2101960741-Bagus Sujiwo
Dosen :
D5727 – Dr. Eng. Nico Surantha, ST., MT.
Session 03
To be Submitted Week 02
1. Proyek adalah sebuah kegiatan sementara yang menghasilkan produk, jasa, ataupun output
yang unik.
a. Jelaskan yang dimaksud dengan project management
b. Jelaskan kriteria proyek yang sukses.
c. Jelaskan strategi apa yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering
sukses dalam menyelesaikan proyek.
Jawaban 1 :
DIN 69901 (Deutsches Intitut fur Normung – German Organization for Standardization)
mendefiniskan “Manajemen proyek adalah sekumpulan lengkap penugasan/pekerjaan,
teknik serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan proyek”.
Manajemen Proyek dapat juga diartikan sebagai ilmu dan seni berkaitan dengan
memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material
dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan, yaitu : lingkup, mutu, jadwal, biaya dan memenuhi keinginan para
stakeholder.
Dalam hubungan antara faktor-faktor tersebut, jika ada satu faktor berubah, maka
minimal ada satu faktor lain yang akan terpengaruh.Contoh, jika jadwal dipadatkan,
maka dana harus ditingkatkan untuk menambah sumber daya untuk menyelesaikan
pekerjaan dengan waktu yang singkat. Jika dana mustahil untuk ditambahkan maka
cakupan ataupun kualitas yang telah ditargetkan sebelumnya bisa saja berkurang.
Setiap proyek di batasi 3 atribut utama yang dikenal dengan nama triple constraint,
yakni :
cakupan (area) : pekerjaan apa yang harus dilakukan sebagai bagian dari
proyek? Apakah hasil (produk, layanan, hasil) seperti yang diharapkan oleh
customer atau sponsor? Dan bagaimana caranya cakupan ini di uji
waktu : berapa lama yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut?
Bagaimana dengan jadwal proyek? Bagaimana tim mengukur kinerja terhadap
jadwal actual? Siapa yang boleh menyetujui perubahan jadwal?
Biaya : berapa biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek? Seberapa
besar budget dari proyek tersebut? Bagaimana biaya bisa ditelusuri? Siapa yang
boleh menyetujui perubahan biaya dari proyek tersebut
Selain itu, keberhasilan suatu proyek sangat bergantung pada saat menentukan pilihan
metodologi manajemen proyek yang baik. pemilihan metodologi ini dilakukan pada saat
awal sebelum proyek dimulai. Secara garis besar ada 4 hal penting yang mempengaruhi
keberhasilan suatu proyek, yaitu :
Pengelolaan proyek melalui suatu mekanisme life cycle project.
Melakukan monitoring dan pengontrolan terhadap jadwal proyek, anggaran
proyek, kualitas proyek dan resiko di dalam suatu proyek.
Mengintegrasikan.memadukan perangkat (tools) dan metode manajemen proyek
untuk tujuan peningkatan produktivitas, kinerja tim dan komunikasi.
Tidak kalah pentingnya adalah komitmen manajemen. Hal ini sangat memegang
peranan penting keberhasilan suatu proyek.
Menurut hasil study yang dilakukan oleh CHAOS pada tahun 2001, faktor-faktor yang
berkontribusi paling besar bagi keberhasilan proyek TI :
1. User involvement (keterlibatan user)
2. Executive support (dukungan eksekutif)
3. Clear business objectives (tujuan bisnis yang jelas)
4. Emotional maturity (kematangan emosi)
5. Optimizing scope (mengoptimalkan ruang lingkup)
6. Agile process (proses yang tangkas/cepat-tanggap)
7. Project management expertise (keahlian manajemen proyek)
c. Jelaskan strategi apa yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering
sukses dalam menyelesaikan proyek
Dtrategi yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang sering sukses dalam
menyelesaikan proyek, yaitu :
1. Use an integrated toolbox. Companies that consistently succeed in managing projects
clearly define what needs to be done in a project, by whom, when, and how. They use
an integrated toolbox, including project management tools, methods, and techniques.
They carefully select tools, align them with project and business goals, link them to
metrics, and provide them to project managers to deliver positive results.
“Perusahaan yang secara konsisten berhasil dalam mengelola proyek dengan jelas
menentukan apa yang perlu dilakukan dalam suatu proyek, oleh siapa, kapan, dan
bagaimana. Mereka menggunakan integrated toolbox, termasuk alat manajemen
proyek, metode, dan teknik. Mereka dengan cermat memilih alat, menyelaraskannya
dengan tujuan proyek dan bisnis, menghubungkannya dengan metrik, dan
memberikannya kepada manajer proyek untuk memberikan hasil positif”
2. Grow project leaders. The winners know that strong project managers—referred to as
project leaders—are crucial to project success. They also know that a good project
leader needs to be a business leader as well, with strong interpersonal and
intrapersonal skills. Companies that excel in project management often grow or
develop their project leaders internally, providing them with career opportunities,
training, and mentoring.
“Para pemenang mengetahui bahwa manajer proyek yang kuat - disebut sebagai
pemimpin proyek - sangat penting untuk keberhasilan proyek. Mereka juga tahu
bahwa pemimpin proyek yang baik perlu menjadi pemimpin bisnis juga, dengan
keterampilan interpersonal dan intrapersonal yang kuat. Perusahaan yang unggul
dalam manajemen proyek sering menumbuhkan atau mengembangkan pemimpin
proyek mereka secara internal, memberi mereka peluang karir, pelatihan, dan
bimbingan”
4. Measure project health using metrics. Companies that excel in project delivery use
performance metrics to quantify progress. They focus on a handful of important
measurements and apply them to all projects. Metrics often include customer
satisfaction, return on investment, and percentage of schedule buffer consumed.
“Perusahaan yang unggul dalam pengiriman proyek menggunakan metrik kinerja
untuk mengukur kemajuan. Mereka fokus pada beberapa pengukuran penting dan
menerapkannya pada semua proyek. Metrik sering mencakup kepuasan pelanggan,
laba atas investasi, dan persentase buffer jadwal yang dikonsumsi”
2. Ada 3 klasifikasi umum dari struktur organisasi, yaitu struktur fungsional, project, dan
matrix. Jelaskan karakteristik dari masing-masing jenis struktur organisasi tersebut di atas.
Menurut anda, struktur mana yang paling cocok untuk diterapkan di divisi anda di tempat
kerja saat ini? Jelaskan alasannya.
Jawaban 2 :
Organisasi Fungsional
Keuntungan dari Functional Organization adalah kesederhanaan dalam komunikasi dan efisiensi
proses yang berulang. Kerugiannya bila menghadapi sebuah proyek antar divisi, pergerakan dari
tiap anggota tim akan terbatasi oleh sekat-sekat divisi dan manajer proyek dapat merangkap
menjadi manajer salah satu divisi yang mengakibatkan keputusannya terpengaruh kedudukannya
pada divisi. Kerugian lain dari sistem ini adalah komunikasi menjadi sangat terbatas (umumnya
top down) dan kreativitas terbatasi oleh rangkaian persetujuan birokratis.
Organisasi Proyek
Organisasi proyek seperti ini berfokus hanya saja proyek daripada fungsionalitas. Contoh tipe
organisasi ini ada pada beberapa kelompok konsultan freelancer yang bekerja secara lepas tetapi
memiliki seorang koordinator. Manajer proyek memiliki kuasa yang besar selama sebuah proyek
berlangsung.
Keuntungan dari tipe organisasi ini adalah kemudahan untuk memasukkan seorang konsultan
luar, efisiensi dalam mengerjakan proyek, kemudahan untuk membagikan sumber daya antar
proyek, fleksibilitas dan independensi yang besar dari tiap karyawannya.
Kekurangan yang dapat muncul adalah setiap karyawan harus cukup memiliki motivasi,
bertanggung jawab, dan terbiasa untuk mengambil inisiatif. Struktur ini tidak terlalu cocok bila
perusahaan memiliki banyak aspek administrasi atau operasi.
Organisasi Matrix
Organisasi Matrix mempunyai tiga buah sub Organisasi berdasarkan kekuatan manajer proyek
dan manajer fungsional.
Keuntungan yang diberikan tipe organisasi matrix adalah pemanfaatan sumber daya manusia
yang efisien, anggota tim mempunyai pekerjaan operasional tetap setelah proyek selesai, sharing
pengetahuan antar divisi yang lebih baik dari pada tipe fungsional, dan adanya keterlibatan
stakeholder yang kuat.
Kekurangan yang dapat muncul adalah dengan adanya dua buah atasan, karyawan bawah harus
melapor pada dua atasan dan hal ini dapat membingungkan. Atasan-atasan dapat memperebutkan
karyawan sehingga membingungkan mereka dalam membuat prioritas kerja dan memahami
perannya. Prosedur komunikasi dan pemanfaatan sumber daya harus ada dan jelas untuk
menghindari kekacauan ini.
Yang paing cocok dengan tempat saya berkerja saat ini adalah struktur organisasi fungsional,
karena ada banyak departemen yang operasi seperti di bagian keunagan, pemasaran, IT, dan lain-
lainya. Selain itu dengan menggunakan struktur ini perkerjaan dapat dengan mudah dikerjakan
karena perkerjaan tersebut dikerjakan langsung oleh orang atau kelompok yang memiiki
kemampuan di bidang tersebut dan perkerjaan menjadi lebih fokus sesuai funsionalnya.
3. Andaikan anda ditunjuk sebagai seorang manajer proyek pada suatu proyek IT untuk
pengembangan system e-Voting berbasis mobile application yang dapat digunakan sebagai
alat bantu untuk mempercepat proses pemungutan suara dalam pilkada serentak di
Indonesia, maka buatlah hal-hal berikut agar dapat digunakan untuk menyakinkan
pemangku kepentingan:
a. Buatlah MOV (measurabel organization Value) dari berbagai dampak yang
ditimbulkannya yang terukur dengan timeframe yang pasti
Jawaban 3 :
Measurable Organizational Value atau yang disingkat dengan MOV adalah istilah yang
diperkenalkan oleh Jack Marchewka sebagai alternatif tools untuk melakukan Evaluasi terhadap
nilai dari investasi yang dikenal selama ini dengan sebutan ROI. Marchewka mendefinisikan
MOV ini sebagai tujuan keseluruhan proyek dan sebagai ukuran kesuksesan. Jadi MOV secara
implisit menyatakan sebuah proyek harus dapat diukur, memberikan nilai bagi organisasi, sudah
disepakati dan dapat diverifikasi.
Syarat MOV haruslah: dapat diukur, mempunyai nilai bagi organisasi, disetujui, dapat
diverifikasi. Proses untuk menyusun MOV:
Contoh: Perusahaan pengolah batu bata dan mortar ingin mengembangkan dan
mengimplementasikan aplikasi e-commerce B2C untuk memperluas operasi batu bata dan mortir
saat ini. Perusahaan ini menganggarkan biaya sebesar Rp. 19,000,000,- (hanya untuk Sistem
Informasi) yang pengerjaannya dilakukan oleh “Pengembang Software” sebagai “out-sourcing”
(tenaga lepas) sedangkan pembayaran personil dari Pengembang Software diserahkan
sepenuhnya kepada Manajer Proyek. Sehingga estimasi anggaran secara keseluruhan adalah Rp.
29,000,000,-
Adapun proses penyusunan MOV aplikasi e-commerce B2C adalah sebagai berikut
a. B2C Proyek Manager bertemu dengan sponsor B2C untuk menentukan bagaimana ide
untuk proyek muncul, dan untuk memahami bagaimana dan mengapa keputusan dibuat
oleh organisasi sponsor (menentukan bagaimana memperluas strategis & finansial - serta
operasi b & m).
Heryanto, I., & Triwibowo, T. (2013). Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi.
Informatika, Bandung.
Schwalbe, Kathy. (2016). Information Technology Project Management. 8th edition. Course
Technology. Augsburg. ISBN: 978-1285452340
https://faisalfatih.wordpress.com/2014/03/11/pengantar-project-management-body-of-
knowledge/ diakses 16 Maret 2019
https://www.jurnal.id/id/blog/2017-pengertian-dan-kegunaan-crm-dalam-bisnis/ diakses 17
Maret 2019
https://www.dictio.id/t/bagaimana-cara-menerapkan-mov-measurable-organizational-value-pada-
sebuah-proyek-it/12911/5 diakses 17 Maret 2019
https://www.academia.edu/11505333/0134M_Manajemen_Proyek_LECTURE_NOTES_The_B
usiness_Case diakses 17 Maret 2019