TUGAS

PENGETAHUAN OPERASIONAL KANTOR DEPAN

Dosen pembimbing:
GATOT SOEWONDO, SE, MM

Muh Zainal Arifin Sumadaeng

4B Manajemen Perhotelan
184140314111081

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS PROGRAM ILMU VOKASI
MALANG
2019/2020
JOB DESCRIPTION

Resepsionis

1. Menjaga akurasi rak kamar (jika hotel beroperasi secara manual)

2. Memeriksa baik pesanan kamar untuk yang akan tiba (check-in) hari ini dan kesiapan
kamarnya. dan hal ini dapat dilihat pada :
- Expected arrival list
- Today's reservation rack atau
- Reservasi koresponden
- Sebelum kamarnya di blok, kamar harus terlebih dahulu ditetapkan (room assigment).
3. Mengihitung jumlah kamar yang tersedia (masih atau tidaknya kamar yang akan dijual hari
ini). hal ini sering dilakukan apabila tingkat hunian kamar tinggi
4. Membuat persiapan tamu VIP
5. Membuat persiapan tamu rombongan
6. Menerima tamu perorangan yang datang secara walk-in guest
7. Menerima tamu perorangan dengan reservation
8. Menerima tamu VIP
9. Menerima tamu rombongan
10. Menyusun laporan rincian penjualan kamar
11. Menyusun laporan rekapitulasi penjualan kamar
12. Menyusun laporan tamu yang menginap (guest in the house list)
13. Menyusun laporan tamu diharapkan berangat (expected departure list)
14. Menangani tamu yang check-out
15. Menangani pindah kamar (room change)
16. Menangani keluhan tamu (guest complain).
Supervisi Front Office

1. Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office

2. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
3. Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
4. Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
5. Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
6. Mengatur jadwal setiap staff front desk

Front Office Manager

1. Melatih dan memberi pelatihan kembali untuk semua personil front office
2. Berpartisipasi dalam pemilihan personil front office
3. Membuat penjadwal staff front-office
4. Mengawasi beban kerja selama shift
5. Mengevaluasi kinerja pekerjaan masing-masing karyawan front office
6. Mengelola hubungan kerja dan berkomunikasi dengan semua departemen
7. Menyelesaikan masalah tamu dengan cepat, efisien, dan sopan
8. Mengupdate informasi tim
9. Bekerja dalam anggaran yang dialokasikan untuk front office
10. Menerima informasi dari manajer shift sebelumnya dan menyampaikan rincian penting untuk
manajer berikutnya
Bell Boy

1. Memperlihatkan sikap yang ramah dan selalu memberikan perhatian kepada tamu yang
membutuhkan bantuannya.
2. Menawarkan bantuan pada tamu untuk membawa barang-barangnya.
3. Mengantar surat, pesanan-pesanan ke kamar tamu dan manajemen hotel.
4. Dengan senang hati menerima tugas dari receptionist seperti fotocopy, room change atau
memperlihatkan kepada tamu yang ingin mengetahui fasilitas hotel.
5. Melaporkan kepada petugas reception jika ada tamu yang check-in tanpa membawa barang
atau dengan sedikit/ringan, seperti brief case, airline bag, dan sebagainya.
6. Mengantar tamu ke kamarnya pada waktu check-in dan menjelaskan cara pemakaian fasilitas
yang ada di kamar (rooming the guest) dalam hal: Radio, Saluran Musik, TV, Pengatur AC,
dan sebagainya.
7. Menjaga agar area lobby tetap kelihatan bersih.
8. Mengantarkan dan membawa barang tamu yang check-out sampai ke kendaraannya dan
memastikan bahwa kunci kamarnya telah dikembalikan.
9. Segera mengirimkan laporan Front Office (night report) ke departemen yang bersangkutan.
10. Paging tamu di area lobby, restaurant, swimming pool, coffee shop jika memang diperlukan.
11. Untuk petugas Bellboy yang bertugas malam hari (night shift) mempunyai tambahan tugas
sebagai berikut:
- Membantu seksi Art, menyiapkan dan memasang tulisan atau huruf pada Function/main
board sesuai dengan Function bulletin yang dikirim oleh F and B
Depertment, atau Sales and Purel Department
- Bekerja sama dengan petugas night reception untuk mengetik daftar  “Guest Arrival
Control Sheet”.
- Melayani tamu yang check-in atau check-out pagi hari.
- Bertanggung jawab atas keberadaan semua barang tamu atau inventaris yang ada di lobby.
- Mematikan lampu-lampu yang diperlukan.
- Melaksanakan tugas-tugas lain atas perintah Front Office Manager
Doorman

1. Membuka dan menutup pintu mobil yang ditumpangi oleh tamu yang baru tiba dan yang
akan meninggalkan hotel.
2. Bekerja sama dengan bell boy untuk menurunkan dan menaikan bagasi tamu ke dan dari
mobil atau taxi, atau menurunkan dan menaikan bagasi tamu ke dan dari troli.
3. Mengawai kelancaran lalu lintas di pintu masuk hotel.
4. Memanggil taksi atau pengemudi bila diperlukan.
5. Membantu tamu mengatasi masalah bila tamu menemukan kesulitan dalam pembayaran
ongkos taksi, atau masalah mengenai barang bagasinya.
6. Selain itu, Doorman harus selalu rapi dan berpenampilan menarik sepanjang melaksanakan
tugas,memiliki sikap yang baik dan sopan, serta memiliki kemauan untuk membantu.

Kasir

1. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran

2. Melakukan pencatatan atas semua transaksi
3. Membantu pelanggan dalam memberikan informasi mengenai suatu produk
4. Melakukan proses transaksi pelayanan jual beli serta melakukan pembungkusan
5. Melakukan pengecekan atas jumlah barang pada sat penerimaan barang
6. Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan kepada atasan.
7. Melakukan pengecekan atas stok bulanan
Operator

1. Menjawab panggilan masuk.

2. Mengarahkan panggilan ke kamar, staf, atau departemen melalui switchboard atau sistem
PBX.
3. Tempat panggilan keluar.
4. Menerima pesan tamu dan menyampaikan hal yang sama kepada tamu.
5. Catat semua permintaan panggilan bangun dan lakukan layanan panggilan bangun.
6. Memberikan informasi tentang layanan hotel kepada para tamu.
7. Memahami operasi papan operator telepon atau PBX switchboard.
8. Menyediakan layanan paging untuk tamu dan karyawan hotel.
9. Tahu tindakan apa yang harus diambil ketika panggilan darurat diperlukan.
10. Monitor sistem otomatis termasuk alarm kebakaran dan peralatan telepon ketika departemen
teknik dan pemeliharaan ditutup.
11. Membantu melaporkan peralatan telepon atau keluhan dan masalah layanan.
12. Mengikuti etiket telepon (! Harus dibaca).
13. Melatih atau membantu dengan melatih operator telepon baru dalam pelaksanaan tugas
pekerjaan.
14. Untuk sepenuhnya menyadari dan mematuhi kesehatan dan keselamatan, prosedur ancaman
kebakaran dan bom.
15. Kemampuan multitasking akan selalu berguna, karena operator switchboard mungkin
diminta untuk melakukan pekerjaan lain juga.
16. Harus sopan dan sopan saat menjawab telepon.
17. Buka dan tutup fungsi telepon pada perangkat lunak front office hotel.
18. Simpan catatan panggilan yang dilakukan dan diterima oleh semua departemen dan catat
biaya panggilan.
19. Atur panggilan konferensi di berbagai lokasi dan zona waktu.
20. Perbarui informasi direktori pada perangkat lunak front office.
21. Menyediakan layanan relay untuk tamu tuna rungu.
22. Menyediakan layanan paging untuk tamu dan karyawan hotel. Memproses panggilan bangun
tamu.
Staf Reservasi

1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan

2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga
& fasilitas promosi, harga khusus dll
4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)
7. Memproses perubahan pemesanan kamar
8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan
konvensi
9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang
menginginkan pembayaran kredit
11. Membuat laporan reservasi
12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat
PENGHITUNGAN KAMAR
Hotel Purnama
 Jumlah Kamar : 275
 Jumlah House Use :2
 Jumlah Vacant Room : 30
 Jumlah Kamar Terisi : 70
 Jumlah Kamar Yang Akan Berangkat : 29
 Jumlah Kamar Yang Diharapkan Tiba : 35

( 70 – 29 ) + 35 = 76
( 275 – 2 ) – 76 = 197

Jumlah kamar yang dapat dijual adalah : 197 Kamar

UB Guest House
 Jumlah Kamar : 64
 Jumlah House Use :2
 Jumlah Vacant Room : 25
 Jumlah Kamar Terisi : 39
 Jumlah Kamar Yang Akan Berangkat : 35
 Jumlah Kamar Yang Diharapkan Tiba : 15

( 39 – 35 ) + 15 = 19
( 64 – 2 ) – 19 = 43

Jumlah kamar yang dapat dijual adalah : 43 Kamar