a

BAHAN

UNTUK SMK

XI
XI
b
 PETA KONSEP

SOP
PEMBELIAN TUNAI

PENJUALAN TUNAI

PENJUALAN KREDIT

PENERIMAAN KAS

PENGELUARAN KAS

1
 SOP

1. Pengertian SOP

Prosedur merupakan suatu rangkaian kegiatan/ metode yang telah

menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu
kebulatan. Prosedur kerja adalah serangkaian tugas yang saling berkaitan dan
secara kronologis berurutan dalam rangka menyelesaikan suatu pekerjaan.
(Sutrisno, Suherman. 2007 hal : 7)

SOP atau dalam Bahasa Indonesia dinamakan Prosedur Operasional

Standar (POS). Standard Operation Prosedur adalah aturan yang diterapkan
oleh perusahaan dalam menangani kegiatan yang terjadi dalam perusahaan.
Sehingga setiap perusahaan mempunyai SOP untuk menjamin kegiatan
ditangani sebaik-baiknya. (Widaningsih, R. Samsul. 2012 hal 10)

Menurut Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi (Permenpan) No. 35 Tahun 2012, Prosedur Operasional
Standar adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa. Dari uraian di atas dapat disimpulkan
bahwa SOP adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang
harus dilaksanakan. SOP dibuat dandidokumentasikan secara tertulis yang
memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis.(Susanto H,
Heryati T, Srie Atty. 2108 hal : 15)

Dalam bisnis modern dengan konsep swalayan seperti minimarket,

supermarket dan hypermarket memiliki standar kerja operasional untuk
pengelolaan administrasi. Standar prosedur operasional untuk menangani
administrasi transaksi akan mengikuti alur dari transaksi itu.

Administrasi menurut Sondang P. Siagian adalah semua bentuk proses

kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk
mencapai tujuan yang telah dipilih sebelumnya. (Susanto H, Heryati T, Srie Atty.
2108 hal: 2)

 Fungsi SOP :
1. Memperlancar tugas pegawai atau tim
2. Dasar hukum jika terjadi penyimpangan
3. Mengetahui jelas hambatan- hambatan pelaksanaan pekerjaan
4. Mengarahkan pegawai untuk sama- sama disiplin dalam bekerja

2
5. Pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
(Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 16)
 Tujuan SOP :
1. Pegawai menjaga konsistensi proses dan hasil dari pekerjaan
2. Mengetahui dengan jelas konsistensi proses dan hasil pekerjaan
3. Memperjelas alur tugas, wewenang, tanggungjawab dari pgawai terkait
4. Melindungi organisasi/ unit kerja dan pegawai dari malpraktek atau
kesalahan administrasi
5. Menghindari kegagalan, kesalahan ,keraguan, duplikasi dan inefisiensi.
(Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 16)
 Prinsip Penyusunan SOP

Dalam permenpan No. 35 tahun 2012 dijelaskan prinsip penyusunan

SOP sebagai berikut :

1. Kemudahan dan kejelasan

Prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan

diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali
baru dalam pelaksanaan tugasnya.

2. Efisiensi dan efektivitas

Prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling

efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugasnya

3. Keselarasan

Prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur- prosedur

lain yang terkait

4. Keterukuran

Output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas

Prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu
baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya

5. Dinamis

Prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan

dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang
dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan

6. Berorientasi pada pengguna/ pihak yang dilayani

3
 Prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan
pengguna (costumer`s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan
kepada pengguna

7. Kepatuhan Hukum

Prosedur yang distandarkan harus mematuhi ketentuan hukum dan

peraturan pemerintah yang berlaku

8. Kepastian hukum

Prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai

sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen
untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan
hukum. (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 17)

George Terry menyatakan administrasi transaksi merupakan

perencanaan, penegndalian dan pengorganisasian pekerjaan kantor, serta
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 2)

Kegiatan administrasi meliputi :

1. Menghimpun artinya mengumpulkan segala sesuatu keterangan yang

awalnya berserakan sehingga dapat digunakan
2. Mencatat artinya membukukan berbagai transaksi atau berbagai
keterangan
3. Mengolah artinya memperbanyak, menyalin dan membuat informasi
menjadi baru sehingga lebih bermanfaat
4. Menggandakan artinya memperbanyak dengan berbagai metode atau cara
dan menggunkan berbagai alat
5. Mengirim artinya menyampaikan dari satu pihak ke pihak lain
6. Menaruh artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan maksud
mudah untuk ditemukan kembali (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal:
3)

Unsur- unsur dalam kegiatan administrasi transaksi :

1. Manusia merupakan unsur utama dalam setiap kegiatan seperti dalam
kegiatan penjualan, pembelian, pengawasan, penggajian, promosi,
administrasi dan kegiatan lainnya. Kualitas manusia yang menjalankan
kegiatan akan menentukan keberhasilan kegiatan usaha
2. Uang merupakan komponen penting dalam operasional usaha termasuk
kegiatan administrasi usaha. Indikator keuntungan laba dapat diukur dari
jumlah uang yang diterima dari uang yang diinvestasikan

4
3. Material merupakan harta kekayaan perusahaan yang digunakan untuk
melakukan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien
4. Mesin merupakan salah satu harta kekayaan perusahaan yang digunakan
untuk kelancaran kegiatan administrasi, meliputi peralatan pekerjaan
ataupun mesin
5. Methode merupakan cara yang ditempuh untuk melaksanakan sesuatu yang
telah dirancang dengan baik sehingga tujuan akan dapat dicapai sesuai
dengan perencanaan
6. Pasar adalah tujuan yang diharapkan dari kegiatan administrasi meliputi
tempat dilakukannya transaksi. (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal:
7)

Prinsip penyusunan SOP

Dalam Permenpan Nomor 35 Tahun 2102 dijelaskan prinsip penyusunan SOP

sebagai berikut :
1. Kemudahan dan kejelasan artinya prosedur harus dapat dengan mudah
dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang
yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya
2. Efektif dan efisien artinya prosedur yang distandarkan harus merupakan
prosedur yang paling dapat berpengaruh dan bermanfaat
3. Keselarasan artinya prosedur yang distandarkan harus sejalan dengan
prosedur lain
4. Keterukuran artinya prosedur yang distandarkan mengandung standar
kualitas atau mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian
keberhasilannya
5. Dinamis artinya prosedur yang distandarkan harus dengan cepat
disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang
berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan
6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani artinya prosedur
yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna
(costumer needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada
pengguna
7. Kepatuhan hukum artinya prosedur yang distandarkan harus memenuhi
ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku
8. Kepastian hukum artinya prosedur yang distandarkan harus ditetaapkan
pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan
menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari
kemungkinan tuntutan hukum. (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal:
17)

5
 Manfaat SOP

1. Menjaga konsistensi
2. Lebih jelas mengetahui peran masing- masing bagian
3. Menjamin proses kerja yang ditetapkan
4. Memberikan keterangan mengenai keterkaitan satu proses dengan
proses kerja lain
5. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
6. Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan prosedur
7. Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan memudahkan
langkah perbaikan
8. Membantu dalam melakukan evaluasi terhadap setiap proses
operasional perusahaan. (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 19)

2. SOP pembelian tunai

Standar operasional prosedur untuk menangani administrasi pembelian
tunai yaitu : (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 20)
a. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan
dengan surat permintaan
b. Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran ke berbagai
perusahaan untuk memperoleh harga, kualitas terbaik (apabila
belum mempunyai supplier tetap)
c. Perusahaan yang menjadi supplier adalah perusahaan yang
mampu secara rutin menyediakan pasokan.
d. Untuk memutuskan supplier harus memberikan keuntungan yang
terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan
pelayanan pasca jual
e. Surat pesanan ditandatangani oleh bagian pembelian atau
direktur
f. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang
yang dibeli seperti garansi, return
g. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahli apakah sesuai pesanan
atau tidak
h. Membayar jumlah transaksi sesuai prosedur pengeluaran kas.

6
3.SOP penjualan tunai
SOP administrasi penjualan tunai dapat dijelaskan sebagai berikut.
b. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan / order dari
calon pembeli
c. Negosiasi dengan bukti pertemuan berupa notulen ( catatan
kesepakatan)
d. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan
adanya surat perjanjian
e. Faktur dibuat dan diteliti sehingga tidak merugikan kedua belah pihak
f. Barang yang dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli
g. Cocokkkan invoice asli dan rangkap, terima pembayaran dengan jumlah
uang yang diperiksa dan diteliti
h. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang
i. Kirimkan barang dengan cepat sebagai pelayanan yang sempurna
(Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 21)

Gambar 2. Kepuasan Pelanggan. http://gambar bukti transaksi

4. SOP penjualan kredit

7
 Dapat diuraikan sebagai berikut : (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108
hal: 21)
a. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari
pembeli
b. Negosiasi dibuktikan dengan hasil pertemuan/ notulen
c. Aplikasi kredit dibuat calon pembeli
d. Pemeriksaan aplikasi kredit, apakah sudah sesuai dengan bukti yang
dilampirkan
e. Survey kepada calon pembeli
f. Persetujuan dari manajer
g. Apabila ya, maka proses penjualan dilakukan
h. Surat perjanjian dibuat dengan standar perusahaan
i. Kirimkan barang dengan cepat sebagai bentuk pelayanan.

Gambar 3.
http://gambar bukti
transaksi.

Pengiriman barang
dengan cepat
merupakan salah satu
kepuasan konsumen

5. SOP penerimaan kas

antara lain: (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 22)

a. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi
b. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan
teliti
c. Hitung jumlah uang
d. Periksa, gunakan alat bantu baik untuk mengecek atau menghitung
e. Buat bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi

Gambar 4. Illustrasi uang http://gambar bukti transaksi

6.SOP pengeluaran kas

8
a. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran
utang, pembayaran biaya- biaya
b. Sesuaikan antara bukti pembelian yang dibawa dengan rangkapnya, apabila
tidak ambil bukti pengeluaran kemudian suruh supplier menandantangani
c. Berikan cek atau uang tunai
d. Terima bukti transaksi (Susanto H, Heryati T, Srie Atty. 2108 hal: 23)

SOP dilakukan untuk menangani kegiatan perusahaan dengan standar

tertentu dan mengantisipasi berbagai kemungkinan yang akan terjadi. SOP
memberikan arahan sehingga tidaak terjadi tumpang tindih kegiatan yang
dilakukan. SOP harus dievaluasi dan diperbaharui untuk perbaikan kinerja
perusahaan.