Bab III

Akses Data dari MS. Excel

Tahap pertama yang akan dilakukan sebelum melakukan analisis data adalah memperoleh
data. Dengan menggunakan Microsoft Excel kita dapat melakukan akses database dengan
menggunakan berbagai fasilitas yang ada. Selain mengakses data, kita juga dapat
melakukan aktivitas manajemen database yang meliputi sebagai berikut.

1. Konversi data.
Konversi data bertujuan untuk melakukan perubahan data dari berbagai format
database seperti Microsoft Access, Dbase, Foxpro, Text, Delimited tex, CSV dan
berbagai jenis data lain. Tujuan dari konversi data adalah untuk memperoleh
data dalam bentuk file excel.
2. Proteksi data.
Teknik ini digunakan untuk melindungi data sumber dari perubahan data
sehingga data akan tetap terjaga keasliannya.
3. Logs.
Logs adalah catatan atas aktivitas yang dilakukan terhadap data.
4. Merger atau Apend
Teknik ini digunakan untuk menggabungkan berbagai sheet atau worbook dalam
satu workbook atau dalam satu sheet.
5. Export.
Aktivitas ini digunakan untuk melakukan perubahan data dari file dalam bentuk
excel menjadi file lain sepert txt, csv atau delimited atau bentuk lain.
6. Join atau relate.
Teknik ini digunakan untuk menggabungkan berbagai file data ke dalam satu
sheet atau satu workbook.

Dengan menggunakan Microsoft excel kita dapat melakukan berbagai jenis analisis
tersebut dengan mudah dan sederhana.

1. Akses Data dengan Konversi data yaitu Open File

Konversi data dilakukan jika klien menggunakan aplikasi dimana aplikasi sistem
akuntansi klien menggunakan tipe database yang berbeda dengan format excel. Untuk
melakukan konversi data, kita dapat menggunakan menu open secara langsung atau
dengan memanfaatkan berbagai tool atau teknik yang ada dalam excel.
a. Konversi File Dbase dengan Open.

67
Untuk melakukan konversi file Dbase kedalam excel langkah-langkah yang
harus dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Klik menu File > Open.

Gambar 3. 1 Tampilan Open

2. Klik Browse.

Gambar 3. 2 Tampilan Open File

3. Ubah file type menjadi dbase.

68
 Gambar 3. 3 Tampilan Open dBase File

4. Cari folder data sumber ,kemudian folder data dbf, filear_trans.dbf.

Gambar 3. 4 Tampilan Open File

5. Klik Open.

69
 Gambar 3. 5 Hasil Open FIle

6. Simpan file dengan nama AR_Trans_dbf di folder ouput data. Lakukan

hal yang sama untuk file dbf lain di folder data_dbf untuk sheet yang lain
dengan nama file adalah nama_file_dbf
b. Konversi File Access.
Selain dari data dbf kita juga dapat melakukan konversi data dari bentuk
Microsoft access ke dalam file access. Untuk melakukan konversi ini tahap
yang dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Buka file baru Microsoft excel, Klik menu open > Browse.

Gambar 3. 6 Tampilan Open File

70
2. Pilih file type adalah access.

Gambar 3. 7 Tampilan Pilih File

3. Pilih folder Access > file Data_Piutang.

Gambar 3. 8 Tampilan Pilih Folder

4. Klik Open.

71
 Gambar 3. 9 Tampilan Open Data

5. Pilih table dan letakkan kursor pada cell paling kiriatas. Klik OK.

Gambar 3. 10 Hasil Open File

6. Simpan file dengan nama data_piutang di folder data_output.

c. Konversi file di text ke Excel

File dalam bentuk text adalah jenis file dimana file dalam bentuk teks. Untuk
membuka file text langkah yang kita lakukan adalah sebagai berikut.
1. Buka file Excel baru. Klik menu file > open> Browse.

72
 Gambar 3. 11 Tampilan Open File Excel

2. Pilih jenis file adalah text file.

Gambar 3. 12 Tampilan Pilih jenis File

3. Pilih file transaksi_kas dalam folder data text di folder data sumber.

73
 Gambar 3. 13 Open File

4. Klik open > OK > OK.

Gambar 3. 14 Tampilan Text Import Wizard

5. Pilih Delimited klik next.

74
 Gambar 3. 15 Tampilan Pilih Delimited

6. Pilih Tab kemudian klik Next.

Gambar 3. 16 Tampilan Pilih Finish

7. Klik pada kolom tanggal jatuh tempo, kemudian klik data pada kolom
data format, pilih formatnya adalah MDY, Klik Finish.

75
 Gambar 3. 17 Hasil Import File

8. Simpan file dengan nama data_transaksi_kas di folder data ouput.

d. Membuka file HTML.
File HTML adalah model penyimpanan file dalam bentuk web atau hyper text
markup language. Untuk membuka file ini, langkahnya sama dengan
membuka file biasa akan tetapi dengan jenis filenya adalah HTML.
1. Buka file baru, > open.
2. Klik jenis file adalah All Web Files files, cari file transaksi_retur_jual.

Gambar 3. 18 Tampilan Open File

3. Klik Open.

76
 Gambar 3. 19 Tampilan Hasil Open File

4. Simpan file di data output dengan nama transaksi retur penjualan

e. Membuka File XML File
File XML memiliki format file yang hampir sama dengan file HTML. Untuk
membuka file dengan ekstensi XML, lakukan hal yang seperti untuk membuka
file bentuk lain
1. Buka file barubaru, > open.
2. Klik jenis file adalah XML file Files files, cari file transaksi_retur -jual
_toko.

Gambar 3. 20 Tampilan Open File

77
 3. Klik Open.

Gambar 3. 21 Tampilan Open XML

4. Pilih as Read Only Workbook kemudianklik OK

Gambar 3. 22 Tampilan Hasil Open File

f. Simpan file dengan nama transaksi_retur_jual toko.

2. Konversi Data dengan Koneksi Data soucre

Selain membuka langsung dengan menggunakan menu open, kita dapat mengambil
data dari bentuk database lain ke Excel. Teknik ini memberikan pilihan lebih banyak
jenis database yang dapat dikonversi ke dalam excel. Beberapa teknik konversi bentuk
database lain ke dalam excel adalah dari jenis database access, foxpro, Dbase, Text,

78
Web, SQl Server, XML, data connection atau dengan menggunakan Microsoft query.
Menu untuk mengkonversi ada di ribbon Get External Data.

Gambar 3. 23 Tampilan Konversi

a. Konversi data dengan Get External Data From Access

Untuk membuka data ekternal dengan access, langka yang harus dilakukan
adalah:
1. klik ribbon data > Get External Data . From Access.

Gambar 3. 24 Tampilan Open File

2. Pilih folder data sumber, kemudian folder Access, pilih file data_piutang klik
Open

79
 Gambar 3. 25 Tampilan Import data

3. Pilih table letakkan kursor pada cell paling kiriatas, kemudian klik OK.

Gambar 3. 26 Tampilan Hasil Open File

4. Simpan file pada folder data output dengannamadata_piutang_Access

b. Membuka data dengan data dengan Get External Data From Web
Teknik lain konversi data adalah dengan membuka data dari database berbentuk
web. Untuk membuka database berbentuk web, langkah-langkah yang harus
dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Klik klik ribbon data > Get External Data . From Text.
80
 Gambar 3. 27 Tampilan Import data

2. Pilih folder data sumber, kemudian folder Data Text, pilih file transaksi_kas
klik Import.

Gambar 3. 28 Tampilan Pilih Folder

3. Pilih Delimited dan centang my data has headers klik Next.

81
 Gambar 3. 29 Tampilan Delimited

4. Pilih delimitersnya adalah Tab Klik Next.

Gambar 3. 30 Tampilan Text Import Wizard

5. Pilih pada kolom general 1, formatnya adalah date dengan format MDY,
kemudan klik Finish.

82
 Gambar 3. 31 Tampilan Data Import Data

6. Letakkan kursor pada cell paling kiri atas, klik OK.

Gambar 3. 32 Tampilan excel

7. Simpan file pada folder data output dengan nama transaksi_kas_text

c. Konversi File dengan Microsoft Query Access

Selainmenggunakan get eksternal data, kitajugadapatmenggunakan menu
Microsoft query untuk mengkonversi data dari database lain. Untuk melakukan
konversi data dengan menggunakan Microsoft query, langkah-langkah yang dapat
dilakukan adalah sebagai berikut.

83
1. Klik data> get external data > from other source, pilih from Microsoft query;

Gambar 3. 33 Tampilan Choose Data Source

2. Pilih new data source, klik OK.

Gambar 3. 34 Tampilan New Data Source

3. Ketik nama data sourcenya adalah access dan select drivernya pilih Microsoft
Access Driver (*.md *.accdb).

84
 Gambar 3. 35 Tampilan Pilih Microsoft Acces Data

4. Klik Connect.

Gambar 3. 36 Tampilan Klik Connect

5. Klik Select.

Gambar 3. 37 Tampilan Select Database

85
6. Pilih drive tempat menyimpan data, kemudian pilih folder data sumber dan
pilih folder Access, Klik OK.

Gambar 3. 38 Tampilan Pilih Folder Acces

7. Klik OK.

Gambar 3. 39 Tampilan Klik OK

8. Klik OK.

86
 Gambar 3. 40 Tampilan Choose Data Source

9. Pilih pada database access kemudian klik OK.

Gambar 3. 41 Tampilan Query Wizard

10. Masukkan table Ar_trans ke dalam Columns in Query dengan klik tanda
kurung atau panah.

Gambar 3. 42 Tampilan Query Wizard

87
11. Klik Next.

Gambar 3. 43 Tampilan Query Wizard

12. Klik Next.

Gambar 3. 44 Tampilan Query Wizard

13. Klik Next.

88
 Gambar 3. 45 Tampilan Query WIzard

14. Klik Finish.

Gambar 3.46 Tampilan Import Data

15. Letakkan cursor pada cell paling kiri atas kemudian klik OK.

89
 Gambar 3. 47 Tampilan Hasil Konversi

16. Simpan file dengan nama AR_Trans_Query_Access.

d. Konversi File dengan Microsoft Query Dbase

Untuk melakukan konversi data dengan menggunakan Microsoft query dbase,
langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Klik data> get external data > from other source, pilih from Microsoft query;

Gambar 3.48 Tampilan Choose Data Source

2. Pilih new data source, klik OK.

90
 Gambar 3. 49 Tampilan Create New Data Source

3. Ketik nama datasourcenya adalah access dan select driver nyapilih Microsoft
dBase(*dbf).

Gambar 3. 50 Tampilan Create New Data Source

4. Klik Connect.

91
 Gambar 3. 51 Tampilan ODBC dBase Setup

5. Hilangkkan chek pada kolom use Current Directory.

Gambar 3. 52 Tampilan ODBC dbase Setup

6. Klik select directory.

Gambar 3. 53 Tampilan Select Directory

7. Pilih drive tempat menyimpan data, kemudian pilih folder data sumber dan
pilih folder Data_DBF, Klik OK.

92
 Gambar 3. 54 Tampilan ODBC dbase Setup

8. Klik OK.

Gambar 3. 55 Tampilan Create New Data Source

9. Klik OK.

Gambar 3. 56 Tampilan Choose Data Source

93
10. Pilih pada database dBase kemudian klik OK.

Gambar 3. 57 Tampilan Query Wizard

11. Masukkan table AR_trans ke dalam Columns in Query dengan klik tanda
kurung atau panah.

Gambar 3. 58 Tampilan Query Wizard

12. Klik Next.

94
 Gambar 3. 59 Tampilan Query WIzard

13. Klik Next.

Gambar 3. 60 Tampilan Query Wizard

14. Klik Next.

95
 Gambar 3. 61 Tampilan Query Wizard

15. Klik Finish.

Gambar 3. 62 Tampilan Import Data

16. Letakkan cursor pada cell paling kiri atas kemudian klik OK.

96
 Gambar 3. 63 Tampilan Hasil Akhir

17. Simpan file dengan nama Data_DBF_Query_Dbase.

18. Lakukan dengan cara yang sama untuk file DBF lain dalam folder data_DBF
dalam file data_DBF_Query_Dbase dengan sheet yang berbeda.
e. Konversi data dengan Query Foxpro
Untuk melakukan konversi data dengan menggunakan Microsoft query dbase,
langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Klik data> get external data > from other source, pilih from Microsoft query;

Gambar 3. 64 Tampilan New Data Source

2. Pilih new data source, klik OK.

97
 Gambar 3. 65 Tampilan Create New Data Source

3. Ketik nama data sourcenya adalah access dan select drivernya pilih Microsoft
dBase(*dbf).

Gambar 3. 66 Tampilan Create New Data Source

4. Klik Connect.

98
 Gambar 3. 67 Tampilan Configure Connection

5. Pilihlah pada Free table directory, klik Browse.

Gambar 3. 68 Tampilan Select Directory

6. Pilih drive tempat menyimpan data, kemudian pilih folder data sumber dan
pilih folder Foxpro , Klik OK.

Gambar 3. 69 Configure Connection

7. Klik OK.

99
 Gambar 3. 70 Choose Data Source

8. Pilih drive tempat menyimpan data, kemudian pilih folder data sumber dan
pilih folder Foxpro , Klik OK.

Gambar 3. 71 ODBC Microsoft

9. Klik OK.

Gambar 3. 72 Tampilan Choose Data Source

100
10. Pilih pada foxpro kemudian klik OK.

Gambar 3. 73 Tampilan Query Wizard

11. Masukkan table GL090306 kedalam Columns in Query dengan klik tanda
kurung atau panah.

Gambar 3. 74 Tampilan Query Wizard

12. Klik Next.

101
 Gambar 3. 75 Tampilan Query WIzard

13. Klik Next.

Gambar 3. 76 Tampilan Query Wizard

14. Klik Next.

102
 Gambar 3. 77 Tampilan Query WIzard

15. Klik Finish.

Gambar 3. 78 Tampilan Import Data

16. Letakkan cursor pada cell paling kiri atas kemudian klik OK.

103
 Gambar 3. 79 Tampilan Hasil Akhir

17. Simpan file dengan namaData_GL_Query_Foxpro

Lakukan dengan cara yang samauntuk file DBF lain dalam folder Foxpro dalam file
Data_GL_Query_Foxpro dengan sheet yang berbeda.

f. Konversi File dengan Microsoft Query Text

Untuk melakukan konversi data dengan menggunakan Microsoft query dbase,
langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut.
1. Klik data> get external data > from other source, pilih from Microsoft query;

Gambar 3. 80 Tampilan Choose Data Source

2. Pilih new data source, klik OK.

104
 Gambar 3. 81 Tampilan Create New Data Source

3. Ketik nama data sourcenya adalah text dan select drivernya pilih Microsoft
Text Driver (*dbf).

Gambar 3. 82 Tampilan Create New Data Source

4. Klik Connect.

105
 Gambar 3. 83 Tampilan ODBC Text Setup

5. Hilangkkan chek pada kolom use Current Directory.

Gambar 3. 84 Tampilan ODBC Text Setup

6. Klik select directory.

Gambar 3. 85 Tampilan Select Directory

7. Pilih drive tempat menyimpan data, kemudian pilih folder data sumber dan
pilih folder Data_text , Klik OK.

106
 Gambar 3. 86 Tampilan ODBC Text Setup

8. Klik OK.

Gambar 3. 87 Create New Data Source

9. Klik OK.

Gambar 3. 88 Tampilan Choose Data Source

107
10. Pilih pada database dBase kemudian klik OK.

Gambar 3. 89 Tampilan Query WIzard

11. Masukkan table transaksi_kas kedalam Columns in Query dengan klik tanda
kurung atau panah.

Gambar 3. 90 Tampilan Query Wizard

12. Klik Next.

108
 Gambar 3. 91 Tampilan query Wizard

13. Klik Next.

Gambar 3. 92 Tampilan Query Wizard

14. Klik Next.

109
 Gambar 3. 93 Tampilan Query WIzard

15. Klik Finish.

Gambar 3. 94 Tampilan Import Data

16. Letakkan cursor pada cell paling kiri atas kemudian klik OK.

110
 Gambar 3. 95 Tampilan Hasil Akhir

17. Simpan file dengan nama transaksi_kas_Query_Text dalam foder data output.

111