JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEKS D
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62502 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
( INFORMATION SHEET )

KOD DAN NAMA

PROGRAM /
Z-009-4: 2015 KEBOLEHAN TERAS
PROGRAM CODE & NAME
TAHAP / LEVEL EMPAT (4)

NO. DAN TAJUK

KEBOLEHAN TERAS /
CA04 AMALAN ETIKA
CORE ABILITY NO. AND
TITLE

04.01 PATUHI KOD ETIKA DISIPLIN

NO. DAN PENYATAAN 04.02 PATUHI KESEDARAN BUDAYA
04.03 PATUHI PRESTASI KETELITIAN
KEBOLEHAN / 04.04 PATUHI AMALAN BERORIENTASIKAN HASIL
ABILITY STATEMENT NO. KERJA
AND TITLE 04.05 PATUHI KEPERLUAN PROTOKOL

Muka Surat / Page : 1

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015-M04/P(5/5)
Drpd / of : 8

TAJUK/TITLE : KEPERLUAN PROTOKOL

TUJUAN/PURPOSE :

Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai kefahaman protokol,

pihak yang berkaitan, perbincangan isu dengan pihak utama, bahasa yang sesuai dan
hasil protokol.

29
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015-M04/P(5/5)
Drpd / of : 8

PENERANGAN/INFORMATION :

1. Kefahaman Protokol

Mengikut kamus Merriam-Webster, protokol ialah satu sistem peraturan yang

menerangkan kelakuan dan prosedur yang betul untuk diikuti dalam situasi formal
dan kefahaman bererti memahami sesuatu seperti subjek yang sukar atau
kompleks..

Rajah 1: Contoh definisi protokol

1.1 Dalam urusan harian sekarang ini, adalah penting untuk menyedari tentang
protokol urusniaga, ihsan korporat dan etika pengurusan yang baik, disamping
memahami dan sentiasa menghargai perbezaan budaya.

1.2 Kurangnya kesedaran untuk menghargai protokol sosial dan etika boleh
menjejaskan hubungan kerja yang berkesan kerana ia boleh diertikan sebagai
biadab, tidak menghormati atau tidak bertoleransi dengan orang yang berlainan
budaya dan kepercayaan.

1.3 Protokol diwujudkan sebagai panduan untuk membantu industri dan urusan
pengambilan pekerja baru, induksi dan pengekalan pekerja. Pekerjaan menawarkan
banyak peluang dan faedah untuk urusniaga. Kedua-dua pihak, majikan dan pekerja
akan dapat menikmati ganjaran tidak ternilai, bukan sahaja dari perspektif ekonomi
bahkan juga dari sudut pandangan budaya dan sosial.

30
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015-M04/P(5/5)
Drpd / of : 8

1.4 Adalah penting bagi majikan untuk memahami sejarah dan latar belakang
sesuatu kawasan itu atau orang yang akan diambil bekerja. Majikan juga perlu
mengetahui protokol budaya yang betul untuk membina hubungan positif dalam
masyarakat dan juga antara majikan dengan pekerja.

1.5 Maklumatyang berikut disediakan untuk meningkatkan kesedaran mengenai

isu kebudayaan yang mungkin dihadapi oleh majikan dan khususnya untuk
menyediakan strategi bagi memastikan pekerjaan yang menyeronokkan dan
mampan untuk pekerja serta hasil yang setimpal untuk majikan.

1.6 Sebagai sumber tambahan, sediakan direktori dengan pautan kepada

maklumat lanjut tentang isu pekerjaan, sejarah, budaya dan tradisi. Secara
umumnya, ia adalah satu cara standard yang dipersetujui dalam melaksanakan
tugas, satu proses yang berulang dan diulang.

1.7 Dalam amalan etika, keperluan protokol sangat penting untuk memastikan
suasana persekitaran dan tatacara komunikasi yang sihat di tempat kerja. Di
peringkat penyeliaan, semua isu tempat kerja mesti boleh dirunding dan diselesaikan
secara aman.

Rajah 1.2: Contoh struktur pelaksanaan protokol

31
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015-M04/P(5/5)
Drpd / of : 8

2. Bahasa Penghubung

Istilah tempatan sering digunakan sesama pekerja. Anggota masyarakat merujuk

bahasa ini sebagai bahasa perutusan (mission), iaitu campuran perkataan
tradisional dan slanga tempatan.

2.1 Jinakkan diri dengan istilah yang biasa digunakan. Rujuk bahasa biasa dan
gunakan bahasa yang betul untuk berkomunikasi. Amalkan protokol yang betul
apabila menggunakannya. Di peringkat penyeliaan, bahasa penghubung amat
penting dalam kalangan pekerja.

2.5 Penyelia perlu menerima maklumat dan arahan daripada pengurus dan
menyampaikannya kepada pekerja. Jika bahasa penghubung tidak digunakan
dengan betul, ia boleh mengganggu keperluan protokol dalam organisasi.
Bahasa penghubung yang sesuai, sikap disiplin beretika dan kesedaran budaya
adalah penting dalam pelaksanaan protokol di tempat kerja.

Rajah 2.1: Contoh bahasa penghubung yang sesuai

3. Pelaksanaan Protokol

Pelaksanaan ialah perihal penyempurnaan sesuatu tugas pelan, idea, model, reka
bentuk, spesifikasi, standard, algoritma atau dasar. Setiap pekerja mempunyai
tanggungjawab untuk mengetahui, memahami dan mematuhi pelaksanaan protokol
dan harapan tempat kerja yang menyokong persekitaran kerja yang positif di
samping menggalakkan standard profesionalisme yang tinggi.

32
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015-M04/P(5/5)
Drpd / of : 8

3.1 Protokol yang diikuti menetapkan standard untuk mengorientasikan pekerja

kearah budaya organisasi dan mengingatkan setiap pekerja akan peranan serta
tanggungjawab mereka dalam mengekalkan tempat kerja yang produktif dan sihat.

3.2 Tanpa mengambil kira di bahagian mana kerja dijalankan, ia adalah sangat
penting dan ada kaitan dengan semua orang dalam organisasi itu. Setiap hari
terdapat pelbagai interaksi dalaman dan juga luaran, dan dalam setiap hubungan
dan perbualan, ia mencerminkan keperibadian organisasi.

3.3 Pelanggan, rakan sekerja dan rakan kongsi bergantung pada kualiti dan
ketepatan masa kerja yang dilaksanakan dan profesionalisme. Hasilnya, pekerja
berpegang pada standard perilaku yang tinggi dan menganggap diri mereka
sebagai profesional yang mampu untuk memenuhi keperluan dan harapan
organisasi.

3.4 Hasil daripada proses ini akan memastikan semua pihak yang berkaitan
memahami keadaan dan jika terdapat sebarang percanggahan, hasil daripada
pelaksanaan protokol itu akan direkodkan.

Rajah 3.1: Cari perbezaan dalam pelaksanaan protokol

33
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015-M04/P(5/5)
Drpd / of : 8

Rajah 3.2: Contoh hasil pelaksanaan tidak berprotokol

4. Kelebihan mempunyai protokol untuk pihak yang berkaitan

Protokol membolehkan semua prosedur dijalankan secara standard dan membawa

kepada kebebasan antara operator, mana-mana kakitangan perlu menghasilkan
keputusan yang sama/serupa.

4.1 Protokol juga membolehkan kakitangan baharu melalui proses pembelajaran

dengan cepat dan semua kakitangan belajar dengan sedikit kajian tanpa
bergantung pada hafalan.

4.2 Ia dapat menyediakan bekalan data yang konsisten dan menggalakkan

keyakinan dalam keputusan yang dicapai, membolehkan prosedur mengaudit dan
mencegah kejadian yang salah.

4.3 Menyediakan arahan bertulis untuk membolehkan kes-kes tatatertib yang

kecil dan tindakan pemulihan diambil supaya tidak tersasar daripada amalan
prosedur jabatan.

Rajah 4: Contoh protokol komunikasi

34
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015-M04/P(5/5)
Drpd / of : 8

SOALAN/QUESTION :

1. Mengapa perlu ada protokol?

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

2. Huraikan kepentingan bahasa penghubung dalam sesebuah organisasi.

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

3. Mengapa hasil pelaksanaan protokol perlu direkodkan?

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

35
 Muka Surat / Page :
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015-M04/P(5/5)
Drpd / of : 8

RUJUKAN / REFERENCES:

1. http://www.training.qld.gov.au/resources/industry/pdf/iep-protocol-guide-employers-
of-indigenous.pdf
2. http://bmjopen.bmj.com/content/5/2/e007685.full
3. http://www.eanm.org/committees/technologist/tech_write_protocols.pdf
4. Joel M. Cohen and Robert D. Peterson. The Complete Guide to OSHA
Compliance. CRC Press. ISBN: 978-0873716819
5. John P. Kotter (1996). Leading Change Hardcover. Harvard Business School
Press. ISBN-10: 0875847471, ISBN-13: 978-0875847474
6. John C. Maxwell (2007). The 21 Irrefutable Laws of Leadership. Thomas Nelson.
ISBN:978-0-7852-8837-4

36