No. Absen :3 Asal Instansi : Politeknik Negeri Cilacap Angkatan : 34
Identifikasi isu: 1. Belum adanya monitoring dan evaluasi dokumen izin institusi 2. Kurang aktifnya mahasiswa dalam Unit Kegiatan Mahasiswa 3. Belum optimalnya fasilitas umum Isu-isu tersebut didapatkan dari LAKIP PNC tahun 2019 dan Kondisi lapangan.
Berdasarkan dari analisis USG maka isu yang diangkat adalah belum adanya monitoring dan evaluasi dokumen izin institusi. Isu yang terpillih dan harus dengan segera terselesaikan adalah belum adanya monitoring dan evaluasi izin institusi. Izin institusi ini terbagi menjadi 2 yakni izin yang memiliki batas waktu dan izin yang tidak memiliki batas waktu. Penyelesaian isu ini diperlukan identifikasi izin yang diperlukan selama instansi beroperasi. Izin ini dapat yang berkaitan dengan akademik misalnya akreditasi maupun non akademik misalnya IMB. Hasil dari identifikasi izin tersebut dilakukan pengukuran atau pencarian dokumen yang relevan dan terkait terhadap izin institusi yang akan diurus. Perlunya pencarian data dan dokumen digunakan untuk menentukan peluang izin yang paling prioritas untuk segera ditindaklanjuti. Pengurusan dokumen izin ini tentunya harus mengetahui kesiapan dokumen persyaratan izin dan waktu untuk pengajuan perizinan. Analisis isu terkait belum adanya monitoring dan evaluasi dokumen izin institusi dapat dilihat pada diagram dibawah ini:
Penyebab isu terdiri dari 4 faktor yakni man (manusia), metodh (metode), material (sarana pendukung) , dan money (uang). Pada faktor manusia terdapat kurangnya pengetahuan mengenai izin institusi, tidak adanya keinginan untuk mengurus izin institusi, dan lingkungan kerja yang kurang mendukung. Pada faktor metode terdapat tidak adanya standar teknis dan pembagian tugas secara jelas untuk kepengurusan izin institusi. Pada faktor material terdapat dokumen institusi sebetulnya ada hanya tidak dijadikan satu file sehingga untuk kepengurusan kegiatan yang membutuhkan dokumen izin terkendala waktu untuk mengumpulkannya. Faktor keuangan terdapat dimana tidak dianggarkannya secara periodik untuk kepengurusan dokumen izin sehingga penyediaan anggaran terkesan mendadak. Akar permasalahan yang paling dominan adalah faktor manusia dimana kurangnya pengetahuan mengenai izin institusi dan tidak adanya keinginan pegawai untuk mengurus izin institusi. Berdasarkan dari penjabaran isu tersebut maka dapat dirumuskan ide pemecahan masalah antara lain melaksanakan sosialisasi terkait izin institusi kepada pegawai,
2 membuat prosedur teknis untuk penugasan kepengurusan izin institusi, melakukan pencarian informasi ke instansi yang berkaitan dengan izin institusi, dan mengerjakan izin yang dapat diselesaikan terlebih dahulu. Analisis SMART unuk gagasan solusi dapat dilihat pada tabel di bawah ini.
Gagasan Solusi S M A R T Kesimpulan
Membuat prosedur teknis untuk v v v v v Solusi ini penugasan kepengurusan izin institusi memenuhi kriteria SMART Melakukan pencarian informasi ke v v v v v Solusi ini instansi yang berkaitan dengan izin memenuhi kriteria institusi SMART mengerjakan izin yang dapat v v v v v Solusi ini diselesaikan terlebih dahulu memenuhi kriteria SMART Beberapa alternatif solusi di atas yang relevan dan dapat menyelesaikan masalah adalah mengerjakan izin yang dapat diselesaikan terlebih dahulu. Tahapan-tahapan yang perlu dilakukan antara lain: 1. Meminta izin kepada pimpinan untuk pelaksanaan kegiatan 2. Mengidentifikasi jenis izin operasi dan dokumen persyaratan 3. Mencari dokumen persyaratan 4. Menyusun dokumen persyaratan yang akan diajukan izin 5. Melaksanakan pengajuan izin kepada instansi terkait Dari tahapan-tahapan diatas maka, keluaran yang diharapkan adalah izin yang diterbitkan oleh instansi terkait. Output yang diberikan keterkaitan terhadap substansi mata pelatihan adalah untuk menerapkan nilai dasar sebagai ASN yakni nilai ANEKA (akuntabilitas, nasionalisme, etika, komitmen mutu, dan anti korupsi). Kontribusi terhadap visi Misi Organisasi yaitu Sesuai misi organisasi yaitu Menyelenggarakan fungsi pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi. Dari kontribusi diharapkan penguatan organisasi bisa adaptif dengan beberapa permasalahan ytang timbul dan peluang pembangunan kedepan.
