JENIS-JENIS ADMINISTRASI

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Administrasi adalah suatu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan
kebijakan agar dapat mencapai target/ tujuan organisasi. Jadi, boleh dibilang bahwa
administrasi punya peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.

Selain itu, pengertian administrasi secara sempit dapat diartikan sebagai bentuk aktivitas
yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan sederhana, ketik-mengetik, dan
kegiatan lain yang sifatnya teknis ketatausahaan.

Sedangkan pengertian administrasi secara luas adalah semua proses kerjasama antara dua
orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan
prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Selain pengertian diatas, beberapa ahli di bidang manajemen menjelaskan tentang definisi
administrasi, diantaranya adalah:
1. George R. Terry
Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka
yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Arthur Grager
Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
3. Sondang P. Siagian
Menurut Sondang P. Siagian, arti administrasi adalah segala bentuk dari proses
kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai
tujuan yang ditentukan sebelumnya.
4. Ulbert Silalahi
Menurut Ulbert, dalam artian luas arti administrasi adalah penyusunan dan pencatatan
data/ informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal sebagai upaya untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan untuk mendapatkannya kembali, baik itu
 sebagian ataupun seluruhnya. Sedangkan defenisi administrasi dalam arti sempit dikenal
dengan istilah tata usaha.
5. Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson.
Menurut Willam Lefffingwell dan Edwin Robinson, pengertian administrasi adalah
suatu bagian dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien, kapan dan di mana pekerjaan tersebut harus dilakukan.

B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
Unsur-unsur administrasi tentu diperlukan dalam lebih memahami lagi mengenai arti dan
peran dari administrasi itu sendiri. Pada dasarnya di dalam unsur administrasi ada beberapa
hal yang secara mutlak haruslah ada. Seperti misalnya sekelompok manusia dan adanya
kerja sama serta adanya tujuan tertentu dari administrasi tersebut. Suatu administrasi pada
dasarnya memang diadakan untuk membantu suatu perusahaan dalam mencapai tujuan
tertentu. Terlebih lagi jika Anda memiliki kantor atau perusahaan maka sudah seharusnya
administrasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan. Administrasi perlu dilakukan untuk
mempermudah pengawasan dan evaluasi kinerja sehingga tujuan dari perusahaan bisa
tercapai dengan optimal.

Ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah administrasi bidang bisnis. Menurut
The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada, yaitu:
1. Organisasi
Salah satu unsur-unsur administrasi yaitu organisasi yang merupakan sekumpulan
beberapa orang untuk saling bekerja sama dengan memanfaatkan sumber daya yang
telah ada. Di dalam organisasi ini terdapat berbagai kegiatan yang saling berhubungan
dengan adanya pengaturan dan penyusunan serta pembagian tugas dari suatu usaha kerja
sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tentunya di dalam melaksanakan tugas
administrasi terdapat organisasi di dalamnya. Dengan kata lain organisasi merupakan
sekumpulan dari para pelaksana administrasi yang di dalamnya terdapat beberapa orang
untuk saling membantu melaksanakan tugas administrasi.
2. Manajemen
 Manajemen pada dasarnya memiliki arti sebagai proses pengaturan terhadap sesuatu
yang dilakukan oleh sebuah organisasi atau sekelompok orang. Kegiatan manajemen ini
tentu dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam suatu administrasi sudah
tentu di dalamnya terdapat suatu proses manajemen yang dilakukan oleh beberapa orang
agar proses administrasi bisa berjalan secara efektif. Kegiatan manajemen itu sendiri
diharapkan agar dapat mendorong setiap orang untuk bekerja sama mencapai tujuan
bersama. Kegiatan manajemen juga berkaitan dengan adanya dorongan bagi semua
orang untuk menggunakan semua fasilitas yang ada dengan sebaik-baiknya agar tujuan
dapat tercapai.
3. Komunikasi
Suatu administrasi akan berjalan dengan baik dan lancar jika didalamnya terdapat
komunikasi yang baik antara beberapa orang yang terlibat pada kegiatan administrasi
tersebut. Komunikasi memiliki arti sebagai suatu kegiatan penyampaian informasi
kepada pihak lainnya. Penyampaian informasi yang dimaksud dalam hal ini antara lain
berupa ide atau gagasan dan segala pesan yang ingin disampaikan dari satu pihak kepada
pihak yang lainnya. Komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya saja
melalui bahasa lisanatau verbal dan juga melalui tulisan. Komunikasi juga dapat
dilakukan degan menggunakan bahasa tubuh.
4. Kepegawaian
Suatu kegiatan administrasi sudah tentu melibatkan peran dari para pegawai. Para
pegawai inilah yang akan melakukan seluruh tugas administrasi sehingga pencapaian
tujuan perusahaan bisa tercapai. Kepegawaian memegang peranan penting pad asuatua
perusahaan. Pegawai atau tenaga kerja tentu terlibat ke dalam suatu organisasi
untukselanjutnya secara bersama-sama melakukan tugas administrasi demi kemajuan
perusahaan. Proses kepegawaian dalam suatu organisasi umumnya dimulai dari tahap
penerimaan dan pengangkatan serta penempatan. Selanjutnya para pegawai akan
menerima bimbingan dan pengarahan. Pada akhirnya pegawai akan mengalami proses
pemberhentian atau mungkin pensiun.
5. Keuangan
Keuangan juga menjadi hal yang penting dan perlu diperhatikan dalam unsur-unsur
administrasi. Dalam hal ini segala sesuatu yang berhubungan dengan pembiayaan di
 dalam hubungan kerja sama berarti menjadibagian dari keuangan. Ada beberapa
aktivitas yang menjadi bagian dari keuangan seperti misalnya prosesperolehan biaya dan
pengelolaan biaya. Termasuk pula di dalamnya pertanggungjawaban biaya serta
penentuan berbagai sumber biaya danlain sebagainya. Tentunya setiap kegiatan yang
berhubungan dnegan pembiayaan dan keuangan tersebut berkaitan dengan tugas
administrasi.
6. Perbekalan
Yang dimaksud dengan kegiatan perbekalan disini adalah kegiatan yang berhubungan
dengan segala perlengkapan dan peralatan yang diperlukan oleh suatu organisasi.
Misalnya saja seperti kegiatan pengadaan barang dan penyimpanan barang serta
pemusnahan berbagai barang yang sekiranya tidak dibutuhkan. Perbekalan turut menjadi
suatu hal yang penting baik dalam kegiatan administrasi dan dalam organisasi. Kegiatan
perbekalan sendiri membutuhkan adanya administrasiyang baik agar segala kegiatan
yang berhubungan dengan barang bisa dilakukan dengan langkah yang tepat. Organisasi
yang melakukan kegiatan administrasi sudah tentu diharuskan memahami alur
penyediaan barang mulai dari penyediaannya hingga pemusnahannya dengan benar.
7. Tata Usaha
Seringkali kegiatan unsur-unsur administrasi dikaitkan dengan kegiatan tata usaha.
Bahkan kegiatanadministrasi seringkali disamakan dengan kegiatan tata usaha walaupun
sebenarnya ada perbedaan di antara kedua istilah tersebut. Pengertian tata usaha dalam
suatu administrasi yaitu kegiatan yang berkaitan dengan pelayanan atas suatu
penyelenggaraan usaha. Kegiatan tata usaha ini antara lain meliputi kegiatan pencatatan
dan penyimpanan serta pengiriman.Tidak hanya itu saja tetapi masih banyak kegiatan
lainnya yang menjadi bagian dari tata usaha. Kegiatan tata usaha umumnya disebut pula
dengan istilah office work yang biasanya dilakukan di dalam kantor. beberapa orang
juga menyebutnya dengan istilah back office yang berkaitan dengan seluruh kegiatan
administrasi di dalam kantor atau perusahaan.
8. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat yang biasa disingkat humas menjadi bagian dari organisasi yang
biasanya menjalankan kegiatan administrasi. Seringkali orang menyebut orang yang
bekerja sebagai humas dengan istilah public relation. Fungsi dari humas ini sendiri
 adalah untuk melakukan interaksi dan hubungan serta kerja sama dengan masyarakat
yang berkaitan dengan organisasi. Tentu saja kegiatan humas ini bertujuan untuk
mendapatkan relasi dan dukungan penuh dari masyarakat terhadap kehadiran suatu
organisasi. Humas juga diharapkan agar bisa mendapatkan dukungan dari masyarakat
secara sadar dan sukarela serta tanpa adanya paksaan. Oleh karena itu suatu kegiatan
administrasibisa saja melibatkan adanya peran humas di dalamnya yang berfungsi untuk
mempermudah proses administrasi.

C. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI
Administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan berupa merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, melakukan kontrol, serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan.
Karakteristik administrasi antara lain adalah adanya hal-hal berikut ini.
1. Adanya Sekelompok Orang
Sekelompok orang adalah kumpulan orang yang lebih dari satu orang.
2. Adanya Kerja Sama
Kerja sama adalah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh
lebih dari satu orang. Contohnya, kelompok orang yang bekerja sama dalam bermain
sepak bola. Tujuan dari bermaim sepak bola adalah mencetak gol.
3. Adanya Proses
Contohnya, pencatatan pembayaran gaji yang merupakan bidang keuangan, sudah tentu
berdasarkan catatan dari kepegawaian.
4. Adanya Pembagian Tugas
Antara pegawai yang satu dan yang lain mempunyai peran yang berbeda dan saling
mendukung .
5. Adanya Bimbingan, Kepimpinan, dan Pengawasan
Adanya pemberian arahan dan motivasi dari atasan ke bawahan menunjukkan
karakteristik administrasi.
6. Adanya Tujuan
 Tujuan adalah cita-cita dan impian yang hendak diraih oleh suayu organisasi. Tugas
untuk mencapai tujuan organisasi dibebankan kepada pimpinan/manajer dibantu oleh
karyawan yang lain.

D. JENIS-JENIS ADMINISTRASI
Dalam perkembangannya, sistem administrasi ini terbagi menjadi beberapa bagian yang
disesuaikan dengan materi yang dijadikan pokok kajian. Beberapa jenis administrasi tersebut
antara lain:
1. Administrasi Publik
Dalam administrasi publik pokok kajian yang dibahas adalah tiga elemen utama dalam
sebuah negara. Ketiga elemen tersebut yaitu lembaga legislatif, eksekutif serta yudikatif.
Dalam kajiannya, administrasi publik mengaitkan ketiga elemen utama negara tersebut
dengan beberapa peraturan dan kebijakan yang berhubungan dengan publik, tujuan
negara serta etika yang menjadi acuan penyelenggara negara.
Awal mula kemunculan konsep administrasi publik ini adalah gagasan dari sebuah essai
yang dibuat oleh Woodrow Wilson yang judulnya Intoduction To Study Administration.
Dalam pelaksanaannya, administrasi publik ini akan selalu berhubungan dengan
birokrasi, temasuk pada peraturan dan pelaksana peraturan tersebut.
2. Administrasi Pembangunan
Merupakan sistem administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh
pemerintah. Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah
direncanakan pada suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
Sistem administrasi pembangunan ini mulai muncul pasca perang dunia II. Dimana pada
masa itu, semua negara di dunia membutuhkan sebuah sistem untuk bisa menciptakan
pembangunan negara mereka, setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir
semua negara yang ada di dunia.
Namun beberapa ahli berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari Amerika,
merupakan salah satu motivasi utama terciptanya konsep administrasi pembangunan ini.
Marshal Plan ini merupakan sebuah program dari negara yang memenangkan
peperangan untuk membantu negara yang hancur dan mengalami kekalahan pada masa
perang dunia II tersebut.
3. Administrasi Lingkungan
Merupakan sebuah rangkaian kegiatan yang dilaksanaka pemerintah dan masyarakat
yang tujuannya untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan
kualitas manusia dan lingkungan.

Sedangkan, menurut Drs. Soekarno K, administrasi digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu
administrasi Negara, administrasi swasta dan administrasi Internasional. Berikut penjelasan
terkait jenis-jenis administrasi tersebut:
1. Administrasi Negara (Public administration)
a. Administrasi Pemerintah Negara
1) Administrasi sipil
2) Administrasi militer/ABRI
b. Administrasi Perusahaan Negara
2. Administrasi Swasta (Private administration)
a. Administrasi niaga (Business Administration)
b. Administrasi Non-niaga (Non Business Administration)
3. Administrasi Internasional (Internation Administration)
a. Administrasi Niaga Internasional (Business International Administration)
b. Administrasi Internasional Non-niaga (Non Business International Administration)