ESCRITORIO DE VENTAS.................................................................................................................... 2
COTIZACION ......................................................................................................................................... 6
NVENTA Nota de Venta ....................................................................................................................... 11
GDESPACHO Guías de Despachos ...................................................................................................... 14
FACTURA Facturas.............................................................................................................................. 18
Pago Documentos .................................................................................................................................. 22
Depósitos de Documentos ...................................................................................................................... 27
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#K ESCRITORIO DE VENTAS
En esta opción estarán reunidas todas las operaciones cotidianas que son ejecutadas por el responsable de
Ventas.
COTIZACION
NVENTA
GDESPACHO
FACTURA
NCREDITO
El proceso parte con la cotización y cada documento que lo sigue internamente recuerda cual fue
su antecesor y las cantidades involucradas cuando procede.
Casos especiales:
FACTURA
GDESPACHO
# MenuDocumentosVentas
K Ven - Menú Documentos de Ventas
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El procedimiento para ir encadenando los documentos es ir rescatando el documento anterior desde el
menú de selección, como indica la figura.
Un documento de venta, a medida que pasa por la secuencia respectiva, COTIZACION, NVENTA, etc.
Va grabando en el campo correspondiente el documento de referencia.
Si la referencia es GDESPACHO, se llena campo “Guías” con el número del documento traído. Puede
traer más de un documento. Separado con coma (,).
Si la referencia es FACTURA, se llena campo “Factura” con el número del documento traído. Solo un
número de factura.
Si la documentación pasa por toda la secuencia, la factura, último documento de la secuencia, termina con
el campo cotización, campo notas de ventas y campo guías de despachos con los números de los
documentos de referencias. Si es una nota de crédito, su referencia aparecerá en el campo Factura.
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Una factura puede pinchar directamente la nota de venta. Y puede darse el caso que posterior a la factura,
se emiten las guías de despachos, tomando como referencia la factura.
Validación:
Si es GDESPACHO y campo nventa (npedido) está vacío y campo cotización es distinto de cero, toma la
mercadería desde la cotización.
Si es FACTURA y campo nventa (npedido), guías están vacíos y campo cotización es distinto de cero,
recoge mercadería desde la cotización.
Si es GDESPACHO y campo nventa tiene información, toma la mercadería desde nventa. Va rebajando
hasta completar nvnta. Luego queda despachada.
Si es FACTURA y campo nventa tiene información y campo guía está vacío, toma mercadería desde
nventa.
Si es FACTURA y campo nventa está vacío y campo guías tiene información, la factura toma toda la
mercadería de las guías. La guía queda despachada. (Facturada).
Si es GDESPACHO y el campo factura tiene información, procede a rebajar mercadería desde la factura.
Hasta completarla.
Si es NCREDITO y el campo guías tiene información, procede a devolver la mercadería desde la nota de
crédito a las guías. Si el campo guías está vacío y el campo nventa tiene información, procede a devolver
mercadería a las notas de ventas.
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#K COTIZACION Cotizaciones
La venta, por lo general, comienza con una Cotización. También está contemplado el ingreso directo de
una factura o guía de despacho. Ver documento correspondiente.
Pinchando “Muestra documentos pendientes” despliega las cotizaciones que aun no han sido cursadas
(de todos los meses).
# cotizacion
K Ven – Ingreso de Cotizaciones
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Para ubicar el cliente se ordena por Rut o
Nombre de empresa.
Estos datos fueron ingresados en “Condiciones del Cliente en la empresa”. Ver Ingreso de Clientes.
Se completa con “Validez”, “Entrega” y “Puesto en”.
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Al traer los artículos desde la base, se traen con “precio unitario”, “unidad de medida” y “cuenta
contable”.
Si la cotización es aceptada por el cliente, posteriormente se puede generar nota de venta, guías de
despachos y/o facturas desde la misma cotización. Es por eso que es recomendable completar la cotización
con el máximo de información con tal de no ingresar los detalles nuevamente en los futuros documentos.
Ejemplo:
Si “Muestra campos de gastos” está encendido, se puede cambiar la cuenta, el centro de costo y el ítem
de gastos. (Siempre y cuando la cuenta contable “ventas” este asociada a centro de costo e ítem de gasto).
Si “Indica bodega x línea” está encendido, se puede indicar desde que bodega se despachará la
mercadería. Línea x línea.
Si “Muestra campos de artículos” está encendido, se muestra columna “artículo” para ingresar el código.
Si no solo se ingresa descripción.
Estos indicadores se definen en “Parámetros de gestión”. También se puede definir que despliegue
columna de “descuentos”, “medida”, “fecha de entrega”. (Ver Parámetros de Gestión).
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En cualquier momento, mientras se confecciona la cotización, se puede totalizar.
Se muestra el siguiente detalle de totales.
Se podrá aplicar un porcentaje de descuento al total que sumó desde las líneas de detalle.
Internamente la cotización almacena los precios de costos de cada producto para calcular el margen de
utilidad.
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Presionado botón “Formulario” se imprime
formulario de cotización.
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#K NVENTA Nota de Venta
El cliente envió una Orden de compra y procedemos a confeccionar Nota de Venta.
Pinchando “Muestra documentos pendientes” muestra notas de ventas de todos los meses que aun están
pendiente de despacho.
# nventa
K Ven – Ingreso de Notas de Ventas
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Se traen los datos del cliente recién seleccionado.
Se puede generar Nota de Venta directamente, sin cotización, para lo cual se procederá a digitar y
completar la información. “Orden de Compra” si existe y “Cotización” si existe.
Si existe Cotización, después de ingresar Rut del cliente, se va a “Buscar Documento Referencia”
Ahora el campo cotización se llenó con el valor 4. Que es el número de la cotización de referencia. (Este
campo no debe modificarse, o si no pierde la referencia)
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Los productos y su detalle se rescataron tal cual. Con las bodegas, los campos de gastos y precio unitario.
Incluso las observaciones.
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#K GDESPACHO Guías de Despachos
Según plan de despacho se procede a confeccionar guías de despachos.
Pinchando “Muestra documentos pendientes” muestra Guías de Despachos de todos los meses que aun
están pendiente de facturación.
# gdespacho
K Ven – Ingreso de Guías de Despachos
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En pantalla están los datos comerciales del cliente.
Se puede generar Guías de Despachos directamente, sin Nota de Venta, para lo cual se procederá a digitar
y completar la información. “Orden de Compra”, “Cotización”, “N Ventas” si existen.
Algunas empresas trabajan con Notas de Pedido y otras con Notas de Ventas. Aquí se ofrecen las dos
posibilidades
El campo Nota de Venta tiene el valor 3. (Este campo no debe modificarse. O si no pierde la relación).
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Los valores se traen tal cual. Con las bodegas por línea, cuentas, precios y observaciones.
Se despachará primero ARTEFACTO y CUBIERTA, por lo tanto eliminaremos las otras dos
líneas. (Las dos últimas). Pinchamos la línea y presiona botón Elimina línea.
Queda
Luego ingresamos la guía 4, siguiendo el mismo procedimiento, buscamos el cliente, luego “Busca
Documento referencia”: pinchamos NVENTA, y debe aparecer la nota de venta número 3. (Tiene
mercadería pendiente de despacho). La pinchamos y trae los dos restantes artículos.
El campo Nota de Venta tiene el valor 4. (Este campo no debe modificarse. O si no pierde la relación).
Como ejercicio, se recomienda generar otra guía, pinchar el mismo cliente, ir buscar “Buscar Documento
Referencia”, pinchamos NVENTA y creemos en el proceso al no aparece la Nota de venta número 3. Ya
está procesada.
El formulario que se imprime es el siguiente. Los campos fueron definidos según el formato de la guía de
despacho. (Ver “Define Formato en impresora)
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Recordemos que las guías siempre Rebaja Mercadería desde la respectiva Bodega. Ver “Stock en Bodega”
para seguir un ejemplo de cómo se actualiza stock.
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#K FACTURA Facturas
Se procede a confeccionar facturas. Las facturas están asociadas a Guías de Despachos. Pero también se
pueden generar Facturas directamente desde la Nota de Ventas. Incluso directamente desde la cotización.
(Y también “solitarias”, sin referencia).
Una factura se asocia a una guía completa. Si es común que una factura se asocie a varias guías de
despachos. Nota: es factible de facturar parte de la mercadería y dejar la guía pendiente de facturación,
pero en la práctica no tiene sentido.
Pinchando “Muestra documentos impagos” muestra Facturas de todos los meses que aun están
pendiente de pago.
# facturaventa
K Ven – Ingreso de Facturas de Ventas
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Se traen los datos del cliente recién seleccionado.
Se puede emitir Facturas directamente, sin Guías de Despachos, para lo cual se procederá a digitar y
completar la información. Ambas posibilidades están contempladas.
Si existe GDESPACHO , después de ingresar Rut del cliente, se va a “Buscar Documento Referencia”
Pinchamos ambas.
El campo Guías se llena con el valor “3,4”. No modificar dicho valores. Sirven para efectuar la relación.
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Los valores se traen tal cual. Con las bodegas por línea, cuentas, precios y observaciones.
Regla:
- Si en el campo Guías hay un valor, es decir, hay una guía de referencia, la factura no rebaja
inventario ‘N’, ya lo hizo la guía.
Esa validación se efectúa al momento de almacenar la factura. Aunque se intente modificar el valor, por
ejemplo poner ‘S’ cuando hay una guía de referencia, se cambia ‘N’ al almacenar. Nota, lo contrario no es
consecuente. Si no hay valor en el campo Guía, el usuario puede poner ‘S’ o ‘N’. Puede facturar y después
enviar la Guía de Despacho. Ese es un caso.
Si en los parámetros se indica que proceda a centralizar de inmediato. (Ver Parámetros de Gestión), se
genera comprobante contable de centralización.
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La factura queda marcada con el número del comprobante contable (Campo “Procesado”) como Factura
centralizada. Luego no se podrá modificar.
Descuento
A veces es usual aplicar un descuento al cliente. Si se aplica descuento en la línea de detalle, no hay
problema porque el total neto de la factura es la suma de cada línea ya con el descuento aplicado.
Pero a veces se aplica un descuento al total de la factura. Para centralizar la factura a contabilidad es
necesario considerar dicho descuento, ya sea en una cuenta de descuento especial, o proporcionando el
valor de cada línea de la factura.
Se define:
Si existe la cuenta Descuento de Ventas en parámetros, entonces el descuento se cargará a esa cuenta y la
factura será centralizada.
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#K Pago Documentos
Lista la etapa de generación de documentos, procedemos ahora al pago. Esta es la etapa que menos
problema le trae al usuario.
Los pagos de documento pueden ser a factura u otro documento. Si es distinto a Factura, internamente es
un Anticipo a clientes.
Al ingresar la factura, debe llevar el documento en referencia. Internamente la factura centraliza con el
saldo que queda restando el anticipo. Se recomiendo tomar el documento en referencia.
Al pinchar “Muestra documentos impagos” tenemos lista con todas las facturas impagas, existente en
esta empresa.
# Pagofacturas
K Ven – Pagos Facturas de Ventas
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Tenemos a disposición los siguientes botones para realizar pagos y consulta de Cuenta corriente.
Procedemos a pagar. Pinchamos botón “Paga Documento” y pasamos a ingresar los datos del pago.
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Una vez ingresado el detalle del pago, banco donde se depositará, número del depósito, fecha vencimiento
y monto se picha botón Genera.
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Y vuelve al escritorio, mostrando factura cancelada. “Monto Pagado” igual a monto cancelado.
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Si sobre la línea que representa el ingreso, se realiza DobleClick, se muestra el comprobante con el cual
fue pagado.
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#K Depósitos de Documentos
Esta opción corresponde a un depósito masivo de documentos.
# depositos
K Ven – Depósitos de Documentos
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Se marcan con ‘S’ en campo “Considerar” las facturas a las cuales se les realizó depósito.
En la columna de color se ajusta al valor exacto del depósito correspondiente a esa factura. Si es menor al
monto de la factura, esta se mantendrá impaga.
El despliegue queda:
Si existe diferencia entre la suma de los documentos en pantalla, campo A PAGAR, y el “Total a
depositar”, que es el mismo la SUMA pero se puede cambiar, esta se alacena en la cuenta “Diferencia
depósito” definido en parámetros. “Ver Parámetros de Gestión”.
Se presiona botón Deposita generando comprobante contable de Ingreso. Con el análisis de cada factura
pagada y el depósito en el banco.
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Impresión del comprobante.
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