PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 1

______________________________________________________________________________________

UNIT 4

OBJEKTIF

Objektif am :

Mempelajari dan memahami definisi, kepentingan dan sistem pengurusan masa.

Objektif khusus : Di akhir unit ini anda sepatutnya dapat :-

Ø Menjelaskan definisi pengurusan masa.

Ø Mengenalpasti prinsip pengurusan masa.

Ø Menghuraikan kepentingan pengurusan masa.

Ø Mengaplikasikan sistem pengurusan masa.

Ø Merancang jadual kerja harian, bulanan dan tahunan.

Hargailah masa!!

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 2
______________________________________________________________________________________

INPUT

4.0 Pengenalan

Kemanakah masa anda berlalu? Pernahkah anda bertanya kepada diri anda soalan
begini? Masa tidak menunggu sesiapa, ia akan terus berlalu dan berlalu. Di akhir
hari bekerja, adakah anda merasa samada telah menamatkan segala kerja atau
hanya dapat melakukan sedikit kerja. Jika anda merasa telah menamatkan segala
kerja, apakah sebabnya? Anda sudah tentu mempunyai pelan tindakan dan
bersemangat untuk menjalani pelan tersebut. Jika anda menghabiskan kerja yang
sedikit pada hari tersebut, apakah silapnya? Adakah anda telah membazir waktu?
Ya, kebanyakan individu membazir waktu lebih dari apa yang mereka sangka.
Oleh itu dengan adanya pengurusan masa dan perancangan kerja maka individu
dapat menggunakan masa secara berkualiti.

4.1 Definisi

Pengurusan masa ialah satu kemahiran untuk mengwujudkan tanggungjawab,

keutamaan dan objektif dengan menyingkirkan aktiviti-aktiviti yang tidak
diperlukan ataupun yang tidak berkaitan. Ia dilaksanakan melalui perancangan
dan penjadualan penggunaan masa harian dan mingguan. Pengurusan masa yang
efektif adalah pengurusan masa yang menitikberatkan gambaran yang lebih luas
dan pencapaian objektif berjangka panjang.

4.2 Prinsip Pengurusan Masa

Masa merupakan sumber yang unik. Dari sehari ke sehari, setiap orang
mempunyai jumlah masa yang sama, tidak lebih dan tidak kurang. Masa tidak
dapat dikumpulkan. Anda tidak dapat membuka atau menutupnya dengan sesuka
hati. Masa tidak dapat ditukar ganti. Ia perlu digunakan dalam kadar enam puluh
saat setiap minit.

Pengurusan masa, seperti juga pengurusan lain, dimanfaatkan melalui analisis dan
perancangan. Untuk memahami dan mengamalkan prinsip pengurusan masa,
anda bukan sahaja perlu mengetahui cara menggunakan masa, tetapi juga masalah
yang dihadapi apabila menggunakan masa dengan bijak, dan apakah yang
mengakibatkan masalah itu. Daripada premis ini anda dapat belajar
meningkatkan keberkesanan dan kecekapan anda melalui pengurusan masa yang
lebih baik.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 3
______________________________________________________________________________________

Pengurusan masa ialah proses peribadi dan mestilah sesuai dengan gaya dan
keadaan anda. Ia memerlukan penglibatan yang banyak untuk mengubah tabiat
lama, tetapi pihannya terpulang kepada anda untuk membuat keputusan.
Sekiranya anda membuat keputusan untuk mengamalkan prinsip yang akan
disarankan, anda akan memperolehi ganjaran hasil daripada pelaburan masa yang
lebih baik.

4.3 Mengawal Masa

Titik permulaan yang paling baik untuk anda memperbaiki penggunaan masa
adalah menentukan sejauh mana anda mengawal masa yang anda miliki itu.
Tiada seorang pun yang mempunyai kawalan sepenuhnya ke atas rancangan
hariannya. Adakalanya kita terpaksa menghadapi karenah kawan atau
persekitaran yang menyebabkan kita tidak dapat mengawal masa yang dirancang.
Walau bagaimanapun setiap orang mempunyai kawalan tertentu dan mungkin
boleh mengawal keadaan dengan cara yang bijak.

Sesetengah masa ( tidak kira “masa bekerja” atau “masa sekolah”) ditetapkan dan
sepatutnya digunakan untuk aktiviti tersebut. Namun demikian, dalam
lingkungan masa yang ditetapkan, masih terdapat peluang untuk memilih tugas
atau aktiviti yang hendak dikendalikan dan tahap keutamaan yang patut diberi
kepada tugas itu. Sebenarnya latihan untuk membeza-bezakan pilihan
membolehkan anda mengawal masa anda.

4.4 Tiga Ujian Masa

Menganalisa cara anda menggunakan masa pada waktu tertentu adalah langkah
pertama untuk mengawal masa dengan lebih baik. Anda mesti mempunyai
maklumat tertentu yang boleh dipercayai sebelum anda dapat menentukan
peluang untuk meningkatkan pengurusan masa.

Cara yang paling baik untuk mengumpul maklumat adalah menyimpan log masa.
Panduan dan borang untuk buku log ini adalah seperti gambarajah 4.1.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 4
______________________________________________________________________________________

LOG MASA HARIAN

Hari dalam Seminggu: I S R K J Tarikh:
Masa Aktiviti Komen
7.00
8.00
9.00
10.00
11.00
12.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
6.00

Adakah hari ini:_________ Biasa? Komen:______________

_________ Lebih Sibuk? _____________________
_________ Kurang Sibuk? _____________________

Rajah 4.1

Satu, dua tiga anak beruk

atas pokok, jangan tinggal
kerja berlonggok-longgok...

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 5
______________________________________________________________________________________

Sebaik sahaja maklumat yang berkaitan dicatatkan, anda hendaklah meneliti tiga
pandangan, iaitu keperluan, kesesuaian, dan kecekapan. Ini membolehkan anda
mengberhentikan sesetengah tugas, mengagihkan tugas kepada orang lain dan
atau mencari jalan untuk meningkatkan kecekapan melalui teknologi, prosedur
baru, atau tabiat kerja diri anda.

Analisis yang teliti membolehkan anda memperolehi lapan hingga sepuluh jam
tambahan seminggu untuk menjalankan aktiviti pilihan anda.

4.4.1 Ujian Keperluan: Mula-mula anda hendaklah meneliti setiap aktiviti

untuk memastikan bahawa ia adalah perlu bukan untuk keseronokan.
Biasanya kita melakukan sesuatu tanpa memikirkan samada ia berguna
ataupun tidak. Ujian keperluan ini sepatutnya mengurangkan tugas anda
agar anda memberi tumpuan kepada perkara yang penting sahaja.

4.4.2 Ujian Kesesuaian: Sebaik sahaja tugas penting telah dikenalpasti, langkah
seterusnya ialah menentukan siapakah yang akan melakukannya?
Mungkin terdapat aktiviti yang boleh diberikan kepada orang lain. Anda
hanya akan membuat kerja dibawah kemampuan dan kemahiran anda.

4.4.3 Ujian Kecekapan: Setelah selesai melaksanakan tugas anda perlu

menganalisa kembali kerja-kerja yang telah anda lakukan. Jika anda
berasa puas hati kerana tugas yang patut anda lakukan telah selesai, tanya
diri sendiri,” Adakah cara lain yang lebih baik untuk menyempurnakan
tugas tersebut?” Ini akan menggalakkan anda mencari cara yang lebih
baik dengan menggunakan teknologi yang lebih baik atau membentuk
prosedur yang lebih baik untuk mengendalikan aktiviti yang berulang.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 6
______________________________________________________________________________________

AKTIVITI 4a

UJIKAN KEFAHAMAN ANDA SEBELUM MENERUSKAN INPUT

SELANJUTNYA…!
SILA SEMAK JAWAPAN ANDA PADA MAKLUMBALAS DI HALAMAN
BERIKUTNYA.

4.1 Sila tandakan ruangan yang paling tepat bagi menggambarkan sikap atau amalan
anda.Kemudian kaji semula jawapan anda dan beri fokus kepada setiap perkara untuk
menentukan sama ada ia merupakan peluang untuk memperbaiki pengurusan masa
anda.

Selalu Kadang kala Jarang

a. Adakah anda biasa menggunakan masa _____ __________ ______
mengikut kehendak anda yang sebenar?

b. Adakah anda sering merasa terdesak dan _____ __________ ______

terpaksa melakukan perkara yang anda
tidak mahu lakukan?

c. Adakah anda berasa puas setelah _____ __________ ______

melakukan kerja anda?

d. Adakah anda bekerja lebih lama _____ __________ ______

daripada rakan sejawat anda?

e. Adakah anda selalu membawa kerja _____ __________ ______

pulang ke rumah pada waktu petang
atau hujung minggu?

f. Adakah anda merasa bersalah kerana _____ __________ ______

terlalu banyak kerja?

g. Adakah anda merasa bersalah kerana _____ __________ ______

tidak dapat membuat sesuatu kerja
dengan baik?

h. Adakah anda menganggap kerja anda _____ __________ ______

seronok?

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 7
______________________________________________________________________________________

i. Adakah anda dapat memperoleh masa _____ __________ ______

tanpa sebarang gangguan apabila anda
mahu berbuat demikian?

j. Adakah anda merasa anda dapat _____ __________ ______

mengawal masa anda?

4.2 Jelaskan secara ringkas tiga (3) ujian masa berikut:-

a. Ujian Keperluan

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

b. Ujian Kesesuaian

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

c. Ujian Kecekapan

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 8
______________________________________________________________________________________

MAKLUMBALAS 4a

Jawapan soalan 4.1

Jawapan yang anda berikan akan membantu anda meneliti sikap dan amalan pengurusan
masa anda pada masa kini. Ia akan membantu anda mengenalpasti perkara yang ingin
anda beri tumpuan apabila anda selesai membaca unit ini.

Jawapan soalan 4.2

a. Ujian Keperluan: Teliti setiap aktiviti untuk memastikan bahawa ia adalah perlu
bukan untuk keseronokan. Ia sepatutnya mengurangkan tugas anda agar anda
memberi tumpuan kepada perkara yang penting sahaja.

b. Ujian Kesesuaian: Sebaik sahaja tugas penting telah dikenalpasti, langkah

seterusnya ialah mengagihkan kepada orang yang berkemahiran melakukan tugas
tersebut. Anda hanya akan membuat kerja dibawah kemampuan dan kemahiran
anda.

c. Ujian Kecekapan: Analisa kerja yang telah dilakukan dan cuba cari cara atau
teknik-teknik lain agar tugas dapat disempurnakan dengan lebih baik.

Rehat seketika,
sebelum ke input
yang seterusnya….

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 9
______________________________________________________________________________________

INPUT

4.5 Kepentingan Pengurusan Masa

4.5.1 Merancang Kerjaya

Masa yang terurus memberi peluang kepada setiap individu itu untuk
merancang kerjanya di masa hadapan. Maka seseorang itu akan menjadi
proaktif untuk mencapai matlamatnya.

4.5.2 Kualiti Masa

Pengurusan masa yang efektif membolehkan seseorang individu
menyiapkan tugas yang telah ditetapkan tepat pada waktunya. Secara
tidak langsung tugas-tugas yang lain juga dapat diteruskan mengikut
keperluan dan masa yang ditentukan. Masa yang terluang dapat
digunakan untuk aktiviti sosial, termasuklah perhubungan inter-personal.
Perhubungan yang baik di antara individu akan membantu individu itu
melaksanakan tugas dengan lebih mudah.

4.5.3 Mengurangkan Tekanan

Tugas-tugas yang telah dirancang akan memberi peluang kepada
seseorang individu untuk berehat. Masa rehat yang cukup akan
mengurangkan beban kerja seterusnya akan mengurangkan tekanan.
Secara tidak langsung tekanan boleh mengganggu kesihatan fizikal dan
mental. Ini akan mengakibatkan tugas-tugas lain turut terganggu.

4.5.4 Memberi Keutamaan

Dalam mengurus atau merancang pengurusan masa, seseorang individu
dapat memberi keutamaan kepada tugas-tugas yang lebih utama. Tugas-
tugas di pejabat terbahagi kepada tugas-tugas yang (mesti, patut dan
boleh) dilakukan. Oleh itu, tugas yang mesti dilakukan perlu diberi
keutamaan di antara ketiga-tiga tugas ini. Disamping itu, dengan
memberikan keutamaan kepada tugas-tugas yang lebih utama, masa dapat
digunakan dengan lebih optimum.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 10
______________________________________________________________________________________

4.5.5 Berfikir
Hasil daripada pengurusan masa, ia akan memperbaiki teknik dan
memberi peluang untuk berfikir serta dapat memperbaiki strategi
merancang bagi menghadapi cabaran-cabaran baru.

4.6 Sistem Pengurusan Masa

4.6.1 Mengenalpasti kepentingan sesuatu perkara.

a. Pengenalan
Titik permulaan yang paling baik untuk memperbaiki penggunaan
masa adalah menentukan sejauh mana anda mengawal masa yang
anda miliki itu. Tiada seorang pun yang mempunyai kawalan
sepenuhnya ke atas rancangan hariannya. Mungin apabila berlaku
sesuatu perkara yang mengganggu perancangan, anda mestilah
tahu menentukan kategori keutamaan perkara tersebut.

b. Kategori Keutamaan (Priorities Category)

Terdapat dua proses dalam menentukan keutamaan pengurusan
masa iaitu; menyenaraikan perkara yang perlu dilakukan dan
mengenalpasti keutamaan diantara perkara-perkara yang tersenarai.
Tahap keutamaan boleh dikategorikan seperti berikut:

Ø Keutamaan A – “mesti lakukan”

Ini adalah tugas yang kritikal yang perlukan tindakan segera
disebabkan adanya arahan daripada pihak pengurusan,
keperluan pelanggan utama, tarikh akhir yang jelas dan
peluang untuk kejayaan atau peningkatan diri.

Ø Keutamaan B – “patut lakukan”

Tugas-tugas dalam kategori ini boleh membantu anda
memperbaiki mutu kerja kerana tugas-tugas ini tidak penting
atau tidak mempunyai tarikh akhir yang jelas.

Ø Keutamaan C – “boleh lakukan”

Dalam kategori ini pula terdapat tugas-tugas yang
menyeronokkan dan menarik tetapi ia boleh ditangguhkan,
diabaikan atau dipanjangkan ke satu jangkamasa yang tertentu.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 11
______________________________________________________________________________________

c. Kesimpulan
Tahap keutamaan yang dinyatakan adalah fleksibel bergantung
kepada hari jadual tugas itu disediakan. Keutamaan sentiasa
berubah; mungkin hari ini tugas-tugas dalam keutamaan ‘A’ adalah
penting tetapi, pada esok hari tugas-tugas dalam keutamaan ‘B’
pula menjadi penting kerana tugas-tugas dalam keutamaan ‘B’
telah tiba tempoh untuk disiapkan. Begitu juga dengan tugas-tugas
dalam keutamaan ‘C’.

4.6.2 Mewujudkan Keutamaan (Establishing Priorities)

a. Pengenalan
Mempelajari teknik untuk mewujudkan keutamaan mempunyai
hubungkait secara langsung dalam menentukan matlamat. Setelah
anda menentukan matlamat, anda mesti menentukan matlamat
yang paling penting. Kemudian anda perlu berterusan untuk
mencapai keutamaan tersebut. Maka itu dari masa ke semasa anda
perlu berhadapan dengan pelbagai halangan.

b. Garis Panduan
Berikut adalah garis panduan yang akan membantu anda untuk
mewujudkan keutamaan:

Ø Pastikan matlamat jangkapanjang dahulu. Adakah ianya

mempunyai kaitan dengan mana-mana matlamat jangkapendek.
Jika ya, tentukan aspek matlamat jangkapanjang yang boleh
digabungkan dengan matlamat jangkapendek. Akhirnya semak
semula matlamat.

Ø Setiap pagi senaraikan tugas-tugas yang perlu dilakukan.

Senarai ini boleh ringkas atau dengan huraian. Pilih teknik
yang sesuai dengan personaliti anda. Ambil masa lebih kurang
15 minit setiap pagi untuk menentukan pelan tindakan. Setelah
senarai tugas dinyatakan, kelaskan tugas-tugas ini mengikut
kepentingan. Tugas yang tidak perlu dilakukan pada hari itu
tidak perlu dicatat.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 12
______________________________________________________________________________________

Contoh senarai tugas yang dilakukan adalah seperti berikut:

TUGAS YANG PERLU

DILAKUKAN HARI INI:
1. periksa semula pembayaran
minggu lepas.

2. Periksa semula majalah

3. Tuliskan berita-berita
yang akan dikeluarkan
pada bulletin syarikat.

4. Bentuk perancangan kasar

untuk syarikat RL Aimes
Co.

5. Ambil tiket-tiket teater.

GO FOR IT

Rajah 4.6.2b

4.6.3 Merancang Jadual Kerja

a. Pengenalan
Perancangan merupakan satu proses yang kompleks dan ia
melibatkan rancangan jangkapanjang dan rancangan jangkapendek.
Perancangan jangkapanjang dilakukan bagi projek atau aktiviti
yang dirancang bagi tempoh 3 bulan yang akan datang atau bagi
satu jangka masa yang melebihi satu minggu. Manakala
perancangan jangkapendek dilakukan bagi program yang
dirancang untuk hari ini atau minggu ini. Perancangan
jangkapendek ini juga mungkin boleh membantu mencapai
matlamat perancangan jangkapanjang.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 13
______________________________________________________________________________________

b. Jadual Harian
Penggunaan masa yang terbaik setiap hari adalah asas dalam
proses perancangan. Jika anda menjadikannya tabiat harian,
banyak aktiviti dapat disenaraikan. Permulaan yang baik adalah
dengan menyenaraikan aktiviti-aktiviti yang perlu dilakukan
(‘Things To Do’). Senarai aktiviti utama harian dapat dibuat
daripada senarai aktiviti-aktiviti ini. Oleh itu anda boleh
menumpukan perhatian kepada matlamat utama dengan
melaksanakan aktiviti dari senarai teratas. Jika berlaku perkara
yang tidak diduga, tentukan keutamannya dan kelolakan dengan
sewajarnya tetapi jangan jadikan ia sebagai satu alasan untuk
menangguhkan kerja. Di penghujung hari semak apa yang telah
diselesaikan dan bawa kerja yang tidak dapat diselesaikan ke hari
seterusnya.
Contoh Perancangan Jadual Kerja Harian pada Rajah 4.6.3 b

c. Jadual Mingguan
Satu jadual mingguan sepatutnya boleh menjelaskan apa yang anda
hendak selesaikan pada hujung minggu bagi mencapai matlamat
perancangan anda. Jadual mingguan boleh dibuat bermula pada
hujung minggu (Ahad hingga Sabtu) atau bermula pada pagi Isnin
(Isnin hingga Ahad).

Ehh..masa ni jalan laju sangat lah. Jom

ikat dia supaya ia tidak lari laju!!!

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 14
______________________________________________________________________________________

TUGAS YANG PERLU DILAKUKAN HARI INI

Tarikh:
Tugas yang perlu disiapkan Telah Siap Temujanji
7:00

8:00

9:00

10:00

11:00

12:00

Panggilan Telefon Yang Perlu Telah Siap

Dibuat
1:00

2:00

3:00

Bertemu Dengan Telah Siap 4:00

5:00

6:00

7:00

Rajah 4.6.3b

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 15
______________________________________________________________________________________

AKTIVITI 4b

UJIKAN KEFAHAMAN ANDA SEBELUM MENERUSKAN INPUT

SELANJUTNYA…!
SILA SEMAK JAWAPAN ANDA PADA MAKLUMBALAS DI HALAMAN
BERIKUTNYA.

Anda bertugas di Biro Perkhidmatan Pejabat New Tech. Anda diperlukan untuk
mengambil tindakan yang sesuai di dalam nota yang telah ditinggalkan oleh Puan
Khadijah.

1 Julai, 2001

Ani,

Sila lakukan perkara-perkara berikut:-

a. Siapkan lapuran kewangan pada pukul 2.00 petang nanti. Setelah siap berikan
kepada Encik Ali.
b. Bersama-sama ini disertakan draf surat untuk Tetuan Kamarul, sila poskan surat
tersebut setelah selesai menaipnya.
c. Tolong maklumkan kepada Encik Ali bahawa dia perlu menghantar saya ke
mesyuarat kewangan pada pukul 2.00 petang nanti. Ambil saya di rumah.
d. Tolong uruskan penempahan tiket bagi perjalanan dan bilik penginapan di Singapura
untuk lawatan saya dan Timbalan Pengurus ke syarikat Nupe Sdn. Bhd. Pada 28
Julai, 2001.
e. Sekiranya anda berkesempatan tolong buatkan satu carta organisasi syarikat untuk
dipamerkan di papan kenyataan.

Sekian, terima kasih.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 16
______________________________________________________________________________________

MAKLUMBALAS 4b

Anda dikehendaki menyusun semula kerja-kerja yang diarahkan mengikut keutamaan

yang perlu diselesaikan segera.

Keutamaan tugas adalah seperti berikut:-

a. Telefon En. Ali- beritahu En. Ali bahawa dia perlu mengambil Pn. Khadijah di
rumah untuk menghadiri mesyuarat Kewangan pada pukul 2.00 petang. Pesan En.
Ali supaya tidak lupa untuk mengambil lapuran kewangan yang telah ditaip
sebelum mengambil Pn. Khadijah di rumahnya.
b. Uruskan penempahan tiket bagi perjalanan dan penginapan Puan Khadijah bersama
Timbalan Pengurusnya bagi lawatan ke Syarikat Nupe Sdn. Bhd pada 28 Julai,
2001.
c. Menaip surat kepada Tetuan Kamarul seperti yang terdapat di dalam draf surat yang
telah ditinggal.
d. Membuat satu carta organisasi syarikat seperti yang telah diarahkan.

Jangan berhenti
menjawab, teruskan ke
soalan penilaian kendiri
4!!

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 17
______________________________________________________________________________________

PENILAIAN KENDIRI 4

Anda telah menghampiri kejayaan. Sila cuba semua soalan dalam penilaian
kendiri ini dan semak jawapan anda pada maklumbalas yang disediakan.
Jika ada masalah yang timbul, sila berbincang dengan pensyarah anda.
Selamat mencuba semoga berjaya !!!!

1. Jelaskan definisi pengurusan masa.

2. Huraikan kepentingan pengurusan masa.

3. Berikut adalah tugas-tugas yang perlu anda selesaikan di pejabat sepanjang hari.
Aturkan tugas-tugas tersebut mengikut keutamaan.:

a. Mengeposkan surat-surat.
b. Membuat salinan minit mesyuarat untuk diedarkan.
c. Menyediakan memo tentang lawatan ahli lembaga syarikat pada minggu hadapan.
d. Membuka surat-surat yang diterima pada petang semalam.
e. Menghantar e-mail kepada pembekal mengenai pesanan bahan mentah yang
diperlukan dengan segera.
f. Menaip surat yang didrafkan oleh pengurus dimana perkataan A.S.A.P ditulis
diatasnya.
g. Membersihkan bilik mesyuarat yang telah diadakan semalam.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 18
______________________________________________________________________________________

MAKLUMBALAS PENILAIAN KENDIRI 4

Adakah anda telah mencuba dahulu ?
Jika « ya », sila semak jawapan anda.

Jawapan 1

Definisi

Pengurusan masa ialah satu kemahiran untuk mengwujudkan tanggungjawab, keutamaan

dan objektif dengan menyingkirkan aktiviti-aktiviti yang tidak diperlukan ataupun
berkaitan melalui perancangan dan penjadualan penggunaan masa harian dan mingguan.

Jawapan 2

Kepentingan Pengurusan Masa

Ø Merancang Kerjaya
Masa yang terurus memberi peluang kepada setiap individu itu untuk merancang
kerjanya di masa hadapan. Maka seseorang itu akan menjadi proaktif untuk
mencapai matlamatnya.

Ø Kualiti Masa
Pengurusan masa yang efektif membolehkan seseorang individu menyiapkan tugas
yang telah ditetapkan tepat pada waktunya. Secara tidak langsung tugas-tugas yang
lain juga dapat diteruskan mengikut keperluan dan masa yang ditentukan. Masa yang
terluang dapat digunakan untuk aktiviti sosial, termasuklah perhubungan inter-
personal. Perhubungan yang baik di antara individu akan membantu individu itu
melaksanakan tugas dengan lebih mudah.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN

 PENGENALAN: PENGURUSAN MASA P1804 / UNIT 4 / 19
______________________________________________________________________________________

Ø Mengurangkan Stress
Tugas-tugas yang telah dirancang akan memberi peluang kepada seseorang individu
untuk berehat. Masa rehat yang cukup akan mengurangkan beban kerja seterusnya
akan mengurangkan stress. Secara tidak langsung stress boleh mengganggu kesihatan
fizikal dan mental. Ini akan mengakibatkan tugas-tugas lain turut terganggu.

Ø Memberi Keutamaan
Dalam mengurus atau merancang pengurusan masa, seseorang individu dapat
memberi keutamaan kepada tugas-tugas yang lebih utama. Tugas-tugas di pejabat
terbahagi kepada tugas-tugas yang (mesti, patut dan boleh) dilakukan. Oleh itu,
tugas yang mesti dilakukan perlu diberi keutamaan di antara ketiga-tiga tugas ini.
Disamping itu, dengan memberikan keutamaan kepada tugas-tugas yang lebih utama,
masa dapat digunakan dengan lebih optimum.

Ø Berfikir
Hasil daripada pengurusan masa, ia akan memperbaiki teknik dan memberi peluang
untuk berfikir serta dapat memperbaiki strategi merancang bagi menghadapi cabaran-
cabaran baru.

Jawapan 3

Ø Membuka surat-surat yang diterima petang semalam.

Ø Menaip surat yang didrafkan oleh pengurus dimana perkataan A.S.A.P ditulis
diatasnya.
Ø Membersihkan bilik mesyuarat yang telah diadakan semalam.
Ø Menghantar e-mail kepada pembekal mengenai pesanan bahan mentah yang
diperlukan dengan segera.
Ø Mengepos surat-surat
Ø Menyediakan memo tentang lawatan ahli Lembaga Syarikat pada minggu hadapan.
Ø Membuat salinan minit mesyuarat untuk diedarkan.

DIPLOMA SAINS KESETIAUSAHAAN