Anda di halaman 1dari 16

RESUME

Improving Writing Techniques, Revising and


Proofreading Business Messages

Yulida Anggia 1910526007

Asriah Putri Auliani 1810526053

S1 INTAKE MANAJEMEN
UNIVERSITAS ANDALAS
2020
Memproses Lebih Lanjut Konsep Pertama Anda
Setelah anda menyelesaikan konsep pertama pesan ada, anda mungkin tergoda untuk
menarik napas lega dan melanjutkan ke proyek berikutnya. Tetapi hasilnya dapat kurang
baik karena konsep pertama jarang yang ringkas, jelas dan terlalu memaksa seperti
sebagaimana seharusnya dan seharusnya. Kita dapat meninjau kembali dan memperhalus
pesan sebelum membuatnya dan mendistribusikannya.
Privisi sebuah dokumen antara lain :
1. Membaca ulang beberapa kali, satu kali untuk memeriksa isi
2. Pengorganisasian
3. Gaya
4. Nada
5. Merevisi untuk revisi ulang satu kali keterbacaan
6. Satu kali untuk kejelasan dan keringkasan
Menyelesaikan pesan terdiri dari empat tugas :

1. Merevisi pesan
2. Memproduksinya
3. Mengoreksinya
4. Mendistribusikannya
Menyampaikan dokumen secara keseluruhan sebelum melihat hal yg detail.
Memfokuskan pada gambaran umum terlebih dulu adalah lebih efisien karena anda tidak
akan menghabiskan waktu menyempurnakan bagian tertentu yang pada akhrnya mungkin
akan anda eliminasi atau ubah secara besar-besar.
Merevisi Pesan Anda
Merevisi pesan anda dapat diartikan sepanjang anda menulis lalu anda dapat
merevisinya lagi. Anda secara terus menerus mencari cara terbaik dengan memeriksa kata
yang tepat dan menguji kalimat-kalimat alternatif.
Idealnya anda sebaiknya mendiamkan konsep tersebut satu atau dua hari agar dapat melihat
sudut pandang yang lebih segar. Kemudian, baca seluruh dokumen dengan cepat untuk
mengevaluasi efektivitas secara keseluruhan menghasilkan poin yang lebih halus, dan
keringkasan pesan. Revisi adalah proses berkelanjutan bagi sebagian besar penulis.

Surat yang sedang diedit biasa untuk menghindari kesalahan-kesalahan sebagai berikut :
1. Menekankan sudut pandang “anda”
2. Membahas detail keunggulan – keunggulan utama
3. Menghilangkan ungkapan yang berlebihan
4. Mengurangi antusiasme yang berlebihan dan menghilangkan kata-kata yang
mungkin tidak dikenal pembaca
5. Menulis kepanjangan ex: PT ( Perseroan Terbatas ) untuk menghindari kebingungan
6. Menghapus bahan yang tidak relevan untuk kamus pada ide utama
7. Menyoroti keunggulan utama sebuah program
8. Menjelaskan hubungan antara ide-ide dengan mengubah penempatan dan kombinasi
prosa

Mengevaluasi Isi, Pengorganisasia, Gaya, Dan Nada Pesan Anda


Ketika anda memulai proses revisi, fokuskan perhatian anda pada isi, pengorganisasian,
gaya, dan nada untuk mengevaluasi isi pesan and, tanyakan diri anda sendiri pertanyaan
pertanyaan berikut :
1. Apakah informasi tersebut akurat?
2. Apakah informasi tersebut relevan dengan penerima pesan anda?
3. Apakah ada cukup informasi untuk memuaskan kebutuhan pembaca pesan anda?
4. Apakah ada keseimbangan yang bagus antara yang umum dan yang spesifik?
Setelah anda merasa puas dengan isi pesan anda, anda dapat meninjau ulang
pengorganisasiannya. Tanyakan pada diri anda sendiri suatu pertanyaan berikut :
1. Apakah semua poin tercakup dalam urutan yang paling logis?
2. Apakah ide-ide yang paling penting mendapat tempat yang paling banyak, dan apakah
ide-ide tersebut ditempatkan pada posisi yang paling menonjol?
3. Apakah pesan akan menjadi lebih meyakinkan bila diatur dalam urutan yang berbeda?
4. Apakah ada poin yang tidak perlu diulang-ulang?
5. Apakah detail pesan dikelompokkan secara logis di seluruh dokumen?

Ketika isi pesan telah ditulis dengan baik dan diatur secara efektif lalu mempertimbangkan
apakah anda telah mencapai gaya dan nada yang tepat bagi penerima pesan anda. Apakah
tulisan anda cukup formal? Apakah pesan terlalu kasual? Apakah pesan anda member
tekanan lebih besar pada kebutuhan penerimaan daripada kebutuhan anda sendiri?
Dalam putaran pertama, luangkan waktu ekstra pada awal dan akhir pesan anda, Pastikan
bhawa pembukuan dokumen releva, menurut pembac. Dalam dokumen yang lebih panjang,
periksa untuk melihat bahwa beberapa paragraph pertama membangun subjek, tujuan dan
pengorganisasian materi dokumen. Lalu ditinjau ulang.
Kesimpulannya untuk memastikan bahwa kesimpulan tersebut merangkum ide pokok dan
meninggalkan kesan positif pada penerima , maka bagian awal dan akhir sebuah pesan
mempunyai dampak paling besar pada pembaca.
Meninjau Ulang Keterbatasan
Setelah Anda puas dengan isi, pengorganisasian, gaya dan nada dari pesan Anda,
lakukanlah putaran kedua untuk melihat keterbacaan pesan anda. Bila Anda memperoleh
reputasi atas usaha Anda membuat dokumen baik yang menghargai waktu penerima
informasi, maka orang akan cendrung memberi lebih banyak perhatian pada pekerjaan
Anda.

Misalnya, skor The Flesch Kincaid Grade Level yang mengukur kesulitan membaca
yang dihubungkan dengan pencapaian tingkat peringkat/grade level achievement. Skor 10
menunjukan bahwa sebuah dokumen dapat dibaca dan dipahami oleh rata-rata murid kelas
10. Sebagian besar dokumen bisnis mempunyai rentang skor 8-11. Dokumen teknik
biasanya mempunyai rentang skor 12-14. Semakin tinggi skor yang diperoleh sebuah
dokumen, semakin mudah dokumen tersebut dibaca. Indeks keterbacaan (readability
indexes) menawarkan poin referensi yang bermanfaat, tetapi semua indeks tersebut dibatasi
oleh apa yang mampu diukurnya: panjang kata, jumlah suku kata, panjang kalimat, dan
panjang paragraf.

Faktor- faktor lain yang mempengaruhi keterbacaan dokumen, seperti analisis


penerima, kejelasan tulisan, desain dokumen. Sebaiknya menggunakan kata-kata yang lebih
sederhana atau kalimat- kalimat yang lebih pendek, bukan membuat kalimatnya terpotong-
potong atau amatiran tapi lebih kepada kemudahan pada saat dibaca. Para komunikator
bisnis yang sukses tahu bahwa selain memperpendek kata- kata dan kalimat-kalimat untuk
pengukuran keterbacaan, mereka dapat memperbaiki keterbacaan sebuah pesan dengan
membuat dokumen itu menarik dan mudah dibaca dengan cepat (scan). Sebagian besar
penerima pesan bisnis –terutama para manajer senior yang berpengaruh—membaca dengan
cepat sebagian besar dokumen untuk mencari ide-ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi.
Membaca dengan cepat juga membantu para pembaca menilai apakah dokumen tersebut
berharga. Bila mereka menganggap bahwa dokumen tersebut mengandung informasi
berharga atau membutuhkan respons, mereka akan membacanya lebih teliti ketika ada waktu
yang memungkinkan.
Teknik untuk membuat pesan Anda lebih mudah dibaca dengan cepat: membuat
panjang kalimat bervariasi, menggunakan paragraph-paragraf yang lebih pendek,
menggunakan daftar dan bullet sebagai ganti narasi, dan menambahkan judul dan subjudul
yang efektif. Teknik ini membuat pesan Anda lebih diminati dan menarik untuk dibaca.
Membuat Variasi Panjang Kalimat
Keanekaragaman adalah sebuah cara kreatif untuk membuat pesan Anda menarik dan
mudah dibaca. Dengan memilih kata-kata dan struktur kalimat secara hati-hati, Anda dapat
menciptakan sebuah ritme yang menekan pada poin penting, menghidupkan gaya tulisan
anda, dan membuat informasi Anda menarik bagi pembaca. Dokumen yang efektif biasanya
menggunakan campuran kalimat-kalimat pendek (sampai dengan sekitar 15 kata), medium
(15-25 kata), dan panjang (lebih dari 25 kata). Kesimpulan dibuat dari kalimat pendek yang
dapat menonjolkan pesan Anda.
Setiap panjang kalimat mempunyai keunggulan sendiri. Kalimat-kalimat pendek dapat
diproses dengan cepat dan lebih mudah bagi para pembicara yang bukan asli dan para
penerjemah untuk menginterprestasikannya, Kalimat dengan panjang medium berguna
untuk menggabungkan antar ide-ide. Kalimat yang panjang sering kali merupkan cara
terbaik untuk menyampaikan ide-ide yang kompleks, membuat daftar multipoint yang saling
berhubungan, atau merangkum atau prapeninjauan informasi.
Setiap kalimat panjang juga mempunyai kelemahan. Kalimat panjang sulit dibaca
dengan cepat. Semakin Anda menggunakan kalimat panjang, semakin besar kemungkinan
bahwa pembaca yang membaca dengan cepat tidak akan membaca cukup banyak kata untuk
benar-benar memahami artinya.
Dengan memilih panjang kalimat yang terbaik untuk setiap kebutuhan komunikasi dan
selalu ingat untuk mencampur panjang kalimat agar bervariasi, Anda akan dapat
menyampaikan pesan Anda sementara tetap mempertahankan dokumen Anda tetap hidup
dan menarik.
Menjaga Paragraf Anda Tetap Pendek
Paragraf-paragraf pendek lebih mudah dibaca bila dibandingkan dengan paragraf-
paragraf panjang, dan paragraf tersebut membuat tulisan Anda tersebut lebih mengundang
dibaca. Paragraf pendek membantu penerima pesan pembaca surat-surat, memo-memo, dan
e-mail dengan lebih teliti. Dari waktu ke waktu, Anda dapat menekankan ide dengan
mengisolasikan ide tersebut dalam paragraf pendek yang kuat.
Hati-hati dengan paragraf pendek karena ketika Anda ingin mengemas ide besar dalam
paragraf pendek, pecah ide tersebut ke dalam subtopik dan perlakuan setiap subtopik dalam
paragraf yang terpisah. Dengan memecah paragraf tunggal yang besar ke dalam beberapa
paragraf yang lebih pendek, Anda dapat membuat materi lebih mudah dibaca.

Menggunakan Daftar Dan Bullets Untuk Menjelaskan Dan Menekankan Pesan


Alternatif yang efektif untuk menggunakan kalimat-kalimat konvensional adalah mulai
dengan menuliskan ide-ide penting dalam sebuah daftar. Daftar dapat menunjukan urutan
ide-ide Anda, meninggalkan dampak ide-ide tersebut secara visual dan menigkatkan
kemungkinan bahwa seorang pembaca akan menemukan poin utama Anda. Daftar juga
menyederhanakan subjek yang kompleks, menyoroti poin utama, memecah halaman secara
visual, memudahkan proses membaca cepat bagai para orang sibuk, dan memberi
kesempatan istirahat bagi pembaca. Membuat daftar dapat dengan huruf, nomor atau bullets.
Bullets biasanya lebih disukai.
Menambah Judul dan Subjudul
Sebuah judul ( Heading) adalah judul singkat yang menceritakan pada pembaca tentang
isi dari bagian yang mengikutinya.
Subjudul (Subheading) adalah subordinat bagi judul, mengindikasikan subbagian
dengan satu bagian utama. Judul dan subjudul mempunyai fungsi-fungsi penting berikut ini:
1. Pengorganisasian. Judul menunjukan pada pembaca Anda secara selintas bagaimana
dokumen tersebut diatur.
2. Perhatian. Judul yang informative, mengandung, dan dalam beberapa kasus
menggugah rasa ingin tahu akan menarik perhatian pembaca,buatlah teks yang
mudah dibaca.
3. Koneksi. Menggunakan judul dan subjudul bersamaan membantu para pembaca
melihat hubungan antara ide-ide pokok dan ide-ide subordinasinya sehingga mereka
dapat lebih memahami isi pesan Anda. Subjudul juga menunjukan pergeseran ide ke
ide berikutnya.
Dua kategori Judul :
1. Judul Deskriptif mengidentifikasi sebuah topik tetapi hanya sedikit.
2. Judul Informatif Membawa pembaca Anda tepat ke dalam konteks pesan Anda.
Judul ini membimbing para pembaca untuk berfikir dengan suatu cara tertentu
tentang topik.

Mengedit Untuk Kejelasan Dan Keringkasan


Kejelasan adalah sesuatu yang penting agar pesan anda dapat diterima oleh penerima
pesan dengan akurat dan efisien. Setelah anda membaca ulang dan merevisi pesan anda
untuk keterbacaannya, anda ingin memastikan bahwa pesan anda jelas. Oleh karena itu, kita
harus menanyakan kepada diri sendiri apakah kalimat anda mudah diuraikan? Apakah
paragraf anda mempunya kalimat topik yang jelas? Apakah pernyataan anda sederhana dan
langsung?
Sebuah kalimat yang jelas bukan sesuatu yang kebetulan. Berikut ada beberapa contoh
tips, yaitu:
1. Memecah kalimat yang terlalu panjang
Jangan menghubungkan terlalu banyak anak kalimat dengan kata “dan”.
2. Menulis kembali kalimat yang memakai hedging
Kadang-kadang, anda harus menulis kata mungkin atau kelihatannya untuk
menghindari menyatakan suatu pendapat seperti sebuah fakta. Namun, ketika anda
mempunyai terlalu banyak hedges, anda berisiko dengan menunjukkan
ketidakyakinan tentang apa yang sedang anda bicarakan.
3. Menekankan paralelisme
Ketika anda mempunyai dua atau lebih ide untuk diekspresikan, buatlah ide-ide
tersebut paralel. Mengulang konstruksi tata bahasa yang sama menunjukkan bahwa
ide-ide tersebut saling berhubungan.
4. Memperbaiki penjelas yang mengacaukan
Kadang-kadang modifier (penjelas) bukan hanya kata sifat atau kata keterangan,
tetapi seluruh frasa yang menjelaskan sebuah kata benda atau kata kerja.
5. Menulis ulang urutan kata benda yang panjang
Bila banyak kata benda digabungkan bersama-sama sebagai penjelas, kalimat yang
dihasilkan menjadi sulit dipahami. Walaupun anda menambah beberapa kata,
penerima pesan anda tidak akan perlu berpikir keras untuk memahami kalimat
tersebut.
6. Mengganti kata kerja kamuflase
Untuk memperpendek dan menghidupkan pesan anda, gunakan kata kerja
sebagai ganti frasa kata benda. Ex : sapu – menyapu
7. Memperjelas struktur kalimat
Jagalah agar subjek dan predikat sebuah kalimat berada sedekat mungkin. Ketika
subjek dan predikat jauh terpisah, para pembaca perlu membaca kalimat tersebut dua
kali untuk mengetahui siapa mengerjakan apa
8. Memperjelas referensi yang janggal
Dalam usaha menghemat kata-kata, para penulis tentang masalah bisnis kadang-
kadang menggunakan ekspresi seperti: disebutkan di atas, disebutkan sebelumnya,
yang sebelumnya, yang disebut di awal, dll. Kata-kata tersebut membuat para
pembaca melompat dari satu poin ke poin lain, yang menyebabkan komunikasi
menjadi tidak efektif.
9. Mengurangi antusiasme
Kata sifat dan kata keterangan kadang-kadang memperkuat atau menekankan arti
kalimat anda, tetapi terlalu banyak kata seperti itu dapat menurunkan nilai tulisan
dan merusak kredibilitas anda.
Sebagai tambahan pada faktor kejelasan, pembaca akan menghargai pesan bisnis yang
ringkas. Banyak dokumen bisnis saat ini dipenuhi kalimat dan frasa yang hanya menambah
sedikit atau tidak menambah apa-apa pada pesan tersebut.
Kenyataannya, tiga-per-empat eksekutif dalam suatu survey mengeluh bahwa sebagian
besar pesan ditulis terlalu panjang. Para eksekutif kemungkinan besar membaca dokumen
yang berkomunikasi dengan efisien sehingga sangat penting untuk membuang materi yang
tidak perlu.
Ketika anda mengedit agar lebih ringkas, anda menghilangkan setiap kata yang tidak
mempunyai fungsi apa-apa, mengganti setiap kata yang panjang dengan kata yang lebih
pendek, dan membuang setiap kata keterangan yang tidak menambah apa-apa pada arti
pesan yang sudah dijelaskan dalam kata kerja.
Ketika anda mulai melakukan tugas mengedit, sederhanakanlah, pendekkanlah, dan
aturlah menurut aturan. Berikut ada beberapa contoh tips, yaitu:
1. Hapus kata dan frasa yang tidak perlu
Beberapa kombinasi kata memiliki ekuivalen satu kata yang lebih efisien. Selain itu,
hindari kekacauan karena adanya kata ganti yang terlalu banyak atau penempatannya
salah.
2. Perpendek kata dan frasa yang terlalu panjang
Kata-kata yang pendek biasanya lebih jelas dan lebih mudah dibaca dibandingkan
dengan kata-kata yang panjang. Dengan menggunakan kata kerja infinitive sebagai ganti
beberapa frasa, anda bukan hanya memperpedek kalmia anda, namun juga membuat
kalimat tersebut menjadi lebih jelas.
3. Hilangkan kata-kata yang berlebihan
Dalam beberapa kombinasi kata, kata-kata cenderung mengungkapkan hal yang sama
bahkan terkadang berlebihan.
4. Hilangkan permulaan kalimat “It is / There are”
Bila anda memulai sebuah kalimat dengan kata ganti yang tidak pasti seperti it (itu) atau
there (ada), kemungkinannya adalah kalimat tersebut dapat diperpendek.
Ketika anda menulis ulang, berkonsentrasilah pada bagaimana setiap kata memberikan
kontribusi untuk membuat kalimat-kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat tersebut
membangun paragraf yang koheren. Carilah peluang untuk membuat materi yang
disampaikan lebih menarik dengan menggunakan kata dan frasa yang kuat dan hidup.
Menggunakan Teknologi Untuk Merevisi Pesan Anda
Ketika tiba waktunya untuk merevisi pesan Anda, program pengolahan kata Anda dapat
membantu menambah, menghapus, dan memindahkan teks dengan fungsi-fungsi seperti:
1.Cut and paste (potong dan tempel)
Mengambil satu blok teks dari satu bagian dokumen dan menempelkannya di tempat
lain.
2. Search and replace (cari dan ganti)
Menelusuri kata-kata atau frasa-frasa dan mengubahnya bila dibutuhkan. Berhati-hatilah
dalam menggunakan fitur ini; memilih opsi “replace all” dapat menyebabkan kesalahan-
kesalahan yang tidak diperkirakan.
3. Autocorrection
Memungkinkan Anda menyimpan kata-kata yang biasanya salah eja atau salah ketik,
beserta perbaikan ejaan yang benar. Bila Anda mengetik teh bukan the, autocorrect akan
secara otomatis memperbaiki kesalahan ketik tersebut.
4. Revision marks dan commenting feature
Alat-alat yang tersedia pada peranti lunak seperti revision marks dan commenting feature
tetap menelusuri usulan perubahan editing secara elektronik dan memberikan sejarah
revisi dokumen.
Ada empat fungsi peranti lunak yang dapat membantu untuk memunculkan yang terbaik dari
dokumen Anda :
1. spell checker (pemeriksa ejaan)
membandingkan dokumen Anda dengan kamus elektronik, menyoroti kata- kata yang
tidak dikenal, dan memberi saran ejaan yang benar. Spell checker adalah cara yang
bagus untuk memperbaiki banyak kesalahan ketik dalam dokumen, tetapi alat tersebut
bukan substitusi untuk keterampilan mengeja yang baik.
2. kamus thesaurus
Berfungsi untuk memberi Anda alternatif kata-kata, sama seperti fungsi yang diberikan
oleh kamus thesaurus cetakan.
3. grammar checker (pemeriksa tata bahasa)
grammar checker harus menentukan apakah Anda menggunakan kata-kata dengan
benar dan menyusun kalimat-kalimat mengikuti aturan komposisi yang kompleks.
4. style checker (pemeriksa gaya bahasa)
dapat juga memonitor pilihan kata dan kalimat pada dokumen Anda dan memberikan
saran alternatif yang mungkin menghasilkan tulisan yang lebih efektif.

Pemeriksa ejaan, pemeriksa tata bahasa, dan kamus thesaurus yang terkomputerisasi
dapat membantu dalam proses revisi, tetapi alat-alat tersebut tidak dapat menggantikan
keterampilan Anda menulis dan mengedit yang bagus.
Merevisi Pesan-Pesan Bisnis
a. Mengevaluasi Isi, Pengorganisasian
1. Pastikan informasi akurat, relevan, dan cukup
2. Periksa semua poin penting muncul dalam urutan logis
3. Verifikasikan bahwa Anda telah menyajikan pendukung yang cukup untuk membuat ide
pokok meyakinkan dan menarik
4. Pastikan pembukaan dan penutupan efektif
5. Pastikan Anda telah mencapai nada yang benar
b. Meninjau Ulang untuk Keterbacaan
1. Gunakan campuran kalimat pendek dan panjang
2. Jaga agar paragraf tetap pendek
3. Gunakan daftar angka dan bullets untuk memberikan tekanan pada poin- poin kunci
4. Buat dokumen jadi mudah dibaca cepat (scan) dengan menggunakan judul dan
subjudul.
c. Mengedit untuk Kejelasan
1. Pecah kalimat yang terlalu panjang dan tulis ulang kalimat,yang
menggunakan hedging
2. Perjelas struktur kalimat dan referensi yang tidak pas
3. Buat antusisame Anda lebih moderat untuk menjaga nada profesional
d. Mengedit untuk Keringkasan
1. Hapus kata dan frasa yang tidak perlu dan berlebihan
2. Perpendek kata dan frasa yang panjang

Memproduksi Pesan Anda


Sekarang tiba waktunya untuk meletakan kertas kerja anda untuk ditampilkan dalam
display. Kualitas produksi dari pesan anda – efek total dari desain halaman, elemen grafis,
tipografi, kertas, dan sebagainya – memainkan peranan penting bagi efektifitas pesan anda.
Desain yang halus dan menarik tidak hanya membuat dokumen anda lebih menarik, tetapi
juga menyampaikan rasa professional dan perhatian pada detail. Ketika memproduksi pesan
anda, carilah cara-cara yang efektif untuk memperkaya pesan anda dengan grafis, suara,
video, dan hypertext link yang dipilih dengan hati-hati. Juga pastikan untuk mendesain
dokumen anda untuk kemudahan agar mudah dibaca, dan gunakan teknoligi produksi
dengan bijakasana.

Menambah Grafik, Suara, Video, dan Hypertext


Ada beberapa poin penting dalam menambah grafik, suara, video, dan
hypertext, yaitu :

1. Kualitas desain dokumen anda mempengaruhi keterbacaan dan persepsi penerima;


2. Ambillah manfaat dari kemampuan program pengolah kata anda untuk memasukkan
elemen-elemen komunikasi lainnya.

Menambah grafik, suara, video, dan hypertext dapat menggunakan beberapa program
pengolah kata dan alat-alat peranti lunak. Peranti lunak untuk menciptakan visualisasi bisnis
dibagi menjadi dua kelompok dasar :
1. Peranti lunak presentasi (Presentation Software) yang membantu anda meciptakan
transparansi overhead dan pertunjukan slide komputerisasi. (contoh : MS
Powerpoint).
2. Peranti lunak grafik (graphics Software) yang terdiri dari berbagai kompleksitas,
memiliki rentang dari alat-alat sederhana yang membantu anda menciptakan diagram
dan diagram alir. (contoh : MS Visio).

Ada beberapa kesalahan fatal yang biasa terjadi dalam penyajian pesan anda melalui
presentasi:
1. Kesalahan pertama : memindahkan word ke powerpoint. Maksudnya, powerpoint dan
word adalah dua aplikasi dengan fungsi yang amat berbeda. Sialnya, perbedaan yang amat
mendasar ini acap dilupakan orang ketika membuat slide presentasi. Demikianlah, saya acap
melihat kalimat-kalimat panjang dan rinci dari word langsung saja dicopy paste ke dalam
powerpoint – dengan font yang kecil lagi (misal ukuran 12 atau 14). Ini namanya,
powerpoint abuse atau penganiayaan slide presentasi.
Solusinya : jika Anda akan menulis persentasi dengan bullet point, mungkin ada baiknya
jika kita mengingat 5 x 5 rule. Aturan yang bisa diterapkan secara fleksibel ini intinya
mengajak kita untuk hanya membuat maksimal 5 bullet point dalam setiap halaman slide;
dan masing-masing poin sebaiknya terdiri tak lebih dari lima kata. Slide presentasi adalah
slide presentasi. Maksudnya : tayangkan hanya poin-poin pokok dari gagasan yang ingin
Anda sampaikan. Tulisankan gagasan itu dengan ringkas – hindari kesalahan fatal berupa
keinginan untuk menampilkan kalimat- kalimat panjang dan rinci dalam sebuah slide.
2. Kesalahan kedua yang juga acap ditemui : SEMUA TULISAN MEMAKAI HURUF
KAPITAL. Untuk judul sebuah slide mungkin oke menggunakan huruf besar semua. Namun
ketika Anda menjabarkan dalam poin-poin yang ringkas dalam baris sesudahnya, gunakan
huruf non-kapital. Sebab kalimat panjang yang semua menggunakan HURUF KAPITAL
terbukti justru sulit dibaca.
Dan jangan lupa, sebaiknya gunakan jenis huruf sans seriff seperti Arial, Verdana atau
Georgia. Dan bukan jenis huruf seriff seperti Times New Roman. Sejumlah pakar
presentasi menyebutkan, dalam medium digital seperti layar komputer, jenis huruf seperti
Arial lebih mudah dibaca dibanding Times New Roman.
3. Kesalahan ketiga : desain gambar yang kampungan dan ditata dengan serampangan.
Untuk membuat slide lebih artistik, kita memang kudu meletakkan gambar (image) yang
relevan dan artistik. Sialnya, saya banyak melihat slide dengan gambar yang dicomot dari
clip art (banyak tersedia dalam powerpoint); dan sorry to say, hal ini akan membuat slide
Anda terkesan kampungan. Apalagi jika clip art itu diletakkan secara serampangan – tanpa
memperhatikan segi estetika.
Kalau ingin menaruh gambar, ya cari gambar (image) yang professional look, jangan pakai
clip art. Dan yang tak kalah penting : semuanya ditata dengan memperhatikan aspek
estetika, dan sekali lagi konsisten. Maksudnya, style peletakan gambar kalau bisa mengacu
pada pola tertentu yang konsisten (dan bukan asal taruh saja). Mungkin dalam hal desain
image ini ada baiknya jika kita langsung berguru dari presentasi sang pencipta PowerPoint
itu sendiri (lihat beberapa contoh presentasi melalui image dibawah ini).
Seperti yang kita saksikan dalam contoh diatas, desain gambar dan tata letak kalimat
tampaknya disusun dengan mengacu pada nilai estetika. Kita mungkin sulit meniru
kejeniusan Tuan Gates dalam membikin software, namun tentu bukan hal yang relatif rumit
untuk bisa mengcopy desain presentasi seperti yang terlihat dalam gambar diatas. Yang
dibutuhkan hanyalah kepekaan kita akan nilai-nilai estetika (sense of aesthetic).
Demikianlah, tiga kesalahan fatal yang mestinya bisa kita hindari jauh-jauh ketika kita
hendak membuat slide presentasi. Sebab dengan itulah kita mungkin baru bisa mendesain
sebuah slide yang elok nan menggetarkan. Dan bukan deretan slide yang garing nan
membosankan. Dengan mutu yang memilukan.

Mendesain Untuk Keterbacaan


Desain mempengaruhi impresi yang dibuat oleh pesan. Dalam membuat atau membagi
keterbacaan dokumen, desain dokumen dibagi menjadi dua cara yang penting :
1. Memperbaiki efektivitas pesan.
Berbagai elemen dari desain visual yang ada dalam dokumen yang akan ditampilkan
akan menyalurkan pesan yg ingin disampaikan kepada pembaca.
2. Mengirimkan pesan nonverbal.
Dengan desain visual yang ditampilkan, dapat mempengaruhi persepsi penerima pesan
terhadap apa yg disampaikan.
Desain yang efektif dapat membantu dalam menyusun nada dokumen dan membantu para
pembaca dalam membaca pesan yang ingin disampaikan. Dalam mencapai sebuah desain
yang efektif, perlu memperhatikan empat elemen desain :
1. Konsisten
Dalam setiap pesan yang dibuat, gunakanlah margin, jenis huruf, ukuran huruf, dan
spasi yang tidak berubah-ubah. Dengan konsisten terhadap pesan- pesan yang dibuat,
penerima pesan akan mengenali dan mengerti isi dari pesan tersebut
2. Keseimbangan
Supaya dokumen dapat dimengerti oleh penerima, perlu adanya keseimbangan antara
desain yang digunakan dengan ruang untuk teks, gambar-gambar, dan ruang kosong.
3. Pengendalian diri
Kesederhanaan dalam desain memungkinkan pesan yang ingin disampaikan dapat
ditangkap oleh penerima. Tidak perlu menggunakan banyak elemen desain, highlight,
atau sentuhan dekoratif yang dapat menggangu penyampaian pesan.
4. Detail
Berikan detail yang dapat mempengaruhi desain dan pesan yang akan disampaikan.
Misalnya, kolom yang sempit dengan terlalu banyak spasi antarkata dapat mengganggu.
Ruang Kosong
Setiap ruang bebas dari teks atau network disebut ruang kosong (white space), dan
ruang ini memberikan kontras visual untuk para pembaca pesan Anda dan memberikan
mereka sebuah titik untuk istirahat. Ruang kosong meliputi area terbuka disekitar judul,area
margin, ruang vertical antarkolom, ruang yang dibuat oleh akhir baris yang tidak
rata,lekukan setiap paragraph atau ekstra ruang antara paragraph yang tidak melekuk, dan
spasi horizontal antarbaris teks.
Yang terpenting dari peletakkan judul dan subjudul di dalam suatu dokumen adalah
mengundang para pembaca untuk ikut terlibat dalam pesan yang kita buat. Hendaknya judul
yang diletakkan di tengah baris tidak lebih dari dua baris karena banyak baris akan
memperlambat para pembaca pesan ketika mereka mencari awal setiap baris. Karena judul
dan subjudul memberikan petunjuk bagi para pembaca mengenai pengorganisasian isi pesan
yang kita buat, kaitkan judul dan subjudul sedekat mungkin dengan teks yang ingin
diperkenalkan dan ha ini dapat dilakukan dengan meletakkan lebih banyak ruang kosong di
atas judul tersebut daripada di bawahnya.
Margin Dan Justifikasi
Margin mendefinisikan ruang di sekeliling teks yang akan kita buat dan diantara kolom-
kolom teks. Margin dipengaruhi oleh cara kita menempatkan garis ketikan,yang dibagi
dalam 4 kelompok,yaitu: (1) justified (rata di sisi kiri dan di sisi kanan), (2) sisi kiri rata
dengan margin kanan tidak rata, (3) sisi kanan rata dengan margin kiri tidak rata, (4) di
tengah. Ketikan (1) ”mempergelap” tampilan pesan yang kita buat karena panjang baris
yang seragam menyebabkan kurangnya ruang kosong sebagaimana yang diciptakan margin
yang tidak rata. Ketikan ini juga sering dianggap lebih sulit dibaca karena gap yang besar
dapat muncul diantara kata-kata dan karena lebih banyak kata diberi garis hubung. Ketikan
(2) membuat tampilan pesan yang akan kita buat ”lebih ringan”, jenis ini memberikan
sebuah dokumen rasa keterbukaan yang informal dan kontemporer. Ketikan (3) biasa
digunakan dalam dokumen-dokumen bisnis, dan untuk ketikan (4) digunakan untuk teks
dalam paragraf tetapi biasanya digunakan untuk juduk dan subjudul.
Jenis Huruf
Jenis huruf merujuk pada desain fisik dari abjad,angka dan karakter teks lainnya. Setiap
jenis huruf mempengaruhi nada dari pesan yang kita buat,membuatnya terlihat otoriter atau
bersahabat, bersifat bisnis atau kasual, klasik atau modern, dan lain-lain. Sebagian besar
komputer menawarkan pilihan font atau jenis huruf yang banyak sekali,dan hal ini terkadang
membuat kita sulit memilih jenis font yang akan kita pakai. Hal yang terpenting apapun
jenis font yang akan dipilih batasi jumlah jenis huruf dalam satu dokumen. Secara umum,
hindari menggunakan lebih dari dua jenis huruf dalam satu halaman, karena penggunaan
terlalu banyak jenis huruf akan mengacaukan dokumen dan dapat menghasilkan tampilan
dokumen yang amatir.
Model Huruf
Yaitu modifikasi-modifikasi yang dapat memberikan kontras atau penekanan pada
huruf. Misal huruf tebal untuk subjudul digunakan untuk memisahkan teks yang panjang,
huruf tebal dapat juga digunakan untuk kata-kata yang berdiri sendiri di tengah-tengah blok
teks. Huruf miring untuk memberikan penekanan atau kutipan. Huruf tebal dan huruf miring
paling efektif bila digunakan untuk kata-kata kunci(kata- kata yang membantu pembaca
memahami poin utama sebuah teks). Perlu diingat bahwa model huruf yang digunakan
jangan sampai menghalangi kemampuan pembaca memahami/membaca pesan-pesan yang
disampaikan, misalnya penggunaan huruf tebal dan huruf miring yang tidak tepat dapat
memperlambat pembacaan pesan. Pastikan juga bahwa ukuran huruf proporsional dengan
kepentingan pesan dan ruang yang tersedia.

Menggunakan Teknologi Untuk Memproduksi Pesan Anda


Alat-alat produksi untuk penyelesaian pesan sangat bervariasi, bergantung pada peranti
lunak dan system yang digunakan. Microsoft power point adalah peranti lunak yang paling
banyak digunakan untuk presentasi elektronik, dan peranti lunak tersebut menawarkan alat
yang bermacam-macam untuk memformat dan menampilkan pesan. Namun sebagian besar
pekerjaan memproduksi pesan dikerjakan menggunakan program pengolah kata, seperti
Microsoft word atau sun staroffice. Anda perlu mengerti peranti lunak yang akan digunakan
agar dapat menggunakannya dengan efektif dengan memanfaatkan fitur-fitur berikut:
1. Template dan stylesheets
Selain untuk menghemat waktu template dan stylesheets banyak digunakan oleh
perusahaan untuk memastikan konsistensi tampilan dan rasa untuk semua dokumen
perusahaan.
2. Pengaturanhalaman
Pengaturan halaman berguna untuk mengontrol margin, orientasi posisi cetak
dokumen(portrait atau landscape),dan lokasi header&footer. Control ini digunakan
untuk memastikan cukup ruang kosong dalam dokumen.

3. Memformatkolom
Merupakan cara praktis untuk memformat daftar yang panjang, dan juga format
yang atraktif untuk beberapa dokumen.
4. Memformat paragraf
Kontrol yang memformat paragraf dapat dapat berguna untuk mengubah tampilan
dokumen ketika dibutuhkan. Misal memadatkan spasi agar dokumen dapat pas
dalam satu halaman,atau gunakan hanging indents untuk menyesuaikan baris
pertama setiap paragraf.

5. Memformatfont
Selain huruf tebal,huruf miring, dan garis bawah terdapat juga cara untuk
memadatkan atau memperluas teks secara horizontal. Fitur ini berguna untuk misal
menyesuaikan sebuah header dalam satu baris.

6. Numberedand Bulleted List


Memformat daftar yang memakai nomor dan atau memakai bullet, secara otomatis
memberi nomor kembali ketika menambah atau menghilangkan komponen daftar
tersebut.
7. Tabel-tabel
Merupakan cara terbaik untuk menampilkan informasi yang mempunyai baris dan
kolom.

8. Gambar-gambar,textbox,danobjek
Walaupun membutuhkan waktu dan beberapa latihan untuk mempelajari
menggunakan fitur-fitur tersebut namun sebanding dengan hasilnya yaitu
meningkatnya tampilan dokumen dan kesan dari para pembaca.
Koreksi Pesan Bisnis
1. Kesalahan Tulisan
 Kesalahan ketik

 Kata kata yang salah eja


 Kesalahan tata bahasa

 Kesalahan tanda baca


2. Elemen yang hilang
 Bagian teks yang hilang
 Peraga – peraga yang hilang

 Sumber catatan, tanda hak cipta, sumber referensi lainnya yang hilang
3. Kesalahan desain dan format
 Pilihan font yang tidak tepat atau tidak konsisten
 Ukuran kolom, spasi, dan margin paragraf

 Karakter-karakter khusus

 Baris tulisan yang janggal dan perpindahan halaman


 Header and footer

 Kesesuaian format dengan standar perusahaaan

Pendistribusian Pesan
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pendistribusian pesan antara lain:
1. Biaya
→ produksi laporan yang panjang dan produksi laporan miltimedia, faktor biaya sangat
berpengaruh dan dapat menjadi masalah. Dalam mencetak, menjilid, dan mengirimkan
laporan harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh.
2. Kenyamanan
→ pemberi pesan harus mempertimbangkan kenyamanan penerima pesan agar pesan yang
disampaikan dapat diterima dengan baik. Faktor kenyamanan seperti akses, software untuk
membuka pesan, format atau bentuk pesan.
3. Waktu
→ efisiensi waktu yang dibutuhkan dari pemberi pesan kepada penerima pesan harus
diperhitungkan, jangan sampai terlalu cepat atau terlalu lama.
4. Keamanan & privasi
→ pesan yang bersifat rahasia dan sensitif harus diproteksi agar tidak jatuh ke tangan yang
salah. Oleh karena itu, pendistribusian pesan harus hati-hati.

Teknik penulisan ahli untuk beradaptasi dengan audiensi anda

Setelah tujuan di analisa, penulis memikirkan bagaimana menyesuaikan pesan dengan tugas
dan khalayak. Adaptasi merupakan proses menciptakan pesan yang sesuai dengan audiens.
Komunikator yang terampil, akan menggunakan teknis menulis ahli seperti menampilkan
manfaat bagi audiens, menumbuhkan pandangan “anda”, dan terdengar sebagai sebuah
percakapan akan tetapi tetap professional

1. soroti manfaat audiens


Menyesuaikan pesan Anda dengan kebutuhan penerima berarti menempatkan diri Anda
pada posisi orang itu. Itu disebut empati. Pengirim empati berpikir tentang bagaimana
penerima akan memecahkan kode pesan. Mereka mencoba memberikan sesuatu kepada
penerima, menyelesaikan masalah penerima, menghemat uang penerima, atau hanya
memahami perasaan dan posisi
orang itu

2. kembangkan pandangan “anda”


Apakah tujuan Anda adalah untuk menginformasikan, membujuk, atau mempromosikan
niat baik, kata paling menarik yang dapat Anda gunakan adalah “you” dan “your”

3. terdengar seperti percakapan tapi professional


Kebanyakan pesan bisnis menggantikan percakapan. Itulah mengapa mereka paling
efektif ketika menyampaikan nada percakapan informal daripada nada formal dan sok.

Mengembangkan teknis penulisan ahli tambahan

Dalam meningkatkan keterampilan menulis, anda dapat menggunakan teknik ahli tambahan
yang dapat meningkatkan kejelasan, nada dan keefektifan pesan.

1. Menggunakan nada yang positif dan sopan

Bahasa positif biasanya menyampaikan lebih banyak informasi daripada bahasa negatif.
Selain itu, pesan positif membangkitkan semangat dan menyenangkan untuk dibaca. Kata-
kata positif memberi tahu apa yang bisa dan apa yang bisa dilakukan daripada apa yang
tidak dan apa yang tidak bisa dilakukan

2. Mengekspresikan kesopanan

Mempertahankan nada sopan tidak hanya melibatkan menjaga dari kekasaran tetapi
juga menghindari kata-kata yang terdengar menuntut atau menggurui

3. Menggunakan bahasa bebas bias

Umumnya, Anda dapat menghindari bahasa yang bias gender dengan memilih bahasa
alternatif untuk kata-kata yang melibatkan pria atau wanita, dengan menggunakan kata
benda jamak dan kata ganti, atau dengan mengubah ke kata bebas gender (orang atau
perwakilan). Hindari pilihannya jika memungkinkan. Ini bertele-tele dan mencolok.
Dengan sedikit usaha, Anda biasanya dapat menemukan konstruksi yang anggun,
gramatikal, dan tidak sadar diri
4. Pilihlah bahasa yang umum dan kata – kata yang akrab

Kata kerja yang kuat dan kata benda konkret memberi penerima lebih banyak informasi
dan membuat mereka tetap tertarik. Jangan mengabaikan tesaurus (juga tersedia secara
online atau di komputer Anda) untuk memperluas pilihan k ata dan kosakata Anda

Mulailah dengan latar belakang riset informasi

Ini merupakan langkah penting dalam proses penulisan karena informasi tersebut
membantu penulis membentuk pesan.

1. Metode riset informal

Berikut teknik dalam penelitian informal


 Search your company`s file
 Talk with the boss
 Interview the target audience
 Conduct an informal survey
 Brainstorms for idea
2. Metode riset formal
 Access electronic sources
 Search manually
 Investigate primary sources
 Conduct scientific experiments

Persentase kontribusi
Yulida Anggia 100%
Asriah putri auliani 100%