Anda di halaman 1dari 13

1 MH

MODUL APLIKASI

1. Halaman Login

Halama Login merupakan halaman pertama untuk proses masuk sesuai dengan
hak akses sesuai jenis user.

2. Form Input User

Pada Tampilan diatas Proses untuk pembuatan Proses Hak untuk masing – masing
user. Hak Akses terdiri dari Admin, Operator, User, Pimpinan Daerah dan Sekpri.

2 MH
Admin merupakan hak akses tertinggi dalam sistem surat, admin bisa mengatur
semua system. Operator merupakan Hak akses untuk masing- masing OPD yang
ada di Kab. Tabanan, Operator bertugas untuk menerima surat masuk dan
memproses surat keluar. User merupakan Hak akses untu per Pegawai yang
berstatus PNS dan menjabat (memiliki eselon). Pimpinan Daerah merupakan Hak
Akses untuk Pegawai yang statusnya merupakan pimpinan daerah atau yang
memiliki sekpri. Sekpri merupakan Hak Akses sekpri yang merupakan filter surat
sebelum ke pimpinanan.

Untuk Operator Cukup mengisi form seperti di bawah ini

Operator pertama memilih hak akses User, setelah itu pilih jabatan yang tersedia
dan Nama, NIP, Eselon, Username, Password. Operator wajib menginputkan paraf
bertujuan untuk keperluan disposi. Proses input user di sesuaikan dengan jenis
user pada sistem Top Tabanan.

3. Klasifikasi Surat

Klasifikasi surat merupakan pengelompokan surat berdasarkan klasifikasi


surat,sehingga admin akan lebih gampang memilah surat berdasarkan index.
Manajemen surat juga berfungsi untuk melihat alur surat sudah sampai mana.

3 MH
4. Surat Keluar

Surat Keluar merupakan tempat dimana operator mengirimkan surat. Proses


mengirimkan surat oleh operator bisa dikirim ke semua OPD, beberapa OPD dan
satu OPD. Operator wajib mengscan surat untuk di upload di form surat keluar.
Pada Halaman surat keluar merupakan tempat menginput surat keluar, user akan
di tampikan beberapa form yang wajib di lengkapi seperti, no surat, tanggal surat,
tujuan surat, untuk tujuan surat operator bias memilih untuk satu OPD atau lebih
dan dimungkinkan untuk mengirimkan ke seluruh OPD. Operator wajib mengisikan
isi ringkas surat bertujuan kepada penerima walaupun tidak membuka surat,
penerima lebih cepat mengetahui isi surat. Operator wajib mengupload file surat
berupa hasil scan dari surat tersebut. Operator wajib mengisi form seperti contoh
di bawah ini.

4 MH
5. Surat Masuk

Surat Masuk merupakan tempat operator melihat surat masuk, operator bisa
melihat status surat yang mana sudah di proses disposisi atau yang baru dan belum
di baca. Operator dalam hal ini setelah cek detail surat ataupun operator bisa
mendownlaod scan surat masuk, operator wajib mengarahkan surat sesuai tujuan
surat masuk. Operator setelah mengarahkan tugasnya hanya memantau surat
sudah sampai mana proses disposisi oleh atasan. Opertaor juga bisa
menginputkan surat keluar secara manual apabila ada surat masuk yang memang
tidak terdaftar pada system apliaksi surat, contohnya surat dari luar Pemerintahan
Kabupaten Tabanan.

Contoh form surat masuk seperti dibawah ini.

Proses Pengarahan surat oleh operator dapat di lihat pada form di bawah ini

5 MH
Operator cukup mengklik terusan surat mau bawa kemana surat tersebut

6. Proses Disposisi

Proses Disposisi merupakan proses pemberian perintah kepada pegawai


bersangkutan, Pemberi disposisi akan memilih tujuan disposisi dan pegawai, lalu

6 MH
akan pemberi diposisi akan memilih subjek disposisi dan mengetikan disposisi di
kolom isi disposisi.

7. Riwayat Disposisi Surat

Riwayat disposisi merupakan detail alur distribusi surat melalui disposisi, riwayat
disposisi berfungsi untuk memonitor perjalanan surat sudah sampai tujuan atau
belum. Pada riwayat disposisi ini akan terlihat berapa lamakah satu surat selesai
atau belum. Dengan adanya riwayat disposisi dipastikan user pengirim surat atau
penerima surat tidak kebingungan dalam hal pencarian proses surat.

8. Halaman Rubah Password

Halaman ini merupakan fitur untuk merubah password apabila user menginginkan
perubahan password.

7 MH
9. Tampilan Aplikasi Android

Khsusus untuk para pejabat top tabanan menyediakan aplikasi mobile android
untuk mempermudah proses surat, tampilan mobile seperti dibawah ini

Tampilan diatas dibagi menjadi dua menu yaitu, menu surat masuk dan disposisi,
perbedaannya adalah surat masuk merupakan semua surat yang masuk ke OPD
bersangkutan semua user bisa melihat semua surat masuk. Menu disposisi
merupakan tampilan surat yang memang dikhususkan di tujukan ke user.

8 MH
10. Tampilan surat Masuk

Surat masuk merupakan semua surat yang masuk ke OPD bersangkutan, semua
user akan mendapatkan surat masuk sebagai informasi, walapun bukan ditujukan
(di disposisi) ke yang bersangkutan.

Ketika diklik gambar diatas akan ditampilkan detail surat masuk, seperti dibawah
ini

9 MH
Ketika user ingin melihat surat secara digital (scan) cukup mengklik lihat surat,
akan ditampilkan seperti dibawah ini

10 MH
11. Tampilan Menu Disposisi Mobile

Menu disposisi merupakan halaman khsusus menerima disposisi dari pejabat lain.
Apabila user menerima disposisi dari atasan akan diberikan sebuah notifikasi.
Tampilan Halaman disposisi seperti dibawah ini

11 MH
Untuk melakukan disposisi user bisa klik icon tambah (+) untuk mengirimkan
disposisi, ketika klik (+) tersebut akan tampil seperti dibawah ini

User bisa memilih subjek disposisi yang disediakan, apabila memberikan perintah
khusus bisa ditambahkan di isi disposisi, setelah itu user wajib memilih tambah
tujuan disposisi akan di tujukan kemana. User cukup klik tambah tujuan dispsosi
maka akan tampil gambar di bawah ini

12 MH
Setelah memilih jabatan tujuan user cukup klik kirim maka disposisi akan terkirim
ke tujuan. Disamping itu user bisa melihat riwayat disposisi seperti gambar
dibawah ini

13 MH