Contents

1. PENGENALAN................................................................................................................................1
2. PENYATAAN MASALAH..................................................................................................................2
3. CADANGAN PENYELESAIAN...........................................................................................................4
4. HALANGAN DAN KEKANGAN.........................................................................................................6
5. KESIMPULAN..................................................................................................................................7
RUJUKAN...............................................................................................................................................8
1. PENGENALAN
Pendekatan komunikasi kepengurusan berbeza dengan jenis-jenis komunikasi lain

contohnya komunikasi massa, komunikasi interpersonal dan komunikasi perniagaan.

Komunikasi kepengurusan adalah integrasi antara komunikasi perniagaan, komunikasi

pengurusan, komunikasi kemanusiaan dan komunikasi organisasi. Komunikasi kepengurusan

menuntut kepada pendekatan yang bersifat resiprokal dalam menjayakan matlamat

sesebuah organisasi. Dalam persekitaran perniagaan atau pengurusan, mesej yang hebat

tidak semestinya menghasilkan impak yang unggul kepada organisasi. Disebaliknya, mesej

yang menarik hanya dikatakan berjaya apabila mendapat maklum balas daripada audien.

Justeru itu, proses komunikasi bukan sekadar dalam satu garisan lurus dari pengurus-

komunikator kepada pekerja-audien, tetapi proses komunikasi kepengurusan adalah lebih

kompleks dan bersifat resiprokal.

Dalam konteks pengurusan sesebuah organisasi, penjanaan mesej dibentuk

berdasarkan objektif komunikasi. Mesej yang ringkas, padat dan tepat mudah difahami oleh

pelbagai peringkat pekerja-audien. Penetapan objektif yang hendak dicapai adalah penting

dalam proses komunikasi kepengurusan. Tidak kira sama ada anda menulis atau bertutur –

mesej yang disampaikan kepada pekerja-audien dalam organisasi atau di luar organisasi

perlu ada objektif yang boleh diukur dan dicapai. Seiring dengan penetapan objektif

komunikasi, pengurus-komunikator juga perlu memikirkan gaya komunikasi yang sesuai

untuk digunakan bagi mencapai objektif komunikasi. Sememangnya diakui sukar memilih

gaya komunikasi yang sempurna bagi semua konteks komunikasi. Dalam konteks

komunikasi kepengurusan, pengurus memainkan peranan penting memastikan interaksi dan

proses perkongsian maklumat dengan pekerja-audien mencapai objektif yang

dimatlamatkan. Sehubungan itu, seperti juga Hattersley & McJannet (2008), Munter (2006)

menyarankan agar penjanaan strategi komunikasi didahulukan dengan meneliti beberapa

persoalan asas berkaitan dengan objektif komunikasi dan gaya komunikasi. Sebagai seorang

pengurus organisasi, ianya perlu menghubung-kaitkan penilaian terhadap audien,

persekitaran, budaya, pemilihan saluran dan penstrukturan mesej. Justeru itu, tugas

pengurus bukan sahaja memenuhi fungsi kepengurusan tetapi juga turut bersikap kritikal

dan analitikal dalam aspek perancangan strategi komunikasi.

2. PENYATAAN MASALAH
Kebanyakkan pengurus di Hospital Ampang menggunakan surat/memo sebagai medium

penyampai maklumat dalaman untuk menyalurkan informasi kepada pekerja-pekerja di

bawah seliaan mereka. Strategi komunikasi pengurusan yang digunakan oleh pengurus di

Hospital Ampang ialah Strategi Pemilihan Saluran Media melalui Penulisan Tradisional.

Pemilihan surat/memo ini masih menjadi pilihan pengurus-pengurus di Hospital Ampang

kerana ianya boleh disunting untuk perkemaskan tatabahasa, data dan ulasan terperinci

tentang sesuatu maklumat dan informasi-informasi tertentu. Bukan itu sahaja, malah ianya

boleh disemak berulang kali berbanding mesej melalui lisan. Ini juga boleh mengelakkan

kesalahan tuturkata dan boleh dikirkan perkataan ataupun ayat yang sesuai untuk

digunakan. Ini bersesuaian dengan pandangan daripada Narimah Ismail (2004) yang

mengatakan penulisan tradisional mampu mengelakkan seseorang daripada kesalahan

tatabahasa kerana ianya boleh disemak berulangkali. Selain daripada itu penggunaan

penulisan tradisonal ini juga dikatakan menjimatkan masa kerana membaca lebih cepat

daripada mendengar. Selain itu juga, membaca membolehkan seseorang itu lebih fokus dan

memilih bahagian-bahagian tertentu dalam teks. Penulisan tradisional ini juga mempunyai
tahap privasi yang tinggi, penyebarannya boleh smapai ke sempadan geografi dan yang

paling penting penulisan tradisional ini menjadi dokumen kekal dan boleh dirujuk kembali.

Walau bagaimanapun, penggunaan strategi komunikasi kepengurusan melalui

penulisan tradisional ini agak ketinggalan zaman walaupun ianya masih lagi relevan.

Menurut Ishak Mad Shah (2012), peranan teknologi baru atau terkini dalam menyampaikan

maklumat banyak bergantung kepada alat media, dengan itu pihak pengurusan perlu

mengikut perubahan teknologi yang begitu pantas. Antara kelemahan strategi pemilihan

saluran media melalui penulisan tradisional ini ialah menulis memerlukan masa yang

panjang dan akan melambatkan proses menyebaran mesej dalam organisasi terutamanya di

Hospital Ampang. Keduanya tiada kawalan sama ada surat itu sampai pada orang yang

dituju atau dibuka oleh orang lain. Contohnya di Hospital Ampang, kebanyakkan

surat/memo di letakkan dalam ‘pigeon hole’ setiap jabatan dan setiap pagi akan ada

kakitangan jabatan yang akan mengutip setiap surat/memo tersebut. Persoalannya

sekarang adakah surat/memo yang diletakkan bertepatan, sekiranya terdapat kesilapan

meletakkan surat/memo tersebut, adakah ianya dikembalikan pada tempat yang betul?

Seterusnya kelemahan yang ketiga ialah maklum balas selalunya lambat atau tidak segera.

Sebagai Contoh di Hospital Ampang, disebabkan kekangan masa dan kesibukan aktiviti

perubatan, menyebabkan ada diantara ketua jabatan yang lambat mengambil surat/memo

tersebut dan lambat untuk memberi maklum balas.

3. CADANGAN PENYELESAIAN
Candangan utama penulis ialah pengurus-pengurus ataupun ketua-ketua jabatan di Hospital

Ampang menggunakan teknologi komunikasi sebagai saluran utama komunikasi dalaman.

Bagi menambahbaik lagi sistem penyampaian maklumat antara jabatan, pengurus-pengurus

atau ketua-ketua jabatan di Hospital Ampang adalah disarankan agar surat atau memo

dihantar menggunakan teknologi terkini seperti ‘WhatsApp’, Wechat, email dan sebagainya

manakala ‘hard copy’ diletakkan segera dalam ‘pigeon hole’ jabatan. Bagi memo atau surat

yang memerlukan tindakan segera maka pengurus atau ketua jabatan perlu menghantar

maklumat tersebut secara ‘personal messaging’ atau secara terus kepada individu-individu

yang berkenaan. Menurut Deddy Mulyana (2008) dalam buku Human Communication,

terdapat perbezaan di antara organisasi lama dan organisai baru dalam berkomunikasi.

Beliau menambah lagi organisasi lama umumnya lebih berkomunikasi secara bersekemuka,

bermesyuarat dan penggunaan kertas secara sepenuhnya, namun organisasi masa kini lebih

tertumpu kepada penggunaan teknologi komunikasi. Perubahan komunikasi pengurusan

organisasi melangkaui teknologi merupakan tuntutan yang sentiasa perlu dipenuhi oleh

setiap organisasi. Kegagalan memanfaatkan teknologi merupakan kegagalan yang amat

nyata sekali (Junaini, 2017). Perkembangan teknologi terkini yang pantas merupakan

cabaran yang besar bagi pengurusan sesebuah organisasi. Dalam hal ini perkembangan

media sosial wajar dimanfaat secara positif bagi memperkasa institusi organisasi itu sendiri

(Xu, Kang, Song, & Clarke, 2015). Seharusnya kepakaran kreatif dan inovatif menjadi

gabungan yang penting untuk melaksanakan perubahan bagi menyampaikan perkhidmatan

yang berkesan. Manakala menurut Simeng & Bakar, (2011) keberkesanan sistem

penyampaian bergantung kepada kreativiti dan inovasi pengurus organisasi tersebut.

Peranan teknologi baru atau terkini dalam menyampaikan maklumat banyak

bergantung kepada alat media, dengan itu pihak pengurusan perlu mengikut perubahan

teknologi yang begitu pantas. Pada awal 90-an, kepesatan industri komputer menyebabkan

populariti dalam penggunaan internet bertambah dan secara langsung merubah cara pihak

pengurusan berurusan dengan kakitangannya. Melalui penggunaan internet menyebabkan

penyebaran maklumat berlaku dengan begitu cepat tanpa halangan daripada kedudukan

tempat kerja dan juga kekangan masa bagi mendapatkan maklumat dengan cepat dan

tepat. Dengan itu pihak pengurusan dan juga kakitangannya perlu menyesuaikan diri kepada

cabaran dunia teknologi dengan mempelajari dan menguasai semua bentuk aplikasi

penyampaian makluamat. Pihak pengurusan perlu bersaing dengan kemajuan teknologi

terbaru dalam komunikasi. Menurut White (1997), pengurus organisasi hendaklah sentiasa

bekerja di dalam batas teknologi terbuka manakala pembangunan teknologi dijadikan

sebagai pemudah tugas mereka. Dengan itu pihak perlu menggunakan taktik dan alat dalam

teknologi baru ini yang telah dipertingkatkan. Antaranya seperti teknologi Sistem Pesanan

Ringkas (SMS) dan Sistem Pesanan Multimedia (MMS), WhatsApp, Wechat, Facebook dan

lain-lain lagi. Dengan itu didapati penggunaan teknologi baru dapat mengubah aktiviti

penyampaian maklumat dan ianya lebih mudah untuk disampaikan. Kakitangan juga perlu

peka dan menyemak setiap maklumat yang diterima serta dapat melaksanakan arahan yang

yang telah diberi kepadanya.

Seterusnya penggunaan teknologi komunikasi ini juga boleh dinilai dari sudut

ekonomi, penggunaan teknologi komunikasi hanya menggunakan kos yang rendah dan

murah. Setidak-tidaknya Hospital Ampang menggunakan emel elektronik sebagai platform

ataupun medium utama pemilihan saluran komunikasi antara pengurus dan pekerja. Ini

keran pengguna hanya perlu mengeluarkan kos untuk mendapat talian internet sahaja

sekiranya menggunakan emel yang ditawarkan secara percuma seperti yahoo, gmail,

hotmail dan sebagainya. Sekiranya pengguna menggunakan akaun emel yang berbayar, kos

berkenaan hanyalah untuk membayar host emel tersebut dan talian internet. Tahap

keselamatan dalam menghantar mesej melalui emel elektronik ini juga adalah sangat tinggi,

dan industri terus berusaha untuk membangunkan walaupun tahap keselamatan yang lebih
ketat. Sebagai contoh, penggunaan surat/memo, telefon mahupun faks tidak mempunyai

tahap privasi yang tinggi. Jika menggunakan emel elektronik dan maklumat dihantar kepada

alamat yang betul, jarang emel tersebut tidak sampai kepada penerima. Selain itu juga,

setiap orang pasti mempunyai ID dan juga kata laluan masing-masing jadi sukar untuk orang

menggodam dalam dalam e-mel. Komunikasi e-mel adalah jelas kaedah komunikasi yang

paling selamat berbanding dengan surat dan faks. Jika surat atau dokumen kertas jatuh di

tangan yang salah, mereka boleh disalahgunakan yang mungkin membuktikan merosakkan

organisasi. Jika faks yang mengandungi maklumat sulit dibiarkan pada mesin fax, mereka

juga boleh digunakan dengan cara yang menentang. E-mel memastikan keselamatan

maklumat, rekod, dan butir-butir organisasi.

4. HALANGAN DAN KEKANGAN

Penggunaan media massa sebagai saluran komunikasi boleh dikatakan pilihan yang tepat.

Walau bagaimanapun, beberapa faktor juga perlu dilihat untuk menjadikan teknologi

komunikasi sebagai saluran yang formal. Selain daripada emel elektronik, kebanyakkan

platform ini belum digazetkan sebagai alat komunikasi rasmi maka sebarang peraturan tidak

dikenakan dan pengurusan maklumat dalam medium ini tidak begitu efektif. Jadinya, tiada

undang-undang atau hukuman yang boleh dikenakan kepada siapa sahaja sekiranya

mengabaikan maklumat yang disampaikan. Selain itu juga, penggunaan teknologi

komunikasi berkemungkinan maklumat-maklumat sulit organisasi terdedah kepada

kebocoran maklumat. Jadinya sekiranya organisasi swasta mahupun organisasi sektor

awam, sekiranya ingin menggunakan strategi pemilihan media melalui teknologi

komunikasi ini, pengurus-pengurus perlu memastikan setiap saluran yang ingin digunakan

perlu digazetkan sebagai satu polisi, prosedur atau undang-undang organisasi. Polisi dan
prosedur merupakan garis panduan yang digunakan untuk menyeragamkan kaedah dan

cara bagi pelaksanaan sesuatu tindakan dalam sesebuah organisasi.

5. KESIMPULAN
RUJUKAN

Ab. Aziz Yusof. 2003. Komunikasi untuk pengurus. Siri Pengurusan dan Pentadbiran Utusan.

Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Abdullah Hassan & Ainon Mohd. 2003. Komunikasi untuk pemimpin. Bentong: PTS

Publications & Distributor Sdn. Bhd.

Al. Ramaiah. 1999. Kepimpinan pendidikan – cabaran masa kini.Petaling Jaya: IBS Buku Sdn.

Bhd.

Chek Mat . 2007. Kemahiran Memimpin. Kuala Lumpur. Utusan Publications &

          Distributors Sdn. Bhd.

Wan Izuddin . 1991.  Strategi Membina Pasukan Berkesan . Kuala Lumpur .Nurin

           Enterprise.

Zawiyah Mohammad Yusof . 2009. Kemahiran Komunikasi. Kuala Lumpur .  

          Dewan Bahasa dan Pustaka.

Abdullah Hassan & Ainon Mohd. (2007). Teori dan Teknik Kepimpinan. Panduan Aplikasi di

Tempat Kerja. PTS Professional Publishing Sdn. Bhd.

 Ishak, Mad Shah (2012). Kepimpinan dan Hubungan Interpersonal Dalam Organisasi.

Penerbit UTM, Skudai, Johor.