2. Un panou în mijlocul ferestrei, din care putem alege fie crearea unei baze de
date (Bază de date necompletată), fie un şablon dorit pentru noua
bază de date;
3. Panoul Deschidere bază de date recentă (în dreapta), în care
putem alege baza de date pe care dorim să o deschidem.
3.1.2. Închiderea aplicaţiei
4. INTERFAŢA CU UTILIZATORUL
4.1. Funcţia Help
Funcţia de Help se
activează folosind butonul
Ajutor Excel, ,
afişat în colţul din dreapta-
sus al ferestrei de
document sau tasta F1.
Se va afişa o fereastră în
care, în zona de editare test
de lângă butonul
Căutare, vom tasta
cuvântul sau cuvintele-cheie pe care le căutăm, apoi vom folosi tasta Enter sau
butonul Căutare.
Sistemul va afişa o listă cu legături spre toate capitolele de Help care conţin textul
căutat.
Fereastra Ajutor Excel e o fereastră distinctă şi, de aceea, o putem minimiza
sau, dacă nu mai avem nevoie de ea, o vom închide ca pe orice fereastră.
Textul din fereastra de Ajutor Excel poate fi copiat în orice altă fereastră.
Access 2007 – Modul A – Pagina 5
5. TABELE
Un tabel dintr-o bază de date Microsoft Access 2007 este organizat pe rânduri
(numite înregistrări sau articole) şi coloane (numite câmpuri).
Tabelele pot fi considerate, într-o oarecare măsură, analoage cu foile de calcul
dintr-un registru Excel iar baza de date analoagă cu întregul registru.
Câmpurile, împreună cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezintă structura
tabelului.
Câmp 1 Câmp 2 Câmp 3 ... Câmp n
Structura Nume Prenume Data_n ... Telefon
Access 2007 – Modul A – Pagina 6
Articol 1
Articol 2
Spre deosebire de tabelele din Microsoft Word sau Excel, unde puteam introduce
orice valoare în orice celulă, în Microsoft Access 2007 trebuie să specificăm de la
început ce fel de valori vom introduce în fiecare coloană, urmând ca acesta să
interzică, ulterior, introducerea valorilor de alt tip decât cel stabilit.
De exemplu, într-o coloană dintr-un tabel Word sau Excel puteam introduce o dată
calendaristică într-o celulă şi, în celula de dedesubt un text; în Access, odată stabilit
tipul dată calendaristică pentru acea coloană (câmp), nici una din „celulele“ din ea nu
vor putea conţine texte.
Această comportare se concretizează în conceptul de tip de dată.
5
Celelalte variante nu permit specificarea directă a tipurilor de date ale câmpurilor.
6
Se poate folosi şi butonul Nou (New) din bara de instrumente şi, în dialogul afişat, se alege
varianta Vizualizare proiect (Design view).
Access 2007 – Modul A – Pagina 9
următoarele:
în coloana Nume câmp (Field name) vom introduce numele fiecărui
câmp; acesta este folosit la identificarea ulterioară a câmpului, poate avea
maxim 64 de caractere şi poate conţine şi spaţii;7
la Tip de date (Data type) vom alege tipul de date pentru câmpul
respectiv.
OBSERVAŢII
1. În cazul tipului Text, Access 2007 ne propune lungimea de 50 de
caractere pentru câmp, valoare care poate fi modificată la
Dimensiune câmp (Field Size).
2. În cazul tipului principal Number, subtipul se alege de la
Dimensiune câmp (Field Size).
Caracteristicile opţionale pentru câmpul curent pot fi specificate în partea
inferioară a ferestrei, în zona Proprietăţi câmpuri (Field
Properties):
Dimensiune câmp (Field Size) – numărul maxim de poziţii ce
pot fi memorate în acel câmp (pentru valorile posibile pentru fiecare tip
de dată, v. tabelul cu tipurile de date de mai sus);
Format – formatul de afişare ulterioară a datelor, cum ar fi:8
9 Numai cifre
a Orice literă sau cifră sau nimic
& Numai un caracter sau un spaţiu
C Permite orice caracter, un spaţiu sau nimic
< Converteşte toate literele următoare în litere
mici
> Converteşte toate literele următoare în litere
mari
\ Inserează caracterul următor, ca şi cum ar fi
introdus
! Aliniază valoarea introdusă la dreapta
De exemplu, dacă pentru câmpul Nume folosim masca
>L<??????????????, atunci prima literă din nume va fi convertită
la literă mare, următoarele la litere mici şi nu se vor permite mai mult
de 15 caractere în acest câmp; un alt exemplu: pentru câmpul CNP, de
tip Text pe lungime de 13, masca 9999999999999 va permite doar
introducerea de cifre în poziţiile respective; alt exemplu: pentru câmpul
Buletin, masca >LL999999 va permite doar litere pe primele două
poziţii şi cifre pe următoarele şase;
Legendă (Caption) – permite specificarea unui nume atribuit
câmpului când acesta este folosit într-un raport sau un formular;9
Valoare implicită (Default Value) – valoarea care se
atribuie, automat, câmpului, când utilizatorul nu introduce nici o
valoare pentru acel câmp;
Regulă de validare (Validation Rule) – un criteriu care
trebuie îndeplinit de valoarea câmpului pentru a putea fi acceptată (v.
mai jos);
Text de validare (Validation Text) – textul care se va
afişa în bara de mesaje când valoarea introdusă în câmp nu se respectă
criteriul specificat la Regula de validare;
Obligatoriu (Required) – dacă este activată, utilizatorul nu va
putea trece de acel câmp fără să-l completeze;
Se permite lungimea zero (Allow Zero Length) – se
permit sau nu valori vide în câmpurile text sau memo;
Indexat (Indexed) – se creează sau nu un index pentru acel câmp
(v. capitolul despre indexare, mai jos).
5. La închiderea ferestrei, suntem întrebaţi dacă dorim să salvăm noul tabel şi,
dacă folosim Yes, se va afişa un dialog în care trebuie să introducem numele
noului tabel.
9
Se foloseşte mai ales când numele câmpului este „codificat“ – de exemplu, un câmp care conţine
un nume de persoană se numeşte C04. În acest caz, la crearea ulterioară a unui raport/formular sau la
afişarea conţinutului tabelului, Access va folosi, în locul lui C04, numele specificat la Legendă ca
etichetă pentru câmp.
Access 2007 – Modul A – Pagina 11
lungimea câmpului.
Ştergerea unui câmp – selectăm câmpul cu un clic pe butonul gri din
stânga numelui lui şi folosim Edit⇒Delete sau tasta Delete sau
butonul Delete Rows din bara Table Design. Dacă acel câmp
participă la vreun index, se va şterge şi acel index.
Mutarea unui câmp în altă poziţie – se face trăgând cu mouse-ul pe
verticală butonul gri aflat în stânga numelui lui, până când acesta ajunge
în poziţia dorită;10
Modificarea caracteristicilor unui câmp (tip/subtip de dată, lungime,
numărul de zecimale etc.) – folosim elementele de control din zona
Proprietăţi câmp (Field Properties).
La închiderea ferestrei de modificare a structurii, Microsoft Access 2007 ne
întreabă dacă dorim ca modificările efectuate să rămână valabile.
OBSERVAŢII
1. Sunt posibile orice modificări, cu condiţia să avem grijă la
schimbarea tipurilor de date (Microsoft Access 2007 încearcă să
convertească valorile existente la noul tip de date dar nu orice
conversie e posibilă) şi la scurtarea câmpurilor (cazuri în care,
valorile existente ar putea fi trunchiate).
2. Oricare ar fi modificările făcute, putem anula ultima operaţie folosind
Edit⇒Anulare... (Edit⇒Undo...) sau butonul dar numai
imediat după operaţia respectivă şi numai până la închiderea
ferestrei de proiectare.
5.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un câmp
La introducerea unei valori într-un câmp putem să interzicem tastarea de valori
eronate în acel câmp, impunând o regulă de validare. În general, regula de validare
constă în evaluarea unei expresii logice (a unei condiţii) impuse valorii introduse de
utilizator în câmp.
Operatorii de comparare folosiţi, de obicei, la crearea unei condiţii sunt:
= egal cu
>, < mai mare respectiv mai mic
<=, >= mai mare sau egal, respectiv mai mic sau
egal
<> diferit de
De exemplu, dacă dorim ca salariul persoanelor din tabel să fie mai mare de
5.000.000 ROL, condiţia impusă asupra câmpului Salariu va fi >5000000.
Pentru aceasta:
1. Deschidem fereastra de proiectare a tabelului.
2. Selectăm câmpul căruia vrem să-i stabilim condiţia de validare.
10
De fapt, mutarea câmpului nu afectează cu nimic tabelul deoarece, ulterior, vom putea schimba
ordinea câmpurilor în ferestre, rapoarte, formulare etc.
Access 2007 – Modul A – Pagina 14
14
Atenţie! În acest caz, la viitoarea deschidere a ferestrei Access nu va şti care a fost ordinea
iniţială.
Access 2007 – Modul A – Pagina 19
6.9. Filtre
Când lucrăm cu un tabel cu multe înregistrări, putem stabili un filtru prin care vom
obliga Microsoft Access 2007 să afişeze numai înregistrările care îndeplinesc o
anumită condiţie (de exemplu, dorim ca în tabelul afişat să apară numai înregistrările
pentru care prenumele este Nicolae).
Există mai multe tipuri de filtre:
Filtre care afişează numai înregistrările care, în câmpul curent, au valoarea
respectivă – se creează după plasarea cursorului într-un articol cu valoarea
respectivă, în acel câmp, folosind Records⇒Filter by Selection
sau butonul Filter By Selection din bara de instrumente Baza
15
de Date. În fereastră vom vedea numai înregistrările pentru care e
îndeplinită condiţia.
Filtre care afişează numai înregistrările care în câmpul curent, au alte valori
decât cea curentă – se creează după plasarea cursorului într-un articol cu
valoarea respectivă, în acel câmp, folosind Records⇒Filter
Excluding Selection.16 În fereastră vom vedea numai înregistrările
pentru care nu e îndeplinită condiţia.
Revenirea la afişarea tuturor înregistrărilor se face cu Records⇒Remove
Filter/Sorts sau cu butonul Eliminare filtru (Remove Filter) din
aceeaşi bară de instrumente.
Exemple: Să se creeze un filtru pe câmpul Nume, apoi un
filtru care să afişeze numai pe cei născuţi în alte luni
decât octombrie.
Cheia unui tabel reprezintă un ansamblu minim de câmpuri care identifică în mod
unic o înregistrare din tabel.
Ea poate fi formată dintr-un singur câmp (cheie simplă) sau din mai multe câmpuri
(cheie compusă).
La un moment dat, într-un tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea că pot
identifica în mod unic o înregistrare, acestea numindu-se chei candidate. Dintre
acestea putem alege o cheie care se foloseşte efectiv, ea fiind numită cheie primară.
În Microsoft Access 2007 se pot crea două tipuri principale de indecşi:
un index cheie primară – este unic la nivelul fiecărui tabel şi nu permite
existenţa de valori duplicate sau valori nule în câmpul pe care a fost creat;
unul sau mai mulţi indecşi normali. La rândul lor, aceştia pot fi de două
subtipuri:
• Da (cu dubluri) – permit existenţa valorilor duplicate în
câmpul respectiv;
• Da (fără dubluri) – nu pot exista două înregistrări cu aceeaşi
valoare sau valori nule pentru câmpul respectiv.
18
În acest caz, la închiderea ferestrei Access face aceeaşi verificare ca la indexul cheie primară.
Access 2007 – Modul A – Pagina 22
9. INTEROGĂRI
O interogare este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul
sau mai multe tabele a înregistrărilor care satisfac anumite criterii.20 După crearea
interogării, ea poate fi executată ori de câte ori este nevoie, obţinând ca rezultat doar
câmpurile dorite şi/sau înregistrările care satisfac o anumită condiţie.
OBSERVAŢII
1. Dacă la interogare participă două sau mai multe tabele, în
listele ascunse de la Câmp Acces va prefixa numele fiecărui câmp cu
numele tabelului din care provine câmpul respectiv (de exemplu,
personal.funcţia înseamnă că se va afişa câmpul Funcţia din
tabelul PERSONAL iar functii.funcţia înseamnă că se va afişa
câmpul Funcţia din tabelul FUNCŢII).
2. Numele tabelului din care provine fiecare câmp este afişat pe
linia Tabel (Table).
3. Ordinea în care sunt alese câmpurile are importanţă, în sensul
că va fi ordinea în care vor fi afişate câmpurile în rezultatul
interogării. Dacă actuala ordine nu e cea dorită, putem muta
câmpurile ca pe orice coloană dintr-o fereastră de date.
Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date.
9.1.2. Testarea interogării
Se recomandă ca de oricâte ori facem o modificare asupra unei interogări să
verificăm dacă rezultatele sunt cele dorite.
Pentru aceasta putem folosi Query⇒Run sau butonul Run din bara de
instrumente. Se va afişa o fereastră cu rezultatul interogării.
Revenirea la fereastra de proiectare se face cu View⇒Design View sau cu
butonul Vizualizare (View) din bara de instrumente.
OBSERVAŢIE
Se va evita, după testare, închiderea ferestrei cu rezultate, operaţie care ne
va întoarce la fereastra principală a bazei de date.
21
Dacă, ulterior, vrem să mai adăugăm un tabel la interogare putem face acest lucru cu
Query⇒Show table sau cu butonul Show table după care, din dialogul afişat, alegem
tabelul dorit. De asemenea, dacă un tabel devine inutil într-o interogare, îl putem elimina selectându-l
din subfereastra superioară şi folosind Query⇒Remove Table sau tasta Delete.
Access 2007 – Modul A – Pagina 25
specificată.
Exemplu: >2 sub câmpul Funcţia îi va extrage
numai pe cei care au funcţia cel puţin egală cu 3.
<= valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care
câmpul are o valoare cel puţin egală cu cea
specificată.
>= valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care
câmpul are o valoare cel mult egală valoarea
specificată.
<> valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care
câmpul nu are valoarea specificată.
Exemplu: <>2 sub câmpul Funcţia îi va
extrage numai pe cei care nu au funcţia 2.
IN (val_1;val_2;...) Rezultatul va conţine numai articolele pentru care
câmpul are una din valorile specificate în listă.
Exemplu: IN("popescu";"ionescu") sub
câmpul Nume îi va extrage numai pe cei care se
numesc popescu sau ionescu.
BETWEEN val_min AND Rezultatul va conţine numai articolele pentru care
val_max
câmpul are valoarea specificată.
Exemplu: BETWEEN 400 AND 650 sub
câmpul Salariu îi va extrage numai pe cei care
au salariul între aceste valori (inclusiv).
NOT valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care
câmpul nu are valoarea specificată (în acest caz,
operatorul este echivalent cu <>).
El este mai des folosit pentru a nega operatorii IN
şi BETWEEN, de exemplu:
NOT IN ("george";"vasile")
sub câmpul Prenume va extrage pe cei la
care prenumele nu e george sau
vasile;
NOT BETWEEN 200 AND 375 sub
câmpul Salariu îi va extrage pe cei la
care salariul este mai mic de 200 sau mai
mare de 375.
NOT NULL sau IS NOT Rezultatul va conţine numai articolele pentru care
NULL câmpul sub care se află operatorul nu este gol.22
NULL sau IS NULL Rezultatul va conţine numai articolele pentru care
câmpul sub care se află operatorul este gol.
Pentru a introduce un criteriu de selectare avem două posibilităţi:
22
Atenţie! Un câmp de tip Text nu este considerat gol dacă conţine numai spaţii iar un câmp
numeric nu este gol dacă conţine valoarea 0.
Access 2007 – Modul A – Pagina 27
23
De fapt, echivalent cu IN("Popescu";"Ionescu).
24
De fapt, echivalent cu <>"Nicolae".
Access 2007 – Modul A – Pagina 28
25
Datele calendaristice vor fi afişate, ulterior, la Criteria, între caractere diez (#).
Access 2007 – Modul A – Pagina 29
10. FORMULARE
Formularele reprezintă interfaţa
principală între utilizator şi o bază de
date Access 2007. Ele sunt obiecte
componente ale bazei de date care
permit introducerea şi modificarea
datelor într-o manieră mai atractivă
decât modul de afişare Datasheet View, discutat mai sus.
10.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul să aibă acces numai
la anumite înregistrări
Prin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la
toate înregistrările din tabelele selectate.
Dacă dorim să creăm un formular prin care să avem acces numai la anumite
înregistrări, trebuie să parcurgem doi paşi majori:
1. Crearea unei interogări prin care să impunem condiţiile de selectare
respective a înregistrărilor, eventual câmpurile dorite şi ordinea de selectare a
înregistrărilor.
2. Crearea formularului – se procedează ca mai sus, singura diferenţă fiind că la
pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin înregistrările, ci interogarea
respectivă.
Exemplu: Să se creeze un formular la care utilizatorul
să aibă acces numai la persoanele cu studiile DA (-1).
11. RAPOARTE
Un raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul
sau mai multe tabele, în general în scopul listării.
Ca şi la interogări şi la formulare, pentru crearea şi gestionarea rapoartelor există
butonul Rapoarte (Reports) în fereastra bazei de date care determină afişarea
unei liste cu rapoartele existente în baza de date.
din bara de
instrumente. Access
2007 va deschide
fereastra
Constructorului de
rapoarte, în care vom
putea efectua
modificările dorite. În
plus, se va afişa şi bara
de instrumente
Toolbox.
26
În cazul tabelelor şi formularelor, pentru a folosi Page Setup, trebuie să deschidem întâi
obiectul.
Access 2007 – Modul A – Pagina 40
Cuprins
1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE.............................1
1.1. Noţiunea de SGBD.............................................................................1
2. ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007..........................2
3. PRIMII PAŞI ÎN LUCRUL CU BAZELE DE DATE...................................2
3.1. Deschiderea şi închiderea aplicaţiei Microsoft Access 2007............2
3.1.1. Deschiderea aplicaţiei.......................................................................................2
3.1.2. Închiderea aplicaţiei..........................................................................................3
3.2. Crearea unei baze de date................................................................3
3.3. Închiderea unei baze de date.............................................................3
3.4. Deschiderea unei baze de date Access 2007.....................................3
4. INTERFAŢA CU UTILIZATORUL.......................................................4
4.1. Funcţia Help......................................................................................4
4.2. Bara de instrumente Acces Rapid......................................................5
5. TABELE......................................................................................5
5.1. Tipuri de date în Microsoft Access 2007...........................................6
5.2. Crearea unui tabel.............................................................................8
5.3. Adăugarea, modificarea şi ştergerea înregistrărilor dintr-un tabel
................................................................................................................11
5.4. Modificarea structurii unui tabel....................................................12
5.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un câmp.............................................13
5.5. Ştergerea unui tabel din baza de date.............................................14
6. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE.....................15
6.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor şi liniilor.............................15
6.2. Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor...................................15
6.3. Blocarea unui câmp pe ecran..........................................................16
6.4. Ascunderea şi reafişarea câmpurilor..............................................16
6.5. Liniile de grilă şi culoarea de fond.................................................16
6.6. Modificarea parametrilor de font pentru câmpurile din fereastră..17
6.7. Sortarea înregistrărilor din tabel....................................................17
6.8. Căutarea unei valori într-un tabel...................................................18
6.9. Filtre................................................................................................19
7. INDEXAREA UNUI TABEL.............................................................19
7.1. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index cheie primară.........20
7.2. Crearea, modificarea şi ştergerea unui index normal....................21
8. RELAŢII ÎNTRE TABELELE DINTR-O BAZĂ DE DATE.........................21
8.1. Crearea, modificarea şi ştergerea unei relaţii între tabele.............22
Access 2007 – Modul A – Pagina 42
9. INTEROGĂRI..............................................................................23
9.1. Crearea unei interogări..................................................................23
9.1.1. Specificarea câmpurilor care vor apărea în rezultatul interogării...................24
9.1.2. Testarea interogării.........................................................................................24
9.1.3. Ordonarea rezultatelor după unul sau mai multe criterii................................25
9.1.4. Ascunderea/reafişarea unor câmpuri din rezultat...........................................25
9.1.5. Specificarea înregistrărilor care vor apărea în rezultatul interogării..............25
9.1.6. Specificarea criteriilor pentru mai multe câmpuri..........................................28
9.2. Salvarea interogării.........................................................................28
9.3. Modificarea unei interogări............................................................29
9.3.1. Ştergerea unor câmpuri din interogare...........................................................29
9.3.2. Adăugarea unor câmpuri la o interogare........................................................29
9.4. Executarea unei interogări..............................................................29
9.5. Ştergerea unei interogări.................................................................29
10. FORMULARE...........................................................................29
10.1. Crearea unui formular...................................................................29
10.2. Utilizarea unui formular................................................................30
10.3. Adăugarea şi modificarea textului din antetul sau subsolul
formularului............................................................................................31
10.4. Introducerea unei imagini într-un formular..................................32
10.5. Modificarea unui formular............................................................32
10.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul să aibă acces numai
la anumite înregistrări............................................................................33
10.7. Ştergerea unui formular................................................................33
11. RAPOARTE..............................................................................33
11.1. Crearea unui raport.......................................................................33
11.2. Modificarea unui raport................................................................36
11.3. Adăugarea şi modificarea textului din antetul sau subsolul
raportului................................................................................................37
11.4. Introducerea unei imagini într-un raport......................................37
11.5. Gruparea înregistrărilor după anumite câmpuri..........................38
11.6. Crearea unui raport în care să se afişeze numai anumite
înregistrări..............................................................................................38
11.7. Ştergerea unui raport....................................................................38
12. TIPĂRIREA CONŢINUTULUI PENTRU UN TABEL/FORMULAR/REPORT/ O
INTEROGARE.................................................................................39
12.1.1. Previzualizarea conţinutului.........................................................................39
12.1.2. Tipărirea propriu-zisă...................................................................................39