PROJECT PROPOSAL

IMPLEMENTASI
APLIKASI JIBAS

2020
 TOR

TERM OF REFERENCE

APLIKASI JIBAS

2020
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................15
1.1. LATAR BELAKANG..................................15
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN............................16
BAB II SPESIFIKASI APLIKASI .......................................................................17
2.1. ARSITEKTUR APLIKASI.....................18
2.2 FUNGSIONALITAS APLIKASI.............19
BAB III LINGKUP PEKERJAAN.......................................................................21
3.1. ASSESSMENT ...................................21
3.2. INSTALASI SISTEM............................21
3.3. PELATIHAN.........................................21
3.4. PENDAMPINGAN...............................22
3.5. PEMELIHARAAN SISTEM..................22
3.6. PELAPORAN PELAKSANAAN PEKERJAAN.........................................22
BAB IV WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN.............................................23
BAB V P E N U T U P........................................................................................24
Term Of Reference

BAB I PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat didorong oleh

meningkatnya kebutuhan informasi yang semakin kompleks di berbagai aspek
kehidupan. Informasi saat ini telah menjadi kebutuhan bagi siapa saja yang
ingin berbagi informasi salah satunya lembaga pendidikan untuk menyebarkan
informasi tentang lembaganya ke segala penjuru dunia sehingga interaksi dan
komunikasi lembaga pendidikan dengan tidak lagi dibatasi oleh masalah jarak,
waktu dan tempat. Perkembangan yang terjadi saat ini, manusia mencari
inovasi-inovasi, terutama dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi dalam
rangka mencapai kesempurnaan. Dalam tahap perkembangan tersebut telah
banyak diciptakan berbagai peralatan teknologi baru yang dapat mempermudah
setiap proses pekerjaan yang semula dikerjakan secara konvensional yang
akhirnya dikerjakan secara otomatis.

Sebagai salah satu instansi pendidikan yang selalu berusaha untuk

meningkatkan mutu baik dalam hal prestasi maupun pelayanan, sekolah kita
memerlukan fasilitas yang mendukung guna peningkatan efektifitas kerja
akademik yang maksimal. Banyak sekolah hingga saat ini dalam
pengembangan sistem akademiknya seperti dalam pendaftaran siswa baru,
syarat dan berkas harus diinput lagi secara manual sehingga resiko terjadinya
data rusak atau hilang sangat besar serta kurang efektif dan efisien.
Pengolahan data akademik juga masih dicatat dalam berkas. Penggunaan
komputer untuk membantu pengolahan data belum dapat dilakukan secara
optimal. Hal ini dikarenakan adanya beberapa kelemahan, diantaranya
keterlambatan dalam proses pencarian data, pembagian jadwal pelajaran,
hanya ditempel pada papan pengumuman, pembagian jadwal mengajar dan
pengisian rapor masih menggunakan Microsoft Excel. Agar semua itu bisa
terintegrasi dengan baik, diperlukan sarana penunjang yang mampu
meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengolahan data akademik serta
memaksimalkan pendidikan dan pengajaran yang ada.

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 4 DARI 17

Term Of Reference

Salah satu wujud aplikasi yang banyak digunakan oleh sekolah untuk
mengelola sistem informasi manajemen sekolah yang membantu operasional
sekolah adalah JIBAS. Aplikasi ini memiliki modul mulai dari akademik,
keuangan, perpustakaan, pelaporan dan interaksi guru-siswa. Sistem ini
dipasang secara lokal di sekolah jadi memudahkan sekolah untuk
menggunakannya.

Melihat kondisi sekolah yang tersebar di penjuru negeri ini, banyak yang
memiliki potensi luar biasa, namun administrasi masih dikelola secara
tradisional dan manual. Olehnya itu Koperasi Azzam Sukses Amanah yang
memiliki satu divisi khusus terhadap Implementasi teknologi Informasi mencoba
untuk menawarkan Implementasi sistem JIBAS ini di sekolah-sekolah dengan
harapan proses pengolahan dan penyampaian informasi yang cepat dan akurat
di dalam internal sekolah secara profesional yang nantinya akan sangat
diperlukan dalam pengambilan keputusan-keputusan penting oleh pihak
manajerial, meningkatkan bonafititas dan performance lembaga sehingga
mampu bersaing dalam menghadapi tantangan global yang semakin ketat.

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN

Dokumen ini adalah sebuah product specification yang bertujuan

sebagai dasar implementasi Aplikasi Sistem Informasi JIBAS yang
dikembangkan di dunia pendidikan merupakan aplikasi berbasis client-server
architecture sehingga dimungkinkan untuk komunikasi / transaksi secara full
integrated.

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 5 DARI 17

Term Of Reference

BAB II : SPESIFIKASI APLIKASI JIBAS

Aplikasi Perangkat Lunak Sistem Informasi Sekolah JIBAS yang akan

diimplementasikan di sekolah, merupakan aplikasi yang telah digunakan oleh
14.000 sekolah di seluruh Indonesia. Aplikasi ini dikembangkan oleh Yayasan
Indonesia Membaca sejak tahun 2009.

JIBAS singkatan dari Jaringan Informasi Bersama Antar Sekolah. JIBAS

lahir dari visi "Kebersamaan untuk Kemajuan Pendidikan Indonesia". Misi
JIBAS adalah membangun jaringan informasi dan komunitas pendidikan yang
bisa mewadahi interaksi dan aktifitas setiap elemen pendidikan dari siswa,
guru, orang tua, sekolah,yayasan, pemerintah dan masyarakat umum.

Banyaknya sekolah yang menggunakan JIBAS menjadi bukti bahwa aplikasi

ini adalah aplikasi handal dan tepat untuk mengelola sistem informasi sekolah
untuk sekolah yang ingin mengarahkan administrasinya pada basis
komputerisasi.

Visi Yayasan Indonesia Membaca

Mewujudkan masyarakat Indonesia yang lebih menghargai dunia

pendidikan, dan ingin terlibat secara aktif dalam membangun,
menyelenggarakan, serta memanfaatkan pendidikan yang tepat dan berkualitas
bagi diri maupun seluruh warga masyarakat.

Misi Yayasan Indonesia Membaca

1. Membangun sarana dan prasarana pendidikan khususnya dalam bentuk

software yang bisa diakses secara mudah dan murah oleh seluruh
lapisan masyarakat

2. Mengembangkan kurikulum dan metoda pengajaran yang tepat bagi

siswa ajar, sebagai alternatif pilihan atas kurikulum dan metoda
pengajaran yang sudah ada

3. Mengoleksi data dan informasi berbagai bidang ilmu, yang disusun

secara sistematis sebagai buku pengetahuan

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 6 DARI 17

Term Of Reference

4. Secara aktif menemani siswa didik dan masyarakat umum dalam bentuk
konseling maupun bertukar pendapat berkaitan dengan dunia
pendidikan.

5. Membangun jaringan informasi bersama antar sekolah yang melibatkan

siswa didik, orang tua siswa, guru, sekolah, pemerintah dan masyarakat
umum

2.1. ARSITEKTUR APLIKASI

Arsitektur aplikasi yang dibangun akan memanfaatkan teknologi client-
server dimana data secara fisik dipisahkan dari aplikasi yang
menggunakannya. Teknologi ini akan menjamin server database dapat
berkonsentrasi hanya pada proses-proses yang berhubungan dengan akses
ke database. Sedang proses-proses lain, seperti proses menampilkan antar-
muka dengan pemakai, proses perhitungan, proses pembuatan laporan,
proses pemasukan data, dan lain-lain akan tersebar pada semua client.

1. Integrated Technology

JIBAS dirancang menjadi solusi teknologi informasi terintegrasi dan

berkelanjutan untuk mendukung pengelolaan pendidikan secara
nasional. Saat ini, solusi yang dikembangkan telah mencakup
berbagai bidang dari mulai akademik sekolah, keuangan sekolah,
pelaporan sekolah, interaksi dan kolaborasi. Selain itu, akan
dikembangkan pula solusi lain untuk pengelolaan sumber daya
manusia, audit dan pemantauan, penilaian dan pengendalian mutu
dan solusi-solusi lain yang diperlukan.

2. Open Platform

Sistem yang dibangun memiliki lisensi GPL (General Public License)

yang mengijinkan berbagai pihak untuk ikut serta menambah atau
mengembangkan berbagai fitur dan fasilitas baru yang bermanfaat,
seperti mengembangkan game-game interaktif, konten-konten
pendidikan, forum diskusi dan desain multimedia yang dapat diakses
oleh jaringan komunitas pendidikan yang terbentuk.

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 7 DARI 17

Term Of Reference

3. Handal

Sistem informasi manajemen sekolah JIBAS dapat diperoleh dan

digunakan secara bebas. Sistem ini telah diriset dan dikembangkan
dan digunakan oleh banyak sekolah serta telah diakui
kehandalannya.

4. Kebutuhan Sistem Minimal

Sistem informasi manajemen sekolah JIBAS dapat berjalan dengan

konfigurasi sistem minimal pada PC Minimal Dual Core dengan
Memori 2 GB dan Hardisk 80 GB

5. Berkelanjutan

JIBAS secara berkala terus diperbaharui untuk menambah fitur-fitur

baru atau memperbaiki kesalahan dan kekurangan yang ada.

6. Keamanan dan Transparansi

JIBAS menyediakan teknologi dan mekanisme keamanan tertinggi

agar hanya pihak yang berwenang dan memiliki autorisasi serta
autentifikasi yang dapat mengakses informasi bersifat personal,
seperti data akademik dan keuangan siswa, informasi guru dan
keuangan sekolah dan data sejenis lainnya.

2.2 FUNGSIONALITAS APLIKASI

Aplikasi Laboratorium merupakan aplikasi simulasi perbankan yang sangat
lengkap, meliputi fungsi-fungsi untuk keperluan internal, pelaporan kepada
pemilik, pelayanan nasabah dan pelaporan untuk Bank Indonesia. Untuk
mendukung fungsi yang lengkap tersebut, aplikasi Laboratorium terdiri dari
modul-modul fungsional sebagai berikut:

 Modul-modul Operasional yang dibutuhkan untuk operasional harian

sebuah Laboratorium , yang terdiri dari :

1. Sistem Akademik Sekolah

 Penerimaan Siswa Baru

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 8 DARI 17

Term Of Reference

 Guru & Pelajaran

 Jadwal & Kalender Akademik
 Kesiswaan
 Presensi
 Penilaian
 Kenaikan & Kelulusan
 Mutasi Siswa

2. Sistem Keuangan Sekolah

 Akuntansi Sederhana
 Berbagai penerimaan siswa & calon siswa
 Berbagai penerimaan lainnya
 Laporan Penerimaan Keuangan
 Laporan Siswa Yang Menunggak
 Berbagai pengeluaran sekolah
 Laporan Pengeluaran Keuangan
 Laporan Neraca
 Laporan Laba-Rugi
 Laporan Audit Perubahan Data

3. Sistem Perpustakaan Sekolah

 Pendataan Pustaka
 Peminjaman Pustaka
 Pengembalian Pustaka
 Laporan Peminjaman
 Laporan Pengembalian
 Laporan-laporan Statistik

4. Sistem Ruang Kerja Guru di Sekolah

 Kirim Pesan ke Siswa / Guru

 Agenda Guru
 Jadwal Mengajar

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 9 DARI 17

Term Of Reference

 File Sharing
 Berita Siswa/Guru/Sekolah
 Pendataan Nilai Siswa
 Pendataan Presensi Siswa
 Laporan Akademik

5. Sistem Ruang Kerja Siswa di Sekolah

 Kirim Pesan ke Siswa / Guru

 Agenda Siswa
 Jadwal Belajar
 File Sharing
 Berita Siswa/Guru/Sekolah
 Laporan Akademik

6. Sistem Pelaporan Eksekutif

 Laporan dari semua aplikasi

 Untuk eksekutif sekolah/yayasan

7. SMS Gateway dan SMS Autorespon

 Hardware Pendukung, yang digunakan sebagai pendukung aktifitas;

terdiri dari :

1. Modem SMS

2. Absensi Finger Print

 Aplikasi Utility, aplikasi terpisah yang merupakan bagian tak

terpisahkan dari paket aplikasi, dan diperlukan untuk berbagai fungsi;
terdiri dari :

1. Modul Local Backup

2. Modul Remote Backup (upload database ke Data Center)

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 10 DARI 17

Term Of Reference

BAB III : LINGKUP PEKERJAAN

Lingkup dari pekerjaan Implementasi Aplikasi Perangkat Lunak Sistem

Informasi Sekolah JIBAS meliputi:

1. Assessment

2. Instalasi Sistem

3. Pelatihan

4. Pendampingan

5. Pemeliharaan Sistem

6. Pelaporan Pelaksanaan Pekerjaan

Berikut ini adalah paparan lebih detil mengenai setiap pekerjaan di atas.

3.1. ASSESSMENT

Assessment dilakukan on-the-spot ke sekolah untuk menginvetarisasi

kondisi real sekolah, terutama yang berkaitan dengan rencana implementasi
aplikasi. Data yang dicollect dalam proses assessment adalah:

 infrastruktur pendukung : hardware

 existing data

 existing Business Process / SOP (Standard Operating Procedure)

/Kurikulum

Data yang diperoleh akan digunakan sebagai dasar pelaksanaan

implementasi aplikasi.

3.2. INSTALASI SISTEM

Tahapan instalasi terdiri dari sub-sub tahapan:

 Konfigurasi infrastruktur pendukung: hardware & network

 Setting konfigurasi aplikasi

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 11 DARI 17

Term Of Reference

 Migrasi Data Sekolah

3.3. PELATIHAN

Kegiatan pelatihan Training of Trainer (ToT) dilakukan dengan metode

inhouse training. Pelatihan awal dilaksanakan selama 3 hari berturut-turut.
Peserta pelatihan adalah operator komputer yang langsung berkaitan
dengan bussiness proses system. Setelah itu dilanjutkan pelatihan untuk
kepala sekolah, guru dan karyawan.

3.4. PENDAMPINGAN

Kegiatan pendampingan dilakukan pasca tahapan instalasi dan pelatihan

sebagai antisipasi apabila dalam masa-masa awal penggunaan aplikasi,
user/operator masih menemui kesulitan. Pada tahapan ini, apabila user
memerlukan bantuan, tim implementasi siap untuk mensupport baik secara
online maupun onsite service. Masa pendampingan intensif awal adalah
selama 1 bulan terhitung sejak serah terima tahapan migrasi dan pelatihan.
Setelah masa pendampingan, diharapkan, operator/user di sekolah sudah
dapat mengoperasikan aplikasi secara baik.

3.5. PEMELIHARAAN SISTEM

Untuk menjamin agar spesifikasi aplikasi JIBAS dapat beroperasi secara

optimal dan sesuai dengan yang diharapkan oleh sekolah, Tim
Implementasi memberikan service berupa pemeliharaan database,
pemeliharaan hardware dan pemeliharaan jaringan akan dilakukan selama
aplikasi digunakan. Adapun besaran biaya pemeliharaan dan
pendampingan akan dibicarakan sesuai dengan kemampuan sekolah yang
akan dievaluasi setiap tahun. Besarannya akan dituangkan dalam perjanjian
kerjasama antara para pihak.

3.6. PELAPORAN PELAKSANAAN PEKERJAAN

Pelaporan pelaksanaan pekerjaan ditujukan untuk mempermudah

pemantauan terhadap status pelaksanaan pekerjaan. Pada laporan yang

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 12 DARI 17

Term Of Reference

diberikan nantinya akan didapat informasi tentang apakah satu kegiatan

pekerjaan telah sesuai dengan jadwal yang direncanakan atau tidak.

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 13 DARI 17

Term Of Reference

BAB IV : WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN

Pelaksanaan pekerjaan secara keseluruhan membutuhkan waktu selama 2

(dua) bulan sesuai dengan diagram pelaksanaan pekerjaan sebagaimana terlihat di
halaman berikut ini.

NAMA KEGIATAN Bulan I Bulan II

Kegiatan Implementasi JIBAS
Tahap I. Assessment 
Tahap II. Instalasi & Pelatihan  
Tahap III. Pendampingan     
Tahap IV. Pemeliharaan sistem Setiap Bulan
Tahap V. Pelaporan  

CATATAN :
1)  mewakili 1 minggu
2) Pelatihan dilaksanakan di sekolah.
3) Pelaporan pelaksanaan disampaikan setiap akhir pekerjaan.

BAB V : BIAYA PEKERJAAN

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 14 DARI 17

Term Of Reference

Biaya pekerjaan implementasi JIBAS terdiri dari 2 bagian yaitu biaya

implementasi awal dan biaya maintenance. Biaya Implementasi merupakan
biaya awal mulai dari proses assesment, sampai running system.
Sedangkan Biaya maintenance bulanan merupakan biaya maintenance
pendampingan bulanan operasional JIBAS dalam rangka konsultasi
operator secara online maupun on the spot.

Komponen Biaya Implementasi yaitu :

 Biaya Migrasi Data

 Biaya Pelatihan

Komponen Online System Tahunan yaitu

 Menggunakan alamat ddns.net dengan domain nama masing masing

sekolah. Dengan fitur ini, maka aplikasi dapat diakses dari luar sekolah
dengan jaringan internet.

Komponen Biaya Pendampingan dan Maintenance Bulanan yaitu :

 Biaya Konsultasi melalui telepon maupun melalui media lainnya

 Biaya remote system apabila ada kendala dalam pengoperasian sistem

Rincian Biaya

No Uraian Jumlah Ket

1. Biaya Awal Implementasi
Harga Aplikasi Free
Instalasi dan Pengoperasian Rp. 5.000.000,- Sponsor KASSA
Biaya Migrasi dan Pelatihan Rp. 25.000.000,- Sponsor KASSA
2. Biaya Online System dan Rp. 2.500.000,-
Server Cadangan (Pertahun)
3. Biaya Pendampingan dan Rp. 7.500,-/siswa
Maintenance (Perbulan)

BAB VI : P E N U T U P

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 15 DARI 17

Term Of Reference

Demikian Term of Reference (TOR) ini dibuat agar dapat menjadi acuan
bagi pelaksana pekerjaan dalam menyusun perencanaan pelaksanaan kerja
secara menyeluruh termasuk dalam penyusunan biaya pelaksanaan kerja.

RINCIAN HARDWARE

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 16 DARI 17

Term Of Reference

1. PC SERVER

Lenovo ThinkServer TS150-70UBS00F00 Intel® Quad Core Xeon® E3-

1225v6 (3.3GHz, 8MB Cache), 8GB DDR4, 1TB HDD SATA, DVD RW,
250W Power Supply, Tower + LCD LG LED 19.5" (20M39A) WIDE
*1600x900 / 5MS + Keyboard + Mouse

2. UPS

UPS ICA (CE 1200) 1200 VA * AVR (BATT 12V-7AH x 2)

3. Router

MIKROTIK ROUTERBOARD RB-951UI 2HND (5x LAN 10/100)

4. Hub

NETLINK HUB (SWITCH) 8 PORTS 10/100 MBPS

5. Perlengkapan Lain

Kabel UTP, RJ45 dll

KOPERASI AZZAM SUKSES AMANAH HALAMAN 17 DARI 17