TUGAS TEKNOLOGI PERKANTORAN

(MICROSOFT PUBLISHER)

OLEH :

NAMA : TUDI FIRMANTO

KELAS : X OTKP3

KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
            Dengan mengucapkan syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan
Hidayah-Nya kepada penulis, sehingga tugas makalah ini dapat terselesaikan dengan tepat pada
waktunya adapun judul makalah kami “ MICROSOFT PUBLISER 2007“
            Dalam penulisan tugas yang berupa makalah ini, penulis telah banyak menerima bantuan dan
saran dari semua pihak, maka dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terimakasih yang
sebesarnya kepada Guru pembimbing , teman-teman serta semua pihak yang telah memberikan
bimbingan dan pengarahan sehingga tugas makalah ini dapat selesai dengan baik.
            Penulis menyadari bahwa tidak ada gading yang tak retak, karena dalam penulisan ini
mungkin masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran
dari semua pihak demi sempurnanya penulisan makalah ini dan juga tugas tugas berikutnya
Wasalamualaikum Wr.Wb

DAFTAR ISI
                                                                                                                        
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I.PENDAHULUAN
A.  Latar Belakang
B.  Rumusan Masalah
C.  Tujuan Penulisan
D.  Metode Pengumpulan Data
BAB II.PEMBAHASAN
A.  Pengertian Microsoft Publiser
B.  Sejarah Microsoft Publiser
C.  Bagian-bagian Microsoft Publiser
D.  Kelebihan dan kekuarangan Microsoft Publiser 2007
E.  Mengaktifkan Microsoft Publiser
F. Contoh Penggunaan Microsof Publiser 2007
BAB III.PENUTUP
A. Kesimpulan
 B.  Saran
DAFTAR PUSTAKA

BAB I
 PENDAHULUAN

A.   LATAR BELAKANG
Microsoft adalah produsen handal dan ternama dengan produk – produknya yang
terkenal user friendly serta memberikan sumbangsih yang besar untuk kemudahan hidup manusia
hampir dalam segala bidang, terutama dalam dunia perkantoran, bisnis, hingga desain dan
percetakan. Salah satu software keluar microsoft yang dapat memudahkan penggunanya dalam
menciptakan berbagai macam desain adalah microsoft office publisher 2007.
Dengan menggunakan software ini, kita dapat menciptakan percetakan sendiri.Hampir setiap
hari kita temukan hasil penerapan software ini, seperti kalender, kartu ucapan, kartu undangan, kartu
pos, desain origami, form bisnis, banner, iklan, brosur,katalog, newsletter, desain email, flyer, menu,
sertifikat penghargaan, sign, label, resume,dan stationary perusahaan. Semuanya akan dapat kita
buat sendiri jika kita mampumenggunakan software yang cukup mudah ini. Bayangkan keuntungan –
keuntungan yang kita peroleh jika menguasai software ini.
Pada makalah ini juga kami akan mencoba untuk menyajikan segala informasi mengenai
software Microsoft Office Publisher 2007ini. Jadi, Apakah Anda tidak ingin mencobanya?? Semuanya
akan kami kupas secara mendalam pada makalah ini

B.   RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan masalah masalah dari makalah ini adalah membahas segala sesuatu yang
berkaitan dengan Microsoft Publisher 2007.

C.   TUJUAN PENULISAN
Adapun tujuan yang ingin dicapai melalui penulisan dan penyusunan makalah ini adalah :
1.    Untuk memenuhi tugas di kelas X AP 2  SMKN 1 Purwodadi  tahun ajaran 2014 / 2015
2.    Untuk mengetahui pengertian dari Microsoft Publisher 2007

3.    Untuk mengenal lebih dalam mengenai sejarah Microsoft Publisher 2007

4.    Untuk mengetahui cara pemakaian di dalam software Microsoft Publisher 2007
5.    Untuk mengetahui contoh hasil penerapan dari software ini dan bagaimana cara
pembuatannya

D.   METODE PENGUMPULAN DATA

Pengumpulan data dilakukan dengan mengambil data melalui browsing dari internet.

BAB II
 PEMBAHASAN

A.     PENGERTIAN MICROSOFT PUBLISHER

Microsoft Publisher, secara resmi Microsoft Office Publisher, adalah sebuah aplikasi desktop
publishing dari Microsoft. Softwere Microsoft Office Publisher 2007 ini merupakan aplikasi desain yang
ringan dan mudah untuk di gunakan. Sehinggga kita tidak perlu memerlukanwaktu lama untuk dapat
menciptakan kreasi – kreasi desain pribadi yang menawan untuk sekelas percetakan. Dengan
softwere ini, kita dapat membuat berbagai macam kreasi desain semudah kitaklik dan drag.Selain itu,
aneka macam template desain yang cantik dan unik telah di sediakan oleh Microsoft office publisher
2007 untuk memudahkan penggunaannya dalam menciptakan anekamacam karya desain dalam
waktu yang singkat.Seperti Microsoft – Microsoft lainnya, Microsoft Office Publisher ini juga
memilikiekstension sendiri. Adapun, Ekstension pada Microsoft Office Publisher ini adalah .pub

B.     SEJARAH MICROSOFT OFFICE PUBLISHER

Sejarah Microsoft publisher berawal dari tahun 1991. Jika dibandingkan dengan keluarga
Microsoft office lainnya, Microsoft publisher yang termuda. Kala itu Microsoft publisher masih memiliki
banyak kekurangan. Keterbatasan itu menyebabkan dekstop publishing Microsoft ini sedikit tertinggal
dibanding kompetitornya.Dengan kondisi seperti itu, Microsoft tentu tidak berdiam diri mereka pun
segera memperbaiki publisher. Hasilnya, Microsoft publisher memiliki segudang kemampuan yang tak
ada digenerasi sebelumnya. Bahkan Microsoft publisher 2007 telah mampu untuk menghasilkan
output file PDF berkualitas dengan kemampuan embedded font (Anonimd, 2011).
Kelebihan utama Microsoft publisher yaitu pengoprasiannya yang sangat mudah dan harganya
yang relatif murah. Kelebihan inilah yang membuat bisnis-bisnis kelas menegah bawah mau melirik
Microsoft publisher. Mereka yang tidak memiliki tenaga ahli dalam desain dapat memamfaatkan
Microsoft publisher untuk menciptakan materi pemasaran seperti iklan, brosur, kartu nama, spanduk,
sertifikat, amplop, kartu pos, katalog, kop surat, hingga kartu ucapan hanya dengan beberapa klik saja
(Anonimd, 2011).
Pada Microsoft Publisher terdapat berbagai macam template-template yang dapat kita
gunakan.Template ini dapat kita modifikasi semenarik mungkin sesuai dengan keinginan kita
(Anonime, 2012).
Berdasarkan Anonime (2012), berikut nama-nama template-template Microsoft publisher
1.    Advertisement
2.    Award Certificate
3.    Banners
4.    Brochures
5.    Bussinesss Cards
6.    Business Forms
7.    Calendars
8.    Catalogs
9.    E-mail
10.  Envelope
11. DLL

C.     BAGIAN-BAGIAN MICROSOFT PUBLISHER

Menurut Oscar (2007), menjelaskan bahwa bagian-bagian yang terdapat di dalam interface
program MS Publisher yaitu :
1. Office Button
Tombol Office digunakan untuk menampilkan menu-menu atau perintah yang berhubungan dengan
dokumen, seperti: membuat dokumen baru, membuka dokumen, menyimpan dokumen, mencetak
dokumen dan lain-lain.

2. Quick Acess Toolbar

Quick Acess Toolbar merupakan bagian yang berisi icon-icon yang digunnakan untuk mempercepat
akses sebuah perintah.
3. Tab Menu
Bagian yang menunjukkan menu-menu yang berhubungan dengan perintah untuk mengolah
dokumen.
4. Title Bar
Bagian yang menunujukkan nama dari sebuah dokumen. Terdapat pada bagian teratas jendela
Microsoft Publisher.
5. Ribbon
Bagian yang berisi perintah-perintah dari sebuah menu. Setiap ribbon yang muncul berbeda-beda
tergantung dari menu yang dipilih.
6. Format Publication
Bagian yang menampilkan beberapa pilihan pemformatan publisher, baik itu Page Option, Color
Scheme, Font Scheme dan lain-lain.
7. Horizontal Scroll  Bar
Bagian yang digunakan untuk menggeser layar ke bawah atau untuk menuju ke halaman selanjutnya.
Menurut Oscar tahun 2007 menjelaskan bahwa menu-menu program MS Publisher yang
sering digunakan setelah kita memilih jenis publisher terdapat pada bagian Tab Menu. Adapun menu-
menu tersebut adalah :
1. File
 Untuk membuka menu File, tekan tab Home lalu akan muncul beberapa perintah.
2. Edit
Untuk membuka menu Edit, tekan tab Edit lalu akan muncul perintah mengedit data.
3. View
Untuk membuka menu View, tekan tab View lalu akan muncul perintah untuk memunculkan perintah.
4. Insert
Untuk membuka menu Insert, tekan tab Insert lalu akan muncul beberapa perintah penyisipan objek.
5. Format
Untuk membuka menu Format, tekan tab Format lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan
atau pengubahan tampilan.
6. Tools
Untuk membuka menu Tools, tekan tab Tools lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan atau
pengubahan pengejaan kata.
7. Arrange
Untuk membuka menu Arrange, tekan tab Arrange lalu akan muncul beberapa perintah pengaturan
tampilan gambar.
8. Table
Untuk membuka menu Table, tekan tab Table lalu akan muncul beberapa perintah untuk menyisipkan
tabel.

D. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN MICROSOFT PUBLISHER 2007

1.    Kelebihan Microsoft Publisher 2007
-          Mudah di gunakan, karena semua type hasil publisher telah di pampangkandi bagian Publication
Types. Sehingga user Cuma tinggalmengkreasikannya saja.
-          Memiliki template – template yang indah dan unik, sehingga memudahkan penggunaannya dalam
menciptakan aneka macam karya desain dalamwaktu yang singkat.
-          Dapat menciptakan berbagai jenis hasil karya desain yang indah yangsangat di butuhkan dalam
kehidupan sehari – hari. Sehingga, dengan katalain, software ini dapat menghasilkan uang yang
banyak.
-          Fitur – Fitur pada Microsoft Publisher 2007 ini lebih mudah di eksplorasi dibandingkan edisi
sebelumnya.

2.    Kelemahan Microsoft Publisher 2007

-          Secara awam, keberadaan softwere ini di Indonesia belum setenar softweredesain grafis lainnya
yang terdahulu, sehingga pengguna software ini hanya sebatas dari kalangan desainer.
-          Penggunaan software ini hanya sebatas untuk mendesain saja. Dengan kata lain, software ini tidak
memiliki fungsi penggunaan yang multi ganda seperti yang dimiliki Microsoft Office Word 2007.
 -          Sebagai sebuah software desain, software ini memiliki kekurangan yangsangat fatal. Yakni software
ini tidak memiliki tools, seperti yang di miliki corel draw

E.     MENGAKTIFKAN MICROSOFT PUBLISHER
Sebelum mengaktifkan Microsoft Publisher, Installah terlebih dahulu software Microsoft
Publisher ke komputer. Setelah itu, Anda dapat mengaktifkan Microsoft Publisher dengan langkah-
langkah sebagai berikut.
-          Klik menu Start
-          Arahkan pointer mouse pada All Programs
-          Arahkan pointer mouse pada  Microsoft Publisher
-          Klik Microsoft Publisher

Untuk pembuatan website ini kita menggunakan cara yang bersifat automatic / instant yang
nanti pada akhirnya kita dapat mengedit / merubah sesuai dengan keinginan kita. Untuk sementara
kita biarkan Microsfot Publisher membuatkannya untuk kita berdasarkan konsep yang sudah kita
persiapkan.

F.    CONTOH PENGGUNANAN MENGGUNAKAN MICROSOFT OFFICE PUBLISHER 2007

1.            Membuat Kalender Menggunakan Microsoft Publisher 
Langkah-langkah
-          Pilih folder calendars di tampilan awalnya atau pilih menu file – New lalu pilih folder
-          Pilih template atau biasa bikin sendiri. Cuma lebih mudah pilih template jadi ga perlu bikin angka-
angka tanggal lagi. Kalo mau pilih warna utama dan jenis huruf bisa liat di menu sebelah kanan yaitu
customize. Terus ke menu options kalo mau milih ukuran kertas atau timeframenya (satu halaman
mau dibuat perbulan atau langsung 12 bulan) atau mau pilih bulan apa (Set Calendar dates). Kalo
udah klik CREATE di pojok kanan bawah
-          Setelah itu, silakan berkreasi sendiri. Kalau mau tambah gambar dari koleksi pribadi bisa dengan
memilih menu insert – picture – from file
-          Kalau mau menyimpannya bisa dengan berbagai format antara lain denga format publisher sendiri,
word, atau di konversi kedalam picture seperti JPG, Gif, PNG. 
-          Setelah disimpan bisa langsung di print sesuai dengan keinginan

2.    Membuat Kartu Nama Sendiri Menggunakan Microsoft Publisher 2007

Langkah-langkah
-          Buka Microsoft Publisher 2007
-          Pilih Menu Business Cards dari Daftar Publication Types
-          Pada bagian tengah terlihat berrbagai macam template kartu nama yang tersedia
-          Pilih salah satu template yang kamu sukai
-          Masukkan data pribadi kamu pada kolom yang tersedia
-          Gambar dapat diubah diambil dari file yang ada dari komputer
-          Ubah warna, jenis font dan tata letak sesuai keinginan
-          Selesai dan sekarang tinggal cetak

3.    Membuat hasil print-an menjadi sangat besar bahkan sebesar dinding rumah 
Langkah-langkah
-          Bukalah program aplikasi MS.Publisher 2007
-          Setelah program terbuka ,maka hal pertama yang perlu anda lakukan adalah membuat ukuran kertas
sesuai yang anda inginkan.contohnya ukuran sebesar kertas karton,maka anda harus membuat
ukuran kertas baru pada Custom size.caranya
-          Klik pada icon balnk page sizes
-          Pilih icon “Create Custom Page Size” untuk membuat ukuran yang anda inginkan
-          yang perlu anda lakukan sekarang adalah membuat ukuran page sesuai keinginan.misalnya ukuran
kertas karton (34 x 24 inch) atau ukuran sebesar dinding rumah anda pun bisa dibuat asalkan anda
tahu ukuranny
-          Klik icon “ Create “ yang terdapat pada pojok kanan bawah window.untuk memulai melakukan desain
-          Sekarang anda siap untuk melakukan desain yang anda inginkan.
-          Setelah anda selesai melakukan desain,print dokument tersebut.tetapi ukuran kertas pada print
-          Secara otomatis printer driver akan melakukan setting menuju bentuk tile.
-          Selanjutnya tekan ok atau print untuk mulai melakukan pengeprinan.
-          Akhirnya setelah hasil print keluar,anda hanya perlu menggunting marginnya dan menyambungnya
satu sama lain seperti membuat suatu puzzle 

BAB III
PENUTUP

A.     KESIMPULAN
Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan sbb :
1.  Sejarah Microsoft publisher berawal dari tahun 1991. Jika dibandingkan dengan keluarga Microsoft
office lainnya, Microsoft publisher yang termuda
2.  Fungsi atau kegunaan microsoft publisher adalah Untuk membuat majalah, membuat kalender ,
membuat madding, membuat kartu ucapan, membuat brosur, membuat poster dan juga untuk
membuat karya desktop publishing

B.    SARAN
Demikianlah makalah yang kami  buat ini, mudah – mudahan apa yang kami paparkan bisa
menjadi tambahan pengetahuan bagi kita semua untuk lebih mengenal mengenai software Microsoft
Publiser 2007. Penulis menyadari apa yang dipaparkan dalam makalah ini tentu  masih belum  sesuai
apa yang di harapkan dengan  ini saya berharap masukan yang lebih banyak lagi dari guru
pembimbing dan teman – teman semua.

DAFTAR PUSTAKA

http://terania57.blogspot.com/2014/02/buku-panduan-microsoft-publisher-2007.html
(Diunduh hari Jum’at , 5 Juni  2015)

http://hannykh.blogspot.com/2014/01/about-microsoft-publisher.html
(Diunduh hari Jum’at , 5 Juni  2015)

https://shlbms.wordpress.com/2013/04/01/pengertian-microsoft-office-publisher/
(Diunduh hari Jum’at , 5 Juni  2015)

http://yathisamawa.blogspot.com/2012/03/microsoft-office-publisher-2007.html

(Diunduh hari Jum’at , 5 Juni  2015)

 TUGAS KEASRIPSAN
(PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM WILAYAH, SUBJEK DAN NOMOR)

OLEH :

NAMA : TUDI FIRMANTO

KELAS : X OTKP3
 BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan
berbangsa. Setiap kegiatan baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya
dengan arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur kerja untuk menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan
data dan informasi. Salah satu sumber data yaitu arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari
kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada
kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk mengambil keputusan, arsip sebagai data diolah
baik secara manual maupun komputer menjadi informasi. Dalam manajemen kearsipan arsip
berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip
yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi
baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Dalam arsip
dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang telah mengalami penurunan kegunaan, arsip tidak lagi
secara terus menerus di gunakan karena urusanya telah selesai, atas dasar pertimbangan ekonomis
dan efisiensi arsip dinamis inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara pada masing- masing unit kerja.
Fungsi arsip dinamis inaktif yang tersimpan sebagai bahan informasi untuk mengetahui usahausaha
yang telah dicapai baik mengenai kegagalanya maupun keberhasilanya.
Setiap instansi pemerintah ataupun swasta mempunyai sistem kearsipan tersendiri baik itu azas
sentralisasi, azas desentralisasi, maupun azas campuran. Akan tetapi banyak kantor-kantor yang
menggunakan sistem kearsipan desentralisasi yang artinya setiap bagian dalam instansi pemerintah
ataupun swasta memiliki arsip sendiri.Misalnya bagian kepegawaian, penyimpanan arsipnya khusus
untuk bagian kepegawaian. Begitu juga di bagian-bagian  lain, hal ini dikarenakan apabila pimpinan
membutuhkan suatu arsip, misalnya yang berhubungan dengan kepegawaian maka akan mudah dan
cepat untuk menemukannya atau lebih efektif dan efisien. Tetapi ada juga instansi pemerintah atau
swasta yang menggunakan system kearsipan sentralisasi, artinya perusahaan, instansi, atau kantor
memusatkan seluruh arsipnya pada satu bagian dan pengelolaannya di pegang oleh orang yang ahli
di bidangnya yang biasa disebut arsiparis.
Sejalan dengan hal tersebut, maka keberadaan kantor DISHUB PROVINSI DIY sebagai salah
satu lembaga perusahaan yang bergerak di bidang perhubungan dan  tidak terlepas dari pelayanan
 masyarakat secara umum. Instansi ini merupakan salah-satu instansi yang bergerak di bagian
perhubungan pemerintah, oleh sebab itu dengan adanyainstansi ini dapat membantu pemerintah
dalam memenuhi kebutuhan masyarakan.

B.     Rumusan Masalah
1.      Metode penyimpan apa yang di gunakan di DIHUB Provinsi ?
2.      .Apa keuntungan dan kelemahan dari arsip elektronik ?
3.      .Berap tahun sekali dilakukan pemusnahan arsip di DISHUB Proovinsi ini?
4.      Bagaimana kantor ini menagani hacker ?apa saja antisipasi yang dilakukan?
5.      Apakah SDM kearsipan diberikan pelatihan? Berapa kali dalam 1 tahun?
6.      Apakah pemeliharaan kearsipan nya terjadwal? Metode pemeliharn seperti apa yang dilakukan?
7. Apa yang dimaksud dengan sistem subjek?

C.  Tujuan Penulisan
1.      Untuk mengetahui Metode penyimpan yang di gunakan di DIHUB Provinsi
2.      Untuk mengetahui Apa keuntungan dan kelemahan dari arsp elektronik menurut ibuk
3.      Untuk mengetahui Berap tahun sekali dilakukan pemusnahan arsip di DISHUB Proovinsi ini
4.      Untuk mengetahui cara menagani hacker, dan antisipasi yang di lakukan
5.      Untuk mengetahui Apakah SDM kearsipan diberikan pelatihan, berapa kali 1 thn
6.      Untuk mengetahui pemeliharaan kearsipan nya terjadwal, dan Metode pemeliharn  seperti apa yang
dilakukan 

Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian
wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatanm yaitu
menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah
administrasi khusus.
 Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan
geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama,
tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem
abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan
 kartu kendali (guide).
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah
selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
            Filing sistem wilayah/geografi adalah suatu filing arsip melalui pengklasifikasian surat/warkat
berdasarkan wilayah dengan berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini banyak di
pakai oleh kantor atau instasi yang mempunyai cabang/perwakilan di beberapa darah.
  Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :

1.      Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2.      Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

  Kelemahanya antara lain :

1.      Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki

wawasan/pengetahuan tentang geografi.
2.      Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.
3.      Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang
menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang  atau perwakilan.

B.MENYUSUN DAFTAR KLASIFIKASI

            Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pembagian wilayah. Pembagian wilayah ini dapat
mengikuti pembagian wilayah  pemerintahan seperti ; propinsi/daerah tingkat 1,kota/kabupaten
daerah tingkat 2m,dan seterusnya. Pada sistem ini , surat masuk maupun keluar yang alamatnya
dalam satu wilayah yang sama dengan suatu surat atau wakat lainnya, dapat disimpan dalam
bersama-sama  satu berkas atau tempat penyimpanan
            Contoh daftar klasifikasi :

JW-BALI JAWA
JB          1 JAKARTA
A Jakarta Pusat
B Jakarta Barat
C Jakarta Selatan
D Jakarta Timur
E Jakarta Utara
              2 JAWA BARAT
A Bandung
B Bogor
C Cirebon
D Merak
              3 JAWA TENGAH
A Pekalongan
B Rembang
C Semarang
D Solo><Surakarta
E Tegal
            4 YOGYAKARTA
A Bamtul
B Sleman
             5 JAWA TIMUR
A Banyuwangi
B Jember
C Malang
D Surabaya
             6 BALI
A Amplapura
B Denpasar
C Klungkung
D Singaraja

LJ LUAR JAWA
L KALIMANTAN
J                 1  A Banjarmasin
B Palangkaraya
C Pontianak
D Samarinda
                    2 SUMATERA
A Banda Aceh
B Bandar Lampung
C Bukittinggi
D Medan
E Padang
F Palembang 
                   3 SULAWESI
A Kendari
B Makasar
C Manado
D Palu
                    4 MALUKU
A ambon
B Ternate
C Tidore
                  5 PAPUA
A Jayapura
B Merauke
                  6 NTB dan NTT
A Bima
B Ende
C Kupang
D Mataram

C.MENYIAPAKAN PERALATAN ATAU PERLENGKAPAN

1.      Filing kabinet, banyaknya laci di sesuaikan dengan kebutuhan, dari contoh di atas daftar klasifikasi
di atas, laci yang harus di sediakan adalah sebanyak 2 buah. Yaitu laci JW (jaw) dan laci LJ  (luar
jawa).
2.      Guide, banyaknya laci  di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di atas,
guide yang harus di sediakan adalah sebanyak 12 buah,yaitu masing-masing guide 6 buah.
3.      Folder, banyaknya laci  di sesuaikan dngan kebutuhan dari contoh di atas daftar klasifikasi di
atas,foder yang harus di sediakan adalah sebanyak 50 buah, yaitu masing-masing folder 25 buah.
4.      Rak sortir.
5.      Kartu indeks.
6.      Lemari kartuindeks

C.PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI

1.Prosedur penyimpanan
            Prosedur penyimpanan, antara lain sebagai berikut :
a.       Pemberitahuan kode surat : stiap surat yang akan di simpan alamatnya, kemudian cantumkan kode
yang sesuai dengan wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi.
b.      Mengisi kartuindeks contoh sbb:

Pr
 Indeks                            : Pramudhita,Maharani,Dewi
Kode/tanggal simpan : JB.2.A/ 10 Januari 2004
Masalah/perihal         : lamaran pekerjaan
Nomor/tanggal surat : -/2 Januari 2004

Kode di ambil dari daftar klasifikasi..

c.       Kode tersebut pada kartu indeks di atas surat tersebut harus di sipan pada lemari  JW di belakang
Guide 2 jawa barat dan pad folder A bandung.
d.      Kartu indeks di simpan pada kartu indeks , pada laci P, sesuai dengan kode Pr yang tertera  pada
tab kartu indeks.

A B C D E F G

H I J K L M N

O P Q R S T U

V W X Y Z

2.prosedur penemuan kembali

            seperti telah di sampaikan di muka kearsipan sistem wilayah adalah suatu sistem filing arsip
melalui pengklasifikasian surat/warkat berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah
atau alamat surat. oleh karena itu , kode arsip mengacu kepada daftar klasifikasi yang telah di buat.

            Penemuan kembali arsip dapat ditempuh dengan prosedur sebagai berikut:

   1.      Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
   2.      Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
   3.      Berdasarkan pada kode kartu indeks, carilah surat pada laci, Guide dan folder dengan kodenya.
 Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah,
permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek. Sistem subjek dapat dikatakan sebagai sistem
yang paling sukar penanganannya. Di Indonesia sistem ini banyak dipergunakan oleh instansi-instansi
pemerintah yang besar dan luas. Di sini sistem subjek dilaksanakan secara seragam untuk semua
unit kerja yang ada di dalam instansi bersangkutan. Untuk arsip instansi atau perusahaan yang
disimpan secara sentral  (terpusat di suatu tempat tertentu), maka sistem subjek adalah sistem yang
paling tepat dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian atau unit kerja yang
mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri, dan pada penyimpanan sentral semuanya bergabung
menjadi satu sistem.
Untuk penyimpanan dengan asas desentralisasi, pemakaian sistem subjek kurang begitu tepat
sebab setiap unit kerja sudah mempunyai tugas dan fungsi yang meliputi satu subjek tertentu.
Misalnya unit kerja personalia, niscaya kebanyakan akan mengelola arsip-arsip yang bersubjek
personalia. Demikian pula bagian keuangan, niscaya banyak bergaul dengan arsip-arsip yang
bersubjek keuangan. Arsip dari subjek-subjek lain niscaya tidak akan berada pada kedua unit kerja
yang dijadikan contoh di atas. Atau kalaupun ada, jumlahnya tidak akan begitu banyak, dan akan
disimpan dalam waktu yang tidak lama untuk kemudian dipindahkan ke sentral arsip. 
Dari pengalaman instansi-instansi besar yang sudah menerapkan penggunaan sistem subjek
bagi instansinya dengan suatu buku penuntun melalui surat keputusan tertentu. Senang kali hal ini
sukar dilaksanakan oleh para petugas di unit kerja masing-masing. Sebetulnya hal ini disebabkan
karena tiap-tiap unit kerja  mempunyai fungsi dan tugas yang berbeda-beda sehingga memerlukan
dukungan arsip yang disusun dan disimpan sesuai keperluan yang berbeda-beda pula. Dengan
demikian sistem yang seragam niscaya sukar diterapkan karena masing-masing unit kerja mempunyai
kepentingan yang berbeda-beda terhadap arsipnya. 
Seperti sudah dikatakan di atas, yang cocok dipergunakan menurut sistem subjek adalah
arsip-arsip yang terkumpul dari banyak macam subjek atau masalah. Biasanya hal ini terdapat pada
Sentral Arsip yang menerima dan mengumpulkan arsip dari seluruh bagian instansi. Pada saat
kombinasi sentralisasi - desentralisasi arsip, Sentral Arsip merupakan penyimpanan arsip-arsip inaktif
dari berbagai bagian suatu instansi. Karena itu, sistem subjek sangat sesuai diterapkan di Sentral
Arsip.
Sedangkan untuk arsip-arsip di unit-unit kerja (arsip desentralisasi) dapat mempergunakan sistem-
sistem penyimpanan yang lain yang cocok dengan tugas dan fungsinya masing-masing. Misalnya Biro
Supervisi Departemen Dalam Negeri akan cocok bila mempergunakan sistem geografis daripada
menggunakan sistem subjek. Demikian pula misalnya file Data Pegawai niscaya akan sesuai bila
mempergunakan sistem nomor dan sistem abjad. Karena masing-masing map data pegawai tentu
mudah dicari melalui nama atau nomor induk pegawai (NIP).
Juga di perusahaan bisnis sistem subjek yang diseragamkan agak sukar dilaksanakan.
Biasanya dokumen dibuat dalam beberapa copy sebagai tindasan (tembusan) untuk berbagai bagian.
Misalnya faktur (lihat Gambar 1) yang diterima di berbagai bagian akan disimpan sesuai dengan
sistem masing-masing bagian. 

Contoh yang agak gampang dari penggunaan sistem subjek yang sederhana adalah file (almari arsip)
pribadi seorang dosen. Di sini surat-surat dikumpulkan di dalam map-map yang diberi label menurut
subjek masing-masing, misalnya jadwal, kurikulum, laporan, nilai, penasihat akademik, skripsi, soal
ujian, dan surat Keputusan. Surat-surat di rumah pun dapat disusun menurut sistem subjek, misalnya
asuransi, dokter, kredit (elektronik, mobil, rumah), listrik, undangan, dan lain-lain.
Untuk jumlah arsip yang banyak dengan berbagai macam subjek, maka pada sistem subjek
harus dibuatkan suatu daftar tingkat-tingkat kelasnya. Tingkat-tingkat kelas dipergunakan agar subjek-
subjek yang banyak itu dapat dirinci dari subjek yang besar sampai ke subjek yang kecil. Nama
kelompok sering ditunjukkan dengan nama yang bervariasi yang dapat dipilih sendiri seperti Divisi,
Kelas, Subjek atau Tingkat. Kelompok tersebut dibagi lagi dalam beberapa tingkatan yang biasanya
terdiri dari tiga atau empat tingkatan yang gunanya adalah untuk membuat sesuatu pengelompokan
menjadi lebih jelas dan terinci. Nama pembagian ini ada yang menyebutkan Subjek Utama, Subjek,
Sub-Subjek, dan Sub-Sub Subjek. Ada pula yang menamakannya Divisi Utama, Divisi, Sub-Divisi,
dan Sub-Sub Divisi. Nama lain adalah Kelas Utama, Kelas, Sub-Kelas, dan Sub-Sub Kelas. Bahkan
ada juga yang membaginya menjadi Subjek, Sub-Subjek, dan Sub-Sub Subjek, atau Subjek I, II, III,
dan sebagainya.
Dari uraian di atas dapatlah dikatakan bahwa ada dua macam sistem subjek, yaitu sistem
Subjek Murni dan Sistem Subjek Bernotasi. Sistem Subjek Murni adalah sistem subjek yang
pengelompokan subjek-subjeknya berdasarkan urutan abjad. Sistem Subjek Bernotasi adalah sistem
subjek yang pengelompokan  subjek-subjeknya berdasarkan urutan kode (notasi) tertentu.

2.2  Daftar Klasifikasi

Sebagaimana diuraikan sebelumnya bahwa untuk sistem yang memenuhi istilah subjek yang
banyak, diperlukan adanya daftar klasifikasi subjek agar istilah-istilah yang dipergunakan untuk
mengelompokkan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam. Daftar istilah tersebut dibagi menjadi
dua jenis, yaitu daftar klasifikasi subjek standar dan daftar klasifikasi subjek sendiri.

Daftar Klasifikasi Standar

Daftar subjek ini disebut standar sebetulnya hanyalah karena daftar ini sudah merupakan
standar umum di dunia internasional. Daftar standar ini banyak dipergunakan untuk mengelompokkan
buku-buku di perpustakaan. Ada juga yang menggunakan daftar tersebut untuk penggolongan
penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang mempunyai masalah (subjek) yang banyak dan luas
memerlukan notasi terinci agar lokasi penyimpanan arsipnya jelas. Seperti di nasional arsip suatu
negara misalnya, penggunaan daftar yang standar ini sangat sesuai dengan keperluan. Tetapi untuk
suatu instansi yang mempergunakan sistem subjek, penggunaan daftar standar ini kurang tepat,
karena setiap instansi hanya mempunyai kegiatan dalam bidang (subjek) tertentu dan terbatas,
misalnya Departemen Pertanian, Departemen Kesehatan, dan sebagainya. Untuk kearsipan instansi
sebaiknya menggunakan daftar klasifikasi subyek buatan sendiri  sehingga dapat dipergunakan
sesuai dengan kebutuhan instansi yang bersangkutan.
Ada beberapa daftar klasifikasi subjek standar yang cukup banyak dipergunakan secara
internasional yaitu DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification) dan
LC (Library of  Congress Clasification). DDC membagi ke dalam epuluh kelas utama sama seperti
UDC, sedangkan LC membagi subjeknya ke dalam dua puluh kelas utama. Ketiga bagan klasifikasi ini
membagi subjeknya berdasarkan pembagian ilmu pengetahuan, karena itu cocok dipergunakan untuk
mengelompokkan koleksi buku di perpustakaan. 
Sebagai contoh di sini diambilkan pembagian kelas dari DDC yang sebenarnya sama dengan
pembagian UDC. Semua ilmu pengetahuan dibagi oleh pencipta DDC, yaitu Melvil Dewey, dalam
sepuluh kelas utama seperti berikut ini. Kelas utama DDC yaitu: 000 Umum, 100 Filsafat, 200 Agama,
300 Ilmu Sosial, 400 Bahasa, 500 Ilmu Murni, 600 Ilmu Terapan, 700 Kesenian, 800 Kesusastraan,
900 Sejarah, dan ilmu bumi.
Notasi DDC adalah angka desimal. Untuk filsafat misalnya berkisar antara 100-199. Kelas
utama dibagi lagi dalam sepuluh kelas kedua (divisi). Kelas kedua dibagi lagi dalam sepuluh kelas
ketiga (seksi). Misalnya 600 adalah Ilmu Terapan, 630 adalah Ilmu Pertanian, 631 adalah Teknik dan
Alat Pertanian, 631.3 adalah Alat Pertanian, 631.31 adalah Mesin Pengerjaan Tanah, 631.312 adalah
Bajak.
Notasi atau nomor klasifikasi guna praktisnya adalah untuk menentukan letak bahan di tempat
penyimpanan. Suatu perpustakaan atau nasional arsip mempunyai koneksi dalam jumlah besar dan
mencakup semua (10) bidang ilmu pengetahuan niscaya akan mempergunakan sistem subjek DDC
atau UDC. Dan kalau 10 Kelas Utama tersebut masih kurang terinci, maka bagan LC yang terdiri dari
20 Kelas Utama dapat dipergunakan. Untuk arsip Kantor Pemerintahan Daerah, DKI Jakarta
misalnya, penggunaan bagan UDC niscaya tidaklah cocok sebab:
1. Arsip Pemerintah Daerah hanya mencakup subjek-subjek administrasi negara (public
administration) yang di dalam DDC dan UDC hanya mencakup 350-an sehingga nomor yang dipakai
akan terdiri dari digit  yang banyak (panjang).
2. Notasi UDC sukar dipergunakan sebagai tanda pengenal arsip dan lokasinya.
3. Petugas kearsipan harus memperoleh pendidikan khusus, padahal hampir semua karyawan
niscaya bergaul dengan arsip dan surat-surat, yang tentu saja terlalu banyak untuk dididik secara
khusus.
Untuk pengelolaan arsip, bagan subjek yang sangat cocok dipergunakan adalah bagan
klasifikasi subjek buatan sendiri. Terkecuali, seperti dikatakan sebelumnya, untuk pengelolaan arsip
nasional sesuatu negara yang mencakup semua bidang kegiatan negara maka bagan klasifikasi
standar seperti DDC, UDC, dan LC akan cocok dipergunakan.
Daftar Klasifikasi Buatan Sendiri
Untuk keperluan penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem-subjek, cara yang terbaik
adalah mempergunakan daftar klasifikasi subjek buatan sendiri. Hal ini disebabkan karena kebutuhan,
fungsi, dan tugas suatu kantor tidaklah sama. Daftar buatan sendiri niscaya dapat diselaraskan
dengan kebutuhan dan tujuan kantor masing-masing.
Cara yang paling sederhana membuat daftar subjek adalah dengan mencatat setiap isi (perihal) surat
yang diterima satu per satu di dalam satu buku tulis di dalam satu buku tulis. Daftar ini kemudian
disusun menurut abjad. Beberapa istilah yang sama cukup diambil satu untuk dimasukkan dalam
daftar. Istilah subjek yang dipilih untuk daftar subjek hendaklah memenuhi persyaratan sebagai
berikut: (1) kata benda atau yang dibendakan, (2) sedapat mungkin terdiri dari satu kata, dan (3)
pengertiannya jelas merupakan satu masalah.
Cara lain membuat daftar subjek adalah dengan mengumpulkan semua masalah (subjek)
yang ada pada seluruh instansi. Karena fungsi dan tugas masing-masing unit kerja sudah jelas, maka
istilah subjek dapat diambil dari fungsi dan tugas tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhan suatu
daftar subjek. Misalnya Personalia sebagai subjek utama, kemudian Kesejahteraan sebagai subjek
kedua, dan Cuti sebagai subjek ketiga, dan sebagainya.
Daftar subjek dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu daftar subjek murni dan daftar subjek
berkode. Daftar subjek murni adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek tanpa disertai kode
(notasi) dan disusun menurut urutan abjad. Daftar tersebut dapat disusun menurut dua cara urutan
abjad, yaitu urutan abjad kamus dan urutan abjad ensiklopedis. 
Urutan abjad kamus adalah urutan abjad dari istilah-istilah yang disusun secara sendiri-sendiri
seperti pada susunan kamus, tanpa melihat hubungan-hubungan istilah dan tingkatan-tingkatannya.
Contoh urutan abjad kamus adalah 
bonus, cuti, gaji, hukuman, kesehatan, kesejahteraan, lamaran, dan mutasi. Sementara itu, abjad
ensiklopedis adalah urutan abjad yang berdasarkan istilah dari kelompok yang jenjangnya setingkat,
sesuai dengan tingkatan masing-masing kelompok istilah seperti yang biasa dipergunakan pada
susunan ensiklopedia. Dari contoh abjad kamus di atas jika disusun berdasarkan abjad ensiklopedis
akan tersusun sebagai berikut: kesejahteraan, bonus, cuti, gaji, kesehatan, mutasi, hukuman, dan
lamaran.
Daftar subjek berkode adalah daftar subjek yang berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi
dengan kode dari istilah subjek yang dilengkapi dari istilah subjek yang bersangkutan. Kode atau
biasa juga disebut notasi adalah tanda pengenal (identitas) dari sesuatu istilah subjek. Guna kode ini
sesungguhnya adalah untuk memudahkan mengetahui kelompok dari sesuatu subjek dan
memudahkan penentuan lokasi serta urutan-urutan penyimpanan bahan-bahan dari subjek
bersangkutan.
Guna kode yang kedua lebih tertuju kepada penggunaan koleksi perpustakaan, di mana buku-
buku ditempatkan di rak berdasarkan kode yang ditempelkan pada punggung buku. Untuk arsip-arsip
yang banyak seperti pada Arsip Nasional atau Sentral Arsip suatu instansi kode memang sangat
diperlukan untuk menentukan lokasi dan urut-urutan penyimpanan. Untuk arsip-arsip bagian-bagian
dari suatu instansi penyertaan kode pada istilah subjek agaknya tidaklah diperlukan benar, bahkan
dapat menambah kesulitan petugas mengingat kode untuk mengetahui lokasi arsip.
 Persyaratan bagi model kode yang dipilih adalah (1) singkat dan jelas, (2) mudah dipahami
dan diingat, (3) mudah dibaca, dan (4) sederhana dalam penulisan. Ada tiga macam kode yang dapat
dipilih yaitu angka, huruf, dan gabungan angka dan huruf atau huruf dan angka. 
Kode angka dapat berupa angka arab, misal 1, 2, 3, dan seterusnya. Angka romawi misalnya
I,II,III dan seterusnya. Angka duplex, misalnya 1-3, 7-11, dan sebagainya. Kode huruf dapat berupa
huruf besar seperti A, B, C, dan sebagainya. Huruf kecil seperti a, b, c dan sebagainya. Golongan
huruf seperti AA, AB, ac, ad dan sebagainya, serta kependekan seperti KU (Keuangan), KP
(Kepegawaian), dan PL (Perlengkapan).
Salah satu contoh dari daftar subjek berkode dicantumkan berikut ini. Contoh tersebut adalah
sebagian dari Daftar Klasifikasi Kearsipan Departemen Dalam Negeri RI: 000 Umum, 020 Peralatan,
021 Alat Tulis,022 Mesin Kantor, 100 Pemerintahan, 110 Pemerintahan Pusat, 111 Presiden, 112
Wakil Presiden, 190 Hubungan Luar Negeri, 191 Perwakilan Asing, 195 PBB, 200 Politik, 202 Orde
Baru, 210 Kepartaian, 300 Keamanan Ketertiban Umum, 310 Pertahanan, 311 Darat, 312 Laut, 313
Udara, 320 Kemiliteran, 400 Kesejahteraan Rakyat.
Kode yang mewakili kelas sesungguhnya cukup memadai bagi penyimpanan dan penemuan
kembali arsip. Jika untuk keperluan khusus terutama untuk kecermatan dan ketepatan lebih lanjut,
maka masalah (subjek) dapat diteruskan dengan tambahan kode seperti bentuk penyajian, wilayah
dan komponen. Berikut penyajiannya, -01 Laporan, -02 Statistik, -03 Seminar, Lokakarya, -04
Peraturan Perundang-undangan, -05 Penelitian, -06 Pendidikan, -07 Perencanaan, -08 Panitia, -09
Ceramah. Ada pula contoh kode subjek yang mempergunakan tambahan bentuk penyajian seperti
480 Media Massa dan -03 Lokakarya yang menjadi 480.03 Lokakarya Media Massa.
Untuk melengkapi masalah dengan wilayah, maka kode masalah dapat ditambah lagi dengan
kode wilayah sebagaimana contoh berikut: -1 Pusat, -2 Sumatra, -21 Aceh, -22 Sumatra Utara, -3
Jawa, -31 DKI Jakarta, -32 Jawa Barat
dan seterusnya. -4 Kalimantan, -41 Kalimantan Barat, -42 Kalimantan Tengah, dan seterusnya. -5
Sulawesi, -51 Sulawesi Utara, -52 Sulawesi Tengah, dan seterusnya Berikut ini diberikan contoh kode
subjek (kode masalah) yang disertai dengan kode wilayah, yaitu 501 Pengadaan Pangan dan -41
Kalimantan Barat menjadi 501-41 Pengadaan Pangan Kalimantan Barat.
Kode masalah dapat juga ditambah dengan kode singkatan nama instansi seperti -IJ Inspektur
Jenderal, -SJ Sekretariat Jenderal, -SP Direktorat Jenderal Sosial Politik, dan seterusnya. Berikut
adalah contoh kode subjek yang disertai oleh kode singkatan nama instansi yaitu 700 Pengawasan
dan -SJ Sekretariat Jenderal menjadi 700-SJ Pengawasan di Sekretariat Jenderal
Dari pembahasan dan contoh-contoh di atas jelaslah bahwa pola klasifikasi dan kode yang
akan diterapkan sebaiknya adalah buatan sendiri, sehingga akan sesuai dengan kebutuhan arsip
instansi yang bersangkutan.

 Alat dan Perlengkapan

Ada beberapa dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk mengarsipkan surat, yaitu sebagai
berikut.

Filling Cabinet 
Tempat menyimpan surat diperlukan laci secukupnya yang disesuaikan dengan
kebutuhan/banyaknya surat yang akan disimpan (kelompok masalah utama). Perhatikan gambar laci
filling cabinet, filling sistem subyek berikut ini.

Guide
Tiap laci mempunyai guide atau petunjuk. Banyaknya guide ditetapkan sebelum penataan
surat dan berdasarkan kelompok masalah. Bila pembagian utama berjumlah 12, maka jumlah guide
pun 12. Sebagai contoh guide pertama diberi judul Keuangan dan di belakang guide itu diletakkan
map-map kenaikan gaji, tunjangan-tunjangan, kredit dan selanjutnya. Lihat contoh format berikut ini.

Map atau Folder

 Map ditempatkan di belakang guide. Jumlah map ditentukan sesuai dengan pembagian
pembantu. Nama map disesuaikan dengan nama kelompok Sub-Masalah.

Rak Penyortir
Rak ini digunakan untuk menyortir surat yang nantinya akan ditempatkan dalam map masing-
masing.

Kartu indeks
Kartu indeks berguna untuk memudahkan mencari kembali surat yang diperlukan dengan
memperhatikan judul surat serta jide surat.
Perhatikan contoh kartu indeks di bawah ini.
            
 Indeks : Pramudhita, Maharani, Dewi
 Kode/Tanggal Simpan : Kp. 1.a./12 Januari 2009
 Masalah/Perihal : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal Surat : -/5 Januari 2009

Prosedur Penyimpanan
Sebagaimana disebutkan terdahulu, bahwa jumlah personil yang diperlukan untuk menangani
langkah-langkah tersebut di atas tergantung kepada volume (jumlah) bahan yang dikelola. Untuk
jumlah arsip yang sedikit seperti penyimpanan surat-surat pada sekretaris pribadi, maka kelima
langkah di atas niscaya dapat dikerjakan oleh satu orang, yaitu sekretaris itu sendiri. Tetapi bilamana
jumlah (volume) arsip yang dikelola cukup banyak seperti pada bagian-bagian tertentu di instansi
pemerintah misalnya, maka lima langkah tersebut dapat dibagi-bagi untuk dikerjakan oleh sejumlah
personil tertentu pada masing-masing langkah.
Ada juga prosedur penyimpanan yang langkah keduanya, yakni mengindeks, sudah dikerjakan
pada waktu melaksanakan prosedur permulaan (prosedur pencatatan dan pengendalian surat yang
baru diterima dan akan diproses), misalnya pada pengelolaan surat model Takah (Tata Naskah) dan
Kartu Kendali. Subjek surat yang dimasukkan dalam map Takah dan Kartu Kendali. Subjek surat yang
dmasukkan dalam map Takah dan Kartu-Kendali sudah ditentukan jauh sebelum surat (Takah)
disimpan atau malah sebelum surat diedarkan untuk pemrosesan. Untuk jenis tersebut, mengindeks
(langkah kedua) tidak perlu dilakukan lagi, tetapi petugas cukup memriksa subjek yang sudah
ditentukan bagi surat atau Takah bersangkutan.
Prosedur penyimpanan pada sistem subjek dan pelaksanaan selengkapnya adalah sebagai
berikut:
Memeriksa
Surat atau dokumen lainnya, juga seperti map Takah dengan berkas surat di dalamnya  yang
akan disimpan, sebaiknya diperiksa terlebih dahulu apakah dokumen bersangkutan memang sudah
selayaknya disimpan (diarsipkan) atau masih harus beredar untuk pemrosesan. Tanda siap disimpan,
biasa disebut juga dengan istilah release mark, baik dalam bentuk stempel, paraf atau tanda file
lainnya, perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan ini penting karena bilamana terjadi petugas tidak teliti
memeriksa dan menyimpan saja surat yang seharusnya diteruskan atau didistribusikan kepada unit
lain untuk diproses, maka terjadilah apa yang disebut surat “hilang”. Dengan begini akan timbul tuduh-
menuduh dan saling menyalahkan antara sesama petugas sewaktu surat bersangkutan ditanyakan
oleh pimpinan
.
Mengindeks
Mengindeks adalah proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen
untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam sistem subjek kata tangkap tersebut adalah istilah subjek
yang ditentukan berdasarkan isi surat atau dokumen. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat
menentukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat, tetapi
hendaklah membaca surat secara keseluruhan sehingga dapat menentukan subjek surat. Subjek
surat ini pun masih merupakan ancar-ancar atau perkiraan petugas, karena selanjutnya petugas
harus mempergunakan indeks relatif. Dari indeks relatif ini, diketahui istilah subjek yang akan
dipergunakan dan selanjutnya petugas dapat melihat Daftar Klasifikasi Subjek untuk mengetahui
istilah bersangkutan lebih terinci dan lengkap. Misalnya istilah subjek untuk Surat Lamaran beserta
lampiran-lampirannya yang dipilih adalah “Personalia-Penerimaan-Sarjana-Pertanian” sebagai hasil
dari pekerjaan mengindeks yang diambil dari Daftar Klasifikasi Subjek.

Mengode
Mengode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata “Personalia-
Penerimaan-Sarjana-Pertanian” di atas kertas surat bersangkutan dengan tulisan tangan
sebagaimana terdapat pada gambar 5. Dengan kode tersebut petugas dapat menyortir ataupun
menempatkan surat bersangkutan sesuai dengan subjek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut
petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman ke tempatnya
semula, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada.
Menyortir
Bila surat yang akan disimpan cukup banyak, perlu dilakukan penyortiran (pengelompokan)
terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan penempatannya di tempat penyimpanan. Dengan
adanya penyortiran, surat-surat di simpan secara bergiliran kelompok demi kelompok. Kalau surat
yang akan disimpan sedikit, tidak perlu disortir terlebih dahulu, karena dapat dilakukan penyimpanan
sekaligus secara mudah. Berikut ini disertakan gambar pekerjaan sortir dengan contoh (Gambar 6).

Menempatkan 
Sesuai dengan sistemnya, yaitu sistem subjek, maka pengelompokan dokumen adalah
berdasarkan subjek. Penunjuk (label) yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map order, rak
arsip, dam lain-lain alat penyimpanan arsip, adalah berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari
kelas utama, kelas, sub kelas, atau bahkan dapat sampai  sub-sub kelas, tergantung kepada jumlah
surat dari subjek bersangkutan yang akan disimpan dengan pengelompokan yang lebih terinci.
Bila alat yang dipergunakan untuk penyimpanan adalah map gantung dalam lemari arsip,
maka surat mula-mula ditempatkan dalam map dengan label subjek utama. Tetapi bila suratnya
banyak, maka subjek utama menjadi label laci. Tetapi bila dokumen yang disimpan sangat banyak,
maka almari arsip dapat berlabelkan subjek utama. Bahkan satu ruangan pun dapat berlabelkan
subjek utama, bila ruangan tersebut berisikan dokumen dari suatu subjek tertentu, misalnya
personalia. Penempatan-penempatan label tergantung kepada jumlah surat atau dokumen yang
disimpan, serta peralatan penyimpanan yang dipergunakan.
Agar mudah dipahami, dapat diambil contoh yang sederhana yaitu penyimpanan dengan
mempergunakan map gantung. Misalnya suatu subjek personalia terdiri dari tingkatan-tingakatan
sebagai berikut: subjek utama = PERSONALIA, subjek = PENERIMAAN, sub subjek = SARJANA,
sub-sub subjek= PERTANIAN.
Untuk hal seperti diatas, mula-mula sebuah map gantung diberi label PERSONALIA. Semua
surat yang subjeknya Personalia akan disimpan di map itu. Map tersebut berfungsi sebagai map
campuran, dengan label map terletak pada posisi pertama.

Pengertian sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan
menggunakankode angka / nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang
sudah lazim digunakan yakni.

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau
instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa
(NIS), dan penggunaan nomor lainsemacamnya.
Contoh:

 Sekolah                : Nomor Induks Sekolah

 Perguruan Tinggi   : Nomor Induk Mahasiswa

 PLN                     : Nomor Rekening Listrik

 Rumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien

Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
1.   Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2.   Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3.   Sederhana dan mudah dilaksanaka.
4.   Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5.   Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6.   Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1.   Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2.   Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3.   Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
2.2. Alat bantu pada sistem nomor
Pada sistem-nomor terdapat 3 (tiga)unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku
register/buku induk/buku besar).

A.    FILE UTAMA

Untuk penyimpanan surat yang memerlukan map, dapat dipergunakan 2(dua) macam map, 
yaitu map campuran dan map individu. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden individu dan
disimpan pada file nomor (file utama). Map campuran adalah map yang berisikan surat-surat dari
berbagai macam koresponden (nama)  yang masing-masing jumlahnya belum mencapai 5 (lima).
Map individu deisimpan pada file (laci) individu yang susunannya adalah numerik atau menurut
nomor.
B. INDEKS
 Indeks adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file  yang diberikan kepada sesuatu
koresponden atau nama bilamana nomor bersankutan tidak diketahui. Indeks ini disusun secara
alfabetis sehingga mudah dicari.
Setiap koresponden (nama) mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan
langsung dibuatkan indeksnya. Sedangakan untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 (dua) macam, yaitu:
kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.
Umumnya kartu indeks terbuat dari kertas karton manila berukuran 12,5 cm panjang dan 7,5 cm
lebar. Ukurang kotak indeks pun dapat disesuaikan dengan kartu indeksnya.
C. BUKU NOMOR
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor
koresponden (nama) dalam file sistem nomor.

2.3 Cara menyimpan arsip pada sistem nomor

            Sebelum melakukan proses penyimpanan, maka harus ada yang arsip yang disimpan. Berikut
ini adalah contoh surat lamaran pekerjaan yang akan kami gunakan sebagai surat yang akan di arsip.

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan
penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

            Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey.Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan
menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar
klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di
dalam kantor/perusahaan.
Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan
meliputi hal-hal berikut.
1)      Merancang daftar klasifikasi nomor
Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persialan kegiatan yang terdapat dalam
kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman:
a)      Dalam pemberian nomor kode
b)      Untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.
Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini.
a)      Lajur masalah Utama (disebut juga lajur kelompok besar)
Pada lajur ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor/perusahaan dengan nomor kode sebagai
berikut.
000            Humas
100            Keuangan
200            Kepegawaian
300            Pembangunan
400            Koperasi
500            Produksi
600            Pemasaran
700            Penelitian dan Laboratorium
800            Perlengkapan
900            Pengangkutan dan perbekalan
Jika kegiantan pokok lebih dari 10, maka perlu penggabungan dan dicari judul lain yang mencakup
persoalan tersebut, sehingga jumlah kelompok persoalan tetap 10 kelompok. Kemudian masing-masing
kelompok pembagian utama ini dibagi menjadi 10 bagian, disebut kelompok pembagian pembantu.

b)      Lajur Pembagian Pembantu (sub kelompok)

Lajur kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum ada atau belum lengkap 10, hendaknya
tetap dibagi 10 kelompok dan pada kolom yang belum ada, disiapkan sebagai cadangan. Untuk lebih
jelasnya lihat contoh di bawah ini (mengambil sampel bagian Kepegawaian nomor kode 200).
200            Formasi
210            Seleksi
220            Pemilihan Personal/Tenaga Kerja
230            Tata Tertib/Disiplin Kerja Pegawai
240            Ujian Jabatan
250            Kenaikan Pangkat
260            Cuti
270            Mutasi
280            Pemberhentian Kerja
290            Pensiun
Lalu kelompok ini bisa diuraikan lagi masing-masing menjadi 10 pembagian keci, seperti contoh
berikut (dari pembagian Formasi, nomor kode 200)
200            Iklan
201            Lamaran
202            Panggilan
203            Seleksi
204            Wawancara
205            Psiko tes
206            Pendidikan dan latihan
207            Percobaan
208            Pengangkatan
209            Penempatan
2) Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah
mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang
dibutuhkan dalam sistem Dewey.

Perlengkapan yang harus dipersiapkan meliputi hal-hal berikut.

a)      Filing cabinet, yang berlaci 10. Tiap laci diberi nomor kode, seperti tercantum di bawah ini:
000 500
100 600
200 700
300 800
400 900
Berdasarkan daftar klasifikasi, judul laci berpedoman kepada nomor dari pembagian utama (kelompok
besar) mulai nomor 000 sampai 900. Demikian pula isi pokok masalah perlu disesuaikan dengan daftar
indeks.
b)      Guide, untuk tiap laci diperlukan 10 guide sehingga dibutuhkan guide sebanyak 100 buah.
Misalnya, untuk laci 100 di belakangnya disusun guide bernomor 000, 010, 020, … sampai 090. Untuk
laci 100 dibelakangnya disusun guide bernomor 100, 110, 120, … sampai 190. Dan seterusnya sampai
pada laci 900. Di belakangnya disusun guide bernomor 900, 910, 920, 920, … sampai 990.
c)      Map folder, yang diperlukan 10 buah untuk tiap guide. Jadi, folder yang dibutuhkan sebanyak
1000 buah. Folder disusun di belakang guide, untuk guide bernomor 000 di belakangnya disusun folder
berkode 000, 001,002, … sampai 009. Di belakang guide bernomor 010 disusun folder berkode 010,
011, 012, … sampai 019, dan seterusnya sampai guide bernomor 990 yang belakangnya disusun folder
berkode 990, 991, 992, … sampai 999. Di dalam folder inilah terdapat surat-surat yang disusun secara
berurutan dengan surat paling baru memakai nomor paling besar, misalnya terdapat urutan surat 011.4,
011.3, 011.2, 011.1. Hal ini berarti surat bernomor 011.4 merupakan surat terbaru.
d)     Kartu indeks, yang berisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal, dan kode surat.
Kartu indeks berfungsi untuk mempermudah dalam penemuan kembali surat.
e)      Kotak kartu, berfungsi menyimpan kartu indeks.
f)       Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.

 3)      Penyimpanan Surat

Dalam system Dewey ini langkah-langkah menyimpan surat adalah sebagai berikut.
a)      Baca surat dengan teliti dan cermat untuk mengetahui perihal pokok surat.
b)      Beri nomor kode pada surat berdasarkan daftar klasifikasi. Misalnya, surat mengenai lamaran
pekerjaan berkode 201, jika surat merupakan yang pertama maka kodenya adalah 201.0, surat kedua
berkode 201.1 dan seterusnya.
c)      Kemudian surat dicatat dalam kartu indeks.
d)     Setelah dicatat, kartu indeks disimpan pada kotak kartu dan surat disimpan pada tempat yang
sesuai kodenya. Misalnya, surat bernomor 201.0disimpan pada laci nomor 200, di belakang guide 200
dalam folder 201 di urutan pertama.
2. Filing system Nomor Terminal
Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku
arsip.
Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.
1)      Menyiapkan perlengkapan
Yang perlu disiapkan meliputi hal-hal berikut.
a)      Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)
No. Tanggal Judul Nomor Tanggal Perihal
Ket.
Urut Penyimpanan Surat Surat Surat Surat
Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor kode 0000, surat kedua 0001, surat ketiga 0002,
dan seterusnya.
b)      Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.
–          Laci pertama diberi kode 00-09
–          Laci kedua diberi kode 10-19
–          … dan seterusnya sampai …
–          Laci kesepuluh, berkode 90-99
c)      Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di
dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.
d)     Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor
berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada
guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00,
foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9
e)      Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.
 2)      Penyimpanan surat
Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.
a)      Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.
No. Tanggal Asal Surat Nomor Tanggal Perihal Ket.
Urut Penyimpanan Surat Surat Surat

0000
0001
0002
Dst
0173 14 Oktober Koruptor -------- 04 Oktober Lamaran
2013 Akil 2013 Pekerjaan

b)      Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana
surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor
tersebut dalam tiga unit.
–          Unit I        : diambil dua angka dari belakang, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide
–          Unit II       : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map.
–          Unit III     : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat dalam
map/folder.
c)      Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.
Berdasarkan kode surat (0173) di atas, surat tersebut disimpan pada :
         laci 70-79
         Guide 73         urutan guide ke 4
         Folder 73/1      urutan folder ke 2
         Surat ke 1
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran
dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap koresponden diberi nomor kode sesuai
dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.

Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor
koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang dapat deberi kode nomor
adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat. Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka
belum ditulis pada buku nomor, surat diberi kode sementara dengan huruf C yang berarti file
Campuran.

Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut.

1 - 100 (kode laci)
      1 - 10 (kode guide
      11 - 20
             11 (kode hanging folder)
             12
             13
             14
             15
             16
             17
             18
             19
          20
101 - 200

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai berikut.
a) Filing cabinet
Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk mempermudah
menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000 arsip. Berarti untuk menyimpan
10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing cabinet berlaci 3).
b) Guide
Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder, kurang lebih
sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat 150 folder. Sehingga
diperlukan 10 guide setiap laci.
c) Hanging Folder
Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging folder untuk
menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika jumlah surat
dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu indeks ditulis dengan kode
 nomor, tetapi jika belum diberi kode C.
e) Buku Nomor
Perhatikan buku nomor berikut
      Tanggal                    Nama                                         Nomor File
10 Januari 2013               Muhammad Galih Prasetyo          100
15 Februari 2013             Muhammad Aryo Wibisono         101
25 Maret 2013                Adinda Nur Aisyah                        102

Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara menyimpan arsip dengan
sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut.
a) Memeriksa Berkas dan mengisi buku nomor
Perhatikan buku nomor berikut
      Tanggal                    Nama                                         Nomor File
10 Januari 2013               Muhammad Galih Prasetyo          100
15 Februari 2013             Muhammad Aryo Wibisono         101
25 Maret 2013                Adinda Nur Aisyah                       102
04 Oktober 2013            Akil Koruptor                             103
b) mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks sesuai peraturan
mengindeks.
 c) Mengkode
Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum mencapai 5.
d) Mensortir
Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.
e) Menempatkan
Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C, maka
ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor, berarti ditempatkan
pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.
Berdasarkan kode surat (103) di atas, surat tersebut disimpan pada:
laci berkode 101-200, dibelakang guide 101-110, didalam hanging folder berkode 103, dan
ditempatkan paling depan.

2.4  Cara menemukan kembali arsip

Kearsipan system nomor merupakan system kearsipan berdasarkan nomor secara berurutan dari nomor
terkecil sampai nomor terbesar. Oleh karena ini, kode arsip ditentukan berdasarkan nomor.
1.      Penemuan arsip dalam system nomor Dewey
 Pada system dewey ini, penemuan kembali arsip dapat ditempuh prosedur sebagai berikut.
1)      Carilah kartu indeks dalam kotak kartu sesuai dengan pokok masalah yang kita inginkan.
2)      Lihatlah kode surat pada kartu indeks tersebut.
3)      Dengan kode surat, carilah tempat penyimpanan arsip. Misalnya, surat bernomor 201.0 disimpan
pada laci nomor 200, di belakang guide 200 dalam folder 201 di urutan pertama
.4)      Jika tempatnya sudah ditemukan, carilah dan ambilah surat yang kita perlukan.
2.      Penemuan arsip dalam system nomor Terminal Digit
Pada sistem ini, prosedur penemuan arsip adalah sebagai berikut:
1)      Carilah perihal surat pada buku arsip. Lihatlah nomor kodenya.
2)      Dengan nomor kode, cari tempat penyimpanan sesuai nomor kode tersebut dan carilah surat
sesuai dengan urutannya.
3)      Bila sudah ditemukan, ambilah surat yang kita perlukan.
3. Penemuan arsip dengan sistem nomor seri (urut)
Untuk prosedur penemuan kembali dapat dilakukan dengan cara berikut ini.
1)      Tentukan kode surat yang ingin dicari

2)      jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat tidak diketahui
maka merujuklah pada kartu indeks.

3)      cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.

4)      ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)

5)      berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)

6)      simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.