentuk empat kolom

Berikut ini diberikan akun bentuk empat kolom.

 
Akun:KASNo. 101

SALDO
Tgl. Keterangan Ref DEBET KREDIT
DEBET KREDIT
 

 
           
 

1. 3.      Pengelompokkan akun dalam buku besar

Dalam bahasan mengenai persamaan dasar akuntansi, perubahan terjadinya suatu


transaksi dicatat sekurang-kurangnya pada dua pos, yaitu di antara pos-pos harta, hutang,
dan modal.Transaksi terjadinya beban dan pendapatan, dicatat pada pos modal.Dengan
system pencatatan transaksi dalam akun, transaksi yang mengakibatkan perubahan pada
benda pos modal seperti terjadinya pendapatam, terjadinya beban, dan pengambilan
pribadi pemilik perusahaan, tidak dicatat langsung pada akun modal.Transaksi terjadinya
pendapatan dicatat pada akun “pendapatan”, sedangkan transaksi terjadinya beban dicatat
pada akun “beban”.

Akun-akun yang terdapat dalam buku besar dapat dikelompokkan menjadi:

1. Kelompok akun-akun harta;


2. Kelompok akun-akun hutang;
3. Kelompok akun-akun modal;
4. Kelompok akun-akun pendapatan;
5. Kelompok akun-akun beban.

                                                             

1. 4.      Mencatat transaksi ke dalam jurnal umum


                                      

1. a.       Fungsi dan bentuk jurnal umum

Untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan akun-akun buku besar,


suatu transaksi lebih dahulu dicatat dalam jurnal.Dengan demikian, catatan dalam buku
jurnal merupakan catatan akuntansi pertama atau pendahuluan atas transaksi-transaksi
yang terjadi.

Pada dasarnya jurnal berfungsi sama dengan buku harian. Buku jurnal yang biasa
dipergunakan sesuai dengan kekhususan fungsinya dapat dibedakan antar jurnal umum
(general journal) dan jurnal khusus (special journal).

Di bawah ini akan dibahas jurnal umum.

Bentuk jurnal umum terdiri atas kolom-kolom sebagai berikut:

JURNAL UMUM                                                                                                Halaman:1

Tgl. Keterangan Ref DEBET KREDIT


 
       
 

Keterangan:

 Kolom tanggal            : diisi dengan tanggal terjadinya transaksi secara kronologis


(menurut   urutan waktu)
 Kolom keterangan : diisi dengan nama akun yang harus di debet dan di kredit
akibat terjadinya transaksi. Akun yang harus di debet ditulis lebih dahulu,
jumlahnya ditulis di kolom debet. Akun yang harus di kredit agak ke kanan pada
baris berikutnya, jumlahnya ditulis pada kolom kredit, keterangan singkat
mengenai transaksi ditulis di bawahnya.
 Kolom referensi: diisi dengan nomor akun dalam buku besar sebagai tempat
pemindahan data yang bersangkutan. Dengan demikian, kolom Ref. diisi pada
saat data yang bersangkutan dipindahbukukan (posting) ke buku besar.

 
1. b.    Pencatatan transaksi ke dalam buku jurnal

Perhatikan contoh di bawah ini!

Pada tanggal 1 Juni 2005, Anugrah mendirikan perusahaan jahit, yang diberi nama
ANUGRAH TAILOR. Sebagai penyertaan dalam perusahaannya, ia menyertakan modal
berupa uang tunai sebesar Rp 15.000.000,00.

Dari transaksidi atas, akun yang harus dicatat dalam buku jurnalANUGRAH TAILOR
adalah ssebagai berikut:

Tgl. Keterangan Ref DEBET KREDIT


Kas Rp 15.000.000 –
Juni 1  
 Modal Anugrah    

Setoran modal                     – Rp   15.000.000

Mengapa kolom referensi (Ref) masih kosong?

Karena data yang bersangkutan belum dipindahkan (diposting) ke buku besar, maka
dalam buku jurnal dan buku besar akan tampak seperti di bawah ini.

JURNAL UMUM

Tgl. Keterangan Ref DEBET KREDIT


Kas 101 Rp   15.000.000               –
Juni 1
 Modal Anugrah 301                          – Rp    15.000.000

 
 

BUKU BESAR

Akun: KAS                                                                                                                   No.


101

SALDO
Tgl. Keterangan Ref DEBET KREDIT
DEBET KREDIT

2005            

Jun 1 Setoran modal J-1 Rp 15.000.000   Rp 15.000.000  

             

Akun: MODALANUGRAH                                                                                     No.


301

SALDO
Tgl. Keterangan Ref DEBET KREDIT
DEBET KREDIT

2005            

Jun 1 Setoran modal J-1   Rp 15.000.000   Rp 15.000.000


             

Kolom referensi dalam akun kas dan akun modal anugrah ditulis J-1 (jurnal halaman
1).Tanda dalam kolom referensi berfungsi untuk memudahkan penelusuran data jika
diperlukan.Apa yang kita lakukan terhadap akun kas dan akun modal anugrah pada
contoh tersebut di atas, baik dalam jurnal umum maupun dalam buku besar, berlaku sama
terhadap akun-akun lainnya.

Dalam latihan mencatat transaksi ke dalam buku jurnal dan pemindahan ke buku besar.
Anda tidak cukup dengan hanya membaca apa yang tertulis pada contoh, terutama dalam
pencatatan transaksi di buku jurnal. Anda harus paham mengapa suatu akun itu di debet
atau di kredit. Oleh karena itu, Anda harus ikut menganalisis perubahan-perubahan akibat
terjadinya transaksi yang tertulis dalam contoh, kemudian kaitkan dengan sifat-sifat akun
buku besar.

1. c.        Penyusunan Neraca Saldo

Langkah Anda berikutnya adalah mengikhtisarkan data yang terdapat dalam buku besar,
yaitu dalam bentuk “neraca saldo” (trial balance).

Menyusun neraca saldo tidaklah sulit, sama halnya dengan Anda menyusun semua akun
yang ada dalam buku besar berdasarkan urutan nomor kode masng-masing beserta
saldonya. Agar lebih jelas, kita ambil akun “KAS” dalam buku besar ANUGRAH
TAILOR pada contoh di muka. Silahkan Anda jumlahkan, baik pada kolom debet
maupun pada kolom kredit.

KAS

   

Juni 31        Jumlah Rp 20.500.000,00    Juni 31     Jumlah Rp 12.095.000,00

   
 

Dari penjumlahan sisi debet dan sisi kredit, akun kas menunjukkan saldo debet
sebesar              Rp 8.405.000,00 (Rp 20.500.000,00 – Rp 12.095.000,00).

Berdasarkan data tersebut, maka ikhtisar akun kas dalam neraca saldo akan tampak dalam
bentuk sebagai berikut.

Nomor Neraca Saldo


Akun
Akun
Debet Kredit
101
   Kas…………………………………………. Rp    8.405.000,00 
 

BAB III

MEMBUKUKAN MUTASI DAN SELISIH DANA KAS KECIL

1. A.    NERACA
2. 1.      Pengertian Neraca

Neraca adalah laporan mengenai harta, utang, dan modal suatu perusahaan pada suatu
saat tertentu yang disusun secara sistematis.Ketiga komponen tersebut (harta, utang, dan
modal) harus dapat memberikan posisi keuangan perusahaan pada suatu saat
tertentu.Oleh karena itu, penyajian ketiga komponen tersebut harus dilakukan secara
sistematis.

1. a.       Harta

Harta dapat dikelmpokkan menjadi 2 (dua) kelompok, yaitu harta lancar dan harta
tidaklancar. Untuk memahami kedua jenis harta tersebut, perhatikan uraian berikut ini!
 

1)   Harta lancar

Harta lancer adalah harta yang berupa uang tunai dan harta lain yang dalam jangka
pendek (tidak lebih dari satu tahun sejak tanggal neraca) diharapkan dapat dijadikan uang
tunai.

Termasuk ke dalam kelompok harta lancar yaitu ssebagai berikut.

a)      Uang tunai (cash), termasuk yang ada di bank, yang dapat dipergunakan untuk
membiayai kegiatan usaha perusahaan.

b)      Surat berharga (marketable securities) yang merupakan investasi jangka pendek.
Misalnya dalam bentuk saham, obligasi dan deposito di bank. Disebut investasi jangka
pendek karena dimiliki oleh perusahaan dengan tujuan akan dijual kembali dalam jangak
pendek.

c)      Piutang wesel (notes  receivable), yaitu tagihan perusahaan kepada pihak lain yang
dijamin dengan surat perjanjian dalam bentuk surat wesel yang diaturdalam undang-
undang.

d)     Piutang dagang, yaitu suatu tagihan kepada pihak lain (langganan) yang timbul
karena adanya transaksi penjualan barang/jasa secara kredit. Piutang lainnya, missal
piutang pegawai yang terjadi karena adanya pinjaman para pegawai kepada perusahaan.

Report this ad

e)      Perlengakapan, yaitu persediaan yang melengkapi kebutuhan dalam kegiatan


perusahaan, yang sifatnya habis dipakai dalam suatu kegiatan. Misalnya perlengakapan
kantor seperti kertas, karbon, materai dan lain-lain. Contoh lainnya yaitu perlengkapan
kendaraan seperti olie, bensin, dan sebagainya.

f)       Biaya dibayar di muka (prepaid expense), yaitu jumlah biaya yang dibayar lebih
dahulu untuk keperluan tertentu, yang faedahnya dapat diterima dalam periode
pembukuan yang bersangkutan. Contoh biaya dibayar di muka, yaitu:

 Asuransi dibayar dimuka, adalah premi asuransi yang dibayar lebih dahulu (di
muka) untuk jangak waktu tertentu. Bagian premi yang telah dijalani (expired)
dicatat sebagai biaya asuransi (insurance expense), sedangkan yang belum
dijalani (unexpired) dicatat dalam neraca sebanyak hak, yaitu harta perusahaan,
disebut “Asuransi dibayar dimuka” (prepaid insurance).
 Sewa dibayar dimuka, adalah sewa yang dibayar lebih dahulu untuk jangka waktu
tertentu. Bagian yang sudah dijalani/terpakai dicatat sebagai biaya sewa (rent
expense), sedangkan yang belum dijalani dicatat di neraca saldo sebagai “sewa
dibayar dimuka” (prepaid rent).
 

2)      Harta tidak lancar

Harta tidak lancar adalah harta yang mempunyai masa kegunaan lebih dari satu tahun,
atau manfaatnya dapat dinikmati perusahaan dalam beberapa periode akuntansi.

Termasuk ke dalam harta tidak lancar, yaitu sebagai berikut.

a)      Investasi jangka panjang (investment), yaitu penanaman sebagian uang atau modal
di luar usaha pokok perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan secara
kontinyu dalam jangka panjang. Misalnya dalam bentuk pemilikan atas saham atau
obligasi perusahaan lain.

b)      Hatga tetap berwujud (tangible fixed assets), yaitu harta perusahaan yang wujud
fisiknya tampak, mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun, dan digunakan dalam
kegiatan usaha perusahaan. Termasuk ke dalam harta tetap yaitu:

 Tanah sebagai tempat menjalankan usaha, atau diatasnya didirikan bangunan


perusahaan.
o Gedung atau bangunan (building). Misalnya: gedung pabrik, gedung took,
dan gedung kantor.
o Mesin-mesin (machinery). Misalnya, mesin-mesin untuk menjalankan
proses produksi.
o Kendaraan untuk pengangkutan (delivery equipment) yang digunakan
dalam kegiatan usaha perusahaan. Misalnya: sepeda motor, truk, dan
kendaraan lainnya.
o Peralatan kantor(office equipment), yaitu semua peralatan yang ada di
kantor dan dipergunakan untuk kegiatan usaha perusahaan. Misalnya:
meja, lemari, mesin tik, mesin hitung, computer, dan sebagainya.

c)      Harta tetap tidak berwujud (intangible fised asset), yaitu harta tetap yang wujud
fisiknya tidak nampak atau bersifat abstrak, tetapi mempunyai manfaat bagi perusahaan
sehingga memiliki nilai. Misalnya hak patent, copyright, goodwill, dan merk dagang.

d)     Beban yang ditangguhkan (deperred charges), yaitu pengeluaran untuk beban yang
mempunyai manfaat dalam jangka panjang, sehingga pengeluara tersebut harus
dibebankan secara bertahap pada periode-periode masa penggunaannya. Misalnya: beban
penelitian dan beban pemasaran.

e)      Harta-harta lain, yaitu harta perusahaan yang tidak dikelompokkan ke dalam harta
lancar dan harta tidak lancar. Misalnya, bangunan atau tanah yang masih dalam proses
penyelesaian.
Report this ad

1. b.       Utang

Utang perusahaan dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu hutang lancar (current
liabilities) dan hutang jangka panjang (long term liabilities).

1)      Hutang lancar

Hutang lancar adalah hutang-hutang yang harus dilunasi dalam jangka pendek, atau tidak
lebih dari satu tahun sejak tanggal neraca.Hutang lancar disebut juga hutang jangka
pendek. Termasuk kelompok hutang jangka pendek, yaitu:

a)      Hutang wesel(notes payable), yaitu hutang dengan jaminan surat perjanjian khusus
dalam bentuk surat wesel yang diatur dengan undang-undang.

b)      Hutang dagang (account payable), yaitu hutang yang terjadi karena pembelian
barang dengan pembayaran kredit. Hutang dagang biasanya tidak dijamin dengan surat
perjanjian, tetapi semata-mata terjadi berdasarkan kepercayaan.

c)      Beban-beban yang masih harus dibayar (accruals payable), yaitu beban yang sudah
terjadi dan harus sudah dicatat, tetapi pada saat menyusun neraca belum dibayar.
Misalnya: hutang bunga dan hutang gaji.

d)     Hutang pajak (tax payable), yaitu pajak-pajak yang belum disetorkan ke kas Negara.

e)      Pendapatan diterima di muka (deferred revenue), yaitu penerimaan dari pihak lain
untuk jasa yang belum diserahkan oleh pihak perusahaan. Misalnya, bunga yang diterima
di muka.

2)      Hutang jangka panjang

Hutang  jangka panjang (long term liabilities) adalah hutang yang jatuh tempo
pelunasannya lebih dari setahun sejak tanggal neraca. Termasuk kelompok hutang jangka
panjang, antara lain:

a)      Hutang obligasi (bond payable), yaitu hutang kepada pemegang obligasi yang
diterbitkan sendiri oleh perusahaan.
b)      Hutang hipotik (mortage payable), yaitu hutang perusahaan yang dijamin dengan
benda-benda tidak bergerak seperti tanah, bangunan gedung, dan sebagainya.

1. c.     Modal

Modal adalah hak atau tuntutan pemilik atas harta perusahaan. Kelompok modal yang
dilaporkan dalam neraca tergantung pada bentuk badan usaha perusahaan yang
bersangkutan, yaitu sebagai berikut:

1)      Pada bentuk badan usaha perseorangan, kekayaan bersih perusahaan (aktiva
dikurangi hutang) sebagai hak pemilik perusahaan, dilaporkan dalam neraca ssebagai
modal pemilik.

2)      Pada bentuk badan usaha persekutuan, misalnya persekutuan firma, kekayaan
bersih perusahaan akan terbagi atas hak-hak para sekutu pemilik perusahaan. Hak setiap
firma dilaporkan dalam neraca sebagai modal sekutu yang bersangkutan. Dengan
demikian, modal dalam persekutuan firma yang pemiliknya dua orang, terdiri atas
“modal 1” dan “modal 2”.

Report this ad

3)      Pada bentuk badan usaha perseroan, misalnya PT, modal dikumpulkan dengan cara
menjual saham sehingga pemilik perusahaan adalah para pemegang saham. Kekayaan
bersih perusahaan dalam bentuk PT yang merupakan hak para pemilik, dalam neraca
dilaporkan sebagai:

 Modal dan saham


 Aigo atau disagio saham
 Laba ditahan

1. 2.      Bentuk neraca

Pada umumnya neraca dapat disusun dalam 2 (dua) bentuk, yaitu bentuk skontro
(account form) dan bentuk vertical (report form).

1. a.      Bentuk skontro


Dalam bentuk skontro, semua harta perusahaan disusun di sisi kiri (Debet), sedangkan
utang dan modal disusun di sisi kanan (Kredit).

Di bawah ini contoh susunan neraca, yang terdiri atas susunan harta, utang, dan modal PT
ANUGRAH pada tanggal 31 Desember 2005.

PT ANUGRAH

NERACA

31 Desember 2005

(dalam ribuan rupiah)

   

AKTIVA KEWAJIBAN DAN EKUITAS

   

AKTIVA LANCAR KEWAJIBAN LANCAR

Kas ………………………..       10.000         Hutang usaha   ……………       


12.000
Surat berharga ………….…       13.000
        Hutang bank …..………….         
     Piutang wesel ……………..       12.000 7.000

     Piutang usaha ……………..         4.400         Hutang wesel ……..………         


5.000
     Perlengkapan jahit ………..          3.600
        Hutang pajak ………………         
Gaji dibayar di muka ……..      2.000 2.200

          Hutang bunga ………………            


220
     Jumlah Aktiva Lancar….…45.000
        Pendapatan diterima dimuka         500
 
INVESTASI JANGKA PANJANG ..  

    Investasi-saham(PTFARHIBDRA) 30.000         Jumlah Hutang Lancar ……       


26.920
 
 
AKTIVA TETAP
KEWAJIBAN JANGKA PANJANG
Tanah …………………………       40.000
        Utang Hipotik ……………..    
    Bangunan    60.000 25.000

Akum. Penyusutan(20.000)         Jumlah Hutang …………….      


51.920
          40.000
 
 
EKUITAS75.330
Peralatan jahit           30.000
        Modal Farhan ……………..       
 Akum. Penyusutan (10.000) 40.000

         20.000  

   

   Jumlah Aktiva Tetap ………….    


100.000
 
 
 
       Total Aktiva …………….…      175.000
 

Total Kewajiban dan Ekuitas…..      


175.000

 
 

1. b.      Bentuk Vertikal

Dalam bentuk vertical, neraca PT ANUGRAH per 31 Desenber 2005 tersebut diatas
disajikan dengan susunan kolom AKTIVA berada di atas dan kolom KEWAJIBAN DAN
EKUITAS berada dibawahnya, bukan bersebelahan seperti bentuk skontro di atas.

1. B.     KAS

1. 1.      Pengertian Kas

Keadaan keuangan perusahaan terutama uang tunai dapat dilihat dari buku kas
perusahaan.Pengurusan pencatatan buku kas, termasuk pengurusan kas kecil, harus
menjadi perhatian para pemegang kas dan harus dilakukan secara tertib dan teratur.Dapat
dikatakan bahwa kas merupakan jantungnya perusahaan.

 Menurut Kamus Besar Indonesia, kas adalah tempat penyimpanan uang, tempat
membayar, atau menerima uang, dan peri kayu sebagai alat untuk mengirim
barang.
 Menurut James Cashin, kas adalah alat penukar berupa uang kertas, uang logam,
deposito yang segera dapat ditarik, rekening giro, dana kas kecil, bank draft, cek,
cek pribadi, dan alat penukar uang atau money order.
 Menurut pengertian akuntansi, kas adalah alat pertukaran yang diterima untuk
melunasi utang atau kewajiban membayar, dapat diterima sebagai setoran ke bank
dengan jumlah sebesar nominalnya, termasuk juga simpanan di bank yang dapat
diambil sewaktu-waktu.

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kas dapat berisi uang tunai dan kertas-kertas
berharga yang bernilai uang. Dengan demikian, pengurusan kas tidak hanya mengurus
uang tunai semata yang digunakan sebagai alat pembayaran lainnya, tetapi mengurus pula
kertas berharga yang bukan  berwujud uang tunai.
 

1. 2.      Komposisi kas

Komposisi kas dalam pengertian sempit yaitu yang hanya terdiri dari uang kertas, uang
logam, dan bon kas yang segera dipertanggungjawabkan pada waktu tertentu.Komposisi
kas dalam pengertian yang luas yaitu meliputi semua alat pertukaran yang dapat diterima
sebagai setoran ke bank dengan nilai nominal.

Wesel tagih tidak termasuk kas, meskipun wesel tagih dapat diserahkan  ke bank. Adapun
yang termasuk kas, yaitu:

1. Uang kertas dan uang logam;


2. Cek dan bilyet giro;
3. Simpanan di bank dalam bentuk giro;
4. Traveller’s check, yaitu cek yang khusus dikeluarkan untuk perjalanan (turisme-
bisnis);
5. Money order, yaitu surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan
keperluan pengiriman;
6. Cashiers check, yaitu cek yang dibuat oleh suatu bank untuk suatu saat dicairkan
di bank itu juga;
7. Bank draft, yaitu cek atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai
rekening di bank lain, yang dikeluarkan oleh permintaan seseorang atau nasabah
melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.

Ciri-ciri kas ialah yang dapat digunakan segera sebesar nilai nominalnya.Sehingga yang
tidak dapat digunakan segera sebagai alat pembayaran dan tidak sesuai dengan nilai
nominalnya tidak dapat digolongkan sebagai kas. Berikut ini tidak dapat digolongkan ke
dalam kas:

1. Cek mundur (post dated check);


2. Deposito berjangka (certificate of deposit);
3. Wesel/promes (notes);
4. Surat berharga (marketable securities);
5. Kas yang disisihkan dengan tujuan tertentu dalam bentuk dana(funds); misalnya
untuk pembayaran deviden, untuk pelunasan pinjaman obligasi, dan lain-lain.

Sesuai dengan uraian diatas, maka fungsi kas dalam suatu perusahaan sangat
penting.Karena, hampir setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan
dengan kas. Tanpa kas, suatu perusahaan tidak akan berjalan dengan lancar.

1. 3.      Pengawasan kas


Karena sifatnya yang sangat mudah dipindah tangankan dan tidak dapat dibuktikan
kepemilikannya, kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap kas akan besar. Hal
itu mendasari perlunya diadakan pengawasan yang ketat terhadap kas.Pengawasan intern
perusahaan terhadap kas secara umum dapat dilakukan dalam hal penerimaan dan
pengeluaran uang.

1. a.       Pengawasan dalam penerimaan uang

Pengawasan dalam penerimaan uang, antara lain dapat dilakukan dengan cara:

1)      Menentukan fungsi dalam penerimaan secara jelas, dan menetapkan agar setiap
penerimaan kas segera dicatat dan disetor ke bank;

2)      Mengadakan pemisahan fungsi antara pengurus/perusahaan (penerima dan


penyimpan) dengan pencatatan kas;

3)      Mengadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan
kas;

4)      Menetapkan pelaksanaan laporan kas setiap hari.

1. b.       Pengawasan dalam pengeluaran uang

Pengawasan dalam pengeluaran uang, antara lain dapat dilakukan dengan cara:

1)      Semua pengeluaran uang menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran-


pengeluaran kecil di bawah atau kurang dari kas kecil;

2)      Dibentuk kas kecil yang diawasi dengan ketat;

3)      Penulisan cek hanya dilakuka apabila didukung bukti-bukti (dokumen-dokumen


yang lengkap, atau digunakan system voucher);

4)      Mengadakan pemisahan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti


pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat
pengeluaran kas;

5)      Melakukan pemeriksaan intern dalam waktu yang tidak tentu;

6)      Menetapkan membuat laporan kas harian.

 
Untuk menerapkan prinsip-prinsip pengawasan intern terhadap kas, baik dalam
penerimaan uang maupun dalam pengeluaran uang, seperti yang disebutkan di atas
diperlukan adanya:

1. Pembentukan dana kas kecil (petty cash funds);


2. Rekonsiliasi antara saldo kas menurut laporan bank untuk setiap periode;
3. System voucher dalam melakukan pembayaran/pengeluaran uang.

1. C.    REGISTER PENUTUPAN KAS

                                                             

1. 1.      Contoh register penutupan kas

Dalam register penutupan kas perhitungan saldo kas menurut buku sama dengan hasil
perhitungan kas secara fisik, namun dalam praktek seringa kali terdapat perbedaan. Jika
ternyata terdapat perbedaan/selisih antara jumlah uang kas menurut buku dengan jumlah
yang ada secara fisik, perlu diadakan penelitian secara seksama, untuk mengetahui sebab-
sebab terjadinya perbedaan tersebut.

Berikut ini deberikan beberapa contoh kasus tentang terjadinya perbedaan antara jumlah
uang kas menurut buku dengan jumlah uang kas yang ada secara fisik, disertai dengan
cara perbaikannya dalam jurnal koreksi.

Contoh:

Jika selisih yang tejadi disebabkan adanya kesalahan pencatatan atau sebab-sebab lain
yang dapat diketahui, maka untuk memperbaikinya harus dibuat jurnal prbaikan
(koreksi). Misalnya:

1. Saldo rekening kas pada tanggal 31 Maret 2005 sebesar Rp 4.425.000,00 tetapi
berdasarkan perhitungan secara fisik hanya sebesar Rp 4.254.000,00.

Setelah dilakukan penelitian, ternyata pembelian peralatan mesin jahit secara tunai pada
tanggal 22 Maret 2005 yang seharusnya Rp 2.254.000,00 dicatat Rp 2.425.000,00.
Kesalahan di atas dapat diperbaiki dengan jurnal koreksi seperti di bawah ini.

Tgl. Uraian DEBET KREDIT


       

Mar 31        Kas …………………………. Rp      171.000,00 –

 Peralatan menjahit ……… – Rp        171.000,00

Penjelasan:

Pada waktu membeli peralatan menjahit pada tanggal 22 Maret 2005, harusnya dicatat
dalam jurnal pengeluaran kas sebesar Rp 2.254.000,00 ternyata dicatat sbesar Rp
2.425.000,00. Hal ini berarti ada kesalahan mencatat di jurnal pengeluaran kas maupun
pada rekening kas sisi kredit sebesar Rp 171.000,00 (dari Rp 2.425.000,00 – Rp
2.254.000,00 = Rp 171.000,00). Oleh karena itu, untuk perbaikannya maka pada rekening
kas di debet sejumlah Rp 171.000,00.

Kesimpulan:

 Jika keselahan mencatat terlalu besar, perbaikannya ditulis di sisi yang


berlawanan sebesar kelebihan;
 Jika kesalahan mencatat terlalu rendah, perbaikannya ditulis di sisi sama sebesar
kekurangannya.

1. 2.      Rekening Koran dan Rekonsiliasi Bank

1. a.       Rekening Koran

Rekening Koran adalah suatu laporan yang dibuat oleh pihak bank. Setiap akhir bulan,
bank akan mengirimkan laporan rekening Koran kepada perusahaan yang menjadi
nasabahnya. Laporan ini menunjukkan saldo rekening perusahaan pada akhir bulan serta
mutasi yang terjadi selama bulan tersebut. Dengan kata lain, rekening Koran merupakan
perkiraan dalam pembukuan bank untuk para nasabahnya yang sewaktu-waktu dapat
ditarik atau disetor oleh nasabah yang bersangkutan.

Rekening Koran, sebagai laporan dari bank, pada dasarnya berisi catatan mengenai:

1)      Saldo simpanan perusahaan pada awal bulan yang bersangkutan;

2)      Setoran-setoran perusahaan, baik yang berupa uang tunai maupun cek dari
perusahaan lain (jumlah pos-pos ini dicatat di kolom kredit);

3)      Pembayaran cek yang ditarik perusahaan yang bersangkutan untuk mengisi kas
kecil (jumlah pos-pos ini dicatat di kolom kredit);

4)      Jasa giro (bunga) uang sudah diperhitungkan bank (dicatat di kolom kredit) dan
beban administrasi bank (dicatat di kolom debet);\

5)      Saldo simpanan perusahaan pada akhir bulan yang bersangkutan.

Bagi para nasabah, rekening Koran dapat dipakai untuk mencocokkan apakah saldo
rekening menurut catatan bank (yang tercatat dalam rekening Koran) sama dengan saldo
rekening  menurut catatan yang dibuat oleh perusahaan.

1. b.       Rekonsiliasi Bank

Ada kalanya saldo yang tercatat dalam rekening Koran tidak sama dengan saldo yang
tercatat dalam pembukuan perusahaan. Misalnya: pada tanggal 31 Desember 2005 saldo
rekening PT ADITYA menurut catatan bank sebesar Rp 3.450.000,00, sedangkan
menurut catatan perusahaan sebesar Rp 4.450.000,00. Dalam hal ini berarti ada
perbedaan antara saldo menurut rekening Koran dengan saldo menurut catatan
perusahaan. Perbedaan tersebut harus dicari penyebabnya, yaitu dengan mencocokkan
satu dengan yang lain. Mencocokkan perbedaan saldo kas menurut catatan perusahaan
dengan saldo menurut rekening Koran dari bank disebut rekonsiliasi bank.

Mengapa bisa terjadi perbedaan?Pada umumnya pencatatan di perusahaan dan pihak


bank dilakuakan pada waktu yang berbeda.Akibatnya, pada saat rekening Koran sudah
ditutup terdapat transaksi yang sudah dicatat oleh pihak perusahaan, sementara oleh pihak
bank belum dicatat, sehingga tidak termasuk dalam laporan bank.Demikian pula untuk
transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi melalui bank, sudah dicatat oleh pihak bank,
sementara perusahaan belum mencatat, sehingga belum termasuk dalam catatan
perusahaan.
Transaksi-transaksi yang dapat menyebabkan perbedaan antara rekening Koran dengan
catatan perusahaan tersebut antara lain:

1)      Setoran dalam perjalanan (deposit in transit), yaitu setoran perusahaan yang belum
diterima oleh bank pada saat rekening Koran untuk bulan yang bersangkutan sudah
ditutup;

2)      Cek dalam peredaran (outstanding check), artinya perusahaan telah mengeluarkan
cek untuk pembayaran kepada pihak lain, tetapi sampai pada penutupan rekening Koran
cek yang bersangkutan oleh penerima belum diuangkan ke bank, sehingga bleum dicatat
dalam rekening Koran;

3)      Penerimaan piutang perusahaan oleh bank, yang sampai dengan penutupan
rekening Koran belum dilaporkan ke perusahaan, sehingga belum dicatat oleh pihak
perusahaan;

Report this ad

4)      Jasa giro (bunga) dan beban administrasi bank yang sudah diperhitungkan dan
dicatat oleh bank.

Peebedaan saldo kas menurut catatan perusahaan dengan catatan benk, selain disebabkan
oelh hal-hal di atas, bisa juga disebabkan karena kesalahan mencatat, baik yang dilakukan
oleh pihak bank maupun yang dilakukan oleh pihank perusahaan. Misalnya:

1)      Kesalahan mencatat jumlah, seperti jumlah Rp 725.000,00 dicatat Rp 752.000,00;

2)      Bank mencatat pada rekening yang salah, misalnya cek yang ditarik PT BCA
dicatat pada rekening BCA;

3)      Cek yang ditolak oleh bank karena tidak ada dana (cek kosong).

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini akan diberikan contoh penyusunan daftar rekonsiliasi
bank guna mengetahui kea rah saldo yang benar.

Misalnya saldo perkiraan kas dalam buku besar PT IDOLA pada tanggal 31 Maret 2005
sebesar Rp 12.245.000,00, sementara rekening Koran yang diterima dari bank pada
tanggal 31 Maret 2005 menunjukkan saldo kredit sebesar Rp 10.780.000,00.

Setelah diteliti oleh petugas rekonsiliasi bank, perbedaan saldo kas terjadi, desebabkan:

1)      Setoran dalam perjalanan sebesar Rp 2.800.000,00;


2)      Cek dalam peredaran berjumlah Rp 4.200.000,00;

3)      Cek yang diterima PT SAPUTRA sebagai pembayaran utangnya sesesar Rp


1.000.000,00 dan telah disetorkan ke bank tetapi ditolak oleh bank karena tidak cukup
dana;

4)      Penerimaan piutang dari PT SEJAHTERA yang ditagih oleh bank sebesar Rp
1.100.000,00 dikurangi biaya penagihan sebesar Rp 15.000,00 belum dicatat oleh
perusahaan;

5)      Cek No. XY23 yang ditarik untuk membayar utang kepada Toko Handayani
sebesar Rp 3.716.000,00 oleh bagian akuntansi PT IDOLA dicatat dengan jumlah Rp
3.617.000,00;

Report this ad

6)      Bank telah memperhitungkan jasa giro (bunga) untuk perusahaan sebesar Rp
85.500,00 dan membebani dengan biaya administrasi sebesar Rp 6.000,00, jumlah-
jumlah tersebut belum dicatat oleh pihak perusahaan.

 
 

BAB IV

MENDOKUMENTASIKAN BUKTI-BUKTI KAS KECIL

1. A.    KAS KECIL

1. 1.   Pengertian

Kas kecil adalah kas yang  jumlahnya kecil. Sedangakn pengertian dana kas kecil adalah
pembentukan kas yang akan digunakan untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa
menggunakan cek.

Seperti diketahui di dalam perusahaan-perusahaan besar adanya pembentukan dana kas


kecil karena perusahaan tersebut dalam kegiatannya selalu menyimpan uangnya di bank.
Untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa menggunakan cek maka perlu adanya
pembentukan dana kas kecil dimana tujuannya adalah apabila adanya pengeluaran yang
sifatnya kecil tidak perlu ke bank terlebih dahulu, tapi cukup mengeluarkan uang melalui
kas yang ada di dalam brankas perusahaan. Uang yang ada di dalam kas kecil diambil
dari bank.
Di muka telah disebutkan bahwa salah satu bagian dari system pengawasan kas, yaitu
semua penerimaan kas tiap hari disetorkan ke bank dan pengeluaran kas dilakukan
melalui penarikan cek. Dalam praktek, tidak semua transaksi pembayaran dapat
dilakukan dengan menggunakan cek.Pembayaran-pembayaran yang jumlahnya relative
kecil, lebih praktis dilakukan dengan menggunakan uang tunai. Misalnya: pembelian
materai, pembelian perlengakapan kantor, serta pembayaran rekening listrik dan telepon.

Report this ad

Untuk kepentingan tersebut, biasanya perusahaan menyediakan dana yang disebut “dana
kas kecil” (petty cash). Dana kas kecil diambil dari persediaan kas perusahaan. Pengisian
dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas
sudah menipis, atau dapat pula dilakukan secara periodic (semnggu sekali atau satu bulan
sekali).

Tujuan dibukanya kas kecil oleh perusahaan:

1. Pengawasan terhadap keluar-masuknya uang;


2.   Mempermudah transaksi keuangan yang sifatnya tidak bisa dengan cek.

1. 2.   Pembentukan dana kas kecil

Pada saat dibentuknya dana kas kecil uangnya diambil dari bank dengan menggunakan
cek yang diserahkan kepada pemegang kasir perusahaan tersebut. Maka jurnal dibuat
pada saat pembentukan dana tersebut adalah:

Dana kas kecil                                                                                     Rp xxxxxxxxxx

Bank                                                                                                    Rp xxxxxxxxxx

1. 3.   Kelengkapan dana kas kecil

 Di dalam pengelolaan dana kas kecil perlengakapan yang diperlukan, adalah:

1.   Peralatan kantor, misalnya: bolpoin, penghapus, dll;


2.   Peralatan untuk menghitung baik maual maupun elektronik;
3.  Formulir pengeluaran kas kecil;
4.  Buku kas kecil
5.  Formulir permintaan dana kas kecil;
6.  Formulir penggunaan kas kecil;
7.  Buku jurnal kas kecil;
8.  Buku jurnal pengeluaran kas kecil.

                                 

1. 4.    System pendanaan dalam kas kecil

Pemakaian kas kecil harus didukung dengan bukti penggunaan kas  kecil atau bukti
transaksi. Bukti-bukti tersebut dicatat dan dikumpulkan, kemudian dilaporkan untuk
mendapat pengantian kembali. Pencatatn transaksi kas  kecil dapat dilakukan dengan 2
(dua) system, yaitu system pendanaan tetap (imprest fund system) dan system pendanaan
tidak tetap (fluctuation fund system).

1. a.   System pendanaan tetap (imprest fund system)

Dalam system pendanaan tetap (imprest fund system),dana kas kecil besarnya selalu tetap
atau sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh manajemen, sehingga tidak setiap
pengeluaran dicatat dalam kas kecil.

Pencatatan kas kecil hanya akan dilakukan dika ada penambahan/pengisian kembali dana
kas kecil. Dalam hal ii, kasir harus mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran dan membuat
catatan intern yang akan digunakan untuk mengajukan penggantian dana kas kecil kepada
pusat.

1. b.   System pendanaan tidak tetap (fluctuation fund system)

Dalam system pendanaan tidak tetap (fluctuation fund system), besarnya dana kas kecil
berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang pembayarannya dilakukan menggunakan
dana dari kas kecil. Setiap terjadi perubahan jumlah uang dana kas kecil, selalu diadakan
pencatatan.