MAKALAH

“PENYELENGGARAAN RAPAT”

Dosen Pengampu : Dra. RATNA MANULLANG,M.Pd

DisusunSebagai Salah Satu Tugas Yang Diwajibkan

DalamMengikutiPerkuliahan Kesekretarisan

Disusun oleh: Kelompok 7

Anjas Nuari Siregar 7172144010

Muhammad Fadhlik I.K 7171144017
Rizki Setiawan 7173144030

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2019
 KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Kuasa, karena
nikmat dan penyertaan-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah
ini guna memenuhi tugas yang diberikan Dosen pengampu pada Fakultas
Ekonomi, Jurusan Pendidikan Administrasi Perkantoran, Universitas Negeri
Medan.

Tugas ini masih belum sempurna disebabkan karena terbatasnya

kemampuan pengetahuan baik teori maupun praktek. Dengan demikian penulis
mengaharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca guna
memperbaiki dan menyempurnakan panulisan makalah ini.

Oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun sangat
diharapkan penulis guna tercapainya sebuah makalah yang baik.

Kiranya Allah SWT yang Maha Kuasa tetap menyertai kita sekalian, dengan
harapan pula agar karya ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang
membutuhkannya.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................i

DAFTAR ISI............................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

1.1 Latar Belakang..........................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................1

1.3 Tujuan........................................................................................................2

1.4 Manfaat......................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................3

2.1. Teknik dan Fungsi Pemimpin Rapat.............................................................3

2.2. Tipe dan Fungsi Peserta Rapat......................................................................5

2.3. Syarat-Syarat Rapat yang Baik.....................................................................7

2.4. Pengendalian Rapat.......................................................................................8

2.5. Teknik Bertanya dalam Rapat.....................................................................10

2.6. Persiapan Penyelenggaraan Rapat..............................................................12

BAB III PENUTUP...............................................................................................18

3.1. Kesimpulan.................................................................................................18

3.2. Saran............................................................................................................19

LAMPIRAN SKENARIO......................................................................................20

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari

rapat dalam konteks komunikasi kelompok. sebagai salah satu bentuk komunikasi,
tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya
yang berkenaan dengan kinerja organisasi dan arus informasi yang berjalan pada
satu organisasi. Banyak istilah mengatakan bahwa rapat memiliki wewenang
tertinggi dalam organisasi, karena rapat merupakan penentu arah jalannya
organisasi sebab pada rapatlah keputusan-keputusan dikeluarkan dan disampaikan
untuk diterapkan pada kebijakan atau kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi.

Tiada hari dalam setiap waktu suatu organisasi atau instansi menerima
informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan
keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan
berpengaruh pada aspek kinerja dalam sebuah orgainisasi/instansi. Untuk itu,
semua keputusan baik bersifat umum maupun strategik perlu perlu ditetapkan
melalui ajang yang kita sebut rapat.

Sebelum rapat diselenggarakan,pimpinan rapat harus mencermati tahapan-

tahapan yang dilakukan agar sasaran rapatnya berhasil. Untuk itu, ia harus
menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan,  memilih
siapa saja peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa saja teknik dan fungsi pimpinan rapat?
2. Apa saja tipe dan fungsi peserta rapat?
3. Apa saja syarat-syarat rapat yang baik ?
4. Bagaimana cara pengendalian rapat?

1
 5. Bagaimana teknik bertanya dalam rapat?
6. Persiapan apa saja yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui teknik dan fungsi pimpinan rapat
2. Untuk mengetahui tipe dan fungsi peserta rapat
3. Untuk mengetahui syarat-syarat rapat yang baik
4. Untuk mengetahui cara pengendalian rapat
5. Untuk mengetahui cara bertanya yang baik dalam rapat
6. Agar mengetahui persiapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat

1.4 Manfaat
Manfaat yang dapat kita peroleh dari penulisan ini adalah kita bisa
mengetahui lebih jauh materi dari sebuah mata kuliah kesekretarisan berdasarkan
apa yang telah tercantum dalam rumusan masalah di atas.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Teknik dan Fungsi Pemimpin Rapat

2.1.1 Teknik Memimpin Rapat

Teknik dapat diartikan sebagai suatu cara atau metode dalam melakukan
sesuatu. Teknik memimpin rapat dikenal dengan istilah tipe pemimpin. Ada
beberapa tipe pemimpin rapat yaitu :

a. Tipe Otoriter

Pemimpin rapat yang cenderung bersifat memaksa dan ingin menang

sendiri. Suatu rapat yang dipimpin oleh pemimpin otoriter dalam komunikasi
sepihak atau satu arah gagasan, ide pendapat peserta rapat tidak diperhatikan
sehingga peserta rapat menjadi pasif dan hanya mendengar saja.

b. Tipe Laissez Faire

Pemimpin yang bersifat pasif, ia hanya melihat dan menonton saja

meskipun berada ditengah-tengah peserta rapat, biasanya keputusan rapat diambil
oleh peserta rapat yang dominan dan mempunyai pengaruh karena pemimpin
tidak mengendalikan jalannya rapat.

c. Tipe Demokratis

Pemimpin rapat bersifat terbuka, banyak memberikan kesempatan kepada

peserta rapat untuk memberikan pendapat, saran sehingga terjalin lalu lintas
komunikasi dua arah.

3
2.1.2 Fungsi Pemimpin Rapat

Dalam suatu rapat, pemimpin rapat berfungsi sebagai berikut :

a. Sebagai Pengaruh

Pemimpin rapat juga harus dapat mengarahkan rapat menuju tujuan yang ingin
dicapai oleh rapat tersebut.

b. Sebagai Layar Pemantul

Artinya meneruskan pembicaraan dari satu anggota ke anggota lain. Untuk

meneruskan pembicaraan, seseorang pemimpin harus cakap mengambil
intisari dari pembicaraan, jika perlu pertanyaan tidak diteruskan ke anggota
lain, maka akan dikembalikan kepada sipenerima.

c. Sebagai penengah jika timbul masalah

Seiring tanpa disadari dalam suatu rapat timbul ketegangan-ketegangan. Oleh

karena itu seorang pemimpin harus cakap melerai ketegangan yang terjadi dan
mengatasinya.

d. Sebagai pemberi semangat

Jika diskusi mengendor atau para peserta rapat lesu, maka pimpinan harus
pandai memberi rangsangan sehingga rapat dapat berjalan kembali.

e. Sebagai penyimpul/penentu keputusan

Jika pembicaraan dirasa telah cukup, perlu diambil kesimpulan yang

diteruskan kepada keputusan. Seiring terjadi rapat berlangsung lama, bahkan
sering bertele-tele padahal pendapat-pendapat telah cukup banyak, rapat yang
demikian adalah tidak efektif dan efisien.

4
2.2. Tipe dan Fungsi Peserta Rapat
2.2.1 Tipe Peserta Rapat
Adapun tipe-tipe peserta rapat adalah sebagai berikut:
a. Tipe Pemersatu
Peserta rapat yang suka mengusahakan persatuan bila terjadi bentrokan-
bentrokan yang mengarahkan ke perpecahan. Biasanya orang tersebut yang
dituakan dan memiliki pengalaman khusus.

b. Tipe Perantara
Titik berat kegiatannya pada usaha-usaha memperjelas pendapat peserta lain
yang kurang jelas. Tipe ini sangat mencakup arti dari uraian-uraian para
peserta rapat.

c. Tipe Pendengar
Tipe ini kurang bermanfaat dalam rapat karena tidak mempunyai sumbangan
pikiran dan pendapat.

d. Tipe Pemberi Semangat

Apabila rapat sudah cukup, kemudian belum ada hasilnya maka ada
kecenderungan rapat menjadi loyo. Dalam suasana rapat seperti ini, tipe
pemberi semangat akan memberi dorongan dalam menyelesaikan tugas yang
sedang dirapatkan.

e. Tipe Inisiatif
Tipe ini muncul apabila terjadi rapat macet karena arahan yang kurang
dipahami atau masalah yang kurang dimengerti.

f. Tipe Pemberi Informasi

Golongan ini sering disebut sebagai golongan ensiklopedia atau golongan
kamus, karena mereka kaya akan pengetahuan atau informasi-informasi

5
 sehingga dapat menyumbangkan data yang sangat berguna untuk memecahkan
persoalan dalam rapat

g. Tipe Penyerang
Dalam suatu rapat adanya serang menyerang antar orang atau kelompok
peserta rapat dalam mengemukakan pendapatnya memang memperkenankan
persoalan dalam rapat.

2.2.2 Fungsi Peserta Rapat

Adapun fungsi peserta rapat adalah sebagai berikut:
a. Sebagai Penyumbang Opini
Agar hasil rapat baik maka dari peserta rapat diharapkan adanya opini-opini
dan ide-ide. Pada umumnya para peserta rapat mengeluarkan ide karena takut
salah. Oleh karena itu para peserta tidak boleh takut dalam mengeluarkan
pendapat-pendapat.

b. Sebagai Penyimpul/Perumus Kesimpulan

Kadang-kadang terjadi bahwa pimpinan rapat kurang mampu membuat
kesimpulan atau perumusan. Jika terjadi demikian, maka peserta rapat segera
akan tampil dan tidak perlu takut salah.

c. Sebagai Penyumbang Data

Kecuali opini dari peserta, juga diharapkan sumbangan data atau informasi
tersebut guna memecahkan suatu masalah.

d. Sebagai Pembantu Pimpinan

Peserta rapat juga membantu semua fungsi/tugas ketua rapat tersebut dengan
kemampuan masing-masing. Adapun yang membantu memberi semangat,
membantu mengarahkan dan sebagainya.

e. Sebagai Penerima Hasil Keputusan

Para peserta diharapkan bersedia menerima dan melaksanakan hasil keputusan
bersama. Jika keputusan sulit diambil karena tidak ada saling meyakinkan,

6
 maka harus berkonsultasi pada instansi atau pada sumber yang dapat
dipercaya.

Dapat diambil kesimpulan bahwa fungsi peserta rapat/diskusi adalah untuk

mencari kebenaran, bukan mencari menang.

2.3. Syarat-Syarat Rapat yang Baik

Suatu rapat dapat dikatakan baik apabila telah memenuhi beberapa
persyaratan sebagai berikut ini :

1. Suasana Terbuka
Suasana yang terbuka berarti semua peserta rapat dapat menerima informasi
yang datang dari siapa pun secara objektif atau apriori.
2. Tiap Peserta Berpartisipasi Aktif
Suatu rapat dikatakan berhasil bila setiap peserta rapat dapat menggunakan
haknya untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, ide, gagasan, dan saran.
3. Ada Bimbingan dan Pengawasan
Rapat yang baik adalah selalu terkontrol dan terarah. Pemimpin rapat
hendaknya selalu memberikan bimbingan dan arahan sehingga rapat dapat
berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan dan mempunyai hasil
seperti yang diharapkan.
4. Menghindari Perdebatan
Rapat yang baik adalah rapat yang pesertanya aktif dalam mengemukakan
pendapat berdasarkan data dan fakta, bukan berdasarkan atas emosi masing-
masing peserta.
5. Pertanyaan-Pertanyan yang Dikemukakan Hendaknya Singkat dan Jelas
Dalam mengajukan pertanyaan sebaiknya jangan bertele-tele, tetapi singkat
dan jelas, menggunakan bahasa yang mudah dipahami peserta lain dan
sistematis.
6. Menghindari Terjadinya Monopoli
Rapat yang baik adalah rapat yang sifatnya demokratis artinya tidak ada
monopoli pembicaraan dalam rapat.
7. Ada Kesimpulan/Keputusan

7
 Suatu rapat dikatakan baik jika dapat menghasilkan kesimpulan dan
keputusan, meskipun waktu yang digunakan singkat.

8. Adanya Notulis
Rapat dikatakan baik jika dalam pelaksanaan rapat terdapat seorang notulis
yang mencatat jalannya rapat.
9. Adanya Susunan Rapat
Agar rapat berjalan dengan baik dan tertib maka diperlukan susunan acara
yang baik pula.
10. Adanya Tempat dan Sarana
Tempat dan sarana yang disiapkan dengan baik sangat menunjang kelancaran
jalannya rapat. Tempat yang baik artinya dapat menampung seluruh peserta
rapat, sedangkan sarana yang baik artinya sarana yang disediakan dapat
mencukupi keperluan rapat.
11. Kedisiplinan Waktu
Waktu yang tersedia hendaknya digunakan sebaik mungkin agar dapat
menyelesaikan setiap permasalahan yang dibicarakan dalam rapat.

2.4. Pengendalian Rapat

Pengendalian rapat berarti pengekangan terhadap jalannya rapat agar rapat
tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian rapat harus
dilakukan dengan tujuan:

1. Mendapatkan efisiensi
Efisiensi yang dimaksud adalah efisiensi dalam hal waktu, biaya dan tenaga.

Untuk mendapatkan efisiensi waktu hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai

berikut:

a. Rapat hendaknya dimulai dengan waktu dan diakhiri pada waktu yang
telah ditetapkan.
b. Harus diupayakan agar jangan terlalu banyak terjadi interupsi pada saat
seorang peserta sedang menyampaikan pendapat.
c. Perdebatan yang berturut-turut diantara peserta rapat harus dihindari.

8
 d. Penyampaian pendapat, gagasan, saran, kritik, dan sebagainya
disampaikan dengan bahasa yang komunikatif, singkat dan jelas sehingga
dapat dengan mudah diterima oleh siapapun
e. Harus diupayakan agar jangan sampai pembicaraan dalam rapat hanya
dimonopoli oleh satu orang peserta rapat.

Untuk mendapatkan efisiensi biaya, langkah-langkahnya adalah:

a. Tidak untuk setiap rapat disediakan snack dan makan. Untuk rapat rutin
yang kurang dari satu jam sebaiknya tidak diberikan konsumsi.
Sementara untuk rapat yang berlangsung dari pagi sampai siang hari akan
bijaksana disediakan makan siang untuk peserta.
b. Untuk rapat biasa (rutin) tidak perlu disediakan alat tulis, akan tetapi
untuk rapat kerja skala besar, apalagi yang dibiayai proyek biasanya
sudah di alokasikan sejumlah dana untuk biaya alat tulis.

Untuk mendapatkan efisiensi tenaga, yang diperlukan adalah:

a. Rapat harus dimulai tepat waktu dan diselesaikan secepat mungkin

2. Mendapatkan input semaksimal mungkin dari para peserta

Semakin banyak input, semakin banyak pilihan sehingga memberikan
kesempatan untuk mendapatkan keputusan dengan pilihan yang paling
baik.
3. Memberi kesempatan kepada semua peserta untuk menyampaikan
pendapat atau saran sehingga pembicaraan rapat tidak dimonopoli oleh
satu orang saja.
4. Menjaga suasana rapat agar selalu dalam keadaan kondusif.
5. Jalannya rapat lebih terarah dan tidak berlarut-larut.

Menurut Stephen P. Robins dalam buku Organizational behavior (ahli bahasa

Dr. Hadyana Pujaatmaka dan Benyamin Molan) ada dua belas langkah yang harus
dilakukan oleh seorang pemimpin rapat, yaitu :

1. Siapkan agenda rapat

9
 2. Bagikan agenda rapat itu sebelumnya sehingga peserta rapat dapat
mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat yang baik.
3. Hubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan
bahwa mereka benar-benar siap mengikuti rapat.
4. Mintalah kepada peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena
mungkin akan ada tambahan agenda dari mereka.
5. Tegakkan parameter waktu yang spesifik. Hendaknya rapat dimulai tepat
waktu.
6. Peliharalah bahasa yang terfokus.
7. Dorong dan dukung partisipasi semua anggota.
8. Peliharalah satu gaya yang berimbang.
9. Doronglah untuk membentuk sautu gagasan.
10. Kecilkan semangat bentrokan kepribadian.
11. Jadilah seorang pendengar yang efektif.
12. Lakukan penutupan rapat.

2.5. Teknik Bertanya dalam Rapat

1. Pertanyaan Umum

Pertanyaan umum diajukan untuk mengaktifkan seluruh peserta rapat. Semua

diajak serta untuk berpikir mencari jawaban dan pertanyaan yang bersifat umum.
Contohnya: Menurut pendapat saudara-saudara, bagaimana cara promosi yang
efektif.

2. Pertanyaan Langsung

Pertanyaan langsung biasanya dilakukan oleh pemimpin rapat. Pertanyaan

langsung diajukan dengan tujuan untuk memberikan motivasi atau dorongan
kepada peserta rapat agar aktif dalam rapat. Pertanyaan langsung berguna untuk
menghentikan percakapan pribadi antar peserta rapat. Selain itu juga berguna
untuk meningkatkan rasa percaya diri peserta rapat yang dapat menjawab
pertayaan tersebut. Contohnya: Saudari Nona, menurut pendapat anda bagaimana
cara promosi yang efektif.

3. Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

10
 Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada
peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya
dipikirkan bersama oleh forum rapat. Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani
menanyakan perihal mengenai open management. Apakah saudari tahu mengenai
itu?

4. Pertanyaan terbuka

Pertanyaan terbuka diungkapkan dengan kata-kata yang bersifat umum.

Jawaban dari pertanyaan terbuka dapat bervariasi. Contohnya: Siapakah yang
akan mengevaluasi divisi tersebut?

5. Pertanyaan mengembalikan

Yang dimaksud dengan pertanyaan mengembalikan adalah pertanyaan

dibalikkan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan dijawab dengan
pertanyaan lagi. Pertanyaan dari peserta rapat dikembalikan kepada peserta rapat
yang bertanya atau ditanyakan lagi kepada peserta rapat yang lain, sehingga
peserta rapat yang lain ikut aktif memikirkan jawabannya. Pertanyaan yang
dikembalikan kepada peserta rapat berguna untuk memberikan dorongan kepada
peserta rapat untuk aktif, kreatif. Contohnya: Saudara adul bertanya kepada
pemimpin rapat, saudara ketua mengapa promosi tidak dilakukan secepatnya
dalam kurun waktu 1 bulan ini? Dijawab oleh pimpinan rapat, menurut saudara
adul sendiri mengapa promosi tidak kita lakukan pada bulan ini?

6. Pertanyaan faktual

Pertanyaan yang diajukan dengan tujuan untuk memperoleh fakta atau

keterangan lain yang sesuai dengan kenyataan. Contohnya: Berapa omzet
penjualan kita bulan ini?

7. Pertanyaan retoris

Pertanyaan retoris adalah pertanyaan yang tidak memerlukan suatu jawaban,

kerana orang-orang sudah mengetahui jawabannya. Contohnya: Bukankah dengan
bekerja kerass kita akan memperoleh hasil yang maksimal?

11
8. Pertanyaan penghargaan

Pertanyaan yang diajukan karena ingin memberikan penghargaan kepada

orang yang telah menyatakan pendapat yang baik, sehingga akan memberikan
semangat atau dorongan kepada peserta lain untuk lebih berani mengemukakan
pendapat. Contohnya: Saudara Andre, Anda tadi telah mengemukakan pentingnya
open management. Dapatkah anda menjelaskan hal itu lebih lanjut.

9. Leading question

Maksudnya ialah sautu pertanyaan yang diugkapkan padahal jawabannya telah

ada dalam pertanyaan itu sendiri. Contohnya: Sarana yang kita miliki memang
masih kurang, bukan?.

2.6. Persiapan Penyelenggaraan Rapat

Agar rapat dapat berjalan dengan baik dan lancar, maka diperlukan berbagai
persiapan. Adapun beberapa persiapan tersebut menyangkut persiapan undangan,
ruangan rapat, materi rapat, akomodasi dan fasilitas rapat. Mempersiapkan suatu
rapat dapat berbeda caranya, hal ini disesuaikan dengan jenis-jenis rapat, sifat
rapat dan kepentingan rapat tersebut.

Hal-hal yang menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan

penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut:

1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan
dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau
penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus
memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada
suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat.

2. Menentukan peserta rapat

12
 Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang,
kemudian mengkonsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada
penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3. Membuat undangan rapat

Undangan rapat dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu:
a. Menggunakan kop surat atau kepala surat
b. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan
c. Mencantumkan perihal undangan rapat
d. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat
e. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut
diselenggarakan
f. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat
undangan.
4. Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa yang
dibuat atas selembar kertas. Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah
peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus
dipersiapkan seperti konsumsi, kursi, dan sebagainya.

5. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antara lain:
a. Agenda rapat
b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan
dari rapat sebelumnya)
c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-
laporan)

Bahan –bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia
untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai.

6. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain:
a. While board lengkap dengan spidol dan penghapus

13
 b. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya
c. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat
d. Block note dengan bolpointnya
e. Komputer atau computer.

7. Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir
dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat
yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak
melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau
gedung pertemuan. Bila rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan,
maka sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan
akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan
ruang rapat adalah sebagai berikut:

a. Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi

menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus
disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

b. Pentilasi udara

Usahakan agar udara diruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas
atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

c. Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruangan
rapat

8. Akomodasi/Penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat
akan menginap di suatu tempat.

14
9. Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanakan didalam kantor, tentunya transportasi para
peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau
bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

10. Konsumsi

Konsumsi dapat berupa makanan ringan atau makanan berat untuk para
peserta rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan
cara sebagai berikut:

a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk

b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat
istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman
ditempat yang telah tersedia.
11. Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya
disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

12. Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H-1, sekretaris harus memeriksa segala
persiapan untuk menyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk
dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut:

a. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat

b. Apakah letak tempat sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat
c. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan
berfungsi dengan baik

15
 d. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat
telah disiapkan dalam suatu map
e. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan
f. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan

Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pihak yang

bertanggung jawab atas kelancaran proses penyelenggaraan rapat mulai dari awal
hingga akhir.

1. Membuka rapat
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuka rapat adalah sebagai berikut:
a. Acara rapat
b. Tata tertib rapat (bersifat fleksibel)
c. Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas)
d. Pengenalan masalah atau persoalan masalah yang akan dibahas
e. Tujuan diadakannya rapat
f. Tanggapan-tanggapan atau saran.

2. Selama rapat Berlangsung

Pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Masalah
yang dihadapi dalam rapat harus dapat diatasi, seperti terjadinya perdebatan yang
berkepanjangan, adanya monopoli pembicara oleh salah seorang peserta rapat,
tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya. Selama rapat berlangsung
sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksana rapat. Ada dua
bentuk buku catatan rapat yaitu:
a. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa di
tambahi ataupun dikurangi.
b. Notula, yaitu catatan yang berisi pokok-pokok pembicaraan yang dibahas
dalam rapat. Namun yang lebih sering digunakan adalah notulis.
Fungsi catatan rapat adalah sebagai berikut :
a. Sebagai dokumen dan alat pembuktian
b. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang absen ataupun tidak
hadir

16
 c. Sebagai dasar untuk pertemuan berikutnya
d. Sebagai alat untuk pengingat bagi peserta

3. Menutup rapat

Rapat yang telah berlangsung beberapa waktu, pada akhirnya akan ditutup.
Pemimpin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak
berlarut-larut. Apabila dalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin
rapat dapat menunjuk tim khusus untuk menyelesaikan masalah tersebut. Akan
tetapi, bila dalam rapat tersebut tidak ditemukan hambatan dan telah
menghasilkan keputusan maka diakhir rapat, pemimpin rapat dapat membacakan
hasil dari pertemuan atau rapat tersebut dan memberikan kesempatan bagi peserta
rapat untuk mengemukakan hal-hal yang sekiranya belum tercakup dalam hasil
keputusan rapat. Setelah tidak ada lagi permasalahan, maka pemimpin rapat dapat
menutup rapat.

17
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Dari pembahasan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa :

1. Tipe pemimpin rapat ada beberapa jenis, yaitu tipe otoriter, laissez faire,
dan demokratis. Fungsi dari pemimpin rapat yaitu sebagai pengaruh, layar
pemantul, penengah jika timbul permasalahan, pemberi semangat, dan
sebagai penentu keputusan.
2. Tipe peserta rapat yaitu tipe pemersatu, tipe perantara, pendengar, pemberi
semangat, inisiatif, pemberi informasi, dan tipe penyerang. Adapun fungsi
dari peserta rapat adalah sebagai penyumbang opini, penyimpul,
penyumbang data, pembantu pimpinan, dan penerima hasil keputusan.
3. Agar rapat dapat berjalan dengan baik, ada beberapa persyaratan yang
harus dipenuhi, yaitu : Suasana terbuka, tiap peserta berpartisipasi aktif,
ada bimbingan dan pengawasan, menghindari perdebatan, pertanyaan yang
diajukan hendaknya singkat dan jelas, menghindari terjadinya monopoli,
ada keputusan yang dibuat, adanya notulis, adanya susunan rapat, adanya
tempat dan sarana, dan kedisiplinan waktu.
4. Rapat harus berjalan dengan penuh pengendalian agar mencapai tujuan
yaitu : mendapatkan efisiensi, mendapatkan input semaksimal mungkin
dari peserta, memberi kesempatan kepada peserta untuk menyampaikan
pendapat dan tidak terjadi monopoli, menjaga suasana rapat agar selalu
kondusif, dan rapat berjalan dengan terarah.
5. Tipe pertanyaan dalam rapat yaitu : Pertanyaan umum, pertanyaan
langsung dan tidak langsung, pertanyaan terbuka, pertanyaan
mengembalikan, pertanyaan faktual, pertanyaan retoris, pertanyaan
penghargaan, leading question.
6. Persiapan penyelenggaraan rapat ada beberapa tahap, yaitu : membuat
agenda dan susunan acara rapat, menentukan peserta rapat, membuat
undangan, membuat daftar hadir, mempersiapkan bahan rapat,

18
 mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, mempersiapkan ruang
rapat, mempersiapkan akomodasi, transportasi, konsumsi, kesehatan para
peserta rapat, dan pengecekan persiapan terakhir.

3.2. Saran
Rapat merupakan kegiatan yang selalu ada didalam sebuah organisasi
maupun instansi. Karena itu, pengetahuan tentang penyelenggaraan rapat benar-
benar diperlukan sehingga orang yang mempelajarinya dapat menjalankan rapat
dengan efektif dan efisien baik sebagai pemimpin rapat maupun peserta rapat.

19
 LAMPIRAN SKENARIO

PT MAJU TAK GENTAR yang bergerak pada bidang penjualan peralatan dan
perlengkapan kantor mengadakan rapat rutin yang diadakan sekali setiap bulan.
Pada kesempatan kali ini akan membahas tentang metode pemasaran produk yang
tepat untuk meningkatkan penjualan perusahaan mereka.

Rapat ini dilaksanakan pada :

Hari, tanggal : Selasa, 9 April 2019

Acara : Rapat Rutin
Tempat : Ruang Rapat I
Waktu : pukul 11.30 WIB – selesai

Rapat dibuka oleh MC :

Sekretaris : Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuhu.

Selamat siang Bapak/Ibu Sekalian.

(Peserta rapat menjawab salam)

Sekretaris : Terima kasih. Baik. Pada rapat rutin kali ini, kita akan
membahas tentang bagaimana meningkatkan penjualan
pemasaran produk perusahaan. Selanjutnya rapat akan
dipimpin oleh bapak Anjas Nuari Siregar selaku pimpinan
perusahaan, Kepada bapak Anjas saya persilahkan.

Pimpinan : Assalamu’alaikum wr.wb. selamat siang bapak/ibu

terhormat.

(Peserta rapat menjawab salam)

Pimpinan : Terima kasih kepada MC yang telah membuka rapat pada

siang ini. Baik, beberapa hari lalu saya melihat laporan
penjualan untuk bulan ini mengalami penurunan, tentu saja

20
 hal itu akan memberikan pengaruh buruk terhadap
perusahaan kita, untuk mengatasi itu, adakah ide maupun
saran dari rekan-rekan sekalian untuk meningkatkan
penjualan produk kita di bulan yang akan datang?

Divisi penjualan mengangkat tangan,

Divisi Penjualan : Baik, pak. Sampai saat ini, kita hanya menjual produk kita
kepada beberapa sekolah dan perusahaan-perusahaan yang
ada didalam kota. Bagaimana kalau kita memperbesar
jangkauan konsumen kita menjadi lebih besar lagi? Kita
bisa menjual produk-produk kita kepada perusahaan cabang
yang bekerja sama dengan kita atau menjual produk kita ke
perusahaan lain yang berada di luar kota.

Pimpinan : terima kasih atas masukannya dari divisi

penjualan, apakah masih ada yang ingin menambahkan ide
atau saran lagi untuk meningkatkan penjualan produk
perusahaan kita pada bulan yang akan datang?

(Divisi pemasaran mengangkat tangan)

Divisi pemasaran : bapak pimpinan yang terhormat, saya ada beberapa saran
untuk meningkatkan penjualan produk kita, sebelumnya
kita hanya menggunakan baleho sebagai media pemasaran
kita dan fanpage media sosial kita juga kurang dilirik oleh
perusahaan maupun instansi. Karena itu bagaimana jika kita
memasarkan produk kita melalui para tokoh figuran yang
belakangan ini naik daun. Dengan begitu kita dapat
mengenalkan produk kita tidak hanya disekitar kota,
melainkan seluruh indonesia.

Pimpinan : Baik, Terima kasih atas idenya. Bagaimana dengan

yang lainnya, apakah masih ada ide untuk meningkatkan
penjusalan kita?

21
Seluruh peserta rapat saling melihat satu sama lain.

Divisi Penjualan : Mungkin hanya itu saja ide dari kami untuk saat ini pak.

Pimpinan : Baiklah, untuk kali ini kita mendapatkan dua ide

yang menarik. Setelah saya pertimbangkan dengan matang,
maka saya putuskan untuk menerima kedua ide tersebut.
Menurut saya dua ide tersebut memiliki peluang besar
untuk meningkatkan penjualan produk kita untuk satu bulan
ke depan. Saya juga berharap kita dapat menjalankan ide
tersebut begitu rapat ini selesai. Apakah ada yang
keberatan?

Peserta rapat menjawab tidak ada.

Pimpinan : Kalau begitu, mohon bantuannya kembali untuk

satu bulan kedepan. Semoga apa yang kita putuskan dan
yang akan kita laksanakan setelah ini dapat meningkat mutu
perusahaan kita menjadi lebih baik lagi. Terima kasih
kepada kepala pimpinan divisi penjualan dan divisi
pemasaran karena dapat hadir dalam rapat ini. Selanjutnya
saya kembalikan kepada MC.

Sekretaris : Baik, Terima kasih kepada Bapak Anjas yang telah

memimpin rapat ini dengan baik dan sekali lagi saya
ucapkan terimakasih kepada kepala divisi penjualan dan
divisi pemasaran karena dapat hadir dalam acara rapat rutin
kita kali ini. Saya selaku MC mengucapkan permohonan
maaf bila ada kesalahan. Sebelum acara ini ditutup, mari
kita dengarkan kesimpulan dari rapat ini .

(Sekretaris membacakan kesimpulan rapat)

Sekretaris : Baik, dengan selesainya dibacakan kesimpulan dari rapat

ini maka berakhir juga lah rapat rutin kita kali ini. Semoga
apa yang kita putuskan dapat berjalan sesuai yang kita

22
harapkan. Demikian dari saya, Assalamu’alaikum
warahmatullahi wabarakatuhu. Selamat siang.

23