LAPORAN

STUDI LAPANGAN KEDUDUKAN DAN PERAN ASN (PELAYANAN PUBLIK)

DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KOTA MAGELANG

Disusun Oleh:

Ervin Septian Dewi, S.Kep., Ns.

NIP. 199309282018012001

RS ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN II

BALAI PELATIHAN KESEHATAN SEMARANG
2018
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Aparatur Sipil Negawa (ASN) adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil dan
Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja pada instansi pemerintahan. ASN
merupakan salah satu unsur yang diperlukan dalam mewujudkan cita-cita
bangsa yang tertuang pada Pembukaan Undang-Undang Dasar 1945. Sesuai
peraturan dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil
Negara (ASN) dan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil, disebutkan bahwa CPNS (Calon Pegawai
Negeri Sipil) wajib mengikuti proses diklat terintegrasi (Pelatihan Prajabatan)
untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat nasionalisme dan
kebangsaan, karakter kepribadian yang ungggul dan bertanggung jawab, dan
memperkuat profisonalisme serta bidang. Setelah proses diklat ini diharapakan
CPNS dapat menjadi PNS yang berkarakter dan professional melalui
internalisasi, penerapan dan aktualisasi yang nantinya menjadi kebiasaan
(habituasi). Pelatihan dasar CPNS dilakukan untuk menmbentuk karakter dan
kemampuan PNS agar dapat bersikap dan bertindak secara professional dalam
mengelola tantangan dan masalah menggunakan perspektif whole of
government serta dilandasi nilai-nilai dasar PNS.
Menurut Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 24 Tahun
2017 salah satu kompetensi yang dibangun dalam diklat terintegrasi ini adalah
mengaktualisasi nilai-nilai dasar PNS serta kedudukan dan peran PNS dalam
NKRI dalam pelaksanaan jabatannya. Studi lapangan merupakan salah satu
mata pelatihan yang memfasilitasi peserta untuk melihat/mengamati dan
mengalami secara langsung fenomena yang relevan dengan substansi mata
pelatihan pada agenda nilai-nilai dasar PNS dan agenda Kedudukan dan Peran
PNS dalam NKRI. Studi lapangan dirancang untuk memberikan kesempatan
peserta untuk memeriksa permasalahannya di lapangan, mengevaluasi manfaat
dari ide-ide yang disampaikan dalam kelas, dan untuk melatih peserta
 melakukan “observasi naturalistik”. Subjek studi lapangan dapat berupa individu,
kelompok individu, masyarakat, atau institusi dalam hal ini adalah Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Magelang.
Studi lapangan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Magelang ini
dilakukan untuk memperkuat pemahaman terkait pembelajaran pengetahuan
tentang “Kedudukan dan Peran PNS dalam NKRI”. Dari studi lapangan ini
diharapkan peserta mendapatkan “lesson learning” yang akan mengilhami
peserta dalam menyusun rencana aktualisasi di satuan kerja masing-masing.

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Setelah selesai melakukan studi lapanganpeserta mampu memahami peran
dan kedudukan PNS dalam NKRI untuk mendukung tugas dan jabatannya.
2. Tujuan Khusus
Setelah selesai melaksanakan studi lapangan, peserta dapat:
a. Menjelaska
n konsep pembelajaran studi lapangan.
b. Menemukan
berbagai fenomena yang relevan dengan substansi agenda peran dan
kedudukan PNS dalam NKRI yaitu Pelayanan Publik
c. Menjelaska
n pemaknaan keterkaitan mata pelatihan Pelayanan Publik yang
dipelajari dengan fenomena yang relevan.
d. Menuangka
n hasil studi lapangan ke dalam deskripsi refleksi diri.
e. Merencanak
an kegiatan aktualisasi agenda peran dan kedudukan PNS dalam NKRI
di tempat kerjanya.
C. Tempat dan Waktu
1. Tempat
Bagian Pelayanan Publik Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota
Magelang.
2. Waktu
Studi Lapangan dilaksanakan pada tanggal 24 Mei 2018 dengan jadwal
kegiatan sebagai berikut :
Hari Jam Kegiatan
Rabu, 23 16.00-16.30 Penjelasan mengenai studi lapangan
16.30-17.30 Pembuatan kuesioner untuk studi lapangan
Mei 2018
Kamis, 24 07.00-08.00 Perjalanan menuju lokasi studi lapangan
08.00-10.00 Penerimaan rombongan di lokus stud
Mei 2018
ilapangan, dilanjutkan paparan tentang
Disdukcapil dan Inovasi yang dilaksanakan
10.00-10.30 Observasi dan wawancara lokus studi
lapangan
11.00-12.00 Perjalanan kembali ke Bapelkes Semarang
13.00-15.00 Pemaparan secara lisan hasil observasi lokus
15.00- Selesai Penyusunan laporan secara mandiri

Tabel 1. Jadwal Kegiatan Studi Lapangan

 BAB II
HASIL STUDI LAPANGAN

A. Sekilas Tentang Lokasi Studi Lapangan

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Magelang merupakan
instansii pelayanan publik tipe B bernaung di bawah Departemen Dalam Negeri
yaitu Direktorat Jenderal Kependudukan. Disdukcapil merupakan instansi
pemerintah yang melayani masyarakat dalam bidang jasa administrasi yang
melayani urusan administrasi kependudukan kota Magelang. Terdapat tiga unit
pelayanan antara lain: Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk, Bidang
Pelayanan Pencatatan Sipil, Bidang Pelayanan Administrasi Kependudukan dan
Pemanfaatan Data. Bagian Umum dan Kepegawaian melaksanakan urusan
kepegawaian, umum dan struktur organisasi Disdukcapil Kota Magelang.
Lokus pada studi lapangan ini adalah Disdukcapil Kota Magelang. Dengan
deskripsi terdiri dari 27 orang PNS dan 18 orang Tenaga Harian Lepas (THL).
Tupoksi dari Didukcapil adalah membantu Walikota dalam melaksanakan
Urusan Pemerintahan bidang Administrasi Kependudukan Dan Pencatatan Sipil
yang menjadi kewenangan Daerah dan Tugas Pembantuan yang diberikan
kepada Pemerintah Daerah (Perwal no. 39 Thn 2016 Bab IV Psl. 5). Untuk
Standar Pelayanan Publik (SPP) ada 55 jenis terdiri dari :
1. Dafduk
KTP baru, perubahan data, hilang (WNI, WNA);SKTT, Penambahan KK lahir,
numpang); Perubahan KK, Surat Ket. Pindah; Pengambilan Dokduk; KIA
2. Capil
Akta Kelahiran (WNI, WNA); Pembatalan Akta; Pelaporan; Akta Kematian;
Akta Perkawinan; Akta Perceraian; Kutipan Kedua; Pengakuan Anak;
Pengesahan Anak; Pengangkatan Anak; Ijin Kawin; Perubahan Nama,
Perubahan Kewarganegaraan; Peristiwa Penting Lainnya
3. PIAK
Pemberian Hak Akses Database, Instalasi Aplikasi SIAK, Data dan Informasi
Kependudukan, Pemberian Hak Akses Aplikasi SIAK, Proses Pencetakan
 Dokumen Kependudukan dan Catatan Sipil, Pelayanan Pengaduan
Masyarakat.
Adapun untuk Standar Operasional Prosedur ada 32 jenis yang terdiri dari:
1. Dafduk
Penerbitan KTP-el, KK, SKPWNI, SKTT, SKPLN, SKDLN, KIA, Legalisir
Kependudukan
2. Capil
Pencatatan Kematian, Kelahiran, Perkawinan, Perceraian, Pengakuan Anak,
Pengesahan Anak, Pengangkatan Anak, Ijin Kawin, Perubahan Nama,
Perubahan Kewarganegaraan, Peristiwa Penting Lainnya, Pembetulan Akta,
Pembatalan Akta, Legalisasi Akta, Kutipan kedua
3. PIAK
Pemberian Hak Akses Database, Instalasi Aplikasi SIAK, Data dan Informasi
Kependudukan, Pemberian Hak Akses Aplikasi SIAK, Proses Pencetakan
Dokumen Kependudukan dan Catatan Sipil, Pengaduan Masyarakat,
Kearsipan, Monev & Pelaporan
Struktur Organisasi Disdukcapil kota Magelang terdiri :
1. Kepala Dinas
2. Kelompok Jabatan Fungsional
3. Sekretaris
4. Sub. Bagian
 Perencanaan dan Keuangan
 Umum dan Kepegawaian
5. Bidang
 Pelayanan Pendaftaran dan Kependudukan
 Pelayanan Catatan Sipil
 PIAK (Pengelolaan Informasi Administrasi dan Kependudukan) dan
Pemanfaatan Data
6. Seksi
 Identitas Penduduk
 Pindah Datang dan Pendataan Penduduk
  Kelahiran dan Kematian
 Perkawinan, Perceraian, Perubahan Standar Anak dan
Kewarganegaraan
 Pengelolaan Deformasi Administrasi Kependudukan
 Kerjasama Inovasi Pelayanan

Gambar 1. Struktur Organisasi Disdukcapil Kota Magelang

Disdukcapil Kota Magelang memiliki visi yang terarah sesuai dengan visi kota
Magelang yaitu “Terwujudnya Kota Magelang sebagai kota jasa yang modern
dan cerdas yang dilandasi masyarakat yang sejahtera dan religius. Tugas dan
fungsi pokoknya adalah membantu walikota dalam melaksanakan urusan
pemerintahan bidang administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang
menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan yang diberikan kepada
pemerintah daerah.
 B. Deskripsi Lesson Learning
Berdasarkan studi lapangan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota
Magelang, dikaitkan dengan agenda Kedudukan, Peran dan Fungsi ASN
sebagai Pelayanan Publik dapat dijabarkan sebagai berikut:
PRINSIP PELAYANAN PUBLIK
HASIL WAWANCARA DAN PENGAMATAN
NO PRINSIP
(+) (-)
1. Partisipatif - Masyarakat bisa berpartisipasi - Belum tersedianya alat tulis
meningkatkan kualitas dengan (bolpen dan buku) di dekat
memberikan saran dan kotak saran
evaluasi lewat kotak saran atau
aplikasi wa.
- Peran serta aktif masyarakat
untuk mengurus surat
kependudukan dan pencatatan
sipil ditunjukkan dengan
membuka stand pelayanan di
CFD
- Survey Kepuasan Pelanggan
yang diadakan setahun sekali
bekerja sama dengan institusi
UMM
2. Transparan - Prosedur, alur pelayanan, dan - Hasil survey kepuasan
persyaratan berkas sudah pelanggan tidak
terdapat di pengumuman yang disampaikan/diumumkan ke
dengan mudah dilihat dan masyarakat hanya ke intern
diakses masyarakat pegawai
- Jadwal pelayanan dengan jelas
terdapat di pengumuman
- Informasi mengenai biaya
pelayanan sudah dengan jelas
terpajang di papan
pengumuman yaitu gratis.
- Bentuk loket tanpa sekat
sehingga lebih terlihat menyatu
antara pegawai dan pegawai
dengan pelanggan
3. Responsif - Apabila ada pengaduan dari _
masyarakat maka akan
langsung ditindaklanjuti.
- Terdapat tim khusus untuk
menangani pengaduan yang
sulit yang terdiri dari berbagai
bidang.
 - Terdapat admin atau tim IT
yang update menanggapi
keluhan atau pertanyaan
pelanggan via online.
- Layanan jemput bola untuk
Lansia dan penduduk dengan
penyakit permanen.
- Perekaman data ke sekolah-
sekolah untuk yang berusia 16
tahun
4. Tidak - Tidak terdapat perbedaan - Ketika ada pejabat yang
diskriminatif pelayanan kepada masyarakat. mengurus kependudukan ada
kebijakan khusus yaiut dapat
langsung melalui “jalur
belakang”
5. Mudah dan - Sudah diterapkan pendaftaran _
murah online
- Semua pelayanan tidak
dipungut biaya (gratis)
- Pelayanan jemput bola untuk
difabel, lansia, masyarakat
yang mengalami gangguan jiwa
- Alur pelayanan mudah
- Sistem antrian dengan mesin
antrian layar sentuh
6. Efektif dan - Pembagian loket sesuai jenis _
efisien pelayanan yaitu pelayanan
pendaftaran penduduk (2
loket), pelayanan pencatatan
sipil (2 loket) dan untuk loket
pengambilan hasil dibagi
sesuai Kecamatan.
- Tidak membuka UPT di tiap
Kantor Kecamatan untuk
efisiensi SDM dan alat-alat
perekaman KTP
- Standard waktu yang
dibutuhkan dari mulai
memasukkan berkas sampai
dengan mendapatkan berkas
yang diinginkan adalah 1 x 24
jam.
- Untuk layanan jemput bola
berkas jadi saat itu juga.
7. Aksesible - Letak yang strategis berada di _
tengah kota yang mudah
 dijangkau dari segala arah
- Layanan online yang mudah
diakses masyarakat
8. Akuntabel - Bertanggung jawab _
melaksanakan tupoksi masing-
masing
- Adanya transparansi jumlah
blangko KTP yang tersedia
dengan cara ditempelkan di
papan informasi.
- Melaksanakan kebijakan
pemerintah dengan membantu
walikota melaksanakan urusan
pemerintahan dibidang
dukcapil.
- Proses pembuatan berkas
yang dapat dipantau
masyarakat lewat online atau
bertanya langsung kepada
petugas.
9. Berkeadilan - Semua masyarakat mempunyai _
hak yang sama untuk
mendapatkan pelayanan dan
dilayani dengan baik.
- Mempekerjakan pegawai dari
kalangan difabel.
PRINSIP PELAYANAN PRIMA
HASIL WAWANCARA DAN PENGAMATAN
NO PRINSIP
(+) (-)
1. Responsif - Adanya pelaksanaan survey - Hasil survey kepuasan
Terhadap pelanggan oleh pihak ketiga pelanggan tidak
Pelanggan bekerja sama dengan disampaikan/diumumkan ke
Universitas Muhamadiyah masyarakat hanya ke intern
Magelang tiap 3 bulan sekali pegawai
- Hasil survey akan diumumkan
ke seluruh pegawai dan apabila
ada hasil survey yang kurang
baik maka pimpinan akan
memanggil yang bersangkutan
untuk diberikan masukan.
- Adanya kotak saran dang
layanan pengaduan melalui
aplikasi pesan singkat untuk
menjaring informsi dan keluhan
2. Membangun Visi - Terdapat maklumat pelayanan - Pegawai belum mengetahui
Misi Pelayanan yang tertera di dinding ruang dan memahami visi misi
 pelayanan. Disdukcapil sepenuhnya.
- Terpasang banner yang berisi
motto pelayanan Disdukcapil.
- Visi dari Disdukcapil sesuai
dengan visi kota Magelang
yaitu “Terwujudnya kota
Magelang sebagai kota jasa
yang modern dan cerdas yang
dilandasi masyarakat yang
sejahtera dan religius.
3. Menetapkan - Terdapat 55 Jenis SPP dibagi _
Standar menjadi Pendaftaran
Pelayanan Prima Penduduk, Catatan Sipil dan
PIAK.
- Terdapat 32 SOP yang
digunakan sebagai pedoman
pelayanan.
- SOP terdapat di lemari ruangan
kepala bidang.
- Petugas sudah menjalankan
pelayanan sesuai dengan SOP.
4. Pemberian - Memberikan kesempatan _
Pelatihan Dan kepada pegawai untuk
Pengembangan mengikuti pelatihan sesuai
Pegawai dengan tupoksi nya.
- Pemilihan perwakilan
berdasarkan pada kompetensi
dan yang belum pernah
mengikuti pelatihan.
5. Memberikan - Apresiasi/reward diberikan _
Apresiasi kepada pegawai berprestasi
Kepada Pegawai dalam bentuk pin.
- Punishment diberikan kepada
pegawai ketika ada komplain
dari ekstrenal maupun internal
yang berupa teguran secara
langsung kepada yang
bersangkutan dan apabila
petugas front office tidak ada
perbaikan pelayanan maka
akan dipindah ke back office .
Sikap Pelayanan Yang Sesuai Etiket
HASIL PENGAMATAN
NO PRINSIP
(+) (+)
1. Sopan - Sopan dalam melayani _
- Penyampaian kata-katanya
 halus dan tdak menyinggung
perasaan.
- Terdapat petugas pengawas
senyum
2. Respectfull - Penerapan sikap menghormati _
dan menghargai pelanggan.
- Terdapat petugas pengawas
senyum
3. Attentive - Sikap perhatian yang _
diperlihatkan oleh pegawai
seperti mendengarkan
sungguh-sungguh apa yang
dikatakan pelanggan.
4. Cooperative - Terdapat petugas yang _
membantu saat pengambilan
nomer antrian dan
mengarahkan masyarakat yang
belum tahu alur pelayanan.
- Tampak kerja sama antar
pegawai dalam melaksanakan
pelayanan kepada masyarakat
5. Tolerance - Toleransi dalam pembagian _
waktu istirahat pegawai
diterapkan secara bergantian
sehingga pelayanan tetap
berjalan dan hak istirahat
pegawai terpenuhi.
6. Informality - Akrab dan selalu tersenyum _
saat melayani masyarakat.
7. Self control - Sabar dalam melayani _
pelanggan.
- Tidak menunjukkan ekspresi
marah (ramah)
- Selalu tersenyum saat
melayani masyarakat.

Tabel 2. Prinsip Pelayanan Publik

C. Deskripsi Action Plan di Tempat Kerja

Berdasarkan hasil studi lapangan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Magelang dimana di unit tersebut secara umum sudah menjalankan
peran dan kedudukan PNS dalam melaksanakan tugasnya, maka disusun
perencanaan untuk menerapkan nilai-nilai tersebut di unit kerja yaitu RS
Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta
Rencana kegiatan yang akan dilakukan di unit kerja RS Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta yaitu :
1. Menerapkan manajemen ASN yang terkait dengan pangkat dan jabatan,
pengembangan karier, pola karier, promosi, mutasi, penilaian kinerja,
penggajian dan tunjangan, penghargaan, disiplin, serta perlindungan sesuai
dengan kode etik ASN yang tertuang dalam Undang – Undang No. 5 Tahun
2014 tentang Manajemen ASN.
2. Memberikan pelayanan publik yang berorientasi pada kepuasan pasien
dengan menerapkan Undang - Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang
Pelayanan Publik yang diwujudkan dengan pemberian layanan yang
partisipatif, transparan, responsif, tidak diskriminatif, mudah, efektif, efisien,
aksesibel, akuntabel, dan berkeadilan.
3. Memberikan pelayanan pada pasien dengan keramahan dan tanggap
meskipun pelayanan sedang padat. Petugas harus selalu ramah dalam
menjawab pertanyaan pasien meskipun hal tersebut sebenarnya sudah
dijelaskan sebelumnya. Perlu adanya papan informasi di pelayanan rawat
jalan sebagai sarana pemberian informasi pada pasien.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Setelah dilakukan observasi dan wawancara di Didukcapil Kota Magelang
dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Didukcapil Kota Magelang sudah melaksanakan dan menerapkan
managemen ASN sesuai dengan UU No.5 tahun 2014 tentang ASN.
2. Didukcapil Kota Magelang sudah menerapkan prinsip pelayanan publik,
prinsip pelayanan prima dan etiket dalam pelayanan publik dengan baik.
3. RS Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta juga sudah melaksanakan dan
menerapkan pelayanan publik dengan terpadu dan terintegrasi.
4. Inovasi yang ditemukan selama studi lapangan adalah adanya pelayanan
dengan sistem jemput bola yang diharapkan dalam memberikan pelayanan
kepada masyarakat bisa lebih optimal.

B. Rekomendasi
1. Sebagai aparatur sipil negara harus menjalankan kebijakan yang ditetapkan
oleh pimpinan instansi pemerintah, bebas dari pengaruh dan intervensi
semua golongan dan partai politik.
2. Sebagai aparatur sipil negara harus bisa melaksanakan fungsi, peran dan
kedudukannya sebagai ASN.
3. Sebagai aparatur sipil negara harus melaksanakan kode etik dan kode
perilaku sebagai ASN dengan tanggung jawab.
 DAFTAR PUSTAKA

Lembaga Administrasi Negara. 2017. Pelayanan Publik. Modul Penyelenggaraan

Perdana Pendidikan dan Pelatihan Calon Pegawai Negeri Sipil Prajabatan
Golongan III. Jakarta; Lembaga Administrasi Negara

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil

Negara 2014.