SOAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA

Soal ISIAN
1.apakah yang dimaksud dengan filling system abjad secara umum!
2.sebutkan minimal 3 kriteria penyimpanan arsip!

3. sebutkan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam system masalah!
4 .apakah yang dimaksud dengan filling system wilayah/geografis?
5.apakah yang dimaksud dengan unit dalam mengindeks?
6.sebutkan 2 saja kelebihan dari filling system abjad!
7.apakah yang dimaksud dengan filling system tanggal/chronologis?
8.fungsi arsip ada 2 sebutkan!
9.apakah yang dimaksud dengan kartu indeks?
10. sebutkan yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihaL!

Jawaban
1.)sistem penerimaan,penyusunan,penyimpanan,penggunaan,pemeliharaan,dan penemuan kembali
surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad.
2.) 1.sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi
    2.mudah dilaksanakan dan digunakan
    3.menghemat tenaga dan peralatan
3.)1.meneliti dan membaca warkat
   2.mengindeks
   3.memberi kode
   4.peryotiran
   5.penyimpanan
4.) Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah
atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
5).unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.
6.)   1.dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan
berkelmpok menjadi satu .
   2.pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim atau yang dikirimi surat.
7.) Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk
surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
8.) a.      Arsip dinamis
   b.      Arsip statis
9.) Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat
Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri
yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
yang dibutuhkan.
10.) a. Daftar Indeks
       b. Perlengkapan menyimpan surat
       c. Pemberian kode surat
       d. Penyimpanan surat, dengan cara
        e. Menyimpan kartu kendali.

PILIHAN GANDA
1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d.Kartu indeks
Jawaban: D
2. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….
a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat
b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Jawaban: A
3. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..
a.Filling cabinet
b.Rotary
c.Kulkas
d.Lemari arsip
Jawaban: C
4. Yang dimaksud dengan Guide adalah….
a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip.
c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.
d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
Jawaban: B
5. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..
a. Tab Guide& Badan Guide
b. Guide pertama&Guide kedua
c.Guide kecil&Guide sedang
d.Semua Benar
Jawaban: A
6. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah
pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan
lateral adalah….
a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet kebelakang.
c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip
d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip
disusun berderet menyamping
Jawaban: D
 7. Sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali
untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu
tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. adalah….
a.Kartu indeks
b. POSTEPEL
c.Guide
d. Kotak/box
Jawaban: B

Soal
 
1.      Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut ....
a.      Abjad
b.      Caption
c.       Indeks
d.      Label
e.      Unit

2.      Drs. Hartono Mulyadi Sujirwo jika diindeks maka kodenya adalah ....
a.      Mu
b.      Su
c.       Ha
d.      Dr
e.      Drs.

3.      Kabupaten Kulon Progo jika diindeks maka kodenya adalah ....

a.      Ka
b.      Pr
c.       Ku
d.      Kp
e.      Pk

4.      Apotek Depok
Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah ....
a.      Ad
b.      Ak
c.       Dep
d.      Ap
e.      De

5.      Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.

a.      25
b.      26
c.       27
d.      28
e.      29
 
 
6.      Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.
a.      22
b.      23
c.       24
d.      25
e.      26

7.      Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a.      Penampungan
b.      Penelitian
c.       Penandatanganan
d.      Pengindeksan
e.      Pengkodean

8.      Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....

a.      Pengkodean
b.      Penampungan
c.       Penelitian
d.      Penyimpanan
e.      Penyortiran

 9.      Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....

a.      Mengisi buku
b.      Menentapkan indeks dan kodenya
c.       Surat diteliti kemudian dikirim
d.      Menetapkan jumlah indeks
e.      Menandatangani
 
10.  Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a.      Laci
b.      Almari
c.       Filling Cabinet
d.      Ruangan
e.      Tas
11.  Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad
adalah ....
a.      Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b.      Menuju tempat penyimpanan
c.       Mengambil arsip yang diminta
d.      Mengisi buku kas kecil
e.      Mengisi bon peminjam
 
12.  Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a.      Sistem Klasifikasi
b.      Sistem Subjek atau Pokok
c.       Sistem Kronologi
d.      Sistem Wilayah
e.      Sistem Nama

13.  Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a.      Vertikal
b.      Horizontal
c.       Berjenjang
d.      Diagonal
e.      Vertikal berjenjang

14.  Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....

a.      Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b.      Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c.       Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d.      Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e.      Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik
arsip
15.  Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....
a.      Buku tulis
b.      Buku agenda
c.       Buku klaper
d.      Buku simpan
e.      Kertas

16.  Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat
penyimpanan warkat adalah ....
 a.      Daftar klasifikasi
b.      Indeks
c.       Rak sortir
d.      Subjek surat
e.      Kartu indeks
 
 
 
17.  Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat
sebanyak ....
a.      Sejumlah sub 2x masalah yang ada
b.      Kelompok masalah
c.       Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
d.      Kebutuhan
e.      Pembagian indeks
18.  Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk
kepentingan penyimpanan disebut ....
a.      Mengkode
b.      Menyortir
c.       Mengindeks
d.      Menyimpan
e.      Memeriksa

19.  Perhatikan langkah-langkah berikut :

                         i.            Mengindeks arsip yang akan dipinjam
                       ii.            Menuju tempat penyimpanan
                     iii.            Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
                     iv.            Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
                       v.            Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
                     vi.            Mengisi bon peminjam
                   vii.            Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan
pada sistem subjek ialah ....

a.      i – ii – iii – iv – v – vi – vii

b.      ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c.       iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d.      iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e.      iii – iv – ii – i – v – vi – vii

20.  Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat
diindeks menjadi ....
a.      Pratama Aga Bekti
b.      Pratama Bekti Aga
c.       Aga Pratama Bekti
d.      Bekti Aga Pratama
e.      Bekti Pratama Aga

21.  Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah
diindeks disebut ....
a.      Unit
b.      Mengkode
c.       Mengabjad
d.      Caption
e.      Mengindeks

22.  Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya
adalah ....
a.      22
b.      23
c.       24
d.      25
e.      26

23.   Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....

a.      Tanggal surat masuk
b.      Tanggal surat keluar
c.       Tanggal suraat ditandatangani
d.      Tanggal surat dikode
e.      Tanggal surat dikirim

24.  Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....
a.       Abjad
b.      Subjek
c.       Wilayah
d.      Tanggal
e.      Nomor

25.  Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat
daftar terlebih dahulu ....
a.      Pemisahan
b.      Masalah
c.       Pengelompokan
d.      Subjek
e.      Klasifikasi
 Jawaban

1.      E
2.      B
3.      C
4.      E
5.      B
6.      E
7.      C
8.      D
9.      B
10.  C
11.  D
12.  B
13.  C
14.  A
15.  B
16.  A
17.  A
18.  C
19.  D
20.  A
21.  C
22.  E
23.  A
24.  B
25.  E

SOAL SISTEM KEARSIPAN

1.      Dalam bahasa Jerman, arsip yang berarti warkat disebut ....

a.      Felum
b.      Archivalen
c.       Archief
d.      Archieve
e.      File
2.      Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang bernilai keuangan adalah....

a.     cek
b.      data penjualan
c.       ATM
d.      daftar absensi
e.      curriculum vitae

3.      Filing cabinet pada umumnya digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat ....

a.      aktif
b.      inaktif
c.       pasif
d.      vital
e.      rahasia

4.      Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup disebut ....

a.      stopmap folio

b.      folder
c.       hanging folder
d.      snelhecter
e.      ordner

5.      Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.

a.      25
b.      26
c.       27
d.      28
e.      29
6.      Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.

a.      22
b.      23
c.       24
d.      25
e.      26

7.      Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....

a.      Penampungan
b.      Penelitian
c.       Penandatanganan
d.      Pengindeksan
e.      Pengkodean

ikas
8.      Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....

a.      Pengkodean
b.      Penampungan
c.       Penelitian
d.      Penyimpanan
e.      Penyortiran

9.      Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....

a.      Mengisi buku

b.      Menentapkan indeks dan kodenya
c.       Surat diteliti kemudian dikirim
d.      Menetapkan jumlah indeks
e.      Menandatangani
10.  Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....

a.      Laci
b.      Almari
c.       Filling Cabinet
d.      Ruangan
e.      Tas

11.  Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad
adalah ....
a.      Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b.      Menuju tempat penyimpanan
c.       Mengambil arsip yang diminta
d.      Mengisi buku kas kecil
e.      Mengisi bon peminjam

12.  Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada
isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a.      Sistem Klasifikasi

b.      Sistem Subjek atau Pokok
c.       Sistem Kronologi
d.      Sistem Wilayah
e.      Sistem Nama

13.  Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a.      Vertikal
b.      Horizontal
c.       Berjenjang
d.      Diagonal
e.      Vertikal berjenjang

14.  Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a.      Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b.      Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c.       Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d.      Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e.      Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik
arsip

15.  Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....

a.      Buku tulis

b.      Buku agenda
c.       Buku klaper
d.      Buku simpan
e.      Kertas

16.  Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat
penyimpanan warkat adalah ....

a.      Daftar klasifikasi

b.      Indeks
c.       Rak sortir
d.      Subjek surat
e.      Kartu indeks

17.  Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....
a.      Sejumlah sub-sub masalah yang ada
b.      Kelompok masalah
c.       Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
d.      Kebutuhan
e.      Pembagian indeks

18.  Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan
penyimpanan disebut ....

a.      Mengkode
b.      Menyortir
c.       Mengindeks
d.      Menyimpan
e.      Memeriksa
19.  Perhatikan langkah-langkah berikut :
                         i.            Mengindeks arsip yang akan dipinjam
                       ii.            Menuju tempat penyimpanan
                     iii.            Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
                     iv.            Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
                       v.            Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
                     vi.            Mengisi bon peminjam
                   vii.            Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada
sistem subjek ialah ....

a.      i – ii – iii – iv – v – vi – vii

b.      ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c.       iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d.      iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e.      iii – iv – ii – i – v – vi – vii

20.  Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat
diindeks menjadi ....

a.      Pratama Aga Bekti

b.      Pratama Bekti Aga
c.       Aga Pratama Bekti
d.      Bekti Aga Pratama
e.      Bekti Pratama Aga

21.  Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks
disebut ....

a.      Unit
b.      Mengkode
c.       Mengabjad
d.      Caption
e.      Mengindeks
22.  Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya
adalah ....

a.      22
b.      23
c.       24
d.      25
e.      26

23.   Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....

a.      Tanggal surat masuk

b.      Tanggal surat keluar
c.       Tanggal suraat ditandatangani
d.      Tanggal surat dikode
e.      Tanggal surat dikirim

24.  Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....

a.      Abjad
b.      Subjek
c.       Wilayah
d.      Tanggal
e.      Nomor

25.  Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar
terlebih dahulu ....

a.      Pemisahan
b.      Masalah
c.       Pengelompokan
d.      Subjek
e.      Klasifikasi

26.  Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae merupakan contoh dari arsip…
a.      financial record
b.      inventory record
c.       personal record
d.      sales record
e.      production record

27.  Yang merupakan tujuan kearsipan adalah…

a.      agar tenteram
b.      agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat
c.       untuk menjaga kelestarian kantor
d.      agar arsip terus bertambah
e.      untuk menjaga kerahasiaan Negara
28.  Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping di rak-rek. Penempatan arsip seperti
ini disebut.…
a.      horizontal
b.      vertikal
c.       lateral
d.      literer
e.      korporil

29.  Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci disusun secara bertingkat, dimana di dalam laci
terdapat deretan hanging folder, merupakan salah satu peralatan kearsipan yang disebut…
a.      filing cabinet
b.      ordner
c.       hanging folder
d.      rotary
e.      snelhecter

30.  Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut…

a.      perforator
b.     Stapler
c.      ordner
d.      numerator
e.      staples

31. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Kartu indeks
e. Sistem Tanggal

32. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah….

a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang
menjadi alamat suatu surat
b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya
dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan
/ organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk)
dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
e. Sistem yang di dasarkan pada buku agenda

33. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah…..

a.Filling cabinet
b.Rotary
c.Kulkas
d.Lemari arsip
e.Perforator

34. Yang dimaksud dengan Guide adalah….

a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.
d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
e. Semua salah

35. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu…..

a. Tab Guide& Badan Guide
b. Guide pertama&Guide kedua
c.Guide kecil&Guide sedang
d.Guide Sedang
e.Semua Benar

36. Ada tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut
adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan
pengarsipan lateral adalah….
a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip
atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus
(vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak
langsung akan memperlama umur suatu arsip
d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri
(lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
e. penempatan arsip dengan stopmap folio

37.  Kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat…

a.      aktif
b.     inaktif
c.      statis
d.      pasif
e.      vital

38.  Alat semacam filing cabinet yang digerakkan dengan cara diputar adalah…
a.      rotary
b.     ordner
c.      perforator
d.      numerator
e.      staples

39.  Untuk mencegah terjadinya kehilangan arsip akibat peminjaman yang tidak tertib, maka
dapat digunakan…
a.      kartu indeks
b.     kartu tunjuk silang
c.      out slip
d.      buku arsip
e.      ticler file

40.  Lembar pinjam arsip dibuat tiga rangkap. Lembar pinjam arsip ke-2 akan disimpan…
a.      oleh arsiparis
b.     oleh sekretaris
c.      oleh peminjam
d.      pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam
e.      ticler file