Pencegahan dan Pencegahan Penipuan Program Pencegahan

Penipuan

PROGRAM PENCEGAHAN PENIPUAN

Pencegahan penipuan memerlukan sistem kebijakan dan prosedur, yang, secara keseluruhan, meminimalkan

kemungkinan terjadinya penipuan sekaligus memaksimalkan kemungkinan mendeteksi aktivitas penipuan yang mungkin

terjadi. Potensi tertangkap paling sering membujuk pelaku untuk tidak melakukan penipuan. Karena prinsip ini, keberadaan

sistem pengendalian yang menyeluruh menjadi penting untuk pencegahan kecurangan.

Menjual Pencegahan Penipuan kepada Manajemen

Manajemen mungkin menolak untuk mendukung investasi dalam tindakan pencegahan penipuan karena salah satu dari beberapa

alasan, termasuk:

• Kekhawatiran manajemen terkait dengan area selain audit atau penipuan. Mereka yang bertanggung jawab biasanya tidak

mengerti bahwa penipuan itu tersembunyi dan kerugian tidak terdeteksi. Mereka juga mungkin menolak untuk percaya

bahwa pekerja mereka sendiri mampu mencuri bahkan ketika penelitian menunjukkan bahwa sepertiga dari karyawan

mungkin melakukan hal seperti itu.

• Karena sifat kecurangan yang tersembunyi, dapat dimaklumi bahwa para manajer enggan mempercayai adanya kecurangan.

Dan, jika seorang karyawan tertangkap basah melakukan kecurangan, manajemen mungkin terlalu sering mengklaim bahwa

itu adalah masalah yang terisolasi dan tidak layak dipertimbangkan. Manajemen harus memahami bahwa ketika kasus

penipuan terdeteksi, sudah terlambat untuk melakukan apa pun terhadapnya.

• Manajemen terkadang secara tidak masuk akal merasa bahwa mengungkit masalah akan membuat tenaga kerja terasing.

Masalah ini dapat diatasi dengan mengingatkan manajemen bahwa pekerja biasa menghargai bekerja untuk

perusahaan yang jujur. Hal ini juga membantu untuk menunjukkan kepada manajemen kerugian yang mungkin terjadi.

Banyak profesional anti penipuan mengeluh bahwa manajemen tidak cukup mendukung upaya pencegahan penipuan.

Secara umum ada dua alasan di balik keluhan ini: Manajemen percaya bahwa penipuan sebenarnya bukan masalah di

perusahaan, atau percaya bahwa menangani masalah tersebut memiliki dampak negatif. Dalam skenario mana pun, sulit

bagi auditor untuk memecah resistensi bawaan manajemen untuk menangani pencegahan kecurangan. Beberapa dari

saran berikut mungkin dapat membantu dalam "menjual" pencegahan penipuan kepada manajemen.

Dampaknya pada Intinya

Salah satu cara terbaik untuk menjual manajemen pada pencegahan penipuan adalah dengan menunjukkan dampaknya pada

keuntungan. Penipuan mempengaruhi penjualan bersih dolar untuk dolar. Misalnya, jika perusahaan menjaring 20

2017 Fraud Examiners Manual (Internasional)

4. 1
persen dari penjualan, itu harus menjual lima item dengan harga reguler untuk memulihkan kerugian (biaya ditambah

keuntungan yang hilang) dari pencurian satu item. Penipuan bisa sangat mahal.

Analisis biaya / manfaat investasi dalam pencegahan penipuan harus jelas. Jauh lebih hemat biaya untuk secara proaktif mengatasi

risiko penipuan daripada menderita penipuan yang dapat dicegah dan menghabiskan sumber daya yang berharga untuk

mendeteksi, menyelidiki, menuntut, dan membersihkan setelahnya. Dengan kata lain, menghentikan penipuan sebelum terjadi

secara langsung meningkatkan keuntungan organisasi.

Dampak Publisitas Negatif

Banyak eksekutif perusahaan lebih sensitif terhadap publisitas yang merugikan daripada hampir semua masalah lainnya. Tentu

saja, salah satu cara untuk meyakinkan manajemen tentang logika pencegahan penipuan adalah dengan menunjukkan bahwa

publisitas negatif dapat berdampak buruk pada keuntungan, bahkan dalam kasus kecil. Dampak negatif ini dapat dihilangkan

atau dikurangi dengan program pencegahan penipuan yang proaktif.

Prosedur untuk Mencegah Penipuan

Berikut adalah contoh prosedur dan mekanisme yang dirancang khusus untuk mendeteksi dan mencegah

penipuan.

Meningkatkan Persepsi Deteksi

Kebanyakan ahli setuju bahwa jauh lebih mudah mencegah penipuan daripada mendeteksinya. Untuk mencegah penipuan,

kita harus memahami sesuatu tentang pola pikir calon pelaku. Meningkatkan persepsi deteksi mungkin merupakan metode

pencegahan penipuan yang paling efektif. Kontrol, misalnya, tidak banyak membantu dalam mencegah pencurian dan

penipuan jika mereka yang berisiko tidak mengetahui adanya kemungkinan deteksi. Dalam profesi audit, ini berarti memberi

tahu karyawan, manajer, dan eksekutif bahwa auditor secara aktif mencari informasi tentang pencurian internal. Hal ini

dapat dicapai dengan beberapa cara, seperti melalui kebijakan audit proaktif, pendidikan anti penipuan karyawan,

penegakan kebijakan liburan wajib dan rotasi kerja, pengawasan manajemen yang kuat, dan program pelaporan yang

efektif.

Prosedur Audit Proaktif

Menerapkan prosedur audit proaktif menunjukkan niat manajemen untuk secara agresif mencari kemungkinan perilaku

curang daripada menunggu kejadian yang menjadi perhatian manajemen. Teknik-teknik tersebut mencakup penggunaan

tinjauan analitis, pertanyaan penilaian kecurangan, dan audit mendadak jika memungkinkan.
Penggunaan Prosedur Tinjauan Analitis

Beberapa kecurangan internal ditemukan sebagai hasil dari prosedur review analitik yang dilakukan selama audit laporan

keuangan. Namun, untuk mengungkap kecurangan dengan menggunakan teknik tersebut, skema tersebut harus berdampak

material terhadap laporan keuangan. Auditor harus sangat memperhatikan tren berikut:

• Meningkatkan biaya

• Meningkatkan biaya penjualan

• Meningkatkan piutang / mengurangi kas

• Meningkatkan persediaan

• Meningkatkan penjualan / menurunkan uang tunai

• Meningkatkan pengembalian dan tunjangan

• Meningkatkan diskon penjualan

Mempertanyakan Penilaian Penipuan

Pertanyaan penilaian penipuan adalah teknik wawancara tanpa tuduhan yang digunakan sebagai bagian dari audit normal. Ini

beroperasi berdasarkan teori bahwa sikap karyawan adalah indikator yang baik untuk masalah potensial, dan bahwa salah satu

cara paling efektif untuk menilai potensi kecurangan adalah dengan menanyakannya.

Di bawah ini adalah beberapa pertanyaan yang disarankan yang dapat diajukan sebagai bagian dari audit normal. Perhatikan

bahwa pertanyaan di sini dimulai dengan yang umum dan dilanjutkan ke yang spesifik.

• Bagian dari tugas saya sebagai auditor adalah menemukan penipuan, pemborosan, dan penyalahgunaan. Apa kamu mengerti

• itu? Menurut Anda, apakah penipuan merupakan masalah bisnis secara umum?

• Menurut Anda, apakah perusahaan ini memiliki masalah khusus dengan penipuan?

• Pernahkah seseorang meminta Anda melakukan sesuatu yang menurut Anda ilegal atau tidak etis?

• Jika Anda merasa ada masalah di perusahaan terkait penipuan, apa yang akan Anda lakukan?

• Apakah Anda memiliki indikasi bahwa saat ini sedang terjadi penipuan di perusahaan?

(Lihat bagian Investigasi dari Manual Penguji Penipuan untuk detail lebih lanjut tentang pertanyaan penilaian

penipuan.)

Audit Mendadak Jika Mungkin

Selain audit kecurangan yang dijadwalkan secara rutin, audit kecurangan mendadak pada fungsi bisnis di mana

kecurangan paling mungkin terjadi dapat efektif baik dalam meningkatkan persepsi deteksi karyawan dan dalam

mengungkap kecurangan aktual yang telah dilakukan. Kejutan

elemen harus ada agar kontrol ini efektif; prediktabilitas memungkinkan pelaku memiliki waktu untuk menyembunyikan tindakan

mereka dengan mengubah, menghancurkan, atau salah menempatkan catatan dan bukti lainnya.

Pendidikan Anti-Penipuan Karyawan

Setiap entitas harus memiliki kebijakan untuk mendidik manajer, eksekutif, dan karyawan tentang penipuan. Pendidikan ini

dapat dicapai melalui memorandum, email dan pesan suara di seluruh organisasi, program pelatihan formal, dan metode

komunikasi antar perusahaan lainnya. Setiap upaya pendidikan harus positif dan tidak menuduh. Tujuannya adalah

menjadikan orang lain di dalam perusahaan itu mata dan telinga Anda.

Siapa yang Harus Hadir?

Setiap karyawan dalam organisasi harus diharuskan untuk berpartisipasi dalam program pelatihan kesadaran

penipuan. Tidak ada individu — terlepas dari posisi mereka dalam organisasi — yang harus diberikan pengecualian

dari menerima orientasi awal dan pendidikan anti-penipuan yang berkelanjutan.

PELATIHAN KESADARAN PENIPUAN BAGI MANAJER DAN EKSEKUTIF

Selain informasi yang diberikan kepada semua karyawan, manajer dan eksekutif harus menerima pelatihan khusus yang

membahas pencegahan penipuan tambahan dan tanggung jawab deteksi — dan kemampuan — yang diberikan oleh posisi

otoritas mereka. Misalnya, manajer departemen harus dilatih tentang tanda-tanda peringatan khusus dan metode

pencegahan / deteksi yang berkaitan dengan fungsi departemen mereka. Manajer pembelian harus memahami bendera

merah skema suap; demikian pula, pengontrol harus memahami betapa pentingnya kewaspadaan mereka dalam

mencegah dan mendeteksi pencairan dana yang curang.

Frekuensi dan Lama Pelatihan Kesadaran akan Penipuan

Seperti upaya pendidikan lainnya, sering terpapar topik anti-penipuan adalah kunci untuk memastikan karyawan menyerap — dan

menerapkan — informasi yang diberikan. Pelatihan kesadaran penipuan formal harus menjadi proses berkelanjutan yang dimulai

pada saat perekrutan. Karyawan juga harus berpartisipasi dalam pelatihan penyegaran setidaknya setiap tahun untuk membantu

menjaga program tetap hidup dan tertanam dalam pikiran mereka. Selain itu, semua karyawan harus menandatangani pernyataan

tahunan yang mengakui pemahaman dan komitmen mereka terhadap program.

Metode Penyampaian Pelatihan

Pelatihan anti-penipuan formal dapat dilakukan dalam berbagai bentuk, termasuk pengajaran langsung di kelas; rekaman video

atau kursus animasi; atau program belajar mandiri interaktif. Dari opsi ini, kelas langsung adalah
lebih disukai, karena memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berpartisipasi secara aktif, berinteraksi dengan

karyawan lain, mendiskusikan risiko penipuan yang sebenarnya dihadapi organisasi, dan mencari serta memberikan umpan

balik mengenai program anti-penipuan secara keseluruhan. Mengintegrasikan permainan dan latihan bermain peran ke dalam

kurikulum pelatihan dapat membuat kursus lebih menyenangkan — dan dengan demikian lebih efektif — bagi para peserta.

Mungkin yang paling penting, bagaimanapun, adalah bahwa pelatihan didasarkan pada realitas organisasi, bukan pada pesan

anti-penipuan yang umum. Meskipun memberikan informasi umum adalah baik dan perlu, tetapi melakukan hal itu tanpa

membahas masalah khusus perusahaan atau memberikan pengetahuan dan ide praktis kepada karyawan tentang cara

menerapkannya akan membuat program pelatihan menjadi tidak efektif.

Selain itu, organisasi dapat menggunakan cara informal lainnya untuk memperkuat sikap anti penipuannya secara lebih

konstan. Buletin berkala, poster di ruang istirahat, dan pengingat santai lainnya membantu menjaga pencegahan dan

deteksi penipuan tetap ada di benak karyawan.

PELATIHAN CASCADING

Karena pesan dari atasan langsung karyawan sering kali sangat berpengaruh pada karyawan, konsep pelatihan berjenjang

dapat menjadi sarana pendidikan antifraud yang sangat efektif. Dalam pelatihan berjenjang, manajer diberi tugas dan dididik

secara khusus tentang cara memberikan pelatihan anti-penipuan kepada staf mereka sendiri. Hal ini memungkinkan pelatihan

disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing tim, serta untuk pesan yang datang langsung dari pemimpin tim itu sendiri.

Topik untuk Sampul

Topik-topik berikut harus menjadi dasar pelatihan, tetapi informasi yang disajikan harus fokus pada risiko spesifik

yang dihadapi oleh organisasi untuk memberi karyawan pengetahuan yang praktis dan dapat diterapkan.

APA PENIPUAN ITU DAN BUKANNYA

Program pelatihan anti penipuan yang baik memberi tahu karyawan tentang perilaku apa yang dapat diterima dan apa yang

tidak. Memberi karyawan definisi penipuan yang sah saja tidak cukup; Pelatihan yang efektif mencakup diskusi interaktif dan

contoh penipuan, serta contoh kesalahan dan penyalahgunaan.

BAGAIMANA PENIPUAN MENYAKIT ORGANISASI

Anehnya, beberapa karyawan melihat pencurian beberapa ribu dolar dari sebuah organisasi besar sebagai dampak yang dapat

diabaikan pada perusahaan secara keseluruhan. Orang lain mungkin percaya bahwa memalsukan angka dalam catatan akuntansi

untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya sebenarnya adalah tindakan yang membantu.

Program pelatihan kesadaran penipuan harus menjelaskan kepada karyawan bagaimana tindakan tersebut merugikan organisasi

— bagaimana semua penipuan mengakibatkan hilangnya sumber daya; produktivitas menurun; menurunkan moral; investasi

waktu dan uang untuk investigasi, hukuman, dan remediasi; dan memukul reputasi perusahaan.

BAGAIMANA PENIPUAN MENYAKITI KARYAWAN

Karyawan juga harus diberi tahu tentang bagaimana penipuan yang dilakukan oleh individu lain dapat berdampak negatif

terhadap mereka secara pribadi melalui penurunan gaji, hilangnya bonus, kemungkinan PHK, peningkatan pengawasan,

penurunan kepercayaan di seluruh organisasi, dan kebutuhan untuk membersihkan setelah kekacauan terjadi. Mempersonalisasi

dampak buruk dengan cara ini membantu meningkatkan komitmen karyawan untuk membantu upaya pencegahan dan deteksi

penipuan.

SIAPA YANG MELAKUKAN PENIPUAN

Siapa pun yang memiliki kombinasi tekanan yang cukup, peluang yang memadai, dan kemampuan untuk merasionalisasi tindakan

tidak jujur berisiko melakukan kecurangan. Penipu datang dari semua kelompok umur, tingkat pendapatan, dan dari kedua jenis

kelamin. Lebih lanjut, penelitian ACFE menunjukkan bahwa penipu tipikal berpendidikan perguruan tinggi dan tidak memiliki riwayat

kriminal. Pelatihan anti-penipuan harus bekerja untuk menghilangkan anggapan yang telah terbentuk sebelumnya yang dipegang

oleh karyawan tentang seperti apa pelaku penipuan itu dan harus membantu karyawan belajar untuk fokus dalam mengidentifikasi

tanda-tanda peringatan perilaku curang.

CARA MENGIDENTIFIKASI PENIPUAN

Menginstruksikan karyawan bahwa mereka harus membantu organisasi melawan penipuan tidak banyak gunanya tanpa

disertai informasi tentang apa yang harus dicari. Berikut adalah beberapa tanda peringatan penipuan yang harus diwaspadai

oleh karyawan.

BENDERA MERAH FINANSIAL / TRANSAKSI

• Bendera merah struktural

• Bendera merah personel

• Bendera merah operasional

• Bendera merah sistem akuntansi

• Bendera merah kinerja keuangan

• Bendera merah layanan profesional

PERILAKU BENDERA MERAH

• Hidup di luar kemampuan mereka.

• Kesulitan keuangan

• Masalah kontrol, tidak mau berbagi tugas

• Hubungan erat yang tidak biasa dengan sikap vendor / pelanggan

• Wheeler-dealer

• Perceraian / masalah keluarga

• Lekas marah, curiga, defensif

• Masalah kecanduan

• Tidak bersedia mengambil cuti Masalah

• terkait pekerjaan masa lalu

• Mengeluh tentang gaji yang tidak memadai

• Tekanan yang berlebihan dari dalam organisasi Masalah hukum

• masa lalu

• Ketidakstabilan dalam keadaan hidup

• Tekanan keluarga / teman sebaya yang berlebihan untuk

• sukses Mengeluh tentang kurangnya otoritas

CARA MELAPORKAN PENIPUAN

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, lebih banyak penipuan yang ditemukan dengan tip daripada dengan cara lain,

menjadikan karyawan kontrol deteksi penipuan terbaik. Namun agar karyawan dapat menjalankan fungsi ini, mereka harus

mengetahui dengan baik cara melaporkan aktivitas yang mencurigakan, serta diberdayakan untuk membuat laporan semacam

itu tanpa risiko retribusi.

HUKUMAN BAGI TINDAKAN TIDAK JUJUR

Kesempatan untuk melakukan penipuan menjadi lebih menarik ketika karyawan percaya bahwa penipuan biasanya tidak

terdeteksi dan tidak diproses. Akibatnya, hukuman (pemutusan hubungan kerja dan kemungkinan tuntutan) harus dijelaskan

secara eksplisit kepada semua karyawan sebelumnya. Memberikan contoh pelanggaran masa lalu yang telah dihukum dapat

memperkuat pendirian bahwa tindakan tersebut akan ditangani dengan pasti, cepat, dan keras.
Penegakan Liburan Wajib
Banyak penipuan internal membutuhkan intervensi manual dan ditemukan ketika pelaku sedang pergi berlibur.

Penegakan liburan wajib akan membantu pencegahan beberapa penipuan.

Kebijakan Rotasi Pekerjaan

Beberapa kecurangan terdeteksi saat pelaku sakit atau tiba-tiba tidak ada karena memerlukan intervensi manual yang

berkelanjutan. Mewajibkan karyawan dalam fungsi tertentu (misalnya, juru tulis akuntansi) untuk merotasi tugas

pekerjaan atau akun yang ditinjau secara berkala dapat meningkatkan persepsi deteksi di benak calon pelaku.

CONTOH

Seorang manajer yang menggelapkan $ 1,6 juta dari perusahaannya berkata, "Jika perusahaan

menggabungkan liburan dua minggu dengan empat minggu rotasi ke fungsi pekerjaan lain, penggelapan

saya tidak mungkin ditutup-tutupi." Penipuannya berlangsung selama tiga tahun.

Pengawasan Manajemen yang Efektif

Adalah hal biasa bagi karyawan yang mencuri untuk menggunakan hasilnya untuk perbaikan gaya hidup. Beberapa

contoh termasuk mobil yang lebih mahal, liburan mewah, pakaian mahal, rumah baru atau yang direnovasi, properti

rekreasi mahal, dan investasi luar. Manajer harus dididik untuk memperhatikan tanda-tanda ini. Untuk lebih

meningkatkan efek jera, karyawan harus tahu bahwa supervisor sedang mengawasi anomali yang mencurigakan atau

tidak dapat dijelaskan.

CONTOH

Penemuan penggelapan $ 97.000, yang terjadi selama periode dua tahun, terjadi ketika seorang manajer

yang jeli meminta auditor internal untuk memeriksa tanggung jawab seorang veteran tujuh tahun

perusahaan. Manajer memperhatikan bahwa karyawan wanita ini mulai mengenakan pakaian desainer (dan

mempermasalahkannya), dan sedang mengendarai BMW baru. Manajer juga menyadari fakta bahwa

karyawan ini tidak memiliki pendapatan dari luar yang dapat menjelaskan peningkatan gaya hidup.

Program Pelaporan

Saluran pelaporan anonim, seperti hotline etika, merupakan bagian integral dari sistem kontrol antipenipuan. Karyawan

harus mengetahui keberadaan mekanisme pelaporan, diajarkan cara menggunakannya, dan dapat percaya bahwa mereka

dapat melaporkan aktivitas yang mencurigakan

secara anonim atau rahasia (jika diizinkan oleh hukum) tanpa takut akan pembalasan. Selain itu, harus dijelaskan kepada

karyawan bahwa laporan aktivitas yang mencurigakan akan segera dievaluasi secara menyeluruh.

Dalam mendidik karyawan tentang program pelaporan, harus ditekankan secara khusus bahwa:

• Penipuan, pemborosan, dan penyalahgunaan terjadi di hampir semua

• perusahaan. Perilaku seperti itu merugikan pekerjaan dan keuntungan perusahaan.

• Perusahaan secara aktif mendorong setiap karyawan yang memiliki informasi untuk maju. Karyawan dapat maju

• dan memberikan informasi secara anonim dan tanpa takut akan pembalasan atas pelaporan dengan itikad baik.

• Ada metode yang tepat untuk melaporkan suatu insiden (misalnya, nomor telepon atau formulir online).

• Laporan tersebut tidak perlu disampaikan kepada atasan langsung seseorang.

Hotline
Hotline terbukti menjadi mekanisme pelaporan yang sangat efektif. Namun, kebanyakan laporan hotline tidak menghasilkan

kasus penipuan. Dengan penyaringan panggilan yang cermat dan penanganan yang tepat, keluhan palsu dapat disingkirkan

secara efektif. Ada tiga jenis hotline umum. Kelebihan dan kekurangan masing-masing dirangkum di bawah ini.

BAGIAN WAKTU, DI RUMAH

Hotline ini diberikan kepada seorang karyawan dengan tugas lain. Departemen audit atau keamanan biasanya menyediakan hotline

internal. Saat karyawan keluar, perekam menerima panggilan. Keuntungan utama adalah biaya. Kerugian utama adalah bahwa hotline

tersebut tidak dikelola secara penuh waktu, yang dapat menghalangi panggilan. Selain itu, beberapa orang mungkin enggan

melaporkan kekhawatiran mereka langsung ke perusahaan.

WAKTU LENGKAP, DI RUMAH

Hotline internal penuh waktu mungkin dapat dilakukan tergantung pada ukuran perusahaan. Keuntungannya adalah orang dapat

membuat laporan kapan saja, siang atau malam, dan berbicara dengan seseorang. Kerugiannya adalah biaya dan, seperti jalur

paruh waktu, beberapa orang mungkin enggan untuk melapor langsung ke perusahaan.
PIHAK KETIGA

Perusahaan luar yang berspesialisasi dalam layanan jenis ini paling sering menjadi staf hotline pihak ketiga.

Keuntungannya adalah biaya, efisiensi, dan anonimitas. Beberapa memiliki staf sepanjang waktu dan akan segera

memberikan informasi kepada pelanggan klien. Mereka juga memberikan anonimitas kepada mereka yang mungkin lebih

nyaman dengannya. Kerugian mereka adalah pengoperasiannya di luar kendali perusahaan.

Imbalan
Imbalan, seperti pembayaran tunai, dapat memberikan insentif bagi karyawan untuk melaporkan kesalahannya. Kriteria yang ketat

harus ada untuk pembayaran hadiah, dan setiap kebijakan yang diusulkan harus ditinjau dan disetujui oleh penasihat hukum.

Selain itu, untuk membantu mencegah siapa pun mengambil keuntungan dari program insentif dengan mengajukan laporan palsu,

harus dijelaskan bahwa penghargaan hanya diberikan jika penyelidikan mengungkapkan bahwa tindakan penipuan atau

pelanggaran yang sebenarnya terjadi.

Insentif yang tepat tergantung pada organisasi, pelapor, dan tuduhan yang dilaporkan. Beberapa organisasi memberikan

imbalan uang. Berbagai metode penghitungan imbalan semacam itu dapat digunakan (misalnya, biaya tetap, persentase

pemulihan), tetapi penelitian secara umum menunjukkan bahwa imbalan tidak boleh melebihi beberapa ribu dolar.

Selain atau sebagai pengganti pembayaran tunai, karyawan yang memberikan informasi tentang kesalahan dapat

diberi penghargaan dengan pengakuan publik (jika mereka mau), makan siang dengan CEO, atau insentif

non-moneter lainnya yang berfokus pada nilai kualitatif pelaporan dan menyoroti manajemen dukungan dan dorongan

bagi individu untuk memberikan tip.

Nada di Atas
Bagian penting dari program pencegahan penipuan adalah komitmen nyata dari dewan direksi dan manajemen

senior. Komitmen ini menjadi dasar budaya anti-fraud organisasi. Budaya perusahaan yang kuat paling sering dapat

diamati dari hasilnya, daripada oleh komponen individu mana pun. Memupuk budaya etika dan kepatuhan berjalan

lebih dalam dari sekadar menerapkan daftar prakarsa; demikian pula, budaya korupsi dapat terjadi bahkan di

perusahaan yang menerapkan kebijakan yang tampaknya baik. Namun, organisasi yang memupuk budaya

perusahaan yang etis sering kali memiliki satu kesamaan: "nada di atas" yang kuat.
Untuk mencapai budaya organisasi dengan sistem nilai yang kuat yang didasarkan pada integritas, manajemen harus

menunjukkan kepada karyawan melalui perkataan dan tindakannya bahwa perilaku tidak jujur atau tidak etis tidak akan

ditoleransi. Manajemen juga harus menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa aman untuk menantang keputusan

manajemen atau angkat bicara jika menurut mereka ada sesuatu yang salah. Memiliki budaya umum di mana orang merasa

didengarkan saat memiliki kekhawatiran dapat mengurangi risiko penipuan secara signifikan karena karyawan sering kali merasa

lebih loyal kepada atasannya. Budaya semacam itu juga dapat membantu mencegah perilaku tidak etis karena masalah

kemarahan atau stres ditangani sebelum meningkat menjadi penipuan.

Selain itu, manajemen harus memancarkan etika untuk menjadi model perilaku yang diharapkan dari staf. Ketika

manajemen percaya dan bertindak seolah-olah "di atas hukum" sehubungan dengan kebijakan perusahaan, anggota staf

cenderung tidak mengikuti aturan. Anggota staf seringkali membenci manajemen karena mengharapkan mereka

berperilaku dengan cara tertentu ketika anggota manajemen tidak perlu berperilaku dengan cara yang sama. Namun,

ketika manajemen bertindak secara etis dan mengikuti kebijakan organisasi, staf cenderung menghormati dan menghargai

perilaku tersebut dan menyalinnya.

Struktur organisasi
Struktur organisasi yang dirancang dengan baik — dengan area otoritas utama dan jalur pelaporan yang jelas dan tepat — dapat

menjadi tindakan pencegahan penipuan yang efektif. Struktur yang membingungkan, sebaliknya, mempermudah penipu untuk

melakukan dan menyembunyikan kesalahannya. Menetapkan dan mengkomunikasikan arus informasi yang tepat kepada semua

orang di organisasi merupakan komponen penting dari struktur organisasi yang dirancang dengan baik. Diagram alir yang

menampilkan hierarki organisasi dan departemen dapat menjadi alat yang berguna untuk tujuan ini. Untuk memastikan bahwa

informasi diterima dengan benar dan instruksi dilakukan, pemeriksaan semacam itu harus dilakukan.

Pemeriksaan latar belakang

Salah satu langkah paling mendasar dalam mencegah penipuan karyawan adalah dengan tidak mempekerjakan karyawan yang

sebelumnya telah mencuri. Sebelum mempekerjakan siapa pun, manajemen harus melakukan pemeriksaan latar belakang (di

mana dan sejauh diizinkan oleh undang-undang) untuk mengetahui sebanyak mungkin tentang pengalaman karyawan sebelumnya

dengan pemberi kerja dan penegak hukum. Setiap perusahaan harus memutuskan apakah waktu dan biaya pemeriksaan latar

belakang tersebut sepadan dengan hasilnya. Ini selalu merupakan praktik yang baik, tetapi, setidaknya, pemberi kerja harus

memeriksa latar belakang karyawan yang akan memiliki akses konstan ke uang tunai, cek, nomor kartu kredit, atau barang lain

yang mudah dicuri.

Pemeriksaan latar belakang juga harus dijalankan pada karyawan yang ada yang sedang dipromosikan atau dipindahkan ke

posisi yang mencakup akses ke sumber daya perusahaan yang sensitif atau berharga. Bahkan jika pemeriksaan semacam itu

dilakukan pada karyawan pada saat dipekerjakan, pemeriksaan latar belakang yang diperbarui harus dilakukan untuk

mengidentifikasi perubahan atau kejadian signifikan yang telah terjadi selama masa jabatan individu.

Dalam menilai individu untuk dipekerjakan atau dipromosikan, pemberi kerja harus melakukan sebanyak mungkin

pemeriksaan latar belakang berikut dan sejauh yang diizinkan secara hukum.

Verifikasi Pekerjaan Sebelumnya

Meskipun sebagian besar pemberi kerja hanya akan memverifikasi posisi dan tanggal kerja, Anda biasanya dapat

mengetahui dari nada suara mereka tentang pendapat mereka tentang karyawan tersebut. Juga, tanyakan majikan

sebelumnya apakah pelamar memenuhi syarat untuk dipekerjakan kembali.

Pemeriksaan Hukuman Kriminal

Banyak layanan catatan publik memiliki catatan hukuman pidana. Informasi hukuman pidana
juga dapat diperoleh dengan mencari catatan hukuman pidana di yurisdiksi tempat tinggal
karyawan.

Skrining Obat
Banyak perusahaan sekarang melakukan pemeriksaan obat untuk calon karyawan, serta karyawan saat ini.

Pemeriksaan Referensi

Hebatnya, sangat sedikit pengusaha yang benar-benar menyebut referensi yang diberikan kandidat. Kebanyakan beroperasi di

bawah teori bahwa seseorang tidak akan memberikan referensi yang buruk. Namun, beberapa pelamar kerja akan mencantumkan

individu yang terdengar penting sebagai referensi dengan harapan organisasi perekrutan tidak akan menelepon. Selain itu, orang

sering kali berasumsi, secara keliru, bahwa mantan supervisor atau rekan kerja akan memberikan referensi yang baik. Tetapi

mendapatkan informasi negatif dari seseorang yang mencantumkan kandidat sebagai rekomendasi bisa sangat jitu dan harus

menjadi tanda peringatan serius bagi organisasi perekrutan.

Verifikasi Pendidikan dan Sertifikasi

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk memverifikasi pendidikan seseorang. Selain itu, jika orang tersebut mengklaim dia

memiliki lisensi atau sertifikasi lainnya, hubungi organisasi penerbit untuk memverifikasinya. Bukan hal yang aneh jika seseorang

mengklaim sertifikasi atau lisensi yang sebenarnya telah dicabut karena a

tindakan disipliner. Sebagian besar organisasi pemberi lisensi atau sertifikasi, termasuk Asosiasi Penguji Penipuan Bersertifikat,

akan memberi tahu Anda jika ada tindakan disipliner yang telah diambil terhadap anggota tertentu.

Manajemen dan Pengukuran Kinerja

Selain mempekerjakan karyawan yang memenuhi syarat dan etis, penting untuk menempatkan karyawan dalam situasi di mana

mereka mampu berkembang tanpa menggunakan perilaku yang tidak etis. Organisasi harus memberikan deskripsi pekerjaan dan

tujuan kinerja yang jelas kepada karyawan. Sasaran kinerja harus ditinjau secara rutin untuk memastikan bahwa tujuan tersebut

tidak menetapkan standar yang tidak realistis.

Pelatihan harus diberikan secara konsisten untuk memastikan bahwa karyawan mempertahankan keterampilan yang dibutuhkan

untuk melakukan tugas mereka secara efektif. Pelatihan etika secara teratur akan membantu karyawan mengidentifikasi potensi

titik masalah dan menghindari situasi yang membahayakan. Manajemen juga harus segera menentukan di mana kekurangan

dalam perilaku karyawan ada dan bekerja sama dengan karyawan untuk memperbaiki masalah.

Selain itu, ada garis tipis antara tujuan kinerja yang memotivasi karyawan untuk menantang diri mereka sendiri dan tujuan yang

sangat ambisius sehingga satu-satunya cara karyawan dapat memenuhinya adalah dengan melakukan penipuan. Ketika

kompensasi karyawan, termasuk bonus, atau keamanan kerja dikaitkan dengan tujuan kinerja yang tidak dapat dicapai, karyawan

memiliki insentif untuk mendalangi pendekatan kreatif (baca: curang) untuk memenuhinya.

Selain itu, termasuk metrik berbasis etika — metrik yang berfokus pada bagaimana karyawan melakukan bisnis, bukan hanya

seberapa banyak bisnis yang mereka lakukan — sebagai komponen tujuan kinerja dan evaluasi dapat menjadi cara yang sangat

efektif untuk mendorong perilaku etis dan memperkuat pentingnya etika sebagai faktor penuntun dalam membuat keputusan

bisnis.

Penanganan Insiden Penipuan yang Diketahui

Cara manajemen menangani insiden penipuan di dalam organisasi memainkan peran penting dalam program pencegahan

penipuannya. Secara khusus, harus dijelaskan kepada semua karyawan bahwa perusahaan mempertahankan kebijakan tanpa

toleransi untuk penipuan; jika tidak, setelah seorang karyawan mengetahui bahwa penipuan kecil mungkin terjadi, penipuan yang

lebih besar mungkin dilakukan segera setelahnya. Selain itu, dengan tidak secara konsisten menghukum pelaku, perusahaan

membuat program pencegahan penipuannya menjadi kurang efektif, bahkan tidak berguna. Memiliki catatan publik tentang

kejadian tersebut
juga penting, sehingga melaporkan insiden penipuan yang diketahui kepada penegak hukum dapat menjadi langkah efektif

dalam memperjelas sikap organisasi tanpa toleransi.

Meminimalkan Tekanan Karyawan

Meskipun sebagian besar pengendalian internal dirancang untuk mengurangi kesempatan melakukan dan menyembunyikan

penipuan, organisasi juga harus memperhatikan tekanan, seperti kesulitan keuangan atau masalah keluarga, yang dapat

menyebabkan penipuan. Sayangnya, tekanan seperti itu sulit dideteksi pada karyawan. Namun, perusahaan harus mengambil

langkah-langkah untuk meningkatkan kesadaran manajer terhadap potensi masalah tersebut, serta membantu karyawan yang

mungkin mengalami

masa-masa sulit.

Kebijakan Pintu Terbuka

Kebijakan pintu terbuka yang memungkinkan karyawan untuk berbicara dengan bebas tentang tekanan dapat memberikan

kesempatan kepada manajemen untuk mengurangi tekanan tersebut sebelum menjadi akut, yang akan membantu mencegah

penipuan. Jika karyawan dan orang lain tahu bahwa mereka dapat berbicara dengan bebas kepada supervisor mereka, mereka

mungkin lebih bersedia untuk membahas masalah pribadi dan profesional yang dapat menyebabkan tindakan terlarang jika

tidak ditangani dengan benar. Selain itu, manajer akan memiliki lebih banyak kesempatan untuk memahami tekanan yang

dihadapi oleh karyawan dan mungkin dapat membantu mereka dalam mengatasi masalah tersebut.

CONTOH

Pengendali sebuah perusahaan pengemasan buah kecil di California mencuri $ 112.000 dari perusahaan

tersebut. Ketika ditanya mengapa, dia berkata, “Tidak ada seorang pun di perusahaan yang pernah

berbicara dengan saya, terutama pemiliknya. Mereka tidak adil. Mereka berbicara kepada saya, dan mereka

kasar. Mereka berhak mendapatkan semua yang mereka punya. "

Kebijakan dan Prosedur Personil yang Adil

Tidak jarang karyawan yang merasa telah diperlakukan tidak adil dalam beberapa hal ingin memperbaiki ketidakadilan yang dirasakan.

Untuk beberapa karyawan yang tidak puas, bahkan diterjemahkan menjadi melakukan penipuan. Misalnya, seorang karyawan yang

menerima pemotongan gaji mungkin memandang pergi dengan aset perusahaan sebagai cara untuk menyamakan skor. Atau seorang

karyawan yang merasa kurang dihargai oleh atasannya mungkin membalas dendam dengan mengungkapkan informasi rahasia

perusahaan kepada pesaing dalam upaya menyabotase organisasi.

Upaya manajer sumber daya manusia untuk menilai dan mempertahankan moral pada tingkat tinggi merupakan pengendalian

preventif yang penting. Manajer sumber daya manusia dapat memantau moral karyawan melalui observasi, survei karyawan

tanpa nama, kebijakan pintu terbuka, dan cara lain.

Selanjutnya, memastikan bahwa kebijakan dan prosedur personel adil dan diterapkan secara adil dapat meningkatkan moral dan

dengan demikian mengurangi risiko penipuan. Langkah-langkah lain yang dapat diambil pengusaha untuk meningkatkan moral

termasuk menyediakan hal-hal berikut:

• Pelatihan manajemen yang tepat

• Peluang pengembangan karir

• Acara khusus untuk karyawan

• Pengakuan karyawan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik

Program Dukungan Karyawan

Banyak perusahaan dan agensi progresif telah menyadari manfaat dari program dukungan karyawan. Beberapa jenis program

dukungan termasuk bantuan alkohol dan obat-obatan, serta konseling untuk perjudian, masalah keluarga dan perkawinan, dan

kesulitan keuangan. Selain mengatasi tekanan langsung yang mungkin berkontribusi pada individu yang melakukan penipuan,

membuat program semacam itu tersedia bagi karyawan yang menghadapi masalah pribadi menunjukkan kepada karyawan

bahwa manajemen peduli terhadap kesejahteraan mereka, yang dapat mengurangi kemampuan karyawan untuk

merasionalisasi tindakan yang tidak jujur. .

Kebijakan Anti-Penipuan

Elemen penting lainnya dari program pencegahan penipuan secara keseluruhan adalah kebijakan anti-penipuan tertulis yang

secara khusus menjelaskan siapa dalam suatu organisasi yang menangani berbagai masalah penipuan dalam keadaan yang

berbeda.

Melembagakan kebijakan anti-penipuan formal yang terpisah mengirimkan pesan yang kuat kepada karyawan tentang intoleransi

organisasi untuk penipuan karyawan.

Menulis Kebijakan Anti-Penipuan

Perusahaan sering kali memiliki kebijakan etika yang menjelaskan secara rinci apa yang diharapkan dalam iklim etika

perusahaan. Perusahaan lain memiliki kebijakan anti penipuan yang secara khusus menjelaskan siapa yang menangani masalah

penipuan dalam situasi apa. Komponen kebijakan anti penipuan akan berbeda dari perusahaan ke perusahaan. Banyak

kebijakan anti penipuan memiliki beberapa elemen berikut.

Pernyataan Kebijakan

Kebijakan anti penipuan harus didefinisikan secara formal penipuan dan menguraikan posisi atau sikap manajemen

terhadap penipuan di tempat kerja. Pesan tersebut harus jelas, ringkas, dan didukung secara ketat oleh manajemen

senior. Pernyataan kebijakan dapat mencakup pesan langsung, seperti: “Perilaku curang tidak akan ditoleransi di tingkat

mana pun dalam organisasi. Siapa pun yang terlibat dalam tindakan penipuan akan didisiplinkan dan / atau diberhentikan.

Lingkup Kebijakan

Kebijakan anti-penipuan harus dengan jelas menyatakan bahwa itu berlaku untuk semua orang di semua tingkatan, dari karyawan

tingkat staf hingga eksekutif.

Tanggung jawab untuk Pencegahan dan Deteksi Penipuan

Manajemen pada akhirnya bertanggung jawab atas pencegahan dan deteksi penipuan dalam organisasi. Namun,

manajemen mungkin mendelegasikan pengawasan sehari-hari atas upaya anti-penipuan kepada individu atau badan lain

dalam organisasi yang memiliki otoritas signifikan (misalnya, kepala pejabat kepatuhan atau direktur audit internal).

Akibatnya, tanggung jawab pengawasan untuk pencegahan dan deteksi penipuan harus didefinisikan dengan jelas dalam

kebijakan anti-penipuan.

Selain itu, perusahaan harus menyadarkan karyawan bahwa pencegahan penipuan adalah upaya bersama, dan bahwa setiap

orang berbagi tanggung jawab untuk mencegah, mendeteksi, dan melaporkan kejadian penipuan. Kebijakan tersebut juga harus

mencakup pernyataan yang memberi tahu karyawan bahwa kerja sama mereka dalam penyelidikan penipuan diperlukan dan

bahwa "semua karyawan memiliki kewajiban fidusia untuk melaporkan aktivitas yang mencurigakan, dan kegagalan untuk

melakukannya berpotensi mengakibatkan tindakan disipliner".

Tindakan yang Merupakan Penipuan

Untuk menghindari sifat yang terlalu luas, dan dengan demikian sulit untuk ditegakkan, kebijakan anti-penipuan harus

menyertakan contoh-contoh penipuan yang spesifik. Cakupan penipuan dalam suatu organisasi dapat berkisar dari pencurian kas

internal dalam jumlah kecil hingga skema penagihan pihak ketiga senilai jutaan. Terlepas dari materialitas suatu kecurangan,

manajemen harus secara jelas mendefinisikan semua jenis kecurangan yang dapat terjadi di dalam perusahaan. Dengan

melakukan hal itu, keduanya menjabarkan panduan khusus sehingga karyawan dapat memahami tindakan apa yang merupakan

penipuan dan memberikan dasar hukum kepada manajemen untuk menyelidiki dan menghukum pelanggar.
Contoh pelanggaran penipuan meliputi:

• Penggunaan pribadi peralatan perusahaan (misalnya, perlengkapan kantor, kendaraan perusahaan, telepon

seluler, komputer)

• Mencuri aset perusahaan (misalnya, kas, piutang, inventaris) Mengembungkan jam

• kerja yang dilaporkan

• Memalsukan atau mengubah cek dan dokumen lainnya

• Mengungkapkan informasi hak milik kepada pesaing

• Menerima suap dari atau membayar suap kepada vendor atau pelanggan

• Terlibat dalam transaksi di mana karyawan memiliki konflik kepentingan yang dirahasiakan Menghancurkan catatan

• perusahaan dengan maksud jahat

• Laporan keuangan yang salah saji secara sengaja

Daftar ini tidak mencakup semua, juga tidak menjelaskan setiap pelanggaran penipuan yang dapat terjadi. Namun, penting bagi tim

manajemen untuk menilai lingkungan pengendalian dalam organisasi mereka sendiri dan mengidentifikasi area dan situasi tertentu

di mana kecurangan dapat terjadi. Penilaian ini akan membantu mereka menentukan jenis pelanggaran yang akan dimasukkan ke

dalam kebijakan anti penipuan mereka.

Penyimpangan Non-Penipuan

Selain menjelaskan tindakan apa yang merupakan penipuan, kebijakan anti-penipuan dapat mengatasi tuduhan ketidakwajaran pribadi

atau penyimpangan lainnya dan menyatakan bahwa manajemen harus menyelesaikannya.

Prosedur Pelaporan
Kebijakan anti penipuan harus menyatakan bahwa jika karyawan memiliki kekhawatiran atau mengamati aktivitas yang

mencurigakan, mereka harus segera melaporkannya melalui saluran yang tepat sehingga pihak yang sesuai dapat

meninjau pengaduan dan menentukan tindakan lebih lanjut yang perlu diambil.

Tanggung Jawab Investigasi

Kebijakan anti-penipuan harus membahas siapa yang akan menyelidiki dugaan penyimpangan, serta kepada siapa

penyimpangan ini akan dilaporkan (misalnya, manajemen, penegakan hukum, atau penasihat hukum).
Otorisasi untuk Investigasi
Kebijakan anti penipuan harus mencakup pernyataan bahwa siapa pun yang bertanggung jawab atas penyelidikan memiliki

kewenangan untuk mengendalikan dan memeriksa semua catatan yang diperlukan untuk melakukan penyelidikan. Manajemen

mungkin ingin mempertimbangkan untuk memasukkan contoh spesifik dari item atau dokumen yang dapat digeledah, ditinjau, atau

disita kapan saja selama investigasi. Selain itu, manajemen harus memberi tahu karyawan bahwa kerja sama penuh mereka

diperlukan selama penyelidikan.

Kerahasiaan
Kebijakan anti-penipuan harus mencakup bagian yang menjelaskan sifat rahasia dari semua investigasi penipuan. Ini juga harus

menyatakan bahwa penyelidikan tidak akan diungkapkan kepada pihak luar kecuali jika diperlukan.

Tindakan Disiplin
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, untuk memastikan kebijakan anti penipuan efektif, manajemen harus mengambil

sikap tanpa toleransi dan dengan jelas menyatakan dalam kebijakan bahwa perilaku curang dalam bentuk apa pun tidak akan

ditoleransi. Karyawan harus menyadari tindakan disipliner yang mungkin akan mereka terima untuk perilaku curang. Contohnya

termasuk:

• Peringatan lisan atau tertulis

• Kehilangan manfaat

• Ditambatkan atau tidak

• dibayar

• Masa percobaan

• Demosi (misalnya, pengurangan tanggung jawab pekerjaan dan perubahan judul) Penolakan

• promosi

• Penghentian

• Melaporkan penipuan kepada penegak hukum Tindakan hukum

• untuk memulihkan hasil yang hilang karena penipuan

Mengkomunikasikan Kebijakan Anti-Penipuan

Manajemen harus mengkomunikasikan kebijakan anti-penipuan perusahaan secara berkala dan tepat kepada semua karyawan

dan pihak ketiga. Tidak ada gunanya memiliki kebijakan anti-penipuan atau etika jika tidak dikomunikasikan dengan jelas dan

menyeluruh. Sekali lagi, dalam komunikasi semacam itu, kebijakan harus disajikan dengan cara yang positif dan tidak menuduh.

Tujuan utama dalam mendistribusikan dan mengkomunikasikan kebijakan tersebut adalah untuk membuatnya:
• Mudah diakses (oleh karyawan dan pihak ketiga)

• Berkesan

Komunikasi terkait kebijakan dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Orientasi / Pelatihan Tahunan

Karyawan baru harus diberi tahu tentang kebijakan anti penipuan pada saat dipekerjakan. Selama orientasi awal karyawan,

kebijakan anti penipuan harus dibahas. Ini adalah kesempatan pertama yang dimiliki perusahaan untuk menyampaikan maksudnya,

dan harus dibuat secara menyeluruh.

Selain itu, karyawan harus menandatangani pernyataan tahunan yang mengakui bahwa mereka memahami kebijakan tersebut.

Mengingatkan karyawan melalui pelatihan online atau langsung tahunan memperkuat kebijakan dan harapan manajemen yang

harus diikuti.

Memoranda

Memorandum antar kantor dari chief executive officer yang merinci kebijakan anti-penipuan adalah ide yang bagus. Sekali

lagi, kebijakan harus berkonsentrasi pada aspek positif bekerja untuk perusahaan yang beretika.

Poster
Beberapa perusahaan mungkin ingin menggunakan poster yang dipajang di area umum. Namun, ini harus dipertimbangkan

dengan hati-hati, karena beberapa karyawan mungkin keberatan dengan taktik tersebut.

Kuis / Game
Permainan bisa menjadi cara yang menyenangkan dan informal untuk memperkuat dan mengkomunikasikan kebijakan anti

penipuan dalam suatu organisasi. Kuis berhadiah juga dapat digunakan untuk memberi penghargaan kepada mereka yang

menunjukkan kesadaran akan kebijakan tersebut.

Semangat Karyawan

Jika seorang karyawan diinstruksikan dengan benar, komunikasi kebijakan anti penipuan dapat berdampak positif pada moral.

Pekerja yang jujur ingin bekerja untuk perusahaan yang jujur. Kebijakan antifraud membantu mengatur nada yang tepat.

Pertimbangan Hukum

Dalam mengembangkan kebijakan anti fraud, manajemen harus berkonsultasi dengan penasihat hukum mengenai segala

pertimbangan hukum terkait dengan kebijakan tersebut. Salah satu hukum terpenting
Pertimbangannya adalah untuk memastikan semua orang dan setiap tuduhan ditangani secara seragam. Selain itu, jika jenis

perilaku yang dianggap tidak dapat diterima tidak dirinci secara akurat, mungkin ada masalah hukum dalam memberhentikan

karyawan yang tidak jujur.

Untuk membantu organisasi dalam mengembangkan kebijakan anti-penipuan mereka, contoh kebijakan anti-penipuan terdapat

di akhir bab ini.

Program Etika
Di sebagian besar kelompok sosial, mayoritas orang memiliki nilai yang sama. Mereka biasanya sepakat tentang apa yang baik dan

buruk, apa yang benar dan salah, dan apa yang bermoral dan tidak bermoral. Meskipun semua anggota kelompok tidak akan

memegang seperangkat nilai yang sama, nilai-nilai sosial mayoritas akan mempengaruhi kepercayaan dan perilaku semua orang.

Kumpulan keyakinan dan moral seseorang membentuk seperangkat prinsip yang dikenal sebagai etika.

Etika adalah penilaian tentang benar dan salah atau, lebih khusus lagi, kewajiban moral seseorang kepada masyarakat yang

menentukan tindakannya. Menentukan benar dan salah etis diperumit oleh fakta bahwa standar moral dan perilaku sosial yang

diterima secara umum berubah seiring waktu. Selain itu, kelompok yang berbeda dalam masyarakat yang sama mungkin memiliki

gagasan yang saling bertentangan tentang benar dan salah. Nilai dan etika individu ini tercermin dalam tindakan karyawan dan

memengaruhi berbagai keputusan organisasi. Ada empat faktor yang umumnya mempengaruhi keputusan etis karyawan:

• Hukum dan peraturan pemerintah lainnya

• Kode etik industri dan organisasi

• Tekanan sosial

• Ketegangan antara standar pribadi dan kebutuhan organisasi

Kesalahan umum dalam diskusi tentang etika adalah: Jika legal, itu etis. Pembelaan umum untuk tuduhan perilaku tidak etis

adalah dengan menggunakan hukum. Pendekatan legalistik terhadap etika ini secara keliru menyiratkan bahwa tindakan yang tidak

secara eksplisit dilarang oleh hukum adalah etis. Kesalahan utama dalam pendekatan ini adalah bahwa standar hukum tidak

menetapkan prinsip etika. Meskipun mematuhi hukum adalah bagian dari perilaku etis, hukum itu sendiri tidak menjelaskan

bagaimana orang yang etis seharusnya berperilaku. Seseorang dapat menjadi tidak jujur, tidak berprinsip, tidak dapat dipercaya,

tidak adil, dan tidak peduli tanpa melanggar hukum. Orang-orang etis mengukur perilaku mereka dengan prinsip dasar daripada

aturan. Jadi, dalam membuat keputusan pribadi atau pekerjaan, hukumnya berlaku
hanya ambang batas minimum dalam menentukan apa yang mungkin secara hukum, dan tidak membahas bagaimana

orang harus berperilaku etis.

Kebijakan etika tertulis adalah metode yang sangat baik di mana manajemen dapat secara objektif mengkomunikasikan filosofinya

dan mengembangkan program etika yang berhasil. Kebijakan tersebut harus disebarluaskan di antara karyawan baru dan lama.

Selain itu, beberapa perusahaan merasa efektif untuk membagikan kebijakan etika dengan vendor mereka, dan banyak organisasi

membuat kebijakan etika mereka tersedia untuk umum, seperti dengan mempostingnya di situs web perusahaan. Eksposur

semacam itu membantu memperkuat pentingnya organisasi menempatkan pada etika dan memberikan pihak di luar organisasi alat

untuk membantu mengidentifikasi dan melaporkan pelanggaran perilaku karyawan yang diharapkan.

Asal-usul Etika
Ada teori yang menyatakan bahwa pada saat seseorang menjadi dewasa dan memasuki dunia kerja, sebuah kode etik

dasar sudah ada. Karakter etis tertanam dalam kepribadian sebelum atau selama masa remaja. Berdasarkan teori ini,

jika seseorang tidak belajar etika di masa kanak-kanak, kecil kemungkinannya dia akan bertindak secara etis saat

dewasa.

Sebuah teori yang berlawanan berpendapat bahwa nilai-nilai operasional yang memandu perilaku tidak terbentuk sampai awal

masa dewasa dan, bahkan setelah itu, dapat berubah. Sampai seseorang harus membuat keputusan yang serius dan mengikat,

tidak perlu bertindak sesuai dengan keyakinannya. Berdasarkan teori ini, selama individu memiliki kapasitas untuk merefleksikan

dan membuat penilaian nilai, mereka dapat mengubah etika pribadinya dan mengubah perilaku mereka.

Program etika bisnis bergantung pada validitas teori terakhir. Dengan harapan bahwa perilaku orang dewasa dapat

terpengaruh atau diubah, program etika dirancang untuk membimbing karyawan ke arah yang benar.

Tempat Etika Saat Ini dalam Bisnis

Penurunan sikap masyarakat tentang bisnis dalam beberapa tahun terakhir telah memperkuat pentingnya
etika di tempat kerja. Meskipun tampaknya kepercayaan publik semakin merosot, banyak upaya telah
dilakukan oleh organisasi terkait dengan etika bisnis. Inisiatif ini termasuk penerapan kode etik,
pengenalan etika ke dalam pelatihan karyawan dan manajemen, dan pembentukan kantor etika dan
kepatuhan.
Pengembangan Program Etika

Mengidentifikasi karakteristik dan masalah utama organisasi adalah awal dari pengembangan program etika.

Pertimbangan ini meliputi:

• Memahami mengapa orang yang baik dapat melakukan tindakan tidak etis Mendefinisikan nilai-nilai

• organisasi saat ini — juga yang diinginkan — Menentukan apakah nilai-nilai organisasi telah

• dikomunikasikan dengan benar Menentukan apakah etika merupakan masalah kepemimpinan dalam

• organisasi

• Memastikan bagaimana anggota dewan, pemegang saham, manajemen, karyawan, dan anggota organisasi terkait

lainnya menentukan kesuksesan

• Menghasilkan kebijakan, prosedur, atau struktur etika tertulis

Dengan pemahaman yang baik tentang masalah-masalah tersebut di atas, program etika yang lebih efektif dapat dibangun. 12

komponen berikut diperlukan untuk mengembangkan, menerapkan, dan mengelola program etika yang komprehensif:

• Fokus pada pernyataan Visi

• kepemimpinan etis

• Pernyataan nilai

• Kode etik

• Pejabat etika yang ditunjuk

• Satuan tugas atau komite etika

• Strategi komunikasi etika

• Pelatihan etika

• Bantuan etika dan laporan penipuan melalui saluran telepon

• Penghargaan perilaku etis dan sanksi

• Sistem yang komprehensif untuk memantau dan melacak data etika Evaluasi

• berkala terhadap upaya dan data etika

Contoh Kode Etik dan Perilaku Bisnis yang umum dan Kuesioner Kepatuhan Kode Etik
Tahunan disediakan di akhir bab ini.
 CONTOH KEBIJAKAN ANTI PENIPUAN

LATAR BELAKANG Kebijakan anti-penipuan perusahaan dibuat untuk memfasilitasi pengembangan kontrol yang
akan membantu dalam mendeteksi dan mencegah penipuan terhadap ABC Corporation. ABC
Corporation bermaksud untuk mempromosikan perilaku organisasi yang konsisten dengan
memberikan pedoman dan memberikan tanggung jawab untuk pengembangan pengendalian
dan pelaksanaan investigasi.

LINGKUP KEBIJAKAN Kebijakan ini berlaku untuk setiap penyimpangan atau dugaan penyimpangan yang
melibatkan karyawan, serta pemegang saham, konsultan, vendor, kontraktor, dan lembaga
luar yang berbisnis dengan karyawan dari lembaga tersebut, dan / atau pihak lain yang
memiliki hubungan bisnis dengan ABC Corporation (juga disebut perusahaan).

Setiap aktivitas investigasi yang diperlukan akan dilakukan tanpa memperhatikan lama
layanan, posisi / jabatan, atau hubungan tersangka pelaku kesalahan dengan Perusahaan.

KEBIJAKAN Manajemen bertanggung jawab untuk mendeteksi dan mencegah penipuan, penyalahgunaan,
dan penyimpangan lainnya. Penipuan didefinisikan sebagai representasi yang disengaja,
salah, atau penyembunyian fakta material untuk tujuan membujuk orang lain untuk
menindaklanjutinya untuk melukainya. Setiap anggota tim manajemen akan mengetahui jenis
ketidakwajaran yang mungkin terjadi dalam area tanggung jawabnya dan waspada terhadap
indikasi ketidakberesan.

Setiap penyimpangan yang terdeteksi atau dicurigai harus segera dilaporkan kepada Direktur
, yang mengoordinasikan semua investigasi dengan Departemen Hukum dan
area lain yang terkena dampak, baik internal maupun eksternal.
TINDAKAN
Istilahnya defalcation, penyelewengan, dan penyimpangan fiskal lainnya mengacu pada, tetapi
MENGATASI
tidak terbatas pada, berikut ini:
PENIPUAN
• Setiap tindakan tidak jujur atau curang

• Penyalahgunaan dana, sekuritas, persediaan, atau aset lainnya Ketidakwajaran

• dalam penanganan atau pelaporan transaksi uang atau keuangan

• Keuntungan sebagai hasil dari pengetahuan orang dalam tentang aktivitas perusahaan

• Mengungkapkan informasi rahasia dan hak milik kepada pihak luar

• Mengungkapkan kepada orang lain aktivitas sekuritas yang dilakukan atau direncanakan
oleh perusahaan

• Menerima atau mencari sesuatu yang bernilai material dari kontraktor, vendor, atau orang yang
menyediakan layanan / materi kepada Perusahaan (Pengecualian: Hadiah yang nilainya kurang
dari $ 50)

• Penghancuran, pemindahan, atau penggunaan catatan, furnitur, perlengkapan, dan peralatan

yang tidak tepat

• Setiap ketidakteraturan serupa atau terkait

LAIN
Penyimpangan mengenai perilaku moral, etika, atau perilaku karyawan harus
KESALAHAN
diselesaikan oleh manajemen departemen dan Unit Hubungan Karyawan
Sumber Daya Manusia daripada Unit .

Jika ada pertanyaan apakah suatu tindakan merupakan penipuan, hubungi Direktur
untuk panduan.

PENYELIDIKAN
Unit memiliki tanggung jawab utama untuk menginvestigasi semua
TANGGUNG JAWAB
dugaan tindakan curang sebagaimana didefinisikan dalam kebijakan. Jika
investigasi membuktikan bahwa aktivitas penipuan telah terjadi, Unit
akan mengeluarkan laporan kepada personel yang ditunjuk dan,
jika sesuai, kepada Direksi melalui Komite Audit.

Keputusan untuk menuntut atau merujuk hasil pemeriksaan kepada penegak hukum dan / atau
badan pengatur yang sesuai untuk penyelidikan independen akan dibuat bersama dengan
penasihat hukum dan manajemen senior, begitu juga dengan keputusan akhir tentang disposisi
kasus tersebut.
KERAHASIAAN Unit memperlakukan semua informasi yang diterima secara rahasia. Setiap
karyawan yang mencurigai adanya aktivitas tidak jujur atau curang akan segera memberi tahu
Unit dan tidak boleh mencoba melakukan penyelidikan atau wawancara / interogasi
secara pribadi
terkait dengan dugaan tindakan penipuan (lihat bagian PROSEDUR
PELAPORAN di bawah).

Hasil investigasi tidak akan diungkapkan atau didiskusikan dengan siapa pun selain mereka yang
memiliki kebutuhan yang sah untuk mengetahuinya. Hal ini penting untuk menghindari rusaknya
reputasi orang-orang yang dicurigai tetapi kemudian dinyatakan tidak bersalah melakukan tindakan
yang salah dan untuk melindungi Perusahaan dari potensi pertanggungjawaban perdata.

OTORISASI UNTUK
Anggota Unit Investigasi akan memiliki:
MENYELIDIKI
PENIPUAN TERSURAT • Akses gratis dan tidak terbatas ke semua catatan dan tempat Perusahaan,
baik yang dimiliki atau disewa

• Kewenangan untuk memeriksa, menyalin, dan / atau menghapus semua atau sebagian dari
isi file, meja, lemari, dan fasilitas penyimpanan lainnya di tempat tanpa sepengetahuan atau
persetujuan sebelumnya dari setiap individu yang mungkin menggunakan atau memiliki hak
asuh atas barang-barang tersebut. atau fasilitas saat berada dalam ruang lingkup
penyelidikan mereka

PELAPORAN
Kehati-hatian harus diambil dalam penyelidikan dugaan penyimpangan atau penyimpangan
PROSEDUR
untuk menghindari tuduhan yang salah atau memberi tahu orang yang dicurigai bahwa
penyelidikan sedang berlangsung.

Seorang karyawan yang menemukan atau mencurigai aktivitas penipuan akan melakukannya
segera hubungi Unit . Karyawan atau pelapor lainnya mungkin tetap
anonim. Semua pertanyaan tentang aktivitas yang sedang diselidiki dari orang yang
dicurigai, pengacaranya atau perwakilannya, atau penyidik lainnya harus diarahkan
ke Unit Investigasi atau Departemen Hukum. Tidak ada informasi mengenai status
investigasi yang akan diberikan. Tanggapan yang tepat untuk setiap pertanyaan
adalah: "Saya tidak bebas membahas masalah ini." Dalam keadaan apa pun harus
ada referensi yang dibuat untuk "tuduhan", "kejahatan", "penipuan", "pemalsuan",
"penyalahgunaan", atau referensi khusus lainnya.

Individu pelapor harus diinstruksikan untuk melakukan hal berikut:

• Jangan menghubungi orang yang dicurigai dalam upaya untuk
menentukan fakta atau menuntut restitusi.
• Jangan membahas kasus, fakta, kecurigaan, atau tuduhan
dengan siapa saja kecuali secara khusus diminta untuk melakukannya
oleh Departemen Hukum atau Unit.
BERTINDAK DENGAN BAIK
Siapa pun yang melaporkan setiap penyimpangan yang terdeteksi atau dicurigai harus bertindak
IMAN
dengan itikad baik dan memiliki alasan yang masuk akal untuk mempercayai informasi yang
diberikan. Tuduhan yang dibuat dengan niat jahat atau dengan pengetahuan tentang
kepalsuannya tidak akan ditoleransi. Orang yang membuat tuduhan tersebut dapat dikenakan
tindakan disipliner institusional dan / atau tindakan hukum oleh individu yang dituduh melakukan
tindakan curang.

WHISTLEBLOWER
Karyawan Perusahaan ABC tidak boleh membalas dendam terhadap pelapor
PERLINDUNGAN
karena melaporkan aktivitas yang diyakini orang tersebut curang atau tidak jujur
dengan maksud atau efek yang merugikan syarat atau ketentuan kerja (termasuk,
namun tidak terbatas pada, ancaman cedera fisik, pemecatan, transfer ke tugas
pekerjaan yang tidak diinginkan, penurunan pangkat, skorsing, atau berdampak
pada gaji atau upah). Whistleblower diartikan sebagai karyawan yang memberi tahu
manajer, supervisor, atau Direktur tentang aktivitas yang diyakini orang
tersebut curang atau tidak jujur.

Pelapor yang yakin bahwa mereka telah dibalas dapat mengajukan keluhan tertulis
kepada Direktur . Setiap keluhan pembalasan akan segera diselidiki
oleh dan tindakan perbaikan yang sesuai akan diambil jika dugaan
pembalasan terbukti. Perlindungan dari pembalasan ini tidak dimaksudkan untuk
melarang manajer atau supervisor mengambil tindakan, termasuk tindakan disipliner,
dalam ruang lingkup tugas mereka yang biasa dan berdasarkan faktor-faktor terkait
kinerja yang valid.

PENGHENTIAN Jika suatu investigasi menghasilkan rekomendasi untuk memberhentikan seseorang,

rekomendasi tersebut akan ditinjau untuk persetujuan oleh perwakilan yang ditunjuk dari
Sumber Daya Manusia dan Departemen Hukum dan, jika perlu, oleh penasihat dari luar,
sebelum tindakan tersebut diambil. Unit tidak memiliki kewenangan untuk
memberhentikan seorang karyawan. Keputusan untuk memberhentikan seorang karyawan
dibuat oleh manajemen karyawan tersebut. Jika Unit percaya bahwa
keputusan manajemen tidak sesuai dengan fakta yang disajikan, fakta tersebut akan
disajikan kepada manajemen tingkat eksekutif untuk diambil keputusan.

ADMINISTRASI Direktur bertanggung jawab atas administrasi, revisi, interpretasi, dan

penerapan kebijakan ini. Kebijakan tersebut akan ditinjau setiap tahun dan direvisi
sesuai kebutuhan.

PERSETUJUAN

(CEO / Wakil Presiden Senior /

Tanggal
Eksekutif)
Pencegahan dan Pencegahan Penipuan Program Pencegahan Penipuan

Matriks Keputusan Kebijakan Penipuan

Penyelidikan Intern Keuangan/ Eksekutif Garis Risiko Publik Karyawan

Tindakan Diperlukan Hukum
Satuan Audit Akuntansi Mgmt Mgmt Mgmt Hubungan Hubungan

1. Menerapkan pengendalian untuk mencegah penipuan S S S SR SR S S S S

2. Tinjauan pengendalian internal P.

3. Rekomendasi untuk mencegah penipuan SR SR S S S S S S S

4. Analisis risiko area kerentanan Audit S S P.

5. penipuan proaktif S P.

6. Pendidikan / pelatihan penipuan P. S S S

7. Saluran bantuan hotline / etika SR S SR

8. Pelaporan insiden P. S S S S S S S S

9. Investigasi penipuan P. S S S

10. Tangani kasus yang bersifat sensitif P. S S S S S

11. Rujukan ke penegak hukum P. S

12. Pemulihan uang yang hilang karena pemulihan P.

13. Monitor penipuan S P.

14. Publisitas / siaran pers S S P.

15. Litigasi perdata S S P.

16. Tindakan korektif / rekomendasi untuk

SR SR S SR S S
mencegah kekambuhan

17. Analisis kasus P. S

P (Tanggung Jawab S (Tanggung Jawab Sekunder) SR (Tanggung Jawab Bersama)

Utama)

2017 Fraud Examiners Manual (Internasional) 4.627

Program Pencegahan Pencegahan dan Pencegahan Penipuan
Penipuan

Contoh Kode Etik dan Perilaku Bisnis

pengantar
Bagian ini menegaskan kembali pentingnya standar perilaku bisnis yang tinggi. Kepatuhan terhadap Kode Etik dan Perilaku Bisnis

ini oleh semua karyawan adalah satu-satunya cara yang pasti agar kita dapat memperoleh kepercayaan dan dukungan publik.

Banyak dari kita berasal dari budaya yang memberikan jawaban atau arahan untuk hampir setiap situasi yang

memungkinkan. Mengelola bisnis kami tidak terlalu rumit; dilema yang kami hadapi — sebagian besar — sederhana,

membuat pilihan relatif mudah. Kita mungkin semua setuju bahwa mengelola di lingkungan saat ini tidak sesederhana itu.

Kode ini disiapkan sebagai pedoman kerja dan bukan sebagai dokumen hukum teknis. Dengan demikian, penekanannya adalah pada

singkatnya dan keterbacaan daripada memberikan jawaban yang mencakup semua pertanyaan spesifik. Misalnya istilah karyawan

digunakan dalam arti yang paling luas dan mengacu pada setiap pejabat dan karyawan perusahaan dan anak perusahaannya. Kata

"hukum"

mengacu pada hukum, peraturan, perintah, dll.

Dengan mematuhi kode ini, seperti dalam perilaku bisnis lainnya, tidak ada yang dapat menggantikan akal sehat. Setiap

karyawan harus menerapkan kode ini dengan akal sehat dan sikap mencari kepatuhan penuh dengan huruf dan semangat

peraturan yang disajikan.

Anda berkewajiban, sebagai karyawan perusahaan, untuk bekerja dengan memuaskan dan mengikuti kebijakan kita

serta mematuhi aturan kita saat dikeluarkan atau diubah dari waktu ke waktu.

Kebijakan dan aturan ini diperlukan untuk mengelola bisnis secara efektif dan memenuhi kebutuhan pasar yang selalu berubah.

Kinerja yang baik dan kepatuhan terhadap aturan bisnis mengarah pada kesuksesan. Keduanya penting karena kemampuan

kami untuk memberi Anda peluang karier bergantung sepenuhnya pada kesuksesan kami di pasar. Meskipun demikian,

perubahan dalam ekonomi kita, pasar kita, dan teknologi kita tidak bisa dihindari. Memang, peluang karir akan bervariasi antara

masing-masing perusahaan. Karena alasan ini, kami tidak dapat membuat kontrak atau bahkan menyiratkan bahwa pekerjaan

Anda akan berlanjut untuk jangka waktu tertentu. Meskipun Anda dapat menghentikan pekerjaan Anda kapan saja, dengan atau

tanpa sebab, kami memiliki hak yang sama. Hubungan ini tidak boleh diubah, kecuali secara tertulis ditandatangani oleh

perwakilan perusahaan yang sesuai.

2017 Fraud Examiners Manual (Internasional)

4. 62
Kode Etik dan Perilaku Bisnis ini adalah panduan umum untuk perilaku yang dapat diterima dan pantas di

perusahaan, dan Anda diharapkan untuk mematuhi isinya; namun, ini tidak berisi semua informasi rinci yang Anda

perlukan selama masa kerja Anda. Tidak ada yang terkandung dalam kode ini atau dalam komunikasi lain yang

menciptakan atau menyiratkan kontrak kerja atau persyaratan kerja. Kami berkomitmen untuk terus meninjau

kebijakan kami. Jadi, kode ini dapat dimodifikasi atau direvisi dari waktu ke waktu.

Anda harus membiasakan diri dengan kode ini sehingga Anda dapat dengan mudah membedakan proposal atau tindakan

apa pun yang dapat merupakan pelanggaran. Setiap karyawan bertanggung jawab atas tindakannya. Pelanggaran dapat

mengakibatkan tindakan disipliner, termasuk pemecatan dan tuntutan pidana. Tidak akan ada tindakan balas dendam

terhadap karyawan yang dengan itikad baik melaporkan pelanggaran atau dugaan pelanggaran.

Tidak adanya pedoman atau praktik pedoman khusus yang mencakup situasi tertentu tidak membebaskan

karyawan dari melaksanakan standar etika tertinggi yang berlaku untuk keadaan tersebut.

Jika ada karyawan yang meragukan situasi meragukan yang mungkin timbul, karyawan tersebut harus segera

berkonsultasi dengan atasannya atau manajer tingkat yang lebih tinggi.

Kompetisi
Persaingan Sehat

Perusahaan mendukung persaingan berdasarkan kualitas, layanan, dan harga. Kami akan melakukan urusan kami dengan jujur,

langsung, dan adil. Untuk mematuhi undang-undang anti-trust dan kebijakan persaingan sehat kita, karyawan harus:

• Jangan pernah berdiskusi dengan pesaing tentang masalah apa pun yang terlibat langsung dalam persaingan antara kita

dan pesaing (misalnya, harga jual, strategi pemasaran, pangsa pasar, dan kebijakan penjualan)

• Jangan pernah setuju dengan pesaing untuk membatasi persaingan dengan menetapkan harga,

mengalokasikan pasar, atau cara lain

• Tidak sembarangan menolak untuk berurusan dengan atau membeli barang dan jasa dari orang lain hanya karena

mereka adalah pesaing dalam hal lain

• Tidak mengharuskan orang lain untuk membeli dari kita sebelum kita akan membeli dari mereka

• Tidak mengharuskan pelanggan untuk mengambil dari kami layanan yang tidak mereka inginkan hanya agar mereka

bisa mendapatkan layanan yang mereka inginkan

• Jangan pernah terlibat dalam spionase industri atau penyuapan komersial

• Akurat dan jujur dalam semua urusan dengan pelanggan dan berhati-hatilah untuk secara akurat

mewakili kualitas, fitur, dan ketersediaan produk dan layanan perusahaan

Kepatuhan terhadap Hukum dan Tata Tertib

Hukum yang berlaku dan perintah peraturan dari setiap yurisdiksi tempat perusahaan beroperasi harus dipatuhi. Setiap

karyawan diberi tanggung jawab untuk memperoleh pengetahuan yang memadai tentang undang-undang dan perintah yang

berkaitan dengan tugasnya untuk mengenali potensi bahaya dan untuk mengetahui kapan harus mencari nasihat hukum.

Secara khusus, saat berurusan dengan pejabat publik, karyawan harus mematuhi standar etika tertinggi dalam perilaku bisnis. Saat

kita mengupayakan penyelesaian masalah regulasi atau politik yang memengaruhi kepentingan perusahaan, kita harus

melakukannya semata-mata atas dasar kelayakan dan sesuai dengan prosedur yang tepat dalam menangani pejabat tersebut.

Karyawan tidak boleh menawarkan, memberikan, atau meminta, secara langsung atau tidak langsung, perlakuan khusus atau

bantuan apa pun sebagai imbalan atas apa pun yang bernilai ekonomi atau janji atau harapan akan nilai atau keuntungan di masa

depan. Selain itu, tidak akan ada hiburan bagi pegawai pemerintah federal atau provinsi.

Konflik kepentingan

Ada beberapa situasi yang dapat menimbulkan konflik kepentingan. Yang paling umum adalah menerima hadiah dari

pemasok, pekerjaan oleh perusahaan lain, kepemilikan bagian penting dari perusahaan atau bisnis lain, hubungan dekat

atau keluarga dengan pemasok luar, dan komunikasi dengan pesaing. Terdapat potensi konflik kepentingan bagi karyawan

yang membuat keputusan dalam pekerjaan mereka yang memungkinkan mereka memberikan preferensi atau bantuan

kepada pelanggan dengan imbalan keuntungan pribadi apa pun bagi diri mereka sendiri atau teman dan keluarga mereka.

Situasi seperti itu dapat mengganggu kemampuan karyawan untuk membuat penilaian semata-mata demi kepentingan

terbaik perusahaan.

Hadiah dan Hiburan

DEFINISI HADIAH

Hadiah adalah item dan layanan bernilai yang diberikan kepada pihak luar mana pun, tetapi tidak termasuk item yang dijelaskan di

bawah ini.
• Barang hiburan bisnis normal, seperti makan dan minum, tidak boleh dianggap sebagai hadiah.

• Item dengan nilai minimal, yang diberikan sehubungan dengan kampanye penjualan dan promosi atau layanan

karyawan, keselamatan, atau penghargaan pensiun tidak boleh dianggap sebagai hadiah untuk tujuan kode ini.

• Kontribusi atau donasi ke organisasi amal dan nonprofit yang diakui tidak dianggap sebagai hadiah.

• Item atau layanan dengan nilai total di bawah $ 100 per tahun tidak termasuk.

DEFINISI PEMASOK

Pemasok mencakup tidak hanya vendor yang memberikan layanan dan materi kepada perusahaan, tetapi juga konsultan,

lembaga keuangan, penasihat, dan setiap orang atau lembaga yang melakukan bisnis dengan perusahaan.

HADIAH

Tidak ada karyawan atau anggota keluarga dekatnya yang boleh meminta atau menerima kompensasi apa pun dari

pelanggan atau calon pelanggan atau pemasok, pinjaman di muka (kecuali dari lembaga keuangan yang didirikan atas

dasar yang sama dengan pelanggan lain), hadiah, hiburan, atau bantuan lain yang lebih dari nilai token atau bahwa

karyawan biasanya tidak dalam posisi untuk membalas di bawah prosedur akun pengeluaran normal.

Dalam situasi apa pun, hadiah atau hiburan tidak boleh diterima yang akan memengaruhi penilaian karyawan. Secara khusus,

karyawan harus menghindari kepentingan atau keuntungan apa pun dari pemasok mana pun yang secara wajar dapat

menyebabkan mereka mendukung pemasok itu daripada yang lain. Merupakan pelanggaran kode bagi karyawan mana pun untuk

meminta atau mendorong pemasok untuk memberikan barang atau layanan apa pun kepada karyawan tersebut terlepas dari

nilainya, sekecil apa pun. Pemasok kita akan tetap percaya pada objektivitas dan integritas perusahaan kita hanya jika setiap

karyawan benar-benar mematuhi pedoman ini.

MELAPORKAN HADIAH

Seorang karyawan yang menerima, atau yang anggota keluarganya menerima, hadiah yang tidak diminta yang dilarang

oleh pedoman ini harus melaporkannya kepada atasannya dan mengembalikannya kepada orang yang membuat hadiah

tersebut atau, dalam kasus hadiah yang tidak tahan lama, memberikannya kepada organisasi amal nirlaba organisasi.
DISKON

Seorang karyawan mungkin menerima diskon untuk pembelian pribadi produk pemasok atau pelanggan hanya jika diskon

tersebut tidak memengaruhi harga pembelian perusahaan dan umumnya ditawarkan kepada orang lain yang memiliki hubungan

bisnis serupa dengan pemasok atau pelanggan.

PERTEMUAN BISNIS

Hiburan dan layanan yang ditawarkan oleh pemasok atau pelanggan dapat diterima oleh karyawan ketika mereka terkait

dengan pertemuan bisnis dan pemasok atau pelanggan menyediakannya kepada orang lain sebagai bagian normal dari

bisnisnya. Contoh hiburan dan layanan tersebut adalah transportasi ke dan dari tempat bisnis pemasok atau pelanggan,

suite perhotelan, tamasya golf, penginapan di tempat bisnis pemasok atau pelanggan, dan makan siang dan makan

malam bisnis untuk pengunjung bisnis ke lokasi pemasok atau pelanggan. Layanan umumnya harus dari jenis yang

biasanya digunakan oleh karyawan perusahaan dan diijinkan berdasarkan akun pengeluaran perusahaan yang berlaku.

Pekerjaan Luar
Karyawan tidak boleh dipekerjakan di luar perusahaan:

• Dalam bisnis apa pun yang bersaing dengan atau memberikan layanan kepada perusahaan atau

anak perusahaannya

• Dengan cara yang akan mempengaruhi objektivitas mereka dalam menjalankan tanggung jawab perusahaan

• Dimana pekerjaan luar akan bertentangan dengan jam yang dijadwalkan, termasuk lembur, atau kinerja

penugasan perusahaan; karyawan tidak boleh menggunakan waktu, materi, informasi perusahaan, atau

aset lain sehubungan dengan pekerjaan luar

Hubungan dengan Pemasok dan Pelanggan

Transaksi bisnis harus dilakukan semata-mata untuk kepentingan terbaik perusahaan. Tidak ada karyawan yang dapat,

secara langsung atau tidak langsung, mendapatkan keuntungan dari posisinya sebagai karyawan atau dari penjualan,

pembelian, atau aktivitas perusahaan lainnya. Karyawan harus menghindari situasi yang melibatkan konflik atau kesan

konflik antara kewajiban terhadap perusahaan dan kepentingan pribadi.

Seorang karyawan yang berurusan dengan individu atau organisasi yang melakukan atau berusaha melakukan bisnis

dengan perusahaan, atau yang membuat rekomendasi sehubungan dengan transaksi tersebut, tidak boleh:
• Menjabat sebagai pejabat, direktur, karyawan, atau konsultan.

• Memiliki kepentingan substansial di setiap pesaing perusahaan, atau organisasi apa pun yang melakukan atau berusaha

berbisnis dengan perusahaan. Minat yang substansial berarti suatu kepentingan ekonomi yang mungkin mempengaruhi

atau secara wajar dianggap mempengaruhi penilaian atau tindakan, tetapi tidak termasuk investasi yang mewakili kurang

dari 1 persen dari kelas sekuritas yang beredar dari sebuah perusahaan milik publik. Setiap karyawan harus melengkapi

Kuesioner Konflik Kepentingan yang disertakan.

Selain itu, karyawan yang berurusan dengan individu atau organisasi yang melakukan atau berusaha berbisnis dengan

perusahaan, atau yang membuat rekomendasi sehubungan dengan transaksi tersebut, tidak boleh:

• Memiliki kepentingan pribadi langsung atau tidak langsung lainnya dalam setiap transaksi bisnis dengan perusahaan

(selain pembelian produk dan layanan perusahaan yang biasa dilakukan oleh karyawan sebagai konsumen dan transaksi

di mana kepentingan tersebut muncul semata-mata karena hubungan karyawan atau pemegang sekuritas).

• Menyediakan layanan atau peralatan telekomunikasi atau informasi, baik secara langsung

atau sebagai pengecer, dengan cara yang akan mempertanyakan objektivitas atau integritas perusahaan.

Kebijakan kami adalah bahwa karyawan tidak akan melakukan bisnis atas nama perusahaan dengan teman dekat atau kerabat

dekat; akan tetapi, menyadari bahwa transaksi ini memang terjadi, mereka harus dilaporkan dalam Kuesioner Benturan

Kepentingan.

Kebijakan ini berlaku sama untuk anggota keluarga dekat setiap karyawan, yang biasanya mencakup pasangan Anda,

anak-anak dan pasangan mereka, dan ayah, ibu, saudara perempuan, dan saudara laki-laki Anda dan rumah tangga

Anda.

Pekerjaan Kerabat
Kerabat karyawan tidak akan dipekerjakan secara permanen atau sementara oleh perusahaan di mana kerabat tersebut

langsung melapor kepada karyawan atau karyawan tersebut memiliki pengaruh langsung terkait dengan perekrutan,

penempatan, promosi, evaluasi, atau pembayaran kerabat tersebut.

Informasi Rahasia dan Privasi Komunikasi
Informasi Rahasia
Informasi rahasia mencakup semua informasi, baik teknis, bisnis, keuangan, atau lainnya mengenai perusahaan, yang

diperlakukan sebagai rahasia atau rahasia oleh perusahaan dan / atau yang tidak tersedia atau tidak tersedia untuk

umum. Ini juga mencakup informasi pribadi apa pun dari, atau terkait dengan, catatan pelanggan, sesama karyawan,

orang lain atau perusahaan lain, dan informasi keamanan nasional yang diperoleh berdasarkan posisi karyawan.

Kebijakan perusahaan dan berbagai undang-undang melindungi integritas informasi rahasia perusahaan, yang

tidak boleh diungkapkan kecuali sesuai ketat dengan kebijakan dan prosedur perusahaan yang ditetapkan.

Kewajiban untuk tidak membocorkan informasi rahasia perusahaan berlaku meskipun materi mungkin tidak secara

khusus diidentifikasi sebagai rahasia, dan kewajiban tersebut ada selama dan berlanjut setelah bekerja dengan

perusahaan.

Beberapa contoh perilaku yang dilarang adalah:

• Menjual atau sebaliknya menggunakan, membocorkan, atau mengirimkan informasi rahasia perusahaan Menggunakan

• informasi rahasia perusahaan untuk secara sadar mengubah peluang bisnis perusahaan untuk penggunaan pribadi

• Menggunakan informasi rahasia perusahaan untuk memperoleh real estat yang diketahui karyawan merupakan

kepentingan perusahaan

• Menggunakan, membocorkan, atau mengirimkan informasi rahasia perusahaan selama bekerja di luar

atau hubungan lain, atau hubungan kerja berikutnya atau hubungan lain kapan saja

• Memperdagangkan saham perusahaan, atau saham perusahaan mana pun, berdasarkan informasi yang belum

diungkapkan kepada publik atau membocorkan informasi tersebut kepada orang lain sehingga mereka dapat

memperdagangkan saham tersebut (merupakan perdagangan orang dalam, yang dilarang oleh kebijakan perusahaan dan

oleh hukum)

Karyawan tidak boleh mencari, menerima, atau menggunakan informasi rahasia perusahaan dari atau dari pesaing

perusahaan. Secara khusus, jika kita mempekerjakan karyawan yang sebelumnya bekerja untuk pesaing, kita

tidak boleh menerima atau meminta informasi rahasia tentang pesaing tersebut dari karyawan kita.
Aset Perusahaan

Rekening Kas dan Bank

Semua transaksi tunai dan rekening bank harus ditangani untuk menghindari pertanyaan atau kecurigaan tentang

ketidakwajaran. Semua transaksi tunai harus dicatat dalam pembukuan perusahaan.

Semua rekening dana perusahaan, kecuali dana imprest resmi, akan didirikan dan dikelola atas nama
perusahaan atau salah satu anak perusahaannya dan hanya dapat dibuka atau ditutup atas wewenang
Direksi perusahaan. Dana imprest harus disimpan atas nama kustodian, dan kustodian sepenuhnya
bertanggung jawab atas dana tersebut. Semua uang tunai yang diterima harus segera dicatat dan
disimpan di rekening bank perusahaan atau anak perusahaan. Tidak ada dana yang boleh disimpan
dalam bentuk uang tunai, kecuali kas kecil yang diotorisasi, dan tidak ada perusahaan yang boleh
memiliki rekening tanpa nama (bernomor) di bank mana pun. Pembayaran ke rekening bank bernomor
oleh perusahaan dapat membuat perusahaan tersebut dicurigai berpartisipasi dalam transaksi yang
mungkin tidak tepat. Karena itu,

Tidak ada pembayaran yang dapat dilakukan dalam bentuk tunai (mata uang) selain pembayaran gaji tunai reguler yang disetujui

dan pembayaran normal dari kas kecil yang didukung oleh tanda terima yang ditandatangani atau dokumentasi lain yang sesuai.

Lebih lanjut, cek perusahaan tidak boleh ditulis ke "uang tunai", "pembawa", atau sebutan serupa.

Aset dan Transaksi Perusahaan

Kepatuhan dengan prosedur akuntansi yang ditentukan diperlukan setiap saat. Karyawan yang memiliki kendali atas

aset dan transaksi perusahaan diharapkan menanganinya dengan integritas yang paling ketat dan memastikan bahwa

semua transaksi dijalankan sesuai dengan otorisasi manajemen. Semua transaksi harus dicatat secara akurat dan adil

dengan detail yang wajar dalam catatan akuntansi perusahaan.

Karyawan secara pribadi bertanggung jawab atas dana perusahaan yang mereka kendalikan. Karyawan yang membelanjakan

dana perusahaan harus memastikan bahwa perusahaan menerima nilai yang baik sebagai imbalan dan harus menyimpan catatan

yang akurat tentang pengeluaran tersebut. Karyawan yang menyetujui atau menyatakan kebenaran suatu tagihan atau voucher

harus mengetahui bahwa pembelian dan jumlahnya tepat dan benar. Mendapatkan atau membuat faktur "palsu" atau menyesatkan

lainnya
dokumentasi atau penemuan atau penggunaan penjualan fiktif, pembelian, layanan, pinjaman, entitas, atau pengaturan

keuangan lainnya dilarang.

Karyawan harus membayar untuk panggilan dan penggunaan telepon pribadi, kecuali sejauh yang disediakan oleh

program atau tunjangan manfaat pasti secara khusus.

Penggantian biaya
Biaya yang sebenarnya dikeluarkan oleh seorang karyawan dalam menjalankan bisnis perusahaan harus

didokumentasikan pada laporan biaya sesuai dengan prosedur perusahaan. Dalam menyiapkan laporan pengeluaran,

karyawan harus meninjau prosedur ini untuk dokumentasi agar dapat diganti untuk pengeluaran bisnis.

Kartu Kredit Perusahaan

Kartu kredit perusahaan diberikan kepada karyawan untuk kemudahan dalam menjalankan bisnis perusahaan. Tidak ada

pengeluaran pribadi yang dapat dibebankan pada kartu kredit perusahaan kecuali sebagaimana diizinkan secara khusus oleh

prosedur perusahaan. Semua biaya pribadi yang dibebankan harus segera dibayar oleh karyawan. Kartu kredit perusahaan tidak

boleh digunakan untuk menghindari persiapan dokumentasi untuk pembayaran langsung ke vendor. Jika diizinkan oleh

undang-undang setempat, biaya pada kartu kredit perusahaan yang laporan pengeluarannya telah disetujui dengan benar belum

diterima pada saat pemutusan hubungan kerja dapat dikurangkan dari gaji terakhir karyawan. Perusahaan akan meminta

pembayaran kembali oleh karyawan tersebut sejumlah yang harus dibayarkan atas nama karyawan tersebut.

Perangkat Lunak dan Komputer

Informasi terkomputerisasi dan perangkat lunak komputer tampak tidak berwujud, tetapi mereka adalah aset berharga

perusahaan dan harus dilindungi dari penyalahgunaan, pencurian, penipuan, kehilangan, dan penggunaan atau pembuangan

yang tidak sah, sama seperti properti perusahaan lainnya.

Karyawan tidak dapat mengakses catatan perusahaan dalam bentuk apa pun untuk penggunaan pribadi mereka.

Penyalahgunaan ruang komputer, waktu, atau perangkat lunak termasuk, namun tidak terbatas pada, menggunakan komputer

untuk membuat atau menjalankan pekerjaan yang tidak sah, mengoperasikan komputer dengan cara yang tidak sah, atau

dengan sengaja menyebabkan segala jenis kegagalan operasional.

Komputer milik perusahaan dapat digunakan untuk program pendidikan yang disetujui perusahaan, serta penggunaan pribadi yang

terkait dengan penggunaan bisnis perusahaan, dengan izin dari atasan Anda. Namun, penggunaan pribadi tidak diperbolehkan

untuk keuntungan finansial pribadi.

Kontribusi Politik
Tingkat kontribusi yang dapat diberikan oleh perusahaan kepada partai politik atau kandidat diatur oleh

undang-undang yurisdiksi yang berlaku. Selain kontribusi tunai langsung, istilahnya kontribusi politik

termasuk sumbangan properti atau layanan dan pembelian tiket untuk acara penggalangan dana.

Jika sumbangan politik perusahaan legal sehubungan dengan pemilihan federal, provinsi, atau kota, sumbangan

tersebut hanya boleh dilakukan dari dana yang dialokasikan untuk tujuan itu, dan dengan persetujuan tertulis

dari presiden perusahaan yang memberikan sumbangan tersebut.

Perilaku Karyawan

Perilaku Bisnis Perusahaan

Kegiatan yang tidak jujur atau ilegal di lingkungan perusahaan atau dalam bisnis perusahaan tidak akan dimaafkan dan dapat

mengakibatkan tindakan disipliner, termasuk pemecatan dan tuntutan pidana. Berikut ini ilustrasi aktivitas yang bertentangan

dengan kebijakan perusahaan, dan yang tidak akan ditoleransi di lingkungan perusahaan, di kendaraan perusahaan, atau saat

terlibat dalam bisnis perusahaan:

• Konsumsi dan penyimpanan minuman beralkohol, kecuali jika memiliki izin resmi atau diizinkan

oleh pejabat perusahaan

• Penggunaan zat yang dikendalikan, seperti obat-obatan atau alkohol; pembuatan, distribusi, dispensasi,

kepemilikan, transfer, penjualan, pembelian, atau penggunaan zat yang dikendalikan secara tidak sah

• Mengemudi kendaraan atau mengoperasikan peralatan perusahaan saat berada di bawah pengaruh alkohol atau zat

yang dikendalikan

• Taruhan atau perjudian ilegal

• Membawa senjata apa pun di tempat perusahaan, di kendaraan perusahaan, atau di tempat bisnis perusahaan; bahkan

karyawan dengan izin atau lisensi tidak boleh membawa senjata di properti perusahaan atau saat menjalankan bisnis

perusahaan

Perusahaan berhak untuk memeriksa properti apa pun yang mungkin digunakan oleh karyawan untuk penyimpanan barang

pribadi mereka. Ini termasuk meja, loker, dan kendaraan milik perusahaan. Menyimpan barang selundupan, obat-obatan

terlarang, bahan beracun, atau senjata di properti perusahaan merupakan pelanggaran kebijakan perusahaan.
Melaporkan Pelanggaran

Semua karyawan bertanggung jawab untuk mematuhi aturan, standar, dan prinsip ini. Di bidang etika, legalitas, dan

kepatutan, setiap karyawan memiliki kewajiban kepada perusahaan yang melampaui hubungan pelaporan normal.

Karyawan harus waspada terhadap kemungkinan pelanggaran kode di mana pun di perusahaan dan didorong untuk

segera melaporkan pelanggaran tersebut. Laporan harus dibuat untuk supervisor karyawan, personel departemen

keamanan, audit, atau hukum yang sesuai, atau di tempat lain sesuai keadaan. Karyawan juga diharapkan bekerja sama

dalam penyelidikan pelanggaran. Selain itu, setiap karyawan yang dihukum karena melakukan tindak pidana, baik terkait

dengan aturan tersebut maupun tidak, juga harus melaporkan fakta tersebut.

Semua kasus aktivitas meragukan yang melibatkan kode atau tindakan yang berpotensi tidak pantas lainnya akan ditinjau

untuk tindakan yang sesuai, disiplin, atau langkah korektif. Jika memungkinkan, perusahaan akan merahasiakan identitas

karyawan yang akan atau terhadap siapa tuduhan pelanggaran diajukan, kecuali atau sampai telah ditentukan bahwa

telah terjadi pelanggaran. Demikian pula, jika memungkinkan, perusahaan akan merahasiakan identitas siapa pun yang

melaporkan kemungkinan pelanggaran. Pembalasan terhadap karyawan yang dengan itikad baik melaporkan

pelanggaran atau dugaan pelanggaran sangat dilarang.

Semua karyawan diwajibkan untuk memberi tahu perusahaan dalam waktu lima (5) hari dari setiap hukuman atas

pelanggaran undang-undang pidana yang terjadi di tempat kerja. Selain itu, setiap karyawan yang dihukum karena

melakukan tindak pidana kejahatan, baik terkait dengan aturan ini maupun tidak, harus melaporkan fakta tersebut.

Disiplin
Pelanggaran kode ini dapat mengakibatkan konsekuensi yang serius bagi perusahaan, citra, kredibilitas, dan

kepercayaan pelanggannya, dan dapat mencakup denda besar dan pembatasan operasi di masa mendatang, serta

kemungkinan denda dan hukuman penjara bagi setiap karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan tidak

ada pelanggaran. Karyawan harus menyadari bahwa demi kepentingan terbaik mereka, serta perusahaan, untuk

mengikuti kode etik ini dengan cermat.

Jumlah uang yang terlibat dalam pelanggaran mungkin tidak material dalam menilai keseriusan suatu pelanggaran karena,

dalam beberapa kasus, hukuman berat dapat dijatuhkan terhadap perusahaan untuk pelanggaran yang melibatkan jumlah

uang yang relatif kecil, atau tanpa uang.

Tindakan disipliner harus dikoordinasikan dengan perwakilan Sumber Daya Manusia yang sesuai. Keseriusan masalah

secara keseluruhan akan dipertimbangkan dalam menetapkan tindakan disipliner yang akan diambil terhadap seorang

karyawan. Tindakan tersebut, yang mungkin ditinjau dengan perwakilan Sumber Daya Manusia yang sesuai, mungkin

termasuk:

• Teguran

• Masa percobaan

• Penangguhan

• Pengurangan gaji

• Penurunan pangkat

• Kombinasi Pemberhentian di

• atas

Selain itu, kasus individu mungkin melibatkan:

• Penggantian kerugian atau kerusakan

• Rujukan untuk penuntutan pidana atau tindakan sipil

• Kombinasi di atas

Tindakan disipliner juga dapat diambil terhadap supervisor atau eksekutif yang memaafkan, mengizinkan, atau mengetahui

perilaku ilegal atau tidak etis oleh mereka yang melapor kepada mereka dan tidak mengambil tindakan korektif. Tindakan

disipliner juga dapat diambil terhadap karyawan yang membuat pernyataan palsu sehubungan dengan investigasi pelanggaran

kode etik ini.

Perusahaan atas kebijakannya sendiri akan menentukan tindakan disipliner yang sesuai untuk masalah tertentu. Daftar

tindakan yang mungkin dilakukan hanya bersifat informatif dan tidak mengikat perusahaan untuk mengikuti langkah,

proses, atau prosedur disipliner tertentu.

Aturan dan regulasi perusahaan mengenai perilaku karyawan yang benar tidak akan dikesampingkan dalam hal apa pun.

Pelanggaran menyebabkan tindakan disipliner, termasuk pemecatan. Semua karyawan akan dipegang pada standar

perilaku yang dijelaskan dalam buklet ini.

Perusahaan tidak pernah dan tidak akan pernah mengizinkan karyawan untuk melakukan tindakan yang melanggar kode ini atau

mengarahkan bawahan untuk melakukannya. Dengan pemahaman itu, tidak mungkin membenarkan tindakan seperti itu dengan

mengatakan seseorang mengarahkannya ke manajemen yang lebih tinggi.

Surat Kepatuhan dan Kuesioner Benturan Kepentingan

Setiap tahun, semua pejabat perusahaan akan menyatakan secara tertulis bahwa tidak ada pelanggaran terhadap kode ini yang

diketahui oleh petugas, setelah melakukan uji tuntas yang wajar, atau jika pelanggaran tersebut telah dilakukan, untuk

mengungkapkan pelanggaran tersebut dalam format yang akan ditentukan.

Setiap tahun, setiap karyawan akan meninjau Kode Etik dan Perilaku Bisnis, menandatangani formulir

Pengakuan Kode, dan melengkapi serta menandatangani Kuesioner Konflik Kepentingan. Jika keadaan

karyawan berubah sewaktu-waktu, Kuesioner Konflik Kepentingan baru atau surat penjelasan harus

dilengkapi.

Formulir Pengakuan Kode Etik dan Perilaku Bisnis harus ditandatangani dan diberikan kepada supervisor Anda untuk

dimasukkan dalam file personalia Anda.

 [ NAMA PERUSAHAAN]

Kuesioner Kepatuhan Kode Etik

Karyawan manajerial diminta untuk mengisi Kuesioner Kepatuhan ini.

[ NAMA PERUSAHAAN] dan anak perusahaannya berkomitmen untuk menyediakan tempat kerja di mana karyawan dapat

dan bertindak secara bertanggung jawab dan etis. Itu [ NAMA PERUSAHAAN] Kode Etik menetapkan standar perilaku khusus

yang harus mengatur perilaku kita terhadap sesama karyawan, pemasok, dan pelanggan. Harap jawab setiap pertanyaan

berikut dan, jika perlu, berikan penjelasan. Untuk jawaban “ya” apa pun, harap jelaskan di ruang tambahan yang

disediakan di halaman terakhir.

Konflik kepentingan

1. Selama tahun fiskal 20XX, apakah Anda menerima, atau apakah Anda mengetahui ada orang yang menerima, dari orang atau perusahaan mana

pun yang berbisnis dengan majikan Anda, pinjaman, hadiah, perjalanan, gratifikasi, atau pembayaran lain yang melakukan atau dapat

menyebabkan prasangka atau kewajiban kepada pemberi, atau dapat dianggap oleh orang lain sebagai menciptakan kewajiban bagi

pemberi? ( Catatan: Setiap item, atau total item dari satu vendor dengan nilai lebih dari $ 50, harus dilaporkan, kecuali Anda tidak perlu

melaporkan pinjaman yang diberikan oleh lembaga keuangan dengan persyaratan normal dan kebiasaan, dividen saham biasa, atau

pembayaran polis asuransi).

• Iya • Tidak

2. Pada tahun fiskal 20XX, apakah Anda berpartisipasi atau memengaruhi, atau apakah Anda mengetahui ada orang yang berpartisipasi atau

memengaruhi, transaksi apa pun antara perusahaan Anda dan entitas lain di mana mereka atau anggota keluarganya memiliki kepentingan

finansial langsung atau tidak langsung?

• Iya • Tidak

3. Pada tahun fiskal 20XX, apakah Anda memiliki kepentingan finansial material atau memiliki pengaruh dengan, atau apakah Anda mengetahui

seseorang yang memiliki kepentingan finansial material atau memiliki pengaruh pada, bisnis apa pun yang menyediakan barang atau jasa

kepada Anda? majikan? ( Catatan: Istilah kepentingan finansial material berarti seseorang yang berdasarkan kepemilikan saham atau

kepentingan moneternya di perusahaan dapat mengarahkan atau memengaruhi keputusan bisnis, atau perwakilan penjualan yang

ditugaskan; posisi pengaruh

berarti seseorang yang memegang posisi berpengaruh seperti pemilik tunggal, mitra, anggota dewan direksi, eksekutif, atau manajer.)

• Iya • Tidak
4. Untuk fiskal 20XX, apakah Anda menggunakan, atau apakah Anda mengetahui ada orang yang menggunakan, aset perusahaan atau sumber

daya lainnya (termasuk dana, peralatan, persediaan, atau personel) untuk tujuan selain bisnis perusahaan atau aktivitas yang disponsori

perusahaan?

• Iya • Tidak

5. Selama tahun fiskal 20XX, apakah Anda menerima, atau apakah Anda mengetahui ada orang yang menerima, hadiah atau

hiburan dari individu atau organisasi yang berhubungan dengan perusahaan, termasuk namun tidak terbatas pada pinjaman,

segala bentuk gratifikasi tunai, diskon pribadi atau pribadi tidak diberi sanksi oleh perusahaan, atau remunerasi atau layanan

terkait aktivitas ilegal?

• Iya • Tidak

6. Selama tahun fiskal 20XX, apakah Anda menerima, atau apakah Anda mengetahui ada orang yang menerima, pertimbangan atau bantuan

khusus apa pun dari pemasok atau calon pemasok yang sebenarnya atau penampilannya dapat dianggap sebagai suap, sogokan, atau

hadiah yang diberikan untuk memengaruhi penilaian bisnis Anda ?

• Iya • Tidak

7. Apakah Anda terlibat dalam, atau Anda mengetahui ada karyawan yang terlibat dalam, situasi konflik kepentingan selama

tahun fiskal 20XX?

• Iya • Tidak

8. Saya telah membaca Pernyataan Kebijakan Konflik Kepentingan yang terlampir, yang ditetapkan di

[ NAMA PERUSAHAAN] [ dan Anak Perusahaan] Kode Etik dan Program Kepatuhan. Karenanya, saya telah mencantumkan di bawah ini

semua hubungan dan aktivitas luar yang memerlukan pengungkapan menurut kebijakan. Saya juga telah mencantumkan nama, alamat,

dan sifat hubungan semua orang atau entitas yang melakukan bisnis dengan majikan saya yang darinya saya atau anggota keluarga dekat

saya telah menerima, secara langsung atau tidak langsung, uang tunai atau hadiah lebih dari nilai nominal ($ 50) selama tahun fiskal yang

berakhir pada 31 Mei 20XX. ( Jika tidak ada orang atau entitas untuk dicantumkan, maka tunjukkan dengan menulis “TIDAK ADA” di

tempat pertama yang disediakan di bawah.)

Nama Orang / Entitas Sifat Hubungan / Aktivitas Luar

Politik

9. Pada tahun fiskal 20XX, apakah Anda menerima, atau apakah Anda mengetahui ada orang yang menerima, pembayaran apa pun

dari majikan Anda untuk tujuan memberikan kontribusi kepada partai politik, kandidat, atau komite pemilihan?

• Iya • Tidak

Perdagangan Efek

10. Apakah Anda membeli atau menjual, atau Anda mengetahui ada orang yang mungkin telah membeli dan / atau menjual, saham

berdasarkan informasi rahasia, atau mengkomunikasikan informasi rahasia untuk mempengaruhi

[ NAMA PERUSAHAAN] transaksi saham?

• Iya • Tidak

Integritas Keuangan

11. Apakah Anda mengetahui adanya entri yang dibuat dalam pembukuan dan catatan perusahaan Anda pada tahun fiskal 20XX yang

menurut Anda salah atau sengaja menyesatkan?

• Iya • Tidak

12. Apakah Anda mengetahui adanya aset, kewajiban, atau transaksi yang Anda yakini telah dihilangkan secara tidak semestinya dari

pembukuan perusahaan Anda pada tahun fiskal 20XX?

• Iya • Tidak

13. Dalam tahun fiskal 20XX, apakah Anda mengetahui ada orang yang berusaha memengaruhi pejabat pemerintah (termasuk pejabat asing) atau

pegawai pemerintah, atau individu yang berbisnis dengan perusahaan Anda, dengan menawarkan uang, barang, atau layanan sebagai

imbalan atas pertimbangan khusus?

• Iya • Tidak
Lain

14. Apakah Anda mengetahui adanya insiden yang melibatkan perusahaan Anda yang menurut Anda dianggap tidak mematuhi

undang-undang, peraturan, kebijakan, pedoman, prosedur, atau prinsip etika, selain hal-hal yang dirujuk dalam pertanyaan atau insiden

lain yang telah dilaporkan? ( Catatan: Jika Anda lebih suka melaporkan suatu insiden atau pelanggaran secara anonim, harap jawab

pertanyaan ini “TIDAK” dan hubungi anggota Komite Etik atau hubungi Telepon Langsung Etika Rahasia.)

• Iya • Tidak

15. Harap berikan penjelasan untuk jawaban "ya".

16. Di ruang di bawah ini, berikan saran yang mungkin Anda miliki untuk meningkatkan Kode Perilaku dan
Program Kepatuhan.

Nama yang dicetak

Tanda tangan

Tanggal
 [ NAMA PERUSAHAAN] DAN ANAK PERUSAHAAN

Karyawan Perusahaan / Anak Perusahaan Lokasi

Kode Etik dan Konflik Kepentingan Sertifikasi Karyawan

• Saya telah membaca [ NAMA PERUSAHAAN] dan Program Kode Etik dan Kepatuhan

Anak Perusahaan.

• Saya memahami bahwa standar dan kebijakan dalam Pedoman Perilaku tersebut mewakili kebijakan dari [ NAMA

PERUSAHAAN] dan anak perusahaannya, dan pelanggaran standar dan kebijakan tersebut, atau persyaratan hukum

dan peraturan apa pun yang berlaku untuk pekerjaan saya, dapat mengakibatkan hukuman yang ditetapkan dalam

Pedoman Perilaku atau sanksi lain yang sesuai.

• Saya memahami bahwa ada beberapa sumber di dalam perusahaan, termasuk Komite Etik, yang dapat saya

konsultasikan jika saya memiliki pertanyaan tentang arti atau penerapan Pedoman Perilaku atau persyaratan

hukum dan peraturan yang relevan.

• Saya memahami bahwa adalah tanggung jawab saya untuk mengungkapkannya kepada Pejabat Etika, anggota dari

[ NAMA PERUSAHAAN] Departemen Audit Operasi, anggota Komite Etika, atau Hotline Etika
Perusahaan setiap situasi yang mungkin tampak sebagai pelanggaran terhadap Kode Etik.

• Saya telah membaca Pernyataan Kebijakan Konflik Kepentingan terlampir yang ditetapkan di

[ NAMA PERUSAHAAN] dan Program Kode Etik dan Kepatuhan Anak Perusahaan. Karenanya, saya telah mencantumkan di

bawah ini semua hubungan dan aktivitas luar yang memerlukan pengungkapan menurut kebijakan. Saya juga telah

mencantumkan nama, alamat, dan sifat hubungan semua orang atau entitas yang melakukan bisnis dengan majikan saya yang

darinya saya atau anggota keluarga dekat saya telah menerima, secara langsung atau tidak langsung, uang tunai atau hadiah

lebih dari nilai nominal ($ 50) selama tahun fiskal yang berakhir pada 31 Mei 20XX. ( Jika tidak ada orang atau entitas untuk

dicantumkan, maka tunjukkan dengan menulis “TIDAK ADA” di tempat pertama yang disediakan di bawah.)
 Nama dari Sifat dari
Alamat
Orang / Entitas Hubungan bisnis

• Saya tidak mengetahui adanya pengecualian apa pun terhadap standar dan kebijakan dalam Pedoman Perilaku kecuali:

( jika tidak ada, maka tunjukkan dengan menulis "TIDAK ADA".)

Tanda Tangan

Karyawan Tanggal