UNIVERSIDAD DE CUENCA
DEPARTAMENTO
INFORMATICA BASICA
Contenido
Introducción a Microsoft Excel 2007 ............................................................................................................ 5
Que es una Hoja de Cálculo ...................................................................................................................... 5
Conceptos Básicos de Excel .......................................................................................................................... 6
Iniciar Microsoft Excel 2007 ...................................................................................................................... 9
Elementos de Microsoft Excel 2007............................................................................................................ 11
Elementos de la Pantalla de Excel........................................................................................................... 11
La Barra de Titulo ................................................................................................................................ 11
La Barra de Acceso Rápido .................................................................................................................. 11
La Banda de Opciones ......................................................................................................................... 12
La barra de Formulas .......................................................................................................................... 13
Barras de Desplazamiento .................................................................................................................. 13
Barra Manejo de Hojas de Calculo ...................................................................................................... 14
Barra de Estado ................................................................................................................................... 14
El Botón Office .................................................................................................................................... 15
Ayuda de Microsoft Excel ....................................................................................................................... 16
Los Libros de Trabajo .................................................................................................................................. 18
Creación de un Nuevo Libro de Trabajo ................................................................................................. 18
Guardar un Libro de Trabajo ................................................................................................................... 18
Abrir un Libro de Excel ............................................................................................................................ 19
Cerrar un Libro de Excel .......................................................................................................................... 20
Eliminar un Libro de Excel ....................................................................................................................... 21
Botones de los Cuadros de Dialogo Abrir y Guardar .............................................................................. 21
Empezando a Trabajar con Microsoft Excel 2007 ....................................................................................... 24
Movimientos en las Hojas ....................................................................................................................... 24
Movimientos en el Libro ......................................................................................................................... 25
Ingresar Datos en las Celdas ................................................................................................................... 25
Introducir Datos en varias celdas simultáneamente .......................................................................... 26
Modificando Datos de las Celdas ............................................................................................................ 26
Tipos de Datos......................................................................................................................................... 27
Datos Numéricos ................................................................................................................................. 27
INDICE FIGURAS
Figura 1 Hoja de Cálculo Microsoft Excel 2007 ............................................................................................. 6
Figura 2 Hoja Cálculo..................................................................................................................................... 7
Figura 3 Filas ................................................................................................................................................. 7
Figura 4 Columnas......................................................................................................................................... 8
Figura 5 Celda Microsoft Excel ...................................................................................................................... 8
Figura 6 Rango de Celdas .............................................................................................................................. 9
Figura 7 Iniciar Excel desde Todos los Programas (Windows XP y Windows 7) ........................................... 9
Figura 8 Iniciar Excel desde Ejecutar ........................................................................................................... 10
Figura 9 Salir de Excel.................................................................................................................................. 10
Figura 10 Pantalla de Excel 2007 ................................................................................................................ 11
Figura 11 Barra de Titulo............................................................................................................................. 11
Figura 12 Barra Acceso Rápido ................................................................................................................... 11
Figura 13 Personalizar Barra Acceso Rápido ............................................................................................... 12
Figura 14 Banda de Opciones ..................................................................................................................... 12
Figura 15 Acceso por teclado Banda Opciones ........................................................................................... 13
Figura 16 Barra Formulas ............................................................................................................................ 13
Figura 17 Barras de Desplazamiento .......................................................................................................... 14
Figura 18 Barra Manejo Hojas de Cálculo ................................................................................................... 14
Figura 19 Botón Office ................................................................................................................................ 15
Figura 20 Opción con otro menú desplegable ............................................................................................ 16
Figura 21 Ayuda de Excel ............................................................................................................................ 17
Figura 22 Nuevo Libro ................................................................................................................................. 18
Figura 23 Guardar un Libro Excel ................................................................................................................ 19
Figura 24 Abrir un Libro de Trabajo ............................................................................................................ 20
Figura 25 Documentos Recientes ............................................................................................................... 20
Figura 26 Cerrar un Libro Excel ................................................................................................................... 20
Figura 27 Eliminar un Libro Excel ................................................................................................................ 21
Figura 28 Ventana Abrir .............................................................................................................................. 21
Figura 29 Ventana Guardar Como .............................................................................................................. 22
Figura 30 Ventana Ir a... .............................................................................................................................. 24
Figura 31 Ingreso de Datos en una Celda ................................................................................................... 25
Figura 32 Ingreso de Datos simultáneamente ............................................................................................ 26
Figura 33 Tipos de Datos ............................................................................................................................. 27
Figura 34 Datos Numéricos ......................................................................................................................... 27
Figura 35 Tipos de Números ....................................................................................................................... 28
Figura 36 Datos de tipo Texto ..................................................................................................................... 28
Figura 37 Formato Fechas ........................................................................................................................... 29
Figura 38 Formato Horas ............................................................................................................................ 29
Una de las aplicaciones informáticas utilizada más frecuentemente en las empresas son las hojas de
cálculo las cuales nos permiten manipular datos o información en forma de tablas o cuadriculas (unión
de filas y columnas).
Gracias a la versatilidad de las hojas de cálculo, sus usos son variados como por ejemplo se las utiliza
para crear pequeñas bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre
otros. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas permitiéndonos obtener un
nuevo valor o resultado.
Una hoja de cálculo es una tabla de datos o información dispuestos en filas y columnas. Cada dato se
encuentra en una celda (intersección de una fila y una columna), las cuales pueden contener números,
letras, formulas o funciones que permiten obtener o calcular un nuevo dato o valor a partir de otros
datos.
Existen diferentes programas o aplicaciones que nos permiten manejar una hoja de cálculo:
Libro de Trabajo: los archivos creados en Excel se denominan libros de trabajo. Un libro es un
conjunto de una o varias hojas de cálculo, donde cada hoja de cálculo contiene su información.
Los archivos de Excel tienen la extensión .xls para la versión 2003 y .xlsx para la versión 2007.
Hoja de Cálculo: Dentro de Excel podemos crear varias hojas de Cálculo, las cuales contendrán
la información. Una hoja de cálculo de Excel es como una gran hoja cuadriculada formada por
16384 columnas y 1048576 filas. Las Columnas tienen por nombre Letras y las filas se las
referencia por Números.
Fila: Es el conjunto de Celdas Horizontales, se las nomina por números en orden creciente. Cada
fila se numera desde la 1 hasta la 1048576.
Figura 3 Filas
Columna: Es el conjunto de Celdas Verticales, se las nomina por letras cuyo orden es de
izquierda a derecha. Cada columna se nombra por letras del abecedario, por ejemplo A, B,
C,…AA, AB,……XA. Cada hoja de cálculo tiene 16384 columnas desde la A hasta la XFD.
Figura 4 Columnas
Celda: Es el lugar donde se pueden introducir los datos. En Excel se define como celda a la
intersección entre una Fila y una Columna y se la identifica con un nombre como C4 (C es el
nombre de la columna y 4 es el nombre de la fila).
En las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto o números, y también
fórmulas o instrucciones para realizar un determinado cálculo o tarea.
Celda Activa: cuando hacemos clic sobre una celda para ingresar un dato, texto o formula, esa
celda es la celda activa. Esta celda aparece más remarcada que las demás celdas.
Rango: dentro de una hoja de cálculo podemos seleccionar varias celdas, a estas celdas
seleccionadas se les da el nombre de Rango. Excel trata los rangos como una unidad. Los rangos
dentro de Excel son importantes ya que nos permite realizar operaciones basándonos en rangos
de datos.
Todos los Programas: clic en el botón inicio, todos los programas, buscamos la carpeta
Microsoft Office y seleccionamos Microsoft Excel 2007.
Para cerrar Excel podemos hacer clic en el botón salir ubicado en la parte superior derecha de
la ventana.
Otra forma de salir de Excel es hacer clic en el botón Office y seleccionar Salir de Excel.
nombre de nuestro documento. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,
restaurar y cerrar .
En la barra de acceso rápido encontramos botones con las operaciones más habituales de Excel como
Guardar , Deshacer o Rehacer .
Se abre una nueva ventana donde podremos añadir nuevas opciones a la barra:
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes
elementos que se pueden crear en Excel.
Inicio
Insertar
Diseño de pagina
En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, podemos reconocerlas porque tienen
un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según lo que estemos haciendo en Excel. Está
diseñado para mostrar solamente aquellas opciones que pueden ser utilizados en un momento
determinado.
Si pulsamos la tecla ALT, podremos entrar en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán
pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
La barra de Formulas
En esta barra se introducen o modifican datos de la celda que esta activa. A la derecha de esta barra se
encuentra el Cuadro de Nombres el cual visualiza el nombre de una celda o un rango de celdas
Barras de Desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
Ir a la primera hoja.
Ir a la hoja anterior/siguiente.
Ir a la última hoja.
Barra de Estado
Al hacer clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla,
se despliega un menú de opciones, las cuales son acciones que podemos realizar sobre el documento de
Excel como por ejemplo Nuevo documento, Abrir, Guardar, Guardar Como, Imprimir.
A este menú se puede acceder desde el modo de acceso por teclado al presionar las Teclas Alt + A.
Comandos inmediatos. Estos comandos se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Se los reconoce porque al posicionarnos con el puntero sobre ellos no se despliega ningún tipo
de menú y además a la derecha del nombre no se muestra nada. Por ejemplo, la opción Guardar
que nos permite guardar el documento actual, la opción Abrir el cual muestra una ventana para
seleccionar el archivo a abrir.
Opción con otro menú desplegable. Estos comandos tienen un triángulo a la derecha el cual
significa que si me posiciono con el puntero sobre estas opciones, menú con nuevas opciones se
visualizara. Por ejemplo la opción Guardar Como desplega un nuevo menú con las diferentes
opciones para guardar un nuevo documento.
Dentro de esta ventana podemos seleccionar una plantilla para nuestro nuevo libro, por defecto
seleccionaremos la plantilla Libro en Blanco. Además podemos crear un nuevo libro a partir de una
plantilla predeterminada.
Guardar
Guardar Como
Las dos opciones nos permiten guardar los documentos, la diferencia es que Guardar Como... permite
salvar el documento en el que se trabaja en un archivo y ubicación diferentes al que se está utilizando,
Guardar y Guardar Como se comportan de igual manera sólo en el caso de un documento que nunca ha
sido guardado. Por ejemplo, si abrimos Excel y creamos un nuevo libro, al momento de guardar
podemos elegir las opciones Guardar o Guardar como, ambas opciones abrirán, en este caso, la misma
ventana para seleccionar la ubicación y el nombre de archivo a salvar.
La otra forma es, primero abrimos el programa Excel, clic en el botón office y seleccionamos la opción
Abrir. Se nos despliega la ventana Abrir en la cual debemos seleccionar la ubicación del archivo de Excel
y hacer clic en el botón Abrir.
La tercera forma de abrir de un libro de trabajo es haciendo clic en el botón office y buscar en la sección
de documentos recientes el libro de Excel que deseamos recuperarlo.
Botones Acción:
Permite regresar a la carpeta anterior en caso de que nos cambiamos de carpeta.
Permite crear una nueva carpeta o directorio dentro del directorio seleccionado.
Debemos definir el nombre de la nueva carpeta.
Movimiento Teclas
Celda hacia abajo Flecha abajo
Celda hacia arriba Flecha arriba
Celda hacia derecha Flecha derecha
Celda hacia izquierda Flecha izquierda
Primera Celda A1 Ctrl + inicio
Primera celda de la columna activa Ctrl + flecha arriba
Ultima celda de la columna activa Ctrl + flecha abajo
Primera celda de la fila activa Ctrl + flecha izquierda
Ultima celda de la fila activa Ctrl + flecha derecha
Otra forma de moverse dentro de una hoja si se sabe con exactitud la celda destino, es con el comando
Ir a que se encuentra en la opción Buscar y Seleccionar en la pestaña Inicio:
Además, siempre podemos utilizar las barras de desplazamiento con el ratón para movernos dentro de
la hoja.
Movimientos en el Libro
Un libro de trabajo contiene una o más hojas de cálculo. Por defecto siempre aparece3 hojas, pero
podemos insertar nuevas hojas o eliminar hojas existentes.
Para movernos por las diferentes hojas podemos utilizar la barra de hojas:
Haciendo clic en cualquier etiqueta nos cambiamos de hoja. Podemos también utilizar combinaciones
de teclas para desplazarnos dentro del libro de trabajo:
Movimiento Teclas
Hoja Siguiente Ctrl + Av Pag
Hoja Anterior Ctrl + Re Pag
Los datos introducidos aparecerán en dos lugares a la vez: en la celda activa y en la Barra de Formulas.
Para validar o aceptar el valor introducido en la celda podemos utilizar tres métodos:
Si antes de validar la información que introducimos queremos recuperar lo que estaba introducido
anteriormente en la celda, podemos pulsar la tecla Esc (Escape) o hacer clic sobre el botón de
cancelación de la barra de formulas y así no se ingresan los datos en la celda.
Con cualquiera de estas formas obtendremos como resultado el cursor para modificar los datos.
Texto: podemos ingresar en cada celda textos cortos o largos (letras, números, caracteres, etc.).
Numérico: solo introducimos números en una celda.
Formulas: Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de
cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=).
Datos Numéricos
Un dato tipo numérico en Excel comprende los números propiamente dichos, las fechas y horas,
porcentajes, etc. Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9 y los signos especiales + – ( ) /
%. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
Si queremos que Excel reconozca los datos ingresados como numéricos debemos cumplir ciertas reglas,
por ejemplo no introducir espacios en blanco, caso contrario se los consideraran como caracteres
alfanuméricos (texto) y no podremos realizar operaciones con estos datos.
Cuando un numero es demasiado grande y sobrepasa el tamaño de la celda, se visualizara una serie de
signos (#####) o se mostrara el numero en notación científica. Esto depende del formato
preestablecido en la celda. Al momento que aumentamos el tamaño de la columna podremos visualizar
el número.
Podemos definir el signo de los números ingresados. El signo (+) delante de los números se ignora y
para ingresar un numero negativo debemos ingresar el signo (–). Otra forma de ingresar un número
negativo es escribirlo entre paréntesis. Excel 2007 reconoce los números entre paréntesis como
números negativos.
Podemos ingresar texto que solo contenga numero, para ello debemos anteponer el sigo de apostrofe
(') y si requerimos introducir texto en formulas, este debe estar entre comillas dobles (“ ”).
Cuando escribimos un texto muy largo y no cabe en la celda, el texto empieza a invadir la celda de la
derecha vacía, caso contrario ser recortara, esto no significa que los datos se borran, solamente no son
visualizados pero si aumentamos el tamaño de la columna podremos observar todo el texto.
Así por ejemplo, el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75
equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas.
De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las
fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos).