A. LATAR BELAKANG
Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan akreditasi
FKTP adalah sistem pendokumentasian dokumen. Pengaturan sistem dokumentasi
dalam satu dalam proses implementasi akreditasi FKTP dianggap penting karena
dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program
dan kegiatan, serta bagian dari salah satu persyaratan Akreditasi FKTP. Dengan adanya
sistem dokumentasi yang baik khususnya di Puskesmas Kibin diharapkan fungsi-fungsi
setiap personil maupun bagian-bagian dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan
perencanaan bersama dalam upaya mewujudkan kinerja yang optimal. Dokumen yang
dimaksud dalam Tata Naskah ini secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu
dokumen internal dan eksternal. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan
membakukan sistem manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan. Regulasi
internal tersebut berupa Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan
dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman
(regulasi) eksternal yang berlaku.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Pedoman ini dimaksudkan agar semua Pelaksana UPT Puskesmas Kibin Kecamatan
Kibin memiliki acuan dalam melakukan standarisasi dokumen terkait akreditasi UPT
Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin.
2. Tujuan
a. Tersedianya pedoman bagi Kepala UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin
dalam menyusun dokumen-dokumen yang dipersyaratkan dalam standar
akreditasi.
b. Tersedianya pedoman bagi seluruh Staf/Karyawan Puskesmas Kibin dalam
upaya menyusun dokumen terkait peningkatan mutu UPT Puskesmas Kibin
Kecamatan Kibin
c. Tersedianya pedoman bagi Surveior dalam melakukan penilaian Akreditasi UPT
Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin
1. Dokumen Internal
Dokumen internal yang disusun dan ditetapkan oleh kepala UPT Puskesmas Kibin
Kecamatan Kibin demi terselenggaranya sistem penyelenggaraan pelayanan upaya
kesehatan perorangan, dan sistem penyelenggaraan peayanan upaya kesehatan
masyarakat yang optimal diantaranya dokumen internal yang berdasarkan pada peraturan
perundang-undangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden,
Peraturan Daerah, Peratutan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman
teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan, Kementrian
Dalam Negeri, Dinas Kesehtan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kbupaten/Kota.
2. Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal yang dijadikan acuan bagi UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin
dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan perorangan serta
penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat berdasarkan pada peraturan perundang-
undangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan
Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang
berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan, Kementrian Dalam Negeri,
Dinas Kesehtan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kbupaten/Kota. Dan seluruh dokumen
tersebut berada di UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin.
A. SURAT KEPUTUSAN/SK
1. Latar Belakang
Surat keputusan merupakan surat yang berisi keputusan yang dbuat oleh
pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan
organisasi atau lembaga tersebuat yang mengikat secara hukum bagi subjek-subjek
hukum terkait yang bersifat individual dan konkret atau berisi penetapan
administratif. Hal-hal yang perlu diatur dengan surat keputusan karena biasanya
bersifat penting dan sangat menentukan kebijakan atau kegiatan puskesmas. Surat
keputusan hanya boleh dikeluarkan dan dibuat oleh pejabat yang berhak membuat
dan mengeluarkannya. Suatu perubahan terhadap isi yang telah ditetapkan dalam
surat keputusan yang lain, tidak dapat dirubah dengan surat biasa.
Surat kepuusan berisi pernyataan yang mengikat semua pihak yang terlibat dan
kedudukan surat keputusan terletak ditingkat teratas. Bila kita bandingkan dengan
surat yang lainnya, surat keputusan pun harus ditandatangani oleh pejabat tertentu
atau pimpinan tertinggi organisasi. Asal 100 UU No. 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan menyatakan :”Semua Keputusan
Presiden, Keputusan Menteri, Keputusan Gubernur, Keputusan Bupati/Walikota, atau
Keputusan Pejabat lainnya sebagaimana dimaksud dalam pasal 97 yang bersifat
mengatur, yang sudah ada sebelum Undang-undang ini berlaku, harus dimaknai
sebagai peraturan, sepanjang tidak bertentangan dengan Undang-undang ini. Karena
bersifat mengatur maka tata cara penyusunannya harus dibuat dengan benar dan
bertanggung jawab, agar fungsi surat Keputusan dapat berjalan sesuai dengan aturan
perundang-undangan yang berlaku. Dengan demikian bilamana SK bertentangan
dengan aturan perundangan yang berlaku maka demi hukum SK tidak sah dan batal.
b) Margin
Batas pengetikan (margin pengetikan) diatur sebagai berikut :
Tepi atas : 1.5 cm
Tepi bawah : 1.5 cm
Tepi kanan : 2 cm
Tepi kiri : 3 cm (sudah termasuk untuk penjilidan)
Gutter : 0 cm
Gutter Position : Left
8) Jenis Huruf
Surat Keputusa diketik dengan huruf standar (Times New Roman) dan ukuran
(font size) yang sama untuk yaitu font size 12. Dan untuk judul font size 12,
kecuali untuk catatan kaki font size 10. Huruf miring tidak diperkenankan
kecuali untuk istilah asing. Surat Keputusan diketik dengan komputer
memakai program olah kata. Misalnya microsoft word. Dan diketik dengan
tinta hitam pekat.
9) Spasi
Jarak antara baris yang satu dengan baris spasi yang lain untuk isi 1,5 spasi.
Sedangkan untuk judul jarak antar baris menggunakan 2 spasi (double).
b. Konsideran
Konsidern meliputi :
a. Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatan keputusan
b. Huruf awal kata “Menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan
tanda baca titik dua (:), dan diletakan dibagian kiri.
D. MANUAL MUTU
1. Definisi
Manual Mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten kedalam
maupun keluar tentang sistem manajemen mutu.
2. Sistematika Penulisan
d. Isi
Isi dari Manual Mutu UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin berisi tentang :
1) Bab I Pendahuluan
A. Latar Belakang
1. Profil UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin
2. Kebijakan Mutu UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin
3. Proses Pelayanan UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
D. Landasan Hukum dan Acuan
E. Istilah dan Definisi
2) Bab II Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan
A. Persyaratan Umum
B. Pengendalian Dokumen
C. Pengendalian Rekaman
3) Bab III Tanggung Jawab Manajemen
b. Huruf
Manual Mutu diketik dengan huruf standar (Times New Roman) dan ukuran (font
size) yang sama yaitu font size 12. Kecuali untuk judul font size 14, kecuali untuk
catatan kaki font size 10. Huruf miring tidak diperkenankan kecuali untuk istilah
asing. Manual Mutu diketik dengan komputer memakai program olah kata,
misalnya microsoft word, dan diketik dengan tinta hitam pekat.
c. Spasi
Jarak antar baris yang satu dengan baris spasi yang lain untu isi 1,5 spasi,
sedangkan untuk judul jarak antar baris menggunakan 2 spasi (double).
d. Margin
Batas pengetikan (margin pengetikan diatur sebagai berikut :
1) Tepi atas : 3 cm
d. Margin
Batas pengetikan (margin pengetikan diatur sebagai berikut :
1) Tepi atas : 3 cm
2) Tepi bawah : 3 cm
3) Tepi kanan : 3 cm
4) Tepi kiri : 4 cm ( sudah termasuk untuk penjilidan)
4. PETUNJUK PENULISAN
a. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih
terkait upaya/kegiatan.
b. Latar Belakang
Latar Belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mmengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan Umun dan Tujuan Khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/Kegiatan. Tujuan Umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
d. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang
harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/Kegiatan. Oleh karena itu
antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
e. Cara Melaksanakan Kegiatan
Cara melaksankan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok
dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim,
melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain
f. Sasaran
Sasaran Program adalah target pertahun yang spesifik dan trukur untuk mencapai
tujuan-tujuan upaya/kegaitan. Sasaran Program/kegiatan menunjukan hasil antara
yang diperlukan untuk merealisir hal-hal sebagai berikut :
c. Format SOP
1) Tata Cara Penulisan
a) Kertas
Ditulis dikertas ukuran F4 atau 215 x 330 mm. (70 gram/80gram)
b) Ukuran Kertas :
Top : 1 cm
Left : 3,5 cm
Bottom : 3 cm
Right : 2 cm
Gutter : 0 cm
Gutter Position : Left
c) Jenis Huruf
SOP diketik dengan huruf standar (Times New Roman) dan ukuran (font
size) yang sama yaitu font size 12. Kecuali untuk judul font size 12,
kecuali untuk catatan kaki font size 10. Huruf miring tidak diperkenankan
kecuali untuk istilah asing. SOP diketik dengan komputer memakai
program olah kata, misalnya microsoft word, dan diketik dengan tinta
hitam pekat.
d) Line Spacing
Jarak antar baris yang satu dengan baris spasi yang lain untuk isi 1,5 spasi,
sedangkan untuk judul jarak anatr baris menggunkan 2 spasi (double).
2) Kop Heading /SOP
a) Logo
Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten Serang, dan Logo
Puskesmas.
b) Kotak Heading
1) Heading hanya dicetak halaman pertama.
Akhir Kegiatan :
Simbol Keputusan :
Penghubung
Dokumen
d. Evaluasi SOP
Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.
1. Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai
tingkat kepatuhanterhadap langkah-langkah SOP. Untuk evaluasi ini dapat
dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list :
a. Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara
konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk
diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (checkmark).
b. Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk
mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
c. Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
d. Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah pelaksanaan dan
memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP itu sendiri.
e. Langkah-langkah menyusun daftar tilik:
Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan identifikasi
prosedur yang membutuhkan Daftar tilik untuk mempermudah
pelaksanaan dan monitoringnya.
1) Gambaran flow-chart dari prosedur tersebut,
2) Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
3) Susun urutan kerja yang harus dilakukan
4) Masukan dalam daftar tilik sesuai dengan fotmat tertentu,
5) Lakukan uji-coba,
Σ Ya + Tidak
3 SPASI
3 SPASI
MEMUTUSKAN
3 SPASI
3 SPASI
PERTAMA : Petugas Pelaksana Pengelola Program BOK di UPT Puskesmas Kibin
Kecamatan Kibin sebagaimana dimaksud pada Diktum Pertama adalah
sebagai berikut :
3 SPASI
KEDUA : Kepada yang bersangkutan diberi kewajiban dan pelimpahan wewenang
untuk melaksanakan kegiatan Pengelola Program Bantuan oprasional
kegiatan sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku di Puskesmas
Kibin. 3 SPASI
KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan oleh kepala upt puskesmas
kibin kecamatan kibin dan tetap berlaku meskipun terjadi pergantian kepala
Pada diktum yang terakhir upt puskesmas kibin kecamatan kibin. Apabila dikemudian hari terjadi
wajib dicantumkan hal berikut perubahan dan atau terdapat kekeliruan dalam keputusan ini diadakan
pebaikan/perubahan sebagaimana mestinya.
4,5 SPASI
DITETAPKAN DI KIBIN
PADA TANGGAL : 2 JANUARI 2019
KEPALA UPT PUSKESMAS KIBIN
KECAMATAN KIBIN
Paraf KA
tata
usaha
6 SPASI
No. : …../KAPUS/SOP/
Dokumen VI/2017
No. Revisi : 00
SOP
Tgl. Terbit : 1/01/2018
Halaman : 1/2
UPTD
1. Pengertian Register pasien adalah catatan yang berisi data kunjungan pasien,
meliputi tanggal kunjungan, nama pasien, jenis kelamin, umur, nomor
rekam medis, kartu Askes, kartu BPJS, tempat tinggal
Mengisi Register pasien adalah proses memasukan data pasien meliputi
Nama, Kartu keluarga Umur, Jenis Kelamin, Alamat, Politujuan, Nomor
Rekam medis, Jenis Pembayaran pada buku register.
UPT PUSKESMAS KIBIN KECAMATAN KIBIN
44
2. Tujuan Sebagai acuan petugas dalam pengisian buku register Untuk mengetahui data
kunjungan pasien yang berkunjung setiap hari di Puskesmas
NO:…./KAPUS/SK/VI/2017
Petugasmenany
PetugasmenulisJenis Petugasmenanyakanapak Petugasmenulispolit
akanPolitujuan
pasienumumatau ahpunyakartuAsuransi ujuanpasienpadakolo
pasien
BPJS di buku (BPJS, Askes, m yang tersedia di
register Jamkesda) buku register
No Tidak
Langkah Kegiatan Ya Tidak
Berlaku
1 Apakah Petugas menyiapkan buku register?
CR: ……………%.
Serang,………………………
Pelaksana / Audit
KATA PENGANTAR
drg.Wilsa Chitrayuni
NIP.19770623 200604 2 022
HALAMAN
JUDUL ........................................................................................................
KATA PENGANTAR......................................................................................................
DAFTAR ISI ....................................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN .................................................................................................
BAB II LATAR
BELAKANG .........................................................................................
a. LATAR
BELAKANG ................................................................................................
b. TUJUAN ....................................................................................................................
.
1. TUJUAN
UMUM .................................................................................................
2. TUJUAN KHUSUS .............................................................................................
BAB
III ............................................................................................................................
DST ..................................................................................................................................
A. Latar Belakang
Dasar hukum dari kelas ibu hamil ini adalah Permenkes RI Nomor 97 Tahun 2014
tentang Pelayanan Kesehatan Masa Sebelum Hamil, Persalinan, dan Masa Sesudah
Melahirkann, Penyelenggaraan Pelayanan Kontrasepsi, Serta Pelayanan Kesehatan
Seksual, Permenkes RI Nomor 97 Tahun 2014 tentang Puskesmas. Selain itu terdapat
beberapa keuntungan Kelas Ibu Hamil adalah :
1. Materi diberikan secara menyeluruh dan terencana sesuai dengan pedoman kelas ibu
hamil yang memuat mengenai kehamilan , perawatan kehamilan, persalinan,
perawatan nifa, perawatan bayi baru lahir, mitos, penyakit menular seksual dan akte
kelahiran.
2. Penyampaian materi lebih komprehensif karena adanya petugas sebelum penyajian
materi.
3. Dapat mendatangkan tenaga ahli untuk memberikan penjelasan mengenai topik
tertentu.
4. Waktu pembahasan materi lebih efektif karena pola penyajian materi terstruktur
dengan baik.
5. Ada interaksi antara petugas kesehatan dengan ibu hamil pada saat pemabahasan
materi dilaksanakan.
6. Dilaksanakan secara berkala dan berkesinambungan
7. Dilakukan evaluasi terhadap petugas Kesehatan dan ibu hamil dalam memberikan
penyajian materi sehingga dapat meningkatkan kualitas sistem pembelajaran.
B. Tujuan
1. Tujuan Umum
A. Kegiatan Pokok
1. Kebutuhan dalam masyarakat/ditempat, memilih materi yang dibutuhkan
2. Pertemuan persiapan
3. Bentuk Tim
4. Sosialisasi Kelas Ibu Hamil kepada Masyarakat
5. Persiapan
6. Pelaksanaan Kelas Ibu Hamil
7. Peloparan
8. Monitoring
9. Evaluasi
B. Rincian Kegiatan
N KEGIATAN POKOK RINCIAN KEGIATAN
O
Kebutuhan dalam Melakukan analisa kebutuhan sebelum
masyarakat/ditempat, melaksanakan kelas ibu bertujuan untuk
1 memilih materi yang mengetahui kebutuhan apa yang diperlukan
dibutuhkan untuk menunjang kelancaran dan kebersihan
pelaksanaan kegiatan kelas ibu hamil
Pertemuan persiapan ini diisi dengan
sosialisasi kelas ibu hamil pada tokoh agama,
tokoh masyarakat dan stakeholder sebelum
kelas ibu hamil dilaksanakan sangat penting.
Demikian Kerangka Acuan ini dibuat untuk kegiatan kelas Ibu Hamil di UPT Puskesmas
Kibin Kecamatan Kibin.
Kibin , 2019
Mengetahui ,
Kepala UPT Puskesmas Kibin Penanggung Jawab Kegiatan
Kecamatan Kibin
Demikian yang dapat kami paparkan mengenai Pedoman Tata Naskah Dokumen UPT
Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin yang menjadi pokok bahasan dalam pedoman Tata
Naskah Dokumen UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin ini, dan tentunya masih banyak
kekurangan dan kelemahannya, karena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau
referensi yang ada hubungannya dengan Pedoman Tata Naskah Dokumen UPT Puskesmas
Kibin Kecamatan Kibin ini.
Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman memberikan kritik dan saran
yang membangun kepada penulis demi sempurnanya Pedoman Tata Naskah Dokumen UPT
Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin ini dan penulis Pedoman Tata Naskah Dokumen UPT
Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin di kesempatan-kesempatan berikutnya. Semoga
Pedoman Tata Naskah Dokumen UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin ini berguna bagi
penulis pada khususnya juga para pembaca yang budiman pada umumnya.
Demikian Pedoman Tata Naskah Dokumen UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin
ini dibuat untuk kegiatan dokumentasi UPT Puskesmas Kibin Kecamatan Kibin.
Kibin , 2019
Mengetahui ,
Kepala UPT Puskesmas Kibin Penanggung Jawab Kegiatan
Kecamatan Kibin