Dengan komitmen ini, mereka menemukan bahwa kreativitas akan dibutuhkan untuk memenuhi

komitmen tersebut, terutama jika ketiga kendala utama dari jangkauan, waktu dan biaya telah
ditentukan. Itu selalu terbaik untuk menjaga fleksibilitas sebanyak mungkin di awal, untuk
memungkinkan rencana proyek dibangun untuk mengoptimalkan produk yang akan dikirimkan. Itu
menjadi tanggung jawab PM untuk terus mengerjakan proses dalam organisasi mereka untuk
membangun sebanyak mungkin fleksibilitas pada tahap ini agar tidak membahayakan proyek.

Awalnya, sponsor proyek membuat Dokumen awal, dan menggunakannya untuk merekrut
manajer proyek. Keduanya memperkuat isinya, dan menandatangani perjanjian satu sama lain untuk
mengalokasikan sumber daya ke proyek, untuk menghasilkan kiriman yang ditentukan. Selanjutnya, PM
menggunakan Dokumen awal untuk berbicara dengan anggota tim potensial, dan manajer mereka,
untuk mengamankan sumber daya yang diperlukan untuk maju

Dokumen awal berisi informasi umum tentang proyek. Tidak ada format yang ditetapkan untuk
Dokumen awal. Formatnya bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Akan selalu ada beberapa
informasi administratif yang harus dikumpulkan, seperti nama PM, sponsor, kemungkinan anggota tim,
dan kemungkinan pemain penting lainnya dalam rantai perusahaan yang terkait dengan proyek.
Deskripsi produk yang akan diproduksi harus disertakan, umumnya dengan tujuan proyek. Indikasi awal
anggaran harus dimasukkan, bersama dengan indikator waktu utama. Setiap tanggal yang sudah
diketahui harus disertakan, seperti tanggal penyelesaian dan mungkin beberapa waktu untuk
pencapaian proyek besar. Kiriman utama harus diidentifikasi.

Dokumen awal bersifat final setelah PM dan sponsor menandatangani. Tetapi ini tidak berarti
bahwa jangkauan tidak akan berubah. Bidang proyek dijelaskan dalam pernyataan Bidang. Pernyataan
Bidang jauh lebih rinci daripada Dokumen awal, dan akan dikembangkan nanti. Pernyataan Bidang
umumnya bersifat naratif, dan panjangnya bisa banyak halaman.

Lingkungan memiliki kecenderungan untuk berubah selama sebagian besar proyek, sehingga
permintaan perubahan terus mengalir pada banyak proyek. Tentu saja, sebagian besar permintaan
perubahan adalah saran yang sangat baik, dan hasil proyek mungkin jauh lebih baik jika dimasukkan.
Namun, setelah jadwal dan anggaran ditetapkan, sumber daya yang ditetapkan, dan pekerjaan dimulai,
setiap perubahan berdampak pada kemungkinan tercapainya tujuan proyek. Jadi permintaan perubahan
harus dinilai dan ditangani dengan hati-hati.

Membuat Dokumen Awal

Untuk membuat Dokumen awal proyek, disarankan untuk belajar sebanyak mungkin tentang
persyaratannya. Berapa banyak uang yang bisa kita belanjakan? Bahkan jika sudah ada sponsor yang
berkomitmen, proyek tersebut tidak akan memiliki anggaran yang tidak terbatas. Faktanya, setiap dolar
harus dibelanjakan dengan pengembalian yang signifikan, baik dalam bentuk finansial atau bentuk
lainnya, adalah hal yang penting. Cara terbaik adalah bekerja dengan pemahaman tentang batas
potensial.

Kendala apa yang ada? Ini bisa jadi kendala fisik, atau logis. Mereka mungkin menjadi kendala
anggaran, jika ada batasan keras pada dolar yang dapat dibelanjakan. Anggaran tidak menjadi kendala
Siapa yang akan terpengaruh oleh produk yang sedang dikembangkan? Apa dampaknya itu? Bagaimana
proyek dapat dirancang untuk memastikan bahwa hasil yang diinginkan dapat dicapai?

Pertimbangkan tujuan proyek secara keseluruhan. Kemungkinan hal ini terkait dengan sesuatu
di luar lingkup proyek. Misalnya, dalam pengembangan produk baru, tujuannya adalah untuk
menghasilkan tingkat pendapatan tertentu dalam jangka waktu tertentu di masa depan. Ini mungkin
bukan sesuatu yang dapat diukur sebagai bagian dari proyek itu sendiri

Jadi, penting untuk memikirkan tujuan dan dampaknya terhadap proyek. Berapa pendapatan
yang diharapkan perusahaan selama tahun tersebut? Misalkan, untuk memahami hal ini, PM
mendatangi Direktur Pemasaran dan menanyakan dasar tujuan pendapatan. Jika pertanyaan tidak
ditanyakan dengan benar, Direktur Pemasaran dapat mengartikan pertanyaan tersebut sebagai implikasi
bahwa dia tidak memahami bisnisnya.

Sangatlah penting untuk mengajukan pertanyaan sebanyak yang diperlukan untuk memahami
proyek sepenuhnya, agar dapat melakukan proyek terbaik. Tujuan kami adalah untuk memenuhi tujuan
proyek, atau, jika kami tidak dapat melakukannya, membuatnya diketahui sedini mungkin. Mungkin
beberapa departemen lain harus dilibatkan. Apakah ada di antara mereka yang pernah didekati, dan jika
ya, apa reaksi mereka?

Bagaimana dengan pelanggan? Apa yang dijanjikan, dan apa yang diminta secara spesifik.
Apakah kita mengetahui persyaratan tambahan yang mungkin muncul? Apa yang sudah tersedia yang
dapat digunakan untuk memproduksi komponen proyek? Apakah kami memiliki akses ke ini? Berapa
biayanya? Atau dalam kondisi apa? Kapan manajemen ingin melihat rencana proyek? Bagaimana
dengan pelanggan utama? Apakah ada informasi khusus yang perlu mereka sertakan?

Apa sebenarnya yang harus disediakan bagi manajemen untuk mempertimbangkan bahwa
proyek tersebut selesai? Bagaimana dengan pelanggan? Kelompok pemeliharaan dan pendukung?
Departemen lain seperti manufaktur? Bagaimana produk ini terkait dengan produk lain di lini produk
ini? Di lini produk lain? Dalam rencana perusahaan? Apakah sudah ada orang tertentu yang mengantri
untuk mengerjakan proyek ini?

Kami perlu menanyakan semua pertanyaan ini, dan pertanyaan lainnya yang akan membantu
memberikan pemahaman penuh tentang persyaratan. Begitu kita mendapatkan jawabannya, kita akan
berada dalam posisi yang lebih baik untuk merencanakan proyek kita dengan lebih mudah.

Jika PM mengembangkan dokumen awal untuk sponsor, dia kemudian perlu mendiskusikan
detailnya dengan sponsor. Sponsor mungkin memiliki pemahaman yang berbeda sama sekali, tetapi
mereka dapat mendiskusikan ini dari sudut pandang PM, dan saat diskusi berlanjut, PM akan
mengetahui poin-poin apa yang perlu diselesaikan. Diskusi ini membantu untuk memperjelas Bidang
proyek dan membantu untuk menentukan apa yang perlu dilakukan. Setelah tujuan dan kiriman
diketahui, PM dapat mulai memikirkan siapa yang akan memainkan peran apa.

PROJECT CHARTER

Tinjauan Proyek

Judul Proyek: IP Voice for Superspeedy cable modem

Disiapkan oleh: P.M. Goodfellow Kontak info: PMG@superspeedy.com

Sponsor Proyek: D. Warbucks Info kontak: DW@plutocrat.com

Kontak klien: A. N. Info Kontak Lainnya: any1@public.com

Tujuan Proyek:

Apa yang akan dicapai dengan menyelesaikan proyek ini? Harap jelaskan alasan pelaksanaan proyek,
manfaat yang akan diperoleh, dan jangka waktu di mana manfaat akan direalisasikan.
  Memberikan peluang produk baru bagi penyedia kabel untuk menawarkan layanan suara di
pabrik kabel mereka.
 Peningkatan penjualan modem kabel Superspeedy, perkirakan $ 150 juta dalam tiga tahun
pertama
 Peluncuran pasar produk pada Q4, 2004

Lingkup Proyek:

Berikan penjelasan singkat tentang produk atau layanan yang akan diproduksi. Berikan informasi
tentang metodologi yang akan digunakan.

 Kemasan baru termasuk 2 port RJ-11

 Fungsi ATA Integral untuk telepon analog
 Prioritas paket suara S / W, dukungan MGCP, protokol jaringan SIP

Project Deliverables:

Buat daftar semua hasil proyek utama.

 Spesifikasi desain
 Rencana proyek
 Desain kemasan

Cakupan Proyek

 Peralatan manufaktur
 G.729 Fungsionalitas modem
 S / W memuat pada NV RAM, kemampuan pembaruan yang dapat diunduh
 Prototype batch evaluation
 Jaminan pemasaran produk
 Uji Pasar dengan Escargot Cable Co

Inclusions / Exclusions:
Tentukan item utama yang akan disertakan dalam proyek, dan item-item tersebut item yang tidak akan
disertakan dalam proyek atau produk akhir.

Inklusi Pengecualian
CPE H / W dan S / W Riset pasar konsumen
SIP / MGCP interfaces Kapasitas jaringan dan studi pemuatan
Peralatan gateway jaringan
Dukungan H323
Asumsi / Risiko:

1. Produk akan digabungkan dengan kampanye pemasaran perusahaan 2004

2. Produk akan berbagi merek Superspeedy

3 Potensi kerugian dari kurangnya dukungan H323

Anggaran:

Pada tahun 2003 anggaran R&D: $ 2,7 juta

Pada tahun Anggaran R&D 2004: $ 6,6 juta

Pada tahun 2004 Anggaran modal: $ 350K

Kendala:

Buat daftar batasan proyek atau aktivitas yang diketahui terkait dengan jangkauan, waktu, biaya, atau
kualitas proyek.

 Ketersediaan grup desain mekanis yang berkonflik dengan 2 proyek bersamaan.

Persyaratan Pelanggan Tambahan:

Tidak ada yang dicatat

Langkah Sukses:

Tentukan indikator keberhasilan proyek, dan dengan persyaratan potensial untuk masing-masing.

 Biaya unit <$ 46

 Tidak ada peningkatan ke paket modem kabel Superspeedy standar
  Latensi suara maksimum @ 1,5 throughput data gabungan <15 mS.
 Tersedia jaringan distributor Superspeedy untuk musim Natal 2004

Tanggal proyek : Sept 1,2004

Persetujuan departemen: Dilbert Grinder Dept: Engineering Tel. #:3.141592

O. Kenobee Dept: Marketing Tel. #:1234567 I

Gaapp Dept: Finance Tel. #:2345678

Disiapkan oleh: P.M. Goodfellow Contact info: PMG@superspeedy.com

Tanda Tangan Klien ____________

Manajer proyek ____________

Sponsor Proyek ____________

3. GAMBARAN BIDANG

Setelah Dokumen awal diterima, langkah selanjutnya adalah membuang informasi dalam
dokumen awal untuk menghasilkan Pernyataan Lingkup Proyek. Pernyataan Lingkup adalah deskripsi
naratif dari proyek. Bekerja dari dasar informasi dalam Piagam, pernyataan bidang dibangun atas dasar,
dan menguraikan informasi untuk memperjelas produk dan proyek.

Proses untuk menentukan bidang termasuk melihat proyek dari sejumlah perspektif. Proses ini
dilakukan oleh Manajer Proyek dengan bantuan sebanyak mungkin dari tim proyek. Langkah awal
adalah meninjau Piagam, memastikan bahwa ada pemahaman yang lengkap dan umum tentang isinya.
Selanjutnya, tim harus mempertimbangkan konteks di mana proyek tersebut dilaksanakan. Cara terbaik
untuk melakukannya adalah dengan mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek. Ini membutuhkan
beberapa pemikiran, tetapi tidak akan memakan banyak waktu jika ada anggota tim yang terbiasa
dengan berbagai aspek lingkungan proyek. Setelah ada daftar pemangku kepentingan, penting untuk
mengidentifikasi kebutuhan potensial dari pemangku kepentingan tersebut. Ini akan memberi
kesempatan kepada tim untuk melihat proyek dari perspektif