c c


   


 
c  

Program Sistem Aplikasi Surat Keluar dan Surat Masuk ini merupakan

sebuah program yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat

masuk dan surat keluar, dengan memasukkan tanggal dan jenis surat kita sudah

bisa melihat data surat yang kita ingin kan.

Selama ini proses Administrasi surat-menyurat di Jurusan Teknologi

Informasi masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku besar. Proses yang

dilakukan selama ini memisahkan proses surat-menyurat menjadi dua, yaitu surat

masuk dan surat keluar. Proses surat keluar masuk dibagi menjadi dua, yaitu surat

pribadi dan surat dinas. Surat pribadi akan langsung disampaikan kepada

pemiliknya. Sedangkan surat dinas akan diperiksa dan diberi baju surat oleh

pegawai Tata Usaha. Setelah diberi baju surat, maka surat akan diteruskan kepada

Kepala Jurusan untuk kemudian diberi disposisi. Untuk surat keluar setelah

diparaf oleh sekretaris Jurusan untuk kemudian diberi disposisi. Untuk surat

keluar setelah diparaf oleh Sekretaris Jurusan dan ditandatangani Kepala Jurusan,

akan dicatat dalam buku besar kemudian surat dapat dikirimkan.

 Salah satu permasalahan yang di hadapi oleh Tata Usaha Jurusan Teknologi

Informasi POLNES yaitu masih menginput kan data dari surat masuk dan surat

keluar secara manual yaitu dengan menulis atau mencatat ke dalam sebuah buku

besar untuk media penyimpanan atau sebagai arsip untuk surat masuk dan surat

keluar. Dengan banyak nya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh jurusan,

maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga.

Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat tersimpan

dengan baik karena mudah sobek di khawatirkan data yang ada sebelum nya

hilang, buku yang dipakai mudah lecek karena hampir setiap hari di pakai untuk

menginput data-data tersebut Belum lagi apabila ada tulisan yang salah dosen

harus meng-d
 data tersebut dan membuat buku tersebut tampak kotor.

Bahkan ada beberapa surat yang tidak tersampaikan secara langsung oleh

penerima surat tersebut karena kurang nya informasi.

Untuk mengatasi hal tersebut, dibuatlah sebuah Sistem Aplikasi yang lebih

terintegrasi dengan menggunakan PHP script dan database MySQL. Aplikasi ini

menggunakan sistem komputerisasi dengan memasukan Tanggal dan Jenis Surat

untuk mencari daftar Surat Masuk atau Surat Keluar agar memudahkan seorang

karyawan TU. Di program ini mahasiswa dan dosen harus masuk terlebih dahulu

untuk mengakses data-data dari pesan masuk dan pengumuman.

 Oleh karena itu, dengan dibangunnya suatu aplikasi ini diharapkan dapat

memperbaiki sistem yang terdahulu dan dapat mempermudah pekerjaan sehingga

dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan serta

memudahkan karyawan dalam melakukan pengoperasian nya.

    

Berdasarkan penjelasan dari latar belakang masalah diatas, maka dapat

dirumuskan bahwa masalah yang melatarbelakangi pada tugas akhir ini adalah

kurang efisiennya pencarian data, serta penginputan dari surat masuk dan surat

keluar yang masih manual ke dalam buku besar. Sedangkan permasalahan yang

dibahas hanya dibatasi permasalahan-permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana cara pembuatan aplikasi database ini dibuat agar dapat digunakan

dan membantu menyelesaikan masalah ?

2. Modul-modul apa saja yang harus ada dan yang digunakan untuk pembuatan

aplikasi surat keluar dan surat masuk ?

3. Bagaimana proses pendigitalisasi data elektronik yang ada di system

pengarsipan?

4. Bagaimana system pengarsipan ini dibangun dengan dasar web base?

  c   
  

Perumusan/batasan masalah dilakukan agar penulisan tugas akhir dapat

memberikan pemahaman yang terarah an sesuai dengan yang diharapkan. Agar

pembahasan tidak menyimpang dari pokok perumusan masalah yang ada. Maka

permasalahan yang akan dibahas pada Pembuatan Sistem Aplikasi Surat Keluar

dan Surat Masuk ini antara lain :

1. Pembuatan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar menggunakan PHP

script

2. Pembuatan database sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar dengan

menggunakan MySQL.

3. Penginputan data dari surat masuk.

4. Penginputan data dari surat keluar.

5. Pengkategorian surat masuk dan surat keluar.

 
 
  

Tujuan dari pengerjaan Tugas Akhir ini adalah :

1. Diharapkan dapat memperbaiki sistem yang ada sebelumnya.

2. Sebagai pembelajaran dalam pembuatan program aplikasi menggunakan

PHP script.

3. Sebagai pembelajaran pengolahan database dengan menggunakan MySQL

4. Dapat mempermudah pekerjaan dalam mencari atau penginputan surat

yang masuk atau pun surat yang keluar.

Sedangkan manfaat dari pengerjaan Tugas Akhir ini adalah :

1. Dapat menambah pengetahuan dalam pembuatan program aplikasi

menggunakan PHP script.

2. Dapat menambah pengetahuan dalam pengolahan database dengan

menggunakan MySQL

3. Dalam dunia kerja dapat membantu kelancaran kegiatan bekerja.

4. Mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi

kerja mengalami peningkatan.

 c c


 
 






Ada beberapa istilah yang sering digunakan dalam pembuatan halaman

web maupun internet, oleh sebab itu alangkah baiknya mengenal dan

memahaminya dengan baik. Halaman bisa membantu seseorang, kelompok atau

perusahaan untuk mempublikasikan data, menyampaikan pendapat dan saling

bertukar informasi. Halaman web ini ibarat sebuah majalah yang bisa dilihat

sewaktu-waktu untuk mengetahui atau mendapatkan suatu informasi tertentu yang

diinginkan. Berikut ini dilampirkan penjelasannya :




 


Halaman Web atau Web Page merupakan media elektronik

berisikan informasi tekstual dan perangkat terkait yang akan dihubungkan

ke internet. Halaman bisa membantu seseorang, kelompok atau

perusahaan untuk mempublikasikan data, menyampaikan pendapat dan

saling bertukar informasi. Halaman web ini ibarat sebuah majalah yang

bisa dilihat sewaktu-waktu untuk mengetahui atau mendapatkan suatu

informasi tertentu yang diinginkan.




!"

Web Site atau situs web merupakan kumpulan dari halaman web.

Misalnya saja suatu perusahaan dapat mempunyai lebih dari satu situs web

yang berlainan. Tapi situs web yang berlainan ini saling berhubungan

antara satu dengan lainnya, serta terdapat di dalam server yang sama.

Contoh situs web antara lain : situs web Microsoft, hotmail, yahoo, dan

lain sebagainya.



# $!"

Homesite adalah editor HTML untuk windows, Homesite

membolehkan pengguna untuk mengedit halaman website dengan

memanipulasi secara langsung HTML pada webserver dan ini adalah alat

yang bagus untuk bekerja dengan HTML.

Keunggulan dari penggunaan homesite adalah pengguna tidak

perlu lagi mendownload halaman website, membuat perubahan, kemudian

mengirim kembali ke webserver untuk meng-update nya. Homesite

mengakses halaman di webserver serta pengguna dapat meng-edit dan

meng-update langsung secara online.



#%&
!&

'(

World Wide Web atau WWW merupakan hubungan antar

dokumen pada server http di seluruh dunia. Dokumen yang ada pada

WWW dikenal sebagai halaman atau web, yang ditulis dengan bahasa

HTML. Halaman web identik dengan suatu alamat di internet yang biasa

dinamakan URL (uniform Resource Locators). Alamat ini menentukan

nama computer dan jalur yang dapat diakses, yang ditransmisikan dari

satu titik ke titik lain oleh pemakai http. Halaman web biasanya berisikan

informasi berupa teks, gambar/image, grafik, cuplikan film, dan

suara/lagu. Isi halaman web tersebut biasanya bentuknya kecil, dan akan

ada program kecil yang menjalankannya sewaktu obyek itu diaktifkan.

Obyek itu dinamakan hyperlink. Pengunjung situs juga bisa men-

download file dan mengirim pesan melalui e-mail menggunakan link pada

halaman web.


)
"%"

Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol

TCP/IP seperti internet hanya saja digunakan dalam internal perusahaan,

kantor, bahkan warung internet (WARNET) pun dapat di kategorikan

Intranet. Antar Intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang

lainnya melalui sambungan Internet yang memberikan tulang punggung

komunikasi jarak jauh. Akan tetapi sebetulnya sebuah Intranet tidak perlu

sambungan luar ke Internet untuk berfungsi secara benar. Intranet

menggunakan semua protocol TCP/IP dan aplikasi-nya sehingga kita

memiliki ³private´ Internet.


*

'!+#%
$#,%-
#-"#%$
.
/-%!
$, %
!0(

URL adalah data berisikan alamat internet dari suatu situs web

atau sumber daya dalam WWW, atau protocol yang digunakan untuk

mengaksesnya. Bentuk umum URL ialah http:// yang berisikan alamat

internet dari suatu halaman web (http merupakan protocol internet yang

menyebabkan browser dapat mengambil suatu informasi dari server

WWW). Bentuk lain dari URL ialah : gopher://.


1
c%#2$%

Web telah menjadi perluasan dari internet, mampu menangani

sejumlah protokolnya sendiri dan beberapa protokol lainnya. Browser kini

dapat mengenali jenis sumber daya dari URL, sementara kemampuan

mesin pencari untuk mencakup internet kian hari kian berkembang.

Browser juga merupakan sarana yang tepat untuk mengatur pekerjaan

anda dan kian terpadu dengan desktop pada komputer, sehingga

menggunakan apa yang ada di dalam komputer anda. Anda adalah

browser, menggunakan otak anda untuk menjelajahi kehidupan,

mengingat banyak hal, dan merekam hal-hal yang menarik yang anda

perlukan.


3


FTP merupakan jasa pelayan internet yang dapat digunakan untuk

mentransfer file dari satu computer ke computer lain melalui saluran

telepon biasa dalam bentuk WWW.


4
%5%


Server web adalah sistem untuk menjalankan situs web. Server

web menempatkan semua informasi di dalam medianya yang berupa

perangkat lunak dan perangkat keras dan untuk menjalankan situs web

yang terkandung di dalamnya.



6


HTTP merupakan protocol internet yang menyebabkan browser

dapat mengambil suatu informasi dari server WWW.




7/%!0

Suatu penunjuk dari teks, image atau grafik, peta suatu halaman,

atau file pada WWW. Hyperlink merupakan cara utama sebagai penuntun

antar halaman dan situs web dalam WWW. Hyperlink juga dikenal

sebagai link.




/-8

Server site scripting atau CGI (Common Gateway Interface) yang

biasa dipakai pada apache adalah PHP (Perhap Hypertext Preprocessor).

Server Apache merupakan web server yang paling popular

digunakan di dunia. Hal tersebut karena sampai saat ini Apache

merupakan web server open source yang free (open source) dan

handal.Dengan bebagai keunggulan tersebut maka Apache sangat bagus

jika kombinasikan dengan aplikasi lainnya. Penggabungan yang paling

sering adalah dengan menggabungkan Apache, PHP dan MySQL.

Beberapa kelebihan Apache antara lain:

1. Free of Chrge / gratis

2. Cepat dan tangguh dengan konfigurasi yang benar.

 3. Setting dan instalasi sesuai dengan kebutuhan dengan modules dan

DSO-nya.

4. Dapat diakses (API ke berbagai scripting language) dan digabung

dengan berbagai aplikasi lain (database server, ssl, ext)

5. Advanced setting dan configuration support.



'
"
#2
!%
(

DFD ( Data Flow Diagram ) atau diagram arus data adalah penggambaran

arus data dari suatu sistem informasi yang menjelaskan kepada pemakai

bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja,

tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada.

Diagram konteks adalah diagram tingkat atas, merupakan diagram dari

sebuah sistem yang menggambarkan aliran dan yang masuk dan keluar dari

siatem dan yang masuk dan keluar dari entitas luar. Setelah diagram konteks

dibuat maka akan dilanjutkan dengan pembuatan DFD level 1, penggambaran

diagram konteks yang lebih rinci yang disebut Diagram Nol. Tiap-tiap proses

level 0 akan digambarkan secara rinci, pada Diagram Rinci.



# /#90# /#
"
#2
!%

 # /#
% !"#%

Gambar kotak yang akan memberikan input atau menerima output dari

sistem, dapat berupa orang, organisasi, sumber informasi lain ataupun

penerima akhir dari suatu laporan.

 # /#
%#$$

Gambar lingkaran yang menunjukkan tugas atau proses yang manual

atau otomatis. Yang mentransformasikan input menjadi output.

- # /#
"
"#%

Merupakan sekumpulan paket data yang berkaitan dengan

penyimpanan-penyimpanan seperti file atau database yang

penyimpanannya dilakukan secara manual ataupun secara komputerisasi.

Komponen inilah yang berhubungan dengan ERD ( Entity Ralational

Diagram ) untuk penyajian data.

 & # /#
"
#2
",
,%
"

Gambar anak panah yang dipakai untuk menujukkan alur data.


! #

'
"
#2
!%

(

! #


$! #



 
'"!"7
"!#$8!/
!% (

Analisa entity relationship diperlukan untuk mendapatkan gambaran

mendalam dari keseluruhan struktur data yang digunakan oleh sistem atau suatu

bagian bisnis entity relationship diagram secara grafis menerangkan bagian-

bagian yang penting untuk sistem atau bisnis dalam hal:

„

1. Entitas

Entitas adalah orang,tempat,benda,kejadian,atau konsep dari suatu bisnis yang

dapat didefinisikan secara unik dalam sistem,dan informasi tentangnya harus

disimpan untuk menentukan suatu entitas maka beberapa hal berikut perlu

diperhatikan :

1. Masukkan hanya entitas-entitas yang penting dari database

2. Setiap entitas diberi nama unik

3. Digambarkan dengan suatu kotak

2. Hubungan (¬d

)

Relationship adalah suatu keterkaitan antara dua entitas yang penting dalam

suatu bisnis.beberapa hal berikut perlu diperhatikan :

1. Digambarkan dengan garis yang menghubungkan entitas-entitas tersebut.

2. Hubungan biasanya diberi nama dengan kata kerja tunggal/majemuk

3. Kejadian tunggal dari entitas dalam hubungan ini didefinisikan oleh garis lurus.

4. Suatu kejadian ganda dari entitas dalam hubungan itu didefinisikan oleh anak

panah yang menunjukkan pada entitas yang mempunyai kejadian ganda.

„

 Macam-macam hubungan (¬d

) yaitu :

1. Satu-satu (
d 
)

Jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity dengan satu entity

lainnya.

2. Satu ke Banyak (

d  
)

Jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan satu entity dengan beberapa

entity yang lainnya.

3. Banyak ke Satu ( 

d 
)

Jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan beberapa entity dengan satu

entity lainnya.

4. Banyak ke Banyak ( 

d  
)

Jenis hubungan yang hanya dapat dilakukan beberapa entity dengan beberapa

entity lainnya.

„

 7 #

! #
 


:#";"
!%

Dalam context diagram ini dijelaskan tentang hubungan sistem dengan

lingkungan sekitarnya (External Entity) yang berhubungan dengan system

aplikasi, tetapi tidak menggambarkan tentang external entity tersebut. Hubungan

antara system aplikasi dengan external entity menunjukkan arus keluar masuk

yang terjadi.

External
External

sistem
informasi


External
External

 %


 #&
:#";"
!%

„

 )
"
c$

Data Base (basis data) merupakan kumpulan data yang saling

berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/kolom

kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-

record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan

entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data)

terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam

satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record. Adapun Struktur

Database adalah :

Database

File/Table Record Elemen data/FieldDari pengertian diatas dapat disimpulkan

bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu :

1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.

2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis

datanya.

3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.

4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah

5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

„

 Prinsip utama Data Base adalah pengaturan data dengan tujuan utama

fleksibelitas dan kecepatan pada saat pengambilan data kembali. Adapun ciri-ciri

basis data diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Efisiensi meliputi kecepatan, ukuran, dan ketepatan

2. Data dalam jumlah besar.

3. Berbagi Pakai (dipakai bersama sama/Sharebility).

4. Mengurangi bahkan menghilangkan terjadinya duplikasi dan

ketidakkonsistenan data.

*
-%# &!
% 25%

Macromedia Dreamweaver adalah program aplikasi professional untuk

mengedit HTML secara visual dan mengelola website serta pages. Karena tampil

secara visual untuk dioperasikan. Program ini menyediakan banyak perangkat

yang dapat meningkatkan kemampuan user didalam membuat web.

Program aplikasi Macromedia Dreamweaver menyertakan banyak

perangkat yang berkaitan dengan pengkodean dan fitur seperti HTML (Hypertext

Markup Language), JavaScript Reference dan JavaScript Debugger.

Fitur-fitur pengeditan yang ditampilkan secara visual oleh Macromedia

Dreamweaver dapat mempercepat penambahan desain dan fungsi pda halaman

web tanpa harus menuliskan satu baris kode. Semua elemen didalam site dapat

„

ditampilkan dan di-drag dari panel-panel (yang terdapat didalam Macromedia

Dreamweaver) ke dalam dokumen secara langsung dan cepat.

1
 '
7/%";"
%0,/
,(

HTML( Hypertext Markup Language) merupakan salah satu format yang

digunakan dalam dokumen dan aplikasi yang berjalan dalam web browser.

Hypertext Markup Language berfungsi untuk mempermudah file text biasa yang

ditampilkan pada program web browser, dengan menambahkan elemen atau

sering disebut tag-tag pada file text biasa.

Semua tag HTML bersifat dinamis, artinya kode HTML tidak dapat

dijadikan sebagai file executable program. Hal ini disebabkan HTML hanyalah

sebuah bahasa script yang dapat berjalan apabila dijalankan didalam browser

(pengakses web), browser-browser yang mendukung HTML antara lain adalah

Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera, Mozila dan lain-lain. HTML

hanyalah sebuah kodescript dan merupakan tampilan program compiler, maka

semua kode- kode program dapat ditulis menggunakan editor yang disukai,

misalkan Macromedia Dreamweaver, Front Page, Home Site dan NotePAd

sebagai editor standar bawaan windows.

u


1

#$/
%<


Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web

oleh 3¬ ¬. Berdasarkan URL (

 ¬  ¬

d ¬) atau dikenal

dengan sebutan alamat internet,browser mendapatkan alamat dari web

sever, mengindefikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan

segala informasi yang dibutuhkan oleh web server. Selanjutnya, web

server akan mencarikan berkas yang diminta dan memberikan isinya ke

browser. Browser yang mendapatkan isinya segera melakukan proses

penerjemahan kode HTML dan menyampaikan ke layer pemakai.

3
7=
>


3



PHP merupakan bahasa pemrograman server side yang didesain

untuk dapat disisipkan dengan mudah ke dalam tag-tag HTML. Pada

awalnya PHP adalah kepanjangan dari Personal Home Page.

Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP

harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang

bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan satu-

persatu ke dalam bahasa mesin dan diproses oleh interpreter PHP menjadi

u„

HTML. Sehingga client yang berupa browser hanya melihat hasil HTML

tanpa melihat program PHP di dalamnya.

Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag <?php

atau <? dan ?> di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya

sehingga Web server dapat memberikan hasil berupa HTML.

PHP pertamakali ditulis oleh Pak Rasmus Lexdorf, seorang

pemuda yang baru lulus kuliah di Finlandia. Program ini merupakan

kumpulan program PERL yang disederhanakan bernama PHP F1. Karena

peminat yang banyak akhirnya dirilislah PHP menjadi PHP F2, dan

dibantu dua orang mahasiswa yang membuatkan engine untuk PHP yang

akhirnya lahir PHP3. dan fersi terbarunya adalah PHP 4.

3
#$/
%<


Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web

oleh browser. Berdasarkan URL (

 ¬  ¬

d ¬) atau dikenal

dengan sebutan alamat internet,browser mendapatkan alamat dari web

server,mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,dan menyapaikan

segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.selanjutnya ketika

berkas php yang diminta didapatkan oleh web server,isinya segera

dikirimkan ke mesin php dan mesin inilah yang memproses dan

memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server,dan web server

akan menyampaikan ke klien.

uu



3
%!"8
?=

Dalam perintah MySQL terdapat beberapa perintah, sebagai

berikut :

  ,"


Tabel adalah objek utama yang harus ada pada sebuah data

base,karena di dalam table semua data akan di simpan. Posisi table

terletak pada sebuah data base,sehingga pembuatan tabel merupakan

sebuah urutan setelah membuat database .

Untuk membuat tabel,perintah yang digunakan adalah :

CREATE TABEL nama_tabel (tabel_Field);

 8/,$


Menghapus tabel sama dengan melakukan penghapusan

database. Untuk menghapus tabel, perintah yang digunakan adalah:

DROP TABLE nama_tabel ;

u

  8
##

Untuk menambah sebuah kolom kedalam tabel maka perintah

yang digunakan adalah :

ALTER TABLE nama_tabel ;


8/,$
##

Untuk menghapus sebuah kolom kedalam tabel maka perintah

yang digunakan adalah :

ALTER TABLE nama_tabel

)  $,00
"
,

Memasukkan data tunggal merupakan kemampuan MySQL

untuk dapat melakukan input data secara satu per satu. Perintah yang

digunakan adalah :

INSERT INTO nama_tabel

kolom_a,kolom_b,«.,kolom_n)

u

 *  $,00

"
-%
c%$ 

Untuk mempercepat proses pemasukkan data pada tabel,maka

MySQL mempunyai kemampuan untuk dapat melakukan pemasukkan

data secara bersamaan. Perintah yang digunakan adalah:

INSERT INTO nama_tabel

kolom_a,kolom_b,«.,kolom_n)

VALUES

1 %,8
"

Untuk merubah data pada tabel,perintah yang akan digunakan

adalah :

UPDATE nama_tabel

8.  /!0
"

Perintah yang digunakan untuk menampilkan data adalah

SELECT, bentuk umunya adalah :

1. Menampilkan semua kolom

SELECT*FROM nama_tabel;
u

 2. Menampilkan beberapa kolom

SELECT*FROM nama_tabel=¶nama_field yang ingin di tampilkan

3. Menampilkan semua kolom

SELECT*FROM nama_tabel;

4
#0$!

0
7=

Sejumlah fungsi selalu berawalan mysql yang digunakan untuk mengakses

ke îd3 MySQL. Adapun beberapa fungsi connect yang digunakan program

antara lain :

1. Fungsi 


d

Fungsi connect yang perlu diperhatikan adalah nama host,password,dan nama

pemakai (¬
 ) yang digunakan untuk melakukan hubungan koneksi ke

database.

Contoh kode sintak,sebagai berikut :

$Koneksi = mysql_connect (host,user,password)

2. Fungsi 
dî3

Fungsi yang digunakan untuk memilih database yang akan digunakan.

u

 Contoh penulisan, sebagai berikut :

Msql_select_db (³namadatabase´,$koneksi)

3. Fungsi ¬

Fungsi yang digunakan untuk mengambil seluruh ¬ dari isi tabel

îd3.

Contoh penulisan, sebagai berikut :

$query=mysql_query(³select*from nama_tabel´,$koneksi)

4. Fungsi d
¬¬

Fungsi yang digunakan untuk mengambil ¬
¬î dan îd3 dan

memasukkannya kedalam ¬¬ asosiatif, ¬¬ 

 ¬ atau keduanya.

Contoh penulisan, sebagai berikut :

$array=mysql_fetch_array ($query)

5. Fungsi d
¬ 

Fungsi ini juga hampir sama dengan fungsi  d
¬¬ ,hanya saja

array yang dihasilkan array numeris.

u

Contoh penulisan, sebagai berikut :

$row=mysql_fetch_row ($query)


6
!/
"
&
7=

Berikut ini adalah tipe data yang terdapat pada MySQL :


6

!/
"
, %!0

Numerik adalah salah satu bentuk data yang berupa data angka,di

dalam bentuk numerik sendiri di bagi menjadi beberapa bentuk yang

bentuk-bentuk tersebut berkaitan dengan panjang data yang dapat

ditampung. Berikut adalah bentuk-bentuk dari tipe numerik dapat di baca

pada tabel berikut.

!/
"
"%

Tipe ini merupakan bentuk numerik yang paling kecil

?
dalam menangani data di dalamnya,tipe TINYINT dapat

menangani data mulai dari angka -128 sampai dengan 127

Setelah tipe TINYINT yang memiliki kemampuan

 
menyimpan data lebih besar adalah SMALLINT,yaitu

mampu untuk menangani data mulai dari -32768 sampai

dengan 32767

u


Tipe Numerik yang sederhananya adalah bentuk


MEDIUMINT, yaitu yang mampu menangani data mulai

dari -8388608 sampai dengan 8388607

Tipe INT merupakan tipe yang sangat sering digunakan

dalam pembuatan database, karena tipe ini dirasakan

sangat cukup menampung dalam menangani data, yaitu


mampu untuk menyimpan data mulai dari 2147483648

samapi 214748647

Bentuk terbesar dalam menangani data numerik adalah

c
dengan menggunakan tipe BIGINT yaitu mampu

menangani data mulai dari -9223372036854775808 sampai

dengan 9223372036854775807





!/
"
&
7=


6
!/
&"
,",0
"
&
<

Mysql juga memiliki tipe data tersendiri dalam hal menangani

masalah penanggalan dan waktu
Sebenarnya pada saat membuat sebuah

tabel, untuk dapat menyimpan data yang berupa tanggal dan waktu juga

menggunakan karakter, akan tetapi apabila menggunakan bentuk karakter

maka data yang akan dimasukkan dianggap sebagai data string dan bukan

data waktu atau tanggal.

u

 Waktu dan tanggal adalah satu bentuk data yang paling penting

dalam sebuah database, karena dengan menggunakan bentuk ini kita dapat

melakukan penyimpanan data yang menyangkut waktu dan tanggal

seperti lahir, tanggal mulai dan lain sebagainya untuk lebih jelasnya

berikut tipe data yang menangani waktu dan penanggalan.

!/
"
"%

Bentuk ini merupakan tipe data yang dapat menyimpan dua

buah tipe data sekaligus, yaitu penanggalan dan waktu.

""! 
Benntuk yang dapat dibuat oleh Datetime adalah µ0000-00-00¶

dan ¶00:00:00¶, yang dapat diterangkan bahwa µ0000-00-00¶

merupakan bentuk penanggalan yang dimulai dari tahun, bulan

dan tanggal. Selanjutnya 00:00:00 adalah tempat untuk

menyimpan waktu dan jam. Sebagai contoh pada tahun µ2009-

06-22¶ dan dengan pewaktuan ¶08:15:45¶

Bentuk tipe data Date digunakan untuk menyimpan data

"
penanggalan saja, yang memiliki bentuk penulisan µ0000-00-

00¶. Penggunaan ini mirip seperti pada Datetime, hanya saja

yang didukung hanya penaggalan saja. Contoh µ2009-06-22¶.

Bentuk penanggalan dengan Timestamp dapat dibuat berjajar

! $" /

tanpa ada pembatasnya, berikut adalah prototype penulisannya

 00000000000000

Bentuk Time hanya digunakan untuk menyimpan data

berbentuk penanggalan yaitu dimulai dari tahun yang dibaca

! 

dari dua karakter terakhir dan selanjutnya diikuti bulan dan

tanggal. Bentuk penulisannya adalah ¶00:00:00¶. Pada

prototype pewaktuan tersebut dapat dijabarkan bahwa 00

adalah jamdetik. Contoh 08:35:55 yang diikuti menit dan

Bentuk paling sederhana adalah Year yang hanya dapat

?%
menyimpan data berupa tahun saja yang ditulis secara lengkap

4 digit, bentuk penulisannya adalah dengan 0000, sebagai

contoh 2009 atau 1999



!/
&"
,",0
"
&
<


6
!/
"
"%!

Selain numeric dan pewaktuan, Mysql juga mendukung dengan

data ± data yang bersifat String atau karakter. Pada jenis data ini dapat

melakukan penyimpanan data yang bentuknya lain dari kedua tipe data

yang telah disebutkan di atas. Bentuk String adalah salah satu bentuk yang

harus dimiliki dan didukung oleh setiap database, data string dapat

menyimpan sumua data baik itu Numeric maupun waktu dan tanggal.

„

 Tidak hanya itu, tipe string sebenarnya memiliki pengertian sebuah

tipe data yang mampu menampung semua data yang berupa string. String

disini dapat diartikan sebagai bentuk yang berupa karakter misalnya nama,

alamat, email, pesan maupun semua data yang berbentuk data dari

alphabet.

Banyak sekali tipe string yang dapat didukung oleh Mysql dari

mulai yang berukuran byte sampai dengan giga byte. Di dalam tipe string

Mysql memiliki dua bentuk dukungan yang dibagi menjadi dua kelompok

yaitu kelompok data yang bentuknya teks besar dan karakter teks kecil.

Berikut adalah beberapa type yang tergolong dalam tipe data string.

!/
"
"%

Bentuk ini dapat menyimpan data sampai 225 karakter, jadi

@%-8%

tipe ini dapat digunakan apabila data yang dimasukkan tidak

lebih dari batas tersebut.

Bentuk Char adalah bentuk yang sama dengan varchar yaitu

mampu menangani data sampai dengan 225 karakter. Akan

tetapi dari kedua tipe tersebut memiliki perbedaan yang

sangat seknifikan yaitu dalam hal penyimpanan data.

:8%

Sebagai gambaran, apabila dibuat sebuah kolom dengan tipe

Varchar(25) maka data yang dapat dimasukkan paling

u

 banyak 25 digit dan juga dpat dimasuki data kurang dari 25

digit.

Akan tetapi apabila dibuat sebuah kolom dengan tipe data

Char(4) maka data yang dapat dimasukkan sebanyak 2

karakter, maka data tersebut akan tetap dibaca dalam 4 digit,

sehingga keadaan seperti ini akan sangat memboroskan

ketersediaan memori computer. Berbeda pada Varchar yang

memberi batasan sebesar 25 maka data yang dapat

dimasukkan selebar 10 karakter yang juga dibaca menjadi 10

karakter bukan 225 karakter

Tipe ini adalah tipe validasi, pada type ini data yang

mungkin akan menjadi isi dari kolom tersebut harus

,

ditentukan terlebih dahulu. Misalnya pada pembuatan kolom

yang isinya mengenai golongan darah yang memiliki

anggota A,B,AB dan O. Maka bentuk penulisannya adalah

Enum (µA¶, µB¶, µAB¶, µO¶).

"
Tipe data set sebenarnya memiliki fungsi yang sama dengan

tipe Enum, yaitu dengan mendeklarasikan anggoata dari isi

kolom yang mungkin akan menjadi anggotanya.

Tipe ini merupakan bentuk yerkecil dari bentuk

!7";"
penyimpanan data string, tipe ini mampu menangani data

 sampai dengan 2^8-1 data.

Bentuk Tinytext adalah bentuk yang sama dengan Tinyblob,

!7#

yaitu mampu menangani data sampai dengan2^8-1 data.

Bentuk Text adalah salah satu bentuk dukungan tipe string

;"
yang mampu menangani data sampai dengan berukuran

2^16-1 (64K-1) data.

Bentuk ini adalah bentuk kedua dari tipe text yang memiliki
c#

kemampuan sama yaitu sampai dengan 2^16-1 (64-1) data.



!/
"
"%!

 c c



  



 
 
 
  

Penelitian akan dilaksanakan selama 1 (satu) minggu. Penelitian ini

dilaksanakan pada ruang Tata Usahan Jurusan Teknologi Informasi POLNES, Jln.

Dr. Cipto Mangunkusumo.



 
c
 

Data yang diperlukan adalah data mengenai sistem yang sudah berjalan

sekarang ini di TU Jurusan TI. Sumber data adalah karyawan TU yang akan saya

interview pada waktu penelitian.


c  
  


 , /,
&"
A

a. Wawancara

Yaitu melalui tatap muka dan tanya jawab langsung dengan sumber

yang berkaitan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dalam

penyimpanan data surat-menyurat.



b. Observasi

Mempelajari sistem manual yang telah berjalan saat ini.

c. Studi Literatur / Kepustakaan

Mempelajari berbagai literatur dan refrensi yang mendukung

pembuatan sistem ini. Data yang diperoleh berupa konsep atau teori-

teori yang dapat menunjang penelitian dan untuk penulisan tugas

akhir.

d. Konsultasi

Dengan dosen pembimbing dan teman-teman.




c  




!$!$

Metode analisis yang digunakan dalam laporan ini adalah analisis data,

analisis kebutuhan, dan analisis teknologi.



 !$!$
"

Alat Bantu untuk analisis, untuk memudahkan dalam tahap

analisis maka penulis menggunakan Site Map, Context Diagram dan

DFD untuk mengalisis data aplikasi surat masuk dan surat keluar

berbasis jurusan Teknologi Informasi POLNES berbasis web.


 !$!$
,",8



 %$#
-# /,"%
&
$/$!+!0$!
$!

%!0,"
A

a. Windows 7 Professional Version 2009

b. AMD Turion(tm) X2 Dual-Core Mobile

c. RM-72 2.10 GHz

d. RAM 4 GB (2.97 GB usable)

e. 250 GB Hardisk




 #+"2%
A

a. Windows 7 Professional Version 2009

b. XAMMP for Windows Version 1.6.7

c. phpMyAdmin - 2.11.7

d. MySQL client version: 5.0.51b sebagai database

nya

e. Adobe Dreamweaver CS3 v9.0 Build3453

Portable untuk mendesain web.

f. Adobe Photoshop CS3 untuk mendesain banner


 c8
A

a. Beberapa data surat-menyurat yang di dapat dari

sumber informasi yaitu karyawan TU yang

berupa :

1) Fotocopy contoh data surat masuk dari

buku besar

2) Fotocopy contoh data surat keluar dari

buku besar



 
 !$!$
0##!

Teknologi yang dipakai dalam membangun aplikasi surat

masuk dan surat keluar jurusan teknologi informasi POLNES

berbasis web adalah MySQL yang berfungsi sebagai tempat

penyimpanan seluruh data surat-menyurat dan PHP sebagai script

pemprogramannya.

)  

Desain sistem yaitu bertujuan untuk memberikan gambaran tentang sistem

yang diusulkan. Dalam desain sistem antara lain : Site Map, DFD dan Context

Diagram.

*
  

Setelah melakukan analisis dan desain, maka dilakukan implementasi

yaitu pengembangan aplikasi, dalam hal ini difokuskan pada pembuatan program

atau web.



Berikut ini adalah bagan dari tahapan-tahapan di atas :

 %


"#&
 
!$"

 c c
@

 :  
 
c  



 :  


Sebelum memulai membuat sistem aplikasi tersebut saya akan merancang

konsep database terlebih dahulu berdasarkan pada teori yang telah di bahas pada

bab-bab sebelumnya, dalam bab ini akan dibahas secara rinci perancangan dan

pembuatan sistem berikut cara kerjanya. Karena tanpa perancangan konsep yang

mantap di awal pembuatan sebuah sistem, maka nantinya pasti akan timbul

banyak kesalahan. Jika ada kesalahan dalam pembuatan sistem maka hanya perlu

dilakukan perbaikan-perbaikan kecil saja.




c#-0
7$"

Pertama-tama peneliti akan membuat blok sistem sebagai langkah awal

pembuatan database. Dalam bentuk rancangan desain awal tentang hubungan

aplikasi surat keluar dan surat masuk dengan lingkungan sekitarnya. Berikut

adalah langkah-langkah pembuatan blok sistem ini :

„

1. Tentukan Entitas apa saja yang akan terhubung dengan sistem ini secara

umum.

Entity : Administrator (TU), Struktural (Kajur, Sekjur), dan User (Dosen,

Mahasiswa).

2. Tentukan data pada setiap proses.

a) Surat masuk

b) Surat keluar

c) Pengumuman

d) Persetujuan struktural

3. Gambar blok sistem berdasarkan hasil langkah-langkah diatas.

 %


c#-0
$7$"

u

Ket :

Proses yang dilakukan pertama kali adalah memisahkan proses surat-

menyurat menjadi dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Semua proses

keluar masuk surat dicatat ke dalam sebuah buku besar. Berikut

penjelasannya :

a) Surat Masuk (Garis Biru).

Proses surat masuk dibagi menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat

dinas. Surat pribadi akan disampaikan langsung kepada pemiliknya.

Sedangkan surat dinas akan diperiksa dan diberi disposisi oleh

karyawan TU. Setelah diberi disposisi, maka surat akan diteruskan

kepada struktural (Kajur, Sekjur) untuk kemudian ditindak lanjuti dan

disimpan ke dalam buku besar.

b) Surat Keluar (Garis Merah).

Surat keluar dibuat oleh karyawan TU apabila sudah mendapat

perintah atau persetujuan dari struktural (Sekjur, Kajur). Surat keluar

ini bisa berupa surat balasan, pengumuman maupun surat keluar yang

sesungguhnya. Setelah dikirim baru surat keluar disimpan ke dalam

sebuah buku besar.

 
 :
':#";"
!% (

Langkah kedua adalah membuat Context Diagram. Yaitu diagram yang

menggambarkan sistem sebagai pusat dari diagram dan entity-entity luar

lainnya yang memberikan input output yang lebih detail.

 %

:#";"
!%

Dari context diagram diatas dapat dipisah menjadi dua yaitu CD proses surat

masuk dan CD proses surat keluar.

a CD proses surat masuk

 %

%#$$
,%"
$,0

Ket :

Proses yang terjadi untuk surat masuk di Jurusan Teknologi Informasi

POLNES dimulai dari adanya surat masuk, baik dari jurusan lain, dekan maupun

dari Ekstern (instansi lain). Surat-surat yang masuk ini dapat berupa surat pribadi

dan surat dinas (yang berkaitan dengan jurusan). Surat-surat yang masuk ini akan

dipilah-pilah oleh karyawan TU apakah surat tersebut membutuhkan tanggapan



atau tidak. Setelah diberi tanggapan maka pegawai TU dapat mengambil langkah-

langkah yang harus diambil selanjutnya.

a CD proses surat keluar

 %

%#$$
,%"
,%

Ket :

Pertama jurusan Teknologi Informasi POLNES mendapatkan surat dari

Instansi lain. Instansi lain ini dapat berupa surat dari luar POLNES, unit lain,

maupun dari jurusan lain. Maka pegawai TU akan meminta ijin membuat surat

balasan dari Struktural. Setelah ijin diberikan, maka surat balasan akan dibuat



untuk kemudian dikirimkan. Selain itu jurusan juga dapat menerima perintah dari

Struktural untuk membuat surat keluar untuk Instansi lain di dalam POLNES.


 
'"
#2
!% (

Langkah Ketiga adalah membuat sebuah DFD (Data flow Diagram) yang

merupakan penjabaran awal dari proses sistem yang kita buat sebelumnya

pada Context Diagram tadi. Pada DFD tahap ini belum muncul tabel-tabel,

akan tetapi hanya ada datastore menggunakan database secara umum.

Langkah ± langkah pembuatan DFD adalah sebagai berikut :

1. Tentukan proses ± proses yang akan ada di dalam sistem nanti.

a) Proses Surat Masuk

b) Proses Surat Keluar

c) Proses Pemberian Disposisi

d) Proses Tanggapan Surat

e) Proses Pembuatan Pengumuman

2. Gambar DFD dengan menentukan dari proses mana saja tiap input/output



  %


%#$$
,%"
$,0

 %
)

%#$$
,%"
,%




 !" /

Dari gambaran aplikasi surat masuk dan surat keluar jurusan IT POLNES

berbasis web pada bab sebelumnya, maka dapat digambarkan perancangan

website yang akan dibuat nantinya dalam bentuk sitemap.



 %
*
!" /




) %-
$!

Pembuatan desain ini berdasarkan pada rancangan desain yang di

inginkan, yaitu :


)
 
$%

  
&;

Yaitu berupa halaman login untuk user yang terdiri dari 3 tabel (atas :

banner, tengah : form login, bawah : footer)

 %
1
%#/%"!$

,",0
c%

 %
3
%#/%"!$

,",0
#%
#!

 %
4
%#/%"!$

,",0
##"%

„

  %

6
$!
 
&;

  
" 
'# (

Berisi tentang Sejarah Badan Kearsipan, Menu Utama, Visi dan Misi

Jurusan Teknologi Informasi dan Kalender. Pada Menu Utama berisi link

ke halaman Beranda, Pesan Masuk, Pengumuman, Kontak Kami dan

Logout. Properties tabel untuk Halaman Home kurang lebih sama dengan

Halaman Index, hanya ditambah tabel lagi di bawah tabel untuk Banner,

yaitu untuk tabel Selamat Datang.

u



 %


%#/%"!$

,",0
 "
"

 %


%#/%"!$

,",0
,
" B
@!$!
>
!$!

B
&%
&
<%8
c&
%$!/

 %


 
" 
'# (



Ket :

Dengan nama url pada browser home.php?module=homeB
berisi layanan

seperti :

1. Beranda

Jenis : Masuk dalam menu utama

Link ke home.php?module=home

2. Pesan Masuk

Jenis : Masuk dalam menu utama

Link ke home.php?module=suratmasuk

3. Pengumuman

Jenis : Masuk dalam menu utama

Link ke home.php?module=pengumuman

4. Kontak Kami

Jenis : Masuk dalam menu utama

Link ke home.php?module=kontakkami


 5. Logout

Jenis : Keluar dari menu utama

Link ke login_out.php


*  ,"
"$

Jika database sudah dirancang dengan baik dan benar tanpa mengindahkan

urutan langkah pembuatan database (Blok System

Context Diagram
Data

Flow Diagram
Entity Relational Diagram), maka sekarang saatnya

melakukan table mapping. Yaitu pembuatan tabel-tabel berdasarkan konsep

yang kita buat tadi, lalu membuat sebuah database dengan menggunakan

tabel-table tersebut.


*
"!"7
"!#$8!/
!%

Langkah pertama adalah membuat entity relationship diagram yang

menggambarkan hubungan-hubungan antar entitas atau antar tabel pada

perancangan database sebelumnya. Kemudian setelah entity relationship

diagram sudah dibuat, selanjutnya adalah membuat relational database.

Yaitu hubungan antar tabel yang sudah dibuat pada tahap entity

relationship diagram, atau bisa juga disebut dengan menerjemahkan entity

relationship diagram menjadi basis data relational (relational database).



  %


 


* ,"


Setelah Perancangan database selesai dilakukan, sekarang saatnya

untuk membuat tabel-tabel pada database tersebut. Perangkat lunak yang

digunakan untuk membuat database kali ini adalah  

PHPMYADMIN. PhpMyAdmin yang digunakan adalah PhpMyAdmin

2.11.7 bawaan dari paket XAMPP Versi 1.6.7 dan MySQL versi 5.0.51b.

Pertama-tama buka XAMPP control panel, lalu klik tombol start pada

Apache dan MySql untuk menjalankan mereka sebagai service. Lalu

bukalah web browser dan ketikkan http://localhost/phpmyadmin. Setelah

itu saatnya membuat database. Pada halaman home phpmyadmin terdapat

sebuah textfield kosong yang diatasnya terdapat tulisan ¶Create new

database¶. Isikan textfield tersebut dengan nama database yang diinginkan

(database=db_mailti), lalu tinggalkan pilihan lainnya secara default dan

klik tombol ¶Create¶. Jika sudah, maka akan ada pesan sukses.

Kemudian buatlah tabel sesuai dengan konsep dan perancangan yang

telah dibuat sebelumnya.



  %

)

0&C&!$/#$!$!

 %

*

0&C<!$C$,%"

 %

1

$,%"0,%

 %

3

$,%" $,0



  %

4

,$%

 %
6

/, , 

 %



#&,




1  %
 ,
/!0$!
,%"
$,0
&
,%"
,%

,%,$
0##!
+#% $!
 
%$!$
2

Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Jurusan Teknologi Informasi

POLNES berbasis web merupakan aplikasi yang dapat digunakan user (dosen

dan mahasiswa) untuk memperoleh informasi tentang pesan masuk untuk user

yang telah login dan pengumuman yang di input oleh admin.

Sedangkan untuk admin (karyawan TU) untuk mempermudah

penyimpanan file dari surat masuk dan surat keluar dan memudahkan dalam

pencarian file surat-menyurat tersebut.




3 ,<!


3
,<!
 
$%

Untuk halaman index ketika user pertama kali mengakses website

akan muncul tampilan seperti ini :

 %

 
#!

Setelah login, maka user dapat mengakses halaman utama yang berisi

link-link ke Beranda, Pesan Masuk, Pengumuman, Kontak Kami dan

Logout.





 %

 
" 
'# (

Pada halaman Kontak Kami terdapat informasi tentang alamat

Politeknik Negeri Samarinda dan Kontak yang bisa di hubungi yaitu

No.telp dan Fax Jurusan Teknologi Informasi.

„



 %

 
#"0
 !

u

 c c
@



*

 

Dari hasil pembuatan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar ini dapat diambil

kesimpulan sebagai berikut :

1. Setelah dibuatnya aplikasi ini, maka pencarian data dari surat masuk dan surat

keluar lebih mudah.

2. Dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan serta

memudahkan karyawan dalam melakukan pengoperasian nya.

3. Data tersebut dapat tersimpan dengan rapi.

4. Karena aplikasi ini berbasis intranet, maka memudahkan mengakses aplikasi

ini di semua PC di lingkungan TI.

*
 

1. Didalam pembuatan Aplikasi dengan menggunakan Dreamweaver 8, PHP

script dan database mySQL ini diharapkan kita harus teliti dan jeli dalam

proses pembuatannya karena script yang kita ketik bisa ada yang kurang.



2. Diharapkan desain aplikasi surat masuk dan surat keluar yang sudah ada ini

dapat dikembangkan lagi, sehingga desain nantinya dapat di browser pada

tools apapun dengan tampilan yang menarik sesuai desain.

3. Hendaknya memperbanyak browsing atau menjelajah internet untuk melihat

berbagai contoh program aplikasi yang telah dibangun oleh para ahli sebagai

bentuk referensi.

4. Memperbanyak membaca buku sebagai tambahan ilmu serta memperluas

wawasan.

5. Hendaknya mahasiswa merpersiapkan lebih awal rancangan pembuatan Job

Tugas Akhir agar dapat mengontrol permasalahan yang kemungkinan akan

terjadi kedepannya dan tidak terburu-buru dalam pengerjaan nya.