MAKALAH

Pengantar Administrasi Perkantoran

( Managemen Basis Data)

Kelompok 4
Di Susun Oleh:
Kori Dwi Utami
Asep Sahrul D
Risti Yulianti
Winda Wulan S
Regina CG
M.Fikri

KOMPETENSI KEAHLIAN X ADMINISTRASI PERKANTORAN-1

JL.CIMANUK NO.309
TAHUN 2018
 Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt. Karena

dengan rahmatnya, karunianya, serta hidayahnya kami dapat
menyelesaikan makalah tentang “Managemen Basis Data” ini
dengan baik meskipun banyak kekurangan didalamnya.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka
menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai “Managemen
Basis Data”, kami juga menyadari sepenuhnya bahwa didalam
makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh
sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi
perbaikan makalah yang telah kami buat dimasa yang akan datang
mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang
membangun. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat
kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon
kritik dan saran yang membangun demi perbaikan makalah ini di
waktu yang akan datang.

Garut, Januari 2018

Penyusun

I
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................ I
DAFTAR ISI......................................................................II
BAB I PENDAHULUAN...................................................1
1.1 Latar belakang.....................................................1
1.2 Rumusan Masalah...............................................1
1.3 Tujuan.................................................................1
BAB II PEMBAHASAN.....................................................2
“Managemen Basis Data”…….................................2-11
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN.............................12
DAFTAR PUSTAKA.........................................................13
KATA PENUTUP...............................................................III

II
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Basis data adalah kumpulan informasi yang disimpan di
dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh
informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang
digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis
data disebut sistem manajemen basis data (database management
system, DBMS).
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas,
maka dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut:
1. Apa pengertian sistem manajemen basis data ?
2. Apa keunggulan dan kelemahan manajemen basis data?
3. Sebutkan tujuan, fungsi dan manfaat data base manajemen
sistem(DBMS)?
4. Sebutkan komponen, model, merancang DBMS?
5. Bagaimana arsitektur DBMS?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah mengetahui
pengertian, keunggulan dan kelemahan, tujuan, fungsi, manfaat,
komponen, model dan merancang sistem manajemen basis data.

1.4 Metode Penulisan

Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode
kepustakaan dengan menggunakan sumber berupa dari internet.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

a. Data, Informasi dan Basis Data

Data merupakan fakta mengenai suatu objek seperti manusia,

benda, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang dapat
dicatat dan mempunyai arti secara implisit. Data dapat dinyatakan
dalam bentuk angka, karakter atau simbol, sehingga bila data
dikumpulkan dan saling berhubungan maka dikenal dengan istilah
basis data (database) [Ramez2000]. Informasi adalah data yang telah
diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan
seseorang [Abdul1999]. Menurut Encyclopedia of Computer
Science and Engineer, para ilmuwan di bidang informasi menerima
definisi standar informasi yaitu data yang digunakan dalam
pengambilan keputusan. Definisi lain dari basis data menurut Fabbri
dan Schwab adalah sistem berkas terpadu yang dirancang terutama
untuk meminimalkan duplikasi data.  Menurut Ramez Elmasri
mendefinisikan basis data lebih dibatasi pada arti implisit yang
khusus, yaitu:
1. Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari dunia nyata
(real world).
2. Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber
yang secara logika mempunyai arti implisit.
3. Basis data perlu dirancang, dibangun dan data dikumpulkan
untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan oleh beberapa user
dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan kepentingan user.

2
Dari beberapa definisi-definisi tersebut, dapat dikatakan bahwa
basis data mempunyai berbagai sumber data dalam pengumpulan
data, bervariasi derajat interaksi kejadian dari dunia nyata,
dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa user
untuk berbagai kepentingan [Waliyanto2000].

b. PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN BASIS DATA

DBMS (Database Management systems) adalah kumpulan

program yang meng-koordinasikan semua kegiatan yang
berhubungan dengan basis data.( ICT Database/-Data Resources
Management, Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, 2010).
Sedangkan menurut Asep Herman Suyanto (2004) Manajemen
Sistem Basis Data (Database Management System / DBMS) adalah
perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal
pemeliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar.
DBMS dapat menjadi alternative penggunaan secara khusus untuk
aplikasi, semisal penyimpana data dalam fiel danmenulis kode
aplikasi yang spesifik untuk pengaturannya.
Database Management System (DBMS) atau Sistem Manajemen
Basisdata adalah suatu sistem yang terdiri atas Basis-data dan
Perangkat Lunak (Software / program) yang bertujuan untuk
effektivitas dan effisiensi dalam pengelolaan basisdata
Sistem manajemen basis data (DBMS) terdiri dari perangkat lunak
yang dapat mengatur penyimpanan data. Sehingga memudahkan
organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien
dan menyediakan akses data bagi program aplikasi.
Sebuah DBMS mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan
penggunaan struktur penyimpanan database organisasi sosial dan
pengguna mereka.

3
 Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol
organisasi pengembangan database yang luas di tangan Database
Administrator (DBAs) dan spesialis lain.
Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan
pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan
mengambil data dalam cara yang terstruktur.

c. Kelebihan dari DBMS antara lain adalah:

Penyimpanan data dalam bentuk DBMS mempunyai banyak
manfaat dan kelebihan dibandingkan dengan penyimpanan dalam
bentuk flat file atau spreadsheet, diantaranya :
 Performance yang idapat dengan penyimpanan dalam bentuk
DBMS cukup besar, sangat jauh berbeda dengan performance data
yang disimpan dalam bentuk flat file. Disamping memiliki unjuk
kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi penggunaan
media penyimpanan dan memori
 Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS.
Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah
kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam
sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media
penyimpanan.
 Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan
terjadi tanpa harus mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga
pembuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah dengan
penggunaan DBMS.
 Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah
pengelolaan database. kemudahan di dalam melakukan bagi pakai
dengan DBMS dan juga kekonsistenan data yang diakses secara
bersama-sama akan lebiih terjamin dari pada data disimpan dalam
bentuk file atau worksheet yang tersebar.

4
  Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih
fleksibel daripada pengamanan pada file sistem operasi. Keamanan
dalam DBMS akan memberikan keluwesan dalam pemberian hak
akses kepada pengguna.

d. Keuntungan-keuntungan dalam penggunaan DBMS antara

lain adalah:
a.       Independensi data,DBMS menyediakan pendekatan yang
membuat perubahan dalam data tidak membuat program harus
diubah.
b.      Pengaksesan yang efisien terhadap data, DBMS menyediakan
berbagai teknik yang canggih sehingga penyimpanan dan
pengambilan data dilakukan secara efisien.
c.       Keamanan dan integritas data, Karena data dikendalikan oleh
DBMS, DBMS dapat melakukan kendala integritas terhadap data.
Segala sesuatu yang tidak sesuai dengan definisi suatu field dan
kekangan yang melekat pada field akan ditolak. Sebagai contoh,
jika field Jenis_Kelamin dinyatakan berupa P atau W, maka
penyimpanan L ke field tersebut dengan sendirinya akan ditolak
oleh DBMS.
d.      Administrasi data, Jika sejumlah pemakai berbagi data,
pemusatan administrasi dapat meningkatkan perbaikan yang sangat
berarti. Dengan cara seperti ini, duplikasi atau redudansi data dapat
diminimalkan.
e.       Akses bersamaan dan pemulihan terhadap kegagalan, DBMS
menyediakan mekanisme sehingga data yang sama dapat diakses
oleh sejumlah orang dalam waktu yang sama. Selain itu, DBMS
melindungi pemakai dari efek kegagalan sistem. Jika terjadi
kegagalan sistem, DBMS dapat mengembalikan data sebagaimana
kondisi saat sebelum terjadi kegagalan.

5
f. Waktu pengembangan aplikasi terpendek, DBMS menawarkan
banyak fasilitas yang memudahkan dalam menyusun aplikasi
sehingga waktu pengembangan aplikasi dapat diperpendek.

d. Kelemahan-kelemahan DBMS antara lain:

1. Biaya & Harga DBMS yang Tinggi &
Mahal Kebutuhan untuk medapatkan perangkat lunak dan perangkat
keras yang tepat cukup mahal, termasuk biaya pemeliharaan dan
sumber daya  manusia yang mengelola basis data tersebut.
2. Sangat kompleks. Sistem basis data lebih kompleks
dibandingkan dengan proses berkas, sehingga dapat mudah
terjadinya kesalahan dan semakin sulit dalam pemeliharaan data.
3. Resiko data yang terpusat. Data yang terpusat dalam satu
lokasi dapat beresiko  kehilangan data selama proses aplikasi.
4. Membutuhkan media penyimpanan yang besar
5. Membutuhkan memory komputer yang besar
6. Membutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi / khusus
7. Membutuhkan waktu yang lama untuk konversi sistem
8. Terkadang kinerja DBMS low performance
9. Resiko kegagalan cukup tinggi

e. TUJUAN DATABASE MANAGEMENT SYSTEM(DBMS)

Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan
abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan
informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat,
tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan
efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur
data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan oleh
pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas
struktur data.
6
f. Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa
masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti
 adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas,
organisasi data dan update menjadi rumit. Jadi tujuan dari
pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :
- Menyediakan penyimpan6n data untuk dapat digunakan oleh
organisasi saat sekarang dan masa yang akan datang.
- Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan tugas
operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh
pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki
terhadap data yang ditangani.
- Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-
date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi
di setiap sistem.
- Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan,
pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.

g. Fungsi DBMS adalah :

- Penyimpanan, pengambilan dan perubahan data
- Katalog yang dapat diakses pemakai
- Mendukung Transaksi
- Melayani kontrol concurrency
- Melayani recovery
- Melayani autorisasi
- Mendukung komunikasi data
- Melayani integrity
- Melayani data independence
- Melayani utility.

7
h. Manfaat Database Management System (DBMS)
Manfaat yang diperoleh dari penyusunan database adalah :
- Mengatasi kerangka (redundancy) data.
 - Menghindari terjadinya inkonsistensi data.
- Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.
- Menyusun format yang standar dari sebuah data.
- Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user).
- Melakukan perlindungan dan pengamanan data (data
security).
- Menyusun integritas dan independensi data.

i. Komponen DBMS :
1. Query Processsor
Merubah bentuk query ke dalam instruksi tingkat rendah ke
database manager
2. Database Manager
Menerima query dan menguji skema eksternal dan konseptual
untuk menentukan apakah record-record dibutuhkan untuk
memenuhi permintaan.
3. File Manager
Manipulasi penyimpanan file dan mengatur alokasi ruang
penyimpanan pada disk
4. DML Preprocessor
Merubah perintah DML embedded ke dalam program aplikasi
dalam bentuk
fungsi-fungsi yang memanggil dalam host language.
5. DDL Compiler
Merubah perintah DDL menjadi kumpulan tabel yang berisi
metadata.
8

6. Dictionary Manager
Mengatur akses dan memelihara data dictionary.
j. MODEL DATABASE

Sistem manajemen database biasanya dikategorikan menurut

model database yang mereka mendukung, seperti jaringan,
model relasional atau obyek. Model cenderung untuk
menentukan bahasa query yang tersedia untuk mengakses
database.
Fungsi dari Model Database ini adalah untuk
merepresentasikan data sehingga data tersebut mudah
dipahami.
Model Database adalah kumpulan konsep yang terintegrasi
yang menggambarkan data, hubungan antara data dan batasan-
batasan data dala suatu organisasi.
Terdapat dua model data dalam DBMS sebagai berikut :
a. Model Data Berbasis Objek
Yaitu suatu model data yang menggunakan konsep entitas,
atribut dan hubungan antar entitas. Jenis model data berbasis
objek yang umum adalah :
- Entity-relationship
- semantic
- functional
- object-oriented
b. Model data berbasis record
Yaitu Model Data yang terdiri dari sejumlah record dalam
bentuk yang tetap yang dapat dibedakan dari bentuknya. Ada 3
macam jenis yaitu :

- model data relasional (relational)

- model data hierarkhi (hierarchical)
- model data jaringan (network)
 k. MERANCANG BASIS DATA
Untuk membuat basis data kita harus memahami bubungan
diantara data, jenis data yang akan dipelihara di dalam basis
data, bagaimana data tersebut akan digunakan, dan bagaimana
organisasi mengikuti perubahan dalam mengelola data dalam
perspektif keseluruhan organisasi.
Basis Data memerlukan rangcangan konseptual dan rancangan
fisik. Rancangan konseptual atau logis dari sebuah basis data
adalah model abstrak dari basis data sedangkan rancangan fisik
memperlihatkan bagaimana basis data tersebut sebenarnya
tersusun pada perangkat penyimpanan data dengan akses yang
langsung. Tantangan dalam merancang database adalah
bagaimana merancang sehingga database dapat memenuhi
keperluan saat ini dan masa mendatang

Tujuan Merancang Basis Data

- Untuk memenuhi informasi yang berisikan kebutuhan-

kebutuhan user secara khusus dan aplikasi-aplikasinya.
- Memudahkan pengertian struktur informasi
- Mendukung kebutuhan-kebutuhan pemrosesan dan beberapa
obyek penampilan (response time, processing time, dan storage
space)

10

l. Arsitektur DBMS
Arsitektur ini dikenal dengan nama arsitektur tiga skema
(three-schema architecture) dimana fungsi ini untuk memisahkan
 antara basis data fisik dengan program aplikasi user. Skema-skema
tersebut adalah sebagai berikut:
a.        Level internal merupakan skema internal yang memuat
deskripsi struktur penyimpanan basis data dan menggunakan model
data fisikal serta mendefinisikan secara detail penyimpanan data
dalam basis data, serta jalur pengaksesan data.
b.       Level konsepsual adalah skema yang memuat deskripsi struktur
basis data secara keseluruhan untuk semua pemakai. Skema ini
hanya memuat deskripsi tentang entitas, atribut, hubungan dan
batasan, tanpa memuat deskripsi data secara detail.
c.        Level eksternal merupakan skema eksternal (user view) yang
mendefinisikan pandangan data terhadap sekelompok user (local
view) dengan menyembunyikan data lain yang tidak diperlukan oleh
kelompok user tersebut.

11

BAB III
PENUTUPAN
1. KESIMPULAN

Database merupakan kumpulan dari data yang saling

terintegrasi satu dengan yang lainnya, tersimpan dalam
perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak
untuk bantuan dalam mengoperasikannya.
Database merupakan komponen dasar dari sebuah sistem
informasi dan pengembangan serta penggunaannya sebaiknya
dipandang dari perspektif kebutuhan organisasi yang lebih
besar. Oleh karena itu siklus hidup sebuah system informasi
organisasi berhubungan dengan siklus hidup sistem database
yang mendukungnya.
Sistem Manajemen Basis Data adalah perangkat lunak yang
mendukung Manajemen data dalam jumlah besar. DBMS
menyediakan akses data yang efisien, kebebasan data,
integritas data, keamanan, dan pengembangan aplikasi yang
cepat, mendukung akses bersamaan dan perbaikan dari
kerusakan DBMS (Database Management systems) adalah
kumpulan program yang mengkoordinasikan semua kegiatan
yang berhubungan dengan basis data.
2. SARAN
Demikianlah pokok bahasan makalah ini yang dapat kami
paparkan, Besar harapan kami makalah ini dapat bermanfaat
untuk kalangan banyak. Karena keterbatasan pengetahuan dan
referensi, Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari
sempurna, Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun
sangat diharapkan agar makalah ini dapat disusun menjadi
lebih baik lagi dimasa yang akan datang.
12
Daftar Pustaka

 Aslamraz.blogspot.co.id
 Bloggercahcilik.blogspot.com
 Nurhaeda-document.blogspot.co.id
 http://wandi2305.wordpress.com
 www.sistem-informasi.xyz

13

Kata Penutup
 Demikian yang dapat kami paparkan mengenal materi yang
menjadi pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak
kekurangan dan kesalahannya, karena terbatasnya pengetahuan
kami.
Penulis banyak berharap pembaca yang budiman dapat
memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi
sempurnanya makalah ini dan penulisan makalah di kesempatan
berikutnya.

III