Siklus Pengeluaran II : Payroll Processing and Fixed Assets Procedures

A. SISTEM PENGGAJIAN KONSEPTUAL

Pemrosesan penggajian sebenarnya adalah sistem pembelian kasus
khusus di mana organisasi membeli tenaga kerja daripada bahan mentah
barang jadi untuk dijual kembali. Sifat pemrosesan penggajian,
bagaimanapun, menciptakan kebutuhan akan prosedur khusus karena
alasan berikut:
 Perusahaan dapat merancang prosedur pembelian dan pengeluaran
umum yang berlaku untuk semua vendor dan item inventaris. Prosedur
penggajian, bagaimanapun, sangat berbeda di antara kelas karyawan.
 Kegiatan pengeluaran umum merupakan arus transaksi pembelian dan
pencairan yang relatif stabil. Organisasi bisnis dengan demikian
merancang sistem pembelian untuk menangani tingkat aktivitas normal
mereka.
 Menulis cek kepada karyawan membutuhkan kontrol khusus.
Menggabungkan penggajian dan transaksi perdagangan dapat
mendorong penipuan penggajian.
Sifat pemrosesan penggajian menciptakan kebutuhan akan prosedur
khusus, karena :
 Perusahaan dapat merancang prosedur pembelian dan pencairan
umum yang berlaku untuk semua vendor dan item inventaris.
 Kegiatan pengeluaran umum merupakan arus transaksi pembelian
dan pencairan yang relatif stabil.
 Menulis cek kepada karyawan membutuhkan kontrol khusus.
1. Departemen personalia
Departemen Personalia menyiapkan dan menyerahkan formulir
tindakan personel untuk menyiapkan fungsi penggajian. Dokumen-
dokumen ini mengidentifikasi karyawan yang diberi wewenang untuk
menerima gaji dan digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam
tarif gaji per jam, pemotongan gaji, dan klasifikasi pekerjaan.
2. Departemen produksi
Karyawan bagian produksi menyiapkan dua jenis pencatatan waktu:
tiket kerja dan kartu waktu. Tiket kerja mencatat waktu yang
dihabiskan pekerja individu di setiap pekerjaan produksi. Akuntansi
biaya menggunakan dokumen-dokumen ini untuk mengalokasikan

Yunita Pangala A031191177

 Siklus Pengeluaran II : Payroll Processing and Fixed Assets Procedures

biaya tenaga kerja langsung ke akun work-in-process (WIP). Kartu

waktu mencatat waktu karyawan bekerja.
3. Perbarui akun WIP
Setelah akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun
WIP, biaya dirangkum dalam ringkasan distribusi tenaga kerja dan
diteruskan ke fungsi buku besar.
4. Siapkan penggajian
Departemen penggajian menerima tingkat gaji dan data pemotongan
dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen
produksi.
Seorang juru tulis di departemen penggajian kemudian melakukan
tugas-tugas berikut:
a) Mempersiapkan daftar penggajian, menunjukkan gaji kotor,
pemotongan, gaji lembur, dan gaji bersih.
b) Masukkan informasi ini ke dalam catatan penggajian
karyawan.
c) Mempersiapkan gaji karyawan
d) Mengirim gaji ke fungsi distribusi gaji
e) Mengarsipkan kartu waktu, formulir tindakan personel, dan
salinan daftar gaji.
5. Bagikan gaji
6. Siapkan hutang dagang
Petugas AP meninjau daftar penggajian untuk kebenaran dan
menyiapkan salinan voucher pembayaran tunai untuk jumlah
penggajian.
7. Siapkan pencairan tunai
Setelah menerima paket voucher, fungsi pembayaran tunai
menyiapkan satu cek untuk seluruh jumlah gaji dan menyimpannya di
akun imprest penggajian.
Perbarui buku besar
Fungsi buku besar menerima ringkasan distribusi tenaga kerja dari
akuntansi biaya, voucher pencairan dari AP, dan voucher jurnal dari
pengeluaran tunai.
Dengan informasi ini, juru tulis buku besar membuat entri akuntansi
berikut:

Yunita Pangala A031191177

 Siklus Pengeluaran II : Payroll Processing and Fixed Assets Procedures

Dari Ringkasan Distribusi Tenaga Kerja

Work-In-Process (Tenaga kerja langsung) XXX
Overhead Pabrik (Tenaga kerja tidak langsung) XXX
Hutang gaji XXX

Dari Voucher Pencairan

Hutang gaji XXX
Cash XXX
Pemotongan pajak pendapatan federal terhutang XXX
Hutang pemotongan pajak pendapatan negara XXX
Hutang pemotongan pajak pendapatan FICA XXX
Hutang premi asuransi kelompok XXX
Hutang pemotongan dana pensiun XXX
Hutang iuran serikat XXX
B. SISTEM PENGGAJIAN FISIK
Sistem Penggajian Teknologi Dasar
Tugas utamanya adalah:
 Tindakan personel dan informasi waktu kehadiran masing-masing
dari departemen personalia dan produksi, memulai proses
penggajian.
 Departemen penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung
penggajian, dan mengirimkan cek gaji ke penggajian untuk
dibagikan kepada karyawan.
 Akuntansi biaya menerima informasi mengenai waktu yang
dihabiskan untuk setiap pekerjaan dari produksi.
 AP menerima informasi ringkasan penggajian dari departemen
penggajian dan memberi wewenang kepada departemen
pengeluaran tunai untuk menyetor cek tunggal, dalam jumlah total
penggajian, di rekening imprest bank tempat penggajian ditarik.
 Departemen buku besar merekonsiliasi informasi ringkasan dari
akuntansi biaya dan akun AP.GL diperbarui untuk mencerminkan
transaksi ini.
Sistem Penggajian Teknologi Canggih
Untuk organisasi berukuran sedang dan besar, pemrosesan penggajian
sering kali terintegrasi dalam sistem manajemen sumber daya manusia

Yunita Pangala A031191177

 Siklus Pengeluaran II : Payroll Processing and Fixed Assets Procedures

(HRM). Sistem HRM menangkap dan memproses berbagai data terkait

personel. Sistem HRM menyediakan akses real-time ke file personel untuk
keperluan pertanyaan langsung dan membuat perubahan status karyawan
saat terjadi. Fitur utama dari komponen penggajian sistem adalah:
1. Sumber daya manusia
Sumber daya manusia memasukkan data ke dalam file catatan
karyawan secara real time dari terminal.
2. Akuntansi biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan
secara real time untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.
3. Ketepatan waktu karyawan
Karyawan langsung memasukkan data ketepatan waktu secara real
time untuk menghasilkan file waktu dan absensi. Ada beberapa
teknologi yang dikembangkan untuk tugas ini. Ada jam waktu
biometrik, kartu ID gesek magnetik, kartu proximity, dan perangkat
jarak jauh seluler.
4. Pengolahan data
Di akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses
batch:
a) Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai akun WIP,
overhead, dan pengeluaran.
b) File ringkasan distribusi tenaga kerja online dibuat.
c) Penggajian dihitung, dan daftar penggajian online dibuat dari
file waktu dan kehadiran dan file catatan karyawan.
d) File catatan karyawan diperbarui
e) Gaji disiapkan, ditandatangani, dan didistribusikan kepada
karyawan.
f) Dana yang cukup untuk menutupi jumlah penuh dari
penggajian ditransfer ke rekening imprest penggajian, dan
transfer dicatat dalam daftar cek.
g) Voucher jurnal digital dimasukkan ke dalam file voucher jurnal.
Sistem secara otomatis memperbarui buku besar dari voucher
jurnal dan file ringkasan distribusi tenaga kerja.

Risiko Sistem Penggajian dan Kontrol Internal

Yunita Pangala A031191177

 Siklus Pengeluaran II : Payroll Processing and Fixed Assets Procedures

Tugas utama yang terkait dengan transaksi sistem penggajian adalah

pencatatan transaksi penggajian yang tidak akurat di akun, penyalahgunaan
uang tunai melalui penipuan penggajian, dan akses tidak sah ke catatan
penggajian dan data rahasia karyawan.
1. Risiko pencatatan transaksi secara tidak akurat
Pengendalian fisik: catatan akuntansi dan verifikasi independen
Kontrol TI: pengeditan input data, pesan kesalahan, cadangan file, dan
posting otomatis ke akun.
2. Risiko penyalahgunaan uang tunai melalui penipuan penggajian
Penipuan gaji datang dalam dua bentuk umum. Yang pertama adalah
karyawan yang tidak ada yang menerima gaji dan yang kedua adalah
penipuan penggajian yang melibatkan pembayaran lebih dari seorang
karyawan.
Kontrol fisik: otorisasi transaksi, pemisahan tugas, pengawasan, kontrol
akses.
Kontrol TI :
Kontrol input untuk mengurangi risiko ini adalah tes batas untuk
mendeteksi jam berlebih yang dilaporkan per periode, pemindai biometrik,
kartu gesek, dan PIN yang memastikan bahwa individu yang masuk ke
sistem adalah karyawan yang valid, tes otomatis untuk memvalidasi kartu
waktu karyawan dengan yang valid dan up-to- tanggal file karyawan, dan
opsi setoran langsung cek gaji untuk karyawan.
3. Risiko akses tidak sah ke catatan penggajian dan data rahasia karyawan
Kontrol TI: kata sandi dan keamanan bertingkat.
Mengalihdayakan Fungsi Penggajian
Banyak organisasi melakukan outsourcing fungsi penggajian mereka
dengan mentransfer semua tugas pemrosesan penggajian ke penyedia pihak
ketiga. Penyedia layanan mengumpulkan data waktu dan tindakan personel,
menghitung gaji, memotong pajak, menyetor dana ke rekening karyawan, snf
menyediakan formulir W-2 di akhir tahun.
Keuntungan dan Risiko yang Terkait dengan Outsourcing Penggajian
Keuntungan utama dari outsourcing penggajian adalah penghematan
biaya. Dengan mentransfer fungsi ini ke pihak ketiga, organisasi klien
menghindari gaji dan biaya manfaat menjalankan departemen penggajian
internal. Juga, biaya melanjutkan pendidikan untuk staf penggajian merupakan

Yunita Pangala A031191177

 Siklus Pengeluaran II : Payroll Processing and Fixed Assets Procedures

beban finansial. Risiko yang terkait dengan outsourcing tidak sepele. Pertama,
organisasi akan memiliki akses ke data karyawan yang sangat rahasia dan
sumber daya keuangan perusahaan klien. Risiko lainnya adalah penyedia
layanan mungkin memiliki kontrol internal yang buruk atau bertindak tidak
kompeten dengan cara yang memungkinkan terjadinya kesalahan material atau
penipuan.
C. SISTEM AKTIVA TETAP KONSEPTUAL
Sistem aset tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan
dengan akuisisi, pemeliharaan, dan pelepasan aset tetapnya. Tujuan khusus dari
sistem aset tetap adalah untuk memproses perolehan aset tetap sesuai
kebutuhan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur manajemen formal,
memelihara catatan akuntansi yang memadai tentang akuisisi aset, biaya,
dekripsi, dan lokasi fisik dalam organisasi, memelihara penyusutan yang akurat
catatan untuk aset yang dapat didepresiasi sesuai dengan metode yang dapat
diterima, memberikan informasi kepada manajemen untuk membantu
merencanakan investasi aset tetap di masa depan, dan mencatat dengan benar
pengunduran diri dan pelepasan aset tetap.
Sistem aset tetap memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan
siklus pengeluaran, tetapi ada dua perbedaan penting yang membedakan sistem
ini. Pertama, siklus pengeluaran memproses akuisisi rutin bahan mentah dan
persediaan barang jadi. Perbedaan kedua antara sistem ini adalah bahwa
organisasi biasanya memperlakukan akuisisi persediaan sebagai biaya periode
berjalan, sementara mereka mengkapitalisasi aset tetap yang menghasilkan
keuntungan untuk beberapa periode.
Logika Sistem Aset Tetap
1. Akuisisi aset
Akuisisi aset biasanya dimulai dengan manajer departemen menyadari
kebutuhan untuk mendapatkan aset baru atau mengganti yang sudah
ada. Manajer departemen biasanya memiliki wewenang untuk menyetujui
pembelian di bawah batas materialitas tertentu. Setelah permintaan
disetujui dan pemasok dipilih, tugas akuisisi aset tetap serupa dengan
prosedur siklus pengeluaran.
2. Pemeliharaan aset
Pemeliharaan aset melibatkan penyesuaian saldo akun anak perusahaan
aset tetap saat aset terdepresiasi seiring waktu atau dengan penggunaan.

Yunita Pangala A031191177

 Siklus Pengeluaran II : Payroll Processing and Fixed Assets Procedures

Penyusutan aset tetap yang digunakan untuk memproduksi produk

dibebankan ke biaya overhead pabrik dan kemudian dialokasikan ke WIP.
Catatan penting yang digunakan untuk memulai tugas ini adalah jadwal
penyusutan, yang menunjukkan kapan dan berapa banyak penyusutan
yang harus dicatat. Pemeliharaan aset juga melibatkan penyesuaian akun
aset untuk mencerminkan biaya perbaikan fisik yang meningkatkan nilai
aset atau memperpanjang masa manfaatnya. Terakhir, sistem aset tetap
harus mendorong akuntabilitas dengan melacak lokasi fisik setiap aset.
3. Pembuangan aset
Proses pembuangan aset dimulai saat pihak yang bertanggung jawab;
manajer mengeluarkan permintaan untuk membuang aset. Pelepasan
aset membutuhkan persetujuan yang tepat. Laporan pelepasan yang
menjelaskan disposisi akhir aset dikirim ke departemen akuntansi aset
tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.
Sistem Aset Tetap Fisik
1. Prosedur akuisisi
Prosesnya dimulai ketika petugas akuntansi aset tetap menerima laporan
penerimaan dan voucher pencairan tunai. Dari terminal komputer, juru
tulis membuat catatan aset di buku besar pembantu aset tetap. Sistem
aset tetap secara otomatis memperbarui akun kendali aset tetap di buku
besar dan menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar
sebagai bukti entri. Sistem juga menghasilkan laporan untuk manajemen
akuntansi.
2. Pemeliharaan aset
Sistem aset tetap menggunakan jadwal depresiasi untuk mencatat
transaksi akhir periode secara otomatis. Tugas khusus termasuk
menghitung penyusutan periode berjalan, memperbarui akumulasi
penyusutan dan nilai buku di catatan anak perusahaan, memposting
jumlah total penyusutan ke akun buku besar yang terpengaruh, dan
mencatat transaksi penyusutan dengan menambahkan catatan ke file
voucher jurnal . Akhirnya, laporan depresiasi aset tetap dikirim ke
departemen aset tetap untuk ditinjau.
3. Prosedur pembuangan
Laporan pelepasan secara resmi memberi wewenang kepada
departemen aset tetap untuk menghapus dari buku besar aset yang

Yunita Pangala A031191177

 Siklus Pengeluaran II : Payroll Processing and Fixed Assets Procedures

dibuang oleh departemen pengguna. Ketika petugas menghapus catatan

dari buku besar pembantu aset tetap, sistem secara otomatis memposting
entri penyesuaian ke akun kontrol aset tetap di buku besar, dan kemudian
mencatat kerugian atau keuntungan yang terkait dengan pelepasan, dan
menyiapkan voucher jurnal.
Risiko dan Kontrol Sistem Aset Tetap
1. Kontrol otorisasi
Akuisisi aset tetap harus resmi dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap
transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau
departemen.
2. Kontrol pengawasan
Pengawas harus memastikan bahwa aset tetap digunakan sesuai dengan
kebijakan dan praktik bisnis organisasi.
3. Kontrol verifikasi independen
Secara berkala, auditor internal harus meninjau akuisisi aset dan
prosedur persetujuan untuk menentukan kewajaran faktor yang
digunakan dalam keputusan tersebut. Ini termasuk masa manfaat aset,
biaya keuangan awal, penghematan biaya yang diusulkan sebagai hasil
perolehan aset, tingkat diskonto yang digunakan, dan metode
penganggaran modal yang digunakan dalam analisis. Auditor internal
harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai wajar aset tetap organisasi
terhadap catatan aset tetap di buku besar pembantu.

Yunita Pangala A031191177